Formation Question Point

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Formation à l'application QuestionPoint (OCLC) donnée dans le cadre de l'élargissement du service de renseignement en ligne ubib.fr

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Formation Question Point

  1. 1. ubib.fr Formation QuestionPoint Poitiers – 9 décembre 2009
  2. 2. Formation QuestionPoint Administrer son pétale 2
  3. 3. Administrer son pétale Mon Questionpoint 3
  4. 4. Formation QuestionPoint Naviguer DANS QP Naviguer HORS de QP (blog, aides, tutoriels presque tous en anglais) 4
  5. 5. Formation QuestionPoint Menu Mes questions : Tableau de bord des questions du bibliothécaire (Nouvelle, Actives) Menu Listes de questions : Tableau de bord des questions du pétale (Nouvelle, Non assignée, actives) 5
  6. 6. Formation QuestionPoint Menu Liens rapides / Référence - rechercher une question par n° - Ouvrir la fenêtre de chat - Voir le formulaire chat utilisateur - Rechercher dans les questions archivées 6
  7. 7. Formation QuestionPoint Menu Liens rapides / Base de connaissances (KB): - rechercher une question dans la KB - rechercher une question dans la KB par la recherche avancée 7
  8. 8. Formation QuestionPoint Menu Liens rapides / Profil: - Afficher le profil du pétale - Rapport et statistiques (lien brisé) - Rechercher dans les profils des membres QP 8
  9. 9. Formation QuestionPoint Menu Liens rapides / Administration : - accéder à la page Administration du pétale (accessible uniquement au responsable de pétale) 9
  10. 10. Accès rapide aux différents Formation QuestionPoint menus de la partie gauche : 10
  11. 11. Formation QuestionPoint Annonces pour les participants : - du service QP : mise à jour, interruption - du groupe d'établissement (=ubib.fr) : fermeture du service, etc. - de l'établissement (=pétale) 11
  12. 12. Formation QuestionPoint Onglets (change en fonction du menu) : - réinitialiser son mot de passe - Paramétrer son compte QP (Nom, mail, Time out) 12
  13. 13. Administrer son pétale Administration 13
  14. 14. Onglets Administration : - créer un nouveau compte sur votre pétale - réinitialiser/envoyer les mots de passe des bibliothécaires inscrits sur le pétale - paramétrer le pétale (mail du pétale, etc.) - paramétrer le formulaire mail - paramétrer le questionnaire - changer l'annonce de la page d'accueil 14
  15. 15. Créer un nouveau compte ubib : - indiquer le Prénom, nom - Entrer l'adresse mail - Entrer le pseudonyme sous la forme Prénom Nom, ubib.fr (le pseudo apparaît durant la séance de chat) Privilèges de compte : - Profil : Afficher le profil sauf responsable de pétale Modifier le profil - Service de référence : Personnel de référence sauf responsable de pétale Administrateur pour la référence - BdC locale : Ajouter/soumettre sauf responsable de pétale Modifier/supprimer - BdC globale : Consulter sauf responsable de pétale Ajouter/Soumettre15
  16. 16. Afficher, modifier et supprimer les comptes à partir de l'onglet Afficher/mettre à jour les comptes 16
  17. 17. Renvoyer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique Les 3 menus correspondent à des tris différents, les 3 boutons envoient le même mail. 17
  18. 18. Restaurer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique Le mot de passe est effacé et un nouveau (mail du participant) est envoyé par mail 18
  19. 19. Paramétrer l'adresse mail du pétale : - envoi d'une réponse - format du mail - adresse personnalisée 19
  20. 20. Recevoir un avis sur la liste lorsqu'une question est postée sur le pétale 20
  21. 21. Rédiger une annonce qui apparaîtra sous Annonce de l'établissement sur la page d'accueil (Mon QuestionPoint) 21
  22. 22. Administrer son pétale Service de référence 22
  23. 23. L'onglet Questions regroupe toutes les questions du pétale. Les sous-onglets affichent les questions selon leur statut : Actives : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente ou Traité Nouvelle : Questions du pétale avec le statut Nouveau En attente : Questions du pétale avec le statut En attente Acheminée (Referred questions) : Question du pétale qui implique un autre pétale ou un expert du domaine et avec le statut Nouveau, En attente ou Traité. Cette liste est généralement utilisée par les pétales qui utilisent le service par mail. Ils s'en servent pour gérer les question acheminées par un autre pétale ou un expert du domaine. Traité : Questions du pétale avec le statut Traité Fermé : Questions du pétale avec le statut Fermé Liste complète : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente, Traité et Fermé 23
  24. 24. Pour l'onglet Mes questions même fonctionnement que l'onglet Questions. S'applique aux questions assignées spécifiquement au répondant. 24
  25. 25. Ajouter « manuellement » une nouvelle question dans le pétale 25
  26. 26. Ajouter les coordonnées d'experts (ou Partenaires de courriel). Ils pourront être sollicités pour la rédaction d'une réponse ou un complément d'information. Le carnet d'adresses est disponible dans l'interface Questions ou Mes Questions lors de la rédaction d'une réponse (Acheminer à / Partenaire de courriel) 26
  27. 27. Ajouter un script (message automatique) disponible pour l'ensemble du pétale : message de bienvenue, formule de politesse, etc. 27
  28. 28. Ajouter une URL disponible pour l'ensemble du pétale (adresse des OPAC, des sites web, de ressources électroniques, etc.) 28
  29. 29. Chercher une question dans les Questions archivées 29
  30. 30. Rechercher les question d'un répondant particulier dans les questions archivées 30
  31. 31. Formation QuestionPoint Répondre à une question par mail 31
  32. 32. Répondre à une question par mail Du côté de l'usager 32
  33. 33. L'usager sélectionne un pétale et pose sa question via le formulaire 33
  34. 34. Une fois la question soumise, QuestionPoint affiche un écran de confirmation 34
  35. 35. L'usager reçoit le mail de confirmation sous cette forme. 35
  36. 36. Répondre à une question par mail Du côté de l'administrateur de pétale 36
  37. 37. La question apparaît dans l'onglet Questions/Nouvelles questions. Le ? indique qu'elle n'est pas assignée (mention – Non assignée – ) 37
  38. 38. La question est envoyée sur la liste de diffusion du pétale 38
  39. 39. Cliquer sur l'intitulé de la question pour l'ouvrir Info 1 sur la question : Statut, assignation, date de réception (pour Info 2 sur la question : contrôle qualité) Université, sources consultées, etc. 39
  40. 40. Assigner la question Sélectionner un nom dans le menu déroulant et cliquer sur la flèche 40
  41. 41. L'avis d'assignation est envoyée par mail 41
  42. 42. Répondre à une question par mail Du côté du répondant 42
  43. 43. La question apparaît dans l'onglet Mes questions avec la mention de l'assignation 43
  44. 44. Modifier le mail de l'usager Ajouter des codes (visible uniquement sur QP) Ajouter un note à la question (visible uniquement sur QP) Refuser l'assignation de la question Rédiger et envoyer une réponse, une demande de précision, un message 44
  45. 45. Modifier le mail de l'usager si celui-ci contient une erreur (fréquent) 45
  46. 46. Ajouter des codes (4 maximum) pour décrire le contenu et/ou le traitement de la question 46
  47. 47. Ajouter une note à la question. Elle n'apparaîtra que sur QP. Destinée aux autres bibliothécaires du pétale. 47
  48. 48. La note apparaît dans l'historique de la question 48
  49. 49. Envoyer : une réponse à la question, une demande de précision, un message à l'usager Enregistrer le brouillon : très important car risque de perte de la réponse à cause du time-out Ajouter des scripts à la réponse : les vôtres, ceux du pétale, ceux du service 49
  50. 50. Demande de précision : Rédiger le texte dans la fenêtre puis cliquer sur Demande de précision 50
  51. 51. Votre message apparaît dans l'historique de la question. Le statut de la question passe de Nouveau à En attente 51
  52. 52. L'usager reçoit un mail avec la demande de précision et peut y répondre par un retour de mail 52
  53. 53. La réponse de l'usager apparaît dans l'historique de la question 53
  54. 54. Envoyer un message fonctionne comme Demande de précision : Rédiger le message et cliquer sur Envoyer un message. Le message est envoyé par mail. Il s'affiche dans l'historique de la question. Le statut de la question n'est pas modifié. 54
  55. 55. Demander de l'aide à une personne extérieure à QP : cliquer sur le menu déroulant Acheminer à et sélectionner Partenaire de courriel puis cliquer sur la flèche 55
  56. 56. Choisir un partenaire dans le menu déroulant et cliquer sur la flèche pour entrer le mail correspondant. Entrer le texte du mail à envoyer 56
  57. 57. Le mail sera accompagné de l'historique de la question 57
  58. 58. Le statut indique l'acheminement à un partenaire de courriel 58
  59. 59. Une fois tous les éléments recueillis, rédiger la réponse et cliquer sur Envoyer la réponse 59
  60. 60. Le statut de la question passe de Nouveau ou En attente à Traitée Les codes descriptifs ajoutés apparaissent dans la zone d'info de la question La réponse apparaît dans l'historique de la question 60
  61. 61. Une fois la question traitée, penser à la fermer. Cliquer sur le menu déroulant Le statut passe à Fermée. Mettre dans La question apparaîtra dans la Choisir Fermer liste des question fermées Cliquer sur la flèche Il n'y a plus de questions assignées non traitées pour ce répondant 61
  62. 62. Formation QuestionPoint Assurer une session de chat 62
  63. 63. Assurer une session de chat Du côté de l'usager via le qwidget 63
  64. 64. L'usager pose sa question via le qwidget sur le site ubib.fr 64
  65. 65. Une fois la première question posée, l'usager accède à différentes fonctionnalités 65
  66. 66. En cliquant sur l'enveloppe, l'usager peut entrer son mail afin d'obtenir la transcription intégrale du chat (à conseiller durant la session). Fonctionnalité proposée à la fermeture de la session 66
  67. 67. En cliquant sur l'icône de fenêtrage, le qwidget devient une fenêtre redimensionnable, repositionnable et indépendante de la page web 67
  68. 68. Assurer une session de chat Du côté de l'usager via le chat interactif 68
  69. 69. L'usager pose sa question via le chat interactif et entre, s'il le souhaite, son nom et son mail 69
  70. 70. L'usager suivra la conversation sur la cadre gauche En cliquant sur Préférences, l'usager peut paramétrer le chat 70
  71. 71. L'usager peut paramétrer le chat : signal sonore, couleur et taille des polices. 71
  72. 72. Assurer une session de chat Du côté du répondant 72
  73. 73. Accéder au chat par le menu déroulant ou le menu gauche 73
  74. 74. Cocher la file d'attente RUOA puis cliquer sur Enregistrer 74
  75. 75. Paramétrer l'interface de chat Gérer les sessions de chat L'interface de chat s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur Voir les bibliothécaires Le time-out de votre session connectés QP est désactivé tant que la fenêtre de chat est ouverte 75
  76. 76. Paramétrer l'interface de chat et les alertes visuelles et sonores Rechercher dans les questions archivées 76
  77. 77. Voir les répondants actuellement connectés sur l'onglet Bibliothécaires 77
  78. 78. 1) Cliquer sur MI (Messagerie Échanger avec un collègue de chat Instantanée) 2) Sélectionner votre interlocuteur 3) Discuter par Chat 4) une fois la discussion terminée, cliquer sur Fermer session de MI 78
  79. 79. Lorsqu'un usager ouvre une session de chat, un signal sonore retentit et un pop-up s'ouvre dans la fenêtre de chat 79
  80. 80. Les nouvelles sessions en attente de réponse apparaissent dans l'onglet Nouvelles Cliquer sur la session pour y répondre La colonne Heure indique la durée de la session en seconde. 80
  81. 81. Informations techniques sur la session sélectionnée : site de connexion, navigateur utilisé, etc. 81
  82. 82. L'usager reçoit un message lorsqu'un bibliothécaire s'est connecté à sa session 82
  83. 83. Insérer des messages automatiques à partir de l'onglet Scripts. Sélectionner le message, cliquer sur la flèche puis sur Envoyer 83
  84. 84. Insérer des URL automatiquement à partir de l'onglet Scripts. Sélectionner l'URL, puis sur Envoyer 84
  85. 85. Dans le chat interactif, l'envoi d'une URL affiche le site dans le cadre de droite On parle de Pushing 85
  86. 86. Ajouter une note à usage interne à partir de l'onglet Notes (invisible pour l'usager). 86
  87. 87. TRES IMPORTANT Au moment de fermer la session, renseigner le code de traitement et les codes descriptifs. Cliquer sur Sélectionner traitement puis sur le code et sur Ajouter 87
  88. 88. Effet des codes de traitement dans QP Suivi par la bibliothèque de l'utilisateur : Le statut de la question pour la bibliothèque de l'utilisateur est Nouveau. La question n'est pas assignée. Si le Suivi partagé de suivi est activé pour le groupe, la question est également ajouté à la liste des Suivis partagés. La question n'est pas ajouté la liste des question de la bibliothèque du bibliothécaire. Suivi par moi-même : La question est assignée au bibliothécaire-chatteur, même s'il ou elle n'est pas de la bibliothèque de l'usager. Le statut de la question est Nouveau pour la bibliothèque du bibliothécaire. Le statut est En attente pour la bibliothèque de l'usager si ce n'est pas la même que celle du bibliothécaire. La question n'est pas ajoutée dans la liste des Suivis partagés si l'option est activée. Traité : statut de la question est Traité pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas la même. La question est assignée au bibliothécaire- chatteur. Test : Idem que Traité Appel perdu : statut de la question est Fermé pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas le même. La question est assignée au bibliothécaire- 88 chatteur.
  89. 89. Cliquer sur Ajouter description puis sur le ou les codes à entrer et sur Ajouter. 89
  90. 90. Possibilité d'ajouter une note à l'utilisateur qui apparaîtra dans le transcript de la session. 90
  91. 91. A la fermeture de la session, l'usager se voit proposer le questionnaire de satisfaction 91
  92. 92. Questionnaire de satisfaction 92
  93. 93. S'il a renseigné son mail l'usager reçoit le transcript intégral de la session de chat avec la note ajoutée lors de la fermeture de la session 93
  94. 94. Des questions ? nicolas.alarcon@univ-angers.fr Merci de votre attention. Diaporama certifié sans bandeau jaune 94

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