Cómo administrar proyectos

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Cómo administrar proyectos

  1. 1. Cómo Administrar Proyectos Situación Resultados e Actual Impacto deseados Consultoría | Capacitación | Docencia Gestión para Resultados calidad@ahaazd.com Sonora, México
  2. 2. Contenido Objetivos General Específicos Conceptos Básicos ¿Qué es un Proyecto? Características ¿Qué es la Administración de Proyectos? Componentes de la Administración de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organización para el Proyecto
  3. 3. Contenido Etapas de la Administración de Proyectos Inicio del Proyecto Planeación del Proyecto Ejecución del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto Conclusiones Lecturas sugeridas
  4. 4. ObjetivoDistinguir los principales conceptos, técnicas y principiosempleados en la Administración de Proyectos.Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicasutilizadas en la Administración de Proyectos.
  5. 5. Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio.
  6. 6. ¿Qué es un Proyecto? INICIO Es la suma de esfuerzos que • Situación actual • Requerimientos en forma temporal se utilizan • Objetivos para generar un PRODUCTO Tiempo O SERVICIO que genere el resultado e impacto • PROYECTO deseados. Tiene un momento de inicio y otro de fin. No es una actividad constante en la organización respectiva • Resultados e Impacto FIN
  7. 7. Características de un Proyecto• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
  8. 8. Conceptos Básicos¿Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.
  9. 9. Conceptos BásicosComponentes de la Administración de proyectos1. Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos2. Conocimientos • Técnicos • Administrativos3. Herramientas4. Técnicas
  10. 10. Conceptos BásicosElementos relacionados con el Proyecto• Tiempo• Calidad• Alcance• Entorno• Recursos• Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS
  11. 11. Conceptos BásicosCiclo de vida del Proyecto 3. Ejecución*NIVEL DE ACTIVIDAD *Etapas del proyecto 2. Planeación* 1. Inicio* 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO
  12. 12. Conceptos Básicos Instalación Operación 100% completa completa $, HH Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inicio Planeación Ejecución Pruebas y Diseño Arranque
  13. 13. Administración de ProyectosEtapas de la Administración de Proyectosorigen equipo del Proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREcarta plan avance entrega aceptación PRODUCTO alcance
  14. 14. Administración de ProyectosÁreas de conocimiento Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el Integración plan de administración, la ejecución, al cierre. Administración, definición de productos y actividades y Alcance su seguimiento. Presupuesto y su control. Costos Planeación de recursos, desarrollo y administración de Recursos equipos del proyecto.
  15. 15. Administración de Proyectos Definición de actividades interrelacionadas y Tiempo cronogramas, Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Calidad Definición de la distribución de información delComunicaciones proyecto. Planes y administración. Riesgos Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo Suministros de proveedores
  16. 16. Administración de ProyectosInvolucrados en el Proyecto • Director del proyecto • Cliente/usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes
  17. 17. Administración de ProyectosOrganización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables directamente al Mando proyecto y al Mando Superior funcional • Superior identificado• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por presupuesto, recursos tiempo completo especialidad materiales • Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado• El Mando Superior tiene decisiones compartida responsabilidad administrativa sobre el personal• Puede disponerse de un pool de recursos
  18. 18. Administración de ProyectosOrganización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo
  19. 19. Etapas de la AP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  20. 20. Etapas de la APTécnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto INICIO • Cédula del proyecto • Alcance del proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  21. 21. Etapas de la APOrigen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE LEGALES LA INSTITUCIÓN
  22. 22. Etapas de la APCédula del Proyecto• Formaliza el inicio del proyecto• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados• Proporciona información general ¿Qué? ¿Por qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Cuándo?
  23. 23. Etapas de la AP CÉDULA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:
  24. 24. IV. Etapas de la APTécnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias PLANEACIÓN • Ruta critica • Matriz de roles INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Plan del proyecto
  25. 25. Etapas de la APProcesos de planeación• Plan de Administración de Proyecto• Alcance, definición y plan de administración• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )• Definición de actividades, de hitos o milestones• Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades
  26. 26. Etapas de la APProcesos de planeación• Estimación de recursos• Estimación de la duración de actividades• Desarrollo del cronograma• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto• Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
  27. 27. Etapas de la APPlan de administración del Proyecto• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance – Organización del Proyecto – Mecanismos y programas de comunicación – Programa de Proyecto – Estimados de costos – Procesos de administración de riesgos – Procedimientos de control de cambios
  28. 28. Etapas de la APEstructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?
  29. 29. Etapas de la AP¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcanceCaracterísticas• Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento• Considera las fases del proyectoEs el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos• Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas
  30. 30. Etapas de la APElaboración1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado2. Estructurar y organizar la EDT3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
  31. 31. Etapas de la AP• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos •FIN •PROPÓSITOS Componentes mas 1 2 3 importantes Productos de trabajo 1.1 1.2 1.3 terminados 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 Tareas que entregan un producto
  32. 32. Etapas de la APGráfica de Gantt1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances del Proyecto considerando de acuerdo con lo tiempo y responsables. planeado.
  33. 33. Etapas de la APTabla de precedencias• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.• Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable
  34. 34. Etapas de la AP
  35. 35. Etapas de la APTipos de precedenciasActividad A Actividad B Final a InicioActividad A Actividad B Inicio a InicioActividad A Actividad B Final a FinalActividad A Actividad B Inicio a Final
  36. 36. Etapas de la AP 3 1 2 2 21 2 1 2 2 3 4 5 3 4 5 1 1 4 6 7 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica 1 2 Hitos 3 4 5 (milestones) 6 7
  37. 37. Etapas de la APDiagrama de Red (ruta crítica)• Determina la duración total del proyecto• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea• Muestra interdependencia de tareas• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo• Permite evaluar avances o desempeño
  38. 38. Etapas de la APHolgura• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto
  39. 39. Etapas de la APLa holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Es EfInicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)o bien, ActividadFinal mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef) Ls Lf• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.
  40. 40. Etapas de la AP 0-0 0-7 7 - 13INICIO A D 14 - 21 0 7 6 F 8 - 14 7 E 21 - 24 24 - 24 0-8 6 I FIN B 8 - 16 3 0 8 H 8 0-6 6 - 10 C G 6 4
  41. 41. Etapas de la APPERT (Program Evaluation and Review Technique)• Se emplea para estimar tiempos y costos.• Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
  42. 42. Etapas de la AP• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). (P+4M+O) Tiempo esperado entre eventos 6 (P-O) Desviación estándar 6 (P-O) 2 Varianza de una tarea 6 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
  43. 43. Etapas de la APTécnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance EJECUCIÓN • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto
  44. 44. Etapas de la APProcesos de ejecución• Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas• Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas• Formación y desarrollo de equipo de trabajo• Distribución de información• Manejo de proveedores
  45. 45. Etapas de la APComunicaciones en el ProyectoProcesos para contar con la información del proyecto entiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados
  46. 46. Etapas de la APReportes de avanceLas metas intermedias son resultados parciales que se vanlogrando a lo largo del proyecto.Las metas intermedias:• Describen un resultado técnico o un evento• Se programan en fechas determinadas• Su duración es cero
  47. 47. Etapas de la APCaracterísticas:• Tangibles• Medibles• Entregables• Se deben establecer claramente
  48. 48. Etapas de la APVentajas:• Más fácil de interpretar• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
  49. 49. Etapas de la APValor ganado del proyecto Planeado RecursosValor ganado Real Tiempo
  50. 50. Etapas de la APTécnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Distribución de información • Sistemas de control de cambio • Control de riesgos CONTROL • Actualizaciones del plan • Acciones correctivas • Lecciones aprendidas • Aceptación del trabajo INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio • Ajustes a línea base
  51. 51. Etapas de la APProcesos de control• Supervisión y control• Control de cambios• Verificación y control de alcance• Control del cronograma
  52. 52. Etapas de la APProcesos de control• Control de costos• Control de calidad• Seguimiento de desempeño del equipo• Informes de resultados• Comunicación con interesados
  53. 53. Etapas de la APAdministración de cambios• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto
  54. 54. Etapas de la APAnálisis y contención de riesgosRecomendaciones prácticas:• Prevea riesgos, no catástrofes• Aplique su sensibilidad, visión• Realice el análisis en grupo y en forma ágil• Analice los riesgos más importante• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
  55. 55. Etapas de la APAnálisis de valor ganadoPermite evaluar eldesempeño del proyecto,considerando medidas detiempo y costo.– Valor planeado– Valor ganado
  56. 56. Etapas de la APAnálisis de calidad• Costo de conformidad y no conformidad• Análisis costo / beneficio• Control de calidad - herramientas estadísticas
  57. 57. Etapas de la APTécnicas y herramientas • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución CIERRE Reporte final INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  58. 58. Etapas de la APCierre del Proyecto1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición
  59. 59. Etapas de la APCierre del Proyecto2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas2. Producto, servicio o resultado final
  60. 60. Lecturas sugeridas • PMI Standard A guide to the project management body of knowledge • Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos • Microsoft Project Paso a Paso • Kerzner, Harold PhD Project Management • GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos • DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos • WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos

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