Semana 1 el control en la empresa

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Semana 1 el control en la empresa

  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN AGUSTIN” - AREQUIPA ASIGNATURA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Sesión 1 EL CONTROL EN LA EMPRESA Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administraciónhttp://cursosparaemprendedores.blogspot.com Maestría en Gestión Estratégica de Organizacioneshttp://facebook.com/cursospara.emprendedores Doctorado en Administración
  2. 2. Enrique BenjamínFranklin:“El gran reto acerca decrear el futuro no espredecirlo. La meta estratar de imaginar unfuturo que seaverosímil: el futuro quepodemos crear. Paraese efecto, las nuevasherramientas deestrategia tienen queechar raíces porqueno se puede crear elfuturo utilizando lasviejas herramientas deestrategia.El esfuerzo que realizapara crear un punto devista sobre el futuro yuna estrategia paramanejar el cambio,representa lacapacidad dedesarrollar un sentidoprofundo dediscontinuidades paracrear una jerarquía deimaginación”.Gary Hamel
  3. 3. Proceso Administrativo
  4. 4. Proceso Administrativo
  5. 5. Proceso Administrativo
  6. 6. SEMANA 1 MARCO CONCEPTUAL http://books.google.com.pe/books?id=Cg7So8EZjlIC&printsec=frontcover&dq=auditoria+administrativa&hl =es&ei=0kVhTrGuKs- htweLrvUk&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CCkQ6AEwAA#v=onepage&q=auditoria%2 0administrativa&f=falsehttp://books.google.com.pe/books?id=tYn36PVv2q8C&pg=PA25&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=0 kVhTrGuKs-htweLrvUk&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=3&ved=0CDIQ6AEwAg#v=onepage&q=auditoria%2 0administrativa&f=false
  7. 7. AUDITORIA• Existen muchas definiciones del concepto de auditoría, y también muchos tipos de auditoría• Para efectos de este curso consideraremos la definición entregada en 1973 por la American Accounting Association (AAA): “ La auditoría es un proceso sistemático de obtención y evaluación de evidencia objetiva respecto de afirmaciones sobre hechos económicos y eventos a objeto de determinar el grado de correspondencia entre dichas afirmaciones y los criterios establecidos para comunicar los resultados a los usuarios relevantes”
  8. 8. AFIRMACIONES ACERCA DE HECHOS ECONOMICOS Y EVENTOS• Las afirmaciones de la administración, las cuales están implícitas en un set de estados financieros, son la materia relevante para una auditoría de estados financieros• A modo de ejemplo, el ítem “Inventarios……..$100.000” en el balance de una compañía manufacturera involucra, entre otras, las siguientes aseveraciones o afirmaciones:  Dichos inventarios físicamente existen  Son mantenidos para ser utilizados en el curso normal del negocio de la entidad  El saldo incluye todos las materias primas y productos terminados, independientemente de dónde estén almacenados  Los $100.000 son el menor valor entre el costo corregido y el valor de mercado
  9. 9. AFIRMACIONES ACERCA DE HECHOS ECONOMICOS Y EVENTOS• El hecho de que el objeto de la auditoría sea información acerca de hechos económicos y eventos sugiere que las afirmaciones debieran ser cuantificables para ser auditables• El costo de producción es cuantificable, la moral de los empleados no es cuantificable• En general, la información que es cuantificable es también verificable• Por definición, la información que no es verificable no es auditable
  10. 10. OBTENCION Y EVALUACION DE EVIDENCIA OBJETIVA• La obtención y evaluación de evidencia objetiva es la esencia de la auditoría• Los tipos de evidencia obtenida y los criterios usados para su evaluación pueden variar de auditoría en auditoría (ambas son materias de criterio profesional del auditor)• La evidencia obtenida, además, debe ser interpretada y evaluada por el auditor antes de formarse un juicio respecto de la razonabilidad de los estados financieros• La definición de auditoría especifica que el proceso de obtención y evaluación de la evidencia debe ser llevado adelante con absoluta objetividad (la cual está referida a la habilidad del auditor para mantener una actitud imparcial en la selección y evaluación de la evidencia)
  11. 11. PROCESO SISTEMATICO• El concepto de “proceso sistemático” sugiere que la auditoría, en parte ó en el total de ella, está basada en la aplicación de la filosofía y disciplina del método científico• El porqué de esta afirmación:  Una auditoría involucra la formulación de hipótesis  También considera el testeo de dichas hipótesis por medio de la observación, inducción y deducción• Por supuesto que la auditoría debe ser resultado de la cuidadosa planificación e implementación de una estrategia de auditoría, la cual puede ser modificada en cualquier etapa del proceso en virtud de la evidencia que va obteniendo el auditor
  12. 12. CONCEPTOUna auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito deconocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable
  13. 13. ALCANCE• Naturaleza jurídica • Relaciones de coordinación• Criterios de • Desarrollo tecnológico funcionamiento • Sistemas de comunicación• Estilo de administración e información• Enfoque estratégico • Nivel de desempeño• Proceso administrativo • Trato a clientes (internos y externos)• Giro industrial • Entorno• Sector de actividad • Productos y/o servicios• Ámbito de operación • Sistemas de calidad• Tamaño de la empresa• Número de empleados
  14. 14. AREAS DE APLICACION PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS PLANEACIÓN DIRECCIÓNVisión Liderazgo AdquisicionesMisión Comunicación Almacenes e inventariosObjetivos Motivación Asesoría externaMetas Grupos y equipos de trabajo Asesoría internaEstrategias / tácticas Manejo del estrés, el conflicto y CoordinaciónProcesos la crisis Distribución del espacioPolíticas Tecnología de la información ExportacionesProcedimientos Toma de decisiones GlobalizaciónProgramas Creatividad e innovación ImportacionesEnfoques InformáticaNiveles Investigación y desarrolloHorizontes Marketing Operaciones Proveedores ORGANIZACIÓN CONTROL Proyectos Recursos financieros y contabilidadEstructura organizacional Naturaleza Servicio a clientesDivisión y distribución Sistemas Servicios generalesde funciones Niveles SistemasCultura organizacional ProcesoRecursos humanos Áreas de aplicaciónCambio organizacional HerramientasEstudios administrativos CalidadInstrumentos técnicos
  15. 15. NO SE PUEDE GESTIONARLO QUE NO SE COMPRENDE Y COMPRENDER LO QUE NO SE GESTIONA
  16. 16. SEMANA 1CONTROL EN LA EMPRESA 1 3 PLANEACION DIRECCIONPERSONASMATERIALES OBJETIVOSDINEROSISTEMAS 2 4 ORGANIZAC CONTROL
  17. 17. CONTROL ORGANIZATIVO
  18. 18. ¿QUÉ ES “CONTROL”?• Es la función administrativa encargada de monitorear la eficacia de la planificación, de la organización y de la dirección tomando medidas correctivas conforme se van necesitando.• Permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas y que todos los recursos de la empresa se usan de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa.
  19. 19. Control 1. Como restrictiva y 2. Como sistema coercitiva automático de Definiciones regulaciónTrabajadores dentro delos patrones deseado, Grado constante deevitando desviaciones flujo de modo automático Control automático en lasControl de frecuencia refinerías de petróleo 3. Como función administrativo Parte del proceso administrativo que verifica la actividad según los objetivos planeados
  20. 20. Normas y métodos para medir el rendimiento• Las metas y objetivos deberán estar definidos en términos claros y mensurables que incluyan fechas límites específicas. Ejm. “mejorar las habilidades de los empleados”.• Sonarán huecas si los gerentes no especifican como alcanzar dichas metas. Todos los objetivos se deben enunciar con exactitud para ser comunicados con facilidad y traducir en normas y métodos que pueden usar para medir resultados.
  21. 21. Normas y métodos para medir el rendimiento• La medición dentro del proceso de control es constante y repetitivo. En una fabrica de hilandería medirán las partículas de algodón que flotan en el aire y de acuerdo a eso utilizar los extractores. La franquicia PIZZA HUT mide el tiempo que se demora en servir la pizza al cliente.• La finalidad principal del control en muchas empresas es la de mejorar la calidad. El control en este caso es exhaustivo. Si la empresa se involucra en la calidad total los costos de inspectoría bajarán.
  22. 22. Funciones del Control•Estandarizar el desempeño mediante supervisiones•Proteger los bienes organizacionales•Estandarizar la calidad de productos Control de calidad•Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas áreas•Medir y dirigir el desempeño de los empleados•Alcanzar los objetivos•Producir ciclos más rápidos•Disponibilidad al cambio•Agregar valor a los productos•Facilitar la delegación y trabajo en equipo
  23. 23. En conclusión Garantía que los resultados obtenidos se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidosLo esencial en el control es:•Un objetivo•Un medio para medir la actividad•Un procedimiento para comparar la actividadcon el objetivo fijado•Un mecanismo de corrección
  24. 24. Principios aplicados al control Principio de garantía del objetivo Logro de objetivos mediante la supervisión de los desvíos para emprender la acción correctiva. Localiza, identifica y corrige.Principio de definición de los estándaresFija estándares de desempeño y calidadPrincipio de excepciónAplicarse a actividades representativas para reducircostos y tiempo asegurando la eficiencia de losresultados.
  25. 25. Principio de acciónLas disposiciones para corregir losdesvío deben justificar la acción decontrol que implica la inversión detiempo, personal, costos, etc.Principio de OportunidadDebe ser oportuno, y aplicarse antes de que el errorse efectúe para tomar las medidas correctivas conanticipación.Principio de los objetivosEl control existe en función de los objetivos (mediopara alcanzarlos)
  26. 26. Control Control de Preliminar RetroalimentaciónTipos deControl Control Concurrente • 3 tipos • Ciclo • Interdependientes
  27. 27. Procesos Establecimiento dede Control estándares Evaluación del Acción desempeño correctiva Comparación del desempeño con el estándar establecido desempeño con el estándar establecido
  28. 28. Fallas en el procesos deControl Cacería de Brujas. Esparcimiento Errores Típicos de la de la Nostalgiaresponsabilidad supervisión Obsesión
  29. 29. ÁREAS DE CONTROLAREA INSTITUCIONAL• Control de la empresa como un todo.AREA FINANCIERA• Control presupuestario• Control de costo
  30. 30. AREA DE PRODUCCIONLos principales controles existentes en el área deproducción son lossiguientes:· Control de Producción· Control de Calidad· Control de Costos· Control de Tiempos de Producción· Control de Inventarios· Control de Operaciones Productivos· Control de Mantenimiento y Conservación· Control de Desperdicios
  31. 31. AREA COMERCIAL· Control de Ventas· Control y Propaganda· Control de CostosAREA DE RECURSOS HUMANOS· Control de Asistencia y Retrasos· Control de Vacaciones· Control de Salarios
  32. 32. CONTROLES FINANCIEROSA. Balance General: Activos, pasivos y capital contableB. Estado de resultados: Desempeño financiero en una época o intervalo Ejm. NavidadC. Flujo de efectivo: ¿De donde vino el dinero y en que se gasto?
  33. 33. LA VERIFICACIÓN DE LOS VARIOS REPORTES Y ESTADOS CONTABLES SE REALIZA POR LAS AUDITORÍAS CONTABLES. LA INSPECCIÓN PERIÓDICA DE LOS REGISTROS CONTABLES AYUDA AL CONTROL GENERAL. PERMITE EVALUAR LOS PROYECTOS, LAS ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Y OFRECEN SUGERENCIAS PARA UNA ACCIÓN CORRECTIVA. LA AUDITORÍA CONTABLE ESDR. CESAR MORENO EJECUTADA POR MIEMBROS DE UNA EMPRESA EXTERNA DE CONTADORES PÚBLICOS.
  34. 34. Medir y controlar Control financiero actividades financieras. 1. Ventas $ 2. Productividad por W 3. Existencias Ventas Presupuestos GastosPresente Pasado Planes futuro
  35. 35. Presupuestos• Pronósticos económicos de los mandos altos. Ejm. Ventas y utilidades año próximo.• Los costos de producción deben ser presupuestados en mano de obra y materiales y gastos fijos 1. Ventas y previsión de ingresos 2. Producción inversiones 3. Rendimiento Maquinaria 4. Presupuesto de caja, anticipos y gastos
  36. 36. AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIÓN• Hacer periódicamente un análisis de la empresa por áreas y departamentos con sistemas FORD para saber la situación real de estas zonas.
  37. 37. LAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS TIENEN POR FINALIDAD EVALUAR LA EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA ADMINISTRATIVA DE UNA DETERMINADA EMPRESA. LA AUDITORÍA EXTERNA, SE EMPLEA PARA PROPÓSITOS DE PLANEACIÓN, PARA INVESTIGAR OTRAS EMPRESAS, PARA LA FUSIÓN DE EMPRESAS O PARA LA ADQUISICIÓN. LA AUDITORÍA INTERNA SE USA PARA MEJORAR EL PROCESO DE PLANEACIÓN, REVISA EL PASADO, PRESENTE Y FUTURO DE LA EMPRESADR. CESAR MORENO
  38. 38. Control Organizativo Mide el proceso y el progreso del rendimiento de la empresa y toma Control de Gestión medidas correctivas Financiero Rentabilidad Calidad Satisfacción delCriterio de Rendimiento clienteMedición de Rendimiento RR.HH. ProductividadComparar el rendimientoCorregir el rendimiento
  39. 39. Control de Calidad• Maximizar la satisfacción de los clientes • Eliminar defectos de Fabricación Mejora continuaFunción • Mejorar servicios al cliente En los procesos • Instituir procedimientos de la empresa
  40. 40. Control de RR.HH. Criterios de Comunicación Rendimiento adecuada Criterios RazonablesEquilibrios entre AceptablesControles y dinero (feed-back +)
  41. 41. Control de Gestión4 fases: 1. Establecer los criterios (standard) 2. Medir el rendimiento 3. Comparar el rendimiento vs. Criterios 4. Tomar medidas correctivas ¿Porqué es rentable el negocio? ¿Qué se puede hacer para aumentar la eficacia de la organización?¿Cómo podría hacer la empresa para aumentar la satisfacción del cliente?
  42. 42. EL OBJETIVO DEL CONTROL NO ES LA IDENTIFICACIÓN DE CULPABLES SINO EL MEJORAMINETO DEL DESEMPEÑO EL OBJETIVO DEL CONTROL ES ENTRAR A UN PROCESO DE AJUSTE PERMANENTE QUE NOS PERMITA MEJORARCICLO DEL CONTROL PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR 90 CICLO DEL CONTROL 80 HOJA DE CHEQUEO 70 60 Este DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO 50 40 Oeste HISTOGRAMAS 30 Norte 20 GRÁFICOS DE PARETO 10 0 1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim. GRÁFICOS DE CONTROL GRÁFICOS DE TENDENCIA
  43. 43. LAS MEDIDAS DE CONTROL DEBEN SER:•ADECUADAS A LA COMPLEJIDAD DE LA ORGANIZACIÓN•EMPLEADAS PARA VARIOS OBJETIVOS OPORTUNOS•EFECTUADA CON LA PARTICIPACIÓN DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS LOS OBJETIVOS DEL CONTROL SON LOS INDICADORES QUE REVELAN LA CALIDAD DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LA EMPRESACONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE CALIDAD • VENTAS •REPROCESOS •PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO •DESPERDICIOS •ESTADOS FINANCIEROS •ESTÁNDARES DE CALIDAD •RENTABILIDAD CONTROL PRESUPUESTAL •PUNTO DE EQUILIBRIO DE LA EMPRESA •INGRESOS •RATIOS LIQUIDEZ, ENDEUDAMIENTO, CUENTAS POR COBRAR, ROTACIÓN DE •EGRESOS INVENTARIOS, ETC CONTROL DE PRODUCCIÓNCONTROL DE COSTOS •PRODUCTIVIDAD •PRECIO DE INSUMOS •FÓRMULAS •SUELDOS Y SALARIOS •ESTÁNDARES DE HORAS-HOMBRE
  44. 44. CONTROL DE INVENTARIOS CONTROL DE PROCESOS CONTROL DE PERSONAL •INGRESOS •AMORTIZACIONES •AUSENCIAS Y TARDANZAS •SALIDAS •TIEMPO DE RESPUESTA •SUGERENCIA •NIVELES DE STOCK •NÚMERO DE PASOS •ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN •CLIMA EL CAMBIO ORGANIZACIONAL ¿ PORQUÉ DEBE CAMBIAR UNA ORGANIZACIÓN ? EL MEDIO CAMBIA LOS VALORES Y LOS OBJETIVOS CAMBIAN •COMPETENCIA •INTERESES •TECNOLOGÍA •RESPONSABILIDAD SOCIAL •ECONOMÍA, ETC •RECURSOS INTERNOS, ETC. LA TECNOLOGÍA CAMBIA LA ESTRUCTURA REQUIERE ADAPTARSE CIRCULOS DE CALIDAD LOS MOTIVADORES DE DEBILITAS
  45. 45. EL DESEO DE CAMBIO SURGE CUANDO SE ADVIERTE QUE EXISTE UN ESPACIO ENTRE LO QUE SE HACE Y LO QUE SE DESEA HACER EN MATERIA DE : PRODUCTIVIDAD, CALIDAD Y SATISFACCIÓN DE LOS PARTICIPANTES EL PROCESO DE CAMBIO 1. INSATISFACCIÓN - CRISIS - PROBLEMAS 2. RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD DE CAMBIAR. 3. DEFINIR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA •CONDICIÓN ACTUAL •CONDICIÓN DESEADA 4. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA •SELECCIÓN ENTRE ALTERNATIVAS •PLAN DE ACCIÓN 5. EJECUCIÓN DEL PLANMODELO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL CAPACITACIÓN INDIVIDUAL DESARROLLO ORGANIZACIONEL (DO) ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO) CALIDAD TOTAL (TQM) REINGENIERÍA (RI)
  46. 46. ¿ POR QUÉ ES TAN DIFÍCIL EL CAMBIO? RESISTENCIA DE LOS AFECTADOS SE REQUIERE UN ESFUERZO ADICIONAL DÉBIL APOYO DE LOS BENEFICIADOS POCA CLARIDAD DEL RESULTADO DEL PROPÓSITO TEMOR A ABANDONAR LAS NORMAS ACTUALES VARIACIÓN DEL EQUILIBRIO DEL PODER MAGNITUD DE LA ORGANIZACIÓN EL PRIMER PASO ES IR MODIFICANDO EL CLIMA MEDIANTE UN PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN EL CAMPO DE FUERZA PARA LOGRAR EL CAMBIO CONDICIÓN DESEADA FUERZAS RESTRICTIVAS RUTINA FALTA DE TIEMPO SATISFACCION RENUENCIA SUPUESTOS CONOCIMIENTO CONVICCIÓN ÉXITO DE OTROS NUEVOS ENFOQUES
  47. 47. TODO CAMBIO GENERA CONFLICTOSESTOS SE RESUELVEN MEDIANTES: •LA NEGOCIACIÓN •ELIMINANDO LA CAUSA •SUAVIZANDO SUS DIMENSIONES •COMPROMETIÉNDOSE SOBRE PUNTOS CONCRETOS •COMFRONTANDO ABIERTAMENTE •OBLIGANDO RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS PRIMERA RESPONSABILIDAD • HACER BUENOS PRODUCTOS •REMUNERAR ADECUADAMENTE •CRECER ECONÓMICAMENTE, SER EXITOSA SEGUNDA RESPONSABILIDAD •CONSERVAR EL MEDIO AMBIENTE •USAR RESPONSABLEMENTE LOS RECURSOS •EXCEDER LAS ESPECTATIVAS DE LOS CONSUMIDORES •MANTENER RELACIONES SUPERIORES CON LOS CONSUMIDORES TERCERA RESPONSABILIDAD •SER AGENTES DE CAMBIO SOCIAL
  48. 48. ÁMBITO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS 1. ESTÁNDARES DE PRODUCTOS O SERVICIOS 2. PRÁCTICAS COMERCIALES 3. EDUCACIÓN AL TRABAJADOR 4. CONTRIBUCIONES SOCIALES 5. MEDIO AMBIENTE 6. RELACIONES CON LA COMUNIDAD 7. RELACIONES CON EL GOBIERNO 8. RELACIONES CON LOS TRABAJADORES 9. SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS EL GRADO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN DEBE SER OBJETO DE PLANEAMIENTO Y POR LO TANTO EL DESEMPEÑO EN ESTE CAMPO DEBE SER MEDIO EL FUTURO DE LA ADMINISTRACIÓN LO ÚNICO CONSTANTE EN EL FUTURO SERÁ LA ACELERACIÓN DEL CAMBIONOS MOVEMOS HACIA 1. UNA CULTURA GLOBAL Y DESAPARICIÓN DE MITOS 2. UN CRECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO 3. UNA CONSOLIDACIÓN DE GRUPOS DOMINANTES 4. UNA INDUSTRIALIZACIÓN Y SOFISTICACIÓN MUNDIAL 5. UN INCREMENTO DEL TIEMPO LIBRE DE LAS PERSONAS 6. UNA DISMINUCIÓN DE LOS ÍNDICES DE CRECIMIENTO POBLACIONAL 7. UNA CONTINUACIÓN DEL PROCESO DE URBANIZACIÓN . LAS MEGÁPOLIS
  49. 49. 8. UNA MAYOR CONCIENCIA DE LOS EFECTOS DE LA ACTIVIDAD HUMANA SOBRE EL MEDIO AMBIENTE 9. UNA CRECIENTE CULTURA Y EDUCACIÓN. AUMENTO EN NÚMERO Y RESPONSABILIDAD DE LOS INTRELECTUALES 10. UNA RACIONALIDAD INNOVATIVA 11. UNA UNIVERSALIDAD DE LAS TENDENCIAS 12. UN CRECIENTE MOVIMIENTO DE CAMBIO ¿ ES CAPAZ EL HOMBRE DE SEGUIR ACEPTANDO LOS CAMBIOS Y EL DESARROLLO TECNOLÓGICO ? PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS DEL FUTUROÉNFASIS EN EL MERCADO MÁS QUE EN LAS UTILIDADESAPLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DEL DESEMPEÑO SOCIAL TANTO COMO ECONÓMICOORIENTACIÓN A LA CALIDADADMINISTRACIÓN DEMOCRÁTICAPLANEACIÓN ESTRUCTURADA, GLOBAL Y A LARGO PLAZOALIENTO DE LA CREATIVIDADLAS PERSONAS SON EL FACTOR CLAVEORIENTACIÓN AL CLIENTETOMA DE DESICIONES DESCENTRALIZADA Y DE PEQUEÑOS GRUPOSINCORPORACIÓN DE LOS COMPONENTES EXTERNOS AL ÁMBITO DE LA ORGANIZACIÓNGRAN USO DE PRONÓSTICOSCOOPERACIÓN ENTRE EMPRESAS Y EL GOBIERNO

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