Նախագծի կառավարման դասընթաց Նախագծի ծախսերի կառավարում(Բյուջե) կազմակերպիչ` CAPS ֆինանսավորող ` ԱՄՆ պետական դեպարտամենտ Երևան, Հայաստանի Հ անրապետություն

Ռեսուրսների հատկացում Ռեսուրսներ Ռեսուրսները սահմանափակ են: Նրանք ազդում են գործողության և ծախսերի պլանացանկերին: Նրանք ներառում են աշխատանք, սարքավորում, նյութեր, տարածք, ծառայություն, ճամփորդություն, ժամանակ և փող (օրինակ` տոկոսի վճարում): Շատ նախագծերի համար մարդիկ ամենակարևոր ռեսուրսն են: Ռեսուրսը կարող է հղկվել (և մշակվել ամանակի ընթացքում): Ռեսուրսները կարող են հերթականացվել: Ռեսուրսները կարող են օգտագործվել նվազեցնելու ճգնաժամային ուղին: Սա հիշեցնում է ասույթը ‘ավելի շատ ձեռքերը ավելի քիչ են աշխատում'. Հիշեք Բրուքսի օրենքը ‘շատ մարդ ներգրավելով ուշացրած աշխատանքում, ավելի կուշացնի աշխատանքի կատարումը" (Բրուքս 1995) այսինքն` չափից ավել խոհարարները կարող են փչացնել բորշը: Անհատական աշխատանքի պլաների մշակումը նախագծի կառավարման կարևոր մասն է կազմում:

Ռեսուրսներ

Ռեսուրսները սահմանափակ են:

Նրանք ազդում են գործողության և ծախսերի պլանացանկերին:

Նրանք ներառում են աշխատանք, սարքավորում, նյութեր, տարածք, ծառայություն, ճամփորդություն, ժամանակ և փող (օրինակ` տոկոսի վճարում): Շատ նախագծերի համար մարդիկ ամենակարևոր ռեսուրսն են:

Ռեսուրսը կարող է հղկվել (և մշակվել ամանակի ընթացքում):

Ռեսուրսները կարող են հերթականացվել:

Ռեսուրսները կարող են օգտագործվել նվազեցնելու ճգնաժամային ուղին: Սա հիշեցնում է ասույթը ‘ավելի շատ ձեռքերը ավելի քիչ են աշխատում'. Հիշեք Բրուքսի օրենքը ‘շատ մարդ ներգրավելով ուշացրած աշխատանքում, ավելի կուշացնի աշխատանքի կատարումը" (Բրուքս 1995) այսինքն` չափից ավել խոհարարները կարող են փչացնել բորշը:

Անհատական աշխատանքի պլաների մշակումը նախագծի կառավարման կարևոր մասն է կազմում:

Բյուջե Ընդհանուր բյուջեն սովորաբար հաշվվում է որպես անհատական ռեսուրսների գումար: Աշխատանքի ծախսը կարող է հաշվարկվել օրական մեկ անձի համար հաշվի առնելով ծախսերը, ինչպիսիք են` աշխատավարձը, սոցալական վճարումները, հարկերը, անուղակի ծախսերը, որոնց մեջ են մտնում տարածքը, դասընթացները և այլն: Ռեսուրսների ծախսերը անշուշտ կարելի է փոփոխել` հաշվի առնելով նախագծի ընդհանուր բյուջեն:

Ընդհանուր բյուջեն սովորաբար հաշվվում է որպես անհատական ռեսուրսների գումար:

Աշխատանքի ծախսը կարող է հաշվարկվել օրական մեկ անձի համար հաշվի առնելով ծախսերը, ինչպիսիք են` աշխատավարձը, սոցալական վճարումները, հարկերը, անուղակի ծախսերը, որոնց մեջ են մտնում տարածքը, դասընթացները և այլն:

Ռեսուրսների ծախսերը անշուշտ կարելի է փոփոխել` հաշվի առնելով նախագծի ընդհանուր բյուջեն:

Բյուջեի պատասխանատվությունը նախագծի կառավարիչի կողմից Դուք պատասխանատու կլինեք բացատրություններ տալու ապագա նախագծերի ծախսերի և արժեքի տատանումների մասին: Դա հնարավոր չի լինի, եթե դուք աշխատում եք ֆիքսված բյուջեով: Որպես նախագծի ղեկավար դուք պետք է իմանաք, թե ինչ կարժենա նախագիծը: Բյուջեն, որ դուք ստեղծում եք ֆինանսապես սահմանված նպատակ է և այն պետք է ծառայի նպատակին երկու մակարդակներում` (1) միջոցներ տրամադրել նախագծի ընթացքում հաջողությունը չափելու, (2) չափել քո կատարողականությունը, որպես ծրագրի ղեկավար: Դուք նաև կկարողանաք ստեղծել ենթադրություններ, որոնք ներառվում են բյուջեի թվերի մեջ: Սա էական կլինի, եթե հետագա այլ տատանման բացատրությունները իմաստ ունենան: Այս ենթադրությունը համեմատած իրական և ճշգրիտ տարբերություններն մեկուսացվում է: Միայն երբ դուք կարողանաք համեմատել այս ծավալով, բյուջեի գործընթացը կաշխատի, ինչպես նախատեսված էր:

Դուք պատասխանատու կլինեք բացատրություններ տալու ապագա նախագծերի ծախսերի և արժեքի տատանումների մասին: Դա հնարավոր չի լինի, եթե դուք աշխատում եք ֆիքսված բյուջեով:

Որպես նախագծի ղեկավար դուք պետք է իմանաք, թե ինչ կարժենա նախագիծը: Բյուջեն, որ դուք ստեղծում եք ֆինանսապես սահմանված նպատակ է և այն պետք է ծառայի նպատակին երկու մակարդակներում` (1) միջոցներ տրամադրել նախագծի ընթացքում հաջողությունը չափելու, (2) չափել քո կատարողականությունը, որպես ծրագրի ղեկավար:

Դուք նաև կկարողանաք ստեղծել ենթադրություններ, որոնք ներառվում են բյուջեի թվերի մեջ: Սա էական կլինի, եթե հետագա այլ տատանման բացատրությունները իմաստ ունենան: Այս ենթադրությունը համեմատած իրական և ճշգրիտ տարբերություններն մեկուսացվում է: Միայն երբ դուք կարողանաք համեմատել այս ծավալով, բյուջեի գործընթացը կաշխատի, ինչպես նախատեսված էր:

Ծախսերի տարբեր տեսակները Ամետատարածվածները` Սարքավորում (ձեռքբերումը, վարձակալումը, վարձավճարը և օգտագործումը) Հարմարությունները (գրասենյակի տարածքը, պահեստը) Աշխատանքը (աշխատողները, պայմանագրերը) Պիտույքները (թուղթ, մատիտ, ներկանյութ, այլ և այլք) Դասընթաց (սեմինարներ, կոնֆերանսներ, սիմպոզիուներ) Ճանապարհային ծախսեր (ցամաքով, ջրով, օդով)

Ամետատարածվածները`

Սարքավորում (ձեռքբերումը, վարձակալումը, վարձավճարը և օգտագործումը)

Հարմարությունները (գրասենյակի տարածքը, պահեստը)

Աշխատանքը (աշխատողները, պայմանագրերը)

Պիտույքները (թուղթ, մատիտ, ներկանյութ, այլ և այլք)

Դասընթաց (սեմինարներ, կոնֆերանսներ, սիմպոզիուներ)

Ճանապարհային ծախսեր (ցամաքով, ջրով, օդով)

Որոշ ծախսերի հաշվարկ Ծախսերը հաշվարկելու ստանդարտ բանաձևերը հետևյալն են` Սարքավորում = ձեռքբերման արժեքը Վարձակալության արժեք × ժամանակահատված Վարձավճար× ժամանակահատված Հարմարությունները = Վարձակալության արժեք × ժամանակահատված Վարձավճար× ժամանակահատված Աշխատանքի արժեքը = (կանոնավոր ժամեր× ժամավճարի դրույք) + (հավելյալ ժամերի × կրկնակի ժամերի դրույք) Պաշարներ = քանաք × գինը մեկ միավորի համար Դասընթացի արժեքը= (վարձավճարը× մասնակիցների քանակը) + (մասնակիցների համար աշխատանքի արժեքի գումարը) Ճանապարհային ծախսեր= (օրական, շաբաթական, ամսական կամ ժամային դրույքը) × (օգտվելու ժամանակահատվածը)

Ծախսերը հաշվարկելու ստանդարտ բանաձևերը հետևյալն են`

Սարքավորում = ձեռքբերման արժեքը

Վարձակալության արժեք × ժամանակահատված

Վարձավճար× ժամանակահատված

Հարմարությունները = Վարձակալության արժեք × ժամանակահատված

Վարձավճար× ժամանակահատված

Աշխատանքի արժեքը = (կանոնավոր ժամեր× ժամավճարի դրույք) + (հավելյալ ժամերի × կրկնակի ժամերի դրույք)

Պաշարներ = քանաք × գինը մեկ միավորի համար

Դասընթացի արժեքը= (վարձավճարը× մասնակիցների քանակը) + (մասնակիցների համար աշխատանքի արժեքի գումարը)

Ճանապարհային ծախսեր= (օրական, շաբաթական, ամսական կամ ժամային դրույքը) × (օգտվելու ժամանակահատվածը)

Ծախսերի դասակարգում Ուղակի/անուղակի ծախս Կրկնվող/չկրկնվող ծախս Ֆիքսված/տատանվող ծախս Ծանրաբեռնված/ոչ ծանրաբեռնված ծախս Կանոնավոր/ ժամանակավոր աշխատանքի ծախս

Ուղակի/անուղակի ծախս

Կրկնվող/չկրկնվող ծախս

Ֆիքսված/տատանվող ծախս

Ծանրաբեռնված/ոչ ծանրաբեռնված ծախս

Կանոնավոր/ ժամանակավոր աշխատանքի ծախս

Նախագծի ռեսուրսների պլանավորում Աշխատանքի բաղադրամասերի կառուցվածքը Պատմական տեղեկությունը Մասշտաբի նկարագիրը Ռեսուրսների համախմբման նկարագիր Կազմակերպության քաղաքականությունը (եթե կա) Գործողության տևողության կանխատեսումը Ամփոփում

Աշխատանքի բաղադրամասերի կառուցվածքը

Պատմական տեղեկությունը

Մասշտաբի նկարագիրը

Ռեսուրսների համախմբման նկարագիր

Կազմակերպության քաղաքականությունը (եթե կա)

Գործողության տևողության կանխատեսումը

Ամփոփում

Որոշել ռեսուրսների պահանջները

Ծախսերի բյուջե Մեզ անհրաժեշտ է` Արժեքի ագրեգացիա Պահուստային գումարի վերլուծություն Չափանիշային կանխատեսում Պատրաստել` Նախագծի ֆինանսավորման պահանջներ

Մեզ անհրաժեշտ է`

Արժեքի ագրեգացիա

Պահուստային գումարի վերլուծություն

Չափանիշային կանխատեսում

Պատրաստել`

Նախագծի ֆինանսավորման պահանջներ

Նախագծի ծախսերի կառավարում Ծախսերի կանխատեսում – Ստեղծել պահանջվեղ ռեսուրսների մոտավոր արժեք, որպեսզի ավարտին հասցվեն նախագծի գործողությունները: Ծախսերի բյուջե – Համախմբել անհատական գործողությունների կամ աշխատանքային փաթեթների կանխատեսված ծախսերը ստեղծելու` ծախսերի հիմնագիծ: Ծախսերի վերահսկում – Ներազդել այն գործոնների վրա, որ ստեղծում են ծախսերի տատանումներ և վերահսկում նախագծի բյուջեի փոփոխությունները:

Ծախսերի կանխատեսում – Ստեղծել պահանջվեղ ռեսուրսների մոտավոր արժեք, որպեսզի ավարտին հասցվեն նախագծի գործողությունները:

Ծախսերի բյուջե – Համախմբել անհատական գործողությունների կամ աշխատանքային փաթեթների կանխատեսված ծախսերը ստեղծելու` ծախսերի հիմնագիծ:

Ծախսերի վերահսկում – Ներազդել այն գործոնների վրա, որ ստեղծում են ծախսերի տատանումներ և վերահսկում նախագծի բյուջեի փոփոխությունները:

Ծախսերի վերահսկում Նախագծերի ծախսերի վերահսկումը ներառում է` Ներազդել ծախսերի հիմնագծում փոփոխություններ կատարող գործոնների վրա, Հավաստիանալ, որ պահանջվող փոփոխությունները համաձայնեցված են Ղեկավարել ընթացիկ փոփոխությունները հենց որ առաջանան Հ ավաստիանալ, որ այդ հնարավոր ծախսերը պարբերաբար չանցնեն տրամադրած ֆինանսավորումը : Կատարել ծախսերի կատարման մոնիտորինգ` հայտնաբերելու և հասկանալու ծախսերի տատանումները հիմնագծի ծախսերից: Ճշգրիտ կերպով գրառել հիմնագծի ծախսերից բոլոր համապատասխան փոփոխությունները : Կանխել ոչ ճիշտ, անտեղի կամ չհիմնավորված փոփոխությունները, որպեսզի չներառվեն ծախսերի հաշվետվության կամ ռեսուրսների օգտագործման մեջ: Տեղեկացնել համապատասխան շահատերերին հյաստատված փոփոխությունների մասին: Պահպանել սպասված ծախսերի գերազանցումը թույլատրելի սահմաններում:

Նախագծերի ծախսերի վերահսկումը ներառում է`

Ներազդել ծախսերի հիմնագծում փոփոխություններ կատարող գործոնների վրա,

Հավաստիանալ, որ պահանջվող փոփոխությունները համաձայնեցված են

Ղեկավարել ընթացիկ փոփոխությունները հենց որ առաջանան

Հ ավաստիանալ, որ այդ հնարավոր ծախսերը պարբերաբար չանցնեն տրամադրած ֆինանսավորումը :

Կատարել ծախսերի կատարման մոնիտորինգ` հայտնաբերելու և հասկանալու ծախսերի տատանումները հիմնագծի ծախսերից:

Ճշգրիտ կերպով գրառել հիմնագծի ծախսերից բոլոր համապատասխան փոփոխությունները :

Կանխել ոչ ճիշտ, անտեղի կամ չհիմնավորված փոփոխությունները, որպեսզի չներառվեն ծախսերի հաշվետվության կամ ռեսուրսների օգտագործման մեջ:

Տեղեկացնել համապատասխան շահատերերին հյաստատված փոփոխությունների մասին:

Պահպանել սպասված ծախսերի գերազանցումը թույլատրելի սահմաններում:

Իրականացման չափագրման վերլուծություն Ներկա արժեքի հնարքը ներառում է այս գլխավոր արժեքների ստեղծումը ամեն մի պլանավորված գործողության, աշխատանքային փաթեթի և վերահսկվող հաշվի համար: Պլանավորված արժեք (PV). PV-ն բյուջեի արժեքն է այն աշխատանքի համար, որը պլանավորված էր կատարվելու գործողությամբ կամ WBS բաղադրիչով: Ներկա արժեք (EV). EV-ն բյուջեի գումարն է այն աշխատանքի համար, որը կատարվել է ըստ պլանացանկի կամ WBS բաղադրիչի: Իրական արժեք (AC). AC-ն ընդհանուր արժեքն է, որը ստեղծվել է աշխատանքը կատարելով ըստ պլանացանկի կամ WBS բաղադրիչի: Այս AC-ն պետք է համապատասխանի իր սահմանումով և գործողության սահմաններով ` հաշվարկված PV-ին և EV-ն (Օր.` միայն ուղղակի ժամերը, միայն ուղակի ծախսերը կամ բոլոր ծախսերը ներառյալ անուղղակի ծախսերը):

Ներկա արժեքի հնարքը ներառում է այս գլխավոր արժեքների ստեղծումը ամեն մի պլանավորված գործողության, աշխատանքային փաթեթի և վերահսկվող հաշվի համար:

Պլանավորված արժեք (PV). PV-ն բյուջեի արժեքն է այն աշխատանքի համար, որը պլանավորված էր կատարվելու գործողությամբ կամ WBS բաղադրիչով:

Ներկա արժեք (EV). EV-ն բյուջեի գումարն է այն աշխատանքի համար, որը կատարվել է ըստ պլանացանկի կամ WBS բաղադրիչի:

Իրական արժեք (AC). AC-ն ընդհանուր արժեքն է, որը ստեղծվել է աշխատանքը կատարելով ըստ պլանացանկի կամ WBS բաղադրիչի: Այս AC-ն պետք է համապատասխանի իր սահմանումով և գործողության սահմաններով ` հաշվարկված PV-ին և EV-ն (Օր.` միայն ուղղակի ժամերը, միայն ուղակի ծախսերը կամ բոլոր ծախսերը ներառյալ անուղղակի ծախսերը):

Իրականացման չափագրման վերլուծություն Ծախսի/արժեքի տատանում (CV). CV= EV – AC Schedule variance (SV). SV = EV – PV

Ծախսի/արժեքի տատանում (CV).

CV= EV – AC

Schedule variance (SV).

SV = EV – PV