Pengurusan kewangan

6,151 views
5,574 views

Published on

Ini adalah e-book basil daripada kursus kewangan bagi pejabat negeri SMECorp. Merangkumi asas penyediaan Buku Tunai, Penyata Penyesuaian Bank dan pelbagai daftar. Contoh semua rekod juga disertakan.

Published in: Economy & Finance
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
6,151
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
13
Actions
Shares
0
Downloads
176
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Pengurusan kewangan

  1. 1. First Edition Pengurusan Kewangan Buku Tunai, Penyata Penyesuaian Bank, Wang Panjar & rekod berkaitan - Pejabat Negeri SMECorp Mohd Farid Awang SMECorp Malaysia, 2013
  2. 2. TABLE OF CONTENTS Chapter(1( Page( Chapter(3( Page( Latarbelakang' 1' Penyata'Penyesuaian'Bank' 15' ObjekJf'Kursus' 2' 16317' Isu3isu'Audit' 3' Asas'penyediaan'Penyata' Penyesuaian'Bank' Tanggungjawab'Pengarah'Negeri' 5' 18319' Peraturan'berkaitan' 6' Penyediaan'Penyata'Penyesuaian' Bank'Pejabat'Negeri'SMECorp' Surcaj' 7' Chapter(4( Page( Buku'Tunai' Chapter(2( Pengurusan'Tunai'di'Pejabat'Negeri' 839' Page( 10' Proses'A' 11312' Proses'B' 13' Proses'C' 14' Lain3lain'Rekod' 21' Chapter(5( Page( Kesimpulan' 22' Contoh'Dokumen' 23324' Contoh'DaSar' 25326'
  3. 3. C HAPTER 1 Latarbelakang E-Book ini dikeluarkan hasil daripada Kursus Kewangan bagi Pejabat Negeri SMECorp Malaysia yang diadakan pada 6-7 Oktober 2013 di Port Dickson. Dianjurkan oleh Unit Akaun dan Kewangan SMECorp dengan kerjamasa Unit Audit Dalam (UAD). Kursus ini merangkumi penerangan dari segi teori dan praktikal. Disertai oleh pegawai daripada Unit Akaun & UAD dan dua wakil (Pengarah & timbalan) daripada 10 pejabat negeri. Sumber maklumat bagi pengisian kursus ini adalah hasil rujukan daripada pelbagai Pekeliling Perbendaharaan (PP), Arahan Perbendaharaan (AP), Peraturan Perakaunan & Kewangan (PPK) dan beberapa rujukan daripada buku dan internet. Ditambahbaik daripada hasil perbincangan dan brainstorm pegawai Unit Akaun dan Kewangan bersama UAD. Penceramah kursus ialah En Mohd Farid Awang, Akauntan SMECorp Malaysia. E-Book ini adalah bertujuan sebagai rujukan serta pendidikan sahaja dan tidak boleh dijual-beli.
  4. 4. S ECTION 1 Objektif Rajah 1.o Kursus kewangan ini dijalankan selepas mengambil kira isu-isu audit yang telah banyak kali diketengahkan. Saya melihat, kebanyakan isu-isu ini timbul disebabkan tidak ada pendekatan, penambahbaikan dan pembetulan secara holistik dibuat. Contohnya isu berkenaan ketidaktepatan penyata penyesuaian bank : isu ini adalah simptom sahaja. Walhal punca sebenar ialah tidak ada rekod Buku Tunai yang betul dan tidak ada standard Penyata Penyesuaian Bank. Bagi memastikan semua peserta faham dan mencapai objektif, pengisian kursus ini merangkumi aspek asas rekod kewangan dan latihan praktikal sehingga semua rekod dikemaskini dan "balance". Peserta telah dikehendaki membawa 12 bulan kaki buku cek, buku wang panjar, penyata bank, buku lawatan mengejut dan pelbagai daftar. Merujuk kepada Rajah 1.0, kursus ini bermula dengan perkongsian isu audit oleh Unit Audit Dalam (AUD) dan diikuti dengan penerangan ringkas berkenaan PPK SMECorp. Peserta diberi penerangan mengenai pelbagai Arahan Perbendaharaan (AP) & Pekeliling Perbendaharaan (PP) berkenaan pengurusan kewangan terutama berkaitan pengurusan tunai. Seterusnya peserta diberi penerangan mengenai pengurusan tunai di pejabat negeri yang melibatkan pengeluaran (outflow) dan penerimaan (inflow). Kali ini fokus diberikan kepada pengeluaran duit sahaja. Pelbagai rekod, dokumen dan daftar diperkenalkan sebagai menambahbaik rekod dan membantu pejabat negeri melaksanakan penyata penyesuaian bank yang betul dan tepat. Selepas selesai menyediakan semua penyata penyesuaian bank, peserta diterangkan mengenai proses dan peraturan melaksanakan dan merekod pemeriksaan mengejut. Di akhir kursus, semua objektif tercapai dan semua negeri balik dengan rekod yang betul dan terkini. Hasilnya semua isu-isu audit dapat diselesaikan. 2
  5. 5. S ECTION 2 Isu-isu Audit Ringkasan isu-isu audit oleh Puan Azizah, UAD Rajah 1.o 3
  6. 6. Isu-isu audit mesti diselesaikan bagi manaiktaraf rekod kewangan pejabat negeri Ni debit.. yang ni credit.. pastu balance.. kan mudah Puan Azizah, UAD 4
  7. 7. S ECTION 3 Tanggungjawab Pengarah Negeri PPK PPK Sumber : PPK SMECorp 2013 5
  8. 8. S ECTION 4 Peraturan berkaitan 6
  9. 9. S ECTION 5 Surcaj 7
  10. 10. S ECTION 6 Buku Tunai (BT) : CONTOH BUKU TUNAI Baki Awal SME+Corporation+Malaysia KANAN KOD AKAUN TARIKH NO. RESIT JUMLAH EFT 25/9/2013 Memo-no-XX TARIKH RM Baki-bawa-kehadapan 30/9/2013 KOD AKAUN TERIMAAN DARIPADA HASIL/LAIN 1/9/2013 Hibah Rekupman 700 00 Baki-bawa-kehadapan 5/9/2013 00 30/9/2013 500 00 30/9/2013 PV-XXXXX EFT BAKI BAYAR KEPADA BELANJA 5 NO. CEK RM Zaki-9-PWR SEN Baki-hantar-kehadapan 500 00 2 703 CATATAN RM 193604 SEN 00 00 1205 Caj-Bank 00 703 JUMLAH NO. BAUCAR SEN 1205 1/10/2013 KIRI Pejabat+Negeri+XXXXXX 200 00 00 00 Baki Akhir Buku Tunai (BT) merupakan rekod utama pergerakan tunai atau wang bagi pejabat negeri. Semua wang masuk dan keluar akan direkod didalam buku tunai. Wang masuk akan direkod disebelah kanan BT dan manakala wang keluar akan direkodkan disebelah kiri BT. Antara contoh wang masuk ialah jumlah rekupman, pembayaran diterima dan hibah. Manakala wang keluar ialah semua bentuk pembayaran menggunakan cek pejabat negeri dan caj bank. Ingat! Pembayaran cek sahaja, manakala bagi pembayaran tunai (keluar drp cashbox) melibatkan Buku Panjar Wang Runcit.  BT perlu diselenggara secara harian dimana setiap kali transaksi berlaku, pegawai akaun hendaklah merekodkan transaksi tersebut kedalam BT secara terus. Diakhir bulan, pegawai akaun mesti menutup BT dengan mengira jumlah baki hantar kehadapan (baki akhir) serta memasukkan jum8
  11. 11. lah caj bank dan hibah. Pegawai akaun negeri mestilah memastikan BT disimpan ditempat yang selamat agar ia tidak hilang. BT merupakan rekod utama dalam menyediakan Penyata Penyesuaian Bank (PPB). Baki akhir @ hantar kehadapan mesti balance dengan baki penyata bank pada bulan yang sama. Jika baki sudah balance, bermakna rekod buku tunai adalah betul dan tepat.  Buku tunai mempunyai 9 asas utama. Asas pertama ialah BT mesti direkod dan diselenggara secara manual. Mengapa? Ini adalah sebagai tujuan kawalan bagi mengelak daripada berlaku pegawai akaun negeri mengubah catatan dan rekod. Jika berlaku kesalahan rekod samada jumlah atau apa sahaja - pegawai akaun hendaklah memotong dan tandatangan pada kesalahan tersebut. Dilarang padam sama sekali. Semua catatan didalam BT hendaklah direkod mengikut sususan urusan berlaku (AP144). BT wajib ada baki awal dimana ianya adalah baki duit tunai di awal bulan berdasarkan rekod didalam buku tunai. Baki awal bulan Mei adalah baki akhir bulan April. Jika berlaku negatif bermakna pengurusan tunai sudah tidak betul dan salah. Begitu juga jika baki tunai terlalu sedikit yang menyebabkan pejabat negeri tidak mampu membuat pembayaran.  Kesalahan seperti ini boleh menyebabkan pegawai akaun (pengarah pejabat negeri) boleh dikenakan tindakan surcaj. 9
  12. 12. C HAPTER 2 Pengurusan Tunai di Pejabat Negeri Sebagai permulaan pengurusan tunai negeri, pegawai akaun negeri (pengarah) hendaklah mengeluarkan tunai daripada akaun bank untuk diletakkan ke dalam cashbox. Ini adalah kerana, pegawai akaun hanya boleh menggunakan tunai didalam cashbox sahaja bagi tujuan perbelanjaan runcit @ panjar wang runcit. Proses ini adalah Proses A. Seterusnya apabila pegawai akaun hendak guna atau berbelanja duit tunai didalam cashbox, pegawai akaun hendaklah melaksanakan proses B. Apabila duit tunai didalam cashbox sudah kurang dan perlu ditambah, pegawai akaun akan membuat permohonan rekupman daripada ibu pejabat yang diterangkan didalam Proses C. Ketiga-tiga proses ini adalah lengkap bagi pengurusan tunai@panjar di pejabat negeri. Pegawai akaun negeri wajib memastikan semua dokumen terlibat direkod secara ontime, tepat dan betul. Semua rekod, daftar dan dokumen hendaklah disimpan ditempat yang selamat. Setiap minggu semua rekod ini hendaklah di Scan sebagai backup rekod. Rajah 2.o
  13. 13. S ECTION 1 Proses A : 4 langkah 4 langkah pengeluaran tunai daripada Akaun Bank Rajah 2.0 adalah gambaran bagi pengurusan tunai di pejabat SMECorp Malaysia. Proses A melibatkan 4 langkah dan 3 dokumen penting. Langkah 1 adalah bertujuan untuk memastikan pegawai akaun negeri merekod buku cek dengan tepat. Semua pejabat negeri akan menggunakan daftar cek dibawah sebagai daftar rasmi. Langkah 2 : keluarkan cek. Pegawai akaun hendaklah memastikan menulis nama penerima, tarikh dan jumlah dengan betul. Seterusnya menulis perkara sama di kaki buku cek. Rajah 3.o 11
  14. 14. Langkah 3 : merekod Payment Voucher (PV). PV mesti dikeluarkan bagi apa-apa tujuan pembayaran yang menggunakan cek pejabat negeri. Semua negeri bersetuju menggunakan PV disebelah sebagai standard format. Setiap negeri akan menggunakan no rujukan seperti berikut : Kelantan'' ':'KEL ' Terengganu'':'TRG ' Pahang' ' ':'PHG ' Kedah' ' ':'KDH ' P.Pinang'' ':'PEN ' Melaka ' ':'MLK' ' 'Johor'' ':'JHR '' 'Sabah' ':'SBH' 'Sarawak' ':'SWK' 'Perak ' ':'PRK' 'N9' ' ':'NS' Langkah 4 : merekod kedalam buku tunai. Sila rujuk pada muka surat 7-8 berkenaan Buku Tunai. Bagi langkah 4, pegawai akaun perlu memasukkan data daripada pembayar yang telah dibuat kedalam BT. Data penting ialah tarikh, PV no, no cek, jumlah dan perkara. Kesemua data ini direkod di bahagian pembayaran BT. Contoh PV SME CORPORATION MALAYSIA PEJABAT NEGERI TERENGGANU TAHUN  KEWANGAN  ………………………. BAUCAR BAYARAN BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA BAYARAN TAHUN HADAPAN NOMBOR BAUCAR TARIKH BAUCAR NAMA PENERIMA : NOMBOR IC / AKAUN BANK : ALAMAT/ NAMA BANK : PERIHAL : BUTIRAN CEK TARIKH AMAUN KETERANGAN NOMBOR RM SEN JUMLAH BERSIH AMAUN (DALAM PERKATAAN) MALAYSIA : RINGGIT DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH : KUASA PENANDATANGAN CEK _________________________________________ _____________________________ WAN TARMIZI PENOLONG PENGARAH NEGERI SME CORP. MALAYSIA PENERIMA MUHAMAD IBRAHIM PENGARAH NEGERI TERENGGANU SME CORP. MALAYSIA 12
  15. 15. S ECTION 2 Proses B : 2 Langkah 2 langkah membuat pembayaran Panjar Wang Runcit (PWR) Rajah 4.o Selepas selesai proses A iaitu mengeluarkan wang daripada Akaun bank pejabat negeri dan ditunaikan, seterusnya disimpan didalam cashbox - proses seterusnya ialah pegawai akaun akan mula mengeluarkan duit tunai daripada cashbox untuk kegunaan runcit. Proses ini adalah proses B. Dalam menguruskan proses B, terdapat 2 langkah utama merekod transaksi mengeluarkan tunai daripada cashbox. Pertama (langkah 1), mengeluarkan Baucer Kecil (BK) Panjar (rajah 4.0) bagi merekodkan pengeluaran duit tunai tersebut. BK ini berfungsi hampir sama seperti PV tetapi BK hanya merekod pergerakan Tunai daripada cashbox sahaja manakala PV merekod pergerakan cek dan apa sahaja melibatkan akaun bank pejabat negeri (penyata bank). Seterusnya (Langkah 2), pegawai akaun akan update Buku Wang Runcit (BWR) secara terus semua transaksi dan data daripada BK yang dikeluarkan. BWR hendaklah diselenggara secara harian dimana pegawai akaun hendaklah memastikan baki tunai didalam cashbox mencukupi bagi urusan runcit di pejabat negeri. 13
  16. 16. S ECTION 3 Proses C : 2 Langkah 2 langkah membuat rekupman Panjar Wang Runcit (PWR) Nama$penerima$+$ jenis$perbelanjaan$ Rajah 5.o Jumlah$terkumpul$ (Rekup$apabila$ cecah$RM500)$ Apabila BWR menunjukkan jumlah perbelanjaan runcit mencecah RM500, pegawai akaun hendaklah membuat rekupman bagi wang panjar. Proses rekupman ialah Proses C melibatkan 2 langkah utama. Langkah 1 ialah menyelenggara dan merekod rekupman didalam BWR seperti rajah 5.0. Seterusnya (Langkah 2) pegawai akaun hendaklah merekod tarikh, jumlah dan tujuan (rekupman PWR) didalam Buku Tunai (BT) pada tarikh yang sama dibahagian penerimaan. Kenapa perlu rekod dalam BT sedangkan duit belum terima? BT akan merekod semua pergerakan samada terima atau tidak kerana tujuan BT adalah untuk merekod semua transaksi. Jika ada kelewatan terima rekupman, kelewatan rekupman akan dapat dilihat apabila menyediakan Penyata Penyesuaian Bank. Berlaku juga dimana jumlah rekupman yang dipohon tidak sama dengan jumlah yang di masukkan kedalam akaun bank negeri - perbezaan ini akan dapat dilihat dan diselarasakan apabila Penyata Penyesuaian Bank dihasilkan. 14
  17. 17. C HAPTER 3 Penyata Penyesuaian Bank Penyata Penyesuaian Bank (PPB) merupakan satu rekod yang sangat penting bagi setiap pejabat negeri. Melalui PPB, pegawai akaun akan dapat mengetahui dan mengesan rekod salah daftar, caj bank, cek belum terima, cek belum ditunaikan, hibah diterima dan semua transaksi yang berlaku didalam akaun bank pejabat negeri. Sebagai contoh, bank mungkin tersilap rekod caj bank diamana sepatutnya RM0.20 tetapi bank rekod RM2.00. Jumlah salah ini hanya boleh dikesan apabila PPB disediakan. Oleh itu, PPB mesti disediakan pada setiap bulan.  Perlu diingatkan bahawa PPB hanya boleh disediakan jika pegawai akaun meyelenggara Buku Tunai (BT) dengan betul dan timely. Pastikan BT telah direkod dengan betul seperti muka surat 8-9. Rajah 6.o SME'Corporation'Malaysia Pejabat'Negeri'Terengganu Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013 RM Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a) CAMPUR': 1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun b) 2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun c) b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d) JUMLAH'(b+c+d) e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= TOLAK': 1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun f) PPB bertujuan untuk menyesuaikan / balance baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank. Apabila baki keduanya disesuaikan @ balance, maka semua rekod didalam Buku Tunai dan Penyata Bank akan dapat dilihat dengan jelas. Pegawai akaun wajib mengetahui dan melihat semua transaksi bagi mengelakkan kesalahan dan update semua transaksi kewangan dengan tepat dan cepat. Kebanyakannya kesalahan rekod akan berlaku di dalam Buku Tunai. Hanya PPB boleh dijadikan check and balance kepada rekod pejabat negeri. Rajah 6.0 adalah format PPB yang akan diguna pakai oleh semua pejabat negeri SMECorp Malaysia. 2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun g) b)'Hibah'diterima' h) JUMLAH'(f+g+h) Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= a'+'e'M'i Disediakan'oleh': Disahkan'oleh': MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh': MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh':
  18. 18. S ECTION 1 Asas Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank Asas dalam penyediaan PPB memerlukan pegawai akaun memulakan PPB dengan membandingkan Buku Tunai pada bulan terkini (Oktober) dan Penyata Bank pada bulan tersebut (Oktober). Seterusnya, merujuk kepada Rajah 6.0 - Pegawai Akaun Negeri hendaklah memasukkan Baki akhir Penyata Bank di didalam PPB (kotak warna merah). Rajah 6.o SME'Corporation'Malaysia Pejabat'Negeri'Terengganu Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013 RM Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a) XXXX CAMPUR': 1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun b) 2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun c) b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d) JUMLAH'(b+c+d) e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= TOLAK': 1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan Tarikh' Perkara No.'Rujukan Kotak 1 Amaun f) 2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Selepas itu, pegawai akaun hendaklah mengisi data didalam Kotak 1. Didalam Kotak 1, terdapat dua sumber maklumat utama diperlukan. Pertama ialah rekod Penerimaan didalam Buku Tunai tetapi tidak ada didalam Penerimaan (kredit) di dalam Penyata Bank. Ini biasa berlaku apabila rekupman dibuat pada akhir bulan. Contohnya pegawai akaun negeri menghantar rekupman pada 28 Ogos 2013. Rekod di Buku Tunai adalah penerimaan pada 28 Oktober. Tetapi apabila penyata bank bulan Ogos diterima, duit rekupman tersebut belum ada didalam penyata bank bulan Ogos. Sebaliknya duit itu diterima atau masuk kedalam Penyata Bank pada bulan September. Kedua ialah rekod pembayaran (debit) didalam penyata bank tetapi tidak ada didalam Buku Tunai. Transaksi ini biasanya adalah caj bank. Caj bank hanya boleh dilihat didalam penyata bank. 16
  19. 19. a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun c) b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d) Rajah 6.o Selepas selesai Kotak 1, pegawai akaun boleh mula mengisi data di dalam Kotak 2 yang melibatkan dua sumber maklumat. Pertama ialah pembayaran didalam Buku Tunai tetapi tidak ada rekod didalam penyata bank. Transaksi seperti ini biasanya melibatkan pengeluaran cek pejabat negeri kepada pembekal tetapi pembekal tidak atau lambat deposit cek tersebut. Kedua ialah penerimaan didalam Penyata Bank tetapi tidak ada rekod penerimaan didalam Buku Tunai. Biasanya transaksi ini ialah jumlah hibah atau faedah yang diberi oleh bank kepada pejabat negeri. Selesai kotak 2, pegawai akaun hendaklah memasukkan Baki Akhir Buku Tunai di kotak warna biru. Jika jumlah akhir PPB (a+e-i) sama dan baki akhir Buku Tunai, maka Penyata Penyesuaian Bank adalah dikira BETUL dan SIAP. JUMLAH'(b+c+d) e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= TOLAK': 1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun f) 2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun g) b)'Hibah'diterima' h) JUMLAH'(f+g+h) Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= a'+'e'M'i Disediakan'oleh': Disahkan'oleh': MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh': XXXX MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh': Kotak 2 17
  20. 20. S ECTION 2 Penyata Penyesuaian Bank Pejabat Negeri SMECorp PPB mesti dimulakan dengan memastikan Buku Tunai direkod dengan baik. Oleh itu, pada kursus ini kami sama-sama telah menjalankan aktiviti update dan membetulkan semua rekod Buku Tunai bagi setiap negeri bermula Januari 2013 sehingga Oktober 2013. Bagi menjayakan penyelerasan Buku Tunai ini, kami telah membuat penyelarasan PPB bermula Januari 2013. Pada akhir sesi, semua Buku Tunai (sehingga Oktober 2013) dan PPB (sehingga bulan September 2013) bagi semua pejabat negeri telah berjaya diselaraskan. Sehubungan dengan itu, penyediaan PPB bagi bulan Oktober boleh dijadikan panduan menyediakan PPB bagi bulan seterusnya. Penerangan PPB akan diterangkan semasa melaksanakan PPB Oktober 2013. Bagi melaksanakan PPB bagi bulan Oktober 2013, pegawai akaun hendaklah : Langkah UTAMA : Adjustment Langkah ini dipanggil adjustment @ mengubahsuai kerana ianya adalah proses menyelenggara, update dan checking rekod serta data didalam Buku Tunai. Ianya adalah langkah UTAMA yang mesti dipatuhi oleh pegawai akaun bagi memulakan PPB . Ia akan melibatkan proses update dan menutup Buku Tunai bagi bulan terkini yang merupakan asas kepada penyediaan PPB. Pegawai akaun tidak boleh mulakan PPB tanpa langkah Utama ini kerana Buku Tunai perlu di tutup bagi mendapatkan baki akhir yang tepat. 18
  21. 21. Bagi melaksanakan langkah utama ini, pegawai akaun hendaklah merujuk kepada Rajah 7.0 disebelah dab nenjalankan langkah-langkah seperti berikut : a) melihat PPB bagi bulan September 2013; dan b) menyesuaikannya dengan Penyata Bank bulan Oktober 2013. (Bukan Buku Tunai). *Pastikan PPB bulan September compare dengan Penyata Bank Oktober. PPB bulan lepas akan diselaraskan dengan Penyata Bank bulan ini. Tujuan langkah ini ialah untuk memastikan rekod di PPB bulan lepas telah diselaraskan, semua hibah dan caj bank telah diambil kira dan cek telah ditunaikan.  Seterusnya, pegawai akaun hendaklah memastikan semua rekod dan data di rekod kedalam Buku Tunai serta update PBB bulan Okt 2013. Apabila langkah adjustment ini diselesaikan, Buku Tunai bagi bulan Oktober adalah lengkap. Oleh itu, pegawai akaun boleh menutup Buku Tunai bagi bulan Oktober 2013. Baki akhir buku tunai boleh dimasukkan kedalam PPB bagi bulan Oktober 2013. Sila patuhi pangkah di ms 16-17 bagi penyediaan PPB. Rajah 7.o Langkah dan proses hendaklah dilaksanakan pada bulanbulan seterusnya. 19
  22. 22. Suasana Bengkel semasa praktikal 20
  23. 23. C HAPTER 4 Lain-lain Rekod
  24. 24. C HAPTER 5 Kesimpulan Pengarah Negeri MITI dlln Pemeriksaan Mengejut Kutipan Pegawai Perakaunan Duit / wang Daftar TnG Pelbagai DAFTAR Inflow Rekupman Resit Jualan buku Kewangan Negeri Cash Buku Tunai Resit Resit Buku Tunai Buku Tunai Baucar Kecil Buku Panjar Wang Runcit Daftar Setem Outflow Payment Voucher Daftar Cek Cek Penang Buku Tunai Panjar Utiliti Penyata Bank RM2000 Tatacara pengeluaran cek Permohonan Bujet Laporan prestasi perbelanjaan Penyata Penyesuaian Bank Laporan WAJIB Daftar Cek
  25. 25. Contoh Dokumen Payment Voucher PV ini boleh diselenggara menggunakan excel dan dicetak untuk difailkan. Pastikan no. rujukan dimasukkan dengan betul. Buku Tunai Format ini hendaklah dicetak dan di selenggara secara manual. Dokumen ini adalah dokumen terkawal. SME CORPORATION MALAYSIA PEJABAT NEGERI TERENGGANU TAHUN  KEWANGAN  ………………………. BAUCAR BAYARAN BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA BAYARAN TAHUN HADAPAN NOMBOR BAUCAR TARIKH BAUCAR NAMA PENERIMA : NOMBOR IC / AKAUN BANK : ALAMAT/ NAMA BANK : PERIHAL : BUTIRAN CEK TARIKH AMAUN KETERANGAN NOMBOR RM SEN JUMLAH BERSIH AMAUN (DALAM PERKATAAN) MALAYSIA : RINGGIT DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH : KUASA PENANDATANGAN CEK _________________________________________ _____________________________ WAN TARMIZI PENOLONG PENGARAH NEGERI SME CORP. MALAYSIA PENERIMA MUHAMAD IBRAHIM PENGARAH NEGERI TERENGGANU SME CORP. MALAYSIA 23
  26. 26. Contoh Dokumen Penyata Penyesuaian Bank Ini adalah format yang dihasilkan secara dalaman oleh unit akaun sebagai format standard yang digunapakai oleh semua pejabat negeri SMECorp Malaysia. SME'Corporation'Malaysia Pejabat'Negeri'Terengganu Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013 RM Baki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a) Contoh laporan diambil daripada Pejabat Negeri Melaka CAMPUR': 1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank Tarikh' Perkara Laporan Prestasi Perbelanjaan No.'Rujukan Amaun b) 2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun c) b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d) JUMLAH'(b+c+d) e) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= TOLAK': 1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikan Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun f) 2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun g) b)'Hibah'diterima' h) JUMLAH'(f+g+h) Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ i) %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%= a'+'e'M'i Disediakan'oleh': Disahkan'oleh': MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh': MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Nama': Tarikh': 24
  27. 27. Contoh Daftar Daftar Cek Daftar T&G Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia. Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia. DAFTAR PENGGUNAAN KAD ’TOUCH ’N GO’ BAGI PEJABAT NEGERI SME CORP. MALAYSIA No. Kenderaan No. Kad ’Touch ’n Go’ : WMU 596 : 15263536 ** Perjalanan Bil. Dari Kad Diambil Nombor Kad** Nama Pemandu Ke Tarikh/Masa Nilai Kad Kad Dipulangkan T/tangan Tarikh/Masa Bayaran Tol Baki Nilai Kad T/tangan 1 2 3 4 5 6 ** Ruangan ini tidak perlu diisi. 7 8 9 10 1 25
  28. 28. Contoh Daftar Daftar Setem Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia. Daftar.Penggunaan.Setem. Tarikh' Pembelian'/' Surat'keluar 2"May"13 10"May"13 13"May"13 RM1.00 Alamat'Penerima Baki.Mula MIDA.Bangkok MATRADE.London Beli/' Terima 15 15 33 60'sen Guna' Baki 2 2 Beli/' Terima Guna' 50'sen Baki Beli/' Terima Guna' 30'Sen Baki Beli/' Terima Guna' 20'Sen Baki Beli/' Terima Guna' Baki Tandatangan' dan'Tarikh' Semakan Catatan 15 13 31 Nota:. .1).Daftar.Penggunaan.Setem.ini.perlu.disemak.secara.berkala.oleh.Ketua.Pejabat. .2).Pemeriksaan.Secara.Mengejut.oleh.Ketua.Pejabat.hendaklah.meliputi.Rekod.Penggunaan.Setem.dan.stok.setem.. .3).Hasil.pemeriksaan.mengejut.terhadap.pengurusan.setem.hendaklah.direkodkan.dalam.Daftar.Pemeriksaan.Mengejut. 26
  29. 29. Contoh Pemeriksaan Mengejut Yes.. dah nak balance dah.. 27
  30. 30. Saya dah siap lama dah.. Santai rehat selepas berkursus 28
  31. 31. TERIMA KASIH 29

×