Este documento ofrece consejos para realizar presentaciones grupales de manera efectiva. Enfatiza la importancia de ensayar juntos, planificar las transiciones entre oradores, coordinar los apoyos visuales, y practicar las respuestas a posibles preguntas. También recomienda que los oradores se preparen mental y físicamente para la presentación, y que hablen de manera clara, proyecten confianza, y mantengan la atención de la audiencia mediante el uso de historias y preguntas ocasionales.

1. Presentaciones Grupales La unión (a veces) hace la fuerza 1

2. Flujo de una presentación grupal ¿Cuál es la mejor forma de integrar a varios colaboradores en una presentación? NO EXISTE UNA SOLA FÓRMULA Típicamente la presentación fluye así: Primer orador presenta a los demás brevemente e introduce el tema Cada uno de los oradores que sigue, hace una transición al próximo anunciando: “Ahora Alex se referirá a…” El último orador resume la presentación completa Un facilitador se encarga de las transiciones 2

3. Apoyos visuales Los apoyos visuales pueden ser un desafío La planificación: Disponer que una persona que no sea el expositor maneje los apoyos visuales (a menos que el orador prefiera hacerlo) Si otra persona maneja los apoyos visuales, es necesario ensayar para poder lograr sincronización Cerciórese que todas las láminas tengan el mismo formato Si los oradores usan otros medios, coordínelos para lograr una transición fluida 3

4. Preguntas y respuestas Planifique la forma en que el grupo responderá a las preguntas Cada expositor debe estar preparado para responder preguntas en un área determinada Hay que estar atentos por si otro expositor necesita ayuda Si es posible, evite que todos respondan todas las preguntas 4

5. El ensayo “Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el que desearía haber dado” Dale Carnegie 5

6. El ensayo eficaz Para aprovechar el ensayo al máximo, practique frente a una audiencia de prueba y pida su feedback Reúna a personas con perfil similar al de su público objetivo 6

7. Consejos prácticos para el ensayo Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usará en el evento real Ensaye la presentación completa cada vez que practique Pruebe en voz alta y, si es posible, frente a un amigo o colega (también puede grabarse con una cámara o grabadora) Ensaye hasta que la presentación no suene como si la hubiera memorizado Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo y no es sus apuntes 7

8. Prepárese Entrando en sintonía 8

9. Mentalícese Algunas medidas para ganar el juego mental: Visualícese dando una presentación exitosa. Repita para sí mismo afirmaciones positivas como “Estoy relajado y listo” Use técnicas de respiración y ejercicios para liberar tensión y disminuir el estrés. Pregúntese: ¿Qué es lo peor que podría suceder? Y luego prepárese para esa posibilidad Acepte el nerviosismo como algo natural. 9

10. Prohibido 10

11. Supere el temor Muchos oradores, actores y músicos sufren de pánico escénico antes de proceder pero igual lo superan. Usted puede hacer lo mismo con ciertas tácticas Ensaye su presentación y apréndasela a fondo Ocúpese de conocer a los asistentes (en forma individual, por teléfono o la entrada a la sala) Anticipe las preguntas y objeciones Prepárese física y mentalmente 11

12. Comienza el espectáculo Ya preparó sus mensajes, sus materiales y su persona, ahora está listo. 12

13. Cómo hablar eficazmente Haga su presentación en tono de conversación Evite usar jerga o términos que puedan ser desconocidos para el público Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto a sus reacciones Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de muletillas (eem, ahh) 13

14. Cómo hablar eficazmente Para sacar el máximo provecho de su voz, mantenga un tono neutral y de conversación El volumen de su voz debe ser lo suficientemente alto como para que lo escuche la persona más alejada de la sala Si tiene micrófono, pruébelo en el ensayo Evite hablar demasiado rápido o demasiado lento (Practique con una cámara o grabadora) Sea expresivo. No sea monótono. Suba y baje el volumen de su voz para expresar sus ideas Enuncie y pronuncie las palabras con claridad 14

15. Proyecte una imagen positiva Su confianza en su mensaje y su compromiso con éste se reflejan en su postura y su lenguaje corporal Cerciórese de hacer lo siguiente: Proyecte confianza a través de su vestuario y presencia Asegúrese que sus gestos transmitan interés en el público. Si está demasiado nervioso concéntrese en unas cuantas personas Haga y mantenga contacto visual con la audiencia 15

16. Técnicas para mantener interesada a la audiencia La mayoría de oradores debe enfrentar participantes difíciles: Los agotados Los soñolientos Los aburridos Los ocupados en otras cosas Los malcriados Los que hablan por celular 16

17. Cómo identificar asistentes difíciles Las señales no verbales: Los que están atentos: Lo observan mientras habla Observan los apoyos visuales Toman nota Los distraídos: Cruzan las piernas Se mueven inquietamente Pasean la mirada por la sala más de lo usual Hablan con otras personas 17

18. Cómo atraer a los distraídos Cambie lo que está haciendo Por ejemplo haciendo una pausa repentina o cambiando el tono de voz Proponga una votación a mano alzada Agregue humor Use analogías y ejemplos vívidos Incorpore historias personales Emplee estadística y datos convincentes Use apoyos visuales Haga una pregunta: “¿Entonces, que significa el último punto para usted?” 18

19. Cómo manejar las preguntas Si involucré a mi audiencia, entonces pueden haber preguntas 19

20. El momento oportuno para preguntas y respuestas Muchos prefieren dejar las preguntas para el final de la charla. En estos casos recuerde: Haga una transición clara a su sesión de preguntas y respuestas Mantenga el control de la sesión de preguntas y respuestas Repita la pregunta Dé la respuesta a TODO el auditorio, no solamente a quien preguntó 20

21. El momento oportuno para preguntas y respuestas Si voy a responder preguntas durante la charla, tengo que hacerlo con cuidado para no perder el control. Algunos oradores responden preguntas en momentos específicos: Cuando se desea conocer las reacciones o ideas Asegúrese de identificar estos momentos de antemano Marque los momentos en la presentación en que va a responder preguntas para no olvidarlos 21

22. Prepárese para las preguntas difíciles Algunas presentaciones son más difíciles que otras: Presentación de nuevo plan estratégico Presentación de ventas Presentación de planes de despido Las preguntas pueden ser provocativas e incluso agresivas Hay que prever estas preguntas. ¿Cómo? Póngase en el lugar de los oyentes 22

23. Hoja de trabajo “Objeciones” 23

24. Cuanto no tiene la respuesta Ni siquiera la mejor presentación puede prever todas las preguntas Si no sabe la respuesta a una pregunta, remita a la persona a una fuente diferente u ofrezca buscarla usted mismo 24

25. Consejos para abordar las preguntas Si sabe la respuesta, dela en forma clara y concisa Si no sabe la respuesta a una pregunta, remita a la persona a otra fuente o pregunte si alguien del público puede absolverla Anticipe las preguntas y los argumentos. NO los niegue ni les quite importancia Si las preguntas interfieren con el flujo de la presentación, apúntelas a un lado para resolverlas al final 25