Edt 02 modelo plan para la dirección del proyecto

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  • 1. Empresa XXXXXXXXXXX < NOMBRE DEL SECTOR> < DIRECCION o DIVISIÓN> “Plan de Gestión del Proyecto” <ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO> <Código del proyecto> VERSIÓN: x.x AAAA-MM
  • 2. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005Página 2/17 Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................................................................2 INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO................................................................................................................4 ACTA DE ACEPTACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO.....................................................5 1 RESUMEN EJECUTIVO.....................................................................................................................................6 2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO....................................................................................................................7 2.1 GENERALIDADES DEL PROYECTO ..........................................................................................................................7 2.2 ALINEAMIENTO CON OBJETIVOS INSTITUCIONALES...............................................................................................7 2.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................................................7 2.4 BENEFICIOS ESPERADOS........................................................................................................................................7 2.5 ESTRATEGIA...........................................................................................................................................................7 2.6 OBJETIVO DEL PROYECTO......................................................................................................................................7 2.7 ALCANCE DEL PROYECTO......................................................................................................................................7 2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES: ........................................................................................................................8 2.9 MÉTRICAS:..........................................................................................................................................................8 2.10 EXCLUSIONES: ................................................................................................................................................8 2.11 RESTRICCIONES:.............................................................................................................................................8 2.12 SUPUESTOS: .....................................................................................................................................................8 2.13 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO..................................................................................................................9 3 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO..............................................................................................................10 3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS.................................................................................................................10 3.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO...........................................................................................................................10 3.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES ...........................................................................................................................10 4 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO..............................................................................................11 4.1 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO...............................................................................................................11 4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo...................................................................................................11 5 MATRIZ ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES.................................................................................12 5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignación de Responsabilidades..................................................................................12 6 CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO...............................................................................................................12 6.1 CRONOGRAMA......................................................................................................................................................12 6.2 CARGAS DE TRABAJO...........................................................................................................................................12 6.3 COSTO DEL PROYECTO.........................................................................................................................................12 6.4 PROGRAMACIÓN FINANCIERA (FLUJO DE EFECTIVO) ..........................................................................................13 7 ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN...........................................................................................13 F07 1.1 Plan de Comunicaciones........................................................................................................................13
  • 3. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 3/17 8 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ................................................................................................................13 8.1.1 F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificación y Valoración del Riesgo)......................................................13 9 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD..........................................................................................................13 CALIDAD DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES...........................................................................................................14 9.1.1 F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable.........................................................................................14 CALIDAD DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO.................................................................................................................14 10 ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES................................................................................................14 10.1.1 F10 1-1 Plan de Adquisiciones..................................................................................................................14 10.1.2 F11 1.1 Detalle de Adquisiciones..............................................................................................................14 11 HERRAMIENTAS DE CONTROL................................................................................................................14 INFORMES DE AVANCE..............................................................................................................................................15 11.1.1 F12 1.1 Informe de Avance........................................................................................................................15 11.1.2 F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance........................................................................................................15 INFORME ADMINISTRATIVO DE CIERRE....................................................................................................................15 11.1.3 F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre.........................................................................................................15 MINUTAS O ACTAS DE REUNIÓN ..............................................................................................................................15 11.1.4 F03 1.1 Acta de Reuniones........................................................................................................................16 PROCESO CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ........................................................................................................16 11.1.5 F15 1.1 Control de Cambios......................................................................................................................16 PROCESO ENTREGA Y ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS ..........................................................................................16 11.1.6 F16 1.1 Acta de Entrega de Producto.......................................................................................................16 LECCIONES APRENDIDAS..........................................................................................................................................16 11.1.7 F17 1.1 Lecciones Aprendidas..................................................................................................................16 BITÁCORA DEL PROYECTO........................................................................................................................................16 11.1.8 F21 1.0 Bitácora del Proyecto...................................................................................................................17 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS................................................................................................................................17 11.1.9 F18 1.0 Plantilla para Documentos..........................................................................................................17 **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 4. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 4/17 Información del Documento Equipo del Proyecto Los abajo firmantes hemos elaborado el presente Plan de Gestión del Proyecto de: <ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>. Nombre Rol en el proyecto Dependencia Firma Fecha Información del documento Nombre del documento: Nombre del archivo: edt02modeloplanparaladireccindelproyecto-130807113657- phpapp01.doc Fecha de creación: 2013-08-07 15:52 Última vez guardado: 2013-08-07 15:55 Última vez impreso: 2007-09-03 10:36 Historia de revisión del documento Fecha Versión Revisado por: Dependencia Descripción general de cambios **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 5. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 5/17 Acta de Aceptación del Plan de Gestión del Proyecto Los abajo firmantes hemos leído el presente Plan de Gestión del Proyecto de: <ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>, y estamos de acuerdo con los términos y condiciones en él descritos. Al mismo tiempo asumimos una posición de compromiso y apoyo al proyecto y al equipo de trabajo para lograr los objetivos planteados. Nombre Dependencia Firma Fecha Comentarios **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 6. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 6/17 1 Resumen Ejecutivo <Escriba un resumen del documento, contiene una explicación de alto nivel de los objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, enfoque y organización del proyecto. Máximo dos páginas> **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 7. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 7/17 2 Descripción del proyecto 2.1 Generalidades del proyecto <Describir el contexto y el fondo del proyecto y por qué es importante desarrollarlo. Se especifica el valor desde el punto de vista de los objetivos y metas estratégicas de la Institución> 2.2 Alineamiento con objetivos institucionales <Escribir una declaracion formal de lo que el proyecto trata de lograr, orientado a los objetivos estratégicos> 2.3 Justificación <Escribir los problemas, necesidades a satisfacer, requerimientos u oportunidades de mejora que justifiquen el desarrollo del proyecto> 2.4 Beneficios Esperados <Escribir los principales beneficios que la organizacion obtendra del proyecto> 2.5 Estrategia <Describir el modo de ejecutar el proyecto en sus diferentes aspectos para garantizar su éxito.> 2.6 Objetivo del proyecto <Escriba el objetivo del proyecto, se recomienda que este no exceda las 26 palabras. "verbo en infinitivo + entrega principal, para el (AAAA-MM-DD) con un costo no superior a (horas, días, meses o dólares, colones, unidades).> 2.7 Alcance del Proyecto <En los siguientes apartados defina el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas, se debe indicar lo que se encuentra dentro de las fronteras del proyecto y lo que está fuera de ellas, es decir, definir claramente los límites lógicos del proyecto:> **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 8. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 8/17 2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES: <Genere la lista de entregables o actividades principales necesarias para cumplir con los requerimientos del proyecto. Esta lista conformará la base de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT).> 1. <Entregable 1> 2. <Entregable 2> 3. 2.9 MÉTRICAS: <Con base en la lista de entregas confeccione la lista de indicadores que vienen a ser las normas o calificadores que se aplican a las entregas como criterios para su aceptación y deben estar en términos cuantificables (incluir números).> <Incluir al menos una métrica por cada entregable> 1. <Métrica 1> 2. <Metrica 2> 3. 2.10 EXCLUSIONES: <Incluir la lista de elementos que no se entregarán en el proyecto.> 1. <Exclusión 1> 2. <Exclusión 2> 3. 2.11 RESTRICCIONES: <Incluir la lista de limitantes externas o internas al proyecto, que afectará su rendimiento.> 1. <Restricción 1> 2. <Restricción 2> 3. 2.12 SUPUESTOS: <Incluir la lista de factores considerados reales o ciertos para la planificación del Proyecto.> 1. <Supuesto 1> 2. <Supuesto 2> 3. **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 9. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 9/17 2.13 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito: <Escribir los aspectos más importantes que deben ocurrir para conseguir el objetivo del proyecto y su cumplimiento es absolutamente necesario>. 1. <Factor de éxito 1> 2. <Factor de éxito 2> 3. **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 10. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005Página 10/17 3 Organización del Proyecto 3.1 Clasificación de los Interesados El proyecto tiene el siguiente inventario de interesados, a diferentes niveles: 3.2 Organigrama del proyecto El organigrama que se presenta a continuación describe la organización básica del proyecto. <Incluir un diagrama de la estructura organizacional del proyecto> 3.3 Roles y Responsabilidades Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto: <Describa las responsabilidades y roles para cumplir con los objetivos trazados en el proyecto, se recomienda como mínimo definir los roles y responsabilidades de los siguientes involucrados: Patrocinador, Director, Equipo Director y otros nivels > **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 11. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005Página 11/17 4 Estructura Detallada de Trabajo 4.1 Estructura detallada de trabajo <Debe establecerse claramente la Estuctura Detallada de Trabajo del proyecto, subdividiendo las principales entregas del proyecto en componentes más pequeños y manejables de forma tal que las entregas sean definidas con suficientes detalle> 4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo Para el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de llevar a cabo al menos las siguientes macro actividades Descripción de las entregas Entrega Productos Descripción <Nombre de la entrega> <Productos asociadas con la entrega> <Detalles del producto correspondeintes> **Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 12. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 12/17 5 Matriz Asignación de Responsabilidades <Describir e identificar los responsables de cada elemento de la EDT, así como los participantes para llevar a cabo dicha tarea> 5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignación de Responsabilidades 6 Cronograma y Presupuesto 6.1 Cronograma < Con base en la EDT y la Matriz de Asignación de Responsabilidades se indica la duración y la dependencia entre las tareas así como los recursos requeridos, esto con el fin de conformar el cronograma > <Anexe "Cronograma del Proyecto". Se recomienda la utilización de Microsoft Project> 6.2 Cargas de trabajo < Con base en la Matriz de Asignación de Responsabilidades y el Cronograma del Proyecto se identifica la disponibilidad de tiempo de cada miembro del equipo del proyecto por periodo, según las actividades asignadas.> <Anexe el análisis "Cargas de Trabajo". Se recomienda la utilización de Microsoft Project> 6.3 Costo del Proyecto < Se identifican y clasifican los costos asociados a las diferentes actividades que conlleva el Proyecto, para facilitar su seguimiento y control> <Anexe la Estimación de Costos. Se recomienda la utilización de Microsoft Project> *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 13. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 13/17 6.4 Programación financiera (Flujo de efectivo) <Describir el flujo de efectivo según los desembolsos requeridos en el proyecto> <Anexe el Flujo de efectivo. Se recomienda la utilización de Microsoft Project> 7 Administración de la Comunicación <Describe el esquema en el cual se soporta la comunicación del proyecto. Todos los miembros del equipo de trabajo deben tener claro los requerimientos de información del proyecto y su rol en el esquema propuesto> F07 1.1 Plan de Comunicaciones 8 Administración de Riesgos <Deben determinarse los diferentes riesgos para minimizar los aspectos adversos a los que se expone el proyecto, así como la estrategia a desarrollar para cada uno en caso de que se presenten> De acuerdo con el alcance del proyecto, los objetivos trazados, sus restricciones y supuestos y con el insumo que representa los análisis efectuados se han identificado los siguientes riesgos para el proyecto: 8.1.1 F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificación y Valoración del Riesgo) 9 Administración de la Calidad <Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptación del proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la política de calidad y del sistema de calidad de la Organización. Se debe enfocar en la calidad del producto (entregables) y de la gestión del proyecto. > *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 14. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 14/17 Calidad de los productos entregables 9.1.1 F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable Calidad de la gestión del proyecto <Deben describirse los procesos para controlar el cumplimiento del Plan de Gestión del Proyecto> 10 Administración de Adquisiciones <Describir e identificar las necesidades (bienes y servicios) del proyecto que serán adquiridas, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto en concordancia con la “Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos” y “Ley y Reglamento de Contratación Administrativa”. Describir como se asegura que los resultados del Proveedor coincidan con las especificaciones del contrato > 10.1.1 F10 1-1 Plan de Adquisiciones 10.1.2 F11 1.1 Detalle de Adquisiciones 11 Herramientas de Control <Deben describirse los procesos y la documentación a utilizar para comparar la ejecución con la planeación del proyecto. Para ello son necesarias las siguientes herramientas y procesos: > *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 15. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 15/17 Informes de Avance <Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptación del proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la política de calidad y del sistema de calidad de la Organización.> 11.1.1 F12 1.1 Informe de Avance 11.1.2 F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance También se realizarán informe periódico a nivel ejecutivo para lo cual se utilizará la plantilla que se encuentra en el siguiente link: Informe Administrativo de Cierre <Se debe elaborar un informe administrativo de cierre en el cual se verifican y documentan los resultados del proyecto y se formaliza la finalización del proyecto o fase.> 11.1.3 F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre Minutas o Actas de reunión <Se deben documentar los acuerdos durante las reuniones o sesiones de trabajo formal para ello se recomienda utilizar la plantilla F03-1.1 Acta de Reunión> *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 16. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 16/17 11.1.4 F03 1.1 Acta de Reuniones Proceso Control Integrado de Cambios <Se debe definir el proceso a utilizar para administrar los cambios durante la ejecución del proyecto, cualquier cambio (alcance, costo, tiempo, desempeño), por su impacto debe ser aprobado por la Administración Superior> 11.1.5 F15 1.1 Control de Cambios Proceso entrega y aceptación de los productos <Se debe definir el proceso para efectos de la aprobación y aceptación de los productos o entregables por parte del cliente. Se recomienda utilizar la plantilla adjunta> 11.1.6 F16 1.1 Acta de Entrega de Producto Lecciones Aprendidas <Se deben documentar las experiencias y el conocimiento adquirido para apoyar la mejora continua y la optimización en el desarrollo de futuros proyectos para ello se recomienda utilizar plantilla adjunta> 11.1.7 F17 1.1 Lecciones Aprendidas Bitácora del Proyecto *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.
  • 17. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO <NOMBRE DEL PROYECTO> Actualizado el: 2013-08-07 15:55 Versión 1.1 Código F04- 20.00.001.2005 Página 17/17 Con el fin de llevar el historial de los eventos relevantes del proyecto se utilizará la plantilla F21 1.0 Bitácora del proyecto. 11.1.8 F21 1.0 Bitácora del Proyecto Generación de Documentos Para todos los documentos que se generen durante el proyecto se utilizará la F18 1.0 plantilla para documentos. 11.1.9 F18 1.0 Plantilla para Documentos *Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información © Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.