• Save
Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)

on

  • 911 views

 

Statistics

Views

Total Views
911
Views on SlideShare
909
Embed Views
2

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 2

http://www.linkedin.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft) Document Transcript

  • 1. Communication & Public Outreach Proggres ReportPERENCANAANKOMUNIKASI DAN STRATEGI PUBLIK OUTREACHPROCUREMENT MODERNIZATION PROJECTKOMPONEN ULP___________________________________________________________________________DISIAPKAN UNTUK PEMENUHAN KONDISI Entry Into Force (EIF)GUNA MENDAPATKAN ULP PERCONTOHAN dan PUBLIK EDUKASI PMPROGRAM___________________________________________________________________________prepared by:SUPRAYOGHI, AGUSTANTO I.Communication & Public Outreach ConsultantMILLENNIUM CHALLENGE CORPORATIONv.3.8November19, 2012
  • 2. Communication & Public Outreach Proggres ReportA.PENGANTARIndonesia pada Bulan November tahun 2011 menandatangani kerjasama bilateral denganpemerintah Amerika serikat.Kerjasama bilateral ini berbentuk pemberian hibah programcompact dari Millenium Challenge Corporation (MCC) degnan nilai sebesar US$600 juta.Berbeda dengan bantuan yang pernah ada, dana kerjasama ini penuh berbentuk grant(hibah) yang mana bertujuan untuk meningkatkan tarap hidup masyarakat Indonesia denganberfokus pada pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan.Ada tiga program yang akan mendapatkan alokasi dari pendanaan tersebut yaituProcurement Modernization Project;Community-Based Health and Nutrition to ReduceStunting Project, dan Green Prosperity. Dalam kaitannya dengan program, ProcurementModernization Project yang mempunyai lima komponen pembentuk kegiatan secarakeseluruhan membutuhkan dukungan penguatan pada masing-masing komponennya. UntukKomponen ULP, yang menjadi payung dari keseluruhan komponen, menjadi kewajibanpenanggung jawab ULP untuk mendapatkan lokasi pelaksanaan program, sesuai dengan apayang telah menjadi prasyarat program. Selain memperoleh lokasi pelaksanaan program,diharapkan stakeholder terkait dapat memperolehinformasi (publik edukasi) secara baiktentang PM program, secara utuh sehingga timbul dukungan publik kepada PM Program.Untuk itu direkrutlah konsultan individu yang bekerja di bidang Komunikasi dan Publikoutreach dalam rangka membantu LKPP untuk melakukan komunikasi dengan stakeholderdan pemangku kepentingan di masing-masing entitas lokasi program dalam rangkamengedukasi stakeholder, termasuk didalamnya meng-create, memproduksi, sekaligusmengeksekusi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pendidikan publik dalam rangkamenyosialisasikan serta mendapatkan dukungan terhadap PM Program.B. TUGAS KONSULTAN1. Membantu LKPP unutuk mengembangkan dan melaksanakan strategi mengedukasi stakeholders dalam PM Projects. Stakeholders terbesar termasuk didalamnya Pemerintah Indonesia, Masyarakat Indonesia, Komunitas Bisnis termasuk didalamnya penyedia barang, pekerjaan dan jasa sektor publik, media massa dan masyarakat kelas menengah.2. Membantu LKPP untuk mengidentifikasi kesempatan lebih lanjut melalui komunikasi, events, pengumuman terbuka, mengembangkan material mentah dan memfasilitasi dalam meng-covermedia.3. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan meng-eksekusi event yang mendukung strategi untuk pendidikan publik.4. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi alat-alat untuk produksi komunikasi yang mendukung strategi mendidik melalui berbagai macam media termasuk didalamnya press release, materi-materi pendukung dan komunikasi tertulis dengan stakeholders.5. Membantu LKPP dalam melakukan utilisasi social media platforms secara creative dan konsep yang baik dan sesuai dengan citra program;v.3.8November19, 2012
  • 3. Communication & Public Outreach Proggres Report6. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi event terkait tanda tangan kerja sama antara LKPP dan ULP yang mendukung strategi edukasi;7. Membantu ULP percontohan untuk mengembangkan strategi edukasi dalam memberikan informasi kepada lokal stakeholders terkait PM Program;8. Membantu LKPP mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi event terkait dengan point kunci dengan bentuk kegiatan lainnya yang mendukung PM Program melalui MCC Compact;9. Tugas-tugas lain yang diberikan dan selama terkait dengan ruang lingkup penugasan.seluruh penugasan tersebut dilaksanakan secara mandiri, selama 900 jam dengan alokasiwaktu mulai 7 September 2012 s/d 6 September 2013. Agar terstruktur, Konsultan dapatmembuat workplan yang menggabungkan kondisi terkini dan apa yang akan dilaksanakankonsultan selama 1 tahun mendatang dan/atau selama 900 jam.C. SITUASI TERKINIHasil rapat koordinasi terakhir antara Wakil Menteri PPN/Bappenas selaku ketua MWAdengan LKPP telah menetapkan target proggres penyiapan masing-masing project di bawahprogram Compact bahwa di Bulan Desember, seluruh kondite untuk EIF di semua projectharus siap.Terkait dengan PM Program, hal mendasar yang harus dipenuhi oleh LKPP untuk bisadikatakan siap EIF adalah telah diperolehnya ULP percontohan (dengan asumsi sesuaiCompactGrant Aggrement,bahwa diharapkan maksimal 30 ULP dapat bergabung dengan PMProgram). Definisi dari telah diperolehnya ULP Percontohan sendiri adalah telahdilakukannya penandatanganan MOU antara pihak LKPP dengan pemangku kepentingan dimana ULP berada yang memformalkan kesepakatan dari organisaasi tempat ULP beradauntuk berkomitmen selama 5 (lima) tahun akan mengikuti PM Program.Hal lain yang patut dijadikan pertimbangan adalah komponen Monitoring dan Evaluasi (M&E) yang telah menggariskan bahwa di awal tahun pertama (dimulai EIF) ditargetkan 10ULP sudah bergabung, dan di akhir tahun pertama 30 ULP sudah menyatakan bergabung.Untuk itu, diperlukan strategi komunikasi yang tepat, dengan mempertimbangkan segala halyang dapat saja terjadi beserta langkah-langkah apa yang sekiranya perlu dilaksanakan agardapat terperoleh 30 ULP Percontohan yang memang siap dengan komitmennya menjadimitra kerja LKPP di dalam PM Program selama 5 (lima) tahun mendatang.D. METODE DAN DESAIN PERENCANAAN KOMUNIKASIAgar pelaksanaan pekerjaan lebih efektif, dan terkait dengan target untuk mendapatkan ULPPercontohan, maka pendekatan yang dilaksanakan oleh Konsultan adalah denganmenggunakan desain perencanaan komunikasi yang dibangun dari enam tahap. Desainperencanaan komunikasi ini merupakan modifikasi dari tahap-tahap perencanaankomunikasi yang dikembangkan oleh Food Agricultural Organization (FAO) di tahun 1989sebagaimana dituliskan oleh Ramirez & Quarry (2004).Tahapan ini adalah sebagai berikut;v.3.8November19, 2012
  • 4. Communication & Public Outreach Proggres Report 1. Tahap Penelitian oleh Tim yang dibentuk oleh Pemerintah;Merupakan tahap dimana dilakukan klasifikasi kelompok stakeholders, ciri-ciri stakeholders, saluran komunikasi yang disukai, keterlibatan stakeholders dalam proses, dan hal terkait lainnya. 2. Tahap Perencanaan dengan focus pada isi dan desain pesan, seleksi media, metode dan definisi indikator pengaruh.Identifikasi Isi, Seleksi (multi) media, desain pesan, metode publik edukasi, definisi indikator untuk mengenal pengaruh dan hal terkait lainnya. 3. Memproduksi media. Produksi hasil naskah media, definisi langkah-langkah dalam publik edukasi dan hal terkait lainnya. 4. Melakukan uji lapangan dan revisi. Perlunya uji lapangan terkait tahap perencanaan yang telah ditetapkan beserta asumsi yang mendasari penetapan perencanaan; apakah masih cukup relevan?atau harus dilakukan revisi? Dengan uji lapangan apa yang menjadi permasalahan nantinya saat dilaksanakan replikasi implementasi hasil perencanaan dapat dicegah dan diatasi sejak dini. 5. Pelaksanaan.Apa yang sudah dilakukandi tahap sebelumnya beserta skenario memutuskan metode publik edukasi yang tepat, diimplementasikan secara masiv dan kontinu dengan tentunya berpatokan pada timeline satu project cycle dikatakan selesai. 6. Monitoring evaluasi dan adaptasi. Ditahapan ini, seluruh pelaksanaan harus dapat dimonitoring, dan hasil dari eksekusi metode edukasi yang dipilih harus dilakukan evaluasi sehingga diharapkan nantinya dapat dilakukan adaptasi bilamana pekerjaan serupa dilaksanakan ditempat berbeda dengan kondite yang berbeda tetapi tetap dengan tujuan yang sama. Keenam tahap diatas dapat diilustrasikan sebagaimana gambar berikut; PerencanaanPenelitian Produksi Uji Lapangan & Revisi Monitoring, Evaluasi, Adaptasi Pelaksanaan Gambar 1. Tahap Perencanaan Komunikasi v.3.8 November19, 2012
  • 5. Communication & Public Outreach Proggres ReportE. RENCANA KERJAKonsultan yang bekerja dibawah komponen ULP, selain mempunyai kewajiban untuk bekerjasecara individual, juga bekerja secara tim. Pola kerja yang dikembangkan guna memenuhiseluruh penugasan yang diemban adalah menjadi supporting dari LKPP untuk menyiapkanseluruh kebutuhan yang diperlukan dalam rangka penyiapan PM Program terutamanyakomponen ULP agar mendapatkan ULP Percontohan. Perencanaan Komunikasi yang telahdipaparkan sebelumnya dapat dipaparkan dalam time frame besar sebagaimana tabel 1berikut; Tabel 1. Perencanaan Komunikasi & Estimasi Pelaksanaan Durasi Pelaksanaan Tahapan Kerja Keterangan Sept - Okt 2012 1. Penelitian (identifikasi stakeholders) 2. Perencanaan (pemilihan jenis media diseminasi dan rencana Done and Attached kerja) Okt - 2012 3. Produksi (Konsep Dasar) Okt - Nov 2012 3. Produksi (template utama) Nov 2012 3. Produksi (Establishing Konsep) Nov - Dec 2012 4. Uji Lapangan - Revisi (1) field test must do to 5. Pelaksanaan develop the strategy to educate and outreach of public (2) implement do if the strategy revise completed and ready to implementation (3) target 10 ULP Percontohan teridentifikasi Dec 2012 - April 2013 5. Pelaksanaan target 10 ULP 6. Monitoring, Evaluasi, Adaptasi Percontohan tercapai, 20 ULP Percontohan teridentifikasi Mei - September 2013 5. Pelaksanaan 6. Monitoring, Evaluasi, Adaptasi target 30 ULP tercapaiPerencanaan komunikasi di atas kemudian disesuaikan dengan proggres yang telah dicapaioleh konsultan yang bekerja di bawah komponen ULP, dan diperoleh Rencana Kerja sebagaiberikut; Tabel 2. Perencanaan Komunikasi & Estimasi Pelaksanaanv.3.8November19, 2012
  • 6. Communication & Public Outreach Proggres Report workplan Tim workplan CPO Keterangan Prepare Material Support and Collecting data ; materi-materi ini diperlukan untuk 1. General Presentation Docs penyeragaman materi dasar serta 2. Fact Sheet Docs kebutuhan tabulasi awal terkait data 3. Absence Data Form primer untuk memetakan stakeholder di 4. List of Business tingkat lokal;Dissemination & Association at Prop/Kab/KotaPresentation PMProject toProp/Kab/Kota/Institution Produce & Spread Article 1. PM Projects General materi-materi ini merupakan materi(as many as Presentation yang diperkirakan akan menjadi materipossible and 2. How to Following the ULP utama yang kerap mencoba menjawabduring Sept - Pilotting Selection Stages? pertanyaan dari stakeholders dalamDecember 3. Why PM Project is rangka to inform dan to educate; necessary for Indonesia2012) dilakukan untuk membantu Tim yang bekerja di bawah komponen ULP agar Support Tim assignment seluruh penugasan dapat selesai sesuai dengan perencanaan waktu; Pelaksanaan Event Diseminasi di tingkat Nasional ini dapat dilaksanakan lebih Prepare Schedule of Event dari 1x. Ini tergantung dari kebutuhan and TOR LKPP dan sumber pendanaan yang dialokasikan dari pos CIF/APBN; mencukupi atau tidak. (1) Prepare Invitation Letter (1) Perlu disepakati siapa yang akanNational and Get ULP Potential List mengirimkan undangan, dan PIC untukDissemination refer LKPP mengkonfirmasi para undangan.Event (2) Perlu disepakati siapa yang akan (2) Sent the RAQ to fill in and diundang, yang mengundang dan completed sebagainya Prepare Location, Facilitator Perlu disepakati konsultan 609 (g) akan and evaluation form bertanggung jawab disisi mana Perlu disepakati konsultan 609 (g) akan Execute The Event bertanggung jawab di sisi manav.3.8November19, 2012
  • 7. Communication & Public Outreach Proggres Report workplan Tim workplan CPO Keterangan dilakukan untuk membantu Tim yangWorkshop bekerja di bawah komponen ULP agar Support Tim assignmentGathering Data seluruh penugasan dapat selesai sesuai dengan perencanaan waktu; (1) dilakukan setelah event diseminasi dilaksanakan di level Prop/Kab/Kota dengan pertimbangan bahwa Prop/Kab/Kota mempunyai kesempatan cukup tinggi untuk menjadi ULPFollow Up and Public Outreach to Prop/Kab/Kota Percontohan. Dasar identifikasi sudahSelected; ada, tinggal memastikan apakah sudah tepat atau perlu revisi.1. Identify Potential Stakeholders at Prop/Kab/Kota; (2) kegiatanke-dua dilaksanakan jika teridentifikasi Prop/Kab/Kota kandidat2. Intensive Discussion to presentate the PM kuat masih keberatan dengan Program to Stakeholder at Prop/Kab/Kota; persyaratan MOU;3. Request for Presentating the PM Project to (3) kegiatan ke-tiga dilaksanakan jika Prop/Kab/Kota Parliementary and Execute; terindikasi kemungkinan prop/Kab/kota break the commitment resiko tinggi4. Request to Presentating the PM Project to (safeguard strategy) Media and Stakeholders potential (Business association members at Prop/Kab/Kota) and (4) kegiatan ke-empat dilaksanakan jika Execute; dirasa jika ternyata apa yang dilakukan tahapan (3) di atas masih belum dapat5. Prepare, Manage and execute Public Meeting mendorong Prop/Kab/Kota untuk Event at Prop/Kab/Kota; mengikuti program;6. Prepare, Manage and execute Signing (5) kegiatan ke-lima dilaksanakan untuk Meeting and Press Conference Publik Edukasi dimana diharapkan proses dua arah terjadi (6) kegiatan ke-enam dilaksanakan jika Prop/Kab/Kota sudah melayangkan surat pernyataan komitmen dan siap untuk menandatangani MOU.v.3.8November19, 2012
  • 8. Communication & Public Outreach Proggres Report workplan Tim workplan CPO Keterangan (1) mencari list alamat/kontak person Potential Stakeholder terkait dengan daftar Penyedia Jasa/Barang di lingkungan calon ULP Percontohan.Follow Up and Public Outreach at National Level; Dasar identifikasi sudah ada, tinggal memastikan apakah sudah tepat atau1. Identify Potential Stakeholders from ULP perlu revisi;candidates; (2) membuat event diskusi terbatas2. Facilitation Intensive Discussion to presentate dengan stakeholder yang telahthe PM Program to Potential Stakeholders, diidentifikasi dalam rangka Publikincluding NGO, Champion, Public Representative Edukasi penginformasian PM Project;at National Levels; (3)dilakukan jika memang sudah ada3. Prepare, Manage and Execute the MOU surat pernyataan dari pemangkuSigning at National Level and Press Conference; kepentingan tempat ULP percontohan berada untuk siap berkomitmen dan4. Prepare, Manage and Execute the Kick Off menandatangani MOU;Events for PM Projects and Press Conference; (4) dilakukan jika memang dapat dipastikan target minimal untuk melakukan kick off events meeting sudah terpenuhi. keterangan terkait masing-masing output; (1) Dilaksanakan jika sudah ada ULPEstablished the Information of PM Program yang menandatangani MOU;1. Produce Article with Lesson learned take from (2) Dilaksanakan jika memang adacondition of ULP Selected; budget untuk memproduksi dan2. Produce Poster with Key Messages take from mencetak dan mendistribusikan Poster;ULP Selected;3. Produce Newsletter PASTI - PENGADAAN (3) Dilaksanakan jika memang sudah adaAKUNTABEL, SISTEM MODERN, EFEKTIF DAN website yang menyediakan space untukINDEPENDEN; melakukan updating data terkait4. Produce all materials needed for Public program; tentang kata PASTI, dapatEducation about PM Program dibaca dibagian lain dokumen ini; (4) Dilaksanakan sesuai dengan permintaan dari LKPP dan jika memang disetujui oleh PM/CORdetail dari Rencana Kerja beserta estimasi waktu pelaksanaannya dapat dilihat pada Tabel 3berikut;v.3.8November19, 2012
  • 9. Communication & Public Outreach Proggres Report Tabel 3. Rencana Kerja dan Estimasi Waktu Capaian Sep Oct Nov Dec Jan Feb March AprNo Aktifitas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4I Diseminasi & Tahapan Marketing PM Project 1.1. Prepare all materials to support; 1.1.1. General Presentation Docs 1.1.2. Fact Sheet Docs 1.1.3. ULP Profile Form 1.2. Collecting Data to Identify Stakeholder at Prop/Kab/Kota; 1.2.1. Collect basic data from ULP Strong candidate 1.2.2. List of Business Assoication at Prop/Kab/Kota 1.3. Rolling out PM Project Isu with article at Social media/website; 1.3.1. Produce and Spread Article to Inform What is PM Projects 1.3.2. Produce and Spread Article to Inform How To Following the ULP Selection Stages 1.3.3. Produce and Spread Article to Inform Why PM Projects is necessary for IndonesiaII National Dissemination Events 2.1. Prepare Schedule of Event and TOR 2.2. Prepare Invitation Letter and Get ULP Potential List refer LKPP 2.3. Sent the RAQ to fill in and completed 2.4. Prepare Location, Facilitator and evaluation form 2.5. Execute The Eventv.3.8November19, 2012
  • 10. Communication & Public Outreach Proggres Report Sep Oct Nov Dec Jan Feb March AprNo Aktifitas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4III Workshop Gathering Data Follow Up & Public Outreach to Prop/Kab/KotaIV Selected 4.1. Identify Potential Stakeholders at Prop/Kab/Kota; 4.2. Intensive Discussion to presentate the PM Program to Stakeholder at Prop/Kab/Kota; 4.3. Request for Presentating the PM Project to Prop/Kab/Kota Parliementary and Execute; 4.4. Request to Presentating the PM Project to Media and Stakeholders potential (Business association members at Prop/Kab/Kota) and Execute; 4.5. Prepare, Manage and execute Public Meeting Event at Prop/Kab/Kota 4.6. Prepare, Manage and execute Signing Meeting *) and Press ConferenceV Follow Up and Public Outreach at National Level 5.1. Identify Potential Stakeholders from ULP candidates 5.2. Facilitation Intensive Discussion to presentate the PM Program to Potential Stakeholders, including NGO, Champion, Public Representative at National Levels 5.3. Prepare, Manage and Execute the MOU Signing at National Level and Press Conference 5.4. Prepare, Manage and Execute the National Kick Off Events for PM Projects and Press Conferencev.3.8November19, 2012
  • 11. Communication & Public Outreach Proggres Report Sep Oct Nov Dec Jan Feb March AprNo Aktifitas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4VI Established the Information of PM Program 6.1. Produce Article with Lesson learned take from condition of ULP Selected 6.2. Poster with Key Messages take from ULP Selected 6.3. Produce Newsletter PASTI - PENGADAAN AKUNTABEL, SISTEM MODERN, EFEKTIF DAN INDEPENDEN 6.4. Produce all materials needed for Public Education about PM Programketerangan:>assumed 1st target will reached not more than first week of March 2013> 1st target; get 10 ULP with easy requirements and assume it is not purposivev.3.8November19, 2012
  • 12. Communication & Public Outreach Proggres ReportF. PROGGRES PELAKSANAAN PEKERJAANF.1.HASIL PENELITIANtahapan ini merupakan tahapan awal sebagaimana yang telah dijelaskan dalam bagianmetodeF.1.1. Identifikasi StakeholderCPO dalam melaksanakan tugasnya mempunyai goals (1) Melakukan public education terkaitPM Project dengan terlebih dahulu memetakan stakeholder yang akan di-edukasi; (1)menyiapkan materi untuk kebutuhan komunikasi, termasuk didalamnya mengkonsolidasikanmateri dengan mengkonsep acara yang bersifat public event meeting dan press conference -signing MOU - ditingkatan nasional, regional, ataupun lokal; dan; (3) Melakukan pendekatandengan K/L/D/I agar tertarik dan pada akhirnya mau untuk ikut dalam PM Projects. Maudisini berarti telah mengeluarkan sebuah statemen terkait keinginannya untuk ikut PMProjects dan mau menandatangani MOU dengan pihak LKPP sebagai tanda keikutsertaandalam PM Projects.Goals dapat tercapai jika seluruh tahapan dalam rangka public outreach, CPO Konsultanmampu mengklasifikasi Stakeholder secara cermat.Untuk penugasan terkait PM Project, Stakeholder yang nantinya akan menjadi target dapatdiklasifikasikan sebagai berikut;1. Stakeholder level A Stakeholder di level ini adalah mereka para pemangku kepentingan yang mempunyai hubungan langsung dengan keberadaan ULP di lembaganya. stakeholder level A adalah mereka yang diidentifikasi sebagai orang yang akan melakukan perjanjian dengan LKPP (pimpinan) dan berkomitmen secara langsung untuk mengikuti PM Project sesuai dengan poin-poin kesepakatan yang ada di MOU. Tabel 4. Klasifikasi Stakeholder level A Level Kegiatan Stakeholder Keterangan Kementerian Menteri, Wakil Menteri, Sesmen DIrektur lembaga, Kepala lembaga Negara Lembaga, Sekretaris Utama, stakeholder level A Dirjen Terkait diharapkan mengetahui Gubernur, Wakil Gubernur, tentang PM Program, Pemerintah Propinsi Sekretaris Propinsi, Ka Biro terutama hal-hal yang terkait ULP ada dalam MOU beserta konsekuensi yang akan Walikota/Wakil/Sekkota; menjadi kesepakatan Pemerintah Bupati/Wabup/Sekkab, Ka Biro antara lembaganya Kabupaten/Kota terkait ULP dengan LKPP untuk mengikuti PM Program. Rektor/Pembantu Rektor, Ka Biro Universitas terkait ULPv.3.8November19, 2012
  • 13. Communication & Public Outreach Proggres Report2.Stakeholder level B Stakeholder di level ini adalah mereka para yang mempunyai hubungan langsung dengan keberadaan ULP tetapi tidak memiliki kewenangan memutuskan dan melakukan perjanjian dengan LKPP mengikuti PM program. posisi stakeholder level ini adalah menyampaikan hasil rapat kepada pimpinan yang diatasnya dan memberikan pendapat terkait PM Program jika dilihat dari tupoksinya. Tabel 5. Klasifikasi Stakeholder level B Level Kegiatan Stakeholder Keterangan Kabag Hukum, Ortala, Ka ULP, Kementerian Kabag Perencanaan, Ka Humas, Kepala Bagian Keuangan, Kabag perlu diidentifikasi lebih lembaga Negara Umum, lanjut siapa stakeholder yang masuk di level ini Kabag Hukum, Ortala, Ka ULP, Pemerintah Propinsi di masing-masing level. Sekretaris ULP, Kabag Ini bisa dilakukan Pemerintah Perencanaan, Ka Humas, Kepala dengan melihat struktur Kabupaten/Kota Bagian Keuangan kelembagaan di K/L/D/I. Ka Humas, Kabag Perlengkapan, Universitas Kabag Umum3.Stakeholder level C Stakeholder di level ini adalah mereka yang bertugas di ULP dan menjadi bagian dari proses pengadaan di Indonesia. Stakeholder ini adalah para staff pengadaan, PPK, KPA, Kelompok Kerja, Pemeriksa, Tim Teknis dan posisi terkait lainnya. Stakeholder di level ini dapat diidentifkasi juga adalah mereka para petinggi partai, pimpinan parlemen di daerah serta profesional ahli pengadaan yang tidak menjadi PNS. Posisi stakeholder ini akan sangat sentral digunakan sebagaialat bantu pressure opinion jika diperlukan dalam rangka memperoleh dukungan publik.4.Stakeholder level D Stakeholder di level ini adalah mereka yang akan merasakan manfaat langsung dari dilakukannya reformasi di bidang pengadaan. Mereka ini adalah para mitra kerja, pengusaha, serta pebisnis.Media massa masuk pula dalam stakehodler level ini. Posisi stakeholder level D diharapkan mampu digunakan sebagaialat bantupressure opinion jika diperlukan dalam rangka memperoleh dukungan publik.5. Stakeholder level E Stakeholder di level ini adalah masyarakat Indonesia yang mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang proses pembangunan yang sedang dilaksanakan di Indonesia, termasuk didalamnya informasi tentang PM Projects.Lima level Stakeholder ini yang nanti akan menjadi target dari kerja CPO untuk di-edukasidan diperoleh dukungannya;v.3.8November19, 2012
  • 14. Communication & Public Outreach Proggres ReportF.1.2. Konsep Dasar: Penentuan IDE UTAMA kegiatanIde utama dalam sebuah strategi komunikasi adalah penting, karena dengan adanya IDEUTAMA, maka seluruh hal yang nantinya akan menjadi bahan komunikasi dapatdikembangkan secarainline.Ide utama yang dapat dimasukkan untuk menyederhanakan bahasa pesan terkait PM Projectpernah dikemukakan oleh CPO Konsultan didalam materi paparan umum (generalpresentation). IDE UTAMA yang ditawarkan untuk PM Project ini adalah "ULPLEBIH PASTI"detail dari IDE UTAMA ini adalah memberikan keyakinan kepada stakeholder dan parapemangku kepentingan di setiap entitas K/L/D/I bahwa dengan mengikuti PM program, apayang selama ini menjadi mimpi dari stakeholder terkait atas keberadaan ULP yangpermanen, mandiri, bebas intervensi, profesional dalam bekerja dengan dukungan SDM danSistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) Pasti terwujud.PASTI merupakan singkatanyang mendiskripsikan wujud ULP setelah mengikuti PM Program. Singkatan ini bermakna;a. PROFESIONAL diharapkan ULP yang mengikuti PM Program akan memiliki HRD yang handal, terlatih, dan profesional dalam bekerja.b. AKUNTABEL diharapkan ULP yang mengikuti PM Program akan memiliki HRD yang handal, terlatih, dan profesional dalam bekerja.c. SIM YANG SOLID Pengadaan yang baik, lengkap, userable, termasuk didalamnya e-procurement dan e- catalog yang dapat diupdate secara reguler.d. TRACK KARIR (FUNGSIONAL) JELAS Jenjang karir fungsional yang jelas bagi staff ULP,e. INDEPENDENSI & BEBAS INTERVENSI dengan dukungan pembiayaan yang pasti, maka ULP yang permanen dan independen akan dapat terwujud..kelima hal yang nantinya diharapkan ada di dalam ULP yang mengikuti PM project dapatdigambarkan sebagaimana Gambar berikut;v.3.8November19, 2012
  • 15. ULP* lebih* yang* PASTI* Communication & Public Outreach Proggres Report Akuntable* @ SIM* SIM* yang* Profesional* ULP* SOLID* procurement e7 PASTI* Independensi* Track* Karir* &*Bebas* (Fungsional)* Intervensi Jelas* * * 14@Modernisasi* Pengadaan* Gambar 2. Lima Komponen dalam PM Projectlima huruf yang ada pada kata PASTI menggambarkan pula lima komponen yang menjadibagian dari PM Project. kelima komponen tersebut memang terbagi dalam dua jenis subprogram kegiatan, tetapi ide dasar dari hal ini adalah kebersatuan dari lima komponen iniyang semuanya dinaungi oleh ULP.F.1.3. Pengembangan IDE UTAMA ke dalam template Utamaide utama di atas perlu untuk dikembangkan kedalam satu bentuk utama [template] yangdapat digunakan secara universal di media diseminasi yang menjadi mediator penyampaipesan.template yang dimaksudkan ini akan menjadi semacam trademark yang mengakar, dimanasetiap orang melihat, akan langsung dapat menginterpretasikannya dan tahu bahwaproduk tersebut berkaitan dengan ULP/PM Projects.Jika memang pengembangan Ide utama ke dalam template ini harus merujuk padaguideliness MCC terkait komunikasi, seyogyanya menggunakan guideliness terkait sebagaiacuan utama. Selama masih ada kemungkinan untuk melakukan developing konsep,terutamanya terkait dengan tata letak, kreativitas dalam mengimplementasikan Ide Utamake dalam bentuk media diseminasi, maka yang perlu dijadikan pertimbangan adalah kataPASTI yang dapat menjadi semacam first quote yang dapat digunakan pembuka dari pesanyang akan disampaikan.Selain itu, dikarenakan ini program dari pemerintah, maka kesan kaku, formal tidak bisadihilangkan. penggunaan kata yang pada akhirnya memberikan ruang multitafsir sedikitmungkin digunakan dalam menyusun dokumen-dokumen press release dan sebagainya.template yang dibuat akan tergantung pada jenis kegiatan yang menjadi pilihan dalammenyebarkan informasi. Detail tentang template Utama (Main template) dan aplikasinyav.3.8November19, 2012
  • 16. Communication & Public Outreach Proggres Reportdalam produk-produk komunikasi terkait, detail akan dijelaskan dalam bagian tersendirilaporan ini.Agar dalam seluruh proses selling product ataumarketing terjadi keseragaman informasi,dan melihat kebutuhan dari kegiatan; maka IDE UTAMA ini akan dikembangkan dalam tigajenis informasi terkait PM Projects.tiga informasi ini berupa general presentation serta materi dasar tentang PM Projects. tigajenis informasi ini masing-masing mempunyai tematik; Artikel 1: Apa itu Procurement Modernization Projects Artikel 2 : Bagaimana Mengikuti Tahapan Pemilihan ULP Percontohan dalam PM Projects Artikel 3 : Mengapa PM Projects penting di Indonesiakeseluruhan tulisan ini nanti akan bisa digunakan sebagai bahan utama yang dipakai dalamkegiatan Diseminasi dan Bahan Dasar Publik Edukasi di Propinsi/Kabupaten /Kota dan jugauntuk di level Kementerian.Seluruh bahan akan dibuat dalam bahasan Indonesia, dan diterjemahkan ke dalam BahasaInggris dalam rangka pemenuhan administrasi pelaporan.F.1.4. Kegiatan Diseminasi1. Identifikasi Jenis-Jenis Kegiatan DiseminasiJenis media yang digunakan dalam melakukan diseminasi beserta penjelasannya terkaitdengan CPO dapat dijelaskan sebagai berikut; Tabel 6. Jenis Kegiatan Diseminasi beserta Leasson learned Jenis Media Bentuk dari Media Leasson Learned Program Pemerintah biasanya menggunakan Humas tingkat (1) Humas Pusat dan Daerah Pusat (Sekretaris Kabinet), (2) Lembagai Komunikasi ataupun Humas di lembaga Jaringan Kelembagaan sosial yang menjadi penanggung (3) Lembaga Media jawab program (Humas Bappenas, Humas LKPP, Humas MCAI -jika ada)v.3.8November19, 2012
  • 17. Communication & Public Outreach Proggres Report Jenis Media Bentuk dari Media Leasson Learned (1) Penayangan sangat tergantung dari nilai berita, tokoh yang menyampaikan, hubungan PR dengan Media massa; (2) Untuk materi-materi (1) Media Cetak advertorial/ILM, akan sangat (2) Media Penyiaran Audio tergantung dari budget yang Media Massa Visual dimiliki, jam tayang penyiaran (3) Media Penyiaran Audio yang dipilih, dan ukuran dari produk yang akan dipublikasikan (mmk untuk media cetak, detik/spot untuk media penyiaran) ini semua diluar biaya produksi dari produk yang akan ditayangkan. (1) Website/portal resmi dari lembaga [LKPP/MCAI/Bappenas] bisa digunakan untuk penayangan informasi tertentu yang dapat diakses oleh publik dan dishare; (1) Website/Portal (2) Penggunaan Jejaring Sosial (2) Jejaring Sosial dapat dioptimalkan, terutama (3) Blog Media Online dengan menggunakan SEO (4) Media Center di 33 yang mampu meletakkan Prop.& Kab/kota yang keyword terkait di halaman memiliki pertama search engine; (3) penggunaan blog akan tergantung pada ghost writer yang menulis, afiliasi blog dengan situs induk dan hal yang telah disebutkan di point sebelumnya. (1) Media ini efektif untuk bisa digunakan, terutama untuk daerah-daerah yang (1) Wayang remote area dan (2) Calung masyarakatnya yang buta Media Pertunjukan (3) Sandiwara/opera teknologi. Rakyat (4) Ketoprak (5) Lenong dan sebagainya (2) Agar lebih luas cakupannya, recording aktifitas dengan menggunakan metode iniv.3.8November19, 2012
  • 18. Communication & Public Outreach Proggres Report Jenis Media Bentuk dari Media Leasson Learned dapat di tayangkan di media audio-visual. (1) dengan stakeholder yang spesifik, penyampaian informasi tentang PM Projects di tahapan needs assesment bisa dilakukan dengan media ini; (1) Workshop (2) Sarasehan (2) terkomunikasikannya Media Tatap Muka (3) Anjangsana, dan materi yang disampaikan sebagainya dengan media ini akan tergantung pada SDM yang akan menjadi fasilitator/pembicara, peserta [stakeholder] yang datang, dan tindak lanjut dari kegiatan. (1) media-media ini adalah pelengkap dari beberapa pilihan media yang akan (1) Poster digunakan sebagai alat (2) Leaflet penyampai pesan; (3) Booklet Media Cetak dan Luar (4) Pamflet (2) media-media ini Ruang (5) Baliho dan Spanduk membutuhkan template yang (6) Banner, inline agar mudah diproduksi, (7) Both mempunyai keterkaitan dan mampu dijadikan semacam penanda atau trademark dari PM Projects (misalnya).dari beragam pilihan yang ada di atas, serta mempertimbangkan pula karakteristik PMProjects dan hasil identifikasi stakeholder, CPO konsultan mengusulkan alternatif kegiatanbeserta kebutuhan materi yang harus diproduksi/dibuat agar mampu menjembatani2. hasilassesmentKegiatan Diseminasi yang sudah dilakukan PM ProjectsSaat laporan ini dibuat, LKPP tengah melakukan tahapan kegiatan yang salah satunya adalahmelakukan diseminasi ke Propinsi/Kabupaten/Kota yang telah mengirimkan surat minatsebagai balasan dari surat edaran yang dibuat Direktorat Pengembangan Profesi (Direktoratyang bertanggung jawab atas komponen ULP pada PM Project).Daerah yang telah dikunjungi tersebut diantaranya;a. Kota Surabayab. Propinsi Sumatera Baratc. Kabupaten Solokd. Kota Solokv.3.8November19, 2012
  • 19. Communication & Public Outreach Proggres Reporte. Kabupaten Mamujuf. Propinsi Nusa Tenggara Barat (NTB)g. Kota Banjarmasinh. Kabupaten MartapuraDari lokasi yang dikunjungi, Konsultan mengikuti kunjungan ke Kota Surabaya. Dari hasilkunjungan ke Surabaya, serta proggres terakhir site visit yang sudah dilakukan, adabeberapa kebutuhan yang menjadi perhatian -terutama dari sisi komunikasi dan publicoutreach, sebagai berikut;a. Perlunya materi tetap dalam memberikan diseminasi terkait PM Program; Untuk hal ini, Fact Sheet dan materi Presentasi sudah dibuat. Yang perlu dilakukan agar kegiatan diseminasi ini memaksimalkan dua dokumen ini sebagai dokumen dasar sumber informasi PM Program adalah; memfinalkan agenda diseminasi meminta LKPP untuk menetapkan Fact Sheet dan Materi Presentasi sebagai materi wajib yang harus disampaikan oleh tim diseminasi, terutamanya dari Direktorat Pengembangan Profesi; Agar dapat diakses publik, dan sembari menunggu establishnya website MCAI, makab. Perlunya melakukan pemetaan sosial, terutama bagi daerah yang dirasa mempunyai potensi konflik horisontal yang tinggi (antar level stakeholder); Untuk hal ini, dapat dimohonkan dokumen-dokumen penunjang yang bisa dikumpulkan saat tim diseminasi melakukan site visit atau dimohonkan sebelum tim diseminasi -agar disiapkan, adalah sebagai berikut; Kontak Person Kehumasan Propinsi/Kab/Kota List Media dan alamat List potensial stakeholder, alamat, telepon, kontak person dan website (jika ada)c. Perlunya diketahui masa jabatan kepala daerah/pemangku kepentingan yang nantinya akan melakukan penandatangan MOu dengan LKPP jika ULP di daerahnya terpilih menjadi ULP Percontohan; Untuk hal ini, dapat dicantumkan dalam informasi dasar beserta data pendukung lainnya dalam menyusun Profile ULP.Hal ini penting untuk memutuskan sejauhmana Publik Edukasi harus dilakukan sebagai salah satu hal yang dapat menjamin keberlangsungan program bisa berlangsung tanpa terganggu oleh Rotasi Kepemimpinan di wilayah tersebut.Poin ini menjadi tanggung jawab konsultan.d. Perlunya dibentuk tim diseminasi lebih dari 1 (satu) timdengan tugas (1) melakukan sosialisasi PM Program (2) melakukan verifikasi jawaban yang diberikan pada Kuisioner Isi Cepat (3) mengumpulkan data sekunder yang dibutuhkan untuk publik edukasi pada stakeholder potensial/asosiasi bisnis di wilayah tersebut beserta data lainnya (kontak person humas/media/dan sebagainya);e. Perlunya dibuat beberapa skenario untuk melakukan Publik Edukasi kepada Stakeholder level A sampai dengan level C di daerah agar pelaksanaan PM Project memperoleh hasil yang diinginkan.v.3.8November19, 2012
  • 20. Communication & Public Outreach Proggres Report Meraih kepercayaan dan dukungan publik adalah goals yang harus diperoleh saat strategi komunikasi diimplementasikan. Dengan kondisi unik untuk masing-masing ULP, ini akan sangat bergantung pada sense konsultan dalam memutuskan strategi terbaik seperti apa yang dapat digunakan untuk mendapatkan 30 ULP Percontohan di K/L/D/I yang tersebar di Indonesia. Idealnya, seluruh level stakeholder harus terinformasi secara baik tentang manfaat PM Program jika dilaksanakan.F.2.PERENCANAANF.2.1. Rekomendasi Kegiatan Diseminasi untuk PM ProjectsKegiatan Diseminasi awal merupakan kegiatan penting dan dapat dianggap sebagai fasesocial marketing.Fase sosial marketing dimaksud adalah fase dimana PM Programmembutuhkan dukungan yang pasti dari publik serta pemahaman yang seragam atas nilaimanfaat dari PM Program.Kegiatan Diseminasi dapat dilakukan dimana saja, kapan saja jikatanpa mempertimbangkan faktor peserta kegiatan.Dengan adanya klasifikasi peserta kegiatan atau leveling stakeholder, kegiatan diseminasiakan dapat ditindaklanjuti dengan kegiatan yang lebih konkrit dengan tujuan yang lebihdalam.Kebutuhan untuk melakukan formalisasi dokumen juga diperlukan dalam rangkamenyiapkan administrasi pelaporan yang dibutuhkan GOI. Ditahapan ini, beberapa hal yangperlu disiapkan adalah diantaranya;a. Memformalkan tim seleksi ULP; siapa saja anggotanya, tugasnya, kapan mereka mulai bekerja, siapa koordinatornya dan sebagainya;b. Memformalkan form-form serta dokumen yang dibutuhkan dalam rangka melakukan prasyarat sekaligus penilaian ULP; Form ini berupa Form Kuisioner Isi Cepat, Form Profile ULP, Panduan Penilaian ULP Percontohan; dan sebagainya;c. Memformalkan Materi-materi yang akan disampaikan dalam rangka diseminasi dan publik edukasi;d. Memformalkan rencana kerja tahapan seleksi ULP setelah diseminasi dilakukan;e. Melakukan koordinasi dengan Prop/Kab/Kota (yang dalam kegiatan diseminasi telah dikunjungi) terkait kemungkinan ULP yang ada di wilayahnya menjadi kandidat kuat ULP Percontohan;Untuk PM Program, kegiatan diseminasi dapat dibagi dalam beberapa kegiatan dengantujuan yang berbeda, tergantung peserta yang nantinya akan diundang. Agar konsistendengan perekrutan konsultan, maka yang dapat dilakukan untuk PM Projects, terutamanyauntuk komponen ULP dapat direkomendasikan beberapa kegiatan seperti yang dijelaskanpadatabel 7 (tujuh).Pilihan yang digunakan sedapatnya harus mempertimbangkan faktorketersediaan biaya, waktu dan tempat.v.3.8November19, 2012
  • 21. Communication & Public Outreach Proggres Report Tabel 7. Pilihan Media &Pilihan Kegiatan Media yang Pilihan Kegiatan Keterangan Dipilih 1. Untuk lembaga setara Kementerian/Institusi Non Departemen yang ada di Pusat bisa diterbitkan Surat dari MCI-Bappenas dan/atau LKPP ke seluruh ULP yang ada di Indonesia, di (1) Digunakan kepada seluruh level K/L/D/I yang menerangkan tentang Stakeholder Level A dan adanya PM Program serta meminta kepada ULP Level B; atau para pemangku kepentingan yang ada di K/L/D/I untuk mengirimkan surat minat jika (2) Dilakukan sebelum memang organisasi yang dipimpinnya, terutama diperolehnya target ULP ULP ingin mengetahui/mengikuti PM Program; percontohan dan selama masa awal penyiapan 2. Untuk lembaga setara Kementerian/Institusi program; Non Departemen yang ada di Pusat bisaJaringan memohon diterbitkannya Surat (3) Dilakukan secaraKelembagaan Himbauan/Pemberitahuan dari Sekretaris langsung, dan bila perlu di Kabinet terkait PM Program dan himbauan follow up sesuai dengan kepada K/L/D/I yang memang merasa siap dan informasi dasar yang telah mampu untuk ikut dalam PM Program segera dimiliki oleh LKPP; mengirimkan surat minat atau menghubungi PIC yang ada dan tertera di Surat Pemberitahuan. (4) Konsep dan bentuk surat bisa disesuaikan dengan 3. Untuk ULP ditingkat Propinsi/Kabupaten/Kota format yang biasanya bisa diterbitkan surat dari LKPP terkait yang digunakan di lingkungan menerangkan tentang adanya PM Program serta pemerintahan dengan meminta kepada ULP Propinsi atau para memberikan lampiran Fact pemangku kepentingan terkait mengirimkan Sheet terkait PM Program surat minat jika memang organisasi yang dipimpinnya, terutama ULP ingin mengetahui/mengikuti PM Program; 1. Press Conference secara reguler terkait PM Program dan korelasi dengan isu-isu yang memang related dengan program dan bisa mengangkat awareness program, atau (1) Dapat digunakan untuk proggress atas proses seleksi ULP, dan seluruh level stakeholder sebagainya; dan/atau sesuai dengan reader profile media 2. Penayangan tulisan dengan menggunakan Ghost penayang;Media Cetak Writer terkait PM Program dan bagaimana pentingnya proyek ini berlangsung untuk masa (2) Semua contoh depan perekonomian Indonesia; output/kegaitan ini bisa dilakukan di tahapan awal 3. Penayangan Advertorial yang bertujuan menjual untuk mendapatkan ULP PM Program serta menginformasikan PM Percontohan Program agar pembaca tahu, penasaran dan pada akhirnya melakukan follow up dengan menghubungi kontak address yang ada di tulisan tersebut;v.3.8November19, 2012
  • 22. Communication & Public Outreach Proggres Report Media yang Pilihan Kegiatan Keterangan Dipilih 1. Build In Program secara live//recorded dengan Narasumber dari LKPP/Bappenas dengan memilih waktu yang tepat, stasiun televisi yang tepat dan rating acara yang memang sesuai dengan stakeholder yang ingin dipilih; 2. Live Program dengan model testimonial dari pemangku kepentingan yang siap untuk melaksanakan MOU. Point pentingnya adalah (1) Kegiatan pertama dan memberikan apresiasi kepada mereka yang keempat dilakukan di sudah menyatakan komitmennya untuk ikut tahapan awal untuk program dan mau menandatangani MOU; mendapatkan ULP Percontohan; 3. Dokumenter Profile ULP Percontohan yang siap menandatangani MOU, lengkap dengan (2) Kegiatan no 2 dan no. 3 testimonial, dengan durasi 7-10 menit dengan Bisa dilakukan jika sudah adaMedia Audio segmen pembukaan, content, testimonial dan entitas K/L/D/I yangVisual penegasan dari Direktur LKPP di akhir mengirimkan surat dokumenter; pernyataan untuk berkomitment dengan PM 4. Running Text secara kontinu di stasiun berita Projects, siap swasta nasional di acara yang mempunyai rating menandatangani MOU dan tinggi dalam rangka memberikan informasi merupakan kandidat kuat tentang PM Program ke masyarakat luas. ULP Percontohan. 5. Penayangan Dokumenter Profile dalam setiap acara diseminasi yang dilakukan di daerah/nasional dan/atau acara-acara lainnya sebagai intermezzo ataupun opening; 6. Slide show interactif dengan powerpoint/flash berdurasi 1-2 menit yang menerangkan tentang PM Program 1. Sekilas Info di Radio Berita jaringan Nasional (1) narasi informasi terkait PM Project; dengan intensitas disiapkan dimana perkalimat penayangan secara berulang (media plan) di jam terdiri dari 6-10 kata; makan siang, dan jam pulang kantor; (2) materi wawancara sudah 2. Wawancara di Jam Makan Siang, live denganMedia Audio disiapkan dengan metode durasi 60 menit (nett) terkait PM Program dan tanya - jawab dan dilengkapi menyiapkan diri untuk sesi pertanyaan; dengan informasi dasar atas PM Program serta history 3. Hotline number untuk membuka ruang dialog reformasi pengadaan di publik dan pemberian informasi kepada Indonesia; masyarakat atas PM Program.v.3.8November19, 2012
  • 23. Communication & Public Outreach Proggres Report Media yang Pilihan Kegiatan Keterangan Dipilih 1. Menu tersendiri di website resmi mca- indonesia/LKPP yang memberikan informasi dasar tentang PM Program, termasuk didalamnya menayangkan berita proggres PM Program tidak hanya pada komponen ULP tetapi pada komponen lainnya. 2. Newsletter yang dikelola tidak hanya untuk PM Program tetapi Compact Program; 3. Newsletter yang khusus memberitahukan tentang PM Program, capaian, profil ULP candidat yang terpilih, lokal champion, (1) Untuk pekerjaan ini, histogram secara proses pengadaan di Indonesia harus diperoleh kepastian dan informasi lainnya berbasis beneficiries show terlebih dahulu pengelola up. situs resmi MCAI untuk news section siapa yang 4. Newsletter versi cetak yang bisa di download bertanggung jawab, apakah dan disediakan di situs penyedia sudah ada dedicated email dokumen/pustaka serta di situs-situs untuk group, ketersediaan kehumasan milik pemerintah (Bappenas, LKPP, space di situs resmi MCAI, etc); alur pra produksi sebelum materi ditayangkan danMedia Online 5. Menggunakan social media network untuk get sebagainya (administration attention dari tokoh masyarakat dan opininya process must clear first terkait PM Program; before published) 6. advertorial link ke informasi PM program di situs (2) Untuk advertorial link berita dengan jumlah pengunjung terbanyak di bisa dengan menitipkan file Indonesia (rating basis venus.com) siap unduh (download) di website penyedia jasa 7. penggunaan body copy yang sama di end title layanan penitipan dokumen email dan text terkait program PM projects semacam rapidshare dan untuk korespondensi. Jika perlu, dibuatkan akun sebagainya. email khusus dengan alamat unik semisal; pmproject@lkpp.go.id. 8. membuat tulisan terkait PM projects dengan isu yang inline secara reguler, dengan menggunakan jasa ghost writer. Dengan menggunakan metode Search Engine Optimized, dimana keyword tentang pengadaan, reformasi birokrasi dan sejenisnya nantinya diharapkan akan dapat menaikkan rating dari halaman- halaman yang disediakan khusus untuk menerangkan PM Projects.v.3.8November19, 2012
  • 24. Communication & Public Outreach Proggres Report Media yang Pilihan Kegiatan Keterangan Dipilih 1. Diseminasi ke ULP di level Propinsi/Kab/Kota dengan materi yang telah diseragamkan dan (1) Kegiatan Diseminasi yang schedule kegiatan yang seragam, serta dilakukan hingga laporan ini persyaratan yang harus dipenuhi oleh ULP agar dibuat masih membutuhkan tim dapat melakukan site visit; kehadiran wakil dari LKPP untuk menjadi narasumber 2. Workshop ke ULP di level Nasional/ utama. Kelembagaan/Institusi yang selain memberikan pemahaman dan penginformasian terkait PM (2) Diperlukan pembentukan Program, juga meminta ULP yang berminatMedia Tatap tim teknis yang bertugas datang untuk menyiapkan data-data yangMuka menjadi humas dari dibutuhkan oleh tim LKPP dalam rangka kegiatan. Hal ini diperlukan membuat profile ULP nya. jika memang dengan asumsi seluruh ULP di Indonesia 3. Membuat strategi event dalam rangka mengirimkan surat minat mengedukasi stakeholder potensial dalam yang meminta site visit rangka meraih dukungan publik (public dalam rangka pengumpulan outreach) terhadap PM Program dan data dasar ULP dan memberikan ruang agar terjadi pengawasan mengikuti program. terhadap pelaksanaan PM Program secara terbuka, transparan dan konsisten 1. Fact Sheet (bahasa) berisi tentang PM Program dan hal-hal terkait sebagai informasi dasar; 2. Spanduk Acara Diseminasi; 3. Artikel tentang PM Program meliputi (1) apa PM Program (2) bagaimana cara mengikuti (3) materi-materi ini akan pentingnya reformasi pengadaan dan PM disiapkan templatenya dan Program di Indonesia; diharapkan nantinya jikaMedia Cetak memang disepakati dapatdan Luar 4. seminar kit berlogo ULP Pasti/MCC/MCAI; diproduksi dengan spesifikasiRuang dasar/ dan atau sesuai 5. Standing banner PM Program; permintaan/budget yang telah disetujui oleh 6. Both PM Program siap pakai untuk partisipasi LKPP/MCAI. kegiatan nasional/pameran program; 7. Newsletter/bulletin; 8. Berita reguler di Majalah internal LKPP atau sejenisnyaF.2.2.Rekomendasi Tahapan SelanjutnyaSaat ini LKPP-MCI dan Konsultan 609(g) tengah bekerja melakukan assesment dibeberapa lokasi yang tersebar beberapa Propinsi/Kab/Kota yang ada di Indonesia.Assesment awal ini bertujuan untuk menyempurnakan beberapa instrumen yangakan digunakan sebagai tools seleksi ULP Percontohan serta melakukanv.3.8November19, 2012
  • 25. Communication & Public Outreach Proggres Reportpengumpulan data dalam rangka assesment klasifikasi bentuk ULP yang ada dimasing-masing K/L/D/I.Untuk tahapan ini, agar waktu yang ada tidak terbuang hanya untuk assesment danpenyempurnaan tools, maka ada tiga tahapan kegiatan yang harus berjalan bersamadengan perencanaan waktu yang pararel; (1) tahapan assesment; (2) tahapanadministrasi dan (3) tahapan pra produksi publik edukasi;1. Untuk tahapan assesment; toolsyang akan digunakan sudah diujikan dan sudah menjadi draft final; data awal untuk menyusun model ULP yang ada di masing-masing K/L/D/I sudah terkumpul; Jika diperlukan dilakukan konsinyasi untuk reviewing dan penyusunan seluruh hasil assesment dengan output yang siap dipresentasikan di LKPP (tim pengarah); presentasi hasil kepada tim pengarah guna mendapatkan masukan akhir; melakukan penyempurnaan hasil assesment setelah mendapat masukan/saran dari LKPP (tim pengarah), termasuk didalamnya ULP-ULP mana saja yang sudah pasti siap untuk melakukan MOU2. Untuk tahapan administrasi; Hasil presentasi tools yang digunakan sudah diterima oleh tim LKPP secara resmi (diajukan secara resmi oleh LKPP kepada Majelis Wali Amanah, dan jika MWA sudah sepakat, dimintakan No Objection kepada MCC -jika diperlukan) Membentuk tim penyeleksi ULP (ada SK pembentukan);3. tahapan pra produksi materi publik edukasi; Disepakatinya rancangan strategi publik edukasi (ada lembar pengesahan); Disepakatinya bentuk-bentuk materi publik edukasi yang akan digunakan dalam publik edukasi (ada lembar pengesahan); Disepakatinya workplan dan rincian pembiayaan materi publik edukasi; rancangan strategi publik edukasi, terutama melalui metode tatap muka harus diujikan terlebih dahulu di (2) lokasi ULP tingkat Propinsi/Kab/Kota dan (1) lokasi ULP tingkat nasional serta Institusi (perguruan tinggi, BUMN, dan sejenisnya); Hasil dari pengujian akan digunakan untuk memfinalkan strategi publik edukasi dan menyempurnakan materi; berkoordinasi dengan MCAI untuk mempublikasikan mekanisme tahapan pemilihan ULP Percontohan beserta seluruh tools yang ada didalamnya di website resmi MCAI.v.3.8November19, 2012
  • 26. Communication & Public Outreach Proggres ReportF.3.Uji Lapangan dan RevisiF.3.1. Rekomendasi Pemilihan Lokasi Uji LapanganSebagaimana dipaparkan sebelumnya, di tahapan ini konsultan akan melakukanpengujian kegiatan publik dengan metode tatap muka (diseminasi) di (2) lokasi ULPditingkat Propinsi/Kab/Kota dan (1) lokasi untuk institusi atau kementerian.Agar mendapatkan hasil yang mampu merepresentasikan bagaimana tanggapan dariStakeholder yang ada di daerah, Uji lapangan dilakukan dengan mempertimbangkantujuan utama dari PM Program, yaitu untuk melakukan reformasi di bidangpengadaan di semua K/L/D/I yang ada. Untuk itu, uji lapangan akan dilakukan di KotaBandung, Propinsi Riau, dan Jakarta.Kota Bandung dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;1. Ada Institusi Pendidikan (ITB, UNPAD) yang mempunyai interest untuk mengikuti program;2. Kota Purwakarta, Cimahi, Sukabumi merupakan kab/kota (Kota-kota yang diindikasikan siap untuk melaksanakan program ULP Percontohan) dapat diundang sekalian untuk melakukan assesment dan pengumpulan profile ULP, tetapi tetap di;3. Stakeholder yang ada di kota Bandung cukup heterogen, terutama kalangan pengusahanya. Diharapkan stakeholder juga dapat diundang untuk melihat sejauh mana responsi atas program.4. Lokasinya yang dekat dengan Jakarta dan memudahkan dalam melakukan persiapan acara.Propinsi Riau dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;1. Kasus Korupsi banyak terjadi di wilayah Propinsi ini, terutama dilakukan oleh oknum PNS;2. Banyak NGO/Stakeholder, terutama dari kalangan pengusaha yang merasa bahwa tender yang dilaksanakan di lingkungan pemerintah sarat dengan kolusi (sudah diatur pemenangnya sebelum proses pengadaan dilaksanakan);3. Merupakan kebalikan dari kondisi yang terjadi di Wilayah Jawa Barat.Kota Jakarta dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;1. Dapat dilakukan sekaligus untuk marketing atas PM Program kepada kementerian/institusi yang ada di Jakarta;2. Gubernur terpilih Jakarta merupakan gubernur pro reformasi, dimana diharapkan beliau bisa hadir dalam kegiatan ini, untuk konfirmasi, Jokowi secara informal sepakat dengan program ini dan mempunyai keinginan untuk mengetahui tentang program secara details, terutama benefits bagi pemprov Jakarta;3. Stakeholder yang diundang dapat dari kalangan luas, dan melibatkan media massa. Diharapkan hasil dari kegiatan dapat terpublikasi secara nasional;v.3.8November19, 2012
  • 27. Communication & Public Outreach Proggres Report4. Kegiatan yang dilakukandapat memberikan efek domino yang baik bagi daerah- daerah lain untuk memberikan attention dan menumbuhkan rasa minat guna mengikuti PM Program;Hasil dari Uji lapangan diharapkan dapat menyempurnakan materi yang telah adadan mengembangkan plihan-pilihan strategi yang telah disusun menjadi lebih efektif,efisien dan berorientasi pada hasil.F.3.2. Rekomendasi Rundown KegiatanKota BandungLokasi kegiatan di kota Bandung, dan dipilih ruang pertemuan dengan kapasitas 30-60 orang.Diadakan selama satu hari dengan melibatkan seluruh level stakeholder.Metode diseminasidibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepada undangan untukberdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapan dan acara untukkegiatan Publik Edukasi di Kota Bandung dapat dilihat pada tabel berikut; Tabel 8. Rundown Publik Edukasi Kota Bandung Waktu Tahapan Aktifitas Keterangan Koordinasi dengan pemerintah propinsi terkait mekanisme undangan dan memastikan siapa yang datang s/d H-21 kesediaan hadir ULP dari pihak LKPP/Bappenas Propinsi/Sekprop/GubernurH-19 s/d H- Penyiapan Undangan, lokasi kegiatan, termasuk mengundang ITB, 17 waktu dan acara UNPAD H-16 Pendistribusian Undangan by emails dan ditabulasi termasuk didalamnya Memastikan bahwa undangan ke permohonan untuk Kab./Kota/ Institusi sudah diterima dan melengkapi kuisioner isi confirmasi kehadiran undangan cepat dan dibawa saatH-15 s/d H- kegiatan berlangsung; 7 memastikan stakeholder potensial yang koordinasi dilakukan oleh diundang -representasi kalangan tim LKPP bekerja sama pengusaha di wilayah tersebut, bisa dengan humas Propinsi Jawa datang dalam acara Barat dibantu konsultan; membuat bahan press release, materi presentasi sudah, memastikan kalangan media, NGO dapat termasuk didalamnya seminarH-7 s/d H-5 hadir pula dalam kegiatan kit, spanduk, standing banner dan pendukung kegiatan lainnya sudah diproduksi dan siap edar Memastikan seluruh kebutuhan sudah termasuk didalamnya daftar H-1 siap. hadir hasil isian kuisioner dikumpulkan KEGIATAN DILAKSANAKAN sebelum kegiatan berlangsung H+10 Laporan Diseminasi selesaiv.3.8November19, 2012
  • 28. Communication & Public Outreach Proggres ReportPropinsi Riau/KepriLokasi kegiatan di dapat dilakukan di Tanjung pinang atau di Riau. Tempat kegiatandiharapkan mampu menampung 30-60 orang.Diadakan selama satu hari dengan melibatkanseluruh level stakeholder.Metode diseminasi dibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepadaundangan untuk berdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapandan acara untuk kegiatan Publik Edukasi di Kota Bandung dapat dilihat pada tabel berikut; Tabel 9. Rundown Publik Edukasi Propinsi Riau Waktu Tahapan Aktifitas Keterangan Koordinasi dengan pemerintah propinsi terkait mekanisme memastikan siapa yang datang dari s/d H-21 undangan dan kesediaan hadir ULP pihak LKPP/Bappenas Propinsi/Sekprop/GubernurH-20 s/d H- Penyiapan Undangan, lokasi termasuk mengundang Propinsi 16 kegiatan, waktu dan acara Kepulauan Riau/ Kota BatamH-15 s/d H- Pendistribusian Undangan by emails, dan ditabulasi 14 Memastikan bahwa undangan ke termasuk didalamnya permohonan Kab./Kota/ Institusi sudah diterima untuk melengkapi kuisioner isi dan confirmasi kehadiran undangan cepat dan dibawa saat kegiatan berlangsung; koordinasi dilakukan oleh tim LKPP memastikan stakeholder bekerja sama dengan humas H-13 s/d potensial yang diundang - Propinsi Riau dibantu konsultan; H-6 representasi kalangan pengusaha di wilayah tersebut, Membuat bahan press release, bisa datang dalam acara materi presentasi sudah, termasuk didalamnya seminar kit, spanduk, memastikan kalangan media, standing banner dan pendukung NGO dapat hadir pula dalam kegiatan lainnya sudah diproduksi kegiatan dan siap edar memuat satu tulisan tentang menggunakan jasa ghost writer dan H-1 kegiatan Reformasi Pengadaan di bekerja sama dengan pihak media Media Lokal/regional hasil isian kuisioner dikumpulkan KEGIATAN DILAKSANAKAN sebelum kegiatan berlangsung H+10 Laporan Diseminasi selesaiv.3.8November19, 2012
  • 29. Communication & Public Outreach Proggres ReportPropinsi DKI JakartaKegiatan dapat dilaksanakan di hotel berbintang 3, dengan ruangan yang menampung 30-60orang. Diadakan selama satu hari dengan mengundang Kementerian/Lembaga yangmempunyai ULP, Propinsi Jakarta dan Kota se Jakarta.Metode diseminasi dibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepadaundangan untuk berdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapandan acara untuk kegiatan Publik Edukasi di DKI Jakarta dapat dilihat pada tabel berikut; Tabel 10. Rundown Publik Edukasi DKI Jakarta Waktu Tahapan Aktifitas Keterangan Koordinasi dengan pemerintah propinsi terkait mekanisme memastikan siapa yang datang dari s/d H-21 undangan dan kesediaan hadir pihak LKPP/Bappenas Gubernur DKI Jakarta/Wakilnya Penyiapan Undangan, lokasiH-20 s/d H- mengundang UI, UNJ, dan lembaga- kegiatan, waktu dan acara serta 16 lembaga non kementerian pendistribusian undangan termasuk didalamnya Memastikan bahwa undangan ke permohonan untuk melengkapi kementerian/Institusi sudah kuisioner isi cepat dan dibawa saat diterima dan confirmasi kegiatan berlangsung; kehadiran undangan Kegiatan dibawah koordinasi tim H-15 s/d memastikan kalangan NGO dan LKPP dan Konsultan; H-7 stakeholder potensial dapat hadir pula dalam kegiatan membuat bahan press release, materi mengundang wartawan untuk presentasi sudah, termasuk datang (2 media berita internet, didalamnya seminar kit, spanduk, 5 media cetak nasional, 3 stasiun standing banner dan pendukung televisi) kegiatan lainnya sudah diproduksi dan siap edar Memastikan seluruh kebutuhan H-1 termasuk didalamnya daftar hadir sudah siap. hasil isian kuisioner dikumpulkan sebelum kegiatan berlangsung, Menyiapkan waktu khusus untuk KEGIATAN DILAKSANAKAN press release, terutama dari pihak LKPP dan Gubernur DKI Jakarta/Wakilnya serta dari pihak MCC H+10 Laporan Diseminasi selesaiv.3.8November19, 2012
  • 30. Communication & Public Outreach Proggres ReportF.3.3. Rencana Alokasi PembiayaanDetail kebutuhan alokasi pembiayaan dari keseluruhan kegiatan tersebut adalah sebagaiberikut; Tabel 11. Rencana Alokasi Biaya Uji Lapanganv.3.8November19, 2012
  • 31. Communication & Public Outreach Proggres ReportF.3.4. RevisiTemuan-temuan menarik di lapangan, serta saran dan perbaikan atas penggunaan mediadiseminasi sebagai Publik Edukasi akan dilakukan dan didokumentasikan dalam laporankegiatan.Diharapkan, setelah seluruh Uji Lapangan ini selesai, dapat dibuat sebuah PetunjukPelaksanaan dan Petunjuk Teknis (Juklak/Juknis) Komunikasi, yang nantinya dapatdikembangkan dalam kerangka yang lebih luas (untuk MCA-Indonesia).pelaksanaanPublik Edukasi secara lebih kecil scope-nya, yaitu di Kab./Kota./Propinsi yangmenjadi calon lokasi ULP Percontohan disarankan dilakukan dalam rangka men-sustain-kanisu Reformasi Pengadaan di daerah. Jenis kegiatan yang diselenggarakan merupakan unikthreatment dengan mempertimbangkan masukan dari stakeholdersdaerah.F.3.2. Rekomendasi Waktu KegiatanUji lapangan diharapkan dilakukan sebelum Akhir Januari 2013. Untuk Februari - Juli 2013,diharapkan sudah diperoleh ULP Percontohan yang siap untuk MOU.v.3.8November19, 2012