Administración de Proyectos Microsoft Project

Por: Adolfo José Araujo Jaimes [email_address] http://infotek.bitacoras.com http://www.egrupos.net/grupo/utec_sv

Conceptos Proyecto Plan para la ejecución de un objetivo Administración Manejo o gestión eficiente de los recursos Administración de Proyecto Gestión eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecución Recursos: Tiempo, dinero, personas, materiales, energías, espacios

Proyecto

Plan para la ejecución de un objetivo

Administración

Manejo o gestión eficiente de los recursos

Administración de Proyecto

Gestión eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecución

Recursos:

Tiempo, dinero, personas, materiales, energías, espacios

Fases de un Proyecto Anteproyecto: Idea preliminar del proyecto Diseño: Representación objetivas de ideas Elaboración de Documentos: Información detallada del proyecto Ejecución Inicio de la elaboración de los componentes del aparato o sistema Supervisión Control de la ejecución del sistema, para tomar decisiones

Anteproyecto:

Idea preliminar del proyecto

Diseño:

Representación objetivas de ideas

Elaboración de Documentos:

Información detallada del proyecto

Ejecución

Inicio de la elaboración de los componentes del aparato o sistema

Supervisión

Control de la ejecución del sistema, para tomar decisiones

MS Project 2007 Parte de la Suite de MS Office 2003 (Cliente) o MS Office Server 2003 Es Programa para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios Tablas similares a Excel Gráficos : Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook) Formularios : Proveen o solicitan información http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/ http://office.microsoft.com/es-hn/project/ Alternativa Gratuita http://www.project-open.com

Parte de la Suite de MS Office 2003 (Cliente) o MS Office Server 2003

Es Programa para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios

Tablas similares a Excel

Gráficos : Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)

Formularios : Proveen o solicitan información

GUI

GUI Barra o Menú Vista Calendario Gráfico Gantt Gráfico de PERT (Programa de Evaluación y Técnica de Revisión) Panel de Tareas Barra Guía

Barra o Menú Vista

Calendario

Gráfico Gantt

Gráfico de PERT (Programa de Evaluación y Técnica de Revisión)

Panel de Tareas

Barra Guía

Creación Nuevo Proyecto Proyecto /Información del Proyecto Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

Proyecto /Información del Proyecto

Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

Definir el Horario General de Traba Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo Tipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro) Horas de entrada y salida

Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo

Tipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno

Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)

Horas de entrada y salida

Definir el Horario General de Traba Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo Opciones: Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hr/días o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo

Opciones:

Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hr/días o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación) Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas) Diseño Elaborar Contenido Realizar Pruebas Selección Herramientas Autoría Multimedia Definir Audiencia Finalidad del Producto Delimitación Justificación Perfil de la audiencia Medio predominante Tipo de Interacción Tiempo de actualización Mapa secuencial (Storyboard) Distribución pantalla (lay-out) Tipografía Paleta de colores Barra de Navegación Herramienta de ayuda Escritos del audio Bosquejos imágenes Sketch (animaciones o video) Plataforma de trabajo Hardware Software Disp Entrada o Salida Disp. almacenamiento Editor de texto Editor de Audio Diseño Grafico Animador Editor de Video Programador Script Ensamblar texto Audio Imágenes Animaciones Video Interacción Prueba con un usuario Ortografía y gramática Antivirus Dispositivo de almacenamiento Resolución Computadoras

Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)

Enlistar las Tareas Necesarias Todo proyecto solo tiene un inicio y un final Insertar una tarea o fila tecla Insertar Eliminar una tarea: tecla Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar Mover Tareas, Arrastrándola desde Identificación de la fila Personalizar Columnas: Doble Click nombre de la columna Insertar Click derecho / Insertar Columna

Todo proyecto solo tiene un inicio y un final

Insertar

una tarea o fila tecla Insertar

Eliminar

una tarea: tecla Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar

Mover

Tareas, Arrastrándola desde Identificación de la fila

Personalizar Columnas:

Doble Click nombre de la columna

Insertar

Click derecho / Insertar Columna

Enlistar las Tareas Necesarias Al Digitar la tarea por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual Hito (Milistones): Representa el fin o inicio de una tarea sin consumir recursos (duración 0)

Al Digitar la tarea por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual

Hito (Milistones):

Representa el fin o inicio de una tarea sin consumir recursos (duración 0)

Determinar Duración (Programación) Establecer duración (unidad de tiempo) Automáticamente se calculan las fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente Unidad de Tiempo Ingles Espanol Hito 0 0 Minutos #m #m Horas #h #h Dias # o #d # o #d Semanas #w #s

Establecer duración (unidad de tiempo)

Automáticamente se calculan las fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente

Secuencia de las tareas De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar Tarea Predecesora 1 Tarea Sucesora Tarea Predecesora 2

De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar

Secuencia de las tareas Formas de enlazar tareas Colocando el ID o los IDs de las tareas predecesoras en la fila de la Sucesora separadas por “,” (comas) Arrastrando desde la tarea predecesora (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones) Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

Formas de enlazar tareas

Colocando el ID o los IDs de las tareas predecesoras en la fila de la Sucesora separadas por “,” (comas)

Arrastrando desde la tarea predecesora (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones)

Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

Secuencia de las tareas Ver el vinculo de las tareas seleccionadas Presionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Grafico de Gantt Romper un vinculo de tareas Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “ D esvincular tarea”

Ver el vinculo de las tareas seleccionadas

Presionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Grafico de Gantt

Romper un vinculo de tareas

Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “ D esvincular tarea”

Secuencia de las tareas Dividir una tarea Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

Dividir una tarea

Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

Perfilar el Proyecto Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas Añadir Tarea Resumen Presionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora Convertir Subtarea en Tarea Presionar el botón “Anular Sangría” (Outdent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas

Añadir Tarea Resumen

Presionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Convertir Subtarea en Tarea

Presionar el botón “Anular Sangría”

(Outdent) Vincular la ultima subtarea

con la tarea resumen sucesora

Perfilar el Proyecto Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas Cambiar Apariencia de Tareas Resumen Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas

Cambiar Apariencia de Tareas Resumen

Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

Perfilar el Proyecto Eliminar una Tarea Resumen Seleccionar la tarea resumen Presionar la tecla suprimir (delete) Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas Convertir una Tarea Resumen a Normal Seleccionar la tarea resumen Presionar el icono para disminuir sangría Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

Eliminar una Tarea Resumen

Seleccionar la tarea resumen

Presionar la tecla suprimir (delete)

Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas

Convertir una Tarea Resumen a Normal

Seleccionar la tarea resumen

Presionar el icono para disminuir sangría

Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

Recursos del Proyecto Tiempo (ya está toma en cuenta) Equipo Materiales Personas Otros Aunque en la implementación no se puedan adquirir los recurso se debe cumplir con los objetivos del proyecto Con Project se puede: Vigilar el costo del proyecto Si las tareas tienen pocos o muchos recursos Averiguar si hay recursos sobrecargados Reportar sobre el proyecto

Tiempo (ya está toma en cuenta)

Equipo

Materiales

Personas

Otros

Aunque en la implementación no se puedan adquirir los recurso se debe cumplir con los objetivos del proyecto

Con Project se puede:

Vigilar el costo del proyecto

Si las tareas tienen pocos o muchos recursos

Averiguar si hay recursos sobrecargados

Reportar sobre el proyecto

Recursos del Proyecto Con relación a los Recursos hay 2 tipos de duración de las tareas: Fija : a pesar de aumentar o disminuir recurso Variable : Al aumentar recursos se puede finalizar pronto Vistas de los Recuros: Gráfica de Recursos Hoja de Recursos Recursos Utilizados

Con relación a los Recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:

Fija : a pesar de aumentar o disminuir recurso

Variable : Al aumentar recursos se puede finalizar pronto

Vistas de los Recuros:

Gráfica de Recursos

Hoja de Recursos

Recursos Utilizados

Hoja de Recurso Nombre del Recurso Tipo : Trabajo o Material Tasa Estándar: pago de salarios por hora Tasa de Horas Extras Costo por uso pago por hora (generalmente equipo o materiales) Acumular : al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea ) Calendario base : estándar, 24 hors, Nocturno Código

Nombre del Recurso

Tipo : Trabajo o Material

Tasa Estándar: pago de salarios por hora

Tasa de Horas Extras

Costo por uso pago por hora (generalmente equipo o materiales)

Acumular : al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea )

Calendario base : estándar, 24 hors, Nocturno

Código

Información de los Recursos Al hacer doble clic sobre el nombre de un recurso puede abrir la ventana También lo puede hacer a través del menú Proyecto

Al hacer doble clic sobre el nombre de un recurso puede abrir la ventana

También lo puede hacer a través del menú Proyecto

Ventana Información del Recurso Lengüetas General Tiempo de Trabajo Costo Notas Campos Personalizados Agrega más información que la hora de Recursos

Lengüetas

General

Tiempo de Trabajo

Costo

Notas

Campos Personalizados

Agrega más información que la hora de Recursos

Asignar Recursos a una Tarea Botón de la barra de herramientas Presionar sobre el icono “Asignar Recursos” en la barra de herramientas estándar Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo y las unidades en forma de porcentaje para asignarlo Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/día o un cuarto del tiempo se coloca 25%

Botón de la barra de herramientas

Presionar sobre el icono “Asignar Recursos” en la barra de herramientas estándar

Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo y las unidades en forma de porcentaje para asignarlo

Gráfica del tiempo asignado a la tarea

Cambiar de Porcentaje a Decimales

Asignar Recurso a través Form. de Tareas En el Menú Ventana seleccionar Dividir (split) El la tabla de abajo seleccionar una línea en blanco Seleccionar el recurso

En el Menú Ventana seleccionar Dividir (split)

El la tabla de abajo seleccionar una línea en blanco

Seleccionar el recurso

Tipos de Calendarios Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios Calendario del proyecto (Estándar) Calendario del Grupo Calendario del Recurso : personalizándolo para cada uno de los recursos Crear calendario base para un grupo Menú Herramientas seleccionar “Cambiar calendario” (Change work time)

Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios

Calendario del proyecto (Estándar)

Calendario del Grupo

Calendario del Recurso : personalizándolo para cada uno de los recursos

Calendario del Recurso Doble clic sobre el recurso Seleccionar la lengüeta Calendario (Work time) Puede seleccionar un tipo de calendario que sirva como base Cambia los días o las horas

Doble clic sobre el recurso

Seleccionar la lengüeta Calendario (Work time)

Puede seleccionar un tipo de calendario que sirva como base

Cambia los días o las horas