Circulos de Calidad

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  • 1. ÍndiceTrabajo en equipo ........................................................................................................... 3Antecedentes .................................................................................................................. 4Círculos de Calidad .......................................................................................................... 5Cómo funcionan los círculos QC ...................................................................................... 7Reuniones de trabajo ...................................................................................................... 8  Encontrar un problema ........................................................................................ 8  Encontrar todas las posibles causas ..................................................................... 9  Investigar cual es la causa ................................................................................... 10  Considerar las medidas de remedio .................................................................... 11  Puesta en práctica de las medidas de remedio ................................................... 11  Revisar los resultados obtenidos......................................................................... 11  Prevenir las recurrencias de los mismos problemas ............................................ 12Conclusiones .................................................................................................................. 13Bibliografia ..................................................................................................................... 14
  • 2. Círculos de Calidad 2Trabajo en Equipo Una de las formas que las empresas han impulsado para responder a las exigencias dehoy en día, ha sido impulsar el trabajo en equipo en todos sus niveles, la cual es unacondición básica para lograr la transformación hacia la calidad. Las personas en las empresas sienten la necesidad de sentirse parte de un equipohumano, con el cual compartir valores y aspiraciones. El trabajo en equipo se ha vuelto unacaracterística básica del nuevo tipo de liderazgo. Algunos elementos que deben caracterizar el trabajo en equipo son:-El diálogo-Aprender a escuchar a los demás-Reflexión-Pensamientos conjuntos Todo esto para encontrar maneras diferentes de hacer y enfocar las cosas, configurarvisiones compartidas del futuro, el aprender de los demás, aprender en equipo (si losequipos no aprenden, la empresa no aprende) etc. Como lo expresa Rodríguez Combeller: “El trabajo en equipo es la participacióndecidida y organizada de las personas hacia el logro de los objetivos, este favorece lacreatividad, la innovación y el compromiso hacia la mejora continua de la calidad en todoslos niveles”.
  • 3. Círculos de Calidad 3Antecedentes No era fácil educar a los ingenieros y empleados directivos mediante seminarios yconferencias, pero resultaba imposible manejar al gran número de supervisores y dirigentesde grupo. Pero utilizando los medios de comunicación masiva, en 1956 fue como empezaron aresolver el problema, empezando con un curso de Control de Calidad por correspondenciapara supervisores valiéndose de la Radiodifusora Japonesa de Onda Corta. En 1957, la Radiodifusora Japonesa NHK empezó a difundir programas dentro de suprogramación educativa. En 1960, la UCIJ (UC Ingenieros Japoneses) publicó una monografía titulada A text onQuality Control for the Foreman (A y B), que sigue vendiéndose muy bien.Una nueva revista nació en 1962 titulada Gemba-to-CC (Quality Control for the Foreman aFQC), al publicarla se sostuvo que las actividades de control de calidad debían efectuarsebajo el nombre de Círculos de Calidad, por dos motivos: El primero, porque la mayoría de los supervisores no estaban acostumbrados aestudiar, por lo tanto no se tenía la certeza de que la leyeran. Por eso, la solución era formargrupos que leyeran la revista de manera rotatoria asegurando la continuidad. El segundo, todo lo estudiado debía ponerse en práctica en el lugar de trabajo decada persona. Había que estimular a las personas para que resolvieran los problemassurgidos en el lugar de trabajo, tanto por su cuenta como con ayuda de otros. Se hizo hincapié en lo siguiente: 1. El voluntarismo. Los círculos han de crearse voluntariamente, no por órdenes superiores. 2. Autodesarrollo. Los miembros del círculo deben estar dispuestos a estudiar. 3. Desarrollo mutuo. Los miembros del círculo deben aspirar a ampliar sus horizontes y a cooperar con otros círculos. 4. Participación total. Los círculos deben fijar como meta final la participación plena de todos los empleados del lugar. En abril de 1965, se habían registrado 3700 grupos que practicaban actividades deControl de Calidad. Pero el carácter voluntario del esfuerzo había sido un obstáculo, peropara que el movimiento perdure es necesario evitar la obligatoriedad y hacer hincapié en elvoluntarismo. Cuando algunos círculos de Control de Calidad mostraron señales de gran éxito, lasempresas que no los tenían se apresuraron a imitarlos.
  • 4. Círculos de Calidad 4 CÍRCULOS DE CALIDAD Según Ishikawa, “el círculo de calidad es un grupo pequeño que desarrollaactividades voluntariamente y que apoyan la calidad dentro de un mismo taller. Estepequeño grupo lleva a cabo autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejoramientodentro del taller utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos losmiembros”. De esta manera el objetivo de los círculos de calidad es contribuir almejoramiento y desarrollo de la empresa, crear un buen ambiente de trabajo y ejercer lascapacidades humanas plenamente. Los círculos de calidad se iniciaron en Japón en 1962. Algunas características de los círculos de calidad son las siguientes: 1. El círculo de calidad es un grupo pequeño de empleados (entre 3 y 10) que participan voluntariamente en su propio desarrollo y en el de la empresa. 2. Su tarea principal consiste en identificar, analizar y resolver problemas relacionados con su área de trabajo. 3. Por consenso deciden abordar la solución de un problema o la ejecución de un proyecto de mejora; y para ello siempre siguen los “ocho pasos en la solución de un problema”. 4. Un miembro del grupo actúa como líder, quien es el encargado de citar a las reuniones, redactar informes, recabar cifras, pedir apoyos, etcétera. 5. Los integrantes deben estar capacitados sobre las herramientas básicas y contar con el apoyo y asistencia de un experto en CTC (facilitador). 6. El grupo se reúne al menos una vez por semana. La duración dela reunión puede ser de 45 a 90 minutos. Las reuniones pueden ser durante o fuera de las horas de trabajo, según las circunstancias. 7. Sus propuestas de solución son sometidas a la consideración de un grupo de directivos, que puede ser el consejo de calidad. 8. Cuando es posible, ellos mismos ponen en práctica soluciones y verifican el impacto de las mismas. Debido al éxito de CTC en Japón, en Occidente se ha tratado de imitarlos de algunamanera. Una de las más socorridas ha sido el impulsar programas de formación de círculosde calidad entre trabajadores. Los fracasos de estos programas ha sido frecuente, ya que enmuchos de estos casos no se ha entendido que el éxito del CTC japonés radica en un nuevoestilo de administración enfocada a la mejora continua, en el cual la participación de lostrabajadores en equipos es un elemento más y es una consecuencia. El éxito de unprograma de implantación del CTC radica en la transformación de los niveles altos deadministración, no en un programa de círculos de calidad. Los círculos de calidad no son la panacea de un programa de calidad, por lo quesoportar una transformación o iniciarla con la formación de círculos de calidad llevara casiinvariablemente a malos resultados.
  • 5. Círculos de Calidad 5 Para que estos equipos funcionen es necesario que la empresa haya iniciado conanterioridad un verdadero proceso de cambio, donde la mayoría de los miembros de laempresa estén impregnados de la filosofía de calidad, las relaciones internas entredirectivos y subordinados sean de confianza y llenas de comunicación, se hayan efectuadoproyectos de manera exitosos. Si con anterioridad no se ha iniciado un programa de transformación hacia la calidadbasado en los 14 principios de Deming, el posible beneficio de las actividades de los círculosde calidad será pasajero. La formación de círculos de calidad es parte de las últimas etapasen la estrategia para alcanzar el CTC. Con la idea de puntualizar lo anterior a continuación seseñalan algunos de sus beneficios y limitaciones. Beneficios esperados de los círculos de calidad:  Mejora de la calidad.  Incremento de la productividad.  Fortalecimiento de la motivación en el trabajo y la corresponsabilidad en el trabajo, la calidad y la empresa.  No sirven para hacer una reestructuración de la administración de la empresa.  No resuelven problemas financieros.  No sustituyen la planificación a largo plazo.  Es difícil que con su accionar se logre innovar el producto, el proceso o el sistema.  No son un programa para mejorar las relaciones humanas o fomentar la comunicación en el interior de la empresa, aunque ayuden a ellos.  No son la panacea de un programa de CTC.  Los resultados son a mediano plazo.
  • 6. Círculos de Calidad 6Cómo funcionan los círculos QC Formacion de Registro de un un circulo QC circulo QC Actividades de Mejora Seleccion del Presentacion tema Conclusion Estudio Confirmacion Planeacion de del efecto la mejora Ejecucion de la mejora •Reunion plenaria del circulos QC de cada division. Circulos reconocidos por su •Reunion plenaria del circulos QC de la planta. excelencia participan en la reunion plenaria de otras empresas. •Reunion plenaria del circulos QC de toda la empresa.
  • 7. Círculos de Calidad 7Reuniones De TrabajoPor la importancia de las reuniones de trabajo, tanto de cualquier equipo de calidad comoen general dentro de la empresa, a continuación se señalan puntos que veden seguirse entales reuniones con el propósito de que estas pueden ser mas productivas.  Debe haber continuidad entre una reunión y otra.  Toda reunión debe tener una planificación prevista, se debe ver la mejor manera de conducirla y siempre tener en mente la necesidad de darle seguimiento.  En cada reunión se debe definir con anticipación lo que se va a tratar, y si en ellas se está abordando un problema, entonces se debe tener en claro el problema que se discute, las personas en primer termino son responsables de resolverlos.  Los problemas deben ser comunes a los asistentes, las decisiones se deben tomar colectivamente.  Escuchar con atención y demostrar respeto hacia las opiniones de los demás.  La responsabilidad del progreso de un equipo y el éxito de una reunión es de todos.  Conviene discutir las ideas y criticar a las personas ausentes.  Mantener un clima de diálogo cordial y respeto.  En la solución de problemas por equipos, toda reunión debe ser parte de alguno de los ocho pasos en la solución de un problema.  Si las soluciones propuestas requieren del visto bueno y el apoyo de los directivos, se debe preparar muy bien la reunión con ellos, haciendo énfasis en los antecedentes, los costos y la calidad.EJEMPLO 11.1.- En una empresa fabricante de llantas un círculo (o equipo) de calidad enparticular está formado por personal femenino a nivel secretarial, cuyo total de integranteses de cuatro. El proyecto que desarrollan fue titulado “archivo muerto funcional”. Acontinuación, siguiendo los ocho pasos en la solución de un problema, se describe talproyecto. 1. ENCONTRAR UN PROBLEMA.TABLA 11.1 Situación antes de la mejora indicador Situaciones antes de la Objetivo mejoraTiempo perdido por búsqueda 2 horas 10 minutos Documentos extraviados 225 al año Cero documentos Numero de personas con 5 empleados, 2 empleados acceso al archivo muerto 2 contratistas
  • 8. Círculos de Calidad 8 2. BUSCAR TODAS LAS POSIBLES CAUSAS. Mediante una lluvia de ideas, el grupo analiza las posibles causas por las cuales se tiene el problema de confiabilidad en el archivo muerto. Las posibles causas se plasmaron en el diagrama de Ishikawa.TABLA 11.1 Diagrama de Ishikawa para las posibles causas. Métodos Materiales Cajas sin identificación Áreas no definidas Cajas desordenadas Falta de anaqueles Cajas sin formato visible de su Cajas inadecuadas contenido Estándar tamaño de cajas Local pequeño Falta de depuración Falta de cajas para archivar Almacenamiento incorrecto Falta de focos Falta de información del Ubicación del archivo en lugar tiempo de guarda del inadecuado ddocumento Falta de cuidados en el Falta de seguridad en general manejo de cajas Falta de procedimientos Demasiada información enviada en el método de archivar Muebles que obstruyen el paso Falta de formato para rotulación de cajas Falta de confiabilidad en el Área propicia archivo muerto Falta de personal para la encargado proliferación de plagas Falta de conciencia de Falta de ventilación Techo muy bajo cómo evitar la información al Falta de higiene Piso disparejo archivo muerto Humedad en el piso Piso inadecuado Goteras Mala iluminación Mano de obra Medio ambiente Maquinaria
  • 9. Círculos de Calidad 93.- INVESTIGAR CUAL ES LA CAUSA O EL FACTOR MÁS IMPORTANTE.Debido a la naturaleza de las causas que se mencionan en el diagrama causa-efecto, y porrelacionarse unas con otras, se llegó a que las 13 causas son las principales ya que cubren atodas las demás. Para confirmar las 13 causas se hicieron encuestas entre los usuarios yentre el mismo grupo. Los resultados se muestran en la hoja de verificación de la tabla.TABLA 11.2 Resultados de la confirmación de las causas. Causa Existe Afecta Por qué 1. Áreas no definidas Si Si Impera el desorden y se pierde tiempo al buscar las cajas. 2. Cajas sin identificación Si Si Ocasiona pérdida de tiempo al que va a buscar información. 3. Estándar para el tamaño de No Si Por que al momento de acomodar las cajas las cajas quedan en desorden. 4. Almacenamiento incorrecto Si Si Al guaradar las cajas incorrectamente se ocupa mas espacio, y aveces los documentos van sueltos y obstruyen el paso. 5. Inseguridad Si Si Es peligroso por el desorden en que se encuentran las cajas, las cajas se pueden caer, mala instalación eléctrica, se puede generar un incendio, no existe extintor 6. Falta de un procedimiento Si Si Cuando se tiene que enviar de envio de documentos al documentación, se hace sin la menor archivo conciencia, acomodando los documentos en cajas no convenientes, y sin seguir un sistema de resguardo 7. Ubicación de archivos en Si No No es primordial, considerando que mal lugar tenemos que adecuarnos a los recursos con que contamos 8. Mala iluminación Si Si Con la falta de luz es más factible un accidente o la picadura de algún insecto, pero si se instala un foco se puede ocasionar un corto por la mala instalación eléctrica. 9. Cajas inadecuadas Si Si Al no tener uniformidad en el tamaño de las cajas se desperdicia espacio, además de ser peligroso por el desorden. 10. Área propicia para la Si Si Debido a la suciedad y el desorden, se proliferación de plagas generan animales dañinos para la salud. 11. Humedad en el piso Si Si Con la humedad se deterioran más rápidamente los papeles, perdiéndose de este modo la información guardada. 12. Piso inadecuado No No Afecta solamente en apariencia, ya que esta disparejo. 13. Demasiada información Si Si Hay documentos que ya no se van a archivada requerir y ocupan espacio que se puede destinar a otra información.
  • 10. Círculos de Calidad 104.-CONSIDERAR LAS MEDIDAS DE REMEDIO a) Tener una persona encargada para llevar a cabo el trámite y control del archivo muerto. b) Establecer un procedimiento en el cual se expliquen los pasos a seguir en dicho tramite. c) Depuración de documentos e identificación del contenido actual de las cajas. d) Asignación del área de guarda a cada departamento en el archivo muerto e) Limpieza del lugar.TABLA 11.3 Programa de contramedidas.Contramedida Cuándo Quién Cómo1.- Encargado del almacén Abril 16 G. García Por consenso con el CC2.- Procedimiento Abril 16 Grupo CC Se distribuye la carga de trabajo3.- Depuración Abril 21 Todos los Carta de invitación a los departamentos departamentos involucrados4.- asignación del área de Abril 21 A. López Con base en lasguarda a cada necesidades de losdepartamento usuarios5.- limpieza Abril 21 Personal de limpieza y Limpieza general CC5.-PUESTA EN PRÁCTICA DE LAS MEDIDAS DE REMEDIO a) Se hizo una depuración de documentos inservibles y se guardaron solo los que tenían validez con base en las disposiciones legales y de los clientes y del espacio asignado a cada departamento. b) La depuración se llevo a cabo el día sábado 21 de abril, contando con la ayuda del personal de cada departamento que tenían cajas en el archivo muerto. c) Se obtuvieron beneficios económicos al recuperar material de oficina. d) Elaboración de diagramas de flujo para poder hacer el procedimiento en el cual todas las integrantes colaboramos.6.- REVISAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS.En la tabla se muestra una comparación cuantitativa de la situación antes y después de lasmodificaciones, donde se ve que los objetivos se cumplieron, y además en la tabla semuestran los artículos de papelería recuperados, los cuales representan un ahorroimportante.
  • 11. Círculos de Calidad 117.- PREVENIR LAS RECURRENCIA DEL MISMO PROBLEMA. a) Depuración del archivo muerto, y asignación a cada departamento de su área de guarda. b) Selección de la documentación que verdaderamente requiere ser guardada en el archivo muerto. c) Control de toda la documentación que entra al archivo muerto aplicando el procedimiento. d) Depuración continua de la documentación, de acuerdo con el tiempo que requiera estar guardada. e) El procedimiento tiene que ser estrictamente aplicado a todas las áreas. TABLA 11.4 Resultados obtenidos. Indicador Situación antes de la mejora Después 1.- Tiempo pérdido por la búsqueda 2 horas 10 minutos 2.- Documentos extraviados 225 al año 0 3.- Números de cajas humedas 50 % 0 4. - Número de personas con acceso 7 2 al archivo muerto.TABLA 11.5 Cuantificación del material recuperado en el archivo muerto. Artículo Cantidad Precio unitario $ TotalFolder tamaño carta c/broche 433 pza. 3.10 $909.30Folder tamaño oficio c/broche 20 pza. 2.50 50.00Folder manila tamaño carta 1066 pza. 0.45 479.70Hojas bond tamaño oficio paquete c/500 20 paq. 60.00 600.00Hojas bond tamaño carta 8 cajas con 3 mil 24 mil 74.00 1776.00Hojas bond tamaño doble carta 5000 pza. 86.43 432.15Carpeta leford tamaño carta 81 pza. 9.50 769.50Carpetas negras de argolla 59 pza. 12.00 708.00Cajas p/archivo muerto t/oficio 67 pza. 15.00 1005.00Broches baco c/100 pza. 5 cja. 5.00 25.00Carpeta colgante archivo t/oficio 1 cja. 70.00 70.00Blocks cedula de pago (obsoletas), se puede 168 blk 7.00 1176.00utilizar para anotaciones Total 8000.65
  • 12. Círculos de Calidad 12CONCLUSIONES.  El circulo de calidad brindo a cada una de las integrantes la oportunidad de comunicarse mejor y trabajar en equipo.  Nos ayudo a crecer como personas y elevar nuestro nivel de calidad en el ambiente laboral.  Trabajar en el proyecto de archivo muerto, nos permitió crear un procedimiento útil a la empresa: El procedimiento AM, en donde se indican paso a paso las, con instrucciones a seguir para la guarda de documentos en dicha área , con una clara explicación de objetivos y resultados esperados.  En la elaboración del procedimiento, todas y cada una de las integrantes tomo parte, manifestándose así el trabajo en equipo.  Se tuvo la oportunidad de recuperar materiales y equipo que estaba sin uso.  Se logro trabajar de una manera armoniosa, con los tres programas de trabajo utilizados en esta empresa, y que son: Calidad total, otorgando con nuestro procedimiento un nivel de servicio optimo a nuestros clientes internos ISO-9000, mediante el cual aseguramos el control de documentación enviada al archivo muerto; y C 95, consistente en el ahorro de materiales y aprovechamiento de equipo sin uso.
  • 13. Círculos de Calidad 13BibliografíaGutiérrez Pulido Humberto.Calidad Total y ProductividadMcGraw Hill.Págs.Kaoru Ishikawa¿Qué es el Control Total de Calidad?,Grupo Editorial NormaPágs.Norman Gather,Greg Frazier.Administración de Producción y OperacionesInt. ThompsonPágs. 648-649