Veja como administrar melhor seu tempo e tornar seu dia mais produtivo. Dicas simples para você aplicar no seu dia a dia.

1. EU
PRODUTIVIDADE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

2. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.“
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Atividade não é produtividade
Planejar sem exagerar
Não ficar esperando as urgências
Evitar as distrações no meio do caminho
Negociar o que precisa ser entregue primeiro
Aprender a dizer não

3. PLANEJAMENTO
 Planejar sem limitar a liberdade de agir
 Não perca o longo prazo de vista
 Entenda a importância do que está fazendo
Tarefas
Diárias
1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!
Metas
Intermediárias
Metas Longo Prazo
Visão
Metas: precisam ser EMAC
Específica
Mensurável
Atingível
Compatível
Fotografia do futuro. Determine antes de tudo.
Identifique o teu papel.

4. O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO

5. META EMAC (exemplo)
 Visão: ser saudável!
 Meta de longo prazo: emagrecer
 Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exercício pelo
menos 3 vezes por semana e com bons índices de glicemia e colesterol.
 Meta intermediária: em até 1 mês vou visitar um médico para determinar minha
condição atual.

6. TAREFAS DIÁRIAS
 Revisões mensais: revise a sua visão e suas metas de longo prazo e intermediárias.
 Revisões semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabeleça e
negocie os prazos.
 Revisões diárias: determine as tarefas e ordene as prioridades.
A
IMPRESCINDÍVEL
B
NECESSÁRIO
C
OPCIONAL
 Planeje em apenas 10 minutos. Defina se será no final do dia
anterior ou no começo do dia seguinte.
 Conheça o tempo que cada tarefa gasta e faça uma lista de
atividades.
 Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotações em
papéis avulsos.
 Dê valor para cada atividade e ordene.

7. URGENTE X IMPORTANTE
 Urgente é diferente de Importante
 Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz:
Urgente
Não Urgente
Importante
1
2
Não
Importante
3
4
 A produtividade está nos quadrantes 1 e 2
 O quadrante 3 é o “apagar incêndio”
 O quadrante 4 é a perda de tempo

8. MULTITAREFAS
 Como ser multitarefas sem perder o foco?
 Ser multitarefas não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir
administrar vários projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!)
 Mantenha aberta apenas as janelas que você precisa para a tarefa desse momento
 Determine o tempo que vai levar e resista a tentação de espiar os e-mails, o Facebook, o
WhatsApp, etc. Termine aquilo que começou!
 Coloque uma música e use o fone de ouvidos, assim você não se distrai com os barulhos e
reduz a chance de ser interrompido
 Cuidado: a tendência é de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas
isso pode gerar uma sensação de falta de tempo para fazer tudo
 Se você não consegue curtir o que está fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades
específicas. Não fique constrangido de pedir ajuda!

9. NEGOCIAR OS PRAZOS
 Não tenha medo de dizer não, você será cobrado por não ter dito
 Negocie com segurança, diplomacia e baseado em dados (menos emoção e mais informação)
 Tome a iniciativa, faça um cronograma e leve em conta todos os recursos à sua disposição
 Não perca o prazo que você negociou

10. ORGANIZAÇÃO
 Um espaço desorganizado pode atrapalhar a produtividade
 Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papéis
 O mesmo vale para organização digital
 Criação de pastas
 Nomeação de arquivos
 Compartilhamento das versões mais recentes
 Organização do desktop
 Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ação tua
 Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive.

11. POR FIM...
 Não esqueça de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc)
 Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem é um excelente aprendizado
 Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra você, se arrume como se fosse para o
escritório, encontre um espaço confortável (mas não muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocês está
trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabeça, resista às tentações e mantenha a disciplina!
 Cuidado com as reuniões! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado
esperado e evite reuniões surpresas.
 E-mails: seja o mais direto possível (ninguém lê e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em
tópicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ação específica e as datachave, escolha bem os destinatários, evite o “Responder para todos”, desligue os alertas de recebimento e crie
horários para se dedicar a isso.

12. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato conosco através do seguinte e-mail:
luana@mateada.com.br
ou se preferir o telefone, utilize algum dos números abaixo.
(51) 3516.8137
(11) 3522.9568
OBRIGADA!