Your SlideShare is downloading. ×
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan

1,114

Published on

last report for USAID-SIAP-1 on behalf on MSI

last report for USAID-SIAP-1 on behalf on MSI

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,114
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1.  _____________________________________________________________________  LAPORAN  AKHIR  HASIL  ASSESMENT  di  Kemenpan  RB  Oleh:  Agustanto  I.  S.  KONSULTAN  KOMUNIKASI    STRENGTHENING  INTEGRITY  ACCOUNTABILITY  PROGRAM  (SIAP)-­‐1  MSI  -­‐  USAID  _____________________________________________________________________  
  • 2. DAFTAR  ISI    A.    LATAR  BELAKANG  ................................................................................................      4  B.    TUJUAN  ASSESMENT  ...........................................................................................      4  C.    METODE  ASSESMENT  DAN  SISTEMATIKA  PEMBAHASAN  ...................................      4  D.    PELAKSANAAN  ASSESMENT  DAN  PENYUSUNAN  LAPORAN  ................................    5    E.    HASIL  ASSESMENT   ...............................................................................................    5   1. Telaah  Kelembagaan  (Institutional  Structure)  .........................................................    6   • Gambaran  Umum  ...............................................................................................    7   • Analisa  ................................................................................................................    8   • Rekomendasi  ......................................................................................................    8   2. Telaah  Peraturan  Terkait  Komunikasi;  ....................................................................      8   • Gambaran  Umum  ...............................................................................................    8     • Analisa  ................................................................................................................      9   • Rekomendasi  ......................................................................................................  12   3. Telaah  Sumber  Daya  Manusia  BHH  Kemenpan  RB  .................................................  12   • Gambaran  Umum  ..............................................................................................  12     • Analisa  ................................................................................................................  16   • Rekomendasi  ......................................................................................................  17   4. Telaah  Program  Kerja  sebelumnya  (2010,  2011)  ....................................................  17   • Gambaran  Umum  ...............................................................................................   17   • Analisa  ................................................................................................................  21   • Rekomendasi  ......................................................................................................  21   5. Telaah  Pola  Koordinasi  internal  BHH  Kemenpan  RB  ...............................................  22   • Gambaran  Umum  ...............................................................................................   22   • Analisa  ................................................................................................................  22     • Rekomendasi  ......................................................................................................  23   6. Telaah  Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  BHH  dengan  Bidang  Lainnya  ...................  24   • Gambaran  Umum  ..............................................................................................  24     • Analisa  ................................................................................................................  24   • Rekomendasi  .....................................................................................................  24   7. Telaah  Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  BHH  dengan  Pimpinan  Kemenpan  RB  ....   24   • Gambaran  Umum  ..............................................................................................  25   • Analisa  ...............................................................................................................   25       • Rekomendasi  .....................................................................................................    26    F.    RINGKASAN  &  KESIMPULAN  ......................................................................................    27   1. Ringkasan  ................................................................................................................  27   2. Kesimpulan  .............................................................................................................    28  LAMPIRAN-­‐LAMPIRAN  Lampiran  1   Form  Pelaporan  Perencanaan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB......................   31  Lampiran  2   Form  Pelaporan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB  ...........................................   32  Lampiran  3   Form  Pelaporan  Aktifitas  Perjalanan  Dinas  BHH  Kemenpan  RB  ...............   33     2  
  • 3. DAFTAR  TABEL  &  GAMBAR    Tabel  1.     Tugas  dan  Fungsi  Biro  Hukum  &  Humas  Tabel  2.     Outline  Permenpan  RB  Bidang  Tata  Kelola  Komunikasi  &  Kehumasan  Tabel  3.     Analisa  Kegunaan  Permenpan  No  27/2011  sampai  dengan  Permenpan  No.       31/2011  Tabel  4.       List  Personil  BHH  Kemenpan  RB  dan  Tugasnya  Tabel  5.     Analisis  Beban  Kerja  dan  Ketersediaan  SDM  BHH  Kemenpan  RB    Tabel  6.     List  Kegiatan  Tahun  2010  dan  Diskripsi  Output    Tabel  7.     List  Kegiatan  Tahun  2011  dan  Diskripsi  Output    Tabel  8.     Hasil  Temuan  dan  Rekomendasi  corrective  plan  Tabel  9.       Resume  Rekomendasi  Perbaikan  Internal  Komunikasi  Kemenpan  RB    Gambar  1.  Posisi  Biro  Hukum  dan  Humas  secara  Organisasi  (Permenpan  RB  No.  04/2012)           3  
  • 4. A.      LATAR  BELAKANG  Dalam   kinerjanya,   Kementerian   Pendayagunaan   Aparatur   Negara   dan   Reformasi   Birokrasi  (Kemenpan   RB)   mempunyai   misi   menjadikan   Kemenpan   RB   sebagai   kementerian   yang  dikenal   oleh   publik   sebagai   motor   penggerak   Reformasi   Birokrasi.     Misi   Kemenpan   RB  nampak   dari   aktifitas   Kemenpan   RB   dalam   menggulirkan   kebiijakan-­‐kebijakan   strategis  dalam   rangka   melakukan   perbaikan   birokrasi   Republik   Indonesia.   Keberadaan   kebijakan-­‐kebijakan   ini   selain   harus   dilaksanakan   oleh   aparatur   pemerintahan,   juga   patut   diketahui  publik.   Masalahnya,   publik   atau   dalam   hal   ini   masyarakat   luas   dirasa   oleh   Kemenpan   RB  belum   mengetahui   apa   saja   yang   telah   dilakukan   Kemenpan   RB   dalam   melakukan  perubahan   di   birokrasi   Indonesia.   Untuk   itu,   dibutuhkan   upaya   guna   merancang   strategi  komunikasi   yang   terencana,   mempunyai   pesan   yang   jelas,   sesuai   dengan   target   audience  yang   dituju   serta   mampu   menjadi   sarana   komunikasi   yang   baik   bagi   Kemenpan   RB   dan  masyarakat  luas.      Upaya  ini  harus  mengarah  pada  dua  hal,  yaitu  perbaikan  mekanisme  komunikasi  internal  di  Kemenpan   RB   dan   pembuatan   strategi   komunikasi   yang   baik   dalam   rangka   melakukan  edukasi  kepada  publik  terkait  program-­‐program  Kemenpan  RB.    Laporan   Akhir   kegiatan   Konsultan   Komunikasi   SIAP-­‐1   diharapkan   dapat   memberikan  rekomendasi  bagi  perbaikan  secara  internal  Kemenpan  RB  dalam  melakukan    koordinasi  dan  komunikasi  dalam  rangka  mendukung  upaya  melakukan  komunikasi  ke  publik.    B.    TUJUAN  ASSESMENT  Tujuan  dari  Assesment  adalah;  1. Memberikan   rekomendasi   kepada   BHH   Kemenpan   RB   dalam   melaksanakan   tugas   dan   fungsinya;  2. Memberikan   rekomendasi   kepada   Kemenpan   RB   dalam   rangka   melakukan   tindakan   perbaikan  mekanisme  koordinasi  dan  komunikasi.    C.    METODE  ASSESMENT  &  SISTEMATIKA  PEMBAHASAN  Assesment   yang   dilakukan   adalah   short   assesment,   dimana   metode   pengumpulan   data  dilakukan  dengan  cara;    1. Melakukan  interview  secara  langsung  dengan  staff  BHH  Kemenpan  RB;  2. Melakukan  Focus  Discussion  Group  (FGD)  dengan  kepala  BHH  Kemenpan  RB  dan  kepala   bagian  BHH  Kemenpan  RB,  3. Mereview  dokumen  laporan  kegiatan  BHH  Kemenpan  RB;  4. Melakukan  pengamatan  aktifitas  kegiatan  staff  BHH  Kemenpan  RB;    Hasil  pengumpulan  data  kemudian  diklasifikasikan  dalam  beberapa  pointer,  yaitu;  1. Telaah  Kelembagaan  (Institutional  Structure);  2. Telaah  Peraturan,  terutamanya  terkait  dengan  Komunikasi;  3. Telaah  Sumber  Daya  Manusia,  terkait  dengan  Biro  Hukum  dan  Humas;  4. Telaah  Program  Kerja  sebelumnya  (2010,  2011)  5. Telaah  Pola  Koordinasi  internal  BHH  Kemenpan  RB;  6. Telaah  Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  BHH  dengan  Deputi/bagian  lain;       4  
  • 5. Dimasing-­‐masing   telaah   akan   diberikan   sub   pembahasan   analisa,   kelemahan   dari   kondisi  yang  ada,  identifikasi  permasalahan  serta  poin  rekomendasi  dalam  rangka  corrective  action.      D.    PELAKSANAAN  ASSESMENT  &  PENYUSUNAN  LAPORAN  Assesment   dilakukan   selama   bulan   Januari   hingga   Februari   2013   dan   penyusunan   laporan  hasil  assement  dilaksanakan  pada  bulan  Februari-­‐Maret  2013.  Dokumen  hasil  assesment  ini  merupakan   living   document   yang   dapat   ditambah   atau   dikurangi   pembahasannya   sesuai  dengan  situasi  terkini  Kemenpan  RB.    E.    HASIL  ASSESMENT  1. Telaah  Kelembagaan  1.1.    Gambaran  Umum  Dalam   melaksanakan   kerjanya,   Kemenpan   RB   berpedoman   pada   Permenpan   RB   No.   12  tahun  2010  tentang  Organisasi  &  Tata  Kerja  Kementerian  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  yang  disempurnakan  melalui  Permenpan  RB  No.  4  tahun  2011  dan  Permenpan   RB   No.   4   tahun   2012.   Tugas   fungsi   BHH   Kemenpan   RB   secara   ringkas  didiskripsikan  melalui  matriks  berikut;     Tabel  1.  Tugas  dan  Fungsi  Biro  Hukum  &  Humas     Unit  Kerja   Tugas   a. Penyiapan  koordinasi  dan  penyusunan  peraturan   perundang-­‐undangan,  pemberian  pertimbangan  dan   bantuan  hukum,  serta  pengelolaan  perpustakaan,   Biro  Hukum  &  Hubungan   dokumentasi  dan  jaringan  dokumentasi  dan  informasi   Masyarakat   hukum;     b. Pelaksanaan  urusan  publikasi,  pemberitaan,  analisis     pendapat  umum,  dan  hubungan  kelembagaan  dan  media   massa,  serta  protokol  dan;   c. Pengembangan  sistem  informasi,  pengelolaan  jaringan   sistem  informasi,  dan  penyajian  informasi.   a. Penyiapan  bahan  koordinasi  dan  penyusunan  peraturan   perundang-­‐undangan;   Bagian  Hukum   b. Pemberian  pertimbangan  dan  bantuan  hukum,  dan;     c. Pengelolaan  perpustakaan,  inventarisasi  dan  dokumentasi   peraturan  perundang-­‐undangan  serta  jaringan   dokumentasi  dan  informasi  hukum.   Sub  bagian  Hukum  &   Menyiapkan  bahan  koordinasi  dan  penyusunan  peraturan   Perundang-­‐undangan   perundang-­‐undangan;   Sub  bagian  Pertimbangan  &   Bantuan  Hukum   Memberikan  pertimbangan  dan  bantuan  hukum;   Sub  bagian  perpustakaan  &   Mengelola  perpustakaan,  inventarisasi  dan  dokumentasi   dokumentasi   peraturan  perundang-­‐undangan     5  
  • 6. Unit  Kerja   Tugas   a. Pelaksanaan  urusan  publikasi;     b. Pelaksanaan  pemberitaan,  analisis  pendapat  umum;     Bagian  Hubungan  Masyarakat   c. Pelaksanaan  urusan  hubungan  kelembagaan  dan  media   &  Protokol   massa,  dan;       Pelaksanaan  pengaturan  acara  dan  kegiatan  keprotokoleran   seluruh  unit  kerja  di  lingkungan  Kemenpan  RB.   Sub  bagian  Publikasi  &  Analisis   Pendapat  Umum   Urusan  publikasi;   Sub  bagian  Kelembagaan  &   Hubungan  Media  Massa   Urusan  hubungan  kelembagaan  dan  media  massa   Sub  bagian  Protokol   Mengatur  dan  kegiatan  keprotokoleran  seluruh  unit  kerja  di   lingkungan  Kemenpan  RB   a. Pelaksanaan  pengembangan  sistem  informasi;   Bagian  Teknologi  Informasi   b. Pelaksanaan  pengelolaan  jaringan  sistem  informasi;   c. Pelaksanaan  penyiapan  dan  penyajian  informasi   Sub  bagian  Pengembangan   Teknologi  Informasi   Pengembangan  sistem  informasi   Sub  bagian  Pengelolaan   Jaringan  Sistem  Informasi   Pengelolaan  jaringan  sistem  informasi;   Sub  bagian  Penyajian  Informasi   Penyiapan  dan  penyajian  informasi    Struktur   organisasi   yang   berjenjang   dan   bagaimana   posisi   BHH   Kemenpan   RB   dalam   institusi  Kemenpan  RB  secara  detail  dapat  dilihat  pada  Gambar  1  (satu)  berikut;       6  
  • 7. Subbag.)Peraturan) Perundang:undangan) Subbag.)Pertimbangan)&) Bagian)Hukum) Bantuan)hukum) Subbag.)Perpustakaan)&) Dokumentasi) Subbag.)Publikasi)&) Analisis)Pendapat)Umum) Staff)Ahli)H:L) Subbag.)Hubungan) Bagian)Hubungan) Kelembagaan)&)Media) Biro)Hukum)&)Humas) Masyarakat)&)Protokol) Massa) Sekretariat)Kementerian) Kementerian)PAN)&)RB) Biro)Perencanaan) Subbag.)Protokol) Subbag).Pengembangan) Biro)Umum) Sistem)Informasi) Deputi)A:G) Subbag.)Pengelolaan) Bagian)Teknologi)Informasi) Jaringan)Sistem)Informasi) Inspektorat)) Kementerian) Subbag.)Penyajian) Informasi) !     Gambar  1.    Posisi  Biro  Hukum  dan  Humas  secara  Organisasi  (Permenpan  RB  No.  04/2012)    1.2.    Analisa  Struktur   organisasi   yang   ada   dihubungkan   dengan   tugas   dan   fungsi   pada   masing-­‐masing  bagian  pada  Permenpan  RB  No.  12  tahun  2010  tentang  Organisasi  &  Tata  Kerja  Kementerian  Pendayagunaan   Aparatur   Negara   dan   Reformasi   Birokrasi   yang   disempurnakan   melalui  Permenpan   RB   No.   4   tahun   2011   dan   Permenpan   RB   No.   4   tahun   2012,   yaitu   pasal   28  sampai   dengan   pasal   42,   dirasa   tepat   dalam   menjalankan   roda   keorganisasian.   Struktur  organisasi   yang   berjenjang   ini   berlaku   untuk   mekanisme   koordinatif   dan   instruktif.    Munculnya  sebuah  kebijakan  dari  pihak  Menteri  atau  Wakil  Menteri  Kemenpan  RB,  sebelum  diterjemahkan   oleh   BHH   Kemenpan   RB,   harus   melalui   Sekretariat   Kementerian,   baru  kemudian   oleh   Sekretariat   Kementerian   diteruskan   kepada   BHH   dengan   memberikan  instruksi  lebih  teknis.      Kelemahan   dari   mekanisme   berjenjang   ini   adalah   waktu   yang   diperlukan   untuk  melaksanakan  instruksi  dari  Menteri  atau  Wakil  Menteri  harus  menunggu  administrasi  dari  Sekretariat   Kementerian.   Dan   ini   tergantung   dari   aktifitas   serta   keberadaan   Sekretaris  Kementerian   (Sesmen)   dalam   meneruskan   kebijakan   tersebut   ke   biro   atau   bagian  dibawahnya.        Identifikasi  Masalah.  Jenis  instruksi  yang  diadministrasikan  tidak  diterjemahkan  dalam  nota  dinas  dan  beberapa  jenis  surat  lainnya.  Masalahnya  belum  ada  tata  laksana  yang  mengatur  lamanya  waktu  yang  diperlukan  dalam  memroses  sebuah  instruksi  sampai  menjadi  kegiatan,     7  
  • 8. bentuk   nota   dinas   yang   disesuaikan   dengan   jenis   instruksi   dan/atau   kebijakan   dan   lebih  teknis  lagi,  belum  tersedianya  template  baku  sebuah  surat  nota  dinas.      1.3.    Rekomendasi  Dari  hasil  analisis  dan  identifikasi  masalah  yang  terjadi  di  kelembagaan  Kemenpan  RB,  perlu  dibuat;   (1)   Standar   tata   laksana   yang   mengatur   mekanisme  instruksi   berdasarkan   jenisnya;  (2)   Setelah   itu,   masing-­‐masing   jenis   diberikan   batasan   waktu   untuk   pemrosesan   dan  template   dokumen   yang   harus   disiapkan   untuk   tiap   jenis   instruksi,   dan;   (3)   dalam  mekanisme  pemrosesan  dapat  diketahui  posisi  administrasi  perwaktunya.      2. Telaah  Peraturan  terkait  Komunikasi  2.1.    Gambaran  Umum  Regulasi  bidang  Komunikasi     Ada   5   (lima)   Peraturan   Menteri   PAN   &   RB   (Permenpan   RB)   yang   terkait   dan  seluruhnya   mengatur   tentang   tata   cara,   pedoman,   dan   petunjuk   pelaksanaan   melakukan  komunikasi   di   instansi   pemerintah.   Detail   Outline   masing-­‐masing   Permenpan   RB,   berikut   hal  yang  diatur  didalamnya  disajikan  pada  tabel  2  (dua)  berikut;     Tabel  2.  Outline  Permenpan  RB  Bidang  Tata  Kelola  Komunikasi  &  Kehumasan     Produk   Isi   Outline   Hukum   1. Pendahuluan.  Melingkupi  diantaranya  (a)  Latar   Belakang;  (b)  Maksud  dan  Tujuan;  (c)  Sasaran;  (d)   Ruang  Lingkup;  (e)  Manfaat,  dan    (f)  Pengertian   Umum.   2. Dasar-­‐dasar  Audit  Komunikasi.  Melingkupi   Pedoman  Umum   diantaranya;  (a)  Kajian  Mendalam  dan  Menyeluruh;   Permenpan  RB   Audit  Komunikasi  di   (b)  Audit  Komunikasi;  (c)  Manfaat  Audit  Komunikasi,   No.  27/2011   Lingkungan  Instansi   dan;  (d)  Peran  Audit  Komunikasi.   Pemerintah   3. Audit  Komunikasi.  Melingkupi  diantaranya;  (a)   Konsep  Audit  Komunikasi;    (b)  Dimensi  Audit   Komunikasi;  (c)  Prosedur  Audit  Komunikasi,  dan  (d)   Teknik/Metode  Audit  Komunikasi   4. Penutup   1. Pendahuluan.  Melingkupi  diantaranya  (a)  Latar   Belakang;  (b)  Maksud  dan  Tujuan;  (c)  Sasaran;  (d)   Ruang  Lingkup;  (e)  Manfaat,  dan    (f)  Pengertian   Umum.   2. Dasar-­‐dasar  Komunikasi  Organisasi  Kehumasan.   Pedoman  Umum   Melingkupi  diantaranya;  (a)  Gambaran  Umum;  (b)   Komunikasi   Komunikasi  Organisasi:  Formal  &  Nonformal;  (c)   Permenpan  RB   Organisasi  di   Fungsi  Komunikasi  Organisasi  Kehumasan;  (d)  Jenis   No.  28/2011   Lingkungan  Instansi   Komunikasi;  (e)  Arus  Komunikasi;  (f)  Jejaring  -­‐ Pemerintah   networking;  (g)  Iklim  Komunikasi;  (h)  Metode   Komunikasi,  dan;  (i)  Media.   3. Pengelolaan  Komunikasi  Organisasi.  Melingkupi;  (a)   Gaya  Komunikasi  Organisasi;  (b)  Proses  Komunikasi   Organisasi   4. Penutup     8  
  • 9. Produk   Isi   Outline   Hukum   1. Pendahuluan.  Melingkupi  diantaranya  (a)  Latar   Belakang;  (b)  Maksud  dan  Tujuan;  (c)  Sasaran;  (d)   Ruang  Lingkup;  (e)  Manfaat,  dan    (f)  Pengertian   Pedoman  Umum   Umum.   Pengelolaan   2. Sifat-­‐sifat  Krisis.  Melingkupi  diantaranya;  (a)  Jenis   Permenpan  RB   Komunikasi  Krisis  di   Krisis;  (b)  Penyebab  Krisis;  (c)  Langkah-­‐langkah   No.  29/2011   Lingkungan  Instansi   Penanganan  Krisis.   Pemerintah   3. Pengelolaan  Krisis.  Melingkupi;  (a)  Inventarisasi   Potensi  Krisis;  (b)  Komunikasi  Krisis;  (c)   Pengembangan  Perencanaan  Komunikasi  Krisis   4. Penutup   1. Pendahuluan.  Melingkupi  diantaranya  (a)  Latar   Belakang;  (b)  Maksud  dan  Tujuan;  (c)  Sasaran;  (d)   Ruang  Lingkup;  (e)  Manfaat,  dan    (f)  Pengertian   Umum.   2. Dasar-­‐dasar  Tata  Kelola  Kehumasan.  Melingkupi   diantaranya;  (a)  Visi  Humas  Pemerintah;  (b)  Misi   Humas  Pemerintah;  (c)  Strategi  Humas  Pemerintah;   Pedoman  Umum   (d)  Asas  Umum  Humas  Pemerintah;  (e)  Prinsip  Dasar   Tata  Kelola   Humas  Pemerintah;  (f)  Model  kehumasan;  (g)  Tugas   Permenpan  RB   Kehumasan  di   Humas  Pemerintah;  (h)  Fungsi  Humas  Pemerintah;   No.  30/2011   Lingkungan  Instansi   (i)  Peran  Humas  Pemerintah;  (j)  Kode  Etik  Humas   Pemerintah   Pemerintah;  (k)  Publik  Pemangku  Kepentingan  -­‐ Stakeholders,  Humas  Pemerintah,  dan;  (l)  Tata   Kelola  Pemerintahan  yang  baik  meliputi  sepuluh   prinsip.   3. Tata  Kelola  Kehumasan.  Melingkupi;  (a)  Sistem   Komunikasi  Terbuka;  (b)  Proses  Tata  Kelola   Kehumasan   4. Penutup   1. Pendahuluan.  Melingkupi  diantaranya  (a)  Latar   Belakang;  (b)  Maksud  dan  Tujuan;  (c)  Sasaran;  (d)   Ruang  Lingkup;  (e)  Manfaat,  dan  (f)  Pengertian   Umum.   Pedoman  Umum   2. Mekanisme  Kerja  Infrastruktur  Kehumasan.   Infrastruktur   Melingkupi  diantaranya;  (a)  Panduan  Kelembagaan   Permenpan  RB   Hubungan   Hubungan  Masyarakat;  (b)  Mekanisme  Pengelolaan   No.  31/2011   Masyarakat  di   Komunikasi  Kehumasan  dengan  Pubik  Internal  &   Lingkungan  Instansi   Eksternal;  (c)  Panduan  Mekanisme  Pengelolaan   Pemerintah   Komunikasi  dengan  publik  Internal,  dan;  Panduan   Mekanisme  Pengelolaan  Komunikasi  dengan  publik   Internal.   3. Sarana  &  Prasarana,  dan;   4. Penutup      1.2.    Analisa  Dari   outline   yang   ada,   seluruh   Permenpan   RB   yang   dipaparkan   di   point   1.1.   sudah   mampu  menjawab  bagaimana  pola  koordinasi,  komunikasi  yang  harus  dilakukan  oleh  Kemenpan  RB  dalam  memperkuat  kapasitas  kelembagaan.  Detailnya  dapat  dilihat  pada  tabel  berikut;       9  
  • 10. Tabel  3.  Analisa  Kegunaan  Permenpan  No  27/2011  sampai  dengan  Permenpan  No.  31/2011     Produk   Isi   Kegunaan   Hukum   a. Dasar  melakukan  evaluasi  mekanisme  koordinasi   dan  komunikasi  yang  digunakan,  terutamanya  dari   sisi  pesan  yang  disampaikan  (surat  edaran,  nota   dinas,  dan  sebagainya);     b. Dasar  melakukan  evaluasi  produk  komunikasi  yang   Pedoman  Umum   digunakan,  terutamanya  korelasi  antara  pesan  yang   Permenpan  RB   Audit  Komunikasi  di   ingin  disampaikan,  bentuk  produk  komunikasi  yang   No.  27/2011   Lingkungan  Instansi   digunakan  serta  metode  evaluasi  yang  dapat   Pemerintah   digunakan;     c. Dapat  digunakan  untuk  mengukur  pemahaman   target  group  yang  akan  menjadi  audiens  utama  dari   produk  komunikasi  dan  pesan  yang  akan   disampaikan;   a. Memberikan  wawasan  bagaimana  pengelolaan   komunikasi  sebuah  organisasi  pemerintahan  harus   dilakukan;     b. Memberikan  wawasan  bagaimana  pola  komunikasi   yang  biasa  digunakan  beserta  contoh  dalam   Pedoman  Umum   pelaksanaannya;   Komunikasi   Permenpan  RB     Organisasi  di   No.  28/2011   c. Memberikan  wawasan  bentuk  produk  komunikasi   Lingkungan  Instansi   yang  dapat  digunakan  yang  diklasifikasikan   Pemerintah   berdasarkan  jenis  dan  bentuknya;     d. Memberikan  dasar-­‐dasar  prinsip  yang  harus   digunakan  organisasi  pemerintahan  dalam   melakukan  koordinasi  dan  komunikasi  secara   internal  ke  internal  ataupun  internal  ke  eksternal;   a. Dasar  dalam  melakukan  komunikasi  dan  koordinasi   jika  status  negara  dalam  kondisi  darurat  dan  butuh   penanganan  khusus  yang  cepat  dan  cermat;     Pedoman  Umum   b. Dasar  dalam  membuat  mekanisme  organisasi   Pengelolaan   penanganan  krisis  yang  efisien  dan  hasil  yang   Permenpan  RB   Komunikasi  Krisis  di   optimal;   No.  29/2011   Lingkungan  Instansi     Pemerintah   c. Dasar  dalam  membuat  perencanaan  komunikasi   yang  efektif,  baik  secara  internal  ke  internal   ataupun  internal  ke  esternal  dengan  prosedur  yang   jelas  dan  berdasar  data  yang  akurat,  dapat   dipertanggungjawabkan  validitasnya;     10  
  • 11. Produk   Isi   Kegunaan   Hukum   a. Dasar  dalam  membuat  perencanaan  strategis   outreach  institusi  pemerintahan  secara  detail,   termasuk  didalamnya  mengatur  jenis-­‐jenis  target   group,  bentuk  tata  kelola  kehumasan  yang  dapat   digunakan  serta  prinsip-­‐prinsip  dalam  melakukan   Pedoman  Umum   tata  kelola  pemerintahan  yang  baik;   Tata  Kelola     Permenpan  RB   Kehumasan  di   b. Dapat  digunakan  panduan  guna  membuat  logical   No.  30/2011   Lingkungan  Instansi   framework  aktifitas  Kehumasan  agar  inline  dengan   Pemerintah   rencana  strategis  institusi  induknya;     c. Dapat  digunakan  untuk  melakukan  review   Permenpan  yang  mengatur  kelembagaan  dan   keorganisasian,  terutamanya  melakukan  perbaikan   tata  kelola  kehumasan;   a. Dasar  dalam  menyiapkan  infrastruktur  yang   mendukung  implementasi  komunikasi  dan   koordinasi  secara  internal  ke  internal  ataupun   internal  ke  eksternal  secara  efisien;     b. Dasar  dalam  melakukan  penguatan  kapasitas   Pedoman  Umum   Humas  agar  mampu  bekerja  secara  profesional,   Infrastruktur   transparan  dan  dapat  dipertanggungjawabkan;   Permenpan  RB   Hubungan     No.  31/2011   Masyarakat  di   c. Dasar  yang  dapat  digunakan  untuk  mengatur  flow   Lingkungan  Instansi   pengelolaan  komunikasi  kehumasan,  mulai  dari   Pemerintah   tahapan  penyiapan  bahan  hingga  penyajian  kepada   publik;     d. Memberikan  list  kebutuhan  sarana  prasarana   minimal  yang  dibutuhkan  oleh  Humas  agar  mampu   melaksanakan  aktifitasnya  secara  baik;    Melihat   kondisi   bagian   humas   yang   ada   di   instansi   kementerian   Indonesia,   peraturan-­‐peraturan  Menpan  RB  tersebut  merupakan  dasar  yang  kuat  dalam  pengelolaan  komunikasi  dan   koordinasi   serta   kehumasan   secara   nasional.   Sayangnya,   hingga   saat   ini,   belum   ada  instansi  pemerintah  di  nasional  yang  menjalankan  peraturan-­‐peraturan  Menpan  RB  tersebut  secara   utuh.   Sisi   lain,   harus   dilakukan   kajian   terkait   keberadaan   peraturan-­‐peraturan  Menpan   RB   tersebut   dengan   tugas   dan   fungsi   Kementerian   Komunikasi   dan   Informasi  (Menkominfo)  sebagai  kementerian  pengatur  regulasi  masalah  komunikasi  dan  informasi.    Kelemahan  dari  Permenpan  RB  ini,  jika  dilihat  dari  outline  isi  masing-­‐masing  Permenpan  RB  dan   nilai   gunanya,   akan   sulit   diimplementasikan   karena   banyak   istilah-­‐istilah   yang   secara  keilmuan   komunikasi   benar,   tetapi   secara   praktek   tidak   tepat.   Selain   itu,   isi   dari   masing-­‐masing  Permenpan  RB  yang  dipaparkan  di  atas  satu  sama  lain  mempunyai  keterkaitan.  Ada  satu   kekurangan   Permenpan   RB   ini   yang   cukup   mendasar,   dimana   dari   keseluruhan  Permenpan   RB   tersebut   tidak   ada   yang   memberikan   pedoman   kualifikasi   staff   ideal   yang  dibutuhkan  untuk  membuat  fungsi  kehumasan  agar  dapat  berjalan  dengan  baik.       11  
  • 12. Identifikasi   Masalah.  Permenpan  RB  No.  27/2011  hingga  No.  31/2011  belum  tersosialisasi  di  internal   BHH   Kemenpan   RB   dan   Kemenpan   RB   dengan   baik.   Permenpan-­‐Permenpan  tersebut   harus   didetailkan   dalam   bentuk   dokumen   petunjuk   tata   laksana   dan   teknis   yang  sesuai   dengan   kebutuhan   serta   ketersediaan   SDM   Kemenpan   RB   khususnya   di   bidang  kehumasan.      Untuk   mewujudkan   dan   melaksanakan   apa   yang   ada   dalam   Permenpan   RB   No.   27/2011  hingga   No.   31/2011   secara   ideal,   Kemenpan   RB,   khususnya   BHH   Kemenpan   RB   harus  membuat   perencanaan   strategis.   Perencanaan   ini   dalam   rangka   memenuhi   infrastruktur  minimal   yang   dibutuhkan   BHH   Kemenpan   RB   agar   mampu   menjalankan   fungsinya   sesuai  dengan  Permenpan  RB  No.  31/2011.    2.3.    Rekomendasi  Dari  hasil  analisis  dan  identifikasi  masalah  terkait  Permenpan  RB  yang  mengatur  tata  kelola  komunikasi   dan   kehumasan,   maka   yang   dibutuhkan   adalah;   (1)   Melakukan   sosialisasi   atas  keberadaan  Permenpan-­‐Permenpan  tersebut  di  internal  BHH  dan  juga  secara  menyeluruh  ke  staff  Kemenpan  RB;  (2)  Dibuat  petunjuk  teknis  tata  laksana  dan  tata  kelola  kehumasan  yang  sesuai   dengan   kebutuhan   Kemenpan   RB;   (3)   Membuat   perencanaan   strategis   yang  disesuaikan   dengan   alokasi   anggaran,   ketersediaan   dan   pemenuhan   SDM   ideal,   serta  pengadaan  alat  penunjang  aktifitas  ideal  kehumasan.    3. Telaah  Ketersediaan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  BHH  Kemenpan  RB  3.1.  Gambaran  Umum  Berikut   disajikan   melalui   Tabel   4   (empat)   aktifitas   staff   BHH   Kemenpan   RB   dalam  melaksanakan  tugas  kesehariannya.  Data  diperoleh  melalui;  (1)  Diskusi  dengan  Kepala  BHH  Kemenpan  RB  dan  Kepala  Bagian  Humas  dan  Protokol  BHH  Kemenpan  RB  sebelum  dilakukan  pergantian;   (2)   Diskusi   dengan   Staff   BHH   Kemenpan   RB;   dan   (3)   Diskusi   dengan   Kepala  Bagian  Humas  dan  Protokol  BHH  Kemenpan  RB  yang  baru  (per  tanggal  4  Maret  2013);     Tabel  4.    List  Personil  BHH  Kemenpan  RB  dan  Tugasnya     waktu   No   Nama  Staff   Posisi  penugasan   Status   Tugas  di  BHH     (Humas)   Ka.  Hukum  &  Humas   1   Imanuddin   0  thn   PNS  (2)   Menulis,  Public  Relation,   KEMENPAN  RB     Manager   Herda  Imban,   2   0  thn   Kepala  Bagian  Hukum   PNS  (3)   SH.   Managerial   Kasubag  Pertimbangan   3   Nanik   0  thn   PNS  (4)   Pelaksana  pertimbangan  &   &  Bantuan  Hukum   Wulandari  S.,   bantuan  hukum   Kasubag  Perancang   Ananta  Azhari   0  thn   PNS  (4)   Pelaksana  Perancang   4   perundang-­‐undangan   Perundang-­‐undangan   Collecting  data   5   Sri  Utami   >  3  thn   Kasubag  Perpustakaan   PNS  (4)   (administratif  -­‐peraturan   perundang2an)   Staff  bag.   Administratif  (media   6   Bowo   5  thn   PNS   perpustakaan   watch  and  collecting)     12  
  • 13. waktu   No   Nama  Staff   Posisi  penugasan   Status   Tugas  di  BHH     (Humas)   Menulis,  Public  Relation,   perencanaan  strategis   komunikasi,  mekanisme   7   Suwardi,  S.Sos   30  thn   Kabag  (Manager)   PNS  (3)   penganggaran,   photographer,  media   relation,  trainer  jurnalistik   Kasubag  Publikasi  dan   Suprayudi,  S.   8   0  thn   Analisis  Pendapat   PNS  (4)   Public  Relation,  Assisten.   Sos   Umum   Manager  Media  Centre   Staff  Publikasi  &   9   Rosikin   4  thn   Analisis  Pendapat   PNS   PPK   Umum   Staff  Publikasi  &   Koordinator  Administrasi   10   Nadya   2  thn   Analisis  Pendapat   PNS   Supporting  PPK   Umum   Staff  Publikasi  &   11   Hermandaru   10  thn   Analisis  Pendapat   PNS   Photographer   Umum   Wahidul   Kasubag  Hubungan   Pengelola  media  centre,   12   Kahhar,  S.  Ag.,   >  10  thn   Kelembagaan  &  Media   PNS  (4)   Asst.  Manager  Media   M.A   Massa   Centre   Sebelumnya  di  Biro   Jhonny   13   0  thn   Kasubag  Protokol   PNS  (4)   Umum,  Kasubag   Pristiwanto   pemeliharaan   Manager  Pengelola  Media   14   Nurhasni   <  1  thn   Staff  Humas   PNS     Centre,  Perencana   Lama  di  protokol,  baru   15   Epon  Nurhayati   1  thn   Staff  Protokol   PNS   bergabung  di  Humas   lama  di  protokol,  baru   16   Syahrul  Triyoko   1  thn   Staff  Protokol   PNS   bergabung  di  Humas   Non   Spesialist  penulis  di   17   Agus   7  thn   Supporting  penulis   PNS   website,  press  release,     Membantu  Agus   Non   18   Baby   0  thn   Supporting  penulis   menyiapkan  raw  data   PNS   bahan  tulisan   Data  Processing  (Over  all),   Support  Perpustakaan   Non   Liputan,  Back  up  tim,   19   Sigit   5  thn   dan  Bagian  Humas   PNS   Photographer,   Kameramen   Manajer  dan  penanggung   Taufiq  Rahman,   20   5  thn   Kabag  Sistem  Informasi   PNS  (3)   jawab  aktifitas  bagian   S.Kom.,  M.Msi.   sistem  informasi   Kasubag   Teknis  di  IT,  backstopper   21   Era  Sri  Utomo   2  thn   Pengembangan  Sistem   PNS  (4)   aktifitas  administrasi   Informasi       13  
  • 14. waktu   No   Nama  Staff   Posisi  penugasan   Status   Tugas  di  BHH     (Humas)   Supporting   Administrasi  PPK,   administrasi  keuangan   Non   22   Dewi   1  thn   merangkap  Admin  TI,   biro  dan  bagian  sistem   PNS   Petugas  Entry  SIMPEG   informasi   Supporting  bagian   Non   Proggrammer,  membuat   23   Hari  Fajar   <  1  thn   sistem  informasi   PNS   aplikasi,  webbased   Networking,   Supporting  Bagian   Non   24   Dwi   <  1  thn   Troubleshooting,  admin   sistem  informasi   PNS   keseluruhan  untuk  upload   Ponco  Imam   Kasubag  Pengelolaan  &   25   4  thn   PNS   Teknis  di  IT  experienced   Utomo   Jaringan  Informasi   Staff  Pengelolaan  &   26   Akhmat  Prayogo   5  thn   PNS   Teknis  di  IT  experienced   Jaringan  Informasi   Support  Humas  dan   Non   Pengunggahan  dokumen,   27   Mizan   <  1  thn   Support  Sistem   PNS   Administrasi,  Back  up  tim   Informasi   S.  K.  Satrio   Kasubag  Penyajian     0  thn   PNS  (4)   Public  Relation  and  Media   Wibowo   Informasi   Relation    Dari  tabel  tersebut  dapat  diperoleh  informasi  sebagai  berikut;  a) Empat   staff   BHH   Kemenpan   RB   yang   aktif   menulis   (no   1,   7,   18,   19),   dua   diantaranya   duduk  di  level  manager  (1,  7)  ,  sementara  sisanya  (18,  19)  adalah  pegawai  kontrak  BHH   Kemenpan   RB   yang   memang   bertugas   sebagai   penulis   untuk   website,   produk-­‐produk   komunikasi   pendukung   aktifitas   BHH   Kemenpan   RB   serta   konseptor   untuk   konferensi   pers.  Satu  staff  (19)  baru  bergabung,  dan  saat  ini  lebih  bersifat  supporting;    b) Dari  empat  staff  (8,  9,  10,  11)  sub  bagian  publikasi  dan  analisis  pemberitaan  dua  staff  (9,   10)   menjadi   PPK   dan   administrasi   back   up   PPK,   satu   staff   (8)   merupakan   manager   dan   baru  bergabung,  sedangkan  satu  staff  (11)  spesialist  photographer.  ;    c) Tiga   staff   ditugaskan   mengelola   media   centre   (8,   12,   14),   detail   tugas   staff   pengelola   media   centre   dan   apa   yang   menjadi   tanggung   jawabnya   secara   resmi   belum   ada   penugasan  (SK  penugasan);    d) Satu  staff  (27)  ditugaskan  sebagai  media  relation.  Staff  tersebut  baru  bergabung  di  BHH   per  4  Maret  2013.    Berikut   disajikan   kebutuhan   personil   pada   penugasan   masing-­‐masing   sub   bagian.   Detail  penugasan   masing-­‐masing   sub   bagian   merujuk   pada   kebutuhan  dari  masing-­‐masing   bagian  dengan   dasar   Permenpan   RB   No.   12   tahun   2010   tentang   Organisasi   &   Tata   Kerja  Kementerian  Pendayagunaan   Aparatur   Negara   dan   Reformasi   Birokrasi   yang   disempurnakan  melalui   Permenpan   RB   No.   4   tahun   2011   dan   Permenpan   RB   No.   4   tahun   2012.   Untuk   detail  jabatan   dan   tugas   yang   diemban   bagian   humas   dan   protokol,   uraian   di   kolom   jabatan  diperoleh   dari   hasil   diskusi   dengan   beberapa   pimpinan   BHH   Kemenpan   RB   selama   bulan  Februari  2013.       14  
  • 15. Kolom  jabatan  memuat  tugas  dan  fungsi  staff  serta  kebutuhan  aktifitas  yang  harus  dilakukan  di-­‐masing-­‐masing   bagian..   Kolom   informasi   jumlah   staff   ideal   diperoleh   dari   hasil   analisis  beban   kerja   yang   dilakukan   oleh   BHH   Kemenpan   RB   di   tahun   2012.   Kebutuhan   staff  merupakan  akumulasi  kekurangan/kelebihan  hasil  dari  pengurangan  jumlah  staff  ideal  oleh  staff  yang  tersedia.     Tabel  5.  Analisis  Beban  Kerja  SDM  BHH  Kemenpan  RB       Jumlah   Ketersediaan   No   Jabatan   Staff   Staff   kebutuhan     Keterangan   (ideal)     PNS   Kontrak   1   Kepala  Biro  Hukum  dan  Humas   1   1   0   0   -­‐                 2   Kepala  Bagian  Hukum   1   1   0   0   PNS:  5   Kasubag  Peraturan  Perundang-­‐ Non:  1   2.1.   1   1   0   0   undangan    2.1.1.   Perancang  Per  UU   1   0   0   1  2.1.2.   Penelaah  Per  UU   1   0   0   1   Berdasarkan   Kasubag  Pertimbangan  &   0   program  kerja   2.2.   1   1   0   2010-­‐2012,   Bantuan  Hukum  2.2.1.   Penelaah  Per  UU   1   0   0   1   berdasarkan   ketersediaan  2.2.2.   Konseling  Bantuan  Hukum   1   0   0   1   staff  dan   2.3.   Kasubag  Perpustakaan   1   1   0   0   kebutuhan  2.3.1.   Pustakawan   1   0   1   0   beban  kerja,   di  bagian  ini  2.3.2.   Penyaji  Informasi  &  Admin   1   1   0   0   kurang  4   personil.                 Kepala  Bagian  Humas  &   3   1   1   0   0   Protokol   Kasubag  Publikasi  &  Analisa   3.1.   1   1   0   0   Pendpt  Umum  3.1.1.   Reporter  (Penulis)   2   0   PNS:  8  orng   2   0   Non:  3  orng   Analis  Berita  (Analisis  Pendapat    3.1.2.   2   2   0   0   Umum)  3.1.3.   Kameramen   1   0   0   1   berdasarkan  3.1.4.   Photographer   2   1   1   0   program  kerja  3.1.5.   Penerjemah   1   0   0   1   2010-­‐2012,   Pengolah  Data  Kehumasan  &   ketersediaan  3.1.6.   1   0   0   1   Admin   staff,  beban   3.2.   Kasubag  Kelembagaan  &  Media   1   1   0   0   kerja,  tim  di   PIC  Lembaga  (Instansi   bagian  ini  3.2.1.   1   0   0   1   kurang  4   Pemerintah)    Staff  PIC  Media,  Masyarakat   personil  3.2.2.   1   0   1   0   dan  Non  Instansi  Pemerintah   3.3.   Kasubag  Protokol   1   1   0   0   3.3.1   Staff  Penerima  Tamu   1   1   0   0   3.3.2   Staff  Kedinasan  daerah   1   1   0   0                 Kepala  Bagian  Sistem   4   1   1     0   PNS:  7  orng   Informasi  (SI)   Non:  3  orng   4.1.   Kasubag  Jaringan  SI   1   1   0   0    4.1.1.   Staff  teknisi  Jaringan  SI   2   1   0   1     15  
  • 16. Jumlah   Ketersediaan   No   Jabatan   Staff   Staff   kebutuhan     Keterangan   (ideal)     PNS   Kontrak   4.2.   Kasubag  Pengembangan  SI   1   1   0   0  4.2.1.   Staff  Proggrammer   2   1   1   0   berdasarkan  4.2.2.   Staff  Admin  Networking   1   1   1   -­‐  1   ketersediaan   4.3.   Kasubag  Penyajian  Informasi   1   1   0   0   staff,  tim  di  4.3.1.   Staff  Pengolah  Data  SI   1   0   1   0   bagian  ini     dirasa  cukup             personil   TOTAL   37   21   8   8      Warna   kuning   di   tabel   atas   merupakan   cluster   staff   yang   mempunyai   tanggung   jawab  langsung  pada  fungsi  kehumasan  di  Kemenpan  RB.        3.2.    Analisa  Dari  tabel  4  (empat)  nampak  bahwa  mekanisme  penugasan  dan  kerja  staff  BHH  Kemenpan  RB   yang   berada   di   bawah   bagian   Humas   dan   Protokol   tidak   mampu   menjalankan   tugas  minimal  kehumasan  sebagaimana  yang  diuraikan  dalam  tabel  5  (lima).    Dari  empat  staff  yang  ada  (lihat  tabel  5,  poin  3.1.1.  dan  poin  3.1.2.),  dua  staff  yang  bertugas  menjadi  reporter  yang  juga   bertindak   sebagai   penulis   harus   mengcover   seluruh   materi   berita   yang   akan  dipublikasikan   di   situs   kemenpan,   media   reguler   (dulu   majalah),   membuat   konsep   press  conference,   dan   press   release.   Tugas   dua   staff   ini   akan   bertambah   jika   ada   kegiatan   yang  dilaksanakan  oleh  BHH  Kemenpan  RB  yang  membutuhkan  tenaga  di  bidang  penulisan.    Dua   staff   lainnya   yang   bertugas   melaksanakan   kegiatan   analisis   pendapat   umum   ternyata  mendapat  tugas  menjadi  PPK  dan  support  administrasi  PPK.  Dikarenakan  tugas  pengelolaan  anggaran   ini   sangat   menyita   waktu,   otomatis   tugas   utama   dari   kedua   staff   tersebut   belum  dapat   dilaksanakan.   Sementara,   berdasarkan   Permenpan   RB   No.   12   tahun   2010   tentang  Organisasi  &  Tata  Kerja  di  Lingkungan  Kemenpan  RB  beserta  perubahannya,  aktifitas  Analisis  Pendapat  Umum  &  Publikasi  merupakan  tugas  pokok  yang  harus  dilaksanakan.    Hal   lainnya   yang   mungkin   mempengaruhi   motivasi   kerja   dua   staff   tersebut   untuk  melaksanakan  tugas  Analisis  Publikasi  dan  Pendapat  umum  dikarenakan  kedua  staff  tersebut  belum  mempunyai  pengalaman  membuat  analisis  pendapat  umum/analisis  pemberitaan.    Dari   tabel   4   (empat)   nampak   bahwa   mayoritas   staff   BHH   Kemenpan   belum   mempunyai  pengalaman  yang  cukup  di  bidang  kehumasan.  Ada  gap  dimana  hanya  satu-­‐dua  orang  yang  benar-­‐benar   memiliki   pengalaman   bekerja   di   bidang   kehumasan,   sementara   yang   lainnya  sudah  cukup  lama  bergabung  tetapi  masih  belum  mengetahui  bagaimana  kerja  kehumasan  sebenarnya.      Secara   khusus,   dari   tabel   5   (lima)   nampak   bahwa   untuk   bagian   Humas   dan   Protokol   masih  membutuhkan   tambahan   staff   meliputi;   (a)   satu   orang   tenaga   penerjemah;   (b)   satu   orang  pengelola  data  kehumasan  &  admin;  (c)  satu  orang  kameramen  (video-­‐audio),  dan;  (d)  satu  orang  staff  untuk  hubungan  kelembagaan  dengan  instansi  pemerintah.    Kelemahan  Mekanisme   pembagian   tugas   yang   tidak   baik,   cenderung   menciptakan   konflik   yang   tidak  sehat  antar  staff  BHH  Kemenpan.         16  
  • 17. Pengalaman   yang   tidak   sama   antar   staff   BHH   Kemenpan   RB,   dikarenakan   kapasitas   SDM  BHH   Kemenpan   yang   tidak   mendukung   aktifitas   BHH   Kemenpan   RB   menghambat   aktifitas  kelembagaan,  terutama  dalam  kaitannya  kegiatan  yang  bersifat  outreach  dan  kehumasan.    Tidak   dilaksanakannya   kegiatan   yang   bersifat   melakukan   analisis   pendapat   umum   dan  analisis   pemberitaan   secara   reguler   akan   berakibat   pada   tidak   adanya   sumber   data   yang  valid   yang   digunakan   BHH   Kemenpan   RB   dalam   merespon   dinamika   opini   di   media   massa  secara  tepat  sasaran,  tepat  pesan,  dan  proporsional.    Kurangnya  SDM  yang  mendukung  aktifitas  bagian  Humas  dan  Protokol,  nampak  pada  output  kegiatan   yang   tidak   sempurna.   Hal   ini   menghambat   kinerja   BHH   Kemenpan   RB   secara  keseluruhan.    Identifikasi   Masalah.     Dari   paparan   sebelumnya,   dapat   diidentifikasi   beberapa  permasalahan  yang  ada  terkait  SDM  BHH  Kemenpan  RB;  (1)  Adanya  beban  tugas  staff  bagian  humas  dan  protokol  di  sub  bagian  analisis  pendapat  umum  &  publikasi  di  luar  tugas  pokok  yang   membebani,   yaitu   PPK   dan   admin   PPK;   (2)   Kapasitas   SDM   dibidang   Kehumasan   yang  kurang;   (3)   Kekurangan   staff   non   manajerial   untuk   mendukung   aktifitas   outreach   BHH  Kemenpan  RB.    3.2.    Rekomendasi  Dari   hasil   analisis   dan   identifikasi   permasalahan   di   bidang   SDM,   maka   direkomendasikan  beberapa  langkah  perbaikan  sebagai  berikut;      • Manajemen   tugas   BHH   Kemenpan   RB   perlu   diatur   lebih   baik   agar   tugas   yang   ada   di   bagian   humas   dan   protokol   dapat   dilaksanakan   seluruhnya   dan  terdistribusi   secara   baik.   Salah   satu   cara   adalah   membuat   aturan-­‐aturan   terkait   perencanaan,   penggunaan   dan   pelaporan  penggunaan  anggaran  agar  beban  kerja  PPK  dan  admin  PPK  terbagi  ke  seluruh   pengguna  anggaran.;      • Perlu  dilakukan  assesment  motivasi  internal  staff  BHH  untuk  mengetahui  kemauan  dan   kemampuan   yang   dimiliki   SDM-­‐nya   agar   kemudian   dapat   diakselerasi   dalam   rangka   mendukung  aktifitas  BHH  Kemenpan  RB  secara  tepat  ;      • Membuat   pelatihan   di   bidang   kehumasan,   terutamanya   topik   (i)   teknik   dan   praktek   menulis  berita,  artikel,  features  dan  essai,  (ii)  manajemen  media  centre,  (iii)  teknik  dan   praktek   media   watching   dan   analisisnya,   (iv)   teknik   dan   praktek   public   relation   dan   media  relation,  dan  (v)  manajemen  pengelolaan  penerbitan;    • Merekrut  staff  non  manajerial  untuk  mendukung  aktifitas  outreach  BHH  Kemenpan  RB;    4. Program  Kerja  BHH  Kemenpan  RB  4.1.    Gambaran  Umum     Review   program   kerja   dilakukan   berdasarkan   laporan   pelaksanaan   kegiatan   tahun  2010,  dan  2011.  Agar  dapat  terdeskripsi  dengan  baik,  disajikan  ilustrasi  kegiatan  2010  yang  dilaksanakan  dengan  tabel  4  berikut  beserta  keterangannya;     Tabel  6.  List  Kegiatan  Tahun  2010  dan  Diskripsi  Output       17  
  • 18.   No   nama  kegiatan   output  kegiatan   Keterangan   Dialog  Jendela  Reformasi   4x,  ditayangkan  di  TVRI  jam   1   tidak  ada  informasi  tentang  konsep   Birokrasi  di  TV   21.30-­‐22.30  wib   acara,  pesan  yang  disampaikan,   Dialog  Selamat  Pagi   4x,  ditayangkan  di  TVOne  jam   feedback  dari  masyarakat  terkait  dialog   2   Aparatur  di  TV   10.00-­‐10.30  wib   Distribusi  tidak  dijelaskan,  isinya  adalah   Pemb.  Buku  Pelayanan   3   Tercetak  800  eks   kumpulan  berita  Kemenpan  RB  selama   Publik  dlm  Berita   tahun  2009   Pemb.  Buku  Peraturan   Distribusi  tidak  dijelaskan  isinya  adalah   4   Tercetak  1000  eks   Perundang-­‐undangan   Peraturan  Per-­‐UU  2009   Pemb.  Leaflet  Kemenpan   Distribusi  tidak  dijelaskan,  isinya  adalah   5   Tercetak  6000  eks   RB   profil  dan  program  kerja  kedeputian.   Distribusi  tidak  dijelaskan,  memuat   Pemb.  Buku  ABC  Reformasi   6   Tercetak  900  eks   gagasan/pokok2  pikiran  dalam  rangka   Birokrasi   reformasi  birokrasi.   Distribusi  tidak  dijelaskan  isinya  kiprah   Pemb.  Buku  Kiprah   7   Tercetak  1000  eks   menpan  RB  sejak  kabinet  indonesia   Kemenpan  RB   bersatu  jilid  II   Tematik  yang  diangkat  adalah   Ditayangkan  sebanyak  3x,  tempo,   kebijakan  Kemenpan  RB,  tidak  ada   8   Advertorial  di  Majalah   forum  dan  gatra  Oktober  2010   keterangan  ukuran,  dan  lampiran  hasil   advertorial   Ditayangkan  sebanyak  6x,  di   Tematik  yang  diangkat  adalah   Kompas  1x,  kontan  1x,  indopos   kebijakan  Kemenpan  RB,  tidak  ada   9   Advertorial  di  Surat  Kabar   1x,  harian  pelita  2x,  Suara   keterangan  ukuran,  dan  lampiran  hasil   Pembaruan  1x   advertorial   Tidak  dilampirkan  bagaimana  diskripsi   seminar,  isi  dari  seminar,  aktifitas   Terselenggaranya  seminar   10   Seminar  Bakohumas   peserta  selama  seminar,  bagaimana   bakohumas   cara  menyosialisasikan  kegiatan   Kemenpan  RB   Tidak  ada  lampiran  hasil  dari  rapat   Terselenggaranya  rapat  dan  telah   Rapat  Persiapan  Pelaks.   berupa  pembagian  tugas,  notulensi   11   dibaginya  tugas  staff  untuk   Kegiatan  tahun  2010   tidak  dilampirkan   kegiatan  2010   Tidak  ada  lampiran  hasil  kegiatan   Penyusunan  Program  kerja   Tersusunnya  program  kerja  2011   12   berupa  susunan  program  kerja  2011,   2011   di  pertengahan  September  2011   notulensi  tidak  dilampirkan   Tersusunnya  laporan  kegiatan   Penyusunan  Laporan  Akhir   Laporan  akhir  kegiatan  2010  baru   13   2010,  dilaksanakan  awal  oktober   Kegiatan  2010   tersusun  di  pertengahan  tahun  2011.   2010   Perjalanan  dinas  dibagi  dalam  4   agenda;  (a)  Liputan  Sosialisasi   Kebijakan  bidang  PAN;  (b)  Liputan   Terselenggaranya  perjalanan   Majalah  Layanan  Publik;  (c)  Pameran   14   Perjalanan  Dinas   dinas,     Daerah;  (c)  Kunjungan  Kerja  DPR  RI,   total  10%  dr  alokasi  biaya  untuk  tahun   2010.  Tidak  ada  laporan  hasil   perjalanan  dinas   ATK  &  Komputer  Supplies   Terselenggaranya  ATK  &   15   Cukup  jelas   Humas   Komputer  Supplies  Humas     18  
  • 19. No   nama  kegiatan   output  kegiatan   Keterangan   dilaksanakannya  pameran  dalam   Tidak  dijelaskan  bagaiaman  konsep   kegiatan  seminar  lembaga   penyelenggaraan  pameran,  tidak   kehumasan,  april  2010;  bareng   adanya  keterangan  tentang  jumlah   16   Penyelenggaraan  Pameran   Rakorpannas  november  2010,  di   pengunjung  pameran,  masukan  selama   daerah  dilakukan  di  bogor-­‐ pameran,  materi  yang  dipamerkan,  dan   puncak,  pangkal  pinang  -­‐babel   hasil  evaluasi  selama  penyelenggaraan   dan  Kepri.  Bentuk  Both,     pameran.   Tidak  dijelaskan  secara  detail  tentang   cetak  4x  edisi,  dan  distribusi   mekanisme  distribusi  dan  penentuan   Penerbitan  dan   diserahkan  pihak  ketiga,  ke   titik  distribusi.  Selain  itu,  tidak   17   Pendistribusian  Majalah   seluruh  instansi  pusat  /  daerah   diketahui  bagaimana  responsi   seluruh  indonesia   penerima  majalah.   Output  dari  kegiatan  ini  tidak   dijelaskan  dan  apa  kontribusi  kegiatan   18   Berlangganan  Berita  Online   dilakukan  pihak  ketiga   untuk  mendukung  kinerja  BHH   Kemenpan  RB   dilaksanakan  dalam  rangka   Belanja  Barang  Modal   19   mendukung  operasional  aktifitas   Cukup  jelas   Peralatan  dan  Mesin   BHH  Kemenpan  RB   alasan  pengadaan  adalah  kurangnya   ketersediaan  buku  di  perpustakaan.   dilakukan  pembelian  82  buku   Tidak  ada  gambaran  bagaimana   Pengadaan  Buku   20   dengan  tujuan  menambah  koleksi   dampak  adanya  perpustakaan,   Perpustakaan   buku  di  perpustakaan   bagaimana  tingkat  kunjungan   perpustakaan,  siapa  yang   memanfaatkan  perpustakaan         Berikut,   disajikan   ilustrasi   kegiatan   2011   yang   dilaksanakan   dengan   tabel   5   berikut  beserta  keterangannya;       Tabel  7.  List  Kegiatan  Tahun  2011  dan  Diskripsi  Output       No   nama  kegiatan   output  kegiatan     Keterangan   Terselenggaranya  dialog  di  TV   Lelang  tidak  terselenggaranya  (gagal   1   Dialog  di  Televisi   tentang  Kemenpan  RB   lelang  ada  sanggahan)   Distribusi  tidak  ada  penjelasan,  isi  buku   Pembuatan  buku  "Reformasi   Tercetaknya  1500  buku   2   adalah  kumpulan  berita  dari  koran,  tanpa   Dlm  Berita"   Reformasi  dalam  berita     ada  analisa   Tercetaknya700  eksemplar   Distribusi  tidak  ada  penjelasan,  isi  buku   Pencetakan  buku  "Peraturan   3   buku  Peraturan  Perundang-­‐ adalah  kumpulan  perundang-­‐undangan   Perundang2an"   undangan     Pembuatan  leaflet  Kemenpan   Distribusi  tidak  ada  penjelasan,  isi  leaflet   4   Tercetaknya  10000  eks  leaflet   RB   adalah  tentang  visi  misi  Kemenpan  RB   Cetak  Buku  profil  Kemenpan   Tercetaknya  1.500  eksemplar   Distribusi  tidak  ada  penjelasan,  isi  buku   5   RB   buku  profil  Kemenpan  RB   adalah  profil  Kemenpan  RB   6   Cetak  Jurnal  Kemenpan  RB   1.500  eks  untuk  satu  tahun   Distribusi  tidak  ada  penjelasan   Diterbitkannya  advertorial  di   Tematik  yang  diangkat  adalah  kebijakan   majalah  Forum  1x,  Gatra  1x,   Kemenpan  RB,  tidak  ada  keterangan   7   Advertorial  Majalah   Tempo  1x;  materi  tentang   ukuran,  dan  lampiran  hasil  advertorial,   pemberitaan/kebijakan   tidak  ada  bahan  untuk  dilakukan  evaluasi   terbaru  disertai  dengan  foto   materi     19  
  • 20. No   nama  kegiatan   output  kegiatan     Keterangan   Terbitnya  advertorial  tentang   Kemenpan  RB  5x;  Suara   Tidak  ada  keterangan  ukuran,  dan   8   Advertorial  Surat  Kabar   Pembaruan  1x,  Republika  1x,   lampiran  hasil  advertorial,  tidak  ada   Jurnal  Nasional  1x,  Investor   bahan  untuk  dilakukan  evaluasi  materi   Daily  1x,  Media  Indonesia  1x   Tidak  ada  Recording  kegiatan,  hasil   Terselenggaranya  talkshow   laporan  tidak  dapat  menggambarkan   9   Talkshow  Radio   1x,  di  RRI  Pro  3  FM   bagaimana  respon  masyarakat  saat   materi  ditayangkan   Terselenggaranya  seminar   Audiens  tidak  ada  keterangan,  tidak  ada   Seminar  Lembaga   keterangan  pre-­‐post  test  dilakukan,   10   lembaga  kehumasan   Kehumasan  (Bakohumas)   dokumentasi  kegiatan?   (bakohumas)  sebanyak  1x,     Tujuan  kegiatan  untuk  melakukan   Rapat  Persiapan  Pelaks.   Dilaksanakan  1x  di  bulan   11   pembagian  tugas  ke  staff  BHH  Kemenpan   Kegiatan  2011   februari,     RB,  tidak  ada  hasil  dari  rapat  tersebut   Tidak  ada  diskripsi  tentang  pelaksanaan   Dilaksanakan  tengah  tahun,   kerja,  bagaimana  evaluasi  hasil  2010,   Penyusunan  Program  kerja   12   untuk  internal  BHH   2011  dijadikan  bahan  pertimbangan   2012   Kemenpan  RB,     penyusunan  materi  tahun  2012.   Hasil  laporan  (buku  laporan)  tidak   Dilakukan  november  2011,   memberikan  lesson  learned  dari   sebagai  bahan  laporan   kegiatan2  yang  telah  diadakan  yang   Penyusunan  Laporan  Akhir   13   pertanggungjawaban  pelaks   dapat  digunakan  sebagai  bahan  kajian   Kegiatan  2011   kegiatan  BHH  Kemenpan  RB   dan  penyempurnaan  kegiatan  di  tahun   2011.     berikutnya.   Sosialisasi  dan  bimtek   Perlu  ditanyakan  detail  tentang  SOP  dan   Penyempurnaan  SOP  &   penggunaan  aplikasi  e-­‐library   14   harmonisasi  dengan  Permenpan  No   Humas   dan  penyempurnaan  draft   27/2011  s/d  No.  31/2011.   SOP  BHH  Kemenpan  RB   Tidak  dijelaskan  bagaiaman  konsep   Ekspose  kegiatan  dan  Produk   penyelenggaraan  pameran,  tidak  adanya   Kemenpan  RB;  dilakukan  2x   keterangan  tentang  jumlah  pengunjung   dipusat  dan  di  daerah.   15   Penyelenggaraan  Pameran   pameran,  masukan  selama  pameran,   Parameter  keberhasilan   materi  yang  dipamerkan,  dan  hasil   adalah  terselenggaranya   evaluasi  selama  penyelenggaraan   kegiatan.     pameran.   Terselenggaranya  perjalan   Tidak  ada  detail  prosentase  penggunaan   16   Perjalanan  Dinas   dinas  guna  mendukung   perjalanan  dinas  untuk  kebutuhan  apa   kinerja  BHH  Kemenpan  RB     saja  beserta  outputnya.   Terselenggaranya  barang-­‐ 17   ATK  &  Komputer   Cukup  jelas   barang  ATK  dan  Komputer     Segmen  yang  dibidik  ada;   yaitu  aparatur  negara,  tetapi   Belum  ada  prosentase  penerima  majalah,   Penerbitan  dan  Distribusi   masih  kurang  terarah.   18   apakah  tepat  pada  sasaran  atau   Majalah   Distribusi  dilakukan  ke  semua   bagaimana.  Feedback  tidak  ada,  dsb.   instansi  baik  pusat/daerah   hingga  level  kecamatan.     Terproduksinya  film   Tidak  diketahui  bagaimana  menjadikan   dokumenter  Kemenpan  RB   output  kegiatan  ini  sebagai  salah  satu   Film  Dokumenter  Kemenpan   19   dgn  tema  implementasi   sumber  informasi  mendukung  Reformasi   RB   disiplin  pegawai  sesuai  PP   Birokrasi  dan/atau  aktifitas  Kemenpan   53/2010.     RB.   Direkrutnya  tenaga  tambah-­‐ an  untuk  operasionalisasi  dan   Laporan  kinerja  tenaga  yang  direkrut,   20   Tenaga  IT  dan  Reportase   dukungan  meningkatkan   dan  dukungan  yang  diberikan  tidak   kinerja  BHH  Kemenpan  RB,  11   diberikan  keterangan   bulan,  2  personil.       20  
  • 21. No   nama  kegiatan   output  kegiatan     Keterangan   Pengadaan  dan   Tidak  dijelaskan  komposisi  buku  yang   21   Penyemprotan  Buku   Diperolehnya  115  buku.     dibeli  apa  saja  bidang/tematiknya.  Tidak   Perpustakaan   ada  kegiatan  penyemprotan   Diadakannya  alat  berupa   Belanja  Barang  Modal   22   player  recorder  dan  2  kamera   Cukup  jelas   Peralatan  &  Mesin   SLR   Terselenggaranya  ATK  &   23   ATK  &  Komputer  Supplies  SI   Cukup  jelas   Komputer  supplies   Terekrutnya  tenaga   Untuk  pembiayaan  tenaga  tidak  tetap   24   Tenaga  Pengelola  Website   pendukung  pengelola   pendukung  tata  kelola  webssite   website   Tersedianya  informasi  data   Pembuatan  Aplikasi   real  time  dan  terintegrasi   Untuk  pembiayaan  pembuatan  aplikasi   25   Penunjang  Sistem  Informasi   terhadap  aplikasi  TNDE  dan   yang  dipihakketigakan.   email  server   Terlaksananya  kegiatan  rapat   Konsinyering  Sistem   Ada  kesamaan  dengan  kegiatan  (A)   26   internal  subbagian  Sistem   Informasi   nomor  (13)   Informasi     Terlaksananya  perjanalan   Tidak  ada  keterangan  tentang  hasil  studi   Perjalanan  Dinas  Sistem   dinas  dalam  rangka  studi   27   banding  dan  poin  rekomendasi  atas  hasil   Informasi   banding  peningkatan  kinerja   kegaitan   bagian  sistem  informasi.     Terselenggaranya  belanja   Belanja  Barang  Modal   barang  modal  peralatan  &   28   Gagal  lelang,  dan  dibuat  tunjuk  langsung.   Peralatan  &  Mesin   mesin  sebagai  guna   mendukung  kinerja  SI      Untuk  laporan  kegiatan  tahun  2012  belum  terdokumentasi.  Dokumen  lain  yang  ditunjukkan  adalah  Laporan  Perjalanan  Dinas  tahun  2012.  Untuk  Laporan  Perjalanan  Dinas  tahun  2012,  hasil   review   pada   sistematis   pembahasan   hanya   bersifat   umum,   yaitu   mencakup   waktu,  tujuan   perjalanan,   staff   yang   melakukan   perjalanan   dan   aktifitas   perjalanan   dinas.   Untuk  isian   aktifitas   perjalanan   dinas,   laporan   dibuat   diskriptif   dan   menceritakan   aktifitas   staff  secara  sekilas.      4.2.  Analisa  Dari   hasil   pengamatan   produk   yang   dihasilkan,   nampak   bahwa   produk   Kemenpan   RB   tidak  memiliki  konsistensi  dalam  desain  dan  penggunaan  template.  Secara  keseluruhan,  program  kegiatan   yang   diselenggarakan   selama   tahun   2010,   2011   tidak   mempunyai   konsep   yang    jelas   dalam   (i)   melakukan   pemilihan   media,   (ii)   pemilihan   pesan   yang   ingin   disampaikan,  serta  (iii)  pemilihan  jenis  kegiatan  dan  (iv)  pemilihan  target  grup  kegiatan.  Detail  ini  semua  dapat  dilihat  pada  Tabel  6  dan  Tabel  7  di  kolom  keterangan.        Dokumen   laporan   kegiatan   2010,   2011   dan   laporan   perjalanan   dinas   2012   tidak   cukup  memuat   informasi   perencanaan   kegiatan,   implementasi   dan   hasil   kegiatan   serta   lesson  learned  dari  kegiatan.    Kelemahan.  Ketidakkonsistenan  dalam  membuat  produk-­‐produk  komunikasi  dengan  konsep  yang   inline   dan   template   khas   menyebabkan   produk   yang   dihasilkan   tidak   optimal   dalam  mendukung  kinerja  BHH  Kemenpan  RB  untuk  mendiseminasikan  program-­‐programnya.    Hal  ini   diperparah   oleh   tidak   jelasnya   BHH   Kemenpan   dalam   membuat   perencanaan   kegiatan  komunikasi.       21  
  • 22. Dokumen   laporan   kegiatan   2010,   2011   dan   dokumen   laporan   perjalanan   dinas   2012   tidak  dapat  dijadikan  bahan  pertimbangan  dalam  membuat  program  di  tahun  berikutnya,  karena  informasi  yang  disampaikan  dalam  dokumen  tidak  lengkap.    Identifikasi   Masalah.  Beberapa  hal  yang  dapat  digarisbawahi  disini  adalah  (1)  tidak  adanya  konsep   inline   yang   konsisten   dalam   penyampaian   pesan,   khas,   yang   mampu   mengenalkan  Kemenpan   RB   kepada   masyarakat;   (2)   Perencanaan   kegiatan   BHH   Kemenpan   tidak  terdokumentasi   dengan   baik;   (3)   Tidak   sempurnanya   laporan   kegiatan   BHH   Kemenpan   RB  dan   laporan   perjalanan   dinas   dalam   memuat   nformasi   perencanaan,   pelaksanaan   dan  evaluasi  kegiatan.    4.3.    Rekomendasi  Secara   umum,   beberapa   hal   yang   bisa   dijadikan   corrective   plan   dalam   perbaikan  administrasi  dan  pelaksanaan  kegiatan  sejenis  ditampilkan  pada  tabel  6  (enam)  berikut;     Tabel  8.  Hasil  Temuan  dan  Rekomendasi  corrective  plan     No   Hasil  Temuan   Rekomendasi   Tidak  adanya  konsep  inline  yang  konsisten   Menggunakan  template  inline  dalam  setiap   dalam  penyampaian  pesan,  khas,  yang   1   produk  komunikasi  yang  diproduksi  secara   mampu  mengenalkan  Kemenpan  RB  kepada   konsisten  dan  lebih  eye  catching.   masyarakat   Kegiatan  yang  dilaksanakan  tidak  terencana   dengan  baik,  dimana  tidak  ada  keterangan   Menggunakan  perencanaan  kegiatan  yang  baik   tentang;  (1)  stakeholder/segmen  targeted   dengan  memperhatikan  details  agar   2   yang  dituju,  (2)  pesan  yang  disampaikan,  (3)   communications  tools  yang  dibuat  optimal   strategi  mendiseminasikan  pesan/produk   mampu  menyampaikan  pesan  kepada  target   komunikasi,  (4)  pendistribusi  untuk   groupnya   communications  tools   Hasil  perjalanan  dinas  tidak  ada  yang   Laporan  perjalanan  dinas  menggunakan  format   3   memotret  bagaimana  isu  menpan  RB  di   yang  seragam,  ringkas  dan  lengkap  dalam   daerah  yang  dikunjungi   menyajikan  informasi;   Membuat  format  laporan  kegiatan  tahunan   Laporan  kegiatan  tahunan  tidak  memuat   dengan  lebih  baik,  tidak  saja  laporan  bahwa   lesson  learned  yang  bisa  dijadikan  bahan   kegiatan  selesai,  tapi  juga  bagaimana  proses,   4   pembelajaran  pada  program  kerja  tahun   permasalahan  yang  dihadapi  dan  rekomendasi   berikutnya  dan  cenderung  berfokus  pada   untuk  kegiatan  sejenis  bila  dilaksanakan   penyerapan  anggaran   kembali      5. Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  Internal  BHH  Kemenpan  RB  5.1.    Gambaran  Umum  Gambaran   umum   diperoleh   dari   buku   laporan   kegiatan   2010,   2011   serta   diskusi   dengan  pimpinan  bagian  BHH  Kemenpan  RB  yang  dilakukan  selama  Januari-­‐Februari  2013.       22  
  • 23. • Selama   2010-­‐2012   koordinasi   dalam   rangka   perencanaan   penganggaran   dan   perencanaan   kegiatan   tidak   terlaksana   secara   baik.   Perencanaan   per   kegiatan   tidak   dibahas.    • Selama   2010-­‐2012   koordinasi   dalam   melakukan   evaluasi   paruh   waktu   (per   semester)   tidak   dilakukan.   Hal   ini   terjadi   pada   seluruh   line   koordinasi   di   internal   BHH   Kemenpan   RB;   (1)   Kepala   Biro   ke   Kepala   Bagian;   (2)   kepala   bagian   ke   kepala   sub   bagian;   dan   (3)   kepala  sub  bagian  kepada  staff;    • Selama   2010-­‐2012   tidak   dilakukan   koordinasi   pembagian   kerja   dengan   mekanisme   kontrak  kinerja.  Koordinasi  dilakukan  tentatif,  tanpa  ada  SOP  yang  benar  pada  masing-­‐ masing  model  kegiatan,  dan  berdasarkan  kebiasaan;    • Selama   2010-­‐2012   tidak   ada   mekanisme   rutin   yang   khusus   mengagendakan   masalah   share  informasi/diskusi  reguler.    Mekanisme  share  komunikasi  dilakukan  bila  ingat  saja;    • Kegiatan   rapat   kerja/diskusi   per   bidang   tidak   optimal,   dikarenakan   staff   yang   ada   sebagian   besar   tidak   memahami   tugasnya   secara   individu   (dalam   bidang)   atau   secara   organisatoris  sebagaimana  diatur  dalam  Kemenpan  No  12/2010  dan  perubahannya.    • Tidak   ada   SOP   yang   menjelaskan   detail   tahapan   yang   harus   dilakukan   oleh   staff   biro   hukum  dan  humas  saat  mendapat  penugasan  kegiatan  yang  sifatnya  rutinitas.      5.2.    Analisa  Mekanisme   koordinasi   dalam   rangka   proses   perencanaan,   implementasi   kegiatan,   beserta  monitoring   dari   kegiatan   belum   terlaksana   dengan   baik   dikarenakan   tidak   ada   SOP/Surat  edaran  menteri  Kemenpan  RB  yang  mengatur  hal  ini.  Hal  lain  yang  perlu  ditekankan  adalah  mekanisme   punish   and   reward   tidak   berjalan,   dimana   staff   yang   bekerja   optimal   dengan  staff  yang  bekerja  bila  ada  instruksi  pada  akhirnya  mempunyai  penghasilan  sama.    Mekanisme  koordinasi  dan  komunikasi  yang  tidak  baik  ini  terjadi  berulang,  dimana  berakibat  pada   juga   pada   bentuk   kegiatan   yang   dilaksanakan   pada   tahun   2010,   2011,   2012   cenderung  sama,  monoton  dan  merupakan  perulangan  saja.      Kelemahan.   Ketidaktegasan   kepala   BHH   Kemenpan   RB   berakibat   pada   tidak   optimalnya  kinerja   BHH   Kemenpan   RB.   Hal   ini   diperparah   juga   oleh   tidak   adanya   petunjuk   teknis  mekanisme   koordinasi   dan   komunikasi   di   internal   BHH   Kemenpan   yang   menyebabkan  kurangnya  tanggung  jawab  serta  profesionalitas  staff  BHH  Kemenpan  RB  dalam  menjalankan  aktifitasnya.      Tidak  adanya  sebuah  papan  pengumuman  yang  dapat  diakses  oleh  staff  BHH  Kemenpan  RB  tanpa  terkecuali  menyebabkan  tidak  meratanya  informasi  kegiatan  pada  staff  BHH.    Identifikasi  Masalah.  Beberapa  permasalahan  yang  dapat  ditabulasi  dari  bahasan  ini  adalah;  (i)   Diperlukan   kepemimpinan   yang   baik   di   internal   BHH   Kemenpan   RB   yang   mampu  memberikan  dorongan  motivasi  kepada  staff  untuk  melaksanakan  tugas  secara  profesional  dan  penuh  tanggung  jawab;  (2)  Perlu  dibuat  petunjuk  tata  laksana  (SOP)  yang  mengatur  flow  koordinasi,   komunikasi   dan   tahapan   dalam   melaksanakan   kegiatan,   khususnya   outreach     23  
  • 24. program,   dan   (iii)   Perlu   disediakan   space   untuk   mengumumkan   hasil   rapat/kegiatan  Kemenpan  RB  untuk  internal  staff  BHH  Kemenpan  RB  yang  dapat  diakses  seluruh  staff.    5.3.    Rekomendasi  Dari   paparan   di   atas,   untuk  corrective   action  mekanisme   koordinasi   dan   komunikasi   internal  BHH  Kemenpan  RB  direkomendasikan;  (i)  Kepala  BHH  Kemenpan  RB  menggunakan  metode  kepemimpinan   yang   lebih   tegas   kepada   staff   BHH   Kemenpan   RB;   (ii)   Membuat   SOP/tata  laksana   yang   mengatur   pola   koordinasi,   komunikasi   dan   tahapan   dalam   melaksanakan  kegiatan,  khususnya  outreach  program,  dan  (iii)  Disediakannya  space  untuk  mengumumkan  kegiatan   Kemenpan   RB   untuk   internal   staff   BHH   Kemenpan   RB   yang   dapat   diakses   seluruh  staff.      6. Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  dari  Biro  Hukum  dan  Humas  ke  bagian  lain  dan   sebaliknya    6.1.    Gambaran  Umum  Gambaran   umum   untuk   pola   koordinasi   dan   komunikasi   dari   BHH   ke   bagian   lain   dan  sebaliknya   diperoleh   melalui   diskusi   dengan   pimpinan   BHH   Kemenpan   RB   beserta   kepala  bagian   BHH   Kemenpan   RB   selama   Januari   -­‐   Februari   2013.   Detail   diskripsi   dipaparkan  sebagai  berikut;    • Request   untuk   melakukan   koordinasi   dan   komunikasi   hanya   dilakukan   di   awal   tahun   anggaran.   Frekuensi   update   informasi   semakin   jarang   dilakukan   seiring   dengan   waktu   anggaran  berjalan.    • Mekanisme   request   koordinasi   dan   komunikasi   menggunakan   nota   dinas,   via   lisan   dan/atau   menugaskan   satu   staff   Biro   hukum   dan   humas   untuk   mobile   meminta   ke   bagian  lain.    • BHH   Kemenpan   RB   pernah   memfasilitasi   pimpinan   dari   bagian   lain   untuk   mendiskusikan   dan   men-­‐share   informasi   kegiatan   secara   rutin.   Kendalanya,   yang   hadir   wakil   dari   pimpinan  yang  terkadang  tidak  mempunyai  informasi  update  aktifitas  di  bagiannya.    • Media   pendukung   yang   digunakan   untuk   mendiseminasi   kegiatan   diantaranya   (i)   monitor   di   lantai   dasar   dengan   fungsi   menayangkan   informasi   kegiatan/produk   yang   dimiliki   oleh   Kemenpan   RB;   (ii)   adanya   papan   pengumuman   yang   tidak   dimiliki   oleh   setiap  bagian  di  Kemenpan  RB.  Jikapun  ada,  belum  ada  mekanisme  untuk  meng-­‐update   dan  mempublikasikan  kegiatan  secara  rutin  kegiatan  di  internal  Kemenpan  RB,  dan;  (iii)   menyebarkan  informasi  dengan  menempelkan  pengumuman  di  dalam  lift.    6.2.    Analisa  Permasalahan   yang   terjadi   dalam   pola   koordinasi   dan   komunikasi   yang   dilakukan   antar  bidang  di  Kemenpan  RB  dikarenakan  SOP  yang  mengatur  tentang  mekanisme  koordinasi  dan  komunikasi   tidak   ada.   Selain   itu,   media   komunikasi   pendukung   yang   ada   juga   belum   optimal  dalam  pengelolaannya.    Kelemahan.   Karena   belum   terlembaga   dengan   baik,   update   informasi   dari   bagian   ke   BHH  Kemenpan  RB  tidak  dapat  secara  reguler  dan  pasti  diperoleh.       24  
  • 25.  Identifikasi   Masalah.   Ada   dua   masalah   yang   terjadi   yaitu;   (i)   Tidak   adanya   SOP   yang  mengatur   pola   koordinasi   dan   komunikasi   dari   BHH   Kemenpan   RB   ke   bagian   lain   dan/atau  antar   bagian,   dan;   (ii)   Tidak   merata   dan   kurang   optimalnya   media   pendukung   yang  digunakan  untuk  mendiseminasikan  informasi  kegiatan  Kemenpan  RB.    6.3.    Rekomendasi  Dari  paparan  di  atas,  corrective  plan  untuk  memperbaiki  pola  koordinasi  dan  komunikasi  dari  BHH   ke   bagian   lain   di   Kemenpan   RB   dan/atau   antar   bagian   adalah;   (i)   Melembagakan  mekanisme   koordinasi   dan   komunikasi   melalui   SOP   terkait,   dan   (ii)   Mengadakan   dan  mengoptimalkan   peran   media   pendukung   yang   digunakan   untuk   mendiseminasikan  informasi  kegiatan  Kemenpan  RB.      7. Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  dari  Pimpinan  (Menteri/Wamen)  ke  Biro  Humas  7.1.  Gambaran  Umum  Gambaran   umum   untuk   pola   koordinasi   dan   komunikasi   dari   BHH   ke   bagian   lain   dan  sebaliknya   diperoleh   melalui   diskusi   dengan   pimpinan   BHH   Kemenpan   RB   beserta   kepala  bagian  BHH  Kemenpan  RB  selama  Januari  -­‐  Februari  2013.        Secara   reguler,   satu   minggu   sekali   dilakukan   rapat   pimpinan   yang   agendanya   melakukan  evaluasi   kegiatan   di   minggu   sebelumnya,   dan   update   hal   terkait   lainnya   dalam   rangka  membagi   informasi   (tiap   pertemuan   ada   topik   tertentu).   Rapat   ini   dihadiri   oleh   seluruh  pejabat   Eselon   I   (satu)   dan   Eselon   II   (dua)   Kemenpan   RB   yang   dipimpin   langsung   oleh  Menteri  PAN  RB  atau  Wakil  Menteri  PAN  RB.      Hasil   dari   rapat   pimpinan   disosialisasikan   dengan   mekanisme   rapat   internal  kedeputian/masing-­‐masing   unit   dengan   mengundang   seluruh   staff.     Khusus   untuk   BHH  Kemenpan  RB,  Kepala  Biro  mengumpulkan  seluruh  kepala  bagian  dan/atau  beserta  seluruh  staff  BHH  dan  kemudian  meneruskan  keinginan  dari  Pimpinan.      Permasalahan   yang   kerap   terjadi,   permintaan   dari   Pimpinan   (Menteri/Wamen)  membutuhkan  pembiayaan  yang  diambilkan  dari  alokasi  BHH  Kemenpan  RB,  sementara  pos  pembiayaan  untuk  melaksanakan  permintaan  tersebut  ternyata  belum  teranggarkan.      Untuk   beberapa   kondisi   tertentu,   Kepala   BHH   Kemenpan   RB   dapat   langsung   melakukan  konsultasi   dengan   Menteri/Wamen,   terutamanya   jika   ada   kebutuhan   untuk   melakukan  responsi  atau  konferensi  pers.        7.2.    Analisa  Pola   koordinasi   dan   komunikasi   yang   dilakukan   antar   pimpinan   sudah   berlangsung   secara  baik.   Permasalahan   yang   timbul   jika   ada   permintaan   dari   Menteri/Wamen   ke   BHH    terlambat   dikerjakan   dikarenakan   mekanisme   administrasi   di   BHH   Kemenpan   RB   yang  memang   harus   mengikuti   prosedur   (tata   kelola   penganggaran).   Hal   ini   yang   harus  disosialisasikan  kepada  pihak  pimpinan.    Karena   posisi   BHH   Kemenpan   RB   yang   memang   bisa   langsung   menerima   instruksi   dari  Menteri/Wamen,   hal   ini   harus   dibuat   SOP-­‐nya   agar   hal-­‐hal   yang   sekiranya   dapat   memicu  kesalahpahaman  tidak  terjadi.     25  
  • 26.    Kelemahan.     Lamanya   mekanisme   pengajuan   revisi   penganggaran   dan   mekanisme  pengelolaan   keuangan   dapat   memicu   kesalahpahaman   antara   pimpinan   dengan   BHH  Kemenpan  RB.  Harus  ada  upaya  mencari  solusi  pengambilan  keputusan  secara  cepat  tetapi  tidak  menyalahi  prosedur  tata  kelola  administrasi  dan  keuangan.    Identifikasi   Masalah.   Mekanisme   koordinasi   dan   komunikasi   antara   Menteri/Wamen  langsung  ke  BHH  Kemenpan  RB  tidak  terlembaga  dengan  baik.    7.3.    Rekomendasi  Untuk   poin   ini,   corrective   plan     yang   harus   dilakukan   adalah   melembagakan   mekanisme   tata  kelola   (SOP)   Kehumasan   Kemenpan   RB,   termasuk   didalamnya   mengatur   dan   memberikan  informasi   atas   waktu   yang   diperlukan   untuk   menerima   hingga   melaksanakan   aktifitas  sebagaimana  diinstruksikan  Menteri/Wamen.       26  
  • 27. F.    RINGKASAN  DAN  KESIMPULAN    1.    Ringkasan  Dari   hasil   pembahasan   di   atas,   berikut   ringkasan   permasalahan   dan   rekomendasi   kegiatan  dalam  rangka  corrective  plan  koordinasi  dan  komunikasi  Internal  Kemenpan  RB;     Tabel  9.    Resume  Rekomendasi  Perbaikan  Internal  Komunikasi  Kemenpan  RB     Bidang   Permasalahan     Rekomendasi   Belum  ada  tata  laksana  keadministrasian  yang   Membuat  SOP  koordinasi  dan  komunikasi  Kelembagaan   mampu  mengatur  jenis  surat,  waktu   antar  bidang  di  lingkungan  Kemenpan  RB;   pemrosesan,  flow  yang  dilakukan     1. Permenpan  RB  No.  27/2011  hingga  No.   Melakukan  sosialisasi  Permenpan-­‐ 31/2011  belum  tersosialisasi  di  internal   Permenpan  komunikasi  di  internal  BHH   BHH  Kemenpan  RB  dan  Kemenpan  RB   dan  menyeluruh  ke  staff  Kemenpan  RB;     dengan  baik;  Regulasi   1. Membuat  SOP  Tata  Kelola   2. Permenpan-­‐Permenpan  tersebut  harus   Kehumasan  Kemenpan  RB;  Komunikasi   didetailkan  dalam  bentuk  dokumen     petunjuk  tata  laksana  dan  teknis  yang   2. Membuat  renstra  BHH  Kemenpan  RB   sesuai  dengan  kebutuhan  serta   agar  dapat  melaksanakan  tugas   ketersediaan  SDM  Kemenpan  RB   kehumasan  secara  ideal  sesuai   khususnya  di  bidang  kehumasan.   peraturan-­‐peraturan  Menpan  RB   tersebut;   1. Adanya  beban  tugas  staff  bagian  humas   membuat  aturan-­‐aturan  terkait   dan  protokol  di  sub  bagian  analisis   perencanaan,  penggunaan  dan  pelaporan   pendapat  umum  &  publikasi  di  luar  tugas   penggunaan  anggaran  agar  beban  kerja   pokok  yang  membebani,  yaitu  PPK  dan   PPK  dan  admin  PPK  terbagi  ke  seluruh   admin  PPK;   pengguna  anggaran;   1. Melakukan  assesment  motivasi   internal  staff  BHH  untuk  mengetahui   kemauan  dan  kemampuan  yang   dimiliki  SDM-­‐nya  agar  kemudian   dapat  diakselerasi  dalam  rangka   mendukung  aktifitas  BHH  Kemenpan   RB  secara  tepat;    SDM     2. Kurangnya  kapasitas  SDM  di  bidang   2. Melaksanakan  pelatihan  dan   Kehumasan;     mentoring  di  bidang  kehumasan,   dengan  topik  (i)  teknik  dan  praktek   menulis  berita,  artikel,  features  dan   essai,  (ii)  manajemen  media  centre,   (iii)  teknik  dan  praktek  media   watching  dan  analisisnya,  (iv)  teknik   dan  praktek  public  relation  dan   media  relation,  dan  (v)  manajemen   pengelolaan  penerbitan;   3. Kurangnya  staff  non  manajerial  untuk   Merekrut  staff  non  manajerial  (tenaga   mendukung  aktifitas  outreach  BHH   teknis)  untuk  mendukung  aktifitas   Kemenpan  RB   outreach  BHH  Kemenpan  RB;     27  
  • 28. Bidang   Permasalahan     Rekomendasi   1. Tidak  adanya  konsep  inline  yang  konsisten   Dibuatnya  template  inline  yang  unik,   dalam  penyampaian  pesan,  khas,  yang   konsisten  dan  mempunyai  ciri  khas   mampu  mengenalkan  Kemenpan  RB   Kemenpan  RB-­‐an  yang  diproduksi  secara   kepada  masyarakat   konsisten  dan  lebih  eye  catching.  Program  Kerja   2. Perencanaan  kegiatan  BHH  Kemenpan   Menggunakan  format  perencanaan  BHH  Kemenpan   tidak  terdokumentasi  dengan  baik   kegiatan  sebagaimana  terlampir  RB     3. Hasil  perjalanan  dinas  kurang  informatif,   Menggunakan  format  laporan  perjalanan   tidak  lengkap   dinas  sebagaimana  terlampir   4. Laporan  kegiatan  kurang  informatif,  tidak   Menggunakan  format  laporan  kegiatan   lengkap   sebagaimana  terlampir   1. Tidak  adanya  petunjuk  teknis  mekanisme   koordinasi  dan  komunikasi  di  internal  BHH   Kemenpan  berakibat  pada  kurangnya   Membuat  SOP  tata  kelola  Kehumasan  Pola  Koordinasi  &   tanggung  jawab  serta  profesionalitas  staff   Kemenpan  RB.  Komunikasi   BHH  Kemenpan  RB  dalam  menjalankan  Internal  BHH   aktifitasnya;  Kemenpan  RB   2. Tidak  adanya  papan  pengumuman   Membuat  papan  pengumuman  yang   aktifitas  BHH  Kemenpan  RB  yang  reguler   berisikan  aktifitas  BHH  Kemenpan  RB  dan   terupdate  dan  dapat  diakses  seluruh  staff   Kemenpan  RB,  yang  terupdate  dan  dapat   BHH  Kemenpan  RB;   diakses  seluruh  staff  BHH  Kemenpan  RB.   Perlunya  SOP  yang  mengatur  pola  koordinasi  Pola  Koordinasi  &   Membuat  SOP  pola  koordinasi  dan   dan  komunikasi  dari  BHH  Kemenpan  RB  ke  Komunikasi  BHH   komunikasi  antar  bidang  Kemenpan  RB   bagian  lain  dan/atau  antar  bagian  Kemenpan  RB  ke  Bidang  Lainnya   Tidak  merata  dan  kurang  optimalnya  media   Mengadakan  dan  mengoptimalkan  peran  dan/atau  antar   pendukung  yang  digunakan  untuk   media  pendukung  yang  digunakan  untuk  bidang   mendiseminasikan  informasi  kegiatan   mendiseminasikan  informasi  kegiatan   Kemenpan  RB     Kemenpan  RB  Pola  Koordinasi  &   Mekanisme  koordinasi  dan  komunikasi  antara  komunikasi  dari   Membuat  SOP  tata  kelola  Kehumasan   Menteri/Wamen  langsung  ke  BHH  Kemenpan  Pimpinan  ke  BHH   Kemenpan  RB   RB  tidak  terlembaga  dengan  baik  Kemenpan  RB    2.  Kesimpulan  Dari  tabel  di  atas,  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  rangka  melakukan  perbaikan  komunikasi  internal  Kemenpan  RB  dan  mendukung  kinerja  BHH  Kemenpan  RB,  beberapa  kegiatan  yang  dilaksanakan  adalah;    1. Membuat  SOP  yang  mengatur  tentang  (i)  Pola  Koordinasi  dan  Komunikasi  antar  bidang   Kemenpan  RB  dan  (ii)  Tata  Kelola  Kehumasan  Kemenpan  RB;    2. Membuat   Rencana   Strategis   Optimalisasi   Peran   Humas   Kemenpan   RB   dengan   dasar   Peraturan-­‐peraturan  Menpan  RB  bidang  komunikasi;    3. Mengoptimalkan   media   pendukung   yang   ada   di   internal   Kemenpan   RB   dalam   rangka   mendiseminasikan   kegiatan   Kemenpan   RB,   termasuk   didalamnya   membuat   space   pengumuman  di  masing-­‐masing  bidang;    4. Membuat   konsep   utama   desain   yang   unik,   khas   Kemenpan   RB   beserta   template   yang   dapat  digunakan  sebagai  dasar  dalam  membuat  produk-­‐produk  komunikasi;     28  
  • 29.  5. Melakukan  survey  untuk  melihat  kemauan  dan  kemampuan  staff  BHH  Kemenpan  RB  di   bidang  kehumasan  (digunakan  sebagai  data  dasar);      6. membuat   aturan-­‐aturan   terkait   perencanaan,   penggunaan   dan   pelaporan   penggunaan   anggaran  agar  beban  kerja  PPK  dan  admin  PPK  terbagi  ke  seluruh  pengguna  anggaran;    7. Merekrut   personel   tambahan   di   bidang   non   manajerial/teknis   untuk   mendukung   kinerja   BHH  Kemenpan  RB;    8. Mengadakan  pelatihan  kehumasan  khususnya  di  bidang;  (i)  teknik  dan  praktek  menulis   berita,  artikel,  features  dan  essai,  (ii)  manajemen  media  centre,  (iii)  teknik  dan  praktek   media   watching   dan   analisisnya,   (iv)   teknik   dan   praktek   public   relation   dan   media   relation,  dan  (v)  manajemen  pengelolaan  penerbitan;       29  
  • 30.                                        LAMPIRAN-­‐LAMPIRAN  Lampiran  1   Form  Perencanaan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB  Lampiran  2   Form  Pelaporan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB    Lampiran  3   Form  Pelaporan  Aktifitas  Perjalanan  Dinas  BHH  Kemenpan  RB         30  
  • 31. Lampiran  1:    Form  Perencanaan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB         No   Uraian   Keterangan   1   Judul  Kegiatan   cukup  jelas   2   Issue   permasalahan  yang  akan  dijawab  oleh  kegiatan   identifikasi  individu  atau  grup  yang  akan  menjadi  tujuan  utama   3   Target  Grup   kegiatan.  semakin  detail,  semakin  baik.   Pesan  apa  yang  akan  disampaikan  dari  kegiatan  harus   4   Pesan   dirumuskan.  Pesan  ini  harus  fokus  dan  konsisten  (inline   strategy)   Daftar  pihak-­‐pihak  yang  bertanggung  jawab  untuk   5   Kontak   menyampaikan  pesan  (Wamen/Menteri/Deputi/DPR/etc)   Identifikasi  dengan  jelas  bagaimana  pesan  itu  dapat   6   Outcome  Kegiatan   disampaikan  melalui  kegiatan.   Penanggung   Identifikasi  siapa  yang  akan  bertanggung  jawab  atas   7   Jawab   pelaksanaan  kegiatan.   Identifikasi  alat  komunikasi  apa  yang  paling  efektif  untuk   8   Alat  Komunikasi   menyampaikan  pesan.   Kebutuhan   Daftar  personnel,  kebutuhan  pembiayaan  dan  dukungan  lain   9   Pendukung   yang  akan  dibutuhkan  dalam  melaksanakan  kegiatan.   Identifikasi  mekanisme  dan  titik-­‐titik  pendistribusian  materi   10   Distribusi   komunikasi.   11   Tahapan  Kegiatan   identifikasi  tahapan  kegiatan  yang  harus  dilaksanakan   Waktu  yang   identifikasi  waktu  yang  diperlukan  untuk  melaksanakan   12   diperlukan   kegiatan,  mulai  dari  persiapan  -­‐  pelaksanaan  -­‐  pelaporan       31  
  • 32. Lampiran  2:    Form  Pelaporan  Aktifitas  BHH  Kemenpan  RB       No   Uraian   Keterangan   1   Jenis  Kegiatan   Jenis  Aktifitas  Outreach  yang  dilaksanakan   Nama  Kegiatan  (berhubungan  dengan  communications   2   Sub  Kegiatan   tools)   menggunakan  format  yang  telah  digunakan  dalam   3   Tabel  Input  -­‐  Outcome   laporan   Proses  Pemilihan   menjelaskan  mekanisme  pemilihan  pelaksana  kegiatan   3   Pelaksana  Kegiatan   dan  alasan  mengapa  pelaksana  terpilih  (5W  +  1H)   menjelaskan  spesifikasi  communications  tools  yang   digunakan  akan  dibuat  dengan  konsep  apa  dan  alasan   menggunakan  konsep  (why)   Konsep  &  Materi     4   Kegiatan   Setelah  konsep  kegiatan  diidentifikasi,  maka  diuraikan   pula  apa  yang  dibutuhkan  agar  konsep  tersebut  dapat   terimplementasi  (who,  what)   Waktu  Pelaksanaan   menjelaskan  implementasi  pelaksanaan  kegiatan  (where,   5   Kegiatan   what,  who)   6   Indikator  Kinerja   Diskripsikan  secara  ringkas.   Realisasi  Anggaran   Uraikan  penggunaan  anggaran  (perencanaan  dan   7   Kegiatan   realisasi)   Narasikan  hambatan  yang  ditemui  selama  proses   8   Hambatan     persiapan  kegiatan,  pelaksanaan  kegiatan  dan  pelaporan   Narasikan  bagaimana  cara  menyelesaikan  permasalahan   9   Penyelesaian   yang  ditemui  selama  proses  persiapan  kegiatan,   pelaksanaan  kegiatan  dan  pelaporan   Narasikan  hal-­‐hal  teknis  apa  yang  dibutuhkan  dalam   rangka  pelaksanaan  sub  kegiatan  sejenis  agar  dapat   10   Rekomendasi   terselenggara  dengan  baik  dan  sesuai  dengan   perencanaan   Masukkan  dokumentasi  dari  kegiatan  yang   11   Dokumentasi   menggambarkan  bagaimana  kegiatan  berlangsung  (1-­‐2   foto)  beserta  keterangan  (where,  what,  who)       32  
  • 33. Lampiran  3:    Form  Pelaporan  Aktifitas  Perjalanan  Dinas  BHH  Kemenpan  RB           No   Uraian   Keterangan  1   Lokasi  Kegiatan   menuliskan  lokasi  tujuan  perjalanan  dinas  2   Alasan  Kegiatan   Menjelaskan  alasan  perjalanan  dinas   Menjelaskan  waktu  (durasi)  yang  dibutuhkan  untuk  3   Waktu  Kegiatan   perjalanan  dinas   Menjelaskan  kegiatan  yang  akan  dilaksanakan  selama   melakukan  perjalanan  dinas,  termasuk  didalamnya  4   Agenda  Kegiatan   agenda  untuk  melakukan  diseminasi  informal/formal  ke   stakeholder  potensial  terkait  program  Kemenpan  RB   Uraikan  bagaimana  kegiatan  berlangsung  (berdasar  (5w  +  5   Pelaksanaan  Kegiatan   1h)  6   Output  Kegiatan   Menjelaskan  hasil  dari  kegiatan   Menyebutkan  kontak  person  yang  ditemui  selama  7   Kontak  Person     kegiatan,  nama/alamat/jabatan/no  hp/alamat  email   Selain  kegiatan  utama,  aktifitas  apa  yang  dilaksanakan  8   Aktifitas  Outreach   dalam  rangka  melakukan  diseminasi  program  kerja   Kemenpan  RB.   Menjelaskan  apa  saja  hasil  dari  diseminasi  program  kerja   Kemenpan  RB,  termasuk  didalamnya  mengumpulkan  9   Output  Outreach   alamat  email,  no  telpn,  data  lembaga/stakeholder  dan   sebagainya   Realisasi  Anggaran  9   Uraikan  Perencanaan  dan  Realisasi.   Kegiatan   Menjelaskan  permasalahan  yang  ditemui  saat  10   Hambatan   melaksanakan  kegiatan,  khususnya  aktifitas  outreach   Menjelaskan  secara  detail  atkfitas  untuk  menyelesaikan  11   Penyelesaian   permasalahan   Mengungkapkan  hal-­‐hal  menarik  yang  ditemui  selama   Temuan  menarik  12   kegiatan,  terutamanya  yang  terkait  dengan  misi   selama  kegiatan   Kemenpan  RB   Masukkan  dokumentasi  dari  kegiatan  yang  14   Dokumentasi   menggambarkan  bagaimana  kegiatan  berlangsung  (1-­‐2   foto)  beserta  keterangan  (where,  what,  who)       33  

×