El Hotel Wellington necesitaba unificar sus múltiples fuentes de información y disponer de datos consolidados y actualizados para mejorar la toma de decisiones. Se analizaron sus necesidades y se propuso Oracle Business Intelligence Standard One, el cual permitió crear cuadros de mando accesibles en línea con información actualizada diariamente. Esto eliminó el tiempo de consolidación manual de informes y brindó a la dirección datos reales sobre las operaciones del hotel.
1. “UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN”
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática
Tema : Casos practicos semana 10
Docente : Ing. Janina Cotrina Linares
Curso : Inteligencia de Negocios
Integrantes : Est. Jherry PaulGarcia Casaverde.
Est. Kreisler Umbo Ruiz
Est. Alex Delgado Altamirano
Est. Jirvin Johnathan Gamarra Nicolas
Tarapoto - Perú
2014
2. El Negocio de Topy Top
Topy Top es una compañía familiar, constituida en el año 1983, dedicada a la
fabricación de prendas de vestir de tejido de punto 100% algodón. Actualmente es el
primer exportador textil de Perú, registrando niveles de venta de USD 105 millones
anuales para ese mercado; asi mismo cuenta con una sólida estructura patrimonial y
su personal asciende a 4,570 trabajadores. Cuenta con una producción promedio
cercana a los 3.2 millones de prendas al mes, para el mercado Local y Exportación.
Actualmente exporta el 80% de su producción, donde el 85% se dirige al mercado
norteamericano. El 20% de la producción se comercializa a través de sus 50 tiendas
en Perú y en Venezuela.
El Escenario Previo
Topy Top Perú contaba con un Data Mart que contenía información resumida y desde
donde se explotaba información de forma básica. “Ya habíamos construido un Data
Mart con información de la cadena de retail pero los resultados que se obtenían, si
bien servían mucho como primer paso, todavía costaba generar información Gerencial
de manera más eficiente y con una tecnología más especializada en inteligencia de
negocios", recuerda Gustavo López (Gerente de Sistemas y Planeamiento de Topy
Top Perú). A nivel organizacional, desde ambos sectores, tanto el área de Sistemas
como las áreas usuarias, tenían el tema del Business Intelligence en su cartera de
proyectos para Topy Top. “Habíamos llegado a un límite en la utilización de la
información. El usuario cada vez tenía más experiencia y era más exigente, por lo cual
necesitábamos mayor facilidad de acceso y mayor automatización de procesos.
Teníamos que pasar a un nivel superior que acompañara más la demanda de
información del negocio”, explica López.
La Experiencia en Business Intelligence
Luego de un proceso de evaluación donde analizaron varios productos, se seleccionó
la Plataforma de Business Intelligence de MicroStrategy. Como señala Gustavo López:
“Elegimos MicroStrategy luego de revisar el posicionamiento en el mercado, la
experiencia regional y las capacidades técnicas que ofrece.” Como primer proyecto se
definió el área de Planeamiento Comercial y Gestión de Ventas con diferentes
aperturas y ratios. “Diariamente ofrecemos información sobre el stock, ingresos,
ventas, rotación de productos, compras, lo que está llegando a las tiendas, los niveles
de ventas, etc. Todo esta información está disponible al mínimo nivel de detalle y nos
ayuda a mejorar nuestros procesos de planificación y a su vez tomar mejores
decisiones”, asegura López. Se determinó como eje central de la implementación la
utilización de MicroStrategy Web para el acceso de directores, gerentes y analistas en
general complementado con MicroStrategy Narrowcast para el envío de información
de forma proactiva a las tiendas. “No requerimos el calculo de un ROI ya que no había
dudas de que este sería un salto importante que nos ayudaría a aprovechar
oportunidades que estábamos perdiendo. Partimos del Data Mart que teníamos
desarrollado pero lo ampliamos y mejoramos. Ahora no sólo brinda información
gerencial y directiva sino que, proactivamente, envía información a las tiendas
informando sobre la evolución de las ventas, rankings de productos bien y mal
posicionados y otros indicadores de interés para nuestros puntos de venta”, resalta el
3. ejecutivo. Topy Top fue apoyado localmente por los consultores de Source Partners
(distribuidor exclusivo de MicroStrategy en Perú), “Realmente los usuarios de Topy
Top son usuarios muy avanzados en el uso de la herramienta y por eso se ha logrado
realizar análisis que son muy importantes para la eficiencia presupuestaria de la
compañía”, destaca Igor Cueto (Director General de Source Partners). Topy Top Perú
cuenta a la fecha con usuarios internos que analizan la información en línea con
capacidades de acceder al mínimo nivel de detalle alcanzando los 64GB de datos.
“Cargamos información diariamente y mantenemos una ventana de 2 años de historia
porque el negocio de la moda es muy cambiante y no tiene sentido almacenar datos
que no son reflejo del actual ciclo de negocios”, aclara Gustavo López. Acaban de
integrar la cadena de tiendas que tienen en Venezuela a los servicios de información
que Microstrategy brinda desde el Data Center de Perù y como futuros proyectos,
Topy Top Perú planea expandir su solución de BI. “La idea es llegar a otras áreas
como Operaciones y Finanzas complementando la información en detalle con tableros
de control", afirma el Gerente de Sistemas y Planeamiento. Con su experiencia en el
campo de Business Intelligence, Gustavo López recomienda concentrarse en el
modelo de datos: “Para que el proyecto se implemente en corto plazo es importante
tener definido la concepción de los modelos e indicadores. Sobre todo en la industria
de manufactura donde cada empresa tiene su particularidad. Si no está claro el
modelo, habrá idas y vueltas y el resultado será un modelo que no permita evolucionar
junto con el negocio”.
Resumen
Topy Top Perú contaba con un Data Mart que contenía información resumida y desde
donde se explotaba información de forma básica. A nivel organizacional, desde ambos
sectores, tanto el área de Sistemas como las áreas usuarias, tenían el tema del
Business Intelligence en su cartera de proyectos para Topy Top. Se seleccionó
MicroStrategy como la Plataforma de Business Intelligence de Topy Top Perú y como
primer proyecto se definió el área de Planeamiento Comercial y Gestión de Ventas
Corporativas con diferentes aperturas y ratios. Se determinó como eje central de la
implementación la utilización de MicroStrategy Web para el acceso de directores,
gerentes y analistas en general complementado con MicroStrategy Narrowcast para el
envío de información de forma proactiva a las tiendas.
Preguntas :
1. ¿Qué beneficios consiguió la empresa con la implementación de este B.I?
Brindar a sus clientes una gama de opciones para su satisfacción.
Identificar a tiempo las necesidades actuales de sus clientes.
Reportar eficientemente sobre los movimientos en la empresa para que
puedan ser emitidos a la alta gerencia y estos tomen las mejores
decisiones para el beneficio de la empresa.
2. ¿Cuál crees que fue el movito de la empresa en querer implementar un B.I?
El principal motivo fue la confianza que brindaba MicroStrategy, ya que
representan negocios exitosos en el mundo. Miles de empresas han mejorado
4. su desempeño de negocios, aumentado sus ingresos y agregado millones de
dólares en sus resultados al utilizar MicroStrategy. Se ejecutan decenas de
miles de reportes al día atendiendo a miles de usuarios de negocios con esta
tecnología.
Con la arquitectura de MicroStrategy de Business Intelligence unifica reporteo,
análisis y monitoreo en tiempo real del negocio. Además de eso, la
actualización de los clientes en tecnología es rápida haciendo muy exigible la
calidad de productos y servicios en la empresa.
3. ¿Con que herramientas trabajo la empresa para realizar sus reportes?
Con la herramienta misma de Microestrategy Report Services que brinda:
Completas Capacidades de Diseño de Reportes – Via Web y en Modo
Vista Final.
Control Total de Formato y Estética de Reportes.
Alto Volumen de Generación de Reportes.
Completa Visión de la Información.
4. ¿Si tu tuvieras una empresa de ventas como actuarias ante los empleados
para que entiendan este manejo de solución MicroStrategy B.I?
Primeramente identificaría los posibles problemas con mis empleados.
Realizaría charlas motivacionales respecto a la tecnología implantada.
Complementaria el apoyo con incentivos, para que los empleados se
sientan más entusiasmados de querer aprender a manejar lo
implementado en la empresa.
5. ¿Ventajas y Desventajas que tuvo la empresa con la realización de
MicroStrategy B.I?
Ventajas:
Desventajas:
5. Implantacion Business Intelligence
en Hotel Wellington
Situación inicial
• El Hotel Wellington fue inaugurado en 1952 y cuenta con 261 habitaciones, un
Business Center, diferentes restaurantes y bares, así como 12 salones para eventos.
Las necesidades más apremiantes del Hotel Wellington consistían en unificar las
diferentes fuentes de información (Datisa, Opera, Micros TPV, Buzón de Voz,
Quadriga TV, Minibares, Vingcard, etc,), consolidar la información, disponer de
información agregada y actualizada en el momento preciso, mejorar la toma de
decisiones en tiempo y fiabilidad y aumentar la competitividad. La previsión es que
para mediados de 2009 el Hotel Wellington cuente con un sistema de Business
Intelligence (BI) funcionando a pleno rendimiento que les permita tener una visión 360º
de toda la actividad del hotel.
• La alta dirección del Hotel Wellington tenía resueltos los procesos de negocios
operacionales después de la renovación de software y hardware llevada a cabo entre
2008 y 2009. El objetivo de modernización e inversión en tecnología de última
generación se había cumplido. Sin embargo, aún tenían por cumplir un objetivo de vital
importancia: la integración para llegar al dato único. Necesitaban información
consolidada para asegurar la toma de decisiones.
• El Hotel Wellington utiliza en su actividad diaria diversas fuentes de información con
multitud de datos dispersos: Quadriga TV, Central de Teléfonos, Servidor de RR.HH.,
Minibares, Micros TPV, Buzón de Voz, VingCard, etc. A su vez, el hotel dispone de
varios Sistemas de Gestión Hotelera como son Opera y S&C y Datisa (Gestión
Económico-Financiera y Control).
• Antes de implantar la herramienta de Business Intelligence, el Hotel Wellington
verificaba los procesos de su negocio basándose en informes que eran manipulados
manualmente. Este sistema era lento y costoso en su elaboración. Debido a la
necesidad de tener información crítica de gestión permanentemente actualizada, el
Hotel Wellington decidió buscar una solución que le ofreciera:
Reducir el tiempo de creación de los informes consolidados de las áreas.
Poder elegir el nivel de desglose de la información consultada.
Tener una interfaz cómoda para la consulta de los informes y que estos fueran
exportables a Microsoft Excel.
La Propuesta de dharma ingeniería
• Se analizaron las necesidades del cliente y se llegó a la conclusión de que la
solución que se ajustaba con más exactitud era Oracle Business Intelligence Standard
One. Con este producto es posible obtener información consolidada y actualizada por
medio de interfaz web y exportable a otros formatos.
6. La Implantación
• Durante varios meses se trabajó empleando metodología propia para cumplir con la
siguientes fases:
Análisis de los informes que el cliente solicitaba.
Diseño de un Data Mart con características acordes a la consolidación de
información necesaria.
Instalación y puesta en marcha del producto BI.
Diseño junto con el Hotel Wellington los cuadros de mando para unificar la
presentación de los informes.
Implementación de una interfaz web que permitiera acceso vía Intranet e
Internet. Resultados
• Con la implantación de BI se han cumplido todas las necesidades propuestas
inicialmente con plena satisfacción del usuario.
• Dentro de los tres primeros meses fue posible observar los primeros resultados. El
tiempo de consolidación no solo se ha reducido sino que se ha eliminado, ya que los
informes se actualizan diariamente, consiguiendo que las cifras que consulta la
dirección sean un reflejo real del estado diario de la empresa.
• Los directivos pueden acceder vía Intranet o Internet a los cuadros de mando,
pudiéndose establecer niveles de acceso y perfiles de usuario, existiendo la posibilidad
de trasladar los datos a una hoja de cálculo, un documento de texto o un archivo PDF.
Preguntas :
1. ¿Cuáles fueron las necesidades de la empresa para querer implemetar una
solución B.I ?
Las necesidades para querer implementar una solución BI fueron:
Que el Hotel Wellington verificaba los procesos de su negocio
basándose en informes que eran manipulados manualmente.
El sistema era lento y costoso en su elaboración, debido a la necesidad
de tener información crítica de gestión permanentemente actualizada
Necesitan Reducir el tiempo de creación de los informes consolidados
de las áreas.
No podían elegir el nivel de desglose de la información consultada.
No tenían una interfaz cómoda para la consulta de los informes y que
estos fueran exportables a Microsoft Excel.
2. ¿Que áreas dio soporte esta solución B.I?
El área en que dio soporte la solución BI fue en la alta dirección del Hotel
Wellington, ya que en esta área todos los procesos de su negocio estaban
basados en informes que eran manipulados manualmente y que el sistema era
muy lento.
7. 3. ¿Qué herramientas y métodos utilizaron para la implementación de un B.I de la
empresa?
La herramienta que utilizaron para la implementación del BI dentro de la alta
gerencia del Hotel Wellington fue el Oracle Business Intelligence Standard One
que permitia: Reducir el tiempo de creación de los informes consolidados de
las áreas, poder elegir el nivel de desglose de la información consultada y tener
una interfaz cómoda para la consulta de los informes y que estos fueran
exportables a Microsoft Excel.
También utilizaron una metodología propia para cumplir con las siguientes
fases:
Análisis de los informes que el cliente solicitaba.
Diseño de un Data Mart con características acordes a la consolidación
de información necesaria.
Instalación y puesta en marcha del producto BI.
Diseño junto con el Hotel Wellington los cuadros de mando para unificar
la presentación de los informes.
Implementación de una interfaz web que permitiera acceso vía Intranet
e Internet. Resultados
4. ¿Qué resultados obtuvo el Hotel Wellington con esta solución?
Con la implantación de BI se han cumplido todas las necesidades
propuestas inicialmente con plena satisfacción del usuario.
Dentro de los tres primeros meses fue posible observar los primeros
resultados. El tiempo de consolidación no solo se ha reducido sino que
se ha eliminado, ya que los informes se actualizan diariamente,
consiguiendo que las cifras que consulta la dirección sean un reflejo
real del estado diario de la empresa.
Los directivos pueden acceder vía Intranet o Internet a los cuadros de
mando, pudiéndose establecer niveles de acceso y perfiles de usuario,
existiendo la posibilidad de trasladar los datos a una hoja de cálculo, un
documento de texto o un archivo PDF.
5. ¿Cómo determinaron la propuesta de solución para esta empresa?
Se analizaron las necesidades del cliente y se llegó a la conclusión de que la
solución que se ajustaba con más exactitud era Oracle Business Intelligence
Standard One. Con este producto es posible obtener información consolidada y
actualizada por medio de interfaz web y exportable a otros formatos.
8. “Caso Telemail”
Para esta empresa de Alcobendas (Madrid) en la carrera por un servicio eficaz no hay
línea de meta. Telemail desarrolla su actividad en una amplia variedad de sectores
económicos, prestando servicio a entidades financieras y aseguradoras, compañías
informáticas, de telefonía y distribución, asociaciones y editoras, empresas de
automoción, compañías de estudios de mercado, etc.
Nacida con el objetivo inicial de abordar diferentes áreas de negocio: informática para
el tratamiento de BBDD, impresión personalizada, manipulados mecánicos y
manuales, etc.. Desde el año 2000, Telemail ha evolucionado para proporcionar un
servicio integral a sus clientes. En esa evolución la empresa se ha convertido en
entidad colaboradora de Correos y ha apostado por el desarrollo de un catálogo
comprensivo de servicios avanzados de outsourcing de impresión, billing y
manipulado.
Para mantener ese nivel de compromiso con sus clientes Telemail ha venido
realizando importantes inversiones en tecnologías de impresión, prueba de ello es su
condición de Xerox Premier Partner.
El Escenario Previo
Dentro de la estrategia de Telemail siempre ha habido lugar para la innovación en
materia de gestión, desde hace años la empresa tiene implantado un ERP (Sage X3)
pero el mismo sólo ayudaba en el aspecto operativo de la administración, sin embargo
la Dirección no tenía manera de hacer un seguimiento de la estrategia con indicadores
e informes en tiempo y forma.
Así que Telemail se veía en la necesidad de proporcionar al equipo directivo una
potente herramienta para la toma de decisiones que superase las limitaciones del
trabajo con hojas de cálculo y las consultas constantes a múltiples módulos del ERP.
Además de potente dicha herramienta debería ser flexible y muy económica.
Por qué CYD Consultores – Outsourceando
Además de una consultora con experiencia en el área de Business Intelligence (BI)
,Telemail buscaba que los profesionales que se ocupasen de la implantación también
fuesen muy expertos en materia de control de gestión .
La razón de este nivel de exigencia venía de tanto de la búsqueda de una mejora en el
control de la actividad de la empresa como de la necesidad de asegurar una
implantación exitosa del BI, además de lo anterior estaba el hecho que la alta dirección
de Telemail quería implantar un Cuadro de Mando Integral para el control de la
estrategia lo que exige de los consultores un profundo conocimiento de la
administración de empresas.
9. Por qué Pentaho
Telemail buscaba una herramienta de Business Intelligence con unos costes de
mantenimiento y de licencias muy reducidos. Para ello optó por Pentaho, una solución
Open Source reconocida dentro de los productos líderes en el Business Intelligence.
Otra de las ventajas de Pentaho frente a otros productos es su capacidad de
desarrollo frente a productos tradicionales así como la rapidez en la migración de una
versión a la siguiente.
Retos
El proyecto se ha desarrollado al tiempo en que se producía la migración del ERP del
Sage X3 V.5 al V.6 lo que supuso un carga de trabajo adicional.
También se revisaron los KPIs que se estaban utilizando para mejorar su uso y se
implantaron otros nuevos más acordes con la utilización del Business Intelligence.
Implantar un Cuadro de Mando Integral completamente personalizado según las
necesidades de Telemail, con métricas desarrolladas ad hoc conforme a la estrategia
establecida en la empresa (evitando indicadores “prefabricados”) en las perspectivas
financiera, del cliente, procesos y aprendizaje (RRHH).
Áreas de Implementación
Control Financiero: análisis dinámico de Balances y Cuentas de Resultados
Ratiogramas
Control de Costes
Control Presupuestario
Análisis de Ventas (sobre módulo CRM)
Control Fuerza de Ventas (sobre módulo CRM)
Control de calidad
Cuadro de Mando Integral
Preguntas :
1. ¿Cuáles fueron las necesidades de la empresa para querer implementar una
solución B.I?
La Dirección de la empresa TELEMAIL, no tenía manera de hacer un
seguimiento de la estrategia con indicadores e informes en tiempo real.
TELEMAIL se veía en la necesidad de proporcionar al equipo directivo una
potente herramienta para la toma de decisiones que superase las limitaciones
del trabajo con hojas de cálculo y las consultas constantes a múltiples módulos
del ERP. Además de que sea potente, dicha herramienta debería ser flexible y
muy económica.
2. ¿Definición y Características del Pentaho?
Pentaho es una herramienta de Business Intelligence desarrollado bajo la
filosofía del software libre para la gestión y toma de decisiones empresariales.
Es una plataforma compuesta de diferentes programas que satisfacen los
requisitos de BI, Ofreciendo soluciones para la gestión ya análisis de la
información, incluyendo el análisis multidimensional OLAP, presentación de
informes, minería de datos y creación de cuadros de mando para el usuario.
10. Características:
Proporciona funcionalidad critica para usuarios finales como:
o Acceso vía web
o Informes parametrizados
o Distribución
Proporciona claras ventajas a especialistas en informes:
o Acceso a fuentes de datos heterogéneos relacional, (vía jdbc),
OLAP, XML, transformaciones de Pentaho Data Integration
o Definición modular de informes
Diseño en informes flexibles
o Entorno de diseño grafico
o Capacidad de uso de templates
o Acceso a datos relacionados, OLAP y XML
Desarrollado para :
o Ser entendible
o Ser fácil de extender
Multiplataforma, tanto a nivel cliente como servidor: MAC, Linux y
Windows.
3. ¿Qué herramientas y métodos utilizaron para la implementacion de un B.I de la
empresa?
Principalmente utilizaron ERP, pero como era muy complejo ya que tenían que
tomarse mucho tiempo revisando los reportes que emitía en hojas de cálculo,
decidieron buscar algo más beneficioso, la alta dirección planteo implantar un
cuadro de mando integral para el control de la estrategia y finalmente se optó
por la herramienta Pentaho, está por su costo y por la solución Open Source
reconocida dentro de los productos líderes en el Business Intelligence.
4. ¿Cuáles son los beneficios obtenidos de Telemail?
Los principales beneficios en las diferentes áreas son:
En el Control Financiero: se obtuvo un óptimo análisis dinámico de
Balances y Cuentas de Resultados
Ratiogramas
Control de Costes
Control Presupuestario
Análisis de Ventas (sobre módulo CRM)
Control Fuerza de Ventas (sobre módulo CRM)
Control de calidad
Cuadro de Mando Integral
5. ¿Alguna recomendación como futuro ingeniero sobre que realizar a futuras
necesidades en la empresa?
Previamente a una recomendación deberíamos de verificar la necesidad de la
empresa y el manejo de información con que esta cuenta, como futuro
ingeniero deben de ser los principales requisitos para poder implantar una
solución BI dentro de una empresa, muchas veces tan solo por vender un
producto o un servicio, se recomienda erróneamente, sin tener en cuenta la
11. necesidad del cliente y los futuros problemas a los que pueden incurrir la mala
implantación de una tecnología en una empresa.