個人知識管理達人 淺談提升個人效率的方法及規劃工具的使用  報告人 : 周勝輝
全部課程項目 <ul><li>第 1 週 -- 淺談提升個人效率的方法及規劃工具的使用  </li></ul><ul><li>第 2 週 -- 輕鬆蒐集網路知識的管道  </li></ul><ul><li>第 3 週 -- 成為數位檔案管理達人...
尋找目標遊戲 麥當勞速食店 書法展覽 筆記型電腦專售店 台北到日本飛機票 壹週刊 陶笛樂器 婚姻介紹所 黃牛票 靈骨塔 麵包店 顧客 購買簽名 目標顧客特徵 產品 / 服務
大綱 <ul><li>效率與效能 </li></ul><ul><li>知識分類 </li></ul><ul><li>軟體應用 </li></ul><ul><li>績效不佳的原因 </li></ul><ul><li>時間不夠用的原因 </li><...
住在大腦裡的八個騙子 <ul><li>虛榮 </li></ul><ul><ul><li>美化、誇大、吹捧自己,抹去失敗記憶。 </li></ul></ul><ul><li>情緒化 </li></ul><ul><ul><li>影響事務的詮釋及經驗...
效率與效能 效能 - 達成目標 效率 - 降低銷耗
知識分類 <ul><li>外顯知識 :可以用文字、聲音與影像表達客觀形式上的知識,所以那是一種過去的現象與經驗。外顯知識可以系統化與制度化訴諸於資料中,所以能透過實際資料來分享、溝通與教育。 </li></ul><ul><li>內隱知識 :難以...
知識管理公式  <ul><li>KM = (P + K) s </li></ul><ul><li>KM :知識管理架構。 </li></ul><ul><li>P :人 (People) ,知識的載運者。 </li></ul><ul><li>K ...
軟體應用  Jello.Dashboard FreeMind GanttProject EverNote HimeDemi RSS 、 EditGrid Gspace FlashGet 一些免費軟體 博碩士論文網 公家機關 專業網站 其他 Mo...
個人處理事務績效不佳的原因  <ul><li>沒有立刻處理 </li></ul><ul><li>一次想要解決多樣工作 </li></ul><ul><li>不信任移動工作 </li></ul><ul><li>找尋拖延藉口 </li></ul><u...
時間不夠用的原因  <ul><li>沒有規劃行動 </li></ul><ul><li>拖延的習慣  </li></ul><ul><li>行事優先等級不良 </li></ul><ul><li>事必躬親 </li></ul><ul><li>目標混亂...
時間管理認知 任務協同作業 立刻動手處理 製定規劃程序 解析自己時間 時間 管理
解析自我的時間  <ul><li>效率比 = </li></ul><ul><li>實際工作時間 / 應工作時間 </li></ul>
規劃工具 <ul><li>古有名訓:「凡事豫則立,不豫則廢。」  </li></ul>不佳 佳 良好 不易 容易 規劃軟體 PDA 不佳 不佳 普通 不易 不便 其它軟體 佳 佳 良好 不易 不便 Google 佳 優良 良好 不易 不便 Ou...
優先矩陣  <ul><li>此象限為不重要也不緊急的事件,應該放在最低的優先順序上。只有在空閒的時間再來處理這些事件。例如: </li></ul><ul><li>處理垃圾郵件  </li></ul><ul><li>不重要的活動 </li></u...
戴明博士的期望  Less than 1% 2% ~ 3% IV 15% 50% ~ 60% III 不 重 要 65% ~ 80% 15% II 20% ~ 25% ( 戴明博士的期望  ) 25% ~ 30% ( 一般企業的標準  )   ...
任務分配 III 35% 不 重 要 IV 15% II 5% I 45% 重 要 不緊急 緊急 IV III 不 重 要 II I 重 要 不緊急 緊急 II 85% I 15% 重 要 不緊急 緊急
何謂計畫 <ul><li>凱利、葛里森( Kerry Glesson )在他的著作個人效率聖經( The Personal Efficiency Program ),曾經提過: </li></ul><ul><li>何謂完善的計畫?我們以電影為例...
舉辦員工旅遊活動 <ul><li>如果你是主辦人,請寫下處理過程 ? </li></ul>
自然計畫模式 <ul><li>大衛、艾倫 (David Allen) </li></ul><ul><li>界定目標和原則 </li></ul><ul><li>想像期望成果 </li></ul><ul><li>腦力激盪 </li></ul><ul...
立刻動手處理  <ul><li>藉口拖延  </li></ul><ul><ul><li>現在很忙 </li></ul></ul><ul><ul><li>就是不想碰這個案子 </li></ul></ul><ul><ul><li>與合作的同事不愉快...
任務協同作業  新手上路 分派工作 資深人員 任務分派 追蹤行程 公文 電話 面對面 E-mail 備忘錄 傳真 每日回報 完成進度
協同作業軟體 <ul><li>電子郵件-收發信件,溝通任務項目。 </li></ul><ul><li>行事曆-了解個人的行動表及任務團體的行事準則。 </li></ul><ul><li>工作分派-任務的分派與追蹤及時間控制。 </li></ul...
規劃工具 <ul><li>Mind Map 的使用 </li></ul><ul><li>英國人 Tony Buzan 創造心智圖法,透過大腦的運作關係,將文字與圖像以放射性的導引方式繪製於紙上,使我們更容易分析、記憶與思考。  </li></u...
<ul><li>THE END </li></ul>
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個人知識管理達人 淺談提升個人效率的方法及規劃工具的使用

  1. 1. 個人知識管理達人 淺談提升個人效率的方法及規劃工具的使用 報告人 : 周勝輝
  2. 2. 全部課程項目 <ul><li>第 1 週 -- 淺談提升個人效率的方法及規劃工具的使用 </li></ul><ul><li>第 2 週 -- 輕鬆蒐集網路知識的管道 </li></ul><ul><li>第 3 週 -- 成為數位檔案管理達人的方法 </li></ul><ul><li>第 4 週 -- 無痛搭建知識分享的平台 </li></ul><ul><li>第 5 週 -- 揭開時間管理術的奧秘 </li></ul><ul><li>第 6 週 -- 使用 GTD 系統軟體 -Outlook 與 Jello 的應用 </li></ul>
  3. 3. 尋找目標遊戲 麥當勞速食店 書法展覽 筆記型電腦專售店 台北到日本飛機票 壹週刊 陶笛樂器 婚姻介紹所 黃牛票 靈骨塔 麵包店 顧客 購買簽名 目標顧客特徵 產品 / 服務
  4. 4. 大綱 <ul><li>效率與效能 </li></ul><ul><li>知識分類 </li></ul><ul><li>軟體應用 </li></ul><ul><li>績效不佳的原因 </li></ul><ul><li>時間不夠用的原因 </li></ul><ul><li>時間管理認知 </li></ul><ul><li>認識規劃工具 </li></ul><ul><li>優先矩陣 </li></ul><ul><li>自然計畫模式 </li></ul><ul><li>FreeMind 的使用 </li></ul>
  5. 5. 住在大腦裡的八個騙子 <ul><li>虛榮 </li></ul><ul><ul><li>美化、誇大、吹捧自己,抹去失敗記憶。 </li></ul></ul><ul><li>情緒化 </li></ul><ul><ul><li>影響事務的詮釋及經驗內容。 </li></ul></ul><ul><li>不道德 </li></ul><ul><ul><li>習慣蔑視他人,我比你好,錯誤卻令人愉快的印象。 </li></ul></ul><ul><li>妄想 </li></ul><ul><ul><li>天生缺乏科學求證的精神。 </li></ul></ul><ul><li>頑固 </li></ul><ul><ul><li>自以為無所不知。 </li></ul></ul><ul><li>裝神秘 </li></ul><ul><ul><li>狡猾的心理管家,控制我們的生活。 </li></ul></ul><ul><li>意志薄弱 </li></ul><ul><ul><li>常常落敗,不聽命令的意志。 </li></ul></ul><ul><li>偏見 </li></ul><ul><ul><li>最有效率的大腦,某人是笨蛋,刻板印象的信徒。 </li></ul></ul>
  6. 6. 效率與效能 效能 - 達成目標 效率 - 降低銷耗
  7. 7. 知識分類 <ul><li>外顯知識 :可以用文字、聲音與影像表達客觀形式上的知識,所以那是一種過去的現象與經驗。外顯知識可以系統化與制度化訴諸於資料中,所以能透過實際資料來分享、溝通與教育。 </li></ul><ul><li>內隱知識 :難以文字、語言表現主觀現象的知識,內隱知識通常比較個人化,難以形成系統化與正式化。所以不容易傳授與溝通,例如:直覺判斷、預感與觀察力等等。 </li></ul>
  8. 8. 知識管理公式 <ul><li>KM = (P + K) s </li></ul><ul><li>KM :知識管理架構。 </li></ul><ul><li>P :人 (People) ,知識的載運者。 </li></ul><ul><li>K :知識 (Knowledge) ,資料、資訊、知識、智慧的過程。 </li></ul><ul><li>+ :資訊科技 (Technology) ,資訊科技協助知識管理的建構。 </li></ul><ul><li>S :分享 (Share) </li></ul>
  9. 9. 軟體應用 Jello.Dashboard FreeMind GanttProject EverNote HimeDemi RSS 、 EditGrid Gspace FlashGet 一些免費軟體 博碩士論文網 公家機關 專業網站 其他 MonkeyGTD TiddlyWiki Tiddlyspot Wiki Outlook 行事曆 Outlook 郵件 檔案總管 Outlook Excel Office 日曆、 Gmail 文件、筆記本 Page Creator Gmail Blogger Desktop Picasa Search Scholar Reader Google 個人效率 分享 儲存 蒐集
  10. 10. 個人處理事務績效不佳的原因 <ul><li>沒有立刻處理 </li></ul><ul><li>一次想要解決多樣工作 </li></ul><ul><li>不信任移動工作 </li></ul><ul><li>找尋拖延藉口 </li></ul><ul><li>無法辨識輕重緩急 </li></ul><ul><li>不懂利用電腦解決問題 </li></ul><ul><li>無法取得資源協助 </li></ul>
  11. 11. 時間不夠用的原因 <ul><li>沒有規劃行動 </li></ul><ul><li>拖延的習慣 </li></ul><ul><li>行事優先等級不良 </li></ul><ul><li>事必躬親 </li></ul><ul><li>目標混亂 </li></ul><ul><li>溝通不良 </li></ul><ul><li>會議太多 </li></ul><ul><li>不好意思拒絕 </li></ul><ul><li>檔案太亂,搜尋不易 </li></ul><ul><li>出差太多 </li></ul><ul><li>上司找麻煩 </li></ul><ul><li>電話干擾 </li></ul><ul><li>不速之客 </li></ul><ul><li>猶豫不決 </li></ul><ul><li>個人組織能力不佳 </li></ul><ul><li>缺乏完成期限 </li></ul><ul><li>深懼授權 </li></ul><ul><li>權力或責任界定不清 </li></ul><ul><li>不會使用時間規劃工具 </li></ul>
  12. 12. 時間管理認知 任務協同作業 立刻動手處理 製定規劃程序 解析自己時間 時間 管理
  13. 13. 解析自我的時間 <ul><li>效率比 = </li></ul><ul><li>實際工作時間 / 應工作時間 </li></ul>
  14. 14. 規劃工具 <ul><li>古有名訓:「凡事豫則立,不豫則廢。」 </li></ul>不佳 佳 良好 不易 容易 規劃軟體 PDA 不佳 不佳 普通 不易 不便 其它軟體 佳 佳 良好 不易 不便 Google 佳 優良 良好 不易 不便 Outlook PC 電子式 不可 可 不佳 簡單 容易 萬用手冊 不可 不佳 不佳 簡單 容易 桌曆日曆 不可 不佳 不佳 簡單 容易 行事曆 紙張 式 協同作業 整合功能 搜尋機能 使用性 攜帶性
  15. 15. 優先矩陣 <ul><li>此象限為不重要也不緊急的事件,應該放在最低的優先順序上。只有在空閒的時間再來處理這些事件。例如: </li></ul><ul><li>處理垃圾郵件 </li></ul><ul><li>不重要的活動 </li></ul><ul><li>廣告信件 </li></ul><ul><li>閑聊 </li></ul><ul><li>自己想做的事 </li></ul><ul><li>這些工作是緊急事件,所以必需立即處理。但是這些事件不是很重要,因此盡量縮短時間,趕快解決這些事件,緊接著做其他重要的工作。例如: </li></ul><ul><li>不速之客 </li></ul><ul><li>不重要 雜事 </li></ul><ul><li>電話或是 email </li></ul><ul><li>不必要的 會議 </li></ul><ul><li>臨時邀約 </li></ul>不 重 要 <ul><li>這些工作的時間壓力比較輕鬆,也比較容易處理。但是不要拖延及忽略,嘗試每天挪出一些時間來處理。如果拖得太久,最後可能會往左邊移動成為緊急的事件。例如: </li></ul><ul><li>規劃 製定 </li></ul><ul><li>公關 建立 </li></ul><ul><li>提升技能 </li></ul><ul><li>未來 發展 </li></ul><ul><li>開拓業務 </li></ul><ul><li>預防工作 </li></ul><ul><li>此象限為重要及緊急的事件,必須立即完成的工作。這些工作都是非常急迫性的事件,所以應該先處理,以免危機立即發生。例如: </li></ul><ul><li>有時間壓力的案子 </li></ul><ul><li>無貨可售 </li></ul><ul><li>客戶抱怨 </li></ul><ul><li>倒帳疑慮 </li></ul>重 要 不緊急 緊急
  16. 16. 戴明博士的期望 Less than 1% 2% ~ 3% IV 15% 50% ~ 60% III 不 重 要 65% ~ 80% 15% II 20% ~ 25% ( 戴明博士的期望 ) 25% ~ 30% ( 一般企業的標準 ) I 重 要 不緊急 緊急
  17. 17. 任務分配 III 35% 不 重 要 IV 15% II 5% I 45% 重 要 不緊急 緊急 IV III 不 重 要 II I 重 要 不緊急 緊急 II 85% I 15% 重 要 不緊急 緊急
  18. 18. 何謂計畫 <ul><li>凱利、葛里森( Kerry Glesson )在他的著作個人效率聖經( The Personal Efficiency Program ),曾經提過: </li></ul><ul><li>何謂完善的計畫?我們以電影為例。製作一部電影分為三大步驟:前置作業、製作、後製作。三者之中最耗時費事的事前置作業。…你不妨自己扮導演,繪製一張場景圖。先在紙上畫出一個螢幕似的框框,勾勒出一個大概的畫面。…然後,一個一個鏡頭相銜接,構成一景,終於完成一步電影。 </li></ul>
  19. 19. 舉辦員工旅遊活動 <ul><li>如果你是主辦人,請寫下處理過程 ? </li></ul>
  20. 20. 自然計畫模式 <ul><li>大衛、艾倫 (David Allen) </li></ul><ul><li>界定目標和原則 </li></ul><ul><li>想像期望成果 </li></ul><ul><li>腦力激盪 </li></ul><ul><li>組織 </li></ul><ul><li>找出下一步行動 </li></ul><ul><li>( 任務  80% 直線操作, 15% 應用外部工具, 5% 執行自然計畫模式。 ) </li></ul>
  21. 21. 立刻動手處理 <ul><li>藉口拖延 </li></ul><ul><ul><li>現在很忙 </li></ul></ul><ul><ul><li>就是不想碰這個案子 </li></ul></ul><ul><ul><li>與合作的同事不愉快 </li></ul></ul><ul><ul><li>沒有擔當 </li></ul></ul><ul><ul><li>不願面對現實 </li></ul></ul><ul><ul><li>不會處理 </li></ul></ul><ul><ul><li>別人會處理 </li></ul></ul>
  22. 22. 任務協同作業 新手上路 分派工作 資深人員 任務分派 追蹤行程 公文 電話 面對面 E-mail 備忘錄 傳真 每日回報 完成進度
  23. 23. 協同作業軟體 <ul><li>電子郵件-收發信件,溝通任務項目。 </li></ul><ul><li>行事曆-了解個人的行動表及任務團體的行事準則。 </li></ul><ul><li>工作分派-任務的分派與追蹤及時間控制。 </li></ul><ul><li>會議支援-通知參加人員及議程,舉行遠程會議。 </li></ul><ul><li>資訊分享-將重要資料或筆記傳給相關人員。 </li></ul><ul><li>修訂文件-多人同時修訂文件內容。 </li></ul>
  24. 24. 規劃工具 <ul><li>Mind Map 的使用 </li></ul><ul><li>英國人 Tony Buzan 創造心智圖法,透過大腦的運作關係,將文字與圖像以放射性的導引方式繪製於紙上,使我們更容易分析、記憶與思考。 </li></ul><ul><li>它可以運用在許多方面,例如:企劃、創意、組織、筆記、分析…,所以幾乎任何概念與想法都可以盡情揮灑在紙上或電腦上。 </li></ul><ul><li>左腦功能是強調分析、邏輯、文字的能力,大部分職場上都是強調如何利用這些方法來執行任務,達成目標,但是漸漸地我們喪失了右腦的功能,圖像、顏色、藝術…視覺上的感應,剛好影像對我們記憶是非常有幫助,所以如果能適當喚醒右腦的功能將對我們的記憶、分析、聯想、創新有更大的助益。 </li></ul>
  25. 25. <ul><li>THE END </li></ul>

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