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Manual de contratacion   heliconia (1)
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  • 1. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 1 MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL HELICONIA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: FIRMA: FIRMA: FIRMA:
  • 2. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 2 DECRETO N° 112 DE 17 DE DICIEMBRE DE 2012 POR MEDIO DE LA CUAL SE DEROGA EL DECRETO 040 DE 13 DE MAYO DE 2009, SE ADOPTA Y SE AJUSTA EL DECRETO 734 DE 2012 AL MANUAL DE CONTRATACION El Suscrito Alcalde Municipal en uso de sus atribuciones Constitucionales y Legales, en especial las conferidas en los artículos 209, 269, y 315 del Constitución Política , la Ley 136 de 1994, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, y, CONSIDERANDO: 1. Que el Municipio de Heliconia, es una entidad territorial que se rige por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, mediante las cuales se regula la Contratación Estatal. 2. Que mediante el Decreto 734 de 2012, que reglamenta las leyes antedichas, se establecieron los procedimientos para la elaboración del Manual de Contratación de las Entidades Estatales. 3. Que de acuerdo con el Artículo 8.1.11° del Decreto 734 de 2012 las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigencia y control de la ejecución contractual. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTICULO PRIMERO.- Adoptar el Decreto 734 de 2012 y aprobar el Manual de Contratación Interno para el Municipio de Heliconia cuyo texto es:
  • 3. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 3 CAPITULO I GENERALIDADES OBJETIVO El presente manual de contratación tiene por objeto establecer los principios, políticas, procedimientos, lineamientos, facultades, normas generales y establecer las etapas necesarias en el proceso de contratación, con el fin de ser una herramienta y guía de aplicación que facilite la adquisición de bienes, insumos, servicios y la ejecución de obras públicas de conformidad con las disposiciones legales para los procesos contractuales que se adelanten en el Municipio de Heliconia. El nuevo modelo de contratación, constituido básicamente por un nuevo criterio en materia de responsabilidad para contratar, pretende que los usuarios del mismo: ejecutores del gasto, servidores de apoyo, organismos de control y la ciudadanía en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la contratación estatal. ALCANCE. Este procedimiento comprende desde la identificación de necesidades de adquisición de bienes, insumos, servicios y ejecución de obras, la etapa precontractual, la contractual y la etapa de liquidación del contrato. Es importante que el usuario de este Manual de Contratación tenga en cuenta que esta es una herramienta jurídica y pedagógica, la cual podrá consultar en el sitio www.heliconia-antioquia.gov.co , el cual constituye la página electrónica del Municipio de Heliconia, sobre el cual podrá realizar los comentarios, plantear las dudas e inquietudes que estime pertinentes. CAMPO DE APLICACIÓN. Este procedimiento aplica para todas las contrataciones de bienes, insumos, servicios y ejecución de obras públicas que requiera la Administración Municipal de Heliconia, de cualquier cuantía salvo aquellos que por ley estén reglamentados de manera especial.
  • 4. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 4 REGIMEN JURIDICO Todo proceso de contratación debe ceñirse a los requisitos legales exigidos por el Estatuto General de la Contratación, la Ley 1150 de 2007 y sus normas reglamentarias y complementarias. Igualmente, es importante anotar que todo proceso de contratación está comprendido por tres etapas: preparatoria, precontractual, y contractual, las cuales se describen a continuación. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
  • 5. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 5 RESPONSABLE. Es responsable directo de la aplicación de este documento el ordenador del gasto del Municipio de Heliconia. Sucesivamente la responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de este manual, es de los Secretarios de Despacho y los funcionarios encargados de los procesos de adquisición de bienes, insumos, servicios y ejecución de obra pública. COMPETENCIA. El Alcalde de Heliconia, en su calidad de Representante Legal de la entidad y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la Contratación en el Municipio de Heliconia (Artículo 2 numeral 1 literal a y numeral 3, artículo 3 y artículo 11 numeral 1, literal b de la Ley 80 de 1993). TERMINOS Y DEFINICIONES. En este acápite se relacionan las definiciones de algunos términos utilizados en este Manual, con el propósito de dar claridad y precisión al momento de su estudio. Actas: Documentos de carácter técnicos y jurídicos que establecen acuerdos entre las partes según su tipología específica. Acta de iniciación: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del objeto contractual o convenio, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor. Acta de liquidación: Es el documento suscrito por el Municipio de Heliconia y el contratista, con el visto bueno del supervisor o interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo, después de la ejecución de un contrato. Acto modificatorio o compensatorio: Documento técnico-jurídico que establece el acuerdo entre las partes contratantes, previo concepto del interventor o supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato o convenio, sea por ampliación del plazo o adición del valor contractual.
  • 6. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 6 Acta de suspensión: Es el documento suscrito por las partes contratantes del convenio o contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato o convenio así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Acuerdos marco: Estos acuerdos permiten a las partes cerrar ulteriormente acuerdos particulares para realizar la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización en sectores determinados teniendo como marco el acuerdo general. Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede explicar, aclarar, modificar los pliegos de condiciones integrando con estos la Ley General del contrato. Tiene el mismo valor del pliego de condiciones, para los oferentes. Adición: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica ampliar el plazo y adicionar el valor del contrato. Adjudicar: Se llega a esta etapa porque los factores de ponderación determinan que sí hubo una propuesta que cumplió a cabalidad con los requisitos necesarios para seleccionar un contratista idóneo para la ejecución del contrato. El acto administrativo de adjudicación se motiva y se constituye en un acto definitivo. Este acto carece de recursos en la vía gubernativa; de manera que quienes estén inconformes con su expedición y contenido sólo pueden acudir a la Jurisdicción Contenciosa Administrativa. Ampliación: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo. Análisis Técnico y Comparativo: Es el estudio comparativo que realiza el Municipio, a nivel técnico, financiero, administrativo y jurídico de las propuestas presentadas en una convocatoria, para seleccionar imparcial y objetivamente la propuesta más favorable cumpliendo los principios de la administración pública. Debe de ser previa y preparatoria a la adjudicación. Anexos del Contrato: Es la información documental que identifican y acreditan al contratista, a la entidad estatal, al objeto contractual y en general todo documento soporte del contrato, desde su nacimiento hasta su finalización.
  • 7. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 7 Audiencia Pública: Sesión pública de una Entidad, Juzgado o Tribunal, de ordinario dedicada a debates, a la presentación de alegatos, así como a pronunciar decisiones. (Auditorio, conciliación, sala de deliberación). Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona natural o jurídica para ejercer derechos adquirir obligaciones la cual es derivada de la ley. Bienes de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. (Art. 3.2.1.1° Decreto 734 de 2012). Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por el Municipio de Heliconia y ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. Certificado de Disponibilidad Presupuestal .CDP-: Es el certificado de disponibilidad presupuestal, cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. Certificado de Disponibilidad: Documento que expide el técnico de presupuesto o quien haga sus veces, para garantizar la existencia de apropiaciones suficientes para atender los gastos. Certificado de no existencia de Personal: Es el certificado que demuestra que no existe en la planta de personal un cargo o una persona que pueda realizar el desarrollo de un servicio que es necesario contratar. Cláusula de exorbitancia: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad pública contratante prerrogativas particulares y excepcionales, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre comunes, cuya finalidad corresponde a la satisfacción del interés general. En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas.
  • 8. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 8 COMFIS: Es el Consejo Municipal de Política Fiscal; es la máxima autoridad en materia fiscal del Municipio de Heliconia. Organismo técnico, adscrito al Despacho del Alcalde. Comité Orientación y Seguimiento a la Contratación: Grupo de funcionarios de la Administración Municipal, conformado mediante el Decreto Municipal 113 del 17 de diciembre de 2012, para evaluar las solicitudes presentadas para la contratación municipal; es un organismo asesor que conocerá y emitirá recomendaciones sobre asuntos administrativos que provengan de la actividad contractual y, que por su naturaleza involucra labores desarrolladas por las distintas áreas y dependencias de la Administración, en especial en los procedimientos licitatorios, selección abreviada y concurso de méritos. Comodato: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito. Concomitantes: Circunstancias concurrentes de tiempo, modo y lugar. Concurso de Méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de: consultores o proyectos en la que se utilizan sistemas de concurso abierto o de precalificación de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y en especial lo establecido en el Capítulo III Sección I del Decreto 734 de 2012. Condición de pago: Modo que corresponde a las políticas establecidas por el Municipio de Heliconia a través del COMFIS. En este caso se tiene establecido el pago de la factura a los treinta (30) días y para los contratos de prestación de servicios personales serán cinco (5) días, ambos casos después de recibida la factura en la taquilla única del Municipio de Heliconia. Los requisitos que se deberán anexar con las órdenes de pago o facturas presentadas por el contratista deben ser contempladas en el contrato y por consiguiente ninguna dependencia podrá exigir otros por fuera de los allí pactados. Contratante: Persona natural o jurídica, de derecho privado o de derecho público que requiere un bien o servicio o la ejecución de una obra pública. Contratista: Persona natural o jurídica de derecho privado o público, unión temporal, consorcio o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley, que está en capacidad económica técnica y jurídica de proveer el bien, servicio o de ejecutar la obra pública.
  • 9. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 9 Contrato: Acuerdo de voluntades donde se crean obligaciones. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato interadministrativo. Contrato adicional: Documento jurídico que concreta el acuerdo entre las partes relacionado con modificaciones al contrato principal o inicial, en cuanto a variación de precios o de plazos. En algunas ocasiones pueden contener variaciones o adiciones al clausulado del contrato inicialmente suscrito y que para dichas aplicaciones, también ha sido denominado como otrosí. Contratación Directa: Es una modalidad de selección del contratista que se caracteriza porque el contratista se selecciona sin sujeción a la previa obtención de varias ofertas, los cuales se encuentran expresamente reglados en la ley 1150 de 2007 y su Decreto 734 de 2012. Contrato Estatal: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades estatales a que se refiere la Ley 80 de 1993, (Art. 2), previsto en el Derecho Privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, los cuales tienen como objeto general o específico la satisfacción de las necesidades colectivas y la prestación del servicio público, para la realización de los fines del Estado. Contrato de servicios Profesionales: Corresponde a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad (Art.3.4.2.5.1 Decreto 734 de 2012). Para la prestación de servicios profesionales la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Contrato de apoyo a la gestión: Serán aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales (Art.3.4.2.5.1 Decreto 734 de 2012). Contrato de Consultoría: Los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de
  • 10. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 10 diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También lo son, los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencias de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos (Articulo 32 numeral 2 de la ley 80 de 1993) Cronograma de la contratación: Formato en el cual se encuentran las actividades y plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación, desde la fase preparatoria hasta la contractual. Cuantía: Factor para determinar la forma de contratación, bien sea por licitación pública, selección abreviada y contratación directa, la cual se determinará atendiendo la categoría del presupuesto del Municipio y los rangos establecidos en la Ley. Convocatoria: Mecanismo establecido en la Ley para procurar la concurrencia en la contratación directa de las personas interesadas en presentar propuestas y su consiguiente selección, propendiendo a garantizar los sitios de publicidad, libre concurrencia e igualdad, a través del portal único de contratación del SECOP, en periódicos de alta circulación o en medios radiales. Declaración desierta de una licitación o concurso pública: Tal declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos de su ocurrencia. La declaración desierta procede cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones o, en general, cuando falte voluntad de participación, la entidad estatal, si persiste la necesidad de contratar deberá adelantar un proceso de selección abreviada. Delegación: Es el acto administrativo mediante el cual el ordenador del gasto y encargado de dirigir la contratación del Municipio transfiriere el ejercicio de funciones a sus colaboradores con funciones afines o complementarias el ejercicio de dicha función. Derogar: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.
  • 11. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 11 Ejecutar el contrato: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la aprobación de la garantía por parte de la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, y la existencia de disponibilidad presupuestal, salvo si se trata de recursos de vigencias futuras. Elemento PEP: Es el código del proyecto de inversión asignado por Planeación Municipal. Estudios y documentos Previos: Documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los oferentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone de igual forma en la contratación de mínima cuantía se entenderá que los estudios previos o justificaciones para contratos de ejecución instantánea, tal y como ocurre en la adquisición de bienes, serán las consignadas en el plan de compras del Municipio. Ficha EBI: Esta ficha es un documento, el cual contiene el resumen de todos los elementos necesarios o elementos que sustentan un proyecto de inversión, el cual debe tener viabilidad a nivel económico, financiero, social entre otros. Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación. Grupo de artículos: Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su correspondiente grupo de artículos con propiedades similares, los cuales fueron tomados del Sistema de Información para la Contratación Estatal (S.I.C.E.), discriminados así: 1000 Bienes, 2000 Servicios y 3000 Obra Pública. Impuesto de timbre: Se genera sobre contratos y títulos valores otorgados en el país o fuera de él, pero que se ejecuten en el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurídica, una entidad pública o una persona natural comerciante que el año inmediatamente anterior tuviera unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior señalados anualmente por el Gobierno Nacional. Este deberá ser consignado en la declaración de retención en la fuente correspondiente al periodo de su causación. Las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional. Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el
  • 12. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 12 contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Como regla general para lograr una adecuada supervisión o Interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero, técnico y jurídico. Informes. El interventor o supervisor deber presentar, de conformidad con los establecido en el pliego de condiciones, en el contrato o en su defecto mensualmente al ordenador del gasto, el informe de actividades, detallando el desarrollo del proyecto, obra, servicio o recepción de bienes, hasta la liquidación del contrato sobre el cual se realiza la Interventoría. Interventoría: Herramienta que permite conocer, analizar, controlar, seguir y evaluar las realizaciones gubernamentales, así como a los profesionales que participan en los procesos de planeación, diseño y construcción de proyectos. Interventor: Persona natural o jurídica que ejecuta la labor de interventoría representando al Municipio de Heliconia el contrato o convenio ejerciendo la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual o convenio. Interventoría administrativa: Es el control, seguimiento y evaluación de las condiciones procesos y procedimientos administrativos que deban cumplirse durante la marcha y la realización del compromiso contractual suscrito a partir de la adjudicación del contrato hasta la terminación y liquidación del contrato. Interventoría Técnica: Abarca el control, seguimiento y evaluación de las condiciones, procesos y procedimientos técnicos que deban ser aplicados dentro de la ejecución contrato. Interventoría Contable - Financiera-Control, seguimiento y evaluación de las condiciones, procesos y procedimientos contables y financieros que deban ser aplicados dentro de la ejecución del contrato, con el fin de controlar el buen manejo e inversión de los recursos asignados al contrato. Interventoría Legal: Es el control del cumplimiento de las condiciones legales contractuales y el seguimiento de todos los procesos y procedimientos legales y jurídicos correspondientes la realización del contrato. Legalización y ejecución: El contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, con el registro presupuestal,
  • 13. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 13 aprobación por parte del Municipio de Heliconia de la garantía única, la consignación de pago correspondiente de la publicación del contrato y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Los convenios deben reunir los requisitos exigidos en la Constitución y la Ley según sea su modalidad. Licitación: Según la ley 80 de1993 y la ley 1150 de 2007, éste es el proceso que debe regir la contratación del Estado, con el fin de garantizar una elección imparcial del contratista que sea la mejor opción para proteger los intereses del Estado, cumpliendo con los principios y deberes que deben regir la contratación administrativa. Liquidación: es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Manejo de Anticipo: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese anticipo que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente debe ser vigilado por el interventor del respectivo contrato. El anticipo debe ser destinado para la ejecución del objeto contractual. El anticipo es un préstamo que realiza el Municipio al Contratista para que este destine dicho recurso a la ejecución del objeto contractual. Mínima cuantía: Son todos los contratos celebrados por la entidad estatal cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, según lo establecido en el decreto 734 de 2012, excepción hecha, de los contratos especiales de la contratación directa. Minuta: Requisitos esenciales de forma donde mediante el cual se perfecciona el negocio jurídico. Es la forma escrita o documental, para que el contrato exista como tal y produzca la plenitud de los efectos jurídicos, que contiene el acuerdo de voluntades, condiciones de contratación, obligaciones y deberes y demás estipulaciones que regularan la vida legal del contrato, de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y sus decretos Reglamentarios, la Legislación Civil y comercial que él sea aplicable. Multa: Es por regla general la manera de apremiar al Contratista para el cumplimiento de una o varias obligaciones contractuales cuando estas han sido incumplidas.
  • 14. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 14 Nomograma: Conjunto de normas, políticas y reglamentos que especifica la base legal. Oferta o Propuesta: Es el conjunto de requisitos que contiene la respuesta al llamado que la administración pública formula en proceso contractual. Debe ajustarse a las prescripciones éticas, financieras, administrativas, morales, formales y legales contenidas en el orden jurídico y en el pliego de condiciones. Otrosí: Es una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto contractual. Opera para todo tipo de obligaciones. PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad. Perfeccionamiento y ejecución del contrato: Los contratos se perfeccionan cuando este se eleve a escrito, se suscriba por la partes contratantes, se procederá a su ejecución una vez se efectúe el respectivo registro presupuestal y se apruebe la garantía, salvo en los casos de urgencia manifiesta y no sea posible recurrir en forma inmediata a éste requisito. Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no será posible. Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio. Plazo de vigencia del convenio o contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato. Pliegos de Condiciones o sus equivalentes: Es el documento mediante el cual la entidad estatal suministra toda la información necesaria para que en igualdad de oportunidades y basados en este, los interesados presenten sus ofertas, y seleccionar entre ellas, la más favorable. Es la Ley del procedimiento de selección, de suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato. Póliza de Garantía: Es un instrumento jurídico mediante el cual se asegura la ejecución oportuna y perfecta del objeto del contrato y las demás condiciones en él pactadas y se protege patrimonialmente el interés público del daño o detrimento
  • 15. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 15 derivado de un cumplimiento tardío o defectuoso o de un incumplimiento definitivo de las obligaciones del contratista. Póliza del Contrato: Es un documento justificativo que se utiliza debido a que los contratos estatales tienen unos riesgos en los cuales podría incurrir el contratista, por esta razón las compañías aseguradoras venden una póliza de carácter general que cubren todos los riesgos que pueden ocurrir en el desarrollo del contrato. Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto, corresponde a cada una de las partidas que contienen los recursos apropiados a cada Centro Gestor y que en el Municipio Heliconia está acorde con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). Proceso de Selección: Es el proceso usado para seleccionar al contratista y está regido de acuerdo a las necesidades del bien o servicio se pueden enmarcar en Licitación Pública, Contratación Directa, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. Productos de origen o destinación Agropecuaria: A efecto de hacer uso de la causal de selección abreviada contenida en el literal f) del numeral 2 del Artículo de la ley 1150 de 2007, se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que , no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos. (Art. 3.7.5.1.1° Decreto 734 de 2012). Productos homogéneos: Aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan. Propuesta Técnica Detallada (PTD): Se entiende como propuesta técnica detallada (PTD) aquella que se exige cuando los bienes y servicios descritos en los requerimientos técnicos son complejos y tienen impacto magnitud y extensión importante, y/o cuando los mismos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.
  • 16. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 16 Propuesta Técnica simplificada (PTS): aquella que se exige cuando los bienes y servicios requeridos son rutinarios, simples y definidos con precisión o cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultaría es inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía. En este último caso los requerimientos técnicos incluirán la metodología y el plazo máximo que tendrán los oferentes para desarrollar el plan de trabajo. (Art. 3.3.1.2 Decreto 734 de 2012). Prórroga: Plazo por el cual se continua o se prolonga en el tiempo; renovar una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual. Proyecto P: Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un proyecto. Debe estar creada previamente la estructura de proyectos en el módulo de proyecto con todos los elementos. Proyecto de pliego: El pliego de condiciones o invitación contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, garantías. Registro Presupuestal: Documento que expide el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, para garantizar que los recursos asignados no sean desviados a ningún otro fin. Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada, bien sea natural o jurídica. Resolución de apertura: Es un acto administrativo de trámite proferido por el Ordenador del Gasto, en este caso el Alcalde Municipal; señala el término de la licitación pública. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas por ser un acto de tramite no tiene recursos se puede demandar en acción de nulidad simple. Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cual afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo. Selección abreviada: Modalidad de Selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Serán causales de selección abreviada las reglamentadas por el
  • 17. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 17 Gobierno Nacional y las expresamente contempladas en la ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007. SICE: Es un sistema de información que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones. S.M.M.L.V.: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Solemnidad: Formalidad particular (recepción hecha por un funcionario público, redacción de un documento autentico, ceremonial, gesto o palabra), a cuyo cumplimiento está subordinada la validez de un acta Autenticidad, formalismo, solemne. Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretaría del Municipio de Heliconia que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio. Solicitud de Adquisición: Es la intención escrita con todos los soportes de la necesidad de contratar un bien o servicio enmarcado en el cumplimiento del plan de desarrollo. Subasta Inversa Para la adquisición de Bienes y Servicios de características Técnicas uniformes y de común utilización. Una subasta inversa en una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la resolución sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los pliegos de condiciones. MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA: La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades: a) Subasta Inversa Eléctrica. Caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. b) Subasta Inversa Presencial. Caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los oferentes y por escrito. Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del bien o servicio.
  • 18. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 18 Tratamiento tributario: Seguimiento que se le debe hacer al contrato frente a las obligaciones relativas con las autoridades de carácter tributario. Urgencia manifiesta: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuéstales internos que se requieran dentro del Municipio. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. Lo previsto en este artículo se entenderá sin perjuicio de otros mecanismos de control que señale el reglamento para garantizar la adecuada y correcta utilización de la contratación de urgencia. Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
  • 19. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 19 ASPECTOS JURIDICOS Y GENERALES. Se especifican los principios jurídicos que regulan la actividad contractual de la Administración Municipal, tanto los exigidos por disposición legal (normatividad externa) como los que la Administración (normatividad interna) ha adoptado como pilar de su política en materia contractual. Así mismo expone y delimita el campo de aplicación de las normas contractuales que sustentan el Manual de Contratación y definen con exactitud las competencias para la contratación en la Administración Municipal. ASPECTOS LOGÍSTICOS. Delimita el diseño y la documentación del proceso de contratación de bienes, servicios y obra pública, el cual describe en detalle, las actividades, procedimientos y tareas que se deben acoger, respetar y seguir en toda la actividad contractual que se adelante en las diferentes Secretarías y en el Departamento Administrativo de Planeación; adicionalmente se definen los funcionarios responsables de cada actividad, procedimiento y tareas. En él se detallan los procedimientos de selección de contratistas que por mandato legal deben ser adoptados por las entidades públicas y se presentan las directrices de la Administración en temas como las diferentes instancias de Control y apoyo de cada proceso de contratación y sus roles, los tiempos de los distintos procesos de contratación, la elaboración de pliegos, entre otros. Así mismo, determina y documenta las interrelaciones entre las distintas dependencias que interactúan en cada proceso, y el Pacto por la Transparencia y el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE). NORMOGRAMA. Se define el conjunto de normas, políticas y directrices, tanto nacionales como locales, que soportan la base legal de los procesos contractuales en la Administración Municipal. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. En esta sección se recopilan los diferentes formatos con los cuales se pretende agilizar, estandarizar la operación de los funcionarios responsables del proceso de contratación, utilizar en las etapas preparatoria, precontractual y contractual de los
  • 20. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 20 procesos que se adelanten en las diferentes Secretarías para la adquisición de bienes, servicios y obra pública, disminuir el margen de error en el diligenciamiento de los documentos, buscar la unicidad de criterios en los formatos que serán utilizados en cada uno de los procesos de contratación. Control que se efectúa de conformidad con el artículo 23 la Ley General de Archivo 594 de 2000 y la Norma ISO 9000, Ley 872 de 2003. Estos formatos fueron diseñados tipo plantilla para agilizar su diligenciamiento, numerados de acuerdo a la secuencia del proceso y por versiones para tener control de las diferentes modificaciones que se realizan, éstos se encuentran clasificados para bienes, servicios y obra pública, los cuales no podrán ser modificados indistintamente por los usuarios de la contratación, en razón a que esta responsabilidad estará a cargo del sistema de gestión de la calidad, previo análisis de las solicitudes de mejoras recibidas de las distintas dependencias. En este capítulo también se detallan, a manera de flujo grama, todos, los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer la información en los expedientes, de tal manera que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran. FLUJOGRAMA En este capítulo se detallan a manera de flujograma, todos los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer de la información en los expedientes, de tal manera que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. En este numeral, se incluye la bibliografía base para la elaboración del presente documento.  Juriscol - Normas-Consultas por datos identificadores http://juriscol.banrep.gov.co:8080/basisjurid_docs/legislacion/normas_bu scar_conthtml  Página Web del Senado de la República www.senado.gov.co  Página Web de contratación www.contratos.gov.co  Página Web de la Contraloría general de la Nación www.contraloriagen.gov.co  Constitución Política de Colombia, artículo 209.  Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
  • 21. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 21  Ley 418 de 1997, por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones, prorrogada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2003, 1106 de 2006 y 1421 de 2010.  Ley 489 de 1998 Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.  Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional.  Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993.  Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.  Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.  Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones.  Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cual se reglamentan la celebración de los contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.  Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto 111 de 1996, compilación de normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.  Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Público.  Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto Reglamentario 734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.  Decreto 1397 del 29 de junio de 2012, por el cual se modifica el numeral 1 del Artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.  Acuerdo Municipal vigente de facultades para contratar. 1. PRESENTACIÓN. El presente Manual de contratación tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que
  • 22. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 22 requiera la Administración Municipal de Heliconia para el cumplimiento de sus funciones enmarcado en los requisitos de ley establecidos. Las directrices aquí establecidas, tiene como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstas en la Constitución Política y en la Ley. En todos los procesos de contratación que adelante la Administración Municipal, deberá darse estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente. Particularmente, es importante la planeación del Proceso de Contratación con el fin de eliminar, en lo posible o mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar frente a contratistas o a terceros. El Manual se complementa con procedimientos que trazan las rutas a seguir en los procesos de contratación a través de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, así como procedimientos para modificar y liquidar los contratos. Todo lo anterior de acuerdo a la legislación de contratación estatal vigente. El contenido del presente Manual de Contratación se dividirá en cuatro capítulos así: Generalidades, Etapa Previa Etapa precontractual, Etapa contractual, Etapa de liquidación y Modificación del Contrato, las minutas guías, así como también se tomará cada una de estas etapas en los procesos de Licitación, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. 2. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN. Como sabemos, las entidades públicas, en nuestro caso el Municipio de Heliconia, se involucran contractualmente, siempre teniendo como fin el debido cumplimiento de la prestación de los servicios públicos que por disposición constitucional y legal se les han confiado. Para esto, el Municipio de Heliconia ha diseñado sus propias reglas de contratación, las cuales, sin desconocer la normativa nacional, pretenden fortalecer los procedimientos contractuales de la administración para una mayor eficacia en el cumplimiento de los objetivos de toda contratación estatal y alejar las prácticas ilegales de la respectiva gestión pública. En aplicación de los mandatos propios de los artículos 209 y 267 la Constitución Política, 13 de la Ley 1150 de 2007 y demás normatividad aplicable, los principios que regirán la contratación del Municipio de Heliconia serán los siguientes: a) Igualdad. En virtud del principio de igualdad, los interesados, oferentes y contratistas tendrán los mismos derechos y recibirán igual trato por parte de la Entidad.
  • 23. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 23 b) Moralidad. En todas las actuaciones contractuales los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, obrarán con transparencia y en el marco de la buena fe y buscarán el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, la plena satisfacción del interés general y el acatamiento de las normas a las cuales se encuentran sometidas. c) Eficacia. Los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad deberán actuar con miras a la obtención de las metas y objetivos propuestos, sin dejar de lado la oportunidad, utilidad y efectividad de la actividad de la misma. d) Economía y celeridad. En virtud de este principio, los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, actuarán de forma que los trámites contractuales sean lo menos onerosos posible, de tal manera que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables. e) Eficiencia. La Sociedad buscará el máximo rendimiento en la adecuada gestión de los asuntos propios de su objeto social, con los menores costos. f) Imparcialidad. Los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, deberán dar igual trato y oportunidades a todos los interesados, oferentes y contratistas, y las decisiones que se adopten sólo deberán favorecer el cumplimiento de los fines propios de su objeto social, así como la plena satisfacción del interés general y no de un interesado, oferente o contratista en particular. g) Transparencia y publicidad. Las actuaciones de los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, serán de público conocimiento y cualquier interesado podrá obtener a su costa copia de las mismas, salvo que exista norma de rango legal que imponga reserva sobre alguna actuación en particular. La publicidad se garantizará a través de medios electrónicos y los demás idóneos para el cumplimiento del fin propuesto. h) Responsabilidad. En cumplimiento de este principio los servidores, funcionarios o trabajadores de la Entidad, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,
  • 24. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 24 incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado información falsa. i) Buena fe. Los contratos deberán ser ejecutados de buena fe y ella operará en toda la actuación contractual con la creencia de que se obra de manera correcta y con el ánimo de cooperación recíproca entre las partes. De esta manera, las partes estarán obligadas no sólo a lo que se expresa en los documentos contractuales, sino a todas las prestaciones que emanan precisamente de la naturaleza de las obligaciones contraídas, o que por ley pertenecen a ellas. j) Planeación. Las actuaciones contractuales de la Entidad, obedecerán a una rigurosa planeación de los procedimientos y recursos. k) Autonomía de la voluntad. Las actuaciones contractuales de la Entidad se regirán por la autonomía de la voluntad, de tal manera que en la determinación del tipo negocial a celebrar y del contenido del contrato, la misma tendrá la libertad que otorga esta autonomía. l) Interés General Punto de partida de los demás principios, el cual se contrapone al principio de la autonomía de la voluntad. Este principio se refiere a la protección de bienes jurídicos imputables a la colectividad, cuya protección corresponde a los entes públicos como gestores de los mismos y no a la esfera de los funcionarios. El artículo 3 de la ley 80 de 1993 lo establece en el sentido de que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines. m) Legalidad: Tiene su fundamento en el artículo 13 de la ley 80 de 1993 que establece que los contratos que celebren las entidades estatales se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias reguladas por la ley 80/93, respetando siempre el interés general. n) Selección Objetiva: Este principio consiste en que se debe escoger a quien mejor pueda cumplir con la prestación, el que otorga mayor garantía, es decir, el mejor contratista. La ley 80 en su artículo 29 establece para
  • 25. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 25 garantizar la selección objetiva en primer lugar, la obligación de comparar ofertas entre sí teniendo en cuenta el pliego de condiciones o término de referencia; en segundo lugar, la comparación de propuestas con los estudios previos y finalmente comparar las ofertas con los precios del mercado. En el evento de presentarse una sola oferta, esta debe ser comparada con los estudios previos y los precios del mercado. o) Transparencia: Es un principio que invita a que se pueda ver al interior de la administración. Tiene relación con el proceso de escogencia del contratista en donde hay pluralidad de procedimientos. Es de carácter general porque debe aplicarse a todo proceso contractual. Debe así mismo, ser aplicado cuando no existen procedimientos especiales para escoger contratistas. p) Conmutatividad: Los contratos deben desarrollarse, con base en la conmutatividad, es decir, que lo que se da sea igual a lo que se recibe especialmente en el precio del contrato. En la ley 80 encuentra su fundamento en el equilibrio económico del contrato. q) Autonomía de la Voluntad: Consiste en la posibilidad de negociar cláusulas de forma discrecional. Tiene su fundamento en el artículo 40 de la ley 80 de 1993, en el sentido de que las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. Este principio encuentra su límite en el interés general. r) Principios Generales del Derecho Administrativo: Los postulados del interés general, la eficacia, la economía y celeridad se incorporan como normas rectoras de los procesos contractuales. s) Consecuencias Del Desconocimiento De Principios Cuando se desconocen principios que son innegociables y que impidan adoptar correctivos, tales como la transparencia y la selección objetiva, generan como efecto la nulidad absoluta. Cuando se desconocen otros principios tales como el de planeación se está frente a nulidad relativa, por ser objeto de corrección.
  • 26. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 26 3. RÉGIMEN APLICABLE. El marco legal aplicable a los procesos contractuales del Municipio de Heliconia se obtiene a partir de la definición del ámbito de regulación, es decir, aquello que debe ser reglado: el ente y su actividad objeto de regulación. El ente municipal hace parte de los elementos básicos de la organización territorial que define la Constitución Política al ser considerado taxativamente como entidad territorial constitutiva de aquella. Tenemos entonces que el Municipio es una entidad pública fundamental de la división político-administrativa del Estado. Sumado a lo anterior el Estatuto Contractual, la Ley 80 de 1993, contempla como objeto del mismo a las entidades estatales, dentro de las cuales se comprende, según su artículo 2º, a los municipios. Así, el Municipio de Heliconia debe someter su actuación contractual a la Ley 80 de 1993; sin embargo, vale aclarar que la particularidad de dicho estatuto está en que él mismo se considera norma excepcional, pues el contrato estatal, es decir, aquel que suscribe toda entidad pública, es regido por las normas del derecho común (civil y comercial), salvo en las materias reguladas por la Ley 80 de 1993. En principio podemos concluir que el régimen aplicable a la contratación del Municipio de Heliconia está constituido por el derecho civil y comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. Recordemos que, aunque el reglamento está subordinado jerárquicamente a las normas con rango y fuerza de ley, es aquel que facilita la aplicación de la norma que está reglamentando y por ende su respeto es imperativo, pues en ocasiones complementa la norma o la desarrolla como es su primaria función. Como guía, podemos describir en forma genérica las normas reglamentarias del Manual de Contratación las normas contenidas en el Normograma del Proceso de Contratación. Todo este universo normativo regula los procesos contractuales que la Administración Municipal adelanta para la adecuada y debida prestación de los servicios públicos confiados a ella. Es, entonces, la diversidad técnica que ofrecen las diferentes Secretarías del Despacho, la actividad regulada, el objeto central regido por este Manual de Contratación. Es decir, la contratación que adelanta cada una de las dependencias, para el cumplimiento de sus Fines, Objetivos y Misiones Corporativas, comprende el ámbito de aplicación de este manual. En conclusión, tenemos que el marco legal de la actividad contractual de la Administración Central Municipal está comprendido por:
  • 27. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 27 1. El Derecho Civil y Comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. 2. Las normas especiales de orden nacional relativas a ciertos temas relacionados con las misiones y objetivos corporativos de algunas Secretarías de la Administración Municipal, como es el caso de las Secretarías de Hacienda (Contratos de deuda pública regulados por los Decretos del orden nacional 1333 de 1986, 2681 de 1993 y la Ley 358 de 1997), y Educación (Ley 715 de 2001 que regula contratos de establecimientos educativos). De igual manera, como norma especial para la contratación en el Municipio de Heliconia, debemos incluir el Decreto 777 de 1992 (modificado parcialmente por el Decreto 1403 de 1992) por medio del cual se faculta al representante legal de las entidades públicas, en nuestro caso al Alcalde o su delegado, para celebrar directamente contratos con entidades sin ánimo de lucro. 3. Las normas de orden Municipal que definen los procedimientos administrativos por los cuales debe transitar cada proceso contractual, más los Decretos de otras materia que para los efectos de la contratación complementan aquellos. CAPITULO II ETAPA PREPARATORIA El proceso de contratación estatal comprende cuatro (4) etapas a saber: (i) La preparatoria, (ii) La precontractual, (iii) La contractual y (iv) La de liquidación; las cuales serán desarrolladas a o largo del presente Manual. En este capítulo se analizará la primera etapa, la cual estará compuesta de los siguientes elementos: 1. PLANEACIÓN Este elemento implica todo el trabajo de concepción y creación del contrato o definición de los requerimientos de una contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una disciplinada planeación para facilitar en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, estableciendo previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido
  • 28. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 28 encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Los procesos de selección deben responder a los planes, proyectos y programas que desarrollan las Secretarías, en relación con la Misión, Visión, Funciones y los Objetivos Corporativos, ajustarse al Plan de Compras del Municipio de Heliconia, la programación presupuestal, así como al efectivo y permanente mejoramiento de la actividad estatal. 1.1. PRINCIPALES CONSIDERACIONES En la etapa de planeación deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:  Está constituida por una serie de actos o actuaciones que son elaborados unilateralmente por la administración.  Se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad.  Debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del proceso de selección.  Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la entidad, en cumplimiento del régimen contractual que es propio de las entidades públicas. 1.2. DURACIÓN La etapa preparatoria o de planeación se entiende inicia desde la definición de la necesidad, que debe estar establecida en el Plan de Compras, Banco de Proyectos y en el Plan de Desarrollo, hasta el inicio del proceso en el Comité Interno de Contratación, con los estudios previos como base de tal etapa. 2. ESTUDIOS PREVIOS Y SU CONTENIDO El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los estudios y documentos previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución adecuada del contrato. De los estudios previos efectuados adecuadamente depende el éxito de la contratación, tanto de la fluidez y agilidad del proceso, como en la correcta formulación del objeto, adecuada escogencia del tipo de contrato y la celebración del mismo.
  • 29. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 29 La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. Así mismo, en los términos de los numerales 7 y 12 del artículo 25, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012, con los estudios previos se reflejará el análisis que el Municipio ha realizado sobre la necesidad del bien o servicio que requiera de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan de Compras, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, incluyendo diseños y proyectos cuando ellos sean necesarios según el objeto de que se trate, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Municipio, así como el de la distribución de riesgos que se propone. Los estudios previos deben estar proyectados por el funcionario técnico, revisados y corregidos jurídica y financieramente por la Secretaría respectiva, firmados por los funcionarios responsables. Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos: 2.1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO DE HELICONIA PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. Debe contener los motivos de hecho y las razones de derecho que sustentan la celebración del contrato. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas a los Municipios contenidas en la Constitución Política, las leyes, decretos, Plan de Desarrollo, de Inversiones y de Compras, entre otros. 2.2. LA FORMA DE SATISFACER TAL NECESIDAD Descripción de cómo se puede dar cumplimiento a la necesidad planteada y por qué se solicita específicamente el contrato, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño, la contratación de un servicio).
  • 30. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 30 2.3. LA DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO. Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son: 2.3.1. Objeto. Obedece a la pregunta qué se va a contratar. 2.3.2. Partes. En todo contrato estatal una de las partes es una entidad estatal, de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. Por su parte el contratista puede ser una persona natural o jurídica .de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal. También existe la posibilidad de que la oferta sea presentada por una promesa de sociedad, de modo que una vez adjudicado el contrato, suscriban el respectivo contrato para constituir la sociedad. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 2, inciso final del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993), artículos 99 y 110 numeral 4 del Código de Comercio). En dicho entendido, no puede la administración municipal limitar la participación de las personas en los pliegos o estudios previos, ni en cuanto a naturaleza, ni en el número de proponentes sino que deberá permitir la pluralidad de propuestas, salvo cuando la selección del contratista se realice en consideración a aquél (Contratación Directa), se trate de selección abreviada de menor cuantía (se podrá limitar el número de participantes hasta diez proponentes) o se justifiquen acciones afirmativas (caso en el cual deberá justificarse por que se celebra el contrato con esa persona en particular o grupo poblacional vulnerado). 2.3.3. Valor. Otro aspecto importante para la planeación de la contratación es una correcta elaboración y análisis técnico que soporta el valor estimado del contrato, para lo cual deben realizarse los estudios de mercado adecuados que permitan reconocer la realidad del valor comercial del bien, obra o servicio requerido. Un estudio de mercado es la recolección de información relevante (precio, requerimientos técnicos, garantías, forma de pago, bienes nacionales o importados, la clase de moneda en que se distribuye, entre otras) de los posibles proveedores, con el fin de establecer presupuestos más reales para la adquisición de bienes y servicios en las diferentes contrataciones que se adelantan en el Municipio.
  • 31. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 31 Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los siguientes: 2.3.3.1. SICE. La consulta de precios o condiciones del mercado en los procesos de selección, se surtirá a través del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE), verificación que es obligatoria en los términos a que se refiere la Ley 598 de 2000, reglamentada mediante Decreto 3512 de 2003, con algunas excepciones. Si el bien o servicio requerido están registrados con precios de referencia en el SICE, el valor de la contratación no podrá ser superior al que allí esté indicado. Tal consulta no es obligatoria en tratándose de procesos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, pero se recomienda efectuarla como lineamiento de mercado aceptable para el estudio de costos 2.3.3.2. Cotizaciones. El estudio de costos puede efectuarse además mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las experiencias anteriores efectuadas por la administración, y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar. En todas las contrataciones que celebre la administración municipal deberá efectuarse el estudio de costos respectivo, teniendo en cuenta por lo menos dos (2) precios de referencia, surgidos de acuerdo con los parámetros anteriores. 2.3.3.3. Especificaciones técnicas a tener en cuenta. En el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, se indica con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, el Municipio deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En caso de que se obtengan ofertas en una moneda diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda; para proyectar el presupuesto oficial, siendo el pago posterior, pueden surgir cambios que afecten
  • 32. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 32 dicha proyección y por consiguiente habría que darle un margen para tales variaciones. 2.3.3.4. Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes. 2.3.3.5. Impuestos y otros costos. Los principales impuestos o costos que deben tenerse en cuenta para la elaboración del estudio, aunque no siempre son descontables del costo del bien, obra o servicios porque debe ser asumido por el contratista-, son: a. Impuesto de Timbre. El Municipio es agente de retención por impuesto de timbre; por lo tanto debe exigir a los contratistas consignar en la fecha de suscripción, prórroga ó adiciones del contrato, el 0.50% del valor de éste, descontado el IVA, siempre y cuando el valor del contrato supere la cuantía que prevista en el Estatuto Tributario Cuando el contrato es de .Cuantía Indeterminada. la retención se deduce de cada uno de los pagos durante el tiempo que dure vigente, para su control se requiere la colaboración de los interventores. b. Impuesto a las ventas (IVA). La tarifa general del IVA es del 16%, se aplica a todos los bienes y servicios que no se encuentren expresamente excluidos o sometidos a otras tarifas. El IVA constituye mayor valor del bien o servicio por lo tanto debe considerarse al calcular el valor total del contrato. A los contratos celebrados con personas naturales para la adquisición de bienes o prestación de servicios gravados con IVA, que demuestren pertenecer al régimen simplificado, se aplica la normatividad sobre IVA asumido. c. Contribución Especial. Creada por la ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999, 782 de 2003 y más recientemente modificada por la Ley 1106 de diciembre 22 de 2006, la cual consiste en una contribución equivalente al 5% del valor total de los contratos de obra pública y de sus adiciones, descontada de cada pago realizado al contratista de obra pública.
  • 33. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 33 d. Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. De conformidad con lo previsto en el Artículo 2.2.5° del Decreto 734 de 2012, deberán publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebre la Administración Municipal cuya cuantía sea superior o igual al diez por ciento (10%) de la menor cuantía. e. Estampilla Universidad de Antioquia. Sobre todos los contratos que celebre el Municipio en su administración central se debe retener, al momento del pago, el 1%. No procede esta deducción en los siguientes casos: Adquisiciones realizadas a través de fondos fijos y cajas menores. Contratos con entidades públicas, juntas de acción comunal y las ligas deportivas. Los contratos celebrados con prestatarios del fondo de vivienda del Municipio, Concejo, Personería y Contraloría Municipal. Los contratos de prestación de servicios con personas naturales con el fin de desarrollar actividades relacionadas con el funcionamiento del municipio. Los contratos para la prestación de los servicios públicos domiciliarios. f. Retención por Industria y Comercio. El Municipio debe retener de los pagos que efectúe el seis por mil (6 x 1.000) por concepto de Impuesto de Industria y Comercio. La tarifa es del 5 por mil (5x1.000) para los contratos de construcción. No se efectúa esta retención en los siguientes casos:  Cuando se trate de adquisición de bienes o servicios por intermedio de cajas menores o fondos fijos, siempre que el valor no supere el equivalente a tres SMMLV.  Contratos de prestación de servicios realizados por personas naturales en forma individual.  Contribuyentes con tratamiento especial o exención, en este caso el contratista debe adjuntar copia de la resolución que le reconoce el beneficio.  Pagos a entidades prestadoras de servicios públicos por facturación de estos servicios.  Pagos a personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho por actividades de prohibido gravamen.
  • 34. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 34 La retención en la fuente no se puede tener en cuenta como elemento estructural de los costos porque no se entiende como un impuesto sino un pago anticipado de la renta. Si se trata de concurso de méritos no se publicará el detalle del análisis de costos que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. Si se trata de contrato de concesión, no se publicará, ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 2.3.4. Plazo. Responde a la pregunta cuándo se va a ejecutar el contrato. El plazo debe obedecer a un estudio técnico en el cual se precisa la duración del contrato. Para la determinación del plazo debe tenerse en cuenta que en los términos de la ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad. No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente consagrados con las excepciones previstas cada año por el Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS). 2.3.5. Obligaciones de las Partes. En el respectivo estudio deberán analizarse las obligaciones y compromisos de las partes, lo que es esencial para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual. Para precisar tales obligaciones debe conocerse el medio y las características como se comporta el mercado del objeto a contratar. 2.3.6. Forma de Pago Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista.
  • 35. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 35 2.3.6.1. Anticipo: Es una suma de dinero que entrega la entidad contratante al contratista, a título de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega. Debido a que el anticipo es la financiación de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, se exige que el mismo sea amparado con una garantía correspondiente al cien por ciento (100%) de su valor. El contratista recibe el anticipo en calidad de préstamo, lo cual significa que las sumas entregadas como anticipo son de la entidad pública que financia el contrato y es esta la razón por la cual se solicita al contratista que garantice su inversión y manejo y que lo amortice (descuente) con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato. En todos los contratos que estipulen el pago del anticipo contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse. Teniendo en cuenta que los anticipos constituyen dineros públicos vinculados a la ejecución del contrato, los rendimientos que generen pertenecen al tesoro de la entidad estatal que contrata y por tanto no podrán reinvertirse. 2.3.6.2. Pago anticipado: Es la retribución parcial e inicial que el contratista recibe. La finalidad de este pago es extinguir parcialmente y en forma anticipada la obligación a cargo del ente que contrata, mediante la entrega de parte del precio total o como un primer contado. No hay lugar al reintegro de los recursos recibidos como pago anticipado, debido a que el contratista es el dueño de la suma que le ha sido entregada. Dichos dineros no generan intereses para la entidad que contrata, debido a que entran al patrimonio del contratista y no tienen destinación diferente a la que éste de manera libre y autónoma quiera darles. En el Municipio, no se pactarán pagos anticipados, salvo para convenios de ejecución instantánea suscritos con entidades públicas de cualquier orden.
  • 36. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 36 2.3.6.3. Monto del anticipo y del pago anticipado. Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería del Municipio, cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio se podrá pactar la entrega de anticipos y pagos anticipados (teniendo en cuenta las restricciones establecidas por el COMFIS), pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato o convenio (Artículo 40 de la Ley 80 de 1993). 2.3.6.4. Rendimientos financieros. El Municipio, no pactará reinversión de los rendimientos financieros generados por los establecimientos públicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta del Orden Municipal con los recursos transferidos por el Municipio de Medellín, en la celebración de contratos interadministrativos. 2.3.7. Lugar de ejecución el contrato. Responde a la pregunta dónde se va a ejecutar el contrato. 2.4. LA IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR. Sea lo primero advertir que el contrato estatal es todo acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades públicas, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. En este orden de ideas el contrato puede ser típico si se trata de una de las clases de contratos a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, del Código de Comercio, Código Civil, Estatuto Financiero o en general si está nominado por cualquier rama del ordenamiento jurídico, debiendo entonces indicarse en los estudios previos por que se determina dicha naturaleza contractual. El contrato puede ser atípico si no está expresamente descrito en el ordenamiento jurídico. La identificación de la clase de contrato a celebrar se determina con las condiciones esenciales del contrato antes analizadas, las que darán la connotación jurídica de aquél.
  • 37. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 37 2.5. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. En todo proceso contractual debe precisarse, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección de contratistas, las que pueden ser licitación pública, selección abreviada, contratación directa o concurso de méritos. Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista. 2.6. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE PARA LA ENTIDAD. Cuando la modalidad de selección no sea de contratación directa, deberá precisarse en los estudios previos cuales son los criterios habilitantes y de evaluación que se tendrán en cuenta para escoger al contratista. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en la ley. 2.7. EL SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. En la ejecución del contrato pueden llegar a presentarse causas previsibles que afectan la carga económica o financiera de las partes que, en virtud del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, deben ser reconocidas y asumidas con el objeto de salvaguardar la adecuada marcha de la gestión contractual y la finalidad de las partes en la contratación. Para efectos de efectuar un adecuado análisis de riesgos debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones: 2.7.1 Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
  • 38. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 38 2.7.2 Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán estar considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes. 2.7.3 Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. 2.7.4 Estimación del Riesgo: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. 2.7.5 Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo (Artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012). 2.8. EL ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, ASÍ COMO LA PERTINENCIA DE LA DIVISIÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA REGLAMENTACIÓN SOBRE EL PARTICULAR. Una vez estimados los riesgos de la contratación en los estudios previos deberá preverse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el Decreto 734 de 2012. 2.8.4. Vigencia, cobertura y cuantía de los amparos La vigencia de las Garantías exigidas por el Municipio se realizará de conformidad con el Decreto 734 de 2012, con las normas que los sustituyan o modifiquen. De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, cuando la garantía se otorgue a través de póliza de seguro, no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
  • 39. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 39 2.8.5. Excepciones. Tratándose de contratos interadministrativos, empréstitos, seguro y contratos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, no serán obligatorias las garantías, casos en los cuales corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago y cualquier otro que señale el reglamento. Para estimar, asignar y tipificar los riesgos, el Municipio ha estructurado lo siguiente matriz de riesgos que servirá de referente para el análisis de riesgos en cada caso contrato a celebrar. 2.8.6. Otras garantías inherentes al contrato  Las pólizas de responsabilidad civil extracontractual que se contraten, deberán ser bajo la modalidad de ocurrencia. En ellas tendrán la calidad de asegurados la entidad contratante y el contratista, y serán beneficiarios tanto la entidad contratante como los terceros que puedan resultar afectados por la responsabilidad extracontractual del contratista o sus subcontratistas. Como mínimo, deberá contener los siguientes amparos: cobertura expresa de perjuicio patrimonial tanto en la modalidad de daño emergente como en la modalidad de lucro cesante, cobertura expresa del perjuicio extra patrimonial, cobertura expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, cobertura expresa de amparo patronal, cobertura expresa de vehículos propios y no propios.  Tener en cuenta para la cobertura de salarios y prestaciones sociales que cuando se vaya a realizar un pago y a la terminación del contrato, debe exigírsele al Contratista la constancia del último pago a las EPS, ARP, Fondo de Pensiones y Cesantías, Cajas de Compensación, recibos de pago de nómina u honorarios.  La cláusula Penal Pecuniaria tiene como objetivo, determinar anticipadamente el valor de los perjuicios que se deben pagar en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento parcial en la ejecución de la obligación. La cuantía de ella es directamente proporcional al valor del contrato y a los perjuicios que sufra la entidad. Esta garantía se encuentra cubierta dentro del amparo básico de la póliza de Cumplimiento.
  • 40. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 40  Cuando el contratista es el distribuidor o comercializador, pero no el fabricante se le deberá exigir al contratista la garantía comercial de los bienes que suministre al Municipio.  Para los contratos de suministro de combustible, se debe tener en cuenta que los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, deberán mantener vigente una póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que tenga como beneficiarios a terceros por daños causados en sus bienes o personas con ocasión de las actividades desarrolladas, asociadas al transporte, almacenamiento, manejo y distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo; expedida por una compañía de seguros establecida legalmente en el país, de acuerdo con los reglamentos y normas de la Superintendencia Financiera, sin perjuicio de otras pólizas que deba tomar el asegurado. De conformidad con el Decreto 4299 de 2005, estas pólizas de seguro deben incluir expresamente las siguientes cláusulas: Revocación de la póliza a sesenta (60) días para el previo aviso al Ministerio de Minas y Energía, Contaminación accidental súbita e imprevista. Deben ser tomadas individualmente por cada instalación o vehículo que maneje, distribuya o transporte combustible, independientemente de que estas pertenezcan a un mismo propietario. En el caso en que el asegurado tome una póliza agrupada bajo la cual se amparan varias instalaciones o vehículos, cada una de ellas debe contar con la cobertura, en los términos exigidos; en consecuencia, se debe expresar que el valor asegurado es en cada caso .por riesgo y evento.; lo anterior para efectos de garantizar efectiva cobertura para todas y cada una de las instalaciones o vehículos respecto de las cuales se otorga el amparo.  Para contratos como la prestación del servicio de alimentación, suministro de botas térmicas, prótesis y aquellos en los cuales el contratista fabrique y suministre el bien que eventualmente puede causar perjuicios patrimoniales a terceros, se debe solicitar póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual que, además de las coberturas básicas, cubra expresamente RC Productos. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, en sus diferentes modalidades; se debe solicitar póliza de Responsabilidad
  • 41. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 41 Civil Extracontractual que, además de las coberturas básicas, cubra expresamente el uso indebido de armas de fuego, de conformidad con el Decreto 356 de 1994. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio médico, de enfermería y afines; se debe solicitar póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Profesional para los perjuicios causados a los pacientes y/o terceras personas que resulten afectadas como consecuencia de cualquier acto en la prestación de sus servicios profesionales. Esta póliza debe contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días.  Para contratos de prestación del servicio de transportes, se deben tener en cuenta que, de conformidad con los Artículos 994 y 1003 del Código de Comercio, modificados por el artículo 2° del Decreto 01 de 1990, las empresas de Transporte Público Terrestre Automotor Especial deberán tomar por cuenta propia, con una compañía de seguros autorizada para operar en Colombia, las pólizas de seguros de responsabilidad civil contractual y extracontractual que las ampare contra los riesgos inherentes a la actividad transportadora.  La póliza de responsabilidad civil contractual deberá cubrir, al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte b) Incapacidad permanente c) Incapacidad temporal d) Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 Salarios mínimos mensuales legales vigentes por persona. La póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir, al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte o lesiones a una persona. b) Daños a bienes de terceros. c) Muerte o lesiones a dos o más personas. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 Salarios mínimos mensuales legales vigentes por persona.
  • 42. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 42 Estas pólizas deben estar vigentes durante la ejecución del contrato deben contener la cláusula de revocación o no renovación a 30 días. 2.8.7. Cómo minimizar el riesgo  Estableciendo una forma de pago de tal manera que sólo se efectúe el mismo, una vez se produzca la entrega a entera satisfacción del bien o servicio.  Consignando las cláusulas de multas y penal pecuniaria en el contrato. Estricto y permanente acompañamiento y seguimiento por parte de la Interventoría asignada.  Para los contratos de obra de gran valor e impacto en la comunidad, se debe incluir un capítulo relacionado con la gestión ambiental, de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial y seguridad social.  La elaboración de estos estudios es un requisito previo y obligatorio a todo proceso contractual, con las excepciones antes planteadas. El incumplimiento de esta obligación o su elaboración defectuosa, incompleta, ambigua o confusa genera responsabilidades disciplinarias, de conformidad con lo previsto en el artículo 48 numeral 30 de la ley 734 de 2002. 2.8.8 La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un acuerdo internacional o tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano en los Términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012. En el marco de la globalización e internacionalización de mercados, el Decreto 734 de 2012 exige a las entidades territoriales la indicación sobre que la contratación respectiva se encuentre cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las condiciones en ellas establecidas. Para el efecto, el Comité Evaluador deberá verificar: a) Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas; b) Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas; c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
  • 43. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 43 El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar la verificación a que se refiere el presente artículo. Cuando la entidad identifique que debe aplicar las reglas especiales incluidas en los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, la entidad deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada uno de ellos para el respectivo proceso. 3. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIÓN 3.1. AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR En los términos del artículo 313, numeral 3 de la Constitución Política de Colombia, corresponde al Concejo del Municipio de Heliconia autorizar al Alcalde del Municipio para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de las que corresponden al Concejo. 3.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (C.D.P.) En los términos del artículo 25, numerales 6 y 13 de la Ley 80 de 1993, existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos, previamente analizado en los estudios previos. 3.2. ESTUDIOS TÉCNICOS Y DISEÑOS Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos solo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
  • 44. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 44 Tal es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada minuciosamente por el técnico encargado del proceso. CAPITULO III ETAPA PRECONTRACTUAL Esta etapa comprende el periodo entre el ingreso del proceso al Comité Interno de Contratación y el Acto Administrativo de Adjudicación, en tratándose de convocatorias públicas, o los actos inmediatamente preliminares a la celebración del contrato, cuando se trate de Contratación Directa. Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de una cualquiera de las siguientes modalidades: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa; sin perjuicio de los contratos no sometidos al Régimen General de Contratación Pública. 1. CONSIDERACIONES COMUNES A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 1.1. SOBRE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA De conformidad con el numeral 7.1 del artículo 5 del Decreto 734 de 2012, la no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, es causal de rechazo del ofrecimiento. En consecuencia, la omisión de la citada garantía al momento de presentación de la oferta es insubsanable. En los casos en que se presente la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, pero adolezca de alguna imprecisión, por ejemplo, en la carátula de la póliza, en cuanto al valor asegurado o la vigencia, si se hubiese omitido alguna firma, o, en general, por cualquier circunstancia distinta a su no presentación, se entenderá que se trata de un requisito subsanable. El valor base para calcular el monto asegurado en la garantía de seriedad deberá ser el valor de la respectiva oferta, y no el del presupuesto oficial. No obstante, aplicará este último en los eventos en que el valor del futuro contrato coincida con el del presupuesto oficial, por ejemplo, en los denominados .contratos marco., en los contratos de suministro, en aquellos relativos a la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización, y en los que se aplique el mecanismo de la subasta inversa, entre otros.
  • 45. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 45 1.2. RETIRO DE LAS OFERTAS De conformidad con el artículo 5.1.4.1.4 del Decreto 734 de 20012, se puede válidamente retirar la oferta antes del término fijado para la presentación de las propuestas sin que se origine por ello responsabilidad alguna para el proponente. 1.3 COMITÉ ORIENTACION Y SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION Mediante el Decreto Municipal 113 del 17 de Diciembre de 2012, se conformó el Comité Evaluador de la Administración Municipal de las licitaciones, selección abreviada y concurso de méritos, encargado de realizar el estudio técnico, económico y jurídico necesario para la evaluación de las respectivas propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables. 2. LICITACIÓN PÚBLICA La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades. En este orden de ideas, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación pública y que a continuación procedemos a sintetizar. 2.1. PROCEDIMIENTO PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA La Licitación Pública constituye la regla general de los procedimientos de selección de los contratistas de conformidad con la Ley 80 de 1993. Es a través de éste proceso que se pretende que todos los sujetos que ofrezcan en el mercado bienes, servicios y demás objetos puedan ofrecerlos en condiciones de igualdad y bajo criterios de objetividad, con el fin que se seleccione al que mejores condiciones ofrezca, con sujeción a los precios del mercado. De ahí que la licitación debe ser abierta y debe brindar las garantías necesarias para que todo aquel que tenga la posibilidad de ofrecer a la administración pueda hacerlos sin discriminación, sujetándose a reglas objetivas, claras, imparciales, justas y completas fijados en los pliegos de condiciones. Esta modalidad de selección se adelantara de conformidad con la Lista de Chequeo de Licitación Pública.
  • 46. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 46 2.2. CONSIDERACIONES Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa. 3. SELECCIÓN ABREVIADA Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Las causales de selección abreviada de contratistas son: a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. b. La contratación de menor cuantía. c. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. d. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. e. La enajenación de bienes del Estado. f. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas. g. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta. h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. i. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. Cada causal de selección abreviada tiene un procedimiento
  • 47. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 47 previsto por el Reglamento (Decreto 734/2012) Esta modalidad de selección se adelantara de conformidad con la Lista de Chequeo de Selección Abreviada. 3.1 LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades del Municipio de Heliconia, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. La adquisición de estos bienes se puede efectuar a través de tres (3) modalidades: a. Subasta inversa. A su vez este procedimiento puede ser en la modalidad de presencial o electrónica. b. Compra por acuerdo marco de precios. Este procedimiento está pendiente de reglamentación por parte del Gobierno Nacional. c. Adquisición a través de bolsa de productos. 3.1.1. Consideraciones adicionales para la realización de la subasta inversa presencial a. Lances válidos: En la aplicación del procedimiento de subasta inversa presencial es importante tener presente que, de conformidad con lo establecido en el artículo 3.2.1.1.8 y siguientes del Decreto 734 de 2.012: los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta., por lo tanto, cada Dependencia deberá verificar que los lances que se presenten en desarrollo de la subasta sean válidos, atendiendo los criterios fijados en el artículo 3.2.1.1.6 ibídem. En consideración a lo anterior, deberán verificar que en cada una de las rondas que se realicen durante el certamen todos los proponentes habilitados presenten lances y que éstos observen el margen mínimo de mejora de la oferta definido en el pliego de condiciones, so pena de no poder continuar presentando ofertas.
  • 48. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 48 En caso de que algún oferente no presente lance en alguna de las rondas, no podrá continuar participando de la subasta y el valor del último lance válido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta. b. Discriminación del precio de la oferta: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, el proponente a quien se le adjudique el contrato deberá ajustar su propuesta, presentando para la celebración del contrato la discriminación del valor de cada ítem respecto a la oferta final realizada en el certamen de subasta. c. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. d. Definiciones. Los conceptos enunciados a continuación se definen de la siguiente forma: i. Lances: Propuestas de precio presentados presencial o electrónicamente durante el certamen de la subasta. ii. Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo de diferencia. iii. Margen mínimo de diferencia entre lances: Decremento mínimo que un lance debe generar respecto de un lance anterior, que determinará la admisión del mismo dentro del certamen. iv. Menor precio consolidado: En subastas de lotes, el resultado de multiplicar el número de unidades del lote por el menor precio lanzado. v. Ronda: Períodos de tiempo durante los cuales se deberán presentar lances válidos, so pena de la exclusión del certamen vi. Ficha Técnica: Documento que contiene las características técnicas de un bien o servicio que es objeto de una subasta inversa. vii. Cierre del certamen: Momento a partir del cual no es posible presentar lances. e. A discreción de la entidad, no será necesario aportar la Garantía de Seriedad de la propuesta para realizar la subasta inversa. 3.1.2. Subasta inversa electrónica En desarrollo de la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes o de común utilización, a través de subastas inversas, la entidad usará
  • 49. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 49 la modalidad electrónica, salvo que certifique ante el Ministerio de las Comunicaciones que no cuenta con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual se podrá hacer el procedimiento de manera presencial, sin perjuicio que dicho organismo pueda efectuar las verificaciones pertinentes. En este proceso se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos, así como sobre el contenido e integridad, de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999. La subasta iniciará en la fecha y hora señalada en el pliego. El precio de arranque será el menor de las propuestas iniciales y los proponentes habilitados presentarán sus lances electrónicamente usando las herramientas y medios electrónicos y de seguridad definidos en el pliego de condiciones. Si en desarrollo de la subasta dos o más proponentes presentan postura por el mismo valor, se registrará únicamente la postura que fue enviada cronológicamente en primer lugar. La entidad debe asegurar que el registro de los lances válidos se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte. El proponente será informado por parte del sistema o del operador tecnológico que brinda el servicio de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación del valor del mismo, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta. En caso de presentarse fallas técnicas imputables al SECOP, entidad o contratista a cargo de la operación del certamen, que impida el envió de propuestas se deberá cancelar la subasta y reiniciarse el proceso. Sin embargo podrá continuarse con el certamen si la entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente. Si la falla es imputable al proponente o a su proveedor de internet no se cancelará la subasta y se entenderá que el oferente desconectado ha desistido de participar, salvo que se vuelva a conectarse antes de la terminación de la audiencia. La entidad deberá contar al menos con una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen.
  • 50. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 50 3.1.3. Bolsas de productos Previa solicitud a la bolsa formulada por el ordenador del gasto, la selección objetiva de los comisionistas, se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo basado en el precio, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. 3.1.4. Obligaciones de los comisionistas de bolsa a. Los comisionistas de bolsas de productos que deseen actuar como tales, deberán registrarse previamente en el SICE. b. El comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento. c. Cumplir con los requisitos propios del reglamento de las bolsas de productos y del contrato de comisión, proporcionales al objeto a contratar y a su valor. 3.1.5. Obligaciones del Municipio de Heliconia. a. El Municipio deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada. b. Cumplir con los requisitos propios del reglamento de las bolsas de productos y del contrato de comisión, proporcionales al objeto a contratar y a su valor. 3.1.6. Obligaciones del comitente vendedor a. El comitente vendedor del Municipio de Heliconia deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales el Municipio de Heliconia adquiere bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. b. Cumplir con los requisitos propios del reglamento de las bolsas de productos y del contrato de comisión, proporcionales al objeto a contratar y a su valor o con las garantías adicionales que se exijan.
  • 51. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 51 3.1.7. Obligaciones de las bolsas de productos a. Las bolsas de productos deben registrar en el portal del SICE, a más tardar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, tanto los contratos de comisión, como las operaciones que por cuenta de entidades estatales se hayan realizado en el mes inmediatamente anterior de conformidad con las normas precedentes. Así mismo, se registrarán los precios de intención de venta que se hayan presentado durante las negociaciones, que hayan conducido a cada una de las operaciones. b. Cumplir con los requisitos propios del reglamento de las bolsas de productos y del contrato de comisión, proporcionales al objeto a contratar y a su valor. 3.1.8. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios En todo lo no previsto en el presente numeral, la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria a través de bolsas de productos se regirá por lo dispuesto en el presente Manual relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. 4. LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior al valor asignado al Municipio de Heliconia de acuerdo a su presupuesto anual por le literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía. Este proceso a su vez tiene dos procedimientos, dependiendo de la cuantía, según se muestra a continuación: 1. Selección abreviada del diez por ciento (10%) de la menor cuantía. Si el valor del bien, servicio u obra a adquirir oscila entre $1 y el valor asignado como 10% de la menor cuantía de acuerdo al Presupuesto Anual del Municipio de Heliconia, por el literal b) numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
  • 52. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 52 Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con la Lista de Chequeo de Selección Abreviada de 10% de la menor Cuantía y de conformidad con lo establecido en el Decreto Nacional 734 de 2012 para los concursos de méritos y para los bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. 2. Selección abreviada de menor cuantía. Si el valor del bien, servicio u obra a adquirir es mayor al valor asignado como mínimo a la menor cuantía de acuerdo al Presupuesto Anual del Municipio de Heliconia, por el literal b) numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, hasta el valor asignado para la Licitación Pública. Esta modalidad de selección se adelantara de conformidad con la Lista de Chequeo de Selección Abreviada de menor Cuantía. 4.1. Normas comunes a los dos procedimientos de contratación del 10% de la menor cuantía. Los Secretarios de Despacho, cuando efectúen invitaciones a contratar, deberán tener en cuenta los principios de la contratación estatal y de la función administrativa, el principio de Planeación, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, los criterios de selección y requisitos habilitantes, la estimación, asignación y tipificación del riesgo, elaboración de los estudios y documentos previos que cumplan con lo establecido en la Ley 80 de 1993 (2.23), la Ley 1150 de 2007, el artículo 3.5.1° Decreto 734 de 2012 y las demás normas que los adicionen, complementen o modifiquen, y además los siguientes aspectos: a. Respecto de los plazos del procedimiento: Dependiendo de la complejidad del objeto a contratar, las Secretarías deberán otorgar un plazo suficiente para la inscripción, sorteo, presentación de las propuestas, evaluación, traslado del informe de evaluación y adjudicación, que en ningún caso podrá exceder cinco (5) días hábiles, para cada una de dichas etapas. b. De las modificaciones al pliego. En caso de presentarse cambio de fechas, modificación de especificaciones técnicas, fallas en el sistema de la administración, entre otros, se procederá a informar a los interesados a través de comunicación publicada en el Portal del Municipio de Heliconia.
  • 53. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 53 c. En caso que el ordenador del gasto opte por extender invitación pública, aquella será vinculante e implicará continuar el proceso, hasta la adjudicación, salvo que se declare desierto el respectivo proceso. d. Respecto de la determinación de condiciones de mercado: Para determinar las condiciones del mercado deberán tenerse en cuenta factores como la curva de demanda, curva de oferta, equipos, capacidad instalada, tecnología disponible, transporte, combustibles, regulación del bien o servicio por parte del Gobierno, entre otros factores, sin que se pueda tener en cuenta motivos de afecto o de interés, o cualquier clase de motivación subjetiva. En general todas las circunstancias que puedan dar lugar a determinar el precio, según la ley de oferta y demanda. e. En todos los procesos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, se deberá garantizar la observancia de los requisitos presupuestales y legales previos a la contratación respectiva, tales como Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Compromiso, estudios previos y documento escrito en la que conste el acuerdo de voluntades de las partes, por lo menos respecto de los elementos esenciales del contrato. f. Cuando el objeto contractual sea de obra pública, la dependencia interesada deberá encomendar los estudios, la dirección técnica, la ejecución de los trabajos o la interventoría, a un profesional de la ingeniería o de sus profesiones afines de acuerdo al tipo de obra y complejidad de los trabajos, conforme con lo establecido el artículo 20 de la Ley 842 de 2003 y deberá tener en cuenta lo establecido en los artículos 26 y siguientes de la Ley 400 de 1997, específicamente, la exigencia al ingeniero civil encargado de diseñar de la parte estructural de la obra, de acreditar estudios de postgrado o experiencia mayor de cinco (5) años en el área de estructuras. g. En los contratos de Obras Públicas la propuesta deberá estar avalada por un ingeniero inscrito, con tarjeta de matrícula profesional en la respectiva rama de la ingeniería, o por un profesional afín, de conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 842 de 2003 y con la naturaleza y complejidad de los trabajos a ejecutar. El aval se dará presentando una carta de compromiso suscrita por el profesional respectivo, acompañada de la fotocopia de la tarjeta profesional.
  • 54. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 54 h. En los demás casos, cada dependencia interesada atendiendo la naturaleza y complejidad del objeto a contratar determinará la presentación de la carta de compromiso del técnico, tecnólogo o profesional del área correspondiente y verificará el cumplimiento del mismo y de las responsabilidades que por ella se adquiere. i. Para verificar las condiciones de mercado, se deberá efectuar en todo caso la consulta de precios de acuerdo con lo establecido en el artículo sexto (6°) del Decreto 2170 de 2002. En caso de que el bien o servicio no se encuentre registrado en el Registro Único de Precios de Referencia, se deberá dejar constancia escrita de la consulta de precios o condiciones de mercado. 4.2 LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Por disposición expresa del artículo 3.2.3.1 del Decreto 3.2.3.1 de 2012, en caso de que la entidad requiera hacer uso de esta causal de selección abreviada, deberá aplicar el procedimiento establecido para la selección abreviada de menor cuantía, siendo obligatorio que la dependencia interesada verifique que las personas naturales o jurídicas que vayan a prestar dichos servicios estén inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990. 4.3 LOS CONTRATOS PARA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE PROTECCIÓN DE PERSONAS AMENAZADAS, PROGRAMAS DE DESMOVILIZACIÓN, PROGRAMAS DE ATENCIÓN A POBLACIÓN DESPLAZADA POR LA VIOLENCIA, PROGRAMAS DE PROTECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS DE GRUPOS DE PERSONAS HABITANTES DE LA CALLE, NIÑOS Y NIÑAS O JÓVENES INVOLUCRADOS EN GRUPOS JUVENILES Y POBLACIÓN EN ALTO GRADO DE VULNERABILIDAD CON RECONOCIDO ESTADO DE EXCLUSIÓN. Esta causal aplica para la celebración de contratos necesarios para la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra
  • 55. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 55 el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. 5. CONCURSO DE MÉRITOS El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría: .(.) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (.). Debe distinguirse que, cuando además de la consultoría se requiera contratar otras obligaciones principales, la escogencia del contratista deberá realizarse a través de las modalidades de licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda, pero cuando no se trate de contratar otras obligaciones principales sino de la necesidad de adquirir bienes o contratar servicios necesarios para la ejecución de la consultoría, el procedimiento para escoger el contratista será el concurso de méritos, de conformidad con lo ordenado en el artículo 3.3.1 del Decreto 734 de 2012, pudiendo respecto de dichos bienes evaluar las condiciones de calidad y precio en los términos del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. Es importante aclarar que la posibilidad de realizar contratos de prestación de servicios para la supervisión contemplada en la parte final del parágrafo del citado artículo 54 no corresponde a la interventoría del contrato, la cual deberá ser contratada por la modalidad de concurso de méritos. Esta modalidad de selección se adelantara de conformidad con la Lista de Chequeo de Concurso de Méritos (VER ANEXO 3).
  • 56. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 56 5.1. CLASES DE CONCURSO DE MÉRITOS La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante sistemas abierto o con precalificación y en éste último, podrá acudirse a la conformación de una lista corta o a una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. Dichos procedimientos se pueden sintetizar de la siguiente forma: 5.2. CLASES DE PROPUESTAS Las propuestas podrán ser simplificadas o detalladas dependiendo de los criterios a que alude el artículo 3.3.1.2 del Decreto 734 de 2012 en los siguientes términos: a. Propuesta técnica simplificada (PTS). Cuando la entidad tenga clara la metodología a través de la cual se adelantará la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo. En este caso el presupuesto de la entidad no es flexible por cuanto la entidad tiene claramente determinado cómo va a desarrollar el contrato de consultoría. b. Propuesta técnica detallada (PTD). Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos como la metodología puede variar el presupuesto, el Decreto ha previsto que en este evento puede haber un rango entre el estudio de costos y el presupuesto oficial, según la valoración de la complejidad. (Artículo 3.3.1.2, inciso final del decreto 734 de 2012). 5.3 CONSULTORÍA CON VALOR IGUAL O INFERIOR AL DIEZ POR CIENTO (10%) DE LA MENOR CUANTÍA. Para este servicio se llevará acabo el procedimiento establecido en el artículo 3.5.1 del Decreto 734 de 2012. 6. CONTRATACIÓN DIRECTA Son causales de contratación directa las siguientes:
  • 57. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 57 a. Urgencia manifiesta b. Contratación de empréstitos c. Contratos interadministrativos d. La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición e. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas; f. Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando lo celebren con entidades financieras del Sector Público. g) Cuando no exista pluralidad de o g. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales; i. El arrendamiento o adquisición de inmuebles. Cada causal de contratación directa tiene unas particularidades específicas según los términos previstos en el Reglamento (Decreto 734/12). Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005 (Artículo 3.4.2.7.1 del Decreto 734 de 2012). De acuerdo con el Decreto 734 de 2012 (Capítulo IV, Sección I, artículos 3.4.1.1 y ss), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes: ETAPA TRÁMITES NECESARIOS TÉRMINOS RESPONSABLE 1 Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y evaluador (artículo 7 y 8 del Decreto Departamental 0008 de 2012). Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. Si se trata de contratos de prestación de servicios Discrecional Comité Asesor y evaluador (rol técnico, jurídico y financiero).
  • 58. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 58 profesionales se requiere certificado de planta de empleo de la Secretaría de Gestión Humana y constancia escrita sobre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate suscrita por el Ordenador del Gasto. 2 Comité interno de contratación. Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación de acuerdo con lo establecido en el artículo segundo del Decreto 008 de 2012. Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos Comités. Comité Asesor y Evaluador Integrantes de los Comités 3 Acto administrativo que justifique la contratación directa de acuerdo con señalado en el Artículo 3.4.1.1, Decreto 734 de 2012 y el artículo 3.4.2.5.1 inciso final cuando se trate de contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Antes de la suscripción del contrato. Comité Asesor y Evaluador 4 Compromiso presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. Antes de la suscripción del Contrato. Comité Asesor y Evaluador. 5 Suscripción del Contrato. Posterior al acto administrativo que justifica la contratación directa. Comité asesor y evaluador. Ordenador del Gasto
  • 59. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 59 CAPÍTULO IV ETAPA CONTRACTUAL Es aquella etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual. Para iniciar la etapa contractual deben agotarse previamente los requisitos de perfeccionamiento y los de legalización del contrato, tal y como a continuación se relaciona: La diferencia entre los requisitos de perfeccionamiento y ejecución es que cuando el contrato carece de los requisitos de existencia, la consecuencia es la inexistencia del contrato, y cuando se incumple con los requisitos de ejecución, la consecuencia será la nulidad. En este sentido, serán requisitos de existencia, aquellos mínimos necesarios para que el acto o negocio nazca a la vida jurídica y serán requisitos de ejecución, aquellos ritualismos y elementos de legalidad necesarios para iniciar el contrato. 1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Se alude al perfeccionamiento del contrato estatal en los artículos 39, 40, 41 y 25 numeral 8, 13, 14 y 19 de la ley 80 de 1993. 1.1. ACUERDO DE VOLUNTADES POR ESCRITO El artículo 41 de la ley 80 de 1993, modificado parcialmente mediante el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, señala que el contrato estatal se perfecciona cuando se logra el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleva a escrito. La minuta debe contener por lo menos las siguientes cláusulas:  Elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecución, forma de pago  Tipo de contrato  Las partes del contrato  El bien, obra o servicio a contratar: Objeto  El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios  Obligaciones de las partes  Especificaciones técnicas  Supervisión del contrato  Multas
  • 60. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 60  Cláusula penal pecuniaria  Solución de controversias  Garantía de Cumplimiento Aún en tratándose de contratación de mínima cuantía el acuerdo de voluntades debe constar por escrito, no obstante lo cual en este supuesto es de advertirse que en los términos previstos por el artículo 3.5.1 del Decreto 734 de 2012, la prueba de la formación del consentimiento puede hacerse a través de varios mecanismos como: a. Documento firmado por las partes. b. Intercambio de documentos escritos entre la entidad contratante y el contratista. c. Factura presentada por el proveedor de bienes y servicios y aceptada por el Municipio de Heliconia. d. Ordenes de trabajo, compra o servicio. e. Cualquier otro elemento que reúna condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. En el documento escrito deberán constar las reglas que conforme a las reglas civiles, comerciales y las previstas en el Estatuto Contractual correspondan a su esencia y naturaleza debiéndose incluir igualmente las relativas a los elementos accidentales. 1.1.1. Cláusula de Indemnidad De acuerdo con el artículo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012, en todos los contratos estatales se deberá incluir una cláusula de indemnidad. Para el caso del Municipio, se adoptará el siguiente texto: “INDEMNIDAD. Será obligación del CONTRATISTA mantener libre al MUNICIPIO de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.” Sólo se podrá omitir esta cláusula cuando se justifique en los estudios y documentos previos, que atendiendo al objeto, las obligaciones contenidas en el respectivo contrato y las circunstancias en que éste deba ejecutarse, no se requiere su inclusión.
  • 61. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 61 1.1.2. Cláusula de reposición o ampliación de la garantía En desarrollo del artículo 5.2.2.4.5 del Decreto 734 de 2012, en los contratos estatales se debe incluir una cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía. Para el Municipio se adoptará el siguiente texto: “REPOSICIÓN O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA. El CONTRATISTA está obligado a restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por el MUNICIPIO. En cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia según el caso. El incumplimiento de la obligación del CONTRATISTA de mantener la suficiencia de la garantía, facultará al MUNICIPIO para declarar la caducidad del contrato”. 2. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Requisitos sin los cuales no es posible iniciar el contrato y son: 2.1. EL COMPROMISO PRESUPUESTAL El compromiso presupuestal es la reserva a favor del contratista de las sumas previstas en el acto de adjudicación o en los estudios previos, según el caso, en el presupuesto de la entidad. Dichos recursos deberán ser ejecutados durante la vigencia fiscal en la cual fueron comprometidos, salvo que se trate de vigencias futuras. 2.2. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA ÚNICA Es el momento en el cual se verifica el cumplimiento de los amparos, vigencias y partes de la póliza respecto de lo previsto en el contrato. 2.2.1. Estudio para la aprobación de la póliza de cumplimiento Al momento de evaluar si la garantía única otorgada por el contratista cumple con las condiciones establecidas en el contrato, deberán verificarse no sólo los datos de carátula de la póliza, sino que se examinarán de igual modo las condiciones generales y particulares del respectivo contrato de seguro, especialmente las exclusiones.
  • 62. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 62 Según el artículo 5.1.11 del Decreto 734 de 2012, la póliza única de cumplimiento solamente admitirá las siguientes exclusiones: 1. Causa extraña, esto es la fuerza mayor o caso fortuito, el hecho de un tercero o la culpa exclusiva de la víctima. 2. Daños causados por el contratista a los bienes de la entidad no destinados al contrato, durante la ejecución de éste. 3. El uso indebido o inadecuado o la falta de mantenimiento preventivo a que esté obligada la entidad contratante. 4. El demérito o deterioro normal que sufran los bienes entregados con ocasión del contrato garantizado, como consecuencia del mero transcurso del tiempo. Cualquier otra estipulación contractual que introduzca expresa o tácitamente exclusiones distintas a las anteriores no producirá efecto alguno. Conforme lo señalado en el artículo 5.1.11 del Decreto 734 de 2012. 2.2.2. Estudio para la aprobación de la póliza de responsabilidad civil Extracontractual Al momento de evaluar si la póliza de responsabilidad civil extracontractual otorgada por el contratista cumple con las condiciones contractuales y es suficiente de acuerdo con los criterios fijados en el Decreto 734 de 2012, deberá verificarse que además de la cobertura básica de predios, labores y operaciones, incluya mínimo los siguientes amparos: 1. Cobertura expresa de los perjuicios que cause el asegurado tanto en la modalidad de daño emergente, como en la modalidad de lucro cesante. 2. Cobertura expresa de perjuicios extra patrimoniales. 3. Cobertura expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo en el evento en que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos requeridos en el Decreto. 4. Cobertura expresa de amparo patronal. 5. Cobertura expresa de vehículos propios y no propios. Además de lo anterior, y en cuanto a los deducibles, debe tenerse en cuenta que sólo podrán pactarse con un tope máximo del diez por ciento (10%) del valor de la
  • 63. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 63 cobertura, que en ningún caso podrá exceder los dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2.2.3. Información que debe remitirse a las aseguradoras Para preservar la efectividad de las garantías, el delegado en contratación deberá informar a la aseguradora acerca de toda circunstancia que altere el estado del riesgo (Artículo 1060 en concordancia con el 1058 del Código de Comercio). En este sentido, se le remitirá, entre otros, la copia de la aprobación de la garantía así como de sus anexos, de las modificaciones del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad. 2.3. PUBLICACIÓN DEL CONTRATO EN LA GACETA OFICIAL Deberán publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP todos los contratos que celebre la Entidad Territorial al tenor de lo previsto en el artículo 7.3.3 del Decreto 734 de 2012, en cumplimiento de lo estipulado en el parágrafo tercero del de artículo 41 de la ley 80 1993, reglamentado de la Ley 1150 de 2007, con el fin de dar a conocer a la comunidad su contenido. 2.4. PAGO DE IMPUESTO DE TIMBRE Deberá aportarse por parte del contratista el comprobante de pago del impuesto de timbre, en los casos que sea procedente, de acuerdo con lo indicado en el capítulo 2, numeral 2.3.3.5, literal a del presente Manual y según las instrucciones que al respecto genere la Secretaria de Hacienda. 2.5. PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. Acorde con los términos previstos en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Estos aportes parafiscales están compuestos por los aportes al SENA, Cajas de Compensación y el ICBF, está obligado a realizar los aportes parafiscales todo empleador que tenga a su servicio más de un trabajador permanente de tiempo completo. (Ley 1429 de 2012).
  • 64. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 64 Los pagos de parafiscales deberán realizarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se satisface. (Ley 1429 de 2012). Las Universidades públicas no están obligadas a realizar aportes al SENA. (Art. 181 de la Ley 223 de 1995). Tal acreditación deberá verificarse por parte del interventor para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. 3. NOMBRAMIENTO DEL INTERVENTOR Con el fin de realizar una correcta labor de interventoría a los diferentes contratos que celebre el Municipio de Heliconia, cada Secretario de Despacho, al momento de asignar una interventoría deberá informarle en forma escrita al funcionario designado, cuales son las funciones a su cargo, haciendo entrega de una copia del pliego de condiciones o estudios previos según sea el caso, de la propuesta del contratista, del contrato, así como de las pólizas que lo cubren. Para la asignación de un Interventor el Secretario de Despacho deberá tener en cuenta que el perfil profesional del funcionario designado se ajuste al objeto del contrato cuya Interventoría se le asigna y tendrá en cuenta además, si el funcionario cuenta con la disponibilidad y logística para desarrollar correctamente sus funciones. 4. INICIO DEL CONTRATO Una vez cumplidos los requisitos de legalización y ejecución del contrato, se remitirá documentación al Interventor para que elabore el acta de inicio y empiece su ejecución. Para dichos fines el interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso. En todo contrato que celebre el Municipio de Heliconia en el que para su ejecución el contratista deba utilizar personal, el interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deberá consignar la relación del personal que se destinará por parte del contratista, con la correspondiente identificación; así como su remuneración. y cualquier cambio deberá ser informado al Interventor. 4.1. EJECUCIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS CONTRATADOS. El interventor deberá realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero al contrato y la verificación del pago de los aportes en seguridad social y aportes
  • 65. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 65 parafiscales para el respectivo pago. Asimismo gestionar la elaboración del recibo a satisfacción en SAP y el trámite de la factura o documento equivalente en la forma de pago prevista en el contrato. 5. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE ETAPA CONTRACTUAL. En esta etapa se consolida el proceso contractual por medio de la celebración del contrato con el adjudicatario, para poder así dar inicio a su ejecución. No. (paso) ACTIVIDAD (que) RESPONSABLE (quien) DESCRIPCION (como) 1 Verificación imputación presupuestal El Secretario de Despacho responsable del Proceso 1. Solicitar reserva y compromiso presupuestal. 2. Recibir reserva y compromiso presupuestal con sus respectivas firmas. 2 Registrar información El Secretario de Despacho responsable del Proceso Se registran los datos del contratista, clase de contrato, plazo y valor, forma de pago, Secretaria respectiva, interventor. 3 Elaborar contrato El Secretario de Despacho responsable del Proceso Recibir y verificar los documentos presentados por el contratista, de acuerdo a lo descrito en la invitación o pliego de condiciones, según el caso. Elaborar minuta del contrato, la cual debe ser aprobada por el Alcalde Municipal o Secretario Autorizado. 4 Perfeccionar Contrato El Secretario de Despacho responsable del Proceso Suscribir el contrato. Entregar al contratista para su respectiva firma y aportar los documentos necesarios para su legalización. 5 Legalizar contrato El Secretario de Despacho responsable del Proceso Recibir y verificar los documentos necesarios para su legalización. Aprobar la garantía única dejando constancia de ello en la póliza.
  • 66. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 66 CAPITULO V ETAPA DE LIQUIDACIÓN El período de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, bienes entregados o servicios prestados a la entidad, los pagos efectuados y se hacen los reconocimientos, revisiones o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Se liquidan aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran (artículo 60 de la Ley 80 de 1993 (2.23) y artículo 11 de la Ley 1150 de 2007). En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía única del cumplimiento. 1. FORMAS DE LLEVAR A CABO LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS 1.1. POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES Los contratos se liquidarán por mutuo acuerdo de las partes dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o del que acuerden las partes para el efecto. Si este término no se contempló, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. (Inciso 1 del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007). Conforme a lo anterior, una vez finalizado el contrato (normalmente o en forma anticipada), las partes se deben reunir para revisar la ejecución total del contrato y determinar los montos u obligaciones a favor de uno y otro. La entidad lo hará a través de la persona natural o jurídica delegada como interventora para tal fin. En la liquidación se debe constatar lo ejecutado con lo acordado en el contrato, si realmente se cumplió en términos de calidad y cantidad, y si lo realizado está dentro de las condiciones acordadas. Lo anterior permite que la entidad pueda
  • 67. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 67 exigirle al contratista la modificación o arreglo de aquello que no se ajusta a lo convenido en el contrato. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades o glosas a la liquidación por mutuo acuerdo y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. 1.2. UNILATERAL En los términos del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si no es posible realizar la liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le haga el Municipio de Heliconia - Secretaría respectiva o en el caso de que las partes no lleguen a ningún acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato mediante acto administrativo motivado en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A. Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral procede únicamente el recurso de reposición de conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993. Adicionalmente, y a fin de evitar los sobrecostos que implica la ampliación de términos para la liquidación unilateral, se direcciona la necesidad de proceder a tal liquidación dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación bilateral. Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este periodo, antes del vencimiento deberá exigirse al contratista la ampliación de la garantía hasta por dos años más. En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Municipio de Heliconia y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo. 1.3. EXTENSIÓN DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores,
  • 68. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 68 de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A. 1.4 LIQUIDACIÓN JUDICIAL El interesado podrá solicitar la liquidación judicial cuando este no se haya logrado por mutuo acuerdo y el Municipio no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del termino establecido en la ley, lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (Ley 1437 de 2011). 2. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuación se fijan los pasos generales que se llevarán a cabo en el trámite de liquidación de los contratos en el Municipio de Heliconia. 1. La competencia para la liquidación del contrato está en el ordenador del gasto (Alcalde, Secretario de Despacho de conformidad con los Decretos de Delegación vigentes), sin embargo, corresponde al interventor o supervisor del contrato proyectar el acta de liquidación bilateral o unilateral según sea el caso para la firma del servidor público competente. 2. El proyecto de acta de liquidación debe elaborarse de acuerdo con los formatos establecidos para este fin y enviarse al grupo de apoyo a la contratación de la dependencia respectiva del Municipio de Heliconia (Secretarias de Despacho), para su revisión, estudio y visto bueno, posteriormente debe ser enviada a consideración y firma del Secretario de Despacho respectivo y/o del Alcalde cuando esta proceda. 3. El acta de liquidación debe contener: a. La identificación de las partes que la suscribirán. b. El objeto del contrato. c. La fecha de perfeccionamiento. d. Las modificaciones realizadas al contrato. e. El valor del contrato. f. Los valores girados y ejecutados, incluyendo el anticipo y su amortización.
  • 69. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 69 g. La forma y fechas de los pagos efectuados. h. Relación del informe de gestión final y del certificado de cumplimiento del objeto contractual. i. Un balance económico y financiero. j. La consideración de si existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el contratista y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto. k. La enunciación de la obligación de consignar los saldos junto con sus rendimientos a la Administración Municipal, si los hubiere, dentro de los diez días siguientes a la firma del acta. l. La enunciación de que el acta presta mérito ejecutivo y de su liquidación unilateral en el evento de que no sea firmada por el contratista. m. La fecha en que se realiza la liquidación. n. Si hay salvedad por alguna de las partes, deberán consignarse las observaciones y réplicas al respecto. o. Número y clase de contrato p. Término del contrato q. Término de la prórroga del contrato adicional, si lo hubiere r. El interventor deberá elaborar el balance económico financiero del contrato con base en las actas de recibo parcial, recibo a satisfacción de los trabajos, documentos que se someterán a la aprobación por parte del contratista. Igualmente debe elaborar el informe final de gestión y el certificado de cumplimiento del objeto contractual, los cuales formarán parte integral del acta de liquidación. 4. Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresa al interventor para que aporte la información faltante. Si no presentan observaciones, el grupo de apoyo a la contratación procede a su envío para consideración y firma del ordenador del gasto respectivo y/o del Alcalde cuando esta proceda. 5. Firmada el acta de liquidación, el grupo de apoyo a la contratación la envía al interventor para firma del contratista. 6. El contratista revisa el acta, acepta y firma o la objeta. 7. Si el contratista se resiste a suscribir el acta de liquidación, la Entidad procederá a elaborar la Resolución declarando la liquidación unilateral. 8. Proferida la resolución de liquidación unilateral se debe proceder a su notificación, contra la cual procede el recurso de reposición.
  • 70. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 70 9. Los saldos a favor de la Administración Municipal deberán ser consignados dentro de los diez (10) días siguientes a la firma del acta. Copia de la consignación debe ser enviada al grupo de apoyo a la contratación o al área jurídica. 10. En el evento en que no se consigne el saldo correspondiente, la Entidad debe iniciar los trámites pertinentes para su cobro a través de la acción ejecutiva, toda vez que el acta de liquidación presta mérito ejecutivo de conformidad con lo establecido el artículo 75 de la ley 80 de 1993 y el artículo 87 del C.C.A. 11. Con el fin de identificar, controlar y cuantificar los recursos del Municipio de Heliconia que no hayan sido ejecutados en el marco de la celebración de Convenios Interadministrativos, se hace necesario que antes de cada adición, o en todo caso antes del 10 de diciembre de cada año, se realice una Liquidación Parcial del respectivo Convenio. Dicha Liquidación Parcial, que deberá ser firmada por las partes contratantes, previo informe de la Interventoría, el cual deberá contener, entre otros, los siguientes aspectos: a. El estado de ejecución del Convenio. b. El Porcentaje de ejecución de los recursos entregados por el Municipio. c. El informe sobre los rendimientos generados que deberán ser reintegrados al momento de cada liquidación parcial. d. El informe sobre la forma como se ejecutarán los recursos que se requiere adicionar. Para cada adición de Convenios Interadministrativos, el Ordenador del Gasto, en virtud de la Delegación conferida en Materia de Contratación Estatal, además de la Liquidación Parcial del Convenio, deberá justificar de forma clara y detallada, previo informe de la respectiva Interventoría, el por qué se requiere su adición. Con fundamento en pronunciamientos del Consejo de Estado, los Contratos Interadministrativos, pueden ser adicionados en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial.
  • 71. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 71 3. DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA DE EJECUCION Y POSTCONTRACTUAL: Una vez perfeccionado y legalizado el contrato, se procede a iniciar la ejecución del mismo, el acta de iniciación representa el acto que nos define con exactitud el momento en que empiezan a desarrollarse las obligaciones contractuales hasta su liquidación. No. (paso) ACTIVIDAD (que) RESPONSABLE (quien) DESCRIPCION (como) 1 Elaborar acta de inicio. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Elaborar acta de inicio de actividades. Entregar al Alcalde Municipal o Secretario Autorizado para su firma. 2 Suscribir el acta de inicio. El Secretario de Despacho encargado del proceso. El acta de inicio la suscribe el Alcalde Municipal o Secretario de Despacho autorizado, el contratista y el interventor en caso que se requiera. 3 Ejecutar el contrato, realizar interventoría y recibos parciales. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Según lo descrito en los procesos de contratación. 4 Realizar pagos de contratistas. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Según lo descrito en los procedimientos de pagos. 5 Gestionar adiciones, modificaciones y prorrogas. El Secretario de Despacho encargado del proceso. El Secretario de Despacho remite justificación. La Oficina Jurídica verifica y valida aspectos jurídicos, descritos en este procedimiento. 6 Realizar recibo final del objeto contractual. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Elaborar y suscribir el acta de recibo final entre el Interventor respectivo y el contratista. Remitir garantías post contractuales a la Secretaria de Despacho para su aprobación. 7 Aprobar garantías post contractuales. El Secretario de Despacho encargado del Aprobar garantías post contractuales. Aprobar garantías post contractuales dejando
  • 72. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 72 proceso. constancia de ello en la póliza. 8 Liquidación Bilateral. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Se elabora con el último pago o dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato. El interventor respectivo proyecta el acta de liquidación bilateral. Entregar al contratista para su consideración y su respectiva firma. Publicar acta de liquidación bilateral en el Portal Único de Contratación. 9 Liquidación Unilateral. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Si no se logra la liquidación bilateral, se procederá a la liquidación unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. El Secretario de Despacho proyecta el acto administrativo de liquidación unilateral. Suscribir resolución de liquidación unilateral. Notificar personalmente al contratista. Recibir, analizar y dar trámite a los recursos. Publicar resolución de liquidación unilateral en el Portal Único de Contratación. 10 Realizar pago final a contratistas. El Secretario de Despacho encargado del proceso. Según lo descrito en el procedimiento de pagos. CAPITULO VI MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS ESTATALES La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato, se manifiesta básicamente en las formas de adición, ampliación o prorroga y en el otrosí o acuerdo bilateral. Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrán ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera abrupta la esencia
  • 73. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 73 o naturaleza del contrato inicialmente pactado conllevando por ejemplo a una novación. Las modificaciones aludidas no son excluyentes unas de otras y pueden ser concomitantes en un mismo momento respecto de un mismo contrato. 1. LAS ADICIONES Como indica la definición del término, es figurativamente inyectar más dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración .si todavía persiste- y de esta manera efectivizar el principio de economía, evitando procedimientos de selección innecesarios cuando se tiene conocimiento de la seriedad y calidad del contratista. Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario los presupuestos de más cantidad de objeto o más calidad del mismo. 1.1. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA ADICIÓN. 1.1.1. Solicitud del contratista en donde manifieste la intención de adición y el presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial. 1.1.2. Solicitud y visto bueno del interventor del contrato con el aval del subsecretario respectivo, con el estudio de costos de las actividades, bienes o servicios adicionales o la mayor cantidad de actividades para el cumplimiento del objeto contractual. 1.1.3. Fotocopia del contrato o convenio. 1.1.4. Fotocopia del acta de inicio. 1.1.5. Análisis de Riesgos, en el evento de que se requiera aumentar actividades complementarias no contempladas en los estudios previos y estas puedan generar riesgos diferentes a los contemplados en el análisis de riesgos inicial.
  • 74. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 74 1.1.6. Ficha de inscripción en el banco de programas y proyectos en el cual está enmarcado el proyecto. 1.1.7. Actas de suspensión y reinicio si las hay. 1.1.8. Ficha Técnica en donde se registre la información sobre el estado actual del Contrato. 1.1.9. Disponibilidad presupuestal. 1.2. PARTICULARIDADES 1.2.1. Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993). Salvo las siguientes dos excepciones:  Las adiciones en concesiones de obra pública las regula el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, facultando adiciones hasta el 60%, siempre que se trate de obras adicionales directamente relacionadas con el objeto concesionado o de la recuperación de la inversión debidamente soportada en estudios técnicos y económicos. Respecto de concesiones viales deberá referirse al mismo corredor vial. Toda prórroga o adición a contratos de concesión de obra pública nacional requerirá concepto previo favorable del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES). No habrá prórrogas automáticas en los contratos de concesiones.  Las adiciones a convenios interadministrativos no se encuentran limitadas por lo estipulado en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 en razón a las consideraciones, conclusiones y parte resolutiva del concepto emitido por la sala de consulta y servicio civil del Consejo de Estado con consejero ponente Augusto Trejos Jaramillo del 22 de noviembre de 2002 y con radicado No. 1476. El anterior establece en unos de sus apartes lo siguiente; “Debe decirse que, en tratándose de convenios o contratos interadministrativos, la limitación a que se refiere el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 no
  • 75. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 75 tiene aplicabilidad, pues son acuerdos que se pueden celebrar en forma directa, cualquiera sea su monto, sin que haya obstáculo alguno para ello por permitirlo la ley; basta que se busque la satisfacción de los servicios o, el cumplimiento de las funciones a cargo de las entidades comprometidas. Por lo mismo, también es posible ampliar su valor sin límite distinto de los propios del régimen presupuestal, pues si es posible celebrar varios acuerdos o convenios, no existe ninguna justificación para que en lugar de suscribir diferentes documentos se amplíe un contrato celebrado”. 1.2.2. En el tema de las consultorías debe tenerse presente lo regulado por el Decreto 734 de 2012 el cual preceptúa que las prórrogas en tiempo, así como las adiciones en valor a consultorías cuyo objeto sea la labor de interventoría, podrán efectuarse por el período en que se haya prorrogado el contrato objeto de interventoría. En tal caso el valor se ajustará de manera proporcional al del contrato inicial. 2. AMPLIACIÓN O PRORROGA Hace referencia a una extensión en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adición de recursos. 2.1. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA AMPLIACIÓN 2.1.1. Solicitud del contratista en donde manifieste la voluntad de ampliar el plazo y justifique las razones que hacen necesaria la ampliación o prórroga del contrato. 2.1.2. Solicitud y visto bueno del interventor del contrato con el aval del subsecretario respectivo, con el cronograma de las actividades a realizar durante el plazo adicional solicitado. 2.1.3. Fotocopia del contrato o convenio. 2.1.4. Fotocopia del acta de inicio.
  • 76. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 76 2.1.5. Análisis de Riesgos, en el evento de que se requiera aumentar actividades complementarias no contempladas en los estudios previos y estas puedan generar riesgos diferentes a los contemplados en el análisis de riesgos inicial. 2.1.6. Ficha de inscripción en el banco de programas y proyectos en el cual está enmarcado el proyecto. 2.1.7. Actas de suspensión y reinicio si las hay. 2.1.8. Ficha Técnica en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato. 2.1.9. Justificación técnica que haga referencia a las razones por las cuales se requiere ampliar el plazo. 2.1.10. Cronograma y concepto técnico sobre pertinencia y viabilidad de la ampliación. 2.2. PARTICULARIDADES 2.2.1. La regla general es que los contratos suscritos se ejecuten durante el término de la respectiva vigencia fiscal. Sin embargo, la normatividad contractual nos trae las siguientes excepciones: El artículo 27 de la Ley 1150 de 2007 establece respecto de la prorroga en los contratos de concesión para la prestación de servicios de telecomunicación y de televisión. El término de duración de las concesiones actuales y futuras para la prestación de los servicios y actividades de telecomunicaciones, incluidas las de televisión, será de diez (10) años prorrogables por lapsos iguales. En ningún caso habrá prórrogas automáticas ni gratuitas. Las prórrogas en concesiones de obra pública las regula el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, facultando prorrogas hasta el 60% del plazo estimado, independientemente del monto de la inversión siempre que se trate de obras adicionales directamente relacionadas con el objeto concesionado o de la recuperación de la inversión debidamente soportada en estudios técnicos y económicos. Respecto de concesiones viales deberá referirse al mismo corredor vial.
  • 77. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 77 Se requerirá el concepto previo favorable del CONPES al darse los supuestos necesarios para ello, esto, en los mismos términos que para la adición. No habrá prórrogas automáticas en los contratos de concesiones. 2.2.2. En el tema de las consultorías debe tenerse presente lo regulado por el Decreto 734 de 2012 el cual preceptúa que las prórrogas en tiempo, así como las adiciones en valor a consultorías cuyo objeto sea la labor de interventoría, podrán efectuarse por el período en que se haya prorrogado el contrato objeto de interventoría. En tal caso el valor se ajustará de manera proporcional al del contrato inicial. 3. OTROSÍ O ACUERDO BILATERAL Es el mecanismo mediante el cual se surten cambios respecto de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, incluso, respecto de la estimación de riesgos y el estudio de costos, lo importante es que no se modifique la esencia inicial del contrato. 3.1. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA MODIFICACIÓN A CONTRATO 3.1.1. Solicitud del contratista en donde justifique las razones que hacen necesaria la del otrosí o acuerdo bilateral de voluntades. 3.1.2. Solicitud y visto bueno del interventor del contrato con el aval del subsecretario respectivo, con el estudio de costos de las actividades adicionales a realizar o la mayor cantidad de actividades para el cumplimiento del objeto contractual. 3.1.3. Fotocopia del contrato o convenio. 3.1.4. Fotocopia del acta de inicio. 3.1.5. Análisis de Riesgos, en el evento de que se requiera aumentar actividades complementarias no contempladas en los estudios previos y estas puedan generar riesgos diferentes a los contemplados en el análisis de riesgos inicial. 3.1.6. Ficha de inscripción en el banco de programas y proyectos en el cual está enmarcado el proyecto.
  • 78. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 78 3.1.7. Actas de suspensión si las hay. 3.1.8. Ficha Técnica en donde se registre la información sobre el estado actual del Contrato. 4. CESION DEL CONTRATO Una de las principales características de los contratos estatales, es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita por el Municipio de Heliconia. El actual estatuto contractual consagra 2 causales legales de cesión del contrato relacionado con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista, a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes. Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con la obligación de ejecutar a favor del Municipio de Heliconia el contrato. Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir previa autorización del Departamento de Antioquia, el procedimiento es el siguiente: a. El contratista debe solicitar al ordenador del gasto delegado para contratar la autorización para realizar la cesión del mismo indicando justificación y las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato. b. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación si es el caso, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión. c. Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmadado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria de Gobierno y Gestión Administrativa. d. El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
  • 79. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 79 e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria de Gobierno y Gestión Administrativa. f. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables. g. Celebrada la cesión al contrato, se procederá incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la Secretaria de Hacienda. Una vez se haya autorizado la cesión del contrato en el centro gestor encargado de su ejecución se deberá entregar a la Secretaría de Hacienda copia del acta de cesión y las condiciones de la cesión. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la Secretaría de Hacienda de los contratistas del Municipio de Heliconia. 4.1 CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS: Cuando se celebra esta cesión, se está entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de él se derive. (Ver Capitulo 1 Código Civil Colombiano) En el Municipio de Heliconia el procedimiento para el trámite de la cesión del contrato es el dispuesto por la Secretaria de Hacienda, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato luego de recibir la solicitud del contratista dirigida al ordenador del gasto contratante. 5. SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el Municipio de Heliconia podrá por mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
  • 80. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 80 La suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad. Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son: a. Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. b. Informe actualizado del supervisor y/o interventor, sonde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc del contrato, con la indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre dicha suspensión. c. El acta por medio de la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor o interventor. d. Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato. e. Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora. 6. RESCILIACIÓN O TERMINACIÓN ANTICIPADA Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales. Para resciliar un contrato celebrado por el Municipio de Heliconia deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente:
  • 81. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 81 a. Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, entre otros del contrato, con la indicación expresa de las razones de la resciliación y el concepto sobre la procedencia de la misma. c. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité de Orientación y Seguimiento según se trate, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación. d. Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente acta de resciliación y de liquidación del contrato por las partes del contrato, la cual será proyectada por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General. e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General, esto es a las partes del Convenio, a la Secretaría de Hacienda, a la Compañía Aseguradora o garante, entre otras. CAPITULO VII REGIMENES ESPECIALES 1. Regímenes especiales autónomos previstos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. a. Contratos y licencias para la concesión de los servicios y de las actividades de telecomunicaciones (inciso cuarto y parágrafo del artículo 33 y artículos 34 y 35 de la Ley 80 de 1993): - Servicios de telefonía (Ley 37 de 1993 – celulares; Ley 142 de 1994 - telefonía básica conmutada; Ley 555 de 2000). - Servicios de televisión (Leyes 182 de 1995, 335 de 1996 y 680 de 2001). - Servicios de radiodifusión sonora (Decreto 1447 de 1995).
  • 82. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 82 - Otras actividades y servicios de telecomunicaciones (Ley 72 de 1989 y Decreto 1900 de 1990). b. Contratos y licencias para la concesión de servicios postales (correo y mensajería especializada) (artículo 37 de la Ley 80 de 1993 y Ley 1369 de 2009). c. Contratos de exploración y explotación de recursos naturales renovables y no renovables (artículo 76 de la Ley 80 de 1993), y contratos y licencias de concesión minera (Ley 685 de 2001). d. Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007). e. Contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios para la operación de la OIT; contratos y convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para la operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la UNESCO y la OIM; los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007). f. Contratos de las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), cuando: i) se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional, ii) desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o, iii) desarrollen su actividad en mercados regulados. Los contratos de estas entidades se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales (artículo 14 de la Ley 1150 de 2007). g. Contratos que celebren establecimientos de crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, salvo la
  • 83. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 83 contratación del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – Fonade. Los contratos de estas entidades se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades (artículos 15 y 26 de la Ley 1150 de 2007). 2. Regímenes especiales autónomos NO Previstos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. a. Contratos de concesión portuaria. Se rigen por el Estatuto pero tienen reglas especiales (Ley 1ª de 1991, artículos 6° a 18). b. Contratos para impulsar programas y actividades de interés público, celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro (Decretos 777 y 1403 de 1992 y 2459 de 1993). c. Contratos celebrados por universidades estatales u oficiales. Los contratos de estas entidades se rigen por las normas civiles y comerciales, según su naturaleza y las especiales contenidas en la (Ley 30 de 1192, artículo 93). d. Contratos celebrados por el Banco de la República. Los contratos de esta entidad se rigen por las normas contenidas en la Ley 31 de 1992, en sus estatutos y, en lo no previsto en ellas, por el derecho privado (Ley 31 de 1992, artículo 3°). e. Contratos celebrados por las empresas sociales del Estado. Los contratos de estas empresas se rigen por el derecho privado, pero las empresas podrán utilizar discrecionalmente las cláusulas excepcionales previstas en el estatuto (Ley 100 de 1993, artículo 195 No 6). f. Contratos de concesión de obra pública de infraestructura vial. Se rigen por el Estatuto pero tienen reglas especiales (Ley 105 de 1993, artículos 30 a 36). g. Contratos cuyo objeto sea la construcción de obras civiles, adquisiciones, suministros y los demás que se requiera realizar para garantizar la seguridad aérea y aeronáutica, que celebre la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Ley 105 de 1993, artículo 54). h. Contratos celebrados por las empresas oficiales o estatales de servicios públicos domiciliarios. Los contratos de estas empresas se rigen por las normas especiales previstas en la ley 142 de 1994 y las que la modifican o
  • 84. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 84 adicionan (Ley 142 de 1994, artículo 31, modificado por el artículo 3 de la Ley 689 de 2001). i. Contratos de enajenación de propiedad accionaria estatal (Ley 226 de 1995, artículo 20). j. Contratos de fiducia que celebren las entidades municipales y distritales y las áreas metropolitanas para la ejecución de proyectos de urbanización y programas de vivienda de interés social (Ley 388 de 1997, artículos 36 a 51). k. Contratos de Factoring de las entidades públicas (Ley 488 de 1998, artículo 134). l. Contratos de concesión de juegos de suerte y azar. Se rigen por el Estatuto pero tiene reglas especiales (Ley 643 de 2001). m. Contratos de concesión de minas (Ley 685 de 2001, artículos 45 a 155). n. Contratos de estabilidad jurídica para la inversión extranjera (Ley 963 de 2005). o. Contratos que se ejecuten con cargo a gastos reservados que no puedan ser ejecutados por los canales ordinarios (Ley 1097 de 2006, artículo 3°). p. Contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito de los proveedores de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ley 1341 de 2009, artículo 55). q. Ley 1508 de 2012 y Decreto reglamentario 1467 de 2012 régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones. CAPÍTULO VIII RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 1. GENERALIDADES De conformidad con el Artículo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012 para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la
  • 85. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 85 estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, el Manual de Contratación será la herramienta que deberá utilizar la Administración Municipal establecer trámites internos y competencias en la imposición de sanciones por incumplimientos contractuales. El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artículo 3 del Código Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la entidad, lo anterior de conformidad con el Artículo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012. 2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLES 1 Inicio El Supervisor y/o interventor citará al contratista por escrito a Audiencia para debatir lo ocurrido. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera. Supervisor y/o interventor. Servidor público con el rol jurídico
  • 86. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 86 2 Audiencia El Ordenador del Gasto presenta las circunstancias de hecho que motivan la acusación, enuncia las normas o clausulas posiblemente violadas y las consecuencias derivadas de la actuación del contratista. Se presentan descargos por el contratista y el garante. Pruebas Ordenador del Gasto Servidor público con el rol jurídico 3 Decisión Mediante Resolución motivada la entidad procede a imponer o no la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Ordenador del Gasto Servidor público con el rol jurídico Supervisor y/o interventor. 4 Notificación Sera notificada en dicho acto público. Solo procede el recurso de reposición: el cual se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. Ordenador del Gasto Servidor público con el rol jurídico Supervisor y/o interventor La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.
  • 87. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 87 5 Ejecutoria y efectos del acto administrativo Una vez en firme la sanción impuesta, se remite comunicación con copia del acto administrativo sancionatorio a la Secretaría de Hacienda Departamental para que efectúe los descuentos, compensaciones o inicie el cobro coactivo a que haya lugar. Para efectos de materializar las garantías del contrato, véase el procedimiento establecido en el artículo 5.1.13° del Decreto 734 de 2012. Servidor público con el rol jurídico Supervisor y/o interventor 6 Publicidad e información De conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, las sanciones ejecutoriadas deben publicarse en el SECOP. De igual forma debe remitirse copia a la Cámara de Comercio según lo dispuesto en el numeral 6.2 del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y en el Artículo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012. Servidor público con el rol jurídico Supervisor y/o interventor
  • 88. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 88 ANEXOS ANEXO 1. ESTUDIO PREVIOS ANEXO 2. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ANEXO 3. CONTRATO DE OBRA PÚBLICA ANEXO 4. CONTRATO DE SUMINISTRO ANEXO 5. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO ANEXO 6. ACTA DE LIQUIDACION ANEXO 7. INVITACION A PRESENTAR PROPUESTAS ANEXO 8. EVALUACION DE PROPUESTAS ANEXO 9. CERTIFICADO DELEGACIÓN DE INTERVENTORIA ANEXO 10. ACTA DE ACEPTACION DE GARANTIA ANEXO 11: ACTA INICIO PERSONA JURIDICA ANEXO 12: ACTA INICIO PERSONA NATURAL ANEXO 13: ACTA DE PAGO ANEXO 14: CERTIFICADO DEL INTERVENTOR ANEXO 15: CUENTA DE COBRO ANEXO 16: COMUNICACIÓN DE ACEPTACION DISPOSICIONES VARIAS CRITERIOS AUXILIARES. El Municipio de Heliconia, con el objeto de absolver las dudas, inquietudes o conflictos que se deriven en el ejercicio de la actividad contractual, podrá consultar la doctrina y la jurisprudencia que se haya expedido sobre la materia. ARTÍCULO SEGUNDO. Publicidad: En desarrollo de lo dispuesto en el Decreto Artículo 2.2.5° del Decreto 734 de 2012 la entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los proceso de contratación salvo las excepciones de ley. ARTÍCULO TERCERO. Contratos de arrendamiento: Para el arrendamiento de inmuebles la entidad seguirá el procedimiento establecido en la presente resolución, conforme lo señalado en el artículo 3.4.2.6.1 del Decreto 734 de 2012. ARTÍCULO CUARTO. Vigencia: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y todas las disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y CUMPLASE
  • 89. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 89 Dado en el Municipio de Heliconia, Antioquia a los 17 días del mes de diciembre de 2012
  • 90. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 90 ANEXOS
  • 91. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 91 Anexo 1: ESTUDIOS PREVIOS DEPENDENCIA SECRETARIA DE XXXXXXXXXX Heliconia, XXXXXXXXXXXX. 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL MUNICIPIO DE HELICONIA PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN A REALIZAR. 1.1 Que la Administración Municipal para dar cumplimiento con los diferentes planes, programas y proyectos propuestos en el Programa de Gobierno 2012- 2015, específicamente en la línea XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, requiere la realización de los estudios y diseños para XXXXXXXXXXXXXXXX. 1.4Que (Justificación) 1.5 Que (Justificación) 1.6Que (Justificación) 1.7 Que (Justificación) TIPO DE PROCESO XXXXXXXX
  • 92. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 92 1.6 El proyecto XXXXXXXX se encuentra radicado en el Banco de Proyectos del Municipio con radicado N° XXXXXXX. 1.7 Que en virtud de lo previsto en el artículo XXXXX del Decreto 734 de 2012, y en cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal y la función administrativa, la selección del contratista se efectuará a través del proceso de xxxxxxxxx. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. 1.1. OBJETO Mediante el presente proceso de xxxxxxx EL MUNICIPIO DE HELICONIA seleccionará la propuesta más favorable para contratar la XXXXXX cuyo objeto consiste en la ejecución de XXXXXXXX 3. CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS: Se deberá estipular las condiciones técnicas exigidas bien sea para suministro, consultoría, prestación de servicios u obra. 4. VALOR DEL CONTRATO: 5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: 6. PRESUPUESTO OFICIAL: PRESUPUESTO OFICIAL VALOR FORMA DE PAGO APROPIACIÓN PRESUPUESTAL RUBROS DISPONIBILIDAD VALOR
  • 93. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 93 7. FORMA DE PAGO: 8. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. Ley 1474 de 2011: “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública y se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la contratación de la mínima cuantía. Decreto 734 de 2012: 9. REQUISITOS HABILITANTES a. Tener capacidad jurídica para la presentación de la Propuesta. b. Tener capacidad jurídica para la celebración y ejecución del contrato. c. No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las leyes de Colombia, en especial las previstas en la Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. d. No estar reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República; este requisito deberá acreditarse además para la suscripción del contrato. e. Anexar certificado de antecedentes judiciales en caso de que el proponente sea persona Natural. f. Anexar disciplinarios. g. Anexar 10. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONOMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y ALCANCE 11. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS EL MUNICIPIO DE HELICONIA rechazará una o varias propuestas, en cualquiera de los siguientes casos:  Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, establecidas en la Constitución y en la Ley.
  • 94. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 94  Cuando el proponente no aporte dentro del plazo establecido para el efecto, los documentos requeridos por EL MUNICIPIO HELICONIA.  Cuando el valor total corregido de la propuesta exceda el presupuesto oficial.  Cuando con la propuesta no se aporte alguno de los documentos necesarios para la evaluación de las propuestas.  Cuando no se diligencie en su totalidad, se omita, modifique, adicione, suprima o altere uno o varios de los ítem o cantidades del presupuesto.  Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, para la misma convocatoria.  Cuando la propuesta sea incompleta o parcial, esto es, cuando no cumpla lo especificado o no incluya algún documento que, de acuerdo con la invitación se requiera adjuntar y dicha deficiencia impida la comparación objetiva con otras propuestas.  Si durante el análisis de las propuestas se encuentra que en ésta se incluyen condiciones diferentes a las establecidas en la invitación.  Cuando, se compruebe que la información suministrada por los proponentes sea contradictoria o no corresponda en algún aspecto a la verdad o sea artificiosamente incompleta  Cuando no se asista o se llegue por fuera de la hora establecida para la visita al sitio de los trabajos o no se asista a la audiencia de aclaraciones y distribución de riesgos. 12. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 13. REGLAS DE SUBSANABILIDAD Artículo 2.2.8. Decreto 734 de 2012. Reglas de subsanabilidad. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos
  • 95. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 95 que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 y en el presente decreto. Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla. 14. CRITERIOS DE EVALUACIÒN CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS (EVALUACION) CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO Cumplimiento Experiencia Precio TOTAL 15. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas de conformidad artículo 4.2.5 del decreto 734 de 2012. 10.4.1 Corrección Aritmética 10.4.2 Procedimiento para la asignación de puntaje 11. DEFINICIONES DE RIESGOS DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS 11.1Definiciones
  • 96. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 96 De conformidad con el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se establece la TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN de los riesgos previsibles. Para el efecto, se establecen las siguientes definiciones y categorías de riesgo:  RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.  TIPIFICACIÓN DEL RIESGO: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.  ESTIMACIÓN DEL RIESGO: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido.  ASIGNACIÓN DEL RIESGO: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.  RIESGO IMPREVISIBLE: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible predecir su ocurrencia. 11.2 Riesgos Previsibles Para efectos de este proceso de selección son riesgos previsibles: 1. Cambios normativos y/o tributarios. 2. Hurto. 3. Daños Ocasionados por grupos al margen de la ley 4. Atrasos y sobre costos en la ejecución por fuerza mayor o caso fortuito 5. Variación de Cantidades y Modificación de especificaciones particulares.
  • 97. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 97 11.3. Tipificación, Asignación y Estimación del Riesgo A continuación se procede a determinar la tipificación, asignación y estimación del riesgo. 1. Cambios Normativos y/o Tributarios TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACIÓN Ocurre cuando las condiciones inicialmente estipuladas en el Contrato han sufrido una modificación sustancial, como es el caso de una norma que modifique o exija la inclusión de un nuevo componente técnico que implique la destinación de mayores recursos, o cuando a consecuencia de una norma con efectos tributarios varía las condiciones económicas inicialmente establecidas La ocurrencia de este riesgo será resuelta a favor de quien sea el sujeto activo de la norma, es decir, a quien se obliga con la nueva condición técnica o al pago de nuevos tributos. La parte afectada, deberá acreditar que la ocurrencia del hecho generó un desequilibrio en su contra. La parte que resulte legalmente obligada asumirá el 100% del valor del perjuicio probado. 2. Hurto TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Se trata de menoscabos en el patrimonio, definido por el Código Penal (Capítulo I del Título VII, Ley 599 de 2000) La ocurrencia del riesgo de Hurto será asumida por quien sea víctima de ellos, y en el caso en que éste sea el CONTRATISTA, la entidad no asumirá ningún sobrecosto por la pérdida de materiales o cualquier otro implemento en la obra. La parte afectada por el Hurto asumirá el 100% del valor del perjuicio
  • 98. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 98 3. Daños ocasionados por grupos al margen de la ley TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Cualquier daño en bienes muebles o inmuebles de la obra y que aún no han sido recibidos por parte de la Interventoría del Contrato (Código Penal - Ley 599 de 2000) La ocurrencia de los eventuales riesgos por daños ocasionados en los bienes de la Obra serán asumidos por quien es víctima de ellos, y en el caso en que éste sea el CONTRATISTA, la entidad no asumirá ningún sobrecosto. La parte afectada por los daños sobre los bienes de la obra asumirá el 100% del valor del perjuicio 4. Atrasos y sobrecostos en la ejecución por temporadas invernales y en general por circunstancias climáticas TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Ocurre en los eventos en los cuales el plazo del contrato es insuficiente como consecuencia de la temporada de invierno o por cualquier otra causa climática La ocurrencia de los eventuales atrasos en la obra a consecuencia de la temporada de invierno o de cualquier otra causa climática será asumida en principio por el CONTRATISTA, quien debe prever el clima durante la época de ejecución del contrato, con fundamento, entre otros, en registros históricos. En los casos de comportamiento extraordinario del clima certificados por la autoridad pública competente, como es el caso del IDEAM o quien haga sus veces, los costos por el atraso de la obra serán asumidos proporcionalmente entre el El valor de los sobrecostos por las temporadas de invierno y en general cualquier causa climática, serán asumidas en un 100% por el CONTRATISTA, cuando dicha temporada es previsible con fundamento, entre otros, en los registros históricos del clima.
  • 99. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 99 CONTRATISTA y LA ENTIDAD. En los casos de temporadas del clima extraordinarios, serán asumidos por ambas partes de acuerdo a los porcentajes que den como resultado el evento en concreto 5. Atrasos y sobrecostos en la ejecución por fuerza mayor o caso fortuito TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Eventos en los cuales el plazo y/o el valor del contrato resulta insuficiente como consecuencia de circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito La ocurrencia de los eventuales atrasos y sobrecostos en la obra a consecuencia de circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito serán tratados bajo los parámetros de la teoría del desequilibrio económico (Hecho del Príncipe - Teoría de la Imprevisión) La parte que resulte legalmente obligada asumirá el 100% del valor del perjuicio probado
  • 100. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 100 6. Accidentes de personal en la obra TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Cuando cualquier persona que se encuentre en la zona de influencia de la obra, sufra un accidente, daños a su integridad física, mental o moral El riesgo será asumido por el CONTRATISTA de Obra, y en estos casos procede la responsabilidad contractual con sus trabajadores o extracontractual con personas ajenas a la obra Los perjuicios causados a trabajadores de la obra o terceros será asumida por el CONTRATISTA con sus pólizas, y en caso de insuficiencia de las mismas, el CONTRATISTA asumirá el remanente 7. Variación de Cantidades y Modificación de especificaciones particulares TIPIFICACION ASIGNACION ESTIMACION Son los efectos derivados del incremento o disminución en las cantidades contractuales. La ocurrencia de las variaciones de cantidades serán asumidas por el CONTRATISTA y/o CONTRATANTE. La parte que resulte legalmente obligada asumirá el 100% del valor del incremento y/o disminución de las cantidades contractuales. 12. GARANTÌAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL. Con el objeto de respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista en desarrollo del objeto del contrato, y para responder por las ofertas presentadas o del contrato que sea celebrado con el Municipio, se exigirán las garantías que consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros
  • 101. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 101 legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias, la cual cubrirá uno o algunos de los siguientes riesgos, dependiendo del objeto a contratar: a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de anticipo y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. b) Cumplimiento: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. c) Pago de salarios y prestaciones sociales, e indemnizaciones: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 5% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y tres años más. d) Estabilidad de las obras: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será de 5 años contados a partir del acta de recibo de la obra. . e) Responsabilidad civil extracontractual: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y 6 meses más. El Municipio de HELICONIA aprobará las garantías si las encuentra ajustadas a lo especificado. En caso contrario, las devolverá al CONTRATISTA, según sea el caso, para que dentro del plazo que El Municipio de HELICONIA le señale, haga las modificaciones y aclaraciones necesarias. Además, el Proponente favorecido con la adjudicación del contrato constituirá, a favor de la Empresa de servicios Públicos Y/O MUNICIPIO de HELICONIA, una GARANTÍA ÚNICA DE ESTABILIDAD DE LAS OBRAS, otorgada por un banco o una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de las redes, valoración realizada por La Empresa de Servicios Públicos y/o El Municipio, con una vigencia de cuatro (4) años contados a
  • 102. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 102 partir de la fecha de recibo definitivo de los trabajos por parte de El Municipio de HELICONIA. Atentamente, Nombre Nombre Alcalde Municipal Secretario de Despacho
  • 103. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 103 Anexo 2: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO DURACIÓN VALOR FECHA Entre los suscritos a saber: Alcalde o Secretario Autorizado XXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXX de XXXXX, en su calidad de XXXXXXXXX, debidamente facultado por el artículo 311 de la Constitución Nacional, Ley 136 de 1994 en su artículo 91 literal D numeral 5, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 734 de 2012, Acuerdo Municipal XXXXXX de XXXXX, quien para efectos de este Contrato se llamará EL MUNICIPIO, por una parte; y de la otra XXXXXX, también mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXX y quien para los efectos del presente Contrato se denominará EL CONTRATISTA; se ha celebrado Contrato de Prestación de Servicios Profesionales contenido en las siguientes cláusulas previas las siguientes consideraciones: 1) Que EL MUNICIPIO en su planta de personal no cuenta con el recurso humano disponible para realizar las labores de XXXXXXXXXX 2) Que EL CONTRATISTA se encuentra en disposición para cumplir con el objeto del presente Contrato de Prestación de Servicios, por poseer la idoneidad en el cumplimiento de los servicios a contratar. 3) Que el presente Contrato se realiza para cumplir unos fines específicos relacionados con el objeto del mismo y como apoyo a la gestión administrativa dEL MUNICIPIO. 4) Que el Contrato se ejecutará de acuerdo con las condiciones estipuladas y estará a cargo de la Secretaria de XXXXXXXXX, esperando concretar los resultados finales de acuerdo con lo previsto en el objeto de éste. PRIMERA: OBJETO: Por el presente Contrato EL CONTRATISTA se compromete para con EL MUNICIPIO, a prestar los servicios profesionales de XXXXXXXXX. SEGUNDA: NATURALEZA JURÍDICA DEL PRESENTE CONTRATO: Este Contrato es de aquellos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012 y por su tipología le serán igualmente aplicables las normas civiles y comerciales que correspondan. TERCERA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente Contrato, EL CONTRATISTA se obliga a: 1) Dar cumplimiento al objeto del Contrato con la mejor calidad posible y a responder por el mismo. 2) Preparar por sus propios medios los informes y las operaciones que deba realizar para el logro de los objetivos contenidos en este Contrato. 3) Velar por el cuidado y la conservación de los bienes que le sean encomendados para el cumplimiento de sus actividades. 4) Comprometer la máxima diligencia y empeño en las actividades. 5) Presentar informes escritos mensuales a la
  • 104. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 104 Secretaria de XXXXXXXXX que den cuenta de su gestión (especificando situaciones de modo, tiempo y lugar y en lo posible, cuantificando las actividades). Además, presentar los informes que eventualmente se requieran. 6) Atender los llamados y observaciones que haga EL MUNICIPIO, tendientes a mejorar la prestación del servicio. 7) Acreditar mensualmente el pago de las obligaciones del Sistema de Seguridad Social Integral, pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de conformidad con la Ley 1562 de 2012 y demás obligaciones en materia tributaria. 8) Elaborar y presentar a la Secretaria de XXXXXXXXX dentro del mes siguiente a la finalización del Contrato, un informe detallado sobre la ejecución del mismo. CUARTA: OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO: Además de las contenidas en la Ley 80 de 1993, EL MUNICIPIO se obliga para con EL CONTRATISTA a cancelar oportunamente a EL CONTRATISTA el valor de los servicios en los términos señalados en la cláusula séptima del presente Contrato. QUINTA: DURACIÓN DEL CONTRATO: El presente Contrato tendrá una duración de XXXXXXXX contados a partir de la fecha de la suscripción del acta de inicio correspondiente. SEXTA: VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente Contrato se estipula en la suma de XXXXXXXXXX M.L. ($XXXXXX). SÉPTIMA: FORMA DE PAGO: La entrega de los recursos se realizará a través de la Secretaría de Hacienda y Gestión Financiera, en cuotas XXXXXXX de $XXXXXX, previa certificación de la interventoría de haber recibido los servicios a satisfacción. PARÀGRAFO: EL CONTRATISTA autoriza expresamente al Municipio de Heliconia para descontar de sus pagos las sumas de dinero que por error le sean pagadas. Así mismo, autoriza la deducción correspondiente de impuestos y similares que las normas legales establezcan para este tipo de pagos. OCTAVA: IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: El valor que demande el presente Contrato se imputará al siguiente código: XXXXXXXX del presupuesto de rentas y gastos de la actual vigencia fiscal y disponibilidad presupuestal Nº XXXXX del XX de XXXX de XXXXX. NOVENA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad de juramento que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad legal para suscribir y ejecutar el presente Contrato y tampoco se encuentra en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar con el Estado. DÉCIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: EL MUNICIPIO podrá imponer a El CONTRATISTA en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento, como pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del Contrato. El valor de la cláusula penal que se haga efectiva, se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a EL MUNICIPIO. UNDÉCIMA: APLICACIÓN DE LA CLÁUSULA PENAL: De presentarse hechos constitutivos de incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA que implicaren hacer efectiva la cláusula penal, el Interventor del Contrato deberá requerir por una sola vez a EL CONTRATISTA para que éste explique las razones de su incumplimiento y haga uso del derecho de defensa, requerimiento que se dará a conocer inmediatamente a la Compañía Aseguradora (en caso de que se haya exigido ésta garantía al CONTRATISTA), mediante la respectiva comunicación. EL CONTRATISTA dispondrá de cinco (5) días hábiles a partir del momento del requerimiento para dar respuesta al mismo. En el evento en que EL MUNICIPIO considere que la respuesta no es satisfactoria o hay ausencia de la misma, procederá mediante Resolución motivada (expedida por el Alcalde) y con base en las pruebas aportadas por el Interventor del Contrato respecto del incumplimiento de EL CONTRATISTA, a hacer efectivo el cobro de la cláusula penal a que se refiere la cláusula anterior, conforme a lo dispuesto en el numeral 2° del artículo 4° de la Ley 80 de 1993. PARÀGRAFO 1º: El Acto Administrativo
  • 105. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 105 mediante el cual se hace efectiva la cláusula penal, se notificará a EL CONTRATISTA y a la Compañía Aseguradora (en caso de que se haya exigido ésta garantía al CONTRATISTA), de conformidad con lo señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Contra ésta proceden los recursos estipulados en las normas legales aplicables. PARÀGRAFO 2º: El valor de la cláusula penal pecuniaria ingresará al patrimonio de EL MUNICIPIO una vez en firme el Acto Administrativo que imponga aquella, los valores señalados allí, podrán ser tomados de los saldos a favor de EL CONTRATISTA o de la garantía constituida durante la etapa de liquidación del Contrato, lo cual es autorizado expresamente por EL CONTRATISTA con la firma del presente Contrato; de no ser posible, se hará efectiva por la jurisdicción competente. DUODÉCIMA: GARANTÍA ÚNICA: EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de EL MUNICIPIO una póliza de Cumplimiento del Contrato. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del Contrato y su vigencia será igual a la duración de éste y cuatro meses más. Deberá igualmente acreditar el pago de la prima de dicha póliza, bien mediante el sello de “pagado” impreso en ésta, o mediante la constancia de pago de la misma. DÈCIMA TERCERA: EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL: La celebración de éste Contrato no implica de manera alguna el surgimiento de una relación laboral o similar entre las partes, ni da lugar al nacimiento o existencia de vínculo laboral alguno. DÈCIMA CUARTA: CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente Contrato se podrá dar por terminado por las siguientes causas: Por Mutuo acuerdo de las Partes, siempre que la terminación no implique renuncia a derechos causados o adquiridos a favor de las Partes. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito se haga imposible el cumplimiento de los objetivos propuestos. Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas para cada una de las Partes. Por vencimiento del término fijado para la ejecución del mismo. Por las demás causales señaladas en la ley. PARÀGRAFO: Efectos de la Terminación: Una vez terminado el Contrato sin importar la causa de terminación, las Partes suscribirán la correspondiente Acta de Liquidación señalando los compromisos que deban subsistir aún cuando obre la liquidación, a fin de terminar las actividades que se encuentran en curso y que estén beneficiando a terceros o a la comunidad en general. DÉCIMA QUINTA: Multas: En el evento en que EL CONTRATISTA incurra en mora o incumplimiento parcial de las obligaciones que adquiere en virtud de éste Contrato, EL MUNICIPIO mediante resolución motivada, aplicará las siguientes multas, previa la garantía del debido proceso: a) Cuando se presente un atraso mayor del veinte por ciento (20%) en cualquiera de las entregas según las fechas pactadas por EL CONTRATISTA y certificado por la interventoría, el dos por ciento (2%) del valor dejado de ejecutar, sin superar el cinco por ciento (5%) del valor del Contrato dejado de ejecutar; lo cual no exonera a EL CONTRATISTA de la obligación de ejecutar la totalidad del Contrato hasta su terminación a satisfacción de EL MUNICIPIO. b) Por no acatar las órdenes del Supervisor o Coordinador del Contrato para que se corrijan defectos observados en el desarrollo del Contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del Contrato dejado de ejecutar por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito; contado a partir de la fecha en que se haya dado la orden por escrito por parte del Interventor y sin superar el dos por ciento (2%) del valor total del mismo. Esta multa no atenúa las demás atribuciones de EL MUNICIPIO. c) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que afecte el Contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del Contrato dejado de ejecutar. DÉCIMA SEXTA: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS: Para la imposición de las multas a que hacen relación los literales
  • 106. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 106 anteriores, se dará plena aplicación al debido proceso. Una vez constatado alguno de los supuestos para la imposición de multa (s) -señalados en los literales anteriores-, el Interventor del Contrato designado por EL MUNICIPIO presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que EL MUNICIPIO de inicio a un procedimiento administrativo sancionatorio. Éste comenzará con la citación a EL CONTRATISTA por intermedio de la interventoría y mediante comunicación escrita, para ser oído y presentar pruebas sobre los hechos constitutivos de multas dentro de un término de tres (3) días hábiles. DÉCIMA SÈPTIMA: INTERVENTORIA: La interventoría del presente Contrato estará a cargo de la Secretaria de Despacho de XXXXXXXX o quien haga sus veces, labor que deberá realizarse por lo menos en forma quincenal o en cualquier momento cuando la Administración Municipal lo estime conveniente. DÉCIMA OCTAVA: RÉGIMEN LEGAL: El presente Contrato se encuentra sometido en todo a las Leyes Colombianas, estableciéndose claramente que no existe relación laboral o subordinación alguna entre EL MUNICIPIO y EL CONTRATISTA; que no habrá lugar al pago de prestaciones sociales, aportes parafiscales o de seguridad social por parte de EL MUNICIPIO y que su contenido será regido en forma exclusiva por las normas del derecho civil y comercial, salvo en las materias expresamente reguladas por la Ley 80 de 1993. DÉCIMA NOVENA: SITUACIÓN DE EL CONTRATISTA: Para los efectos del presente Contrato, EL CONTRATISTA es considerado como particular que cumple funciones públicas, en consecuencia le son aplicables las disposiciones contenidas en el artículo 56 de Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 610 de 2000 y demás normas concordantes. VIGÉSIMA: CLAUSULAS EXCEPCIONALES: Se entienden incorporadas al presente Contrato de Prestación de Servicios las cláusulas excepcionales de Interpretación Unilateral, Modificación Unilateral, Terminación Unilateral y de Caducidad; como mecanismo que asegure el cumplimiento de los fines de la contratación. VIGÈSIMA PRIMERA: LEGALIZACIÓN: Para dar por legalizado el presente Contrato, EL CONTRATISTA deberá presentar los siguientes documentos: 1) Copia de la cédula de ciudadanía. 2) Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública para personas naturales, debidamente diligenciado. 3) Certificado del RUT. 4) Fotocopia de la afiliación a la seguridad social integral. 5) Formato Único de Declaración de Bienes y Rentas debidamente diligenciado. 6) Paz y salvo municipal, Estampilla pro- cultura y pro ancianos, Pro Hospital, Pro U de A, valores que se descontarán en la respectiva orden de pago. De otro lado, EL MUNICIPIO verificará lo siguiente: 1) Antecedentes Fiscales registrados por la Contraloría General de la Nación. 2) Antecedentes Disciplinarios registrados por la Procuraduría General de la Nación. 3) Antecedentes Penales reportados por la Policía Nacional. 4) Adquisición y pago de la Póliza de Garantía Única de Cumplimiento, de acuerdo a lo consagrado en el Contrato. 5) Demás requisitos legales exigidos por el Área de Gestión del Recurso Humano de la Administración Municipal. VIGÉSIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO: Los Contratos estatales son intuito personae; en consecuencia, éste no podrá cederse sin previa autorización escrita de EL MUNICIPIO. VIGÉSIMA TERCERA: CONSTANCIA DE VERIFICACIÓN ANTECEDENTES: Por medio del presente documento se hace constar que verificados los antecedentes y reportes de que trata la cláusula anterior por parte del Interventor, a la fecha de la firma de éste Contrato EL CONTRATISTA no registra antecedentes que lo inhabiliten para contratar. VIGÉSIMA CUARTA: CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: De conformidad con lo establecido en el artículo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012, es obligación de EL CONTRATISTA mantener indemne al Municipio de Heliconia de cualquier
  • 107. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 107 reclamación proveniente de terceros, que tengan como causa las actuaciones de EL CONTRATISTA con ocasión del presente Contrato. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA será el único responsable por la vinculación del personal y la celebración de Contratos que requiera para dar cumplimiento al objeto del presente Contrato, todo lo cual realiza en su propio nombre y riesgo. VIGÉSIMA QUINTA: PAGO DE APORTES: De conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, EL CONTRATISTA deberá acreditar durante el desarrollo del Contrato y hasta su terminación inclusive, el pago de los aportes a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales y Pensiones de las personas que asigne para la ejecución del objeto del Contrato. La inobservancia de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta que cese el incumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por EL MUNICIPIO. VIGÉSIMA SEXTA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: Este Contrato se entiende perfeccionado con la firma entre las partes y para su ejecución se requiere expedición del registro presupuestal y la aprobación de la Garantía Única de Cumplimiento (Acta de Inicio). VIGÈSIMA SÉPTIMA: DOMICILIO: Las partes acuerdan fijar como domicilio contractual el Municipio de Heliconia, Departamento de Antioquia. Para constancia se firma por las partes luego de ser leído y aceptado, a los xx días del mes de xx de 2012. Nombre Nombre Alcalde Municipal Secretario de Despacho Nombre Interventor
  • 108. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 108 Anexo 3: CONTRATO DE OBRA PÚBLICA. CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO DURACIÓN VALOR FECHA Entre los suscritos a saber: Alcalde o Secretario Autorizado XXXXXXXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía XXXXXXXXX expedida en xxxxx, quien actúa en calidad de XXXXXXXXX y en uso de sus facultades legales y en especial las contenidas en el artículo 311 de la Constitución Nacional, Ley 136 de 1994 en su artículo 91 literal D numeral 5, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, Acuerdo Municipal 016 de 09 de Agosto de 2012, quien para efectos de este contrato se llamará EL MUNICIPIO de una parte y de la otra el señor XXXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía número XXXXXXXX, se celebra el presente contrato, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. El objeto del presente Contrato es XXXXXXXXXXXX, se detallan las actividades a realizar: ACTIVIDAD UNIDAD CANTIDAD V/UNIT V/TOTAL SUB-TOTAL A.I.U 25% TOTAL
  • 109. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 109 SEGUNDA: ALCANCE Y LOCALIZACIÓN DE LAS OBRAS. Las obras objeto del presente Contrato se hará en la zona XXXXXX del Municipio de Heliconia. TERCERA: NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Todos los materiales deben cumplir con las Normas Técnicas Colombianas pertinentes (NTC), las cuales son aplicables a los procedimientos constructivos, las normas de Empresas Públicas de Medellín y las recomendaciones suministradas por la interventoría del proyecto. El contratista deberá considerar los costos indirectos de los ensayos de control de calidad que le solicitara la Interventoría, caso para el suministro de materiales, entre otros. En la ejecución de las obras que son objeto de este contrato, EL CONTRATISTA se ceñirá a las normas y especificaciones técnicas y diseños suministrados por EL MUNICIPIO, y a las normas técnicas colombianas que le apliquen. EL MUNICIPIO podrá hacer cambios en los planos y especificaciones de las obras, por conveniencia, por factores relacionados con el diseño o por eventos excepcionales. Estas modificaciones serán acordadas mediante actas de modificaciones entre EL MUNICIPIO y EL CONTRATISTA, con el visto bueno de la interventoria del proyecto. Si el CONTRATISTA requiere hacer cambios a las especificaciones originales, EL MUNICIPIO se reserva el derecho de aceptarlos o rechazarlos. CUARTA: DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES. Serán los establecidos en los artículos 4° y 5° de la Ley 80 de 1993. QUINTA: VALOR. El valor del presente contrato se estima en la suma de XXXXXXXXXXX ($XXXXXXX), de conformidad con la propuesta presentada por el contratista y aceptada por el Municipio de Heliconia, a todo costo precio unitario no reajustable. SEXTA. FORMA DE PAGO. EL MUNICIPIO pagará en actas de avance y la liquidación del contrato previa certificación por parte de la interventoria del proyecto. SEPTIMA: VIGENCIA DEL CONTRATO Y PLAZO DE EJECUCION DE LA OBRA. El plazo de ejecución, es decir, el término durante el cual EL CONTRATISTA se compromete a entregar y ejecutar a entera satisfacción del MUNICIPIO, la totalidad de la obra objeto del presente contrato, será de XXXX (XX) XXXX, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio. EL CONTRATISTA se obliga a iniciar la ejecución de las obras a partir del día en que se suscriba el Acta de Inicio. OCTAVA: SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO. Las partes de común acuerdo podrán suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante un acta en donde conste tal evento, sin que para efectos del plazo extintivo se compute el tiempo de suspensión. EL CONTRATISTA prorrogará la vigencia de la garantía única de cumplimiento por el tiempo que dure la suspensión. NOVENA: El CONTRATISTA se obliga a ejecutar las obras objeto del presente contrato de acuerdo con los planes y programas generales de trabajo. El incumplimiento de los trabajos acarreará al CONTRATISTA las sanciones que se establecen en este contrato. DECIMA: SUJESION DE LOS PAGOS A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES. El pago se imputará con cargo al código presupuestal XXXXXXX, Reserva Presupuestal XXXXX del XX de XXXXX de XXXX expedido por la Tesorería Municipal. DECIMA PRIMERA: INTERVENTORÍA. La interventoría del presente contrato será ejercida a través del XXXXXXXX, quien deberá controlar su correcta ejecución y cumplimiento. La interventoría no podrá exonerar al CONTRATISTA de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita previa del MUNICIPIO ordenar trabajo alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación de la concepción del diseño de las obras contratadas, ni cambio de obras y obras extras. La interventoría rechazará todos
  • 110. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 110 aquellos trabajos o materiales que no reúnan las condiciones exigidas en los documentos del contrato y EL CONTRATISTA se obliga a ejecutar a su costa los cambios y modificaciones que sean necesarios para el estricto cumplimiento de lo pactado en este documento. Si EL CONTRATISTA se niega a ejecutar los cambios y modificaciones indicadas por la interventoría, EL MUNICIPIO podrá ejecutarlas directamente o por intermedio de terceros, cargando los gastos que estas correcciones ocasionen a EL CONTRATISTA, sin perjuicio de las multas y sanciones a que haya lugar. PARÁGRAFO. La interventoría, coordinación, revisión y fiscalización de los trabajos por parte de la Interventoría no exime al CONTRATISTA ni en todo ni en parte de la responsabilidad que le compete de acuerdo con la Ley y con lo previsto en este contrato, la seguridad de la obra o cualquier defecto o deficiencia de la misma. Corresponde al interventor la coordinación, fiscalización y revisión de la ejecución de la obra, para que esta se desarrolle de conformidad con lo previsto en este contrato. DÈCIMA SEGUNDA: SITUACIÓN JURÍDICA DEL CONTRATISTA. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la obra contratada será realizada directamente por el personal que el CONTRATISTA emplee y en consecuencia no hay lugar a reconocimiento de salarios, prestaciones sociales, o indemnización del personal por parte del MUNICIPIO. PARAGRAFO PRIMERO. La vinculación de personal es responsabilidad del CONTRATISTA, la cual realiza en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que EL MUNICIPIO adquiera responsabilidad alguna por dichos actos. Sin embargo, EL MUNICIPIO podrá exigir la remoción de cualquier personal al servicio de El CONTRATISTA que a su juicio, no reúna las calidades necesarias para el desempeño o que considere perjudicial para sus intereses, sin que esté obligado a dar explicación al respecto. PARÁGRAFO SEGUNDO. PRESTACIONES SOCIALES. Será por cuenta de EL CONTRATISTA el cumplimiento de todas las obligaciones por concepto de salarios, prestaciones sociales y seguridad social, en favor del personal vinculado en la ejecución del objeto del presente contrato, con fundamento en las normas legales vigentes en el momento de la celebración del contrato y de las que se expidan durante su vigencia, así como de las prestaciones extralegales que tenga pactadas o pacte con sus empleados en convenciones colectivas. DECIMA TERCERA: CUIDADO DE LAS OBRAS. Desde la suscripción del acta de inicio de las obras hasta la entrega final de las mismas, el CONTRATISTA asumirá a entera responsabilidad su cuidado. En caso de que se produzca daño o pérdida de las obras o de alguna de ellas, el CONTRATISTA deberá repararlas y reponerlas a su costa, de manera que a su entrega definitiva las obras estén en buenas condiciones y estado, de conformidad con las condiciones del presente contrato y con las instrucciones de la interventoría. DÉCIMA CUARTA: RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. El Contratista será el responsable de todo daño o perjuicio que cause directa o indirectamente a terceros, por acción inapropiada, negligencia u omisión de su parte, en los trabajos relacionados con el contrato o en operaciones complementarias como establecimiento de campamentos y talleres, uso de caminos de acarreo o a través de predios particulares, explotación y producción de materiales, etc. DÉCIMA QUINTA: OBRAS MAL EJECUTADAS. La interventoría podrá rechazar la totalidad o parte de la obra ejecutada que no se ajuste a las especificaciones técnicas, si ha empleado materiales o procedimientos inadecuados, y se presentan defectos en los acabados. EL CONTRATISTA deberá ejecutar las medidas correctivas o trabajos exigidos por la interventoría a su costo y no tendrá derecho a remuneración distinta a la que hubiere correspondido por la ejecución correcta de las obras.
  • 111. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 111 Si EL CONTRATISTA rehúsa ejecutar obras contratadas o ejecutar las reparaciones y reconstrucciones ordenadas por EL MUNICIPIO, EL MUNICIPIO podrá hacerlas directamente o por medio de terceros y cargar la totalidad de su costo al CONTRATISTA y deducirlas de las cuentas que debe pagar a éste. Lo anterior, sin perjuicio del cobro de indemnización cubierta con la garantía de cumplimiento y de las multas correspondientes. DÉCIMA SEXTA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento de las obligaciones, parcial o total, por parte del CONTRATISTA, éste pagará a título de pena una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, la que se podrá cobrar, previo requerimiento, con base en el presente documento, el cual prestará mérito ejecutivo, o se podrá hacer efectivo por parte del MUNICIPIO sobre el amparo de cumplimiento, constituido a través de la garantía única. DÉCIMA SEPTIMA: CESION. Este contrato no podrá ser cedido por El CONTRATISTA a ninguna otra persona, salvo autorización expresa del MUNICIPIO. DÉCIMA OCTAVA: RECIBO DEFINITIVO DE LA OBRA. Dentro de los 5 días anteriores a la fecha de terminación prevista de las obras, la Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial a través de la Interventoría del proyecto hará una inspección general de los trabajos ejecutados y dará instrucciones escritas sobre las reparaciones, reconstrucciones y conservación que El CONTRATISTA deba hacer para la entrega final. El último día del plazo original o modificado, los trabajos solicitados deberán estar terminados a entera satisfacción del MUNCIPIO. Este día se elaborará el acta de entrega final, en la cual se hará constar que las obras recibidas cumplen las estipulaciones del contrato. La entrega final no exonera a El CONTRATISTA de su responsabilidad de las obras ejecutadas durante el período que señalen los documentos del contrato. DÉCIMA NOVENA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación del Contrato se hará de común acuerdo entre LA CONTRATISTA Y EL CONTRATANTE, las personas acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de los cuales quedará constancia en el acta de liquidación, de conformidad con el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Parágrafo: Si es del caso, para la liquidación se exigirá a EL CONTRATISTA la ampliación de la vigencia de las garantías establecidas, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Si EL CONTRATISTA no concurre a la liquidación del contrato, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, EL CONTRATANTE lo liquidará unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de los cuatro (4) meses previstos para la liquidación bilateral, según el Artículo 44, Literal d) de la Ley 446 de 1998, que modificó el Artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación EL CONTRATANTE liquidará el contrato unilateralmente en cualquier tiempo dentro de los (2) años siguientes del mutuo acuerdo o unilateralmente de conformidad con la Ley 1150 de 2007. VIGÉSIMA: GARANTIA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO. El Contratista otorgará a favor del MUNICIPIO DE HELICONIA, garantía única que avalará el cumplimiento del contrato y de las obligaciones del contratista con terceros, así: CUMPLIMIENTO: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad civil extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la Administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del
  • 112. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 112 contrato, en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos legales mensuales (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por el período de ejecución del contrato y seis meses más. ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será de 5 años contados a partir del acta de recibo de la obra. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIÓNES LABORALES. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 5% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y tres años más. Deberá igualmente acreditar el pago de la prima de dicha póliza; bien mediante el sello de “pagado” impreso en ésta, o mediante la constancia de pago de las mismas. VIGESIMA PRIMERA: CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y OTROS GASTOS U OBLIGACIONES. El Contratista deberá: A) Acreditar el cumplimiento de las obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, y aportes parafiscales (caja de compensación, ICBF, SENA), del personal a utilizar en la ejecución del presente contrato (Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007). B) Pago de las estampillas: Pro-cultura, pro ancianos, pro Universidad de Antioquia y Pro Hospital, valores que serán descontados en la realización de los pagos por parte de la Secretaría de Hacienda y Desarrollo Financiero. C) Fotocopia del Rut, Certificado de la Cámara de Comercio y cédula. D) Contribución con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia del Municipio, correspondiente al 5% del valor total del contrato (Ley 1106 de 2006), valor que será descontado por parte de la Secretaría de Hacienda y Desarrollo Financiero en los respectivos pagos, así mismo el contratista deberá presentar los demás requisitos, cancelar los impuestos y contribuciones legales exigidos por el municipio para proceder a legalizar el presente contrato. PARAGRAFO. Para el pago total o último pago, según el caso, el CONTRATISTA deberá presentar los paz y salvos de aportes a la EPS, ARP, fondo de pensiones, SENA, ICBF y caja de compensación familiar en relación con todos sus empleados y trabajadores, así como los paz y salvos de todos y cada uno de los trabajadores vinculados en la ejecución del contrato, por concepto de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a que haya lugar. VIGÉSIMA SEGUNDA: CADUCIDAD. La declaratoria de caducidad será proferida por el Alcalde Municipal mediante Resolución motivada en la cual se expresarán las causas que le dieron origen y se ordenará hacer efectiva la cláusula penal y las multas si fuere el caso, contra dicha Resolución solo procede el recurso de reposición en los términos y condiciones del Decreto 01 de 1984 artículo 50 y siguientes y la Ley 80 de 1993. Son causales de caducidad las siguientes: A) Disolución de la sociedad contratista. B) Si el contratista no da principio a los trabajos en el término estipulado. C) Si los trabajos son suspendidos por un lapso mayor de diez (10) días sin causa justificada. Ejecutoriada la Resolución de caducidad, el Contratista hará entrega inmediata de los trabajos en el estado en que se encuentran, así como de los dineros recibidos y no invertidos, si no lo hiciere el MUNICIPIO podrá tomar posesión de ellos mediante levantamiento de un acta donde dejará constancia de todos los pormenores que estime convenientes. Recibidas y tomadas las obras se procederá a la liquidación del contrato. VIGÉSIMA TERCERA: TERMINACION, MODIFICACION E INTERPRETACION UNILATERALES. Este contrato se rige por los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales previstos en el Estatuto de Contratación Pública (Ley 80 de 1993). VIGESIMA CUARTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. El CONTRATISTA
  • 113. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 113 declara bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende prestado con la suscripción del presente contrato, que no se encuentra dentro de ninguna de las Inhabilidades e Incompatibilidades previstas en la Constitución Política, la Ley 80 de 1994 y demás disposiciones vigentes. VIGESIMA QUINTA: MULTAS: En el evento en que EL CONTRATISTA incurra en mora o incumplimiento parcial de las obligaciones que adquiere por el contrato, El Municipio, mediante resolución motivada, aplicará las siguientes multas, previa la garantía de un debido procedimiento: a) Cuando se presente un atraso mayor del veinte por ciento (20%) en cualquiera de las entregas, según las fechas pactadas por EL CONTRATISTA y aprobado por la interventoría, el dos por ciento (2%) del valor dejado de ejecutar, sin superar el cinco por ciento (5%) del valor del contrato dejado de ejecutar, lo cual no exonera al CONTRATISTA de la obligación de ejecutar la totalidad del contrato, hasta su terminación a satisfacción del Municipio. b) Por no acatar las órdenes del Supervisor o Coordinador del contrato para que se corrijan defectos observados en el desarrollo del contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito, contado a partir de la fecha en que se haya dado la orden por escrito por parte del Interventor, sin superar el dos por ciento (2%) del valor total del mismo. Esta multa no atenúa las demás atribuciones del Municipio. c) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar. VIGESIMA SEXTA: Procedimiento Para la Imposición de Multas: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS: Para la imposición de las multas a que hacen relación los literales anteriores, se dará plena aplicación al debido proceso. Una vez constatado alguno de los supuestos para la imposición de multa (s) - señalados en los literales anteriores-, el Interventor del Contrato designado por el Municipio, presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que el Municipio, de inicio a un procedimiento administrativo sancionatorio. Éste dará inicio con la citación al CONTRATISTA, por intermedio de la interventoría, mediante comunicación escrita, para ser oído y presentar pruebas, dentro de un término de tres (3) días hábiles sobre los hechos constitutivos de multas. VIGESIMA SEPTIMA: PAGO DE APORTES: De conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el contratista deberá acreditar durante el desarrollo del contrato y hasta su liquidación inclusive, el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales y pensiones de las personas que asigne para la ejecución del objeto del contrato. La inobservancia de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta que cese el incumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. VIGESIMA OCTAVA: GASTOS E IMPUESTOS. Todos los gastos, tasas, impuestos y contribuciones que se causen por el presente contrato, correrán por cuenta del contratista: 1) Pólizas. 2) Estampillas: pro-cultura, pro ancianos, pro hospitales públicos y pro Universidad de Antioquia. VIGESIMA NOVENA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN. El presente contrato se entiende perfeccionado con el acuerdo de las partes sobre su objeto, contraprestación y con la suscripción del mismo, y para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas y del registro presupuestal respectivo. TRIGESIMA: CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: De conformidad con lo establecido en el artículo 6 del Decreto 734 de 2012, es obligación del contratista mantener indemne al Municipio de Heliconia de cualquier reclamación proveniente de terceros que tengan como causa las actuaciones del Contratista con ocasión del presente contrato. PARÁGRAFO: El
  • 114. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 114 contratista será el único responsable por la vinculación del personal y la celebración de su contrato que requiera para dar cumplimiento al objeto del presente contrato todo lo cual realiza en su propio nombre y riesgo. TRIGESIMA PRIMERA: REVISIÓN BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES: Por medio del presente documento se deja constancia que revisado el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, no figura el contratista relacionado en el citado boletín, revisión realizada el XXXXXX por parte del interventor del presente contrato. TRIGESIMA SEGUNDA: CONSTANCIA DE VERIFICACIÓN EN EL SICE: El suscrito interventor del presente contrato, hace constar que los precios fueron consultados en el SICE. TRIGESIMA TERCERA: DOMICILIO. Para la ejecución del presente Contrato las partes acuerdan como domicilio el Municipio de Heliconia. Para constancia se firma por las partes, luego de leído y aceptado el día_____________________________________________. Nombre Nombre Alcalde Municipal El Contratista Nombre Interventor del Contrato
  • 115. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 115 Anexo 4: CONTRATO DE SUMINISTRO CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO DURACIÓN VALOR FECHA Entre los suscritos a saber: Alcalde Municipal o Secretario Autorizado XXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXX del mismo Municipio, actúa como XXXXXXXX en su calidad de XXXXXXXXXX, debidamente facultado por el artículo 311 de la Constitución Nacional, Ley 136 de 1994 en su artículo 91 literal D numeral 5, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, Acuerdo Municipal 016 de 09 de Agosto de 2012, quien para los efectos del presente contrato se denominará EL MUNICIPIO, por una parte; y de la otra el señor XXXXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía número XXXXXXX, por otra parte y que en lo sucesivo se llamarán EL MUNICIPIO y EL CONTRATISTA respectivamente; se ha celebrado el siguiente Contrato de Suministro que se regirá por las siguientes cláusulas. PRIMERA: Objeto: XXXXXXXX, de acuerdo al siguiente detalle: DESCRIPCION UNID AD CANTIDA D VALOR UNITARIO VALOR TOTAL TOTAL SEGUNDA: Duración: El presente Contrato tiene una duración de XXXXX (XXX) XXX contados a partir de la firma del acta de inicio. EL CONTRATISTA entregará el suministro de acuerdo con los controles implementados por EL MUNICIPIO, en las instalaciones que el Interventor designe para el efecto. TERCERA: Valor y forma de pago: El valor del presente contrato se estipula hasta en la suma de XXXXXXXXXXX ($XXXXXX), que serán cancelados por la Tesorería de Rentas Municipales en XXXXX (XX) cuota a la entrega de los suministros. Estos pagos estarán subordinados a las apropiaciones presupuestales y contables que para el caso se hagan, y previamente certificado por el Interventor del Contrato de haber recibido el suministro a entera satisfacción. CUARTA: Control de calidad: Antes de dar por recibido el suministro objeto del presente Contrato, EL MUNICIPIO procederá a revisarlo por los medios que estime conveniente y EL CONTRATISTA aceptará las condiciones que EL MUNICIPIO tome. QUINTA: Imputación Presupuestal: El valor del presente Contrato se imputará al artículo 400.03.01.04.02, del presupuesto de rentas y gastos de la actual vigencia fiscal con
  • 116. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 116 Reserva NºXXXX del XX de XXXX de XXXX. SEXTA: Caducidad Administrativa: EL MUNICIPIO podrá declarar la caducidad del contrato si se presenta algún hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, no habiendo lugar al pago de indemnización para EL CONTRATISTA. SÉPTIMA: Domicilio: Para todos los efectos contractuales se considera como domicilio el Municipio de Heliconia. OCTAVA: Requisitos de legalización: Para tener por legalizado el presente contrato EL CONTRATISTA deberá presentar y cancelar todos los gastos que se generen en desarrollo del presente contrato, como: a) Pago de las Estampillas Pro-Cultura y Pro-Ancianos, Pro Hospital y Pro Universidad de Antioquia, valores que serán descontados por la Secretaría de Hacienda y Desarrollo Financiero en las respectivas órdenes de pago. b) Fotocopia de la cédula. c) fotocopia del RUT. d) Paz y salvo municipal. e) Póliza de cumplimiento. f) Certificado de seguridad social. h) Certificado de la Cámara de Comercio. NOVENA: Póliza Única de Cumplimiento con los amparos de: a) Cumplimiento: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será de 5 años contados a partir del acta de recibo de los bienes. Deberá igualmente acreditar el pago de la prima de dicha póliza; bien mediante el sello de “pagado” impreso en ésta, o mediante la constancia de pago de las mismas. DECIMA: Inhabilidades e Incompatibilidades: EL CONTRATISTA expresa no encontrarse en el momento de la firma del presente contrato dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución Política y la Ley. DECIMA PRIMERA: Multas: En el evento en que EL CONTRATISTA incurra en mora o incumplimiento parcial de las obligaciones que adquiere por el contrato, El Municipio, mediante resolución motivada, aplicará las siguientes multas, previa la garantía de un debido procedimiento: a) Cuando se presente un atraso mayor del veinte por ciento (20%) en cualquiera de las entregas, según las fechas pactadas por EL CONTRATISTA y aprobado por la interventoría, el dos por ciento (2%) del valor dejado de ejecutar, sin superar el cinco por ciento (5%) del valor del contrato dejado de ejecutar, lo cual no exonera al CONTRATISTA de la obligación de ejecutar la totalidad del contrato, hasta su terminación a satisfacción del Municipio. b) Por no acatar las órdenes del Supervisor o Coordinador del contrato para que se corrijan defectos observados en el desarrollo del contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito, contado a partir de la fecha en que se haya dado la orden por escrito por parte del Interventor, sin superar el dos por ciento (2%) del valor total del mismo. Esta multa no atenúa las demás atribuciones del Municipio. c) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar. DECIMA SEGUNDA: Procedimiento Para la Imposición de Multas: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS: Para la imposición de las multas a que hacen relación los literales anteriores, se dará plena aplicación al debido proceso. Una vez constatado alguno de los supuestos para la imposición de multa (s) -señalados en los literales anteriores-, el Interventor del Contrato designado por el Municipio, presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que el Municipio, de inicio a un procedimiento administrativo sancionatorio. Éste dará inicio con la citación al CONTRATISTA, por intermedio de la interventoría, mediante comunicación escrita, para ser oído y presentar pruebas, dentro de un
  • 117. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 117 término de tres (3) días hábiles sobre los hechos constitutivos de multas. DÉCIMA TERCERA: Cláusulas excepcionales: Las cláusulas de interpretación, modificación y terminación unilateral se entienden pactadas, contra ellas proceden los recursos legales correspondientes. DECIMA CUARTA: Derechos y deberes de las partes: Serán los establecidos en los artículos 4° y 5° de la Ley 80 de 1993. DECIMA QUINTA: Interventor: La interventoría del presente contrato estará a cargo del XXXXXXXX o quienes hagan sus veces. DECIMA SEXTA: CESIÓN DEL CONTRATO: Los contratos estatales son intuito personae; en consecuencia, éste no podrá cederse sin previa autorización escrita del CONTRATANTE. DECIMA SEPTIMA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación del Contrato se hará de común acuerdo entre EL CONTRATISTA Y EL CONTRATANTE, las personas acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de los cuales quedará constancia en el acta de liquidación, de conformidad con el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Parágrafo: Si es del caso, para la liquidación se exigirá a EL CONTRATISTA la ampliación de la vigencia de las garantías establecidas, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Si EL CONTRATISTA no concurre a la liquidación del contrato, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, EL CONTRATANTE lo liquidará unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de los cuatro (4) meses previstos para la liquidación bilateral, según el Artículo 44, Literal d) de la Ley 446 de 1998, que modificó el Artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación EL CONTRATANTE liquidará el contrato unilateralmente en cualquier tiempo dentro de los (2) años siguientes del mutuo acuerdo o unilateralmente de conformidad con la Ley 1150 de 2007. DECIMA OCTAVA: CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: De conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, es obligación del contratista mantener indemne al Municipio de Heliconia de cualquier reclamación proveniente de terceros que tengan como causa las actuaciones del Contratista con ocasión del presente contrato. PARÁGRAFO: El contratista será el único responsable por la vinculación del personal y la celebración de su contrato que requiera para dar cumplimiento al objeto del presente contrato todo lo cual realiza en su propio nombre y riesgo. CLAUSULA NOVENA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento de las obligaciones, parcial o total, por parte del CONTRATISTA, éste pagará a título de pena una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, la que se podrá cobrar, previo requerimiento, con base en el presente documento, el cual prestará mérito ejecutivo, o se podrá hacer efectivo por parte del MUNICIPIO sobre el amparo de cumplimiento, constituido a través de la garantía única. VIGESIMA: PAGO DE APORTES: De conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el contratista deberá acreditar durante el desarrollo del contrato y hasta su liquidación inclusive, el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales y pensiones de las personas que asigne para la ejecución del objeto del contrato. La inobservancia de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta que cese el incumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. VIGESIMA PRIMERA: Por medio del presente documento se deja constancia que revisado el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, no figura el contratista relacionado en el citado boletín, revisión realizada el día XXXXXXXX. VIGESIMA SEGUNDA: CONSTANCIA DE VERIFICACIÓN EN EL SICE: El suscrito interventor del
  • 118. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 118 presente contrato, hace constar que los precios fueron consultados en el SICE. VIGESIMA TERCERA: Perfeccionamiento: Este contrato se entiende perfeccionado con la firma entre las partes y para la ejecución se requiere el registro presupuestal. Para constancia se firma en Heliconia a los ____________________, luego de ser leído y aceptado por las partes. Nombre Nombre Alcalde Municipal o Secretario Autorizado El Contratista Nombre Interventor del Contrato
  • 119. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 119 Anexo 5: CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO DURACIÓN VALOR FECHA Entre los suscritos a saber: Alcalde Municipal, identificado con cédula de ciudadanía XXXX expedida en XXXXXXX, quien actúa como Representante Legal del Municipio de Heliconia en su calidad de XXXXXX, debidamente facultado por el artículo 311 de la Constitución Nacional, Ley 136 de 1994 en su artículo 91 literal D numeral 5, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, Acuerdo Municipal 016 de 09 de Agosto de 2012, quien para efectos de este contrato se llamará EL MUNICIPIO, por una parte; y por la otra, XXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía XXXXX de XXXXXX, quien en su condición de Representante Legal de XXXXXXX, identificado con Nit XXXXXX quien para efectos del presente contrato se denominará XXXXXX, se ha celebrado el contrato interadministrativo que se regirá por las siguientes cláusulas, previas las consideraciones que a continuación se exponen: A) Que el Municipio de Heliconia XXXXXXXX. B) Que XXXXX. C) Que XXXXXX, se ha celebrado el presente contrato interadministrativo que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO. XXXXXXXXXX se compromete para con EL MUNICIPIO DE HELICONIA a realizar XXXXXXXXXXXXXXXXXX, a través de las siguientes actividades: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. De acuerdo a la propuesta presentada por XXXXX y aceptada por EL MUNICIPIO DE HELICONIA, que hace parte integral del presente Contrato Interadministrativo. SEGUNDA: VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente contrato asciende a la suma de XXXXXXX ($XXXXX). TECERA: FORMA DE PAGO: EL MUNICIPIO DE HELICONIA entregará a XXXX, a través de la Secretaría de Hacienda y Desarrollo Financiero, la suma acordada de la siguiente manera: XXXXXX con la presentación del informe final al interventor y del acta de recibo de obras, debidamente suscrita por éste, el contratista, el municipio y el Supervisor del Convenio. CUARTA: OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO. El Municipio se compromete a: 1) Entregar a
  • 120. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 120 XXXXX los recursos conforme se estipula en la cláusula XXXXXX del presente contrato. 2) Realizar el seguimiento y evaluación al presente contrato, en cabeza de la Secretaría de XXXXXXX. QUINTA: OBLIGACIONES DE El Contratista XXXX 1) Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato y demás requerimientos que de él se deriven. 2) Entregar los informes requeridos por el Municipio de las actividades adelantados en desarrollo del contrato. 3) Desarrollar dentro del término del presente contrato, las actividades descritas en el objeto del mismo. SEXTA: PLAZO DE EJECUCIÒN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del presente contrato será de XXXXXX (XX) XXXX, contados a partir de la suscripción del acta de inicio. SEPTIMA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÒN. El presente contrato se entenderá perfeccionado una vez haya sido suscrito por las partes; para su ejecución se requiere del correspondiente certificado de registro presupuestal, garantía de cumplimiento, responsabilidad civil y la suscripción del acta de inicio. OCTAVA: INTERVENTORIA DEL CONTRATO. La interventoría de este Contrato Interadministrativo estará a cargo de la Secretaría de XXXXX del MUNICIPIO DE HELICONIA, o de quien se designe para tal fin, quien ejecutará las funciones de supervisión y vigilancia técnica, administrativa y financiera del mismo. En cumplimiento de su función deberán: 1) Exigir el cumplimiento del contrato y en especial verificar que se cumplan las obligaciones pactadas en el mismo. 2) Informar sobre cualquier irregularidad que se presente en desarrollo del Contrato. 3) Verificar el cumplimiento de cada una de las cláusulas del Contrato. 4) Verificar el informe final del Contrato. 5) Proyectar el acta de liquidación del Contrato. NOVENA: NATURALEZA JURIDICA: El presente documento es un CONTRATO INTERADMINISTRATIVO, el cual se rige por la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012; y las disposiciones comerciales y civiles que sean pertinentes, de conformidad con lo establecido por el artículo 13 de la Ley 80 de 1993. DECIMA: CLAUSULAS EXCEPCIONALES: Por tratarse de un contrato interadministrativo, se prescinde de la utilización de las cláusulas excepcionales al derecho común, de terminación, interpretación y modificaciones unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad, de conformidad con el parágrafo del numeral 2 del artículo 14 de la ley 80 de 1993. DECIMA PRIMERA: INHABILIDADES. El Contratista XXXX declara bajo juramento que se entiende prestado con la firma de este contrato, que no se encuentra incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Ley y que serán de su responsabilidad las consecuencias que se deriven de los antecedentes o sobrevivientes. DECIMA SEGUNDA: CESION. Este contrato se ha celebrado en consideración al objeto que se pretende ejecutar y la capacidad e idoneidad de XXXXX. En consecuencia no podrá cederlo a ninguna persona natural o jurídica sin el consentimiento previo y escrito del MUNICIPIO DE HELICONIA. DECIMA TERCERA: GARANTIA UNICA DE CUMPLIMIENTO. El CONTRATISTA otorgará a favor de la ENTIDAD CONTRATANTE garantía en la siguiente forma: A. CUMPLIMIENTO: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. B. ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al
  • 121. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 121 10% del valor total del contrato y su vigencia será de 5 años contados a partir del acta de recibo de la obra. C. PAGO DE SALARIO PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 5% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y tres años más. D. BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 100% del monto que el contratista reciba a título de anticipo y su vigencia será igual a la duración del contrato y cuatro meses más. Deberá igualmente acreditar el pago de la prima de dicha póliza; bien mediante el sello de “pagado” impreso en ésta, o mediante la constancia de pago de las mismas. PARAGRAFO: SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato y su vigencia será igual a la duración del contrato y 6 meses más. DECIMA CUARTA: AFILIACION A SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL. XXXXX debe estar a Paz y Salvo con los aportes a Seguridad Social y Parafiscales, DECIMA QUINTA: EXCLUSION LABORAL. El presente contrato no genera ninguna relación laboral entre las partes, ni con los terceros contratados para el desarrollo del objeto del presente contrato. DECIMA SEXTA: APROPIACIONES PRESUPUESTALES. El pago de la suma de dinero a que se obliga EL MUNICIPIO DE HELICONIA en razón a este contrato se hará con cargo a las Reservas números XXXXX del XXXX y XXX de XXXXX respectivamente, imputable al plan de inversión XXXXXXX del presupuesto de Rentas y Gastos. DECIMA SEPTIMA: SOLUCION DE CONTROVERSIAS. En el evento de surgir diferencias referentes al desarrollo y ejecución las partes acudirán inicialmente al empleo de mecanismos de solución de controversias contractuales, en especial, a la conciliación, la amigable composición y/o a la transacción. DECIMA OCTAVA: CAUSALES DE TERMINACIÒN: El presente contrato termina su duración por las siguientes causales: 1) En forma regular, cuando se configure: a) La ejecución total del objeto del contrato. b) El cumplimiento del plazo estipulado, y 2) En forma anticipada cuando se configure: a) El incumplimiento parcial o total de una de las obligaciones pactadas en el presente contrato, b) Por acuerdo mutuo entre las partes. DÉCIMA NOVENA: Multas: En el evento en que EL CONTRATISTA incurra en mora o incumplimiento parcial de las obligaciones que adquiere por el contrato, El Municipio, mediante resolución motivada, aplicará las siguientes multas, previa la garantía de un debido procedimiento: a) Cuando se presente un atraso mayor del veinte por ciento (20%) en cualquiera de las entregas, según las fechas pactadas por EL CONTRATISTA y aprobado por la interventoría, el dos por ciento (2%) del valor dejado de ejecutar, sin superar el cinco por ciento (5%) del valor del contrato dejado de ejecutar, lo cual no exonera al CONTRATISTA de la obligación de ejecutar la totalidad del contrato, hasta su terminación a satisfacción del Municipio. b) Por no acatar las órdenes del Supervisor o Coordinador del contrato para que se corrijan defectos observados en el desarrollo del contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar por cada día de mora en el cumplimiento de este requisito, contado a partir de la fecha en que se haya dado la orden por escrito por parte del Interventor, sin superar el dos por ciento (2%) del
  • 122. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 122 valor total del mismo. Esta multa no atenúa las demás atribuciones del Municipio. c) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato, el uno por mil (1 x 1.000) del valor del contrato dejado de ejecutar. VIGESIMA: Procedimiento Para la Imposición de Multas: PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS: Para la imposición de las multas a que hacen relación los literales anteriores, se dará plena aplicación al debido proceso. Una vez constatado alguno de los supuestos para la imposición de multa (s) -señalados en los literales anteriores-, el Interventor del Contrato designado por el Municipio, presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que el Municipio, de inicio a un procedimiento administrativo sancionatorio. Éste dará inicio con la citación al CONTRATISTA, por intermedio de la interventoría, mediante comunicación escrita, para ser oído y presentar pruebas, dentro de un término de tres (3) días hábiles sobre los hechos constitutivos de multas. VIGESIMA PRIMERA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación del Contrato se hará de común acuerdo entre EL CONTRATISTA Y EL CONTRATANTE, las personas acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de los cuales quedará constancia en el acta de liquidación, de conformidad con el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Parágrafo: Si es del caso, para la liquidación se exigirá a EL CONTRATISTA la ampliación de la vigencia de las garantías establecidas, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Si EL CONTRATISTA no concurre a la liquidación del contrato, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, EL CONTRATANTE lo liquidará unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de los cuatro (4) meses previstos para la liquidación bilateral, según el Artículo 44, Literal d) de la Ley 446 de 1998, que modificó el Artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación EL CONTRATANTE liquidará el contrato unilateralmente en cualquier tiempo dentro de los (2) años siguientes del mutuo acuerdo o unilateralmente de conformidad con la Ley 1150 de 2007. VIGESIMA SEGUNDA. DOCUMENTOS: Forman parte integral de este contrato, todos los documentos necesarios para su celebración, entre otros: 1) Propuesta técnica y económica para el contrato presentado por XXXXXX. 2) Compromiso presupuestal. 3) Los informes y demás documentos que en el desarrollo del contrato de deriven. VIGESIMA TERCERA: CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: De conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012 es obligación del contratista mantener indemne al Municipio de Heliconia de cualquier reclamación proveniente de terceros que tengan como causa las actuaciones del Contratista con ocasión del presente contrato. PARÁGRAFO: El contratista será el único responsable por la vinculación del personal y la celebración de su contrato que requiera para dar cumplimiento al objeto del presente contrato todo lo cual realiza en su propio nombre y riesgo. VIGESIMA CUARTA: PAGO DE APORTES: De conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el contratista deberá acreditar durante el desarrollo del contrato y hasta su liquidación inclusive, el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales y pensiones de las personas que asigne para la
  • 123. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 123 ejecución del objeto del contrato. La inobservancia de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta que cese el incumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. VIGESIMA QUINTA: Por medio del presente documento se deja constancia que revisado el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República no figuran las partes contratantes relacionadas en el citado boletín, revisión realizada el día XXXXXXXX, por parte del Interventor del presente convenio. VIGESIMA SEXTA: PUBLICACIÒN. El presente contrato deberá publicarse en la cartelera de la Alcaldía Municipal y en la página www.contratos.gov.co. VIGESIMA SEPTIMA: DOMICILIO. Las partes fijan como domicilio el Municipio de Heliconia. Para constancia se firma por las partes luego de leído y aprobado, a los _____________________________. Nombre Nombre Alcalde Municipal El Contratista Nombre Interventor del Convenio
  • 124. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 124 Anexo 6: ACTA DE LIQUIDACION. CONTRATO: Nº dd/mm/aaaa CLASE DE CONTRATO: CONTRATISTA: OBJETO: VALOR INICIAL: VALOR FINAL EJECUTADO: PLAZO: FECHA DE INICIACIÓN: FECHA DE TERMINACIÓN: El día dd/mm/aaaa, en el despacho del señor Alcalde Municipal, se reunieron las siguientes personas: (nombre del Alcalde), identificado con cédula de ciudadanía número (cédula del Alcalde), quien actúa en calidad de Alcalde y Representante Legal del Municipio de Heliconia; el señor (nombre del Contratista), identificado con cédula de ciudadanía número (cedula del Contratista), Representante Legal de (nombre Empresa) el contratista, y el señor (nombre del interventor), el Interventor, de común acuerdo entre las partes y de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, se procede a liquidar oficialmente el contrato en referencia, previas las siguientes, CONSIDERACIONES a. El (fecha del contrato) El Municipio de Heliconia celebró el (tipo de contrato Nro y fecha) con el señor (contratista), Representante de la (nombre Empresa), cuyo objeto es: (describir objeto), estableciendo como valor del contrato la suma de (valor en letras y números) y un plazo de ejecución contractual de (letras y números) MES a partir de la firma del acta de inicio. b. Con previa legalización del contrato, el acta de inicio fue suscrita por las partes el día (Fecha de inicio).
  • 125. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 125 c. A continuación se relaciona el cuadro de ejecución presupuestal del Contrato Nº_____ del ______, d. donde se discriminan los pagos realizados, así: PAGOS REALIZADOS VALOR FECHA NÚMERO DE ORDEN DE PAGO 1. Pago O.P: C.E: Total e. El objeto del contrato No. _____ de ______, se ha cumplido a cabalidad y se ha obtenido el fin buscado, el cual se recibió a satisfacción por parte del Municipio de Heliconia. f. Que el contratista se encuentra a paz y salvo en el pago de los impuestos a los cuales está obligado en virtud del contrato No _______de _______. g. El (la) Contratista se encuentra a paz y salvo por concepto de los aportes al sistema de seguridad social en salud y pensión, riesgos profesionales y pago de parafiscales de conformidad con la ley que la regula respecto de los montos y fechas de pago de estos aportes durante la ejecución de este contrato. h. Una vez cumplido el objeto del Contrato ________ Nº_____ del ____de ______ de ______ y en atención a las anteriores consideraciones, las partes ACUERDAN: PRIMERO: Liquidar de mutuo acuerdo el Contrato de _______ No. ______del _____de _____ de ______, en los términos antes enunciados. SEGUNDO: El CONTRATANTE, de acuerdo a lo manifestado por la interventoría, declara recibido los suministros servicios o trabajos en las condiciones y tiempo estipulado en el
  • 126. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 126 contrato. TERCERO: El Municipio de Heliconia y el CONTRATISTA se declaran a paz y salvo por todo concepto en la ejecución del Contrato _________ Nº______ del _____ de ______ de ______. Para constancia se firma en el Municipio de Heliconia, a los ______ días del mes de ______ de ______. NOMBRE DEL ALCALDE NOMBRE DEL CONTRATISTA ______________________ ___________________________ Alcalde Municipal El (la) Contratista NOMBRE DEL INTERVENTOR ____________________________________ Interventor del Contrato o Convenio
  • 127. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 127 Anexo 7: INVITACION A PRESENTAR PROPUESTAS Heliconia, DD MM AA Señor XXXXXXXXXXXXXX Ciudad ASUNTO: INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA EL MUNICIPIO DE HELICONIA se encuentra interesada en recibir propuestas para el siguiente proceso de Contratación Directa: Objeto: Presupuesto Oficial: $ más IVA Certificado de disponibilidad presupuestal: Dependencia a Cargo Para el efecto, se requiere la presentación de la respectiva propuesta de manera individual, unión temporal o en consorcio si así lo considera, la propuesta será objeto de evaluación con el fin de establecer que cumple con las calidades de participación, aspectos jurídicos y especificaciones técnicas. Fecha y hora límite de entrega, apertura de la propuesta: Lugar de entrega:
  • 128. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 128 1. CONDICIONES ECONÓMICAS: Los precios ofrecidos deberán ser en pesos colombianos e incluir el impuesto al valor agregado IVA si pertenece al régimen común, sin superar el presupuesto oficial global y el de cada uno de los proyectos, de lo contrario será eliminado del proceso de selección. Para efectos de la evaluación económica, la Entidad tendrá como referencia el valor del contrato antes de IVA. La propuesta completa será evaluada de manera global tomando como base la sumatoria del formato 3 de propuesta económica. Adicionalmente, al preparar su propuesta deberá tener en cuenta todos los impuestos que hayan de causarse por la celebración y ejecución del contrato, los cuales son por cuenta del adjudicatario y no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados. 2. CONDICIONES TÉCNICAS: 11. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3. EXPERIENCIA MÍNIMA  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA El proponente deberá diligenciarse el FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. Al diligenciar este formulario, el proponente no podrá adicionar, modificar, suprimir o alterar los recursos ni su descripción, unidades o cantidades, ni el Formulario mismo, toda vez que esta información se requiere para la comparación de las propuestas. El Proponente deberá ajustar al peso los sueldos, tarifas, jornales o costos, bien sea por exceso o por defecto; en caso contrario, EL MUNICIPIO DE HELICONIA efectuará dicho ajuste. El precio ofrecido deberá ser en pesos colombianos e incluir el impuesto al valor agregado IVA si pertenece al régimen común, sin superar la disponibilidad presupuestal, de lo contrario será eliminado del proceso de selección. En el caso que el proponente pertenezca al régimen
  • 129. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 129 simplificado, la Entidad considerará el monto del IVA asumido (correspondiente al 50% de la tarifa aplicable para el régimen común) sobre el valor de la propuesta. En ningún caso la sumatoria de estos conceptos podrá exceder el valor de la Disponibilidad Presupuestal. f) Carta de presentación debidamente firmada (formato 1). g) Certificado de existencia y representación legal renovado y con una fecha de expedición no superior a tres (3) meses (Para personas jurídicas). h) Si es personal natural aportar copia de certificados y/o acta de grado. i) Copia de certificados y/o contratos terminados, suspendidos o en ejecución. j) Copia del Registro Único Tributario (RUT). k) Certificado de pago de los aportes a la seguridad social (formato 2). l) Propuesta Técnica y Económica (IVA incluido según el caso), de conformidad con las especificaciones. m) Copia de Cedula de ciudadanía. n) Diligenciar Formato 3 en medio magnético. EL MUNICIPIO DE HELICONIA se reserva la facultad de verificar la información y documentos aportados por el proponente en cualquier momento desde la inscripción y en caso de establecer la existencia de inconsistencias o irregularidades, la propuesta será eliminada del proceso de selección. 5. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS EL MUNICIPIO DE HELICONIA podrá rechazar y eliminar una o varias propuestas, sin que haya lugar a su evaluación, en cualquiera de los siguientes casos: 1) Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, según lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y normas complementarias. 2) Cuando el proponente no acredite los requisitos de participación establecidos en ésta invitación. 3) Cuando sea extemporánea, es decir, si se presenta después de la fecha y hora fijadas para el cierre. 4) Cuando el valor total corregido de la propuesta, incluido IVA, exceda el monto del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 5) Si el proponente ofreciere un plazo para la ejecución del contrato diferente al establecido en ésta invitación.
  • 130. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 130 6) Cuando no se consigne el precio unitario de uno o varios ítems en el Formato No. 3 “VALOR DE LA PROPUESTA”, o se modifique o altere dicho formulario. 7) Cuando la propuesta se presente en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. 8) Cuando se solicite al proponente subsanar alguno de los documentos o de los requisitos de participación y no lo haga dentro del término fijado, o cuando habiéndolo aportado no esté acorde con las exigencias establecidas en la presente invitación. 6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA Criterio Puntaje Máximo XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX TOTAL XXX 7. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Se calificarán los oferentes que hayan resultado ADMISIBLES en todos los requisitos habilitantes establecidos en el numeral 3 de la presente invitación. EL MUNICIPIO DE HELICONIA realizará la calificación de las mismas, teniendo en cuenta los criterios de evaluación que se establecen en el numeral 6, solicitando las aclaraciones que considere pertinentes, las cuales serán resueltas por el proponente dentro del término que se le indique; de lo contrario, dicha información se tendrá por no presentada y la propuesta será rechazada. Todos los cálculos aritméticos que se efectúen para la determinación de los puntajes se aproximarán por exceso o por defecto a la centésima del valor, así: cuando la milésima sea igual o superior a 5, se aproximará por exceso, y cuando sea inferior a 5 se aproximará por defecto. De conformidad con el Decreto 734 de 2012, se evaluará al proponente según su Experiencia Especifica de la siguiente manera: Se tendrá en cuenta el valor facturado en contratos terminados, suspendidos o en ejecución, celebrados por el proponente, ya sea individualmente o en consorcio o unión temporal, durante los últimos CINCO (5) AÑOS anteriores a la fecha de cierre del proceso, que hayan tenido por objeto, o hayan contemplado en su alcance. La experiencia del proponente deberá acreditarse mediante certificaciones expedidas por el respectivo contratante, o cualquier otro documento contractual hábil, suscrito por funcionario competente de la entidad contratante, que contenga, como mínimo, la siguiente información: nombre del Contratista, Nº del contrato, objeto del contrato, área diseñada, plazo de ejecución, descripción del proyecto, fechas de iniciación y de terminación, porcentaje de participación si el
  • 131. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 131 contrato fue ejecutado en Consorcio o Unión Temporal, y cualquier otra información que le permita al evaluador establecer el cumplimiento de los requisitos. Si el proponente es una persona jurídica con menos de cinco (5) años de constituida, la experiencia de los socios podrá ser acumulada a la de ésta, en proporción al porcentaje de participación de los mismos en el capital social. En el caso de contratos celebrados entre particulares, la certificación deberá acompañarse del respectivo contrato u ofertas mercantiles siempre y cuando estén acompañadas de las correspondientes certificaciones de ejecución de los trabajos, expedidas por parte de la entidad o persona a quien fue dirigida la oferta. En el evento en que dos o más proponentes aporten una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la aclaración respectiva a cada uno de ellos y sólo se tendrá en cuenta aquella que esté demostrada. 8. CRITERIO DE DESEMPATE Si al momento de la evaluación de las propuestas dos o más propuestas obtengan el mismo puntaje, se realizará un sorteo, el cual se llevará a cabo con balotas, mediante el siguiente procedimiento: a. En el día y fecha de la audiencia de sorteo, a cada proponente se le asignará un número inmodificable de uno (1) a “n” (siendo “n” el número máximo de proponentes empatados), de forma aleatoria mediante sorteo de balota. b. La audiencia pública será conducida por Secretario de Planeación y Desarrollo Territorial o su designado de lo cual se dejará constancia en el acta. Los resultados del sorteo serán consignados en acta la cual será suscrita por los funcionarios y demás interesados que asistan a ella. c. Las balotas asignadas serán ingresadas nuevamente en la balotera y el coordinador de control interno o en su defecto el Secretario de Planeación y Desarrollo Territorial o su designado será el responsable de extraer las mismas, la primera en salir coincidirá con el proponente que se ubicará en el primer orden de elegibilidad y así sucesivamente hasta completar el cuadro de elegibles. 9. PLAZO PARA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y PERÍODO DE OBSERVACIONES La evaluación de las propuestas técnicas se realizará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de cierre del proceso. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá durante un (1) día hábil, contado a partir de la fecha que para el efecto determine EL MUNICIPIO DE HELICONIA, en la oficina de XXXXXXXXXXX, ubicada en XXXXXXXXXXXXXXX teléfono 5432000, con el fin de que los proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, las cuales deberán ser radicadas en el Área de
  • 132. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 132 Gestión Documental. En ejercicio de esta facultad, el proponente no podrá completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta. Las respuestas a las observaciones formuladas, así como los descargos o aclaraciones presentados por los proponentes objetados, serán resueltos en la adjudicación del contrato. 10. ADJUDICACION DEL CONTRATO Una vez concluida la evaluación de las propuestas, EL MUNICIPIO DE HELICONIA, en audiencia (fecha que será informada a los proponentes con anterioridad), dará a conocer el orden de elegibilidad de las mismas, y dará respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación. 11. FORMA DE PAGO EL MUNICIPIO DE HELICONIA cancelará a EL CONTRATISTA el valor total del contrato mediante XXXXXXXXXX, previa presentación de la factura debidamente legalizada y certificación del recibo a satisfacción por parte del interventor del contrato. 12. PLAZO DE EJECUCIÓN EL MUNICIPIO DE HELICONIA establece como plazo de ejecución un término de XXXXXXXXXXXX (XX) XXXXXXX Cualquier información adicional será suministrada. Atentamente, XXXXXXXXXXXXXXXX Secretario de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Aprobado: _________________ Fecha: ____________________ Firma del Secretario de Despacho: ___________________
  • 133. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 133 Anexo 8: EVALUACION DE LAS PROPUESTAS. Objeto: FECHA: LUGAR: HORA INICIO: PARTICIPANTES: NOMBRE CARGO 1. FUNDAMENTO LEGAL Estatuto general de Contratación de la administración pública hace parte integrante del contrato que se celebre con el proponente que se le adjudique en Proceso de Selección de Mínima Cuantía (Decreto 734 de 2012). 2. OBJETO CONTRACTUAL EL MUNICIPIO DE HELICONIA, desea seleccionar la propuesta más favorable para contratar : “OBJETO” 3. PRESUPUESTO OFICIAL El presente proceso de selección de mínima cuantía cuenta con un presupuesto oficial de XXXXXXX M/L ($XXXXXX) incluido IVA. Respaldado en la siguiente Reserva Presupuestal xxxxxx del xxxxxx de xxxxx, respectivamente. El valor de la propuesta no deberá superar el valor presupuestado por la Entidad. Si llegare a sobrepasarlo ésta no se tendrá en cuenta para la evaluación respectiva. 4. SECRETARIA INTERESADA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN El plazo para la ejecución de la presente contratación se fija en XXXXXXX (XXXX) días calendario.
  • 134. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 134 6. PROCEDIMIENTO Proceso de Selección de Mínima Cuantía (Decreto 734 de 2012), en el que se garantiza la eficiencia de la gestión contractual solicitado por el Municipio de Heliconia, conforme al Decreto y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Entidad formuló invitación pública a presentar ofertas, a través del portal de contratación www.contratos.gov.co. 7. APERTURA Y CIERRE Fecha de apertura: Fecha de cierre y hora: 8. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS En la fecha y hora de cierre del proceso de selección de mínima cuantía, se presentaron: PROPONENTE NIT /CEDULA VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA 9. EVALUACIÓN Conforme al Decreto 2516 de 2011, la escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad, los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo el cual es el siguiente proponente.
  • 135. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 135 PROPONENTE NIT /CEDULA VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA 9.1 REQUISITOS HABILITANTES: Verificación de los requisitos habilitantes. Item REQUISITOS DE ORDEN LEGAL CUMPL E NO CUMPLE 1 Carta de presentación debidamente firmada (formato 1) 2 Propuesta Técnica y Económica (Formato 2) 3 Certificado de pago de los aportes a la seguridad social y anexar planilla de pago (formato 3 solo para personas jurídicas) 4 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. 5 Experiencia relacionada con el objeto del contrato a través de certificados (Formato 4) 6 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) 7 Certificado de antecedentes judiciales en caso de que el proponente sea persona Natural. 8 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de República. 9 Certificado de Responsabilidad Fiscal, expedido por la Contraloría General de la República 10 Certificado de existencia y representación legal, renovado y con una expedición inferior a dos (2) meses. 11 Acta de conformación de la Unión Temporal o Consorcio, si hay lugar a ello 10. CONCLUSIÓN Teniendo en cuenta el criterio de selección establecido, el comité de evaluación recomienda contratar al proponente XXXXXXXXXX., con NIT. XXXXXXXXXXX, el cual presenta la oferta
  • 136. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 136 más económica dentro de los parámetros de la invitación. El comité de Evaluación del Municipio de Heliconia, en aras de garantizar los principios de la Contratación Estatal, pone a disposición de los interesados la evaluación a través del portal de contratación www.contratos.gov.co . Anexo 9: CERTIFICADO DE DELEGACION DE INTERVENTORIA Heliconia, XXXXXXXXX EL ALCALDE MUNICIPAL DE HELICONIA Alcalde Municipal o Secretario Autorizado XXXXXXX, mediante el presente escrito quiero comunicarle que se le ha delegado a usted XXXXXXX, como INTERVENTOR del Contrato XXXXXXXXXXXXXXXX del XXXXX de XXXXX, cuyo objeto es la XXXXXXXXXX; contrato suscrito con XXXXXXXXXXXXXXX, identificada con Nit o Cédula XXXXXXXXXXXXX; interventoría que se realizará desde la fecha de inicio contractual y hasta su liquidación. A continuación hago relación de las obligaciones como interventor, además de las consignadas en el contrato en mención: - Dar cumplimiento a todos los numerales del Manual de Interventoría de la Administración Municipal. - Solicitar todos los documentos descritos en la lista de chequeo de los procesos de contratación, los cuales deben reposar en la respectiva carpeta. - Solicitar al contratista el informe detallado de las labores y actividades realizadas correspondiente a la fecha de pago. - Verificar que el contratista acredite el pago al Sistema de Seguridad Social correspondiente al periodo que está certificando y además que cumpla con el ingreso base de cotización referente al 40% del valor del contrato, para persona natural. - En caso de ser persona jurídica verificar lo antes descrito del personal a cargo y anexar el pago de parafiscales. - Solicitar a la Secretaría de Hacienda y Desarrollo Financiero las órdenes de pago y comprobantes de egreso de los pagos realizados al contratista y anexarlos a la respectiva carpeta del proceso contractual.
  • 137. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 137 - Elaborar acta de liquidación con el último pago con la firma de todos los que intervienen y archivarla en el respectivo proceso. - Con el último pago evaluar al contratista, adjuntar una copia en la carpeta, entregar una al contratista y enviar una en medio magnética a la Líder del Proceso de Contratación. Alcalde Municipal o Secretario Autorizado Nombre Alcalde Municipal Interventor del Contrato Anexo 10: ACTA DE ACEPTACIÓN DE GARANTIA Alcaldía Municipal de Heliconia - Antioquia, XXXXXX de XXXXX de XXXXX Con el fin de darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 5.1.11 del decreto 734 de 2012, en la fecha se procede a evaluar la Garantía única presentada por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con Nit.: XXXXXXXX, para amparar el contrato XXXXXXXXX No. XXXXXXXXXX cuyo objeto consiste en: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Para el efecto se recibe documento original de la garantía de XXXXXXX, expedida por XXXXXXXXXXXXXXXX, con NIT XXXXXXXXXX, expedida el XX de XXXXXXX de XXXX, la cual presenta el siguiente detalle: Amparo Valor asegurado Vigencia desde Vigencia hasta XXXXXXX XXXXXX X/XX/XXXX XX/XX/XXXX XXXXXXX XXXXXX X/XX/XXXX XX/XX/XXXX Comparados los amparos, valores y vigencias contenidas en la garantía analizada, frente a los requerimientos establecidos en el contrato en mención, se observa que se ajusta plenamente a lo establecido en la cláusula décima cuarta y en consecuencia se imparte la aprobación a la garantía XXXXXXXXXXXXXX No. XXXX del XX de XXXX de XXXX, expedida por XXXXXXXXXXX asegurando al Municipio de Heliconia. XXXXXXXXXXXXXXXXX Secretario XXXXXXXXX.
  • 138. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 138 Anexo 11: ACTA DE INICIO PARA PERSONA JURIDICA FECHA: XX de XXX de XXXX HORA: XXXX. ASISTENTES: Alcalde Municipal y XXXXXXXXXXX. OBJETO: Dar inicio al contrato... En la fecha se da inicio al contrato de XXXXXXXXX No. XXXXX del XX de XXXX de XXXX, cuyo objeto consiste en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, para lo cual se constató la entrega por parte del contratista de los siguientes documentos de legalización: DOCUMENTO COMENTARIO Registro Único Tributario (RUT) del representante legal y de la empresa contratista, y fotocopia de la cédula del representante legal. Certificado de cámara de comercio Formato único hoja de vida de persona jurídica Formato único de bienes y rentas Afiliación a Salud y Pensión Pago de la Estampilla Pro cultura, Pro Hospital. Se descontarán de la respectiva orden de pago Pago de Estampilla Pro ancianos. Se descontará de la respectiva orden de pago Registro Presupuestal No: XXXX fecha: XXXXXXXX Otros documentos exigidos: Una vez constatado el cumplimiento de los requisitos, se da inicio a la ejecución del contrato de XXXXXXXXXXXXX No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de XXXX, cuyo objeto consiste en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Para constancia firman: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Interventor del contrato Contratista Elaboró: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Firma:
  • 139. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 139 Anexo 12: ACTA DE INICIO PARA PERSONA NATURAL FECHA: XX de XXX de XXXX HORA: XXXX. ASISTENTES: Alcalde Municipal y XXXXXXXXXXX. OBJETO: Dar inicio al contrato... En la fecha se da inicio al contrato de XXXXXXXXX No. XXXXX del XX de XXXX de XXXX, cuyo objeto consiste en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, para lo cual se constató la entrega por parte del contratista de los siguientes documentos de legalización: DOCUMENTO COMENTARIO Registro Único Tributario (RUT) y fotocopia de la cédula del contratista. Formato único de hoja de vida Formato único de bienes y rentas Afiliación a Salud y Pensión Pago de la Estampilla Pro cultura, Pro Hospital. Se descontarán de la respectiva orden de pago Pago de Estampilla Pro ancianos. Se descontará de la respectiva orden de pago Registro Presupuestal No: XXXX fecha: XXXXXXXX Otros documentos exigidos: Una vez constatado el cumplimiento de los requisitos, se da inicio a la ejecución del contrato de XXXXXXXXXXXXX No. XXXXXXXXXXXX del XX de XXXXX de XXXX, cuyo objeto consiste en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Para constancia firman: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Interventor del contrato Contratista Elaboró: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Firma:
  • 140. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 140 Anexo 13: ACTA DE PAGO DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. xxxxxxxx Con el fin de realizar ACTA DE PAGO del Contrato de prestación de servicios, cuyo objeto es: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX. Celebrado entre EL MUNICIPIO DE HELICONIA, y XXXXXXXXXXXXXX. Identificado con CC/NIT. No XXXXXXXXX. Se reunieron por parte del Municipio de Heliconia el Señor XXXXXXXXXXXXXXXX, En su calidad de SECRETARIO XXXXXXXXX como Interventor por una parte; y por la otra XXXXXXXXXXXXXXX en su calidad de Contratista. OBJETO DEL CONTRATO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. PLAZO DE LA ORDEN: XX( XX) XXX VALOR DE LA ORDEN: XXXXXX $ (XXXX) ACTA DE PAGO: De acuerdo a la certificación adjunta del Interventor designado para el contrato, se constata que se ejecutó en un CIEN POR CIENTO (100%), se procede entonces a hacer el ACTA DE PAGO del Contrato/Orden, así: VALOR TOTAL DE LA ORDEN: $ XXX VALOR EJECUTADO HASTA LA FECHA $ XXX VALOR PAGADO $ XX VALOR A CANCELAR $ XX En conclusión de acuerdo al PAGO del Objeto de la Orden, la suma a cancelar en la presente ACTA DE PAGO es de XXXXX $ (XXXXXX). Para constancia se suscribe en el Municipio de Heliconia, a los XXXX (XXX) días del mes de XXXX de XXXX, por parte de quien en ella intervinieron. __________________________________ _______________________________ XXXXXX XXXXXXX NTERVENTOR CONTRATISTA
  • 141. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 141 Anexo 14: CERTIFICACION DEL INTERVENTOR EL SUSCRITO SECRETARIO DE XXXXXXXXXXXXX C E R T I F I C A: Que XXXXXXXXX identificado con CC/NIT: No XXXXXXX ha cumplido con el objeto del contrato de prestación de servicios No XXXXXX cuyo objeto es XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Ya que ha Cumplido los objetivos del contrato por el tiempo comprendido entre el día XXX de XXX hasta el día XX de XXX de XXX. SE EXPIDE LA PRESENTE CERTIFICACIÓN A LOS XXXX (XXX) DÍAS DEL MES DE XXXXX DE XXXXXX. XXXXXXXXXXXXXXXXXXX INTERVENTOR
  • 142. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 142 Anexo 15: CUENTA DE COBRO HELICONIA, XXX DE XXXXX DE XXXXX MUNICIPIO DE HELICONIA NIT.890.982.494-7 LE DEBE A: XXXXXXXXXXXXXXXX NIT/C.C XXXXXXXXXXXX LA SUMA DE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ($ XXXXXXXXXXXXXX) POR CONCEPTO DE: OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. __________________________________________ XXXXXXXXXXXXXXXXXXX CONTRATISTA NIT/C.C XXXXXXXXXXXXXXX TELEFONO: ______________________________
  • 143. MUNICIPIO HELICONIA MANUAL DE CONTRATACION MUNICIPAL 143 Anexo 16: COMUNICACION DE ACEPTACION Nro. XXXXX Heliconia XXX de XXXX de XXXX Señor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX -Antioquia Asunto: Comunicación de aceptación de su oferta. Cordial Saludo. El Municipio de Heliconia, agradece su participación en la invitación pública N° XXXXXX, con el siguiente objeto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Es de nuestro agrado comunicarle que su propuesta ha sido aceptada; es por ello, que le solicitamos se coloque en contacto con la siguiente persona, la cual ha sido designada como interventor del contrato y con quien se adelantara el proceso concerniente de recibo y pago: NOMBRE: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CARGO: Secretario de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx TELEFONOS: xxxxxxxxxxx 8549635 ext xxxxxxxxxx EMAIL: xxxxxxxxxxxxxx@heliconia-antioquia.gov.co Conforme a lo establecido en al artículo 4 del Decreto 2516 de 2011, se entiende que con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta. Atentamente, ______________________________ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Alcalde

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