Manual de procedimientos de sistema de control gubernamental

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Manual de procedimientos de sistema de control gubernamental

  1. 1. Sistema de Control Gubernamental 1 TOMO 9
  2. 2. SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL ÍNDICE DE PROCESOS POR SUBSISTEMA Pag. Control Previo 6 GMLP 0300 09 091 001 Cumplimiento de reglamentos, normas, procesos y procedimientos 7 GMLP 0300 09 091 002 Seguimiento al Cumplimiento de Reglamentos, Normas, Procesos y Procedimientos 11 Control Posterios 16 GMLP 0210 09 092 001 Informe de Auditabilidad 17 GMLP 0210 09 092 002 Auditoría con indicios de responsabilidad 26 GMLP 0210 09 092 003 Auditoría especial de ingresos y gastos 42 GMLP 0210 09 092 004 Auditoría Operativa 52 GMLP 0210 09 092 005 Auditoría de confiabilidad de los registro y estados financieros 62 GMLP 0210 09 092 006 Evaluación a los sistemas de administración y control (SAYCO) 74 GMLP 0210 09 092 007 Seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría 83 GMLP 0210 09 092 008 Emisión de resúmenes de informes de auditorías 92Sistema de Control Gubernamental 2 TOMO 9
  3. 3. SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL ÍNDICE DE PROCESOS POR CÓDIGO Pag. GMLP 0300 09 091 001 Cumplimiento de reglamentos, normas, procesos y procedimientos 7 GMLP 0300 09 091 002 Seguimiento al Cumplimiento de Reglamentos, Normas, Procesos y Procedimientos 11 GMLP 0210 09 092 001 Informe de Auditabilidad 17 GMLP 0210 09 092 002 Auditoría con indicios de responsabilidad 26 GMLP 0210 09 092 003 Auditoría especial de ingresos y gastos 42 GMLP 0210 09 092 004 Auditoría Operativa 52 GMLP 0210 09 092 005 Auditoría de confiabilidad de los registro y estados financieros 62 GMLP 0210 09 092 006 Evaluación a los sistemas de administración y control (SAYCO) 74 GMLP 0210 09 092 007 Seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría 83 GMLP 0210 09 092 008 Emisión de resúmenes de informes de auditorías 92Sistema de Control Gubernamental 3 TOMO 9
  4. 4. SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL ÍNDICE DE PROCESOS POR INSTANCIA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE Pag. Secretaría Ejecutiva Cumplimiento de reglamentos, normas, procesos y procedimientos 7 Secretaría Ejecutiva Seguimiento al Cumplimiento de Reglamentos, Normas, Procesos y Procedimientos 11 Auditoria Interna Informe de Auditabilidad 17 Auditoria Interna Auditoría con indicios de responsabilidad 26 Auditoria Interna Auditoría especial de ingresos y gastos 42 Auditoria Interna Auditoría Operativa 52 Auditoria Interna Auditoría de confiabilidad de los registro y estados financieros 62 Auditoria Interna Evaluación a los sistemas de administración y control (SAYCO) 74 Auditoria Interna Seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría 83 Auditoria Interna Emisión de resúmenes de informes de auditorías 92Sistema de Control Gubernamental 4 TOMO 9
  5. 5. SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL ÍNDICE DE PROCESOS POR ORDEN ALFABÉTICO Pag. Auditoría con indicios de responsabilidad Auditoria Interna 26 Auditoría de confiabilidad de los registro y estados financieros Auditoria Interna 62 Auditoría especial de ingresos y gastos Auditoria Interna 42 Auditoría Operativa Auditoria Interna 52 Cumplimiento de reglamentos, normas, procesos y procedimientos Secretaría Ejecutiva 7 Emisión de resúmenes de informes de auditorías Auditoria Interna 92 Evaluación a los sistemas de administración y control (SAYCO) Auditoria Interna 74 Informe de Auditabilidad Auditoria Interna 17 Seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría Auditoria Interna 83 Seguimiento al Cumplimiento de Reglamentos, Normas, Procesos y Procedimientos Secretaría Ejecutiva 11Sistema de Control Gubernamental 5 TOMO 9
  6. 6. Sistema de Control Gubernamental 6 TOMO 9
  7. 7. GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA EJECUTIVA CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GMLP-0300-09-091-001 OBJETIVO DEL PROCESO Hacer cumplir los Reglamentos, Normas, Procesos y Procedimientos del Gobierno Municipal de La Paz. PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO 001 Consulta de normativa de documento normativo 002 Aplicación de documento normativo INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO - Ley de Municipalidades - Ley de Participación Popular - Ley SAFCO - Ley de Descentralización Administrativa - Ley General de Trabajo - Ley del Estauto del Funcionario Público - Reglamentos Específicos Técnico - Reglamentos Específicos de Sistemas de Admnistración y Control - Manual de Organización y Funciones - Manual de Procesos y Procedimientos - Ordenanza Municipal - Resolución Municipal - Resolución Administrativa - Hoja de Ruta - Memorando de instrucción - Nota de Instrucción - Requerimiento de ciudadanos - Requerimiento de unidades organizacionales - Otras Disposiciones Legales en Vigencia UNIDADES QUE INTERVIENEN - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Desconcentradas RESPONSABLE DEL PROCESO - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría EjecutivaSistema de Control Gubernamental 7 TOMO 9
  8. 8. - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Desconcentradas REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS - Hoja de Ruta - Informe - Aplicación de formularios - Notas - Instrucciones - Memorándums - Circulares - Aplicación de sistemas informáticos - Registros contables, presupuestarios y patrimoniales - Libros de actas - Grabaciones magnetofónicas y videocintas - Placas fotográficas SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO - Cumplimiento de una instrucción, atribución, responsabilidad. TIEMPO DE EJECUCIÓN - Permanente DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 001 Consulta de normativa de documento normativo - Unidad organizacional, identifica la necesidad de cumplimiento de un proceso, en función a determinación de una atribución o instrucción. - Unidad organizacional, identifica la normativa legal que deberá ser aplicada - Unidad organizacional, realiza la consulta del documento a ser aplicado 002 Aplicación de documento normativo - Unidad organizacional, realiza el acopio de información para la aplicación de la normativa - Unidad organizacional, realiza la aplicación del proceso establecido en el documentos - Unidad organizacional, registra la responsabilidad de la aplicación del documento a través de la rúbrica del responsable de la misma. DATOS REFERENCIALES LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN La Paz, marzo 2004 VERSIÓN 1Sistema de Control Gubernamental 8 TOMO 9
  9. 9. CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 001. CONSULTA DE NORMATIVA DE DOCUMENTO NORMATIVO INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Identifica la necesidad de Leyes, Reglamentos, cumplimiento de un proceso, Unidad Organizacional Normas Vigentes. en función a una atribución o instrucción Identifica la normativa legal que deberá ser aplicada Unidad Organizacional Conocimiento de disposiciones legales Realiza la consulta del Unidad Organizacional documento a ser aplicado FinalSistema de Control Gubernamental 9 TOMO 9
  10. 10. CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 002. APLICACIÓN DE DOCUMENTO NORMATIVO INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Realiza el acopio de Leyes, Reglamentos, información para la Unidad Organizacional Normas Vigentes. aplicación de la normativa Realiza la aplicación del proceso establecido en el Unidad Organizacional documentos Registra la responsabilidad de la aplicación del Documento con documento a través de la rúbricas de Unidad Organizacional rúbrica del responsable de la funcionario misma. responsable FinalSistema de Control Gubernamental 10 TOMO 9
  11. 11. GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA EJECUTIVA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GMLP-0300-09-091-002 OBJETIVO DEL PROCESO Realizar el seguimiento de las acciones de aplicación de disposiciones legales en vigencia dentro las unidades organizacionales. PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO 001 Verificación de la aplicación del documento 002 Acciones correctivas de la aplicación de normativa INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO - Ley de Municipalidades - Ley de Participación Popular - Ley SAFCO - Ley de Descentralización Administrativa - Ley General de Trabajo - Ley del Estatuto del Funcionario Público - Reglamentos Específicos Técnico - Reglamentos Específicos de Sistemas de Administración y Control - Manual de Organización y Funciones - Manual de Procesos y Procedimientos - Ordenanza Municipal - Resolución Municipal - Resolución Administrativa - Hoja de Ruta - Memorando de instrucción - Nota de Instrucción - Requerimiento de ciudadanos - Requerimiento de unidades organizacionales - Otras Disposiciones Legales en Vigencia UNIDADES QUE INTERVIENEN - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Desconcentradas RESPONSABLE DEL PROCESO - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde MunicipalSistema de Control Gubernamental 11 TOMO 9
  12. 12. - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Desconcentradas REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS - Hoja de Ruta - Informe - Aplicación de formularios - Notas - Instrucciones - Memorándums - Circulares - Aplicación de sistemas informáticos - Registros contables, presupuestarios y patrimoniales - Libros de actas - Grabaciones magnetofónicas y videocintas - Placas fotográficas SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO - Cumplimiento de una instrucción, atribución, responsabilidad. TIEMPO DE EJECUCIÓN - Permanente DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 001 Verificación de la aplicación del documento - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, realizará seguimiento al cumplimiento de un proceso, en función al cumplimiento de una atribución y/o instrucción. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, cumplida la atribución y/o instrucción, deberá verificarse cual es la disposición legal que se aplicó durante el cumplimiento de la misma. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, realiza la consulta del documento aplicado en el cumplimiento de atribuciones y/o instrucciones. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, determina si el resultado del cumplimiento de la atribución y/o instrucción, se basó en la correcta aplicación de la disposición legal en vigencia. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, determina deficiencias en el resultado del cumplimiento de la atribución y/o instrucción, debido al incumplimiento de aplicación de la disposición legal en vigencia. 002 Acciones correctivas de la aplicación de normativa - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, determina si la acción es sujeto de corrección o deberá anularse, debido a la gravedad del caso.Sistema de Control Gubernamental 12 TOMO 9
  13. 13. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, cuando se determina subsanar la deficiencia, se procede a emitir el instructivo correspondiente que justifique la decisión. - Funcionario de la Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, cumple con la modificación en base a la aplicación del instructivo, emitido por el responsable. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, hace la verificación del cumplimiento de lo instruido para subsanar la deficiencia detectada. - Responsable de Unidad, Dirección, Oficialía o Nivel, cuando la deficiencia no sea subsanable e implique consecuencias contra la Institución, o el personal, se denunciará la misma, mediante la emisión de informe especial sobre el caso. DATOS REFERENCIALES LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN La Paz, marzo 2004 VERSIÓN 1Sistema de Control Gubernamental 13 TOMO 9
  14. 14. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 001. VERIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL DOCUMENTO INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Realizará seguimiento al Leyes, Reglamentos, cumplimiento de un proceso, Unidad, Direcciòn, Oficialia o en función al cumplimiento de Normas Vigentes una atribución y/o Nivel instrucción. Cumplida la atribución y/o instrucción, deberá Unidad, Direcciòn, Oficialia o verificarse cual es la disposición legal que se Nivel aplicó. Realiza la consulta del documento aplicado en el Unidad, Direcciòn, Oficialia o cumplimiento de atribuciones Nivel y/o instrucciones. Determina si el resultado del cumplimiento, se basó en la Unidad, Direcciòn, Oficialia o disposición legal. Nivel Determina deficiencias en el Informe de resultado, debido al Unidad, Direcciòn, Oficialia o incumplimiento de aplicación deficiencias legal. Nivel FinalSistema de Control Gubernamental 14 TOMO 9
  15. 15. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE REGLAMENTOS, NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 002. ACCIONES CORRECTIVAS DE LA APLICACIÓN DE NORMATIVA INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Determina si la acción es sujeto de Unidad, Direcciòn, Oficialia o Leyes, Reglamentos, corrección o deberá anularse. Normas Vigentes Nivel Determina subsanar la deficiencia, Instructivo que Unidad, Direcciòn, Oficialia o se procede a emitir el instrucctivo justifique la decisión. correspondiente Nivel Cumple con la modificación en base a la aplicación del instructivo. Unidad, Direcciòn, Oficialia o Nivel Hace la verificación del Unidad, Direcciòn, Oficialia o cumplimiento de lo instruido para subsanar la deficiencia detectada. Nivel Cuando la deficiencia no sea subsanable e implique consecuencias contra la Informe especial. Unidad, Direcciòn, Oficialia o Institución, o el personal, se Nivel denunciará la misma, mediante la emisión de informe especial. FinalSistema de Control Gubernamental 15 TOMO 9
  16. 16. Sistema de Control Gubernamental 16 TOMO 9
  17. 17. GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA INTERNA INFORME DE AUDITABILIDAD GMLP-0210-09-092-001 OBJETIVO DEL PROCESO Evaluar la información sobre las actividades y operaciones que realiza la entidad, proyecto o programa con el fin de conocer su complejidad, magnitud e importancia para determinar el riesgo y tipo de auditoria a practicar. PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO 001 Relevamiento de información 002 Análisis de información 003 Comunicación de resultados INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO - Programa Operativo Anual - Presupuesto del Gobierno Municipal de La Paz - Programa Operativo Anual - Presupuesto de la Unidad - Memorando de asignación - Orden de Despacho y/o Instrucción Ejecutiva - Normas de Control Gubernamental - Ley de Municipalidades - Ley de Descentralización Administrativa - Manual de Organización y Funciones - Ley de Participación Popular - Ley SAFCO - Normas Básicas de los Sistemas de Administración y Control - Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración y Control - Normas de Auditoria Gubernamental - Decreto Supremo N° 23215 - Código de Ética - Reglamentos de actividades específicas del GMLP - Decreto Supremo de Responsabilidad por la Función Pública - Manual de Procesos y Procedimiento - Correspondencia emitida y recibida - Carpetas de proyectos - Carpetas de Personal y Subsistemas de Recursos Humanos - Carpetas de procesos de contratación de bienes y servicios - Carpetas de ejecución de proyectos por administración directa - Carpetas de procesos de ejecución de proyectos por administración de legada - Inventario de bienes - Inventarios e informes de administración de almacenes - Informe de recaudaciones - Documentación contable de ingresos y gastos - Carpetas de procesos de crédito público - Estudios de preinversión - Ley SUMI - Ley de Reforma Educativa - Otras disposiciones legales en vigenciaSistema de Control Gubernamental 17 TOMO 9
  18. 18. - Actas del Honorable Concejo Municipal - Resoluciones Municipales - Ordenanzas Municipales - Resoluciones Administrativas - Informes de Auditoria anteriores - Informes de Gestión del POA - Presupuesto - Informes Periódicos de Ejecución del POA - Presupuesto - Estados Financieros UNIDADES QUE INTERVIENEN - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Descentralizadas - Unidades Desconcentradas UNIDAD RESPONSABLE - Auditoria Interna REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS - Programa de Operaciones del GMLP y de la Unidad - Orden de despacho e Instrucción Ejecutiva. - Memorando de asignación. - Cuestionarios de control interno - Programas de Auditabilidad - Memorando de Planificación de Auditoria (MPA) - Papeles de trabajo. - Informe SALIDAS QUE GENERA - Informe de Auditabilidad, detectando áreas de riesgo TIEMPO DE LA EJECUCIÓN - Variable de acuerdo al alcance y complejidad del examen de auditoria DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 001 Relevamiento de información - Auditoria Interna, Director, emite Memorando de Asignación para Supervisor, identificando Macro y/o Micro Instancia Organizacional Sujeta de Examen de Auditabilidad. - Auditoria Interna, Director, emite documento. - Unidad Sujeta a Examen de Auditoria, asigna personal responsable de preparación de información requerida por Auditoria Interna.Sistema de Control Gubernamental 18 TOMO 9
  19. 19. - Auditoria Interna, Encargado, recaba Informes de Auditoria donde se encuentra involucrada la Unidad sujeto del examen de auditabilidad. - Auditoria Interna, Supervisor, se presentan en la Unidad de acuerdo a hora y fecha establecido para inicio de examen de auditabilidad. - Auditoria Interna, Supervisor, obtiene información en forma general de la(s) unidades), objeto de examen y realiza estudio preliminar. - Auditoria Interna, Supervisor, elabora programa de relevamiento y Memorando de Programación de Auditoria (MPA) de acuerdo a normas de auditoria. - Auditoria Interna, Supervisor, establece número de auditores para conformar Comisión. - Auditoria Interna, Supervisor General, revisa y evalúa programa de relevamiento y MPA. - Auditoria Interna, Auditora General, aprueba MPA y emite memorando designando Comisión de Auditores. - Auditoria Interna, Director, emite Memorando de asignación para Comisión de Examen de Auditabilidad para Micro y/o Macro Instancia Organizacional, estableciendo: * Nombramiento de auditores identificando responsabilidades de Supervisor, auditores junior y auditores senior. * Identificación del tipo de examen ha cumplir, * Identificación de la macro y/o micro instancia sujeto de examen, * Determinación de fechas de inicio y finalización del examen de auditoria. 002 Análisis de información - Auditoria Interna, Supervisor General, emite instrucciones a Comisión de Auditoria. - Auditoria Interna, Supervisor, distribuye responsabilidades de acuerdo al MPA y Programas Elaborados a Comisión de Auditores. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, aplica programa obteniendo información documentada y elabora papeles de trabajo debidamente referenciados, cruzados y firmados, dando a conocer la evidencia competente y suficiente del examen practicado. - Auditoria Interna, Supervisor, revisa papeles de trabajo, evaluando la obtención de evidencia competente y suficiente para sustentar los hallazgos del examen y cumplimiento del programa de relevamiento y MPA. En caso de observación, emite planilla de pendientes.. - Auditoria Interna, Supervisor de Comisión, comunica resultados parciales de ejecución de Examen de Auditabilidad a Supervisor General. - Auditoria Interna, Supervisor General, realiza ajustes de acuerdo a resultados parciales del examen de auditabilidad en el MPA. 003 Comunicación de Resultados - Auditoria Interna, Supervisor de Comisión, elabora informe borrador comunicando los resultados en forma escrita informando: * Grado de riesgo de las áreasSistema de Control Gubernamental 19 TOMO 9
  20. 20. * Grado de riesgo de los componentes, * Respaldos documentados (papeles de trabajo), * Papeles de trabajo firmados, referenciados, foliados y ordenados por miembros de la Comisión de Auditores. - Auditoria Interna, Supervisor General, evalúa contenido de informe coincidente con información de papeles de trabajo, cumplimiento del programa de relevamiento y MPA y aprueba u observa. - Auditoria Interna, Supervisor General, elabora planilla de pendientes para ser salvadas por Comisión de Auditores en caso de observaciones. - Auditora Interna, Supervisor General, efectúa control de calidad velando el cumplimiento de normas técnicas y legales del examen practicado, remitiendo a consideración de Auditora General para aprobación y remisión a instancias pertinentes. En caso de observación, elabora planilla de pendientes. - Auditoria Interna, Auditor, revisa y emite planilla de cumplimiento por la validación de los datos del informe de auditoria emitido. - Auditería Interna, emite Informe de Examen de Auditabilidad. - Auditoria Interna, remite "informe de Examen de Auditabilidad", organiza reunión de discusión de informe con las unidades involucradas en el informe. - Auditoria Internna, discute informe con responsables de micro y/o macro instancias organizacionales, y como resultado de la misma se firma "Acta de Discusión de Informe", definición suficiencia de conclusiones o reformulación de las mismas. - Auditoria Interna, Auditora General, revisa y aprueba, firmando informe que da a conocer las áreas de riesgo para su auditabilidad e instruye su remisión a las instancias pertinentes: * Máxima Autoridad Ejecutiva: Una copia (en caso de instrucción mediante Orden de Despacho). * Honorable Concejo Municipal: Una copia (en caso de instrucción mediante Orden de Despacho). * Contraloría General de la República: Dos copias (en caso de requerimiento expreso de éste Organo Rector). * Auditoria Interna - Archivo: Una copia * Secretaría: Una copia DATOS REFERENCIALES LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN La Paz, marzo 2004 VERSIÓN 1Sistema de Control Gubernamental 20 TOMO 9
  21. 21. INFORME DE AUDITABILIDAD 001. RELEVAMIENTO DE INFORMACIÒN INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Orden de Despacho Memorándum de Emite Memorándum de e instrucción Asignación para Supervisor. asignaciòn. Auditoría Interna, Director ejecutiva POA Emite documento de Documento de comunicación con la comunicaciòn. Auditorìa Interna, Director instancia organizacional. Asigna personal responsable de preparación de Unidad Sujeta a Examen de información requerida por Auditoría Auditoría Interna. Recaba Informes de Auditoría donde se encuentra involucrada la Auditoría Interna, Encargado Unidad sujeto del examen de auditabilidad. Se presentan en la Unidad de acuerdo a hora y fecha establecido para inicio de Auditoría Interna, Supervisor examen de auditabilidad. Obtiene información en forma general. Auditoría Interna, Supervisor 1Sistema de Control Gubernamental 21 TOMO 9
  22. 22. INFORME DE AUDITABILIDAD 001. RELEVAMIENTO DE INFORMACIÒN INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Elabora programa de relevamiento y Memorándum Auditoría Interna, Supervisor de Programación de Auditoría (MPA). Establece número de auditores para conformar Auditorìa Interna, Supervisor Comisión. Auditorìa Interna, Supervisor Revisa y evalúa programa de relevamiento y MPA. Aprueba MPA, Auditoría Interna, Auditora Revisa y evalúa programa de emite Memoràndum General relevamiento y MPA. de designación. Emite Memorándum de asignación para Comisión de Memoràndum de Examen de Auditabilidad para asignación. Auditoría Interna, Director Micro y/o Macro Instancia Organizacional. FinalSistema de Control Gubernamental 22 TOMO 9
  23. 23. INFORME DE AUDITABILIDAD 002. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Instrucciones a Emite instrucciones a Comisión de Auditoría Interna, Supervisor Relevamiento de Comisión de Auditoría Auditoría. información General Distribuye responsabilidades de acuerdo al MPA y Auditorìa Interna, Supervisor Programas. Aplican programa y elaboran papeles de trabajo con Papeles de trabajo Auditoría Interna, Comisión de evidencia suficiente. Auditores Revisa papeles de trabajo y evalúa cumplimiento del Planilla de programa y memoráundum pendientes Auditoría Interna, Supervisor de planificación de Auditoría (MPA). Comunica resultados parciales de ejecución de Auditoría Interna, Supervisor Examen de Auditabilidad a de Comisión Supervisor General. Realiza ajustes de acuerdo a resultados parciales del Auditoría Interna, Supervisor examen de auditabilidad en el General MPA. FinalSistema de Control Gubernamental 23 TOMO 9
  24. 24. INFORME DE AUDITABILIDAD 003. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Elabora informe borrador Análisis de la comunicando los resultados Auditoría Interna, Supervisor información. en forma escrita. de Comisión Aprobación del Evalúa el cumplimiento del MPA. programa y MPA. Auditorìa Interna, Supervisor General Elabora planilla de pendientes para ser salvadas por Planilla de Auditoría Interna, Supervisor pendientes Comisión de Auditores en General caso de observaciones. Control de calidad, velando el cumplimiento de normas Auditoría Interna, Supervisor técnicas y legales. General Revisa y emite planilla de Planilla de cumplimiento por la validación cumplimiento. Auditoría Interna, Auditor de los datos del informe. Emite Informe de Examen de Informe de Examen Auditabilidad. de Auditabilidad Auditoría Interna 1Sistema de Control Gubernamental 24 TOMO 9
  25. 25. INFORME DE AUDITABILIDAD 003. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Remite "Informe de Examen de Auditabilidad", organiza reunión de discusión de Auditoría Interna informe con las unidades involucradas en el informe. Discute informe con responsables de micro y/o macro instancias organizacionales, se firma Auditorìa Interna "Acta de Discusión de Informe". Informe de relevamiento Revisa y aprueba, informe que detectando áreas de Auditoría Interna, Auditora da a conocer e instruye su riesgo para su remisiòn. General auditabilidad. FinalSistema de Control Gubernamental 25 TOMO 9
  26. 26. GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA INTERNA AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD GMLP-0210-09-092-002 OBJETIVO DEL PROCESO Examen objetivo y sistemático de evidencia, cuyo propósito es expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales y, si corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la Función Pública. PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO 001 Relevamiento de información 002 Análisis de información 003 Comunicación de resultados 004 Recepción y evaluación de descargos 005 Comunicación de resultados de evaluación de descargos INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO - Requerimiento de la Contraloría General de la República - Informe de Denuncia emitido por Unidad Solicitante y/o funcionario. - Programa Operativo Anual - Presupuesto del Gobierno Municipal de La Paz - Programa Operativo Anual - Presupuesto de la Unidad - Memorando de asignación - Orden de Despacho y/o Instrucción Ejecutiva - Normas de Control Gubernamental - Ley de Municipalidades - Ley de Descentralización Administrativa - Manual de Organización y Funciones - Ley de Participación Popular - Ley SAFCO - Normas Básicas de los Sistemas de Administración y Control - Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración y Control - Normas de Auditoria Gubernamental - Decreto Supremo N° 23215 - Código de Ética - Reglamentos de actividades específicas del GMLP - Decreto Supremo de Responsabilidad por la Función Pública - Manual de Procesos y Procedimiento - Correspondencia emitida y recibida - Carpetas de proyectos - Carpetas de Personal y Subsistemas de Recursos Humanos - Carpetas de procesos de contratación de bienes y servicios - Carpetas de ejecución de proyectos por administración directa - Carpetas de procesos de ejecución de proyectos por administración de legada - Inventario de bienes - Inventarios e informes de administración de almacenes - Informe de recaudaciones - Documentación contable de ingresos y gastos - Carpetas de procesos de crédito públicoSistema de Control Gubernamental 26 TOMO 9
  27. 27. - Ley SUMI - Ley de Reforma Educativa - Otras disposiciones legales en vigencia - Actas del Honorable Concejo Municipal - Resoluciones Municipales - Ordenanzas Municipales - Resoluciones Administrativas - Informes de Auditoria anteriores - Informes de Gestión del POA - Presupuesto - Informes Periódicos de Ejecución del POA - Presupuesto - Estados Financieros UNIDADES QUE INTERVIENEN - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Descentralizadas - Unidades Desconcentradas UNIDAD RESPONSABLE - Auditoria Interna REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS - Instrucción Ejecutiva - Orden de Despacho - Requerimiento de la CGR - POAI - Memorando de asignación - Informe por indicios de responsabilidad - Resultados de informes por responsabilidad por la función pública - Documentación de descargo - Notificación y/o publicación de prensa - Informe Preliminar - Ampliatorio y complementario por indicios de responsabilidad respaldados con opinión legal - Programas de auditoria - Cuestionarios de Control Interno - Memorando de Programación de Auditoria - Papeles de trabajo - Planilla de pendientes - Planilla de validación de datos - Resultados de informes de responsabilidad por la función pública - Hallazgos con indicios de responsabilidad por la función pública SALIDAS QUE GENERA - Informe de Control Interno - Informe Preliminar con Indicios de Responsabilidad - Informe Preliminar Ampliatorio con Indicios de Responsabilidad - Informe Complementario con Indicios de ResponsabilidadSistema de Control Gubernamental 27 TOMO 9
  28. 28. TIEMPO DE EJECUCIÓN Días hábiles: 30 (variable, de acuerdo a la complejidad y alcance del examen de auditoria) DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 001 Relevamiento de información - Auditoria Interna, Director, emite Memorando de asignación para Comisión de Auditoria, estableciendo: * Nombramiento de Encargado de Comisión, * Identificación del tipo de auditoria a ejecutar, * Identificación de la macro y/o micro instancia sujeto de examen, * Determinación de fechas de inicio y finalización del examen de auditoria. - Auditoria Interna, Director, emite documento de comunicación a la macro y/o micro instancia organizacional considerada y establece relación de información a ser preparada. - Unidad Sujeta a Examen de Auditoría, asigna personal responsable de preparación de información requerida por Auditoria Interna. - Auditoria Interna, Supervisor, realiza estudio preliminar con base en el relevamiento de información y comprensión de las actividades, áreas, programas, operaciones que serán auditadas, disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales; así como evaluación del ambiente de control y los riesgos de auditoria. - Auditoria Interna, Supervisor, realiza estudio preliminar con base en el relevamiento de información y comprensión general de las actividades, áreas, programas, operaciones que serán auditadas, disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales; así como, evaluación del ambiente de control y los riesgos de auditoria. Emite programa de auditoria y MPA de acuerdo a NAG y establece el número de auditores que conformarán la Comisión. - Auditoria Interna, Supervisor General, revisa programa y MPA, incluye parámetros de control de acuerdo a conocimiento. - Auditoria Interna, Auditora General, aprueba MPA y emite memorando de asignación conformando Comisión de Auditores. 002 Análisis de información - Auditoria Interna, Supervisor, organiza comisión y distribuye programas para su aplicación. - Auditoria Interna, Supervisor, brinda asistencia técnica y dirige ejecución de programa y cumplimiento del MPA. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, aplica programa de auditoria obteniendo evidencia competente.Sistema de Control Gubernamental 28 TOMO 9
  29. 29. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, aplica programa de pruebas sustantivas, y elabora papeles de trabajo debidamente referenciados y cruzados con firma del auditor, con evidencia suficiente y competente de los hallazgos en documentación original y/o legalizada al objeto auditado. - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, revisa consistencia de papeles de trabajo de acuerdo a lo establecido y evalúa cumplimiento de los instrumentos de control aplicados y MPA. En caso de observación, emite planilla de pendientes. - Auditoria Interna, Supervisor, evalúa informe coincidente con papeles de trabajo y los hallazgos debidamente documentados y cumplimiento del programa y MPA. - Auditoria Interna, Supervisor, en caso de observación, elabora planilla de pendientes. 003 Comunicación de resultados - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, elabora informe preliminar con hallazgos de posibles indicios de responsabilidad por la función pública. - Auditoria Interna, Supervisor, evalúa los resultados del informe preliminar coincidente con evidencias suficiente y competente de los hallazgos contenidos en papeles de trabajo. - Auditoria Interna, Supervisor, en caso de observación elabora planilla de pendientes. - Auditoria Interna, Supervisora General, realiza control de calidad de acuerdo a normas técnicas y legales, cumplimiento del objetivo del examen de auditoria y solicita opinión del asesor legal que respalden los hallazgos. - Auditoria Interna, Asesor Legal, emite opinión sobre informe de auditoria y el grado de responsabilidad (administrativa, civil, ejecutiva y/o penal) de los involucrados sugiriendo las acciones a tomar. - Auditoria Interna, Supervisor, emite informe preliminar coincidente con opinión legal sobre indicios de responsabilidad por la función pública con firma de Auditora General. - Auditoria Interna, Supervisor General, aplica control de calidad y cumplimiento de normas técnicas y legales. - Auditoria Interna, Supervisor General, en caso de observación, emite planilla de pendientes. - Auditoria Interna, Auditor, revisa y emite planilla de validación de datos del informe de auditoria emitido entregando a Supervisora General, previo registro interno. - Auditoria Interna, Supervisor General, revisa información de planilla de validación de datos de informe, y pasa a Auditora General, previo registro interno. - Auditoria Interna, Auditora General, revisa y aprueba en base a antecedentes y cumplimiento de normas técnicas y legales, e instruye notificación a involucrados, dando a conocer resultados de informe de auditoria (10 días hábiles de recibida la notificación).Sistema de Control Gubernamental 29 TOMO 9
  30. 30. - Auditoria Intena, Notificador, se constituye en domicilio y/o lugar de trabajo de involucrados y hace entrega de la nota adjunto a informe de auditoria preliminar por indicios de responsabilidad por la función pública respaldado con informe legal. Obtiene datos y firma del receptor (involucrado). En caso de no ser habido el (los) involucrados) dentro las 48 horas de recibida la citación elabora informe dirigido a Auditora General. Hace entrega a Secretaria de Dirección, previo registro y sello de recepción recabando hora y fecha de entrega del informe y/o citación notificada. - Auditoria Interna, Secretaria de Dirección, realiza seguimiento a notificaciones y presentación de informes de Notificador, emitiendo reporte y en forma expresa elabora informe escrito comunicando los desfases en el cumplimiento de las notificaciones. - Auditoría Interna, Auditor General, emite nota solicitud de publicación “citación por prensa”, a involucrados no habidos para su notificación directa. - Auditoria Interna, Auditor General, evalúa solicitud de involucrados, sobre ampliación de plazo para presentación de documentación de descargo. Emite nota formal de ampliación de plazo (10, 20 ó más días hábiles) de recibida la notificación por involucrado. 004 Recepción y evaluación de descargos - Auditoria Interna, Recepcionista, recibe, revisa documentación de descargo se encuentre en cuatro ejemplares legalizados, folia en orden cronológico descendente cada uno de los juegos en presencia del interesado y registra. Sella nota del interesado con fecha y hora de recepción. - Auditoria Interna, Auditora General, recibe documentación de descargo en fotocopias legalizadas en cuatro ejemplares, previo registro y foliado de acuerdo a lo establecido y remite a Archivo. - Auditoria Interna, Responsable Administrativo, elabora reporte de control de descargos con detalle de cada uno de los documentos presentados y entrega a Auditora General. - Auditoria Interna, Auditora General, toma conocimiento, verifica cumplimiento de plazos para presentación documentos de descargo de acuerdo al plazo otorgado, emite memorando de asignación y conformación de Comisión de Auditores para evaluación de documentos de descargo. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, analiza y evalúa documentación de descargo con suficiencia y evidencia de los descargos, elaborando papeles de trabajo debidamente referenciados y cruzados. - Auditoría Interna, Encargado de Comisión, revisa y valida suficiencia de los descargos en fotocopias legalizadas coincidentes con papeles de trabajo de acuerdo a lo establecido. En caso de observación, emite planilla de pendientes. 005 Comunicación de resultados de evaluación de descargos - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, en coordinación con Supervisor evalúan y elabora informe borrador ampliatorio por indicios de responsabilidad por la función pública por hallazgo de terceros involucrados. Caso contrario, elabora borrador de informe complementario que en sus conclusiones: ratifica, modifica o deja sin efecto los hallazgos de responsabilidad por la función pública.Sistema de Control Gubernamental 30 TOMO 9
  31. 31. - Auditoria Interna, Supervisor, evalúa los resultados del informe coincidente con evidencia de papeles de trabajo y cumplimiento de normas técnicas y legales. - Auditoria Interna, Supervisor General, aplica control de calidad y cumplimiento de normas técnicas y legales, solicita opinión de Asesor Legal, a través de nota y previo registro interno. - Auditoria Interna, Asesor Legal, emite opinión sobre informe complementario de auditoria y el grado de responsabilidad de los involucrados, sugiriendo las acciones a tomar. - Auditoria Interna, Supervisor, emite informe complementario de conclusiones: Deja sin efecto, ratifica o amplía responsabilidad por la función pública. - Auditoria Interna, Supervisor General, aplica control de calidad, evalúa cumplimiento de normas técnicas y legales. Solicita mediante nota opinión a Asesor Legal, previo registro interno. - Auditoria Interna, Asesor Legal, emite opinión legal al informe de auditoria complementario sugiriendo las acciones a tomar. Remite previo registro interno. - Auditoria Interna, Auditor, revisa y emite planilla de validación de datos del informe de auditoria emitido entregando a Supervisora General, previo registro interno. - Auditoria Interna, Supervisor General, revisa y valida información en cumplimiento a normas técnicas y legales, pasando a consideración de Auditora General adjunto a legajo de papeles de trabajo. - Auditoria Interna, Auditora General, revisa y aprueba, e instruye su remisión a las instancias pertinentes y archivo: * Máxima Autoridad Ejecutiva, 1 ejemplar, * Honorable Concejo Municipal, 1 ejemplar, * Contraloría General de la República, 2 ejemplares, * Archivo Unidad de Auditoria Interna, 1 ejemplar, * Archivo en legajo permanente, * Archivo oficina Auditor General, 1 ejemplar, * Archivo Secretaría, 1 ejemplar DATOS REFERENCIALES LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN La Paz, marzo 2004 VERSIÓN 1Sistema de Control Gubernamental 31 TOMO 9
  32. 32. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 001. RELEVAMIENTO DE INFORMACION INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Orden de despacho Emite Memorándum de Memoràndum de e instrucción asignación para Comisión de asignación. Auditoría. Auditoría Interna, Director ejecutiva POA Emite documento de comunicación a la macro y/o Documento de micro instancia comunicaciòn. organizacional considerada Auditorìa Interna, Director y establece relación de información a ser preparada. Asigna personal responsable de preparación de Unidad Sujeta a examen de información requerida por Auditoria Auditoría Interna. Estudio preliminar, evaluación de control interno. Auditoría Interna, Supervisor Elabora programa de Programa de auditoría y MPA, establece auditoría y MPA Auditoría Interna, Supervisor número de auditores. Revisa programa y MPA de Auditoría Interna, Supervisor acuerdo a NAG. General 1Sistema de Control Gubernamental 32 TOMO 9
  33. 33. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 001. RELEVAMIENTO DE INFORMACION INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Aprueba MPA y emite Memorándum de memorando de asignación asignación Auditoría Interna, Auditora conformando Comisión de General Auditores. FinalSistema de Control Gubernamental 33 TOMO 9
  34. 34. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 002. ANALISIS DE INFORMACION INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Instrucción Organiza comisión y ejecutiva, orden de distribuye programas para Auditorìa Interna, Supervisor despacho, POA. su aplicación. Coordina, controla y brinda asistencia técnica. Auditorìa Interna, Supervisor Aplica programa de auditoria Auditoría Interna, Comisión obteniendo evidencia competente. de Auditores Aplica programa de pruebas Papeles de trabajo sustantivas. Auditoría Interna, Comisión de Auditores Revisa consistencia de Planilla de papeles de trabajo de pendientes acuerdo a lo establecido y Auditoría Interna, Encargado evalúa cumplimiento del MPA. de Comisión Evaluación de los hallazgos, Informe de control debidamente documentados interno. Auditoría Interna, Supervisor y cumplimiento del programa y MPA. 1Sistema de Control Gubernamental 34 TOMO 9
  35. 35. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 002. ANALISIS DE INFORMACION INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Planilla de En caso de observación, elabora planilla de pendientes. pendientes Auditoría Interna, Supervisor FinalSistema de Control Gubernamental 35 TOMO 9
  36. 36. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 003. COMUNICACION DE RESULTADOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Orden de despacho Elabora informe con posibles indicios de responsabilidad Auditorìa Interna, Encargado e instrucción ejecutiva POA por la función pública. de Comisión Evaluación de los informes por responsabilidad por la función pública. Auditorìa Interna, Supervisor En caso de observación Planilla de elabora planilla de pendientes pendientes. Auditoría Interna, Supervisor Control de calidad, cumplimiento de normas técnicas y legales, solicita la Auditoría Interna, Supervisora opinión del asesor legal. General Emite opinión legal a informes de auditoría sobre el tipo de responsabilidades. Auditoría Interna, Asesor Legal Emite informe preliminar con Informe preliminar opinión legal sobre indicios con opinión legal. Auditoría Interna, Supervisor de responsabilidad. 1Sistema de Control Gubernamental 36 TOMO 9
  37. 37. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 003. COMUNICACION DE RESULTADOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Control de calidad, cumplimiento de normas Auditoría Interna, Supervisora técnicas y legales. General Planilla de Auditoría Interna, Supervisora En caso de observación, pendientes emite planilla de pendientes. General Revisa y emite planilla de Planilla de validación validación de datos del Auditoría Interna, Auditor informe. Revisa información de planilla de validación de datos de Auditoría Interna, Supervisora informe. General Aprueba, instruye notificación a involucrados por indicios de Auditoría Interna, Auditora responsabilidad. General 2Sistema de Control Gubernamental 37 TOMO 9
  38. 38. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 003. COMUNICACION DE RESULTADOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 2 Notifica dentro las 48 horas de recibida la instrucción, elabora informe o descargo de Auditoría Interna, Notificador notificación. Seguimiento a cumplimiento Auditoría Interna, Secretaria de notificación. de Dirección Emite nota solicitud de Nota de solicitud de publicación “citación por publicación. Auditoría Interna, Auditora prensa”, a involucrados. General Evaluación de solicitud de Nota formal de ampliación plazo para ampliación de plazo Auditoría Interna, Auditora descargos, emite nota formal de ampliación de plazo. General FinalSistema de Control Gubernamental 38 TOMO 9
  39. 39. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 004. RECEPCION Y EVALUACION DE DESCARGOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Documentación legalizada en cuatro Recepción y revisión de ejemplares y foliado documentación de descargo Auditorìa Interna, adjunto a nota con por involucrados, coloca sello Recepcionista número de informe y hora de recepción. de Auditoría. Toma conocimiento y pasa a archivo previo registro. Auditorìa Interna, Auditora General Elabora planilla de descargos con datos mínimo requeridos. Auditoría Interna, Responsable Administrativo Toma conocimiento y verifica cumplimiento de plazo, emite Memorándum de memorándum de asignación asignación Auditoría Interna, Auditora para la evaluación de General descargos. Analiza y evalúa Auditoría Interna, Comisión Papeles de Trabajo documentación de descargo, elaborando papeles de trabajo. de Auditores Revisa y valida los descargos en fotocopias legalizadas con Planilla de papeles de trabajo. En caso Auditoría Interna, Encargado pendientes de observación se emite la de Comisión planilla de pendientes. FinalSistema de Control Gubernamental 39 TOMO 9
  40. 40. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 005. COMUNICACION DE RESULTADOS DE EVALUACION DE DESCARGOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES Inicio Evalúan y elabora informe borrador ampliatorio por indicios de responsabilidad, Auditorìa Interna, Encargado caso contrario, elabora de Comisión borrador de informe complementario . Evalúa los resultados del informe con evidencia de papeles de trabajo y cumplimiento de normas Auditorìa Interna, Supervisor técnicas y legales. Control de calidad y cumplimiento de normas técnicas y legales, solicita Auditoría Interna, Supervisor opinión de Asesor Legal. General Opinión legal sobre Emite opinión sobre informe informe Auditoría Interna, Asesor complementario de auditoria. complementario Legal Informe Emite informe complementario complementario de de conclusiones: Deja sin conclusiones Auditoría Interna, Supervisor efecto, ratifica o amplía 1Sistema de Control Gubernamental 40 TOMO 9
  41. 41. AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD 005. COMUNICACION DE RESULTADOS DE EVALUACION DE DESCARGOS INSUMOS OPERACIONES RESULTADOS RESPONSABLES 1 Control de calidad, evalúa cumplimiento de normas Auditoría Interna, Supervisor técnicas y legales. General Emite opinión legal al informe Opinión Legal al de auditoria complementario informe sugiriendo las acciones a complementario Auditoría Interna, Asesor tomar. Legal Planilla de validaciòn Aplica planilla de validación de de datos de informe. datos de informe de Auditoría. Auditoría Interna, Auditor Revisa y valida información en cumplimiento a normas técnicas y legales. Auditoría Interna, Supervisor General Informes de Control Interno indicios de Revisa y aprueba, e instruye su responsabilidad remisión a las instancias preliminar, Auditoría Interna, Auditora pertinentes y archivo: ampliatorio y General complementario. FinalSistema de Control Gubernamental 41 TOMO 9
  42. 42. GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA INTERNA AUDITORIA ESPECIAL DE INGRESOS Y GASTOS GMLP-0210-09-092-003 OBJETIVO DEL PROCESO Examen objetivo y sistemático de evidencia, cuyo propósito es expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales y, si corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la función. PROCEDIMIENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO 001 Planificación de la Auditoria 002 Ejecución de la Auditoria 003 Comunicación de resultados de la Auditoria INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO - Programa Operativo Anual - Presupuesto del Gobierno Municipal de La Paz - Programa Operativo Anual - Presupuesto de la Unidad - Memorando de asignación - Orden de Despacho y/o Instrucción Ejecutiva - Normas de Control Gubernamental - Ley de Municipalidades - Ley de Descentralización Administrativa - Manual de Organización y Funciones - Ley de Participación Popular - Ley SAFCO - Normas Básicas de los Sistemas de Administración y Control - Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración y Control - Normas de Auditoria Gubernamental - Decreto Supremo N° 23215 - Código de Ética - Reglamentos de actividades específicas del GMLP - Decreto Supremo de Responsabilidad por la Función Pública - Manual de Procesos y Procedimiento - Correspondencia emitida y recibida - Carpetas de proyectos - Carpetas de Personal y Subsistemas de Recursos Humanos - Carpetas de procesos de contratación de bienes y servicios - Carpetas de ejecución de proyectos por administración directa - Carpetas de procesos de ejecución de proyectos por administración de legada - Inventario de bienes - Inventarios e informes de administración de almacenes - Informe de recaudaciones - Documentación contable de ingresos y gastos - Carpetas de procesos de crédito público - Estudios de preinversión - Ley SUMI - Ley de Reforma Educativa - Otras disposiciones legales en vigencia - Actas del Honorable Concejo Municipal - Resoluciones MunicipalesSistema de Control Gubernamental 42 TOMO 9
  43. 43. - Ordenanzas Municipales - Resoluciones Administrativas - Informes de Auditoria anteriores - Informes de Gestión del POA - Presupuesto - Informes Periódicos de Ejecución del POA - Presupuesto - Estados Financieros UNIDADES QUE INTERVIENEN - Honorable Concejo Municipal - Despacho Alcalde Municipal - Secretaría Ejecutiva - Oficialías Mayores - Direcciones - Unidades Operativas - Unidades Descentralizadas - Unidades Desconcentradas UNIDAD RESPONSABLE - Auditoria Interna REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS - Programa de Operaciones Anual de la Unidad - Memorando de asignación - Resultados de informes de auditoria - Programas de auditoria - cuestionarios de Control Interno - Memorando de Planificación de Auditoria - Papeles de trabajo - Planilla de pendientes - Planilla de validación de datos SALIDAS QUE GENERA - Informe de Control Interno TIEMPO DE EJECUCIÓN - 40 días hábiles (variable de acuerdo a complejidad y alcance del trabajo) DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 001 Planificación de la Auditoria - Auditoria Interna, Director, emite Memorando de asignación para Comisión de Auditoria, estableciendo: * Nombramiento de Encargado de Comisión, * Identificación del tipo de auditoria a ejecutar, * Identificación de la macro y/o micro instancia sujeto de examen, * Determinación de fechas de inicio y finalización del examen de auditoria.Sistema de Control Gubernamental 43 TOMO 9
  44. 44. - Auditoria Interna, Director, emite documento de comunicación a la macro y/o micro instancia organizacional considerada y establece relación de información a ser preparada. - Unidad Sujeta a Examen de Auditoria, asigna personal responsable de preparación de información requerida por Auditoria Interna. - Auditoria Interna, Supervisor, realiza estudio preliminar con base en el relevamiento de información y comprensión de las actividades, áreas, programas, operaciones que serán auditadas, disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales; así como, evaluación del ambiente de control y los riesgos de auditoria. - Auditoria Interna, Supervisor, realiza estudio preliminar con base en el relevamiento de información y comprensión general de las actividades, áreas, programas, operaciones que serán auditadas, disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales; así como, evaluación del ambiente de control y los riesgos de auditoria. Emite programa de auditoria y MPA de acuerdo a NAG y establece el número de auditores que conformarán la Comisión. - Auditoria Interna, Supervisor General, revisa programa e incluye parámetros de control de acuerdo a conocimiento y MPA. - Auditoria Interna, Auditor General, aprueba MPA y emite memorando de asignación conformando Comisión de Auditores. 002 Ejecución de la Auditoria - Auditoria interna, Supervisor General, coordina, controla y brinda asistencia técnica. - Auditoria Interna, Supervisor, brinda asistencia técnica e inspecciona cumplimiento y correcta aplicación de las pruebas de control interno y dirige ejecución de programa y cumplimiento del MPA. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, aplica programa de auditoria, evaluación de los sistemas de información y contabilidad relacionados con los registros financieros y elabora papeles de trabajo debidamente referenciados y cruzados, con firma del auditor. - Auditoria Interna, Comisión de Auditores, aplica programa de pruebas sustantivas, y elabora papeles de trabajo con evidencia suficiente y competente de los hallazgos debidamente referenciados y cruzados con firma del auditor. - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, revisa papeles de trabajo y evalúa cumplimiento de los instrumentos de control aplicados y MPA. - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, en caso de observación, emite planilla de pendientes. - Auditoria interna, Supervisor, evalúa informe coincidente con papeles de trabajo y los hallazgos debidamente documentados y cumplimiento del programa y MPA. - Auditoria Interna, Supervisor, en caso de observación, elabora planilla de pendientes. 003 Comunicación de resultados de la Auditoria - Auditoria Interna, Encargado de Comisión, elabora informe borrador sobre la evaluación de control interno dando a conocer las deficiencias encontradas.Sistema de Control Gubernamental 44 TOMO 9

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