La planeación adecuada de las compras y contrataciones supone un esfuerzo importante (y necesario) para las organizaciones. Desde mi experiencia, recomiendo 3 claves para lograr información indicativa que permita promover oportunidades efectivas de negocio. Tips and hints on annual purchasing plan.

1. 3 claves para la
presupuestación
D e c o m p r a s y c o n t r a t o s

2. ¿Por qué planear?
Calidad Tiempo
Costo
Hay que invertir en planeación para ahorrar en
ejecución!
Decisiones
educadas de
compras

3. Contenido
Defina1
Automatice2
Reporte3
Bonus track4

4. Qué se debe planear?
• Compras y contrataciones que se puedan
gestionar a través del proceso de
abastecimiento.
– NO servicios públicos.
– NO Impuestos.
– NO Compromisos adquiridos.

5. Qué se va a planear?
• ¿Se incluirán en el plan todas las compras y
contrataciones?
– Desde lo que vale COP$1 hacia adelante?
– Se establecerá “un piso”?
– Se establecerá un umbral? 20%
40%
80%
100%
120%
140%
160%
Q1
Q2 Q3 Q4
Servicios
Bienes
90% Sem I
155% Sem II

6. ¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cuánto?
¿Cuánto se
requerirá?
Unidades de
medida!
¿Cuándo debe
estar disponible?
¿Qué se piensa
comprar /
contratar?
Datos necesarios..

7. ¿Quién?
¿Qué?
¿Cuáles?
¿Cuáles
indicadores
estarán
monitoreando
el proceso?
¿Qué nivel de
certeza require para
estimar:
- Tiempos
- Costos
¿Quién
suministra la
información?
Conformará el
equipo de
trabajo?
Datos necesarios..

8. Codificación
Uso de estándares
reconocidos
internacionalmente
El registro de
proveedores debe
poder identificar esta
conexión.
UNSPSC
Bienes y
servicios
requeridos
UNSPSC
Bienes y
servicios
ofrecidos
Demanda
& Oferta

10. En búsqueda del “¿cómo?
Plan de
compras y
contrataciones
Abastecimiento
y logísitica
Actualización
permanente
Plan Vs
Ejecución
(KPIs, KRIs,
KCIs)
P H
A V
El “¿cómo se
comprará?” se
constituye en la
estrategia que
contribuirá a los
objetivos estratégicos
de la organización:
- Rentabilidad
- Crecimiento
- Competitividad
- Otro ¿?

11. Indicadores (eficiencia y
efectividad)
Desempeño Vs. planeación histórica
Desempeño Vs. Ejecución histórica
(y actual)
Disponibilidad de información y fuentes
Impacto sobre resultados financieros
1
2
3
4

12. Kit del plan
Saber
hacer
Poder
hacer
Querer
hacer
Title in
hereMetodología
Title in
hereHerramientas
Title in
here
Recursos 1. Metodología
- Método para lograr información
- Estándar de reconocido prestigio
2. Recursos
- Conocimientos
- Competencias
3. Herramientas
- Planeador de recursos empresariales
- Bases de datos relacionales.
- Análisis de datos
Kit básico

13. Actualizaciones
V1
V2
V3
V4
El Plan de Compras y Contrataciones es un
documento indicativo:
• Pronostica y fija objetivos
• El cumplimiento puede ser voluntario
• Proporciona información muy valiosa
• Contribuye a disminuir la incertidumbre
de la demanda
•Tiempos
•Presupuestos

14. Manejo del cambio
¿Cuál es la
capacitación y
entrenamiento
requeridos para los
interesados?
Y procedimientos!
Y preparación / análisis de reportes
Uso de formatos
Uso de herramientas
Invertir en planeación para ahorrar
en ejecución
Cultura de la planeación

15. Automatice
Vuelva los datos información
estratégica

16. Comience “pequeño”
Con una version “beta”, desarrollada en algo simple y funcional.
β
Experiencia Cultura
Confianza
Disciplina de
planeación
fortalecida.
Responder de manera ágil
a las solicitudes de
cambio / ajuste
Ir ganando
experiencia en las
especificaciones
técnicas que
necesitará para
comprar una
herramienta más
robusta.

17. Base
De
Datos
ParettoReportes
BI Riesgo
Riesgo
específico
Costo Vs
Riesgo
Riesgo
abastecimiento
20% de
compras que
significan el
80% del
presupuesto
De datos a información

18. Documente y
publique
Dele al mercado señales confiables

19. Las redes sociales no tienen
fronteras y permiten canales
de relacionamiento
novedosos y efectivos
RFx
Bench
marking
Divulgue
Los
mercados
se mueven
por
señales.
Pregunte:
- Quién tiene lo que
Ud. Necesita.
- Quién está
interesado en ser su
proveedor
Investigue:
- Prácticas
recomendadas.
- Lecciones
aprendidas
Aproveche las redes

20. Capacite y actualice
frecuentemente
Manuales Didácticos
Políticas
Procedimientos
Qué’s & Cómo’s

21. Señales útiles a los interesados
00 01 02 03 04 05 06 07
50
70
160
230
100
150
380
300
Demanda planeada
Periodo
• Categorias y momentos de compras
• Reportes de interés interno
•Análisis para cada Gerencia!
• Reportes de interés para el Mercado
•Informes de gestión
•Boletines a proveedores
Oportunidades efectivas de
negocio.

22. Planeación
estratégica
Planeación
financiera
Planeación
De
compras y
contratos
Maximice la eficiencia de los
recursos y la efectividad de los
resultados.
•Plan Integrado de
Negocio:
La planeación estratégica y el
presupuesto financier
establecen los “qué se quiere
lograr / necesitar”.
La planeación de compras y
contratos complementa el
cómo se cumplirán esos
planes:
1. Inversiones
2. Gastos
3. Costos
Planeación
Integrada
Bonus track

23. A n d r é s H e r n a n d o G o n z á l e z D e l g a d o