Inventario de mercancias

1. INVENTARIO DE MERCANCIAS
 La base de toda empresa comercial es la
compra y venta de bienes o servicios; de aquí
la importancia del manejo del inventario por
parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer
al final del periodo contable
un estado confiable de la
situación económica de la empresa.

2.  Ahora bien, el inventario constituye las
partidas del activo corriente que están listas
para la venta, es decir, toda aquella
mercancía que posee una empresa en
el almacén valorada al costo de adquisición,
para la venta o actividades productivas.

3. SISTEMA DE INVENTARIOS:
 Hay 2 sistemas para registrar y contabilizar los inventarios
de mercancías:
 - Inventario periódico: El sistema de inventarios periódico,
como su nombre lo indica, realiza un control cada
determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer
un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la
cantidad de inventarios disponibles en una fecha
determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa
no puede saber en determinado momento cuantos son sus
mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

4. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el
costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual
por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser
mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo,
es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que
consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras,
restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del periodo.

5. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control
constante, es un sistema que facilita la perdida de los
inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y
verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los
conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

6. - En el sistema periódico: Para efectuar la contabilización de
los inventarios en el sistema periódico se utilizan las siguientes
cuentas de mercancías:
• Inventario de mercancías.
• Compras de mercancía.
• Ventas de mercancía.
• Gastos sobre compras de mercancías
• Devoluciones y descuentos en compras.
• Devoluciones y descuentos en ventas.

7. En este sistema la cuenta de inventario de mercancías solo se
mueve al finalizar el periodo contable, cuando se efectúa el
inventario físico y se le asigna el valor correspondiente, el
inventario inicial se considera como costo del periodo y el
inventario final como una reducción de los costos y representa
un activo para la empresa. De tal manera que al realizar una
compra no se debita inventario de mercancías sino la cuenta de
compras, cuando se vende, no se descarga a la cuenta de
mercancías sino que se utiliza la cuenta de ventas.

8. - Inventario permanente: El sistema de inventarios permanente,
o también llamado perpetuo, permite un control constante de
los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y
sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas
llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su
valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta
forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los
inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema
permite la determinación del costo al momento de hacer la
venta, debido a que en cada salida de un producto, es registrada
su cantidad y costo.

9. - En el sistema permanente: Las características de la
contabilización en este sistema es que cada transacción efectuada
queda el valor del inventario final de mercancías, el costo de lo
vendido y la utilidad bruta en ventas de mercancías. Las cuentas
utilizadas son:
• Mercancías o inventario de mercancías.
• Costo de ventas.
• Venta de mercancías.
• Devoluciones y descuentos en ventas.
Para la compra de mercancías se debita a inventario de
mercancía y se acredita a cuentas por pagar (proveedores) o
bancos.

10. Del Decreto 2649-93, Articulo 63. Precisar normatividad sobre
Sistema de Inventarios.
Art. 63 – Inventarios: Para determinar el valor de los
inventarios es necesario utilizar alguno de los métodos ya
conocidos como el PEPS, el UEPS, y el Promedio Ponderado.
Para reconocer el efecto anual de inflación y determinar el costo
de ventas y el inventario final anual, se debe:
Ajustar por el Porcentaje de Ajuste del Año Gradual (PAAG)
anual el inventario inicial, esto es, el poseído al comienzo del año.
Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de
inventarios realizadas en el año, así como los demás factores que
hagan parte del costo, con excepción de los que tengan una
forma particular de ajuste.

11. Sobre una misma partida, por un mismo tiempo, no se puede
realizar un doble ajuste. Para reconocer el efecto mensual de
inflación, cuando se realice el sistema de inventario permanente
se debe ajustar por el PAAG mensual. Cuando se utilice el juego
de inventarios debe ajustarse por los saldos del primer día del
mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de
producción. Al cierre del periodo deben reconocerse las
contingencias de pérdida del valor reexpresado de los
inventarios.

12. cuadro comparativo sobre características,
ventajas y desventajas de cada uno de los
sistemas de inventarios de mercancías:
SISTEMA PERIODICO SISTEMA PERMANENTE
Realiza un control cada determinado tiempo
o periodo
Se puede conocer la mercancía en
existencia
en cualquier momento
Es necesario hacer un conteo físico No es necesario hacer un conteo físico
No se utiliza el kardex Es necesario usar el kardex
Se usan las cuentas Inventario de mercancías,
Compras de mercancía, Ventas de mercancía,
Gastos sobre compras de mercancías,
Devoluciones
y descuentos en compras, Devoluciones y
descuentos en ventas.
Se usan las cuentas: Mercancías o
inventarios de mercancías, Costo de
ventas, Venta de mercancía,
Devoluciones y descuentos en ventas.
Permite determinar el costo de la mercancía,
mediante el Juego de Inventarios
Permite determinar el costo de la
mercancía al momento de hacer la
venta

13.  PEPS (Primero en entrar primero en salir):
Este método consiste en valorar los inventarios a los
precios mas recientes, es decir, tienen el costo de la
fecha, se basa en el principio de que las mercancías
salen en el orden que entran, por lo tanto, habrá que
vender primero las antiguas, tenga presente que el
método es para registrar los costos de las
mercancías y no para la salida real o física del
producto, en otras palabras, puede que salga
primero la mercancía que entro ultimo, pero se
registra al precio mas antiguo. Ejemplo:

14. El 10 de octubre se compran 3 televisores de 20” a
$270000 c/u (costo)
El 20 de octubre se compran 6 televisores de 20” a
$360000 c/u (costo)
El 3 de noviembre se venden 5 televisores de 20” a
“450000 c/u (precio de venta).
En el método PEPS se venden primero los 3 de
$270000 cada uno y dos de la última compra de
$360000 cada uno. En este caso quedan en existencia
4 televisores del precio más reciente $360000 cada
uno, por consiguiente el valor del inventario será 4
televisores al precio más reciente $360000 cada uno,
que en total son $1440000.

15. UEPS (Ultimas en entrar primeras en salir):
Este método consiste en darle salida primero a las
mercancías más recientes, por lo tanto, el
inventario queda valorizado al precio más antiguo.
Se basa en el principio de que las mercancías se
venden al precio que se compraron (que
generalmente es el ultimo).
Es de anotar que solo se refiere a los costos de las
mercancías y no al flujo de las mismas, ya que
naturalmente tratara de venderse primero los
artículos más antiguos.

16. Ejemplo:
Tomando como base el ejercicio anterior, por el método UEPS se venden
primero 5 televisores de la ultima compra la del 20 de octubre de $360000 c/u.
Por lo tanto, el inventario final será: 4 televisores con un costo de $1170000.
1 Televisor de la última compra $360000 $360000
3 Televisores de la primera compra $270000 $810000
4 Televisores con costo de……………………………………. $1170000
En este caso los 4 televisores pueden ser de la última compra aun cuando
tengan los costos de la primera.

17. Promedio Ponderado: Este método
consiste en darle a las unidades del inventario
final un costo unitario que sea un promedio
entre el valor de las compras y las unidades
compradas. Para obtener el costo unitario
promedio se divide en cada compra el costo
total del inventario entre las unidades en
existencia, esta operación se realiza cada vez
que haya una compra a diferente precio
unitario.

18. EJEMPLO
 Inventario inicial: 10 unidades a $10.000 cada uno: total $100.000
 Compras: 30 unidades a $15.000 cada una: total 450.000
 Cantidad total 40 unidades. Valor total: $550.000
Costo promedio ponderado:
Valor total : $550.000 = $13.750
Cantidad total 40
Ventas en el periodo 35 unidades
Inventario final: 40 unidades – 35 unidades = 5 unidades
El valor promedio de costo por articulo es de $13.750
El valor del inventario final: 5 unidades x $13.750= $68.750
El inventario queda así valorado al costo promedio de la mercancía
en existencia.