Aprender a Comunicarse en las Organizaciones

Trabajo de análisis Pontificia Universidad Javeriana Facultad de Comunicación y Lenguaje Comunicación Social Planeación para la Comunicación Escritora independiente, que se ha dedicado a la docencia universitaria en comunicación, educación y en gestión de la comunicación a las organizaciones.

PROFESOR : JORGE AGUILERA

1) LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

EMPRESA  Sistema de comunicación:

*a la sociedad

*a la economía

*al mercado financiero

*con y entre las personas

Aprender a aplicar y saber hacer comunicación aplicada.

“ Proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado”. Pg. 11

Progresa en el espacio y en el tiempo = es irrepetible e irreversible

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA Herramienta estratégica para la gestión y dirección de la empresa, que pretende convencer, persuadir, influir e informar de los objetivos que se propone.

Objetivos de la comunicación en la empresa

Apoyar la estrategia de la empresa .

Proporcionar coherencia e integración entre los objetivos, los planes y las acciones de la dirección.

Difundir y gestionar la imagen y la información.

Clave de su éxito = Gestionar la comunicación mediante un departamento o unidad de comunicación.

Se requiere un cambio en la comunicación …

Comunicación multidireccional

Una más amplia participación

Comunicación por objetivos

Incorporación de elementos de innovación y creatividad

Sostenibilidad de los proyectos y de la metodología de comunicación.

Implementación de las nuevas tecnologías

Gestión del conocimiento.

CARACTERÍSTICAS:

Procesos comunicativos

Para sistematizar la comunicación hay que identificar:

1 . El emisor: quién habla

2 . El destinatario: a quién se dirige la comunicación

Destinatarios básicos de la empresa = ámbitos de comunicación específicos :

*Comunicación institucional *Comunicación financiera *Comunicación social *Comunicación comercial

Son interdependientes y producen conjuntamente su imagen total

a. La comunicación institucional

Define y gestiona la marca.

Misión  Poner a disposición del colectivo institucional los mensajes sobre la actuación de la empresa relativos al interés general y a las expectativas sociales. / Mantener y aumentar la imagen positiva frente a los competidores de la empresa.

Convencer, informar y otorgar credibilidad al mensajes .

Clientes  medios de comunicación, administraciones públicas , instituciones, etc.

Emisor  Equipo directivo /departamento implicado en el mensaje

Técnicas de comunicación :

*Relaciones públicas

*Medios de comunicación social,

*Difusión de la identidad visual (imagen corporativa).

“ Vende empresa y utiliza datos procedentes de la gestión de la empresa para proyectar una visión en el ámbito financiero /accionistas, partes interesadas, financieros, etc.) sobre las perspectivas y la situación general de la empresa en términos de rentabilidad y resultados estrictamente financieros “. Pg. 18

Misión  Construir una imagen positiva de la empresa ante el sector y establecer relaciones con la comunidad financiera.

Emisor  Dirección general / departamentos financiero y de marketing

Técnicas de comunicación :

*Informe anual

*Comunicación directa con accionistas

*Comunicación con inversores institucionales

*Prensa general y especializada

*Comunicaciones especializada

b. La comunicación financiera

c. La comunicación social o interna

Información sobre la calidad de la oferta social en términos de remuneración, planes de carrera, ventajas materiales, política social y de formación.

Misión  Hacer que las personas se sientan implicadas y comprometidas con el proyecto de la empresa.

Receptores  Personas que forman la empresa

Emisor  Departamento de recursos humanos / departamento de comunicación

Gestiona la marca y el producto

Misión  Elaborar y emitir los mensajes relativos a los productos y/o servicios que ofrece la empresa, para realizar su promoción y venta.

Emisor  el negocio / público objetivo

Público objetivo  clientes reales o potenciales

Algunas técnicas de comunicación :

*Publicidad

*Marketing

*Promoción

d. La comunicación comercial o de marketing

TÉRMINOS DE USO HABITUAL EN COMUNICACIÓN PARA DESIGNAR A LOS ACTORES DE LA COMUNICACIÓN

Mapa de públicos  Conjunto de personas definidas por unas características e intereses comunes que revisten cierta homogeneidad y con las que la empresa quiere comunicarse.

Público o población objetivo/ población diana  Grupo de personas definidas por características diferentes a las que se dirigen los objetivos y las acciones de comunicación.

CARACTERÍSTICAS (perfil):

*Sociodemográficas: sexo, edad, región, etc.

*Socioculturales: estudios, preferencias culturales, etc.

*Socioeconómicas: ingresos, patrimonio, etc.

*Sociopolíticas: partido político, participación pública *Psicológicas: actitudes, personalidad, etc.

Marketing interno de la comunicación  analiza la estructura del mercado de la comunicación, conoce la oferta por parte de la empresa y la demanda de las personas para poder llegar a un equilibrio.

Stakeholders  Grupo de personas cuya opinión es determinante y puede influir o ser influido para llegar a conseguir un objetivo determinado.

NOTA  Toda empresa tiene:

Una imagen y una identidad propias

Una cultura y sistemas de organización interna

Necesidad de generar información.

La comunicación en la empresa se produce en función de la misión y de las políticas

Las personas son el centro de enriquecimiento y alimentación de los flujos comunicativos; son el activo y el recurso más valioso de la empresa …

4 necesidades:

*Conocer su empresa.

*Intercambio y diálogo.

*Conocer las perspectivas de futuro.

*Reconocimiento y valoración

4 acciones de comunicación:

*Intercambiar, explicar, valorar e informar

4objetivos comunes:

*Asegurar información interna con el departamento de recursos humanos y de comunicación

*Desarrollar la imagen interna creadora de identidad.

*Impulsar acciones de encuentro de participación .

Proporcionar información sobre:

Situación financiera

Políticas de dirección y de gestión y loas objetivos y las prioridades del negocio

Contenido y funciones del puesto de trabajo.

Retribución

Posibilidades de desarrollo profesional, promoción y formación.

La dirección tiene como responsabilidades básicas apoyar, motivar e integrar a las personas en la cultura empresarial.

2. LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Esta dirección, hace referencia a la gestión del comunicador en la empresa; a lo relacionado con las funciones, responsabilidades, posicionamiento del departamento, estructura y presupuesto del mismo.

La dirección de la comunicación

Esta se refiere al conjunto de prácticas y métodos que se emplean a la hora de abordar una situación, el diagnóstico y todo lo concerniente a los efectos de la comunicación en la empresa.

Sea cual sea su nivel o su ámbito de aplicación.

“ El director de comunicación es el responsable de coordinar, definir y concretar las estrategias, planes y procesos de comunicación en sus diferentes ámbitos de aplicación” (pp 28)

La gestión en red y sus implicaciones para la comunicación

Esta comunicación debe ser congruente con los principios que implica una estructura en red:

*Comunicación multidireccional

*Gestión integrada y descentralizada

*Trabajo en equipo

*Comunicar los proceso según objetivos

*Implicación de las personas

*Gestión del vínculo entre los públicos estratégicos

Esta comunicación debe introducir y poner en práctica estos principios de gestión

Dirección de comunicación y estrategia Componente fundamental del proceso directivo. Debe estar integrada al proceso de toma de decisiones, gestión de proyectos y fuentes de información. El director debe: Plantear ejes básicos de la estrategia de comunicación. Estar en contacto con la dirección ser portavoz interno y externo de la empresa. Comunicación que: * Impulse activos intangibles (reconocimiento y prestigio). *Gestione todo lo relacionado a la información, imagen e identidad. Se emplean técnicas de comunicación que permitan: * Visualizar * Identificar * Diferenciar * Difundir * Crear una imagen TENER CREDIBILIDAD

¿Dónde debe estar ubicado el director de comunicaciones? Muy cerca de la dirección, con un rango de director y en equipo con recursos humanos y marketing. Depende del equipo directivo y su área será la de la estrategia empresarial. Dentro del departamento de comunicaciones siendo el responsable de toda la gestión comunicativa de la empresa. En colaboración con otras personas. En las empresas medianas y pequeñas, es una única persona la encargada de los anterior.

Factor de regulación y estabilidad en los cambios Hace énfasis en la dirección de la comunicación y como debe ser esta: *Prever las necesidades y las demandas * Detectar las distintas oportunidades * Posicionarse en toda la empresa * Preceder, amplificar y clarificar la gestión * Permitir adaptación y anticipación constante * Ayudar a resolver acontecimientos inesperados * Conocer y anticipar la reactividad a los cambios * Responder tácticamente a nuevas realidades * Poner en evidencia los problemas Tendrá entonces que responder a crisis, tener una visión global que será la que regule y estabilice los procesos de la empresa.

Legitimidad Debe poseer el director de comunicación, legitimidad profesional. Debe legitimar la relación y dependencia de la dirección de comunicación con la estrategia operacional de la empresa. “ Cuando hablamos de liderazgo no hablamos sólo del equipo directivo, sino de todas las personas que desempeñan un papel gestor o decisorio en la empresa” (pp. 31)d Estructura organizativa de la dirección de comunicación Depende de cada empresa. Cada forma va de acuerdo con los objetivos prioritarios y la estructura de la empresa. Grandes empresas con grandes departamentos de comunicación Pequeñas empresas con una sola persona a cargo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMUNICADOR La comunicación corporativa: comunicación financiera, social e institucional La comunicación comercial: productos que gestiona la marca de la empresa Dos niveles distintos Nivel de dirección general, donde se toman las decisiones y se evalúa Nivel operacional, con las personas que están en contacto con el mercado o una zona determinada

Ser un instrumento para comunicar estrategias y políticas de la empresa a los públicos. Implicar a los directivos en la ejecución y la implantación de la comunicación. Desarrollar sistemas de adaptación permanente a los cambios estratégicos. Diseñar e implementar los planes de comunicación dentro de la empresa . Realizar una definición precisa y cualitativa de los puestos, tareas y funciones. Implementar nuevos instrumentos y nuevos métodos de trabajo. Innovar y actualizar constantemente los sistemas de información, imagen e identidad. Gestionar la comunicación de crisis Funciones

Dirección de la función de la comunicación: gestionar cada uno de los elementos dependientes de la comunicación dentro de la empresa, dándolos a conocer y haciendo un seguimiento de cada uno de estos Gestión de la imagen de la empresa: todo lo concerniente a la imagen de la empresa, diseño, promoción y evaluación; Coordinación y difusión de la información: dar a conocer cada parte de la empresa como portavoz hacia el exterior como al interior de la misma. Proveer de servicios de comunicación para toda la empresa: Medios e instrumentos de comunicación Esto se da gracias a 6 actividades concretas

1. Servicio de prensa : Difusión de mensajes, prioridades e iniciativas o ya sea explicaciones, escucha, repuesta, seguimiento. 2. La información interna o agencia de información interna: Recopilación, transmisión, producción de los soportes y gestión relacionadas. 3. La comunicación interna: Ejes y evaluación, organización, coordinación 4. Elaboración de los productos de comunicación: Creación de productos, asesoría, utilización de instrumentos, selección y seguimiento. 5. Gestión de la imagen: Identidad visual, estrategia de marca, programas de imagen. 6: Información para el análisis estratégico Evaluar acciones, procesos, presupuestos y costes.

La función normativa de la dirección de comunicación La normatividad tiene como objetivo la coordinación y cohesión de todos los activos de comunicación de la empresa. Se establecen normas comunes y reglas de cumplimiento eficaz en comunicación en la empresa aplicables para todos. * La gestión de la identidad y de la marca * Los procedimientos de información * El código visual de la marca, su significado, los elementos formales y gráficos * Los procedimientos de trabajo esenciales, normas, documentos, reglas comités. * Análisis de las expectativas internas

Esquema – marco de la comunicación: * El rol de la comunicación en el desarrollo de la empresa. * La articulación entre los sistemas de comunicación en la empresa. * La organización de las responsabilidades de comunicación en la empresa. * Los procedimientos internos de gestión de la comunicación. * La dirección de comunicación al servicio del grupo *La estrategia de la imagen de la marca. FORMACIÓN: “ El director de comunicación debe tener una formacion generaliste, polivalente y multidisciplinar, que implica poseer unos conocimientos sobre la empresa y la comunicación realmente profundos y rigurosos” (pp 37) Debe: * Diseñar *Dirigir *Definir *Efectuar *Promover

Con respecto a la formación académica: Es importante que se tenga posgrados y master en distintas escuelas y universidades de negocios. Debe tener formación en management, gestión empresarial y gestión económica. Debe adquirir una visión rigurosa y una formación exhaustiva sobre la función directiva y los roles y tareas del directivo. Debe conocer a su vez las técnicas y los medios de comunicación *La estrategia de marketing y publicitaria *Relaciones Públicas e institucionales * Protocolo y organización de eventos *Esponzorización y mecenazgo *Relación con los medios *Imagen corporativa * Publicaciones y audiovisuales

El director de comunicación debe tener ciertos conocimientos técnicos: 1. De comunicación: escrita, ora, oratoria, expresión oral. 2. Gerenciales: Función directiva, roles y tareas, liderazgo, estilos de mando, negociación y toma de decisiones, financiación y elaboración de presupuestos. 3. De las tecnologías y de la información: Debe conocer e implementar nuevas tecnologías, gestión del conocimiento, redes, equipos, estrategias y técnicas, proyectos, sistemas de información

ROL DEL DIRECTOR DE COMUNICACIÓN

El comunicador, puede desempeñar diversos roles:

Asesor: Proporcionar y obtener información, coach de los directivos, servicio consejo y asesoría.

Estrategia y directivo: definir estrategias, mediatizar, interpretar y transmitir información. Gestiona, función del portavoz.

Organizador: Crear sistemas de comunicación mejorar eficacia.

Pedagogo: promover la implicación y compartir valores y la imagen de la empresa. Explicar y presentar. Impulsar el aprendizaje

Animador y facilitador: del dialogo, de la toma de decisiones, interlocutor y proveedor del cliente interno.

LA INVERSIÓN EN COMUNICACIÓN La dirección de comunicación debe tener recursos humanos, técnicos y financieros. Se deben presentar presupuestos y control del proceso por ser intangible: esto para que la empresa pueda controlar y apreciar la calidad de la comunicación en función de los objetivos previstos. *Salarios *Estructura *Gastos *Instrumentos de presentación *Acciones de información *Campañas a largo plazo *Campañas Puntuales *Campañas Previstas *Gastos excepcionales *Gastos de oportunidad Se deben presentar sus resultados anuales, y los procesos de evaluación. Se debe seguir analíticamente la rentabilidad de las acciones de comunicación de la empresa.

La estrategia es un acto creativo, innovador, lógico, intencional y aplicable que genera objetivos, asigna recursos y condiciona decisiones tácticas, identifica una posición competitiva ventajosa en el entorno y persigue la eficacia de la empresa.

Un conjunto de objetivos y políticas que definen lo que es y hace la empresa Un conjunto de acciones intencionales que siguen unas pautas para conseguir un objetivo.

Depende en su totalidad de las POLÍTICAS y objetivos de la empresa Se formula a partir de la estrategia y estructura organizativa de la empresa y la evaluación de la comunicación. Su aplicación se hace en torno a los continuos procesos de cambio, de las aportaciones objetivas del entorno y del conocimiento de la situación de la comunicación. Esto para gestionar la diferencia entre la formulación, imagen referencial y la imagen real.

Son las líneas de actuación y decisión que se eligen a partir de la formulación de la estrategia. Sirven de vínculo entre la formulación e implementación de la estrategia. Es decidida por la dirección de comunicación y el equipo directivo para cada periodo. DEBE CONTAR CON LA IMPLICACIÓN PUBLICA DE LA DIRECCIÓN EN LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y SER EL RESULTADO DE UN PROCESO INTERNO LEGITIMADO POR LA DIRECCIÓN. Se define a parir de la CULTURA EMPRESARIAL y los objetivos globales definidos, la visión.

Proceso por el cual se desarrolla el plan los programas, procesos y presupuestos de comunicación. Se debe realizar una EVALUACIÓN y CONTROL de la implementación de la estrategia para conocer la desviación entre formulación, implementación y resultados de la estrategia. La estrategia se modificará o reajustará a partir de los resultados obtenidos en las auditorias y la evaluación del proceso de planificación de la comunicación.

Es una herramienta de síntesis que traduce en términos de comunicación e imagen las políticas, las estrategias y el proyecto empresarial. Se realiza a largo plazo y se concreta en planes anuales y sus correspondientes programas.

Realizar un análisis de las necesidades de la empresa.

Definir la estrategia global de comunicación.

Estimar las ventajas y los beneficios del plan.

Hacer balance de los resultados de la auditoria de comunicación.

Definir unos objetivos concretos y planificar las bases de aplicación.

Poner en marcha una dirección y gestión de la comunicación eficaz.

Adaptar la estrategia a los mensajes y a las técnicas para que lleguen a las personas.

Preparar una evaluación y seguimiento para cada programa que permita ver los resultados obtenidos respecto al costo y eficacia alcanzada.

“ El plan de comunicación es ante todo un documento práctico que sirve de referencia en todos los aspectos relacionados con la comunicación y constituye un documento de reflexión y el planteamiento de futuras estrategias”

Pasos:

Formular la estrategia y el plan.

Desarrollar el plan.

Fijar los objetivos precisos y concretos.

Planificar las fases de aplicación.

Programar las acciones que se van a emprender.

Gestionar el impacto de los procesos.

Preparar el seguimiento del proyecto y de los programas para medir y revisar el progreso de la implementación y ajustarla.

Comparar el coste y la eficacia de acuerdo con

los objetivos.

Establecer la gestión económico-financiera del

proyecto y el análisis de viabilidad y de

continuidad.

Los objetivos estratégicos del plan de comunicación se formulan en términos operativos, deben ser poco numerosos, delimitados, compatibles y realizables en un plazo razonable. RESPONSABILIDAD Y LIDERAZGO Corresponde a los directivos y mandos, la implicación de todas las personas, equipos y grupos son fundamentales e imprescindibles para implementar un plan de comunicación.

Definir mensajes principales y secundarios según el posicionamiento, la estrategia, el programa y los públicos.

Trazar el mapa de públicos, identificar y definir el público objetivo.

Instrumentos y soportes de comunicación: Medios de información, programas de identidad y de imagen, medios de organización y dirección, validación de la coherencia general.

2. Las técnicas de comunicación: relaciones publicas, marketing, relaciones con los medios de comunicación, entre otras.

FASE DE ELABORACION DE MENSAJES, CONTIDOS Y PÚBLICOS. Qué, cómo y a quién. FASE DE DETERMINACIÓN DE LOS MEDIOS. Con qué

Establecer la organización operativa del plan:

Conocimiento del plan e implicación y sensibilización de las personas.

Presentación del plan de todas las personas de la empresa.

2. Asignar el equipo de gestión del plan de acción: Se asignará recursos humanos y técnicos con los que se desarrollara el programa.

Elaborar el presupuesto.

Calendario.

FASE DE FORMALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN

Criterios de evaluación de resultados:

Grado de consecución de los objetivos.

Fases del plan cubiertas.

Efectividad de las herramientas de comunicación implantadas.

Adecuación y fluidez de la información.

Revisión:

Incorporar los nuevos objetivos de la comunicación.

Revisar los instrumentos y soportes permanentes.

Actualizar la fluidez de los canales de comunicación.

Asegurar el presupuesto.

Realizar la programación.

Proceso de optimización}

Actualización.

FASE DE FORMALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN

4.1 LOS COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN (política que responde a los fines que persigue la empresa. Funcionan en el plano institucional y productos concretos ,están interrelacionados , influencia mutua ) LA INFORMACION --- primera misión en una dirección de comunicación objetivo : comunicar. Deber ser : ágil, fluida, continua , permanente , sincera , completa, comprensible, necesaria, oportuna. La información permite acceder al conocimiento completo de la realidad que es representada por la imagen . 4 ámbitos de información : - económico : estratégico , financiero, objetivos, mercados, entorno y coyuntura económica. - técnico-comercial : productos , contratos , resultados económicos , ventas, apertura y cierre de instalaciones , cambios en la propiedad o en la dirección -social-organizativo : gestión social, sindicatos, promoción , planes de carrera y formación -humano: personas , vida interna e informaciones prácticas. Quien debe coordinar y organizar la difusión de la información y articularla : director de comunicación 4 LOS COMPONENTES Y LAS TECNICAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN

LA IMAGEN ------ valor intangible , debe reflejar el estilo y la cultura de la empresa y definir sus características Objetivo : crear imagen que suscite una representación favorable a partir de elementos reales Estructura : identidad ( quien soy , empresa) , acción ( que hago) ,cómo lo hago( personalidad propia), cómo comunico lo anterior( relaciones interpersonales , internas) La imagen de marca constituye una síntesis material de la identidad corporativa y constituye un símbolo distintivo que acredita la empresa. Esta incide en la opinión pública a la que transmite mensajes de credibilidad , confianza y calidad estableciendo relación entre la empresa y sus usuarios/consumidores. A quien se dirige : proveedores, distribuidores , accionistas , empleados otras empresas del sector o grupos sociales. Importante : el control de los espacios de comunicación porque son los medios que dispone la empresa para incidir en la opinión pública, quienes promocionan sus productos y servicios.

LA IDENTIDAD (corporativa) –el conjunto de características o atributos que permiten identificar , distinguir y diferenciar una empresa de otras y encuadrarla en un tipo u otro de entidades . Dos ejes básicos : definición e interiorización de la misión y representación del proyecto de la empresa. Permite : visualizar , proyectar y comunicar la estrategia de la empresa 3 vías de comunicación : la propia institución como fuente de conocimiento público, capacidad comunicativa de sus productos , marca como síntesis gráfica de la empresa. 3 dimensiones esenciales : -Estructuras (elementos físicos de la empresa ; organización interna + útiles productivos) - Sistemas ( tipos de funcionamiento : gestión , producción y relaciones humanas) -Representaciones ( imágenes mentales asociadas a la empresa y la conciencia de sus miembros de pertenecer a ésta)

LAS TECNICAS DE COMUNICACIÓN -Han de obedecer los objetivos estratégicos de la empresa Técnicas : Marketing, publicidad, relaciones públicas e institucionales, protocolo y organización de eventos, esponsorización y mecenazgo, relación con los medios , imagen corporativa. Con el fin de llegar a los públicos receptores , la empresas actuales tienen dos tendencias : 1.contratar agencias de comunicación para desarrollar actividades ( en este caso el director de comunicación coordina, supervisa y orienta las actividades , define los objetivos de imagen , escoge los medios con el menor coste posible y evalúa la eficacia) 2. realización por parte del equipo de comunicación

Introducci ón

El proceso de comunicaci ón debe ser supervisado y evaluado regularmente mediante una metodología de análisis continuados.

Esto será vital para comprobar la efectividad, y preparase con soluciones para el cambio.

5. METODOLOGIA DE ANALISIS Y EVALUACION DE LA COMUNICACIÓN

Metodolog ía de Comunicación Viable y Sostenible

Ser á necesario:

Priorizar la viabilidad del proyecto a través de una red estratégica que pueda incorporar cambios e innovaciones.

Crear una metodología sostenible que permita no tener que empezar de nuevo en cada cambio, crisis o contexto diferenciado.

Objetivo

Asegurar que si se producen cambios no se perder án los proyectos, la metodología, las ténicas y las herramientas diseñadas.

Importancia de la Evaluaci ón

Demuestra el valor de la funci ón de comunicación.

Informa la política, programas e instrumentos de comunicación de la organización.

Asigna presupuestos adecuados a los planes y programas.

Alcanza mejor reconocimiento de la tarea de los profesionales de la comunicai ón.

PROCESOS METODOLOGICOS

Balance anual de la comunicaci ón.

Estudio de la red y los procedimientos de comunicación.

Auditoría de comunicación.

Examen de la opinión de las personas.

BALANCE ANUAL

Consiste en realizar una vez al año una evaluaci ón del estado de la comunicación usandos los siguientes estados indicativos de evaluación:

Estado de marca, de información interna, de las relaciones con los medios de comunicación, de la dirección de la función de comunicación, de la estrategia de comunicación y del presupuesto de comunicación.

RED Y PROCEDIMIENTOS

Una de las funciones de los DIRCOM es establecer unos dispositivos espec íficos, eficientes y documentados, rigurosos y planificadosque sistematicen la complejidad que presentan los procesos y acciones de comunicación que vinculan mensajes que emergen en todas direcciones y provienen de emisores distintos.

Una estructura red de conexión con nudos multidireccionalesque corresponden a unidades relacionadas por nexos.

RED Y PROCEDIMIENTOS

Se usa el t érmino acción de la comunicación para designar los procedimientos que permiten comunicar los objetivos estratégicos de la empresa a través del plan de comunicación.

GESTION DE ACCIONES

Imprescindible para:

Conocer qu é se está haciendo o diciendo en realidad.

Concretar y especificar la práctica comunicacional explícita y común.

Representar un conocimiento estable y tangible

Transmitir mensajes y hechos en comunicaciones

Transormarlos en unidades utilizables para todos.

INVENTARIO

Es necesario realizar un inventario, documentaci ón y recopilación de las acciones de comunicación reales.

Con esto se podrá trazar el verdadero mapa comunicacional que existe.

MAPA DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos m ás valorados y utilizados, la red de comunicación real.

Los objetivos de los hechos y de los mensajes.

La oferta de los emisores: ¿qué se dice?

La demanda de los destinatarios: ¿de qué quieren hablar?¿qué quieren saber?

Mensajes concretos: ¿c ómo lo valoran ?

CRITERIOS DE EFECTIVIDAD

Estable y repetible.

Mantener la sostenibilidad del sistema.

Ser de f ácil aplicación y comprensión.

Adaptable a los objetivos, necesidades y cambios.

Funcionar como captador permanente de información.

Integrar toda comunicaci ón emergente e inmediata y hacerla útil y eficaz.

Poder ser consultado como documento de información seguro y estable.

AUDITORIA DE COMUNICACIÓN

Conocer la situaci ón de la comunicación en la empresa es el punto clave para la credibilidad y eficacia de la comunicación.

Depende de:

La validez en la obtención de datos.

El valor explicativo de estos datos.

La pertinencia de las acciones

AUDITORIA

La auditor ía de comunicación constituye el primer paso para identificar el proceso de comunicación en la empresa y determinar una estrategia de gestión de la comunicación.

Objetivos estrat égicos de la empresa

Satisfacer al cliente mediante un trato personalizado.

Captar nuevos clientes

Obtener el m áximo de beneficios para los accionistas.

Desarrollar continuamente nuevos productos y servicios.

Mejorar la imagen y la notoriedad.

Motivar y estimular a los empleados.

OPINION DE LAS PERSONAS

Conocer la opini ón de las personas de la empresa permite la adaptación rápida de los directivos a los cambios y problemas, y por lo tanto anticiparse y reaccionar con eficiencia ante estos.

OBJETIVO

Debe organizar una estructura centralizada de recogida y obtenci ón de información y documentación para conocer y evaluar periódicamente la opinión, las expectativas y la información de las personas a través de una metodología estable, coordinada y regulada.

HERRAMIENTAS PARA CUMPLIR OBJETIVO

An álisis de inversión

Observación

Grupos de trabajo para el seguimiento de problemas

Análisis de circuitos y redes de información

Instrumentos para escuchar

Encuestas

Cuestionarios

Entrevistas personales

Preguntas y respuestas

Benchmarking

CONCLUSION

La evaluaci ón continuada permite analizar, dar a conocer e identificar las buenas prácticas habituales en comunicación.

Con la aplicación de estos criterios base se cree que se puede mejorar el flujo de la información para poder gestionar la comunicación.

Proceso del cambio

Obtener informaci ón sobre el grado de adecuación de los flujos de la comunicación y de la información, sistemas y procedimientos de comunicación que se producen en la empresa.

Identificar el estado de la opinión pública, de la spersonas de la empresa, con el objetivo de elaborar y consolidar una nueva cultura empresarial.

EL CODIGO ETICO Y DEONTOLOGIA DEL DIRECTOR DE COMUNICACION

Enterprise Medias, Association des Directeurs de Communication diseñaron estos nueve principios éticos y deontológicos de la profesión.

ANEXO 2

PROFESIONALIDAD

El DIRCOM es un profesional. Domina por su formaci ón y experiencia en técnicas de comunicación y mecanismos empresariales.

Coordina el conjunto de instrumentos que contribuyen a elaborar, valorar y proteger la imagen de la empresa.

APERTURA

El DIRCOM favorece la emergencia de valores.

Su disponibilidad, sentido de escucha y creatividad contribuyen al desarrollo de un clima de confianza entre la empresa y sus p úblicos.

RESPONSABILIDAD

El DIRCOM est á al servicio de su empresa.

Asume la plena responsabilidad de los hechos y los argumentos que debe comunicar.

RIGOR

El DIRCOM tiene que observar un gran rigor en la elaboraci ón, puesta en marcha, gestión y evaluación de la estrategia de comunicación.

Debe velar por el uso justo y óptimo de los recursos humanos y financieros que la empresa pone a su disposición.

CREDIBILIDAD

El DIRCOM debe garantizar la credibilidad de los mensajes de la empresa. Transmite y comenta los hechos una vez verificada su exactitud.

IMPARCIALIDAD

El DIRCOM no se presta a la utilizaci ón económica. No recurre a las inserciones publicitarias y rechaza influir en los medios interviniendo en su libertad de informar.

INTEGRIDAD

El DIRCOM respeta los principios de integridad en su relaci ón con su empresa y con sus colaboradores.

No utiliza con fines personales su posición o las informaciones obtenidas por el cargo que ocupa.

No ejerce a titulo personal ninguna responsabilidad directa en una agencia de comunicación, publicidad o prensa.

INDEPENDENCIA

El DIRCOM escoge sus colaboradores y proveedores seg ún criterios de profesionalidad.

SOLIDARIDAD

El DIRCOM representa permanentemente a la empresa, se implica estrechamente y es solidario con la estrategia y con sus directivos.

Evita hacer valer sus compromisos personales, pol íticos o confesionales en el marco de su actividad profesional.

Los instrumentos de Comunicación Capitulo 6

Los instrumentos de comunicación

Los instrumentos de comunicación deben racionalizar, homogenizar, regular y facilitar la comunicación dentro de la empresa.

Objetivo

Potenciar los flujos de comunicación en los procesos de gestión.

Efectividad y uso

Cada empresa debe crear su sistema de comunicación de acuerdo a sus necesidades.

Los sistemas mas comunes

son

Instrumentos digitales Instrumentos impresos Instrumentos Directos y presenciales Sistemas de comunicación

Instrumentos directivos y presenciales.

Es donde el emisor y el destinatario comparten un mismo espacio (cara a cara y medios impresos y audiovisuales.

Contactos individuales

Entrevistas individuales

Reuniones con los compañeros

Grupos de trabajo

Presentaciones

Desayunos de trabajo

Conferencias.

Instrumentos impresos

Notas informativas

Libro de acogida

Boletines

Carteles

Carteleras

Informes sobre actividades

Folletos informativos

Revista de empresa

Instrumentos digitales

Intranet

Portal del empleado

Correo electrónico

Los programas de comunicación mas eficaces combinan las nuevas tecnologías, la intranet y la comunicación cara a cara

La comunicación Digital en la empresa: La Intranet

La intranet es empresa, es comunicación y, por encima de cualquier otra cosa, es conocimiento compartido e intercambio de cultura en la empresa.

La intranet: Fomenta espacios De debate y participación Fomenta, promueve Y facilita la comunicación Documenta los procedimientos de La empresa Ofrece información Permanente sobre todos Los temas

Equipo de gestión de intranet

1. Equipo de gestión y actualización de la intranet.

2. Responsabilidades y gestión: Recae habitualmente sobre el equipo directivo como punto de partida.

3. Equipo de gestión: equipo de comunicación, y representante de todas las áreas de la empresa.

Ejemplos de información según las áreas

º Recursos humanos

Formularios encuestas internas

Actividades de formación y reciclaje

º Finanzas información financiera a disposición de todos

los empleados.

º Servicio al cliente: Información permanentemente actualizada sobre usuarios para dar solución a dudas y crear fidelidad de los clientes.

º Producción: Permite optimizar y agilizar procesos productivos.

Contenidos de la intranet

Noticias de empresa, del día y generales.

Normas internas y circulares.

Revista interna.

Directorio de empleados.

Manual de acogida.

Manuales de procedimientos.

Manual de crisis.

Normas de calidad.

Buzón de sugerencias.

Resumen de prensa.

Resultados de auditorias, encuestas y cuestionarios.

Entre otras….

CONCLUSION.

Para que la intranet funcione es necesario mejorar contenidos, actualización, mantenimiento y utilidad.

La intranet es el medio mas valorado y utilizado por los equipos directivos y por empleados de empresas actuales.

La intranet crea compromiso entre las personas, gracias a la interacción de la misma.

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