SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

1. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ESTUDIANTE:
ALBERT EUCLIDES MENDEZ
Tutor:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

2. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
DEFINICIÓN DE SGD: Conjunto de herramientas mediante las cuales son
utilizadas para ofrecer, disponer, tratar, analizar, planificar y almacenar
documentos e información relacionada con los mismos, esto con el objetivo de
racionalizar y unificar su tratamiento para lograr obtener una Gestión eficaz y
rentable para la organización.
REQUISITOS:Requisitos fundamentales o Básicos Escalabilidad: Es la
capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo, sin perder la calidad en
los servicios suministrados. Tolerancia: Funciona aunque se haya producido
algún daño en sus componentes. Disponibilidad en múltiples sistemas
operativos: Permite su administración local y remota a través de navegadores
Web.Defina que es un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementación

3. FASES PARA DESARROLLAR UN SGD PRIMERA ETAPA:
 Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales:
 Compilación de la Información Institucional
 Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad.
 Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la
estructura administrativa.
 Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las
actividades propias de la Institución.
 Manuales de procedimientos. Compilación de la Información Documental
 Inventarios documentales.
 Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales.
 Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos en la
organización, para determinar las series documentales.

4. GENERALIDADES DECRETO 2609 – 2012
Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:
 a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
 b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
 c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
 d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
 e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.
 f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de
la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
 g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo
plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

5. CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
Incluyendo los sistemas de
gestión de documentos
electrónicos deben respaldar
la gestión de la información a
partir de los procesos
administrativos de las
entidades
ACCIÓN DE CONTENIDOS
Debe permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad,
valor evidencial e integridad de los
documentos.
SEGURIDAD
Deben mantener la
información administrativa en
un entorno seguro.
INTEROPERABILIDAD
deben permitir la interoperabilidad con
los otros sistemas de información, a lo
largo del tiempo basado en el principio
de neutralidad tecnológica
METADESCRIPCIÓN
Debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los
mismos sistemas y aplicativos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Diseño y funcionamiento La
creación y captura de
documentos en el sistema
debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan
simple como sea posible.

6. VISITA
ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
– SUPERFINANCIERA
PERSONA RESPONSABLE: Bibliotecóloga Patricia Celis
Coordinador de Gestión Documental
Teléfono: 5940200 ext: 1009
El Gobierno nacional a través del Archivo General de la Nación ha demostrado el
enorme interés que tiene en proteger la documentación producida por parte de
las entidades públicas y oficiales del Estado, con el propósito de mitigar la
corrupción administrativa y el deterioro de los documentos por inadecuadas
condiciones de conservación y seguridad de los mismos, razón que ha llevado
al detrimento del patrimonio histórico de la Nación.
La SFC surgió de la fusión de la Superintendencia Bancaria de Colombia en la
Superintendencia de Valores, según lo establecido en el artículo 1 del Decreto
4327 de 2005. La entidad es un organismo técnico adscrito al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa
y financiera y patrimonio propio.

7. ¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de
documentos en ambientes electrónicos?
El presente SGD inicia desde la recepción y/o producción de los
documentos en la Entidad, independientemente de su medio de
recibo, su identificación o radicación, digitalización (de requerirse),
gestión y su respectiva respuesta al destinatario.
Igualmente incluye las actividades desarrolladas en el archivo
central, tales como: recepción de transferencias primarias, aplicación
de Tabla de Retención y Valoración Documental, la consulta y
préstamo de expedientes, implementación de tecnologías
(digitalización y microfilmación), eliminación de documentos y
transferencias documentales secundarias. Todo lo anterior, en el
marco del concepto de “archivo total”.
En este momento, la SFC está manejando documentos “híbridos”
(en soporte papel y electrónico), los cuales están incluidos en este
aparte.
Está pendiente por profundizar lo relacionado con la gestión
documental para documentos electrónicos.

8. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta
para la selección Sistema de Gestión de
Documentos?
•El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental obedece a un
plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera
efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y
objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información,
mantenimiento, evaluación y de la documentación del programa, planes de
mejoramiento y planes de contingencia.
•Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo,
coordinado por el Comité de Desarrollo Administrativo de la SFC, que
propicie su adecuado desarrollo y a través del cual se definen las políticas
generales de la gestión documental y establece un conjunto de directrices que
facilitan la planeación de la documentación.
•El punto de partida debe ser el diagnóstico documental, el cual se debe
iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de
investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la
información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de
elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales.
•En un futuro, la Entidad centrará sus esfuerzos en elaborar un diagnóstico
documental enfocado a identificar el estado de la producción, trámite y
administración de los documentos que se encuentran en soporte electrónico,
con miras a complementar este SGD, incluyendo todo lo referente a este
tema.

9. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de
la información en el sistema?
•La Entidad tiene definido su sistema de archivo (para documentos
análogos), cuya documentación se encuentra registrada en el aplicativo del
Sistema de Gestión Integrado (SGI).
•La SFC cuenta con un programa de capacitación, el cual permite a los
funcionarios de archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestión documental, manejo de nuevas tecnologías y programas, atención
al cliente, entre otros.
•En relación con la áreas de depósito de documentos, debido a que la
Entidad no cuenta con espacios adecuados y suficientes para almacenar los
fondos documentales a su cargo, se contratan los servicios de
almacenamiento y custodia de archivos, con bodegas externas, las cuales
reúnen todas las condiciones arquitectónicas, medioambientales de espacio y
de distribución, en el marco de la normatividad vigente sobre el tema.
•Implementar los metadatos definidos tanto para documento análogo como
para documento electrónico.

10. CIBERGRAFÍA
 Disponible en :
CASELLAS I SERRA, Lluís-Esteve. Gestión documental en las
organizaciones:Diseño, planificación y ejecución. [En línea].
Disponible en:http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-Caracas.
pdf. [Consultado: febrero 25de 2013]
 Disponible en :
https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/loader.jsf?lServicio=Buscado
r&lTipo=busqueda&lFuncion=BuscadorView&&idAdv=0
 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE
colombia. aplicativo isolucion v.3.

11. FINAL
AGRADEZCO TODA LA ATENCIÓN