La Facturación Electrónica - Plan Avanza
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Asimelec impulsa la adopción de la ...

Asimelec impulsa la adopción de la
factura electrónica de varias formas.
Una de ellas es a través del Grupo de
Trabajo de Factura Electrónica y
Digitalización Certificada que
promueve la adopción de mejores
prácticas y de normas técnicas
nacionales e internacionales.
Forman parte de este grupo de trabajo
varias empresas e instituciones cuya
lista puede consultarse en
http://www.efactura.org.es

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La Facturación Electrónica - Plan Avanza La Facturación Electrónica - Plan Avanza Document Transcript

  • Edición Revisada
  • La factura electrónica
  • Manuales Plan AvanzaLa factura electrónica
  • www.planavanza.es Asimelec impulsa la adopción de la factura electrónica de varias formas.www.mityc.es Una de ellas es a través del Grupo de Trabajo de Factura Electrónica ywww.red.es Digitalización Certificada que promueve la adopción de mejoreswww.asimelec.es prácticas y de normas técnicas nacionales e internacionales. Forman parte de este grupo de trabajoEDITAN: varias empresas e instituciones cuya©Red.es lista puede consultarse enEdificio Bronce http://www.efactura.org.esPlaza Manuel Gómez Moreno, s/n. Por otro lado, Asimelec colabora con28020 Madrid Fenitel en el despliegue de un proyecto de factura electrónica que© ASIMELEC incluye varias actuaciones y que haOrense nº 62, 28020, Madrid. merecido en apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y del Fondo Europeo de Desarrollo Regional,ISBN: 84-611-4740-5 a través del Plan Avanza. Del proyecto,Depósito Legal: M-52600-2006 identificado con el código PAV-Director de la Colección: Juan Manuel Zafra 080200-2007-62, puede obtenerseTextos: Fernando Pino y Julián Inza más información en http://efactura.asimelec.esCoordinación: Sergio Pérez y Martín PérezImagen y Diseño:Virginia Zabala y Óscar GuevaraMaquetación y Producción: Scan96, s.l.Imágenes: age FOTOSTOCKReservados todos los derechos. Sepermite su copia y distribución porcualquier medio siempre que semantenga el reconocimiento de susautores, no se haga uso comercial de lasobras y no se realice ningunamodificación de las mismas.
  • La entidad pública red.es, adscrita al Ministerio de Industria, Turismo yComercio a través de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones ypara la Sociedad de la Información, tiene entre sus funciones participaren la ejecución del Plan Avanza para el desarrollo de la Sociedad de laInformación y de Convergencia con Europa y entre ComunidadesAutónomas.El Plan Avanza se orienta a conseguir la adecuada utilización deInternet y las tecnologías de la información y las comunicaciones ycontribuir al éxito de un modelo de crecimiento económico basado en elincremento de la competitividad y la productividad, la promoción de laigualdad social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vidade los ciudadanos.El Plan Avanza es uno de los ejes de Ingenio 2010, estrategia delGobierno para acelerar la convergencia tecnológica con Europa, enlínea con la Estrategia de Lisboa.Red.es pone en marcha esta colección de manuales para divulgaraspectos que se consideran clave en la Sociedad de la Información.El manual “La factura electrónica” se integra en una de las áreas deactuación del Plan Avanza, “Economía Digital”. Esta área tiene porobjeto impulsar el desarrollo del sector tecnológico y la adopción de latecnología por parte de las PYMEs.
  • Índice01.El ABC de la factura electrónica 13 1.1. Qué es una factura 13 1.2. Qué es la factura electrónica 16 1.3. La factura electrónica dentro del proceso contable global 18 1.4. Cómo funciona la factura electrónica 19 1.5. Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica 20 1.6. Algunos datos 22 1.6. Cómo influye en mi trabajo la factura electrónica 24 1.7. Cuánto cuesta la factura electrónica 2502.Trabajar con la factura electrónica de manera fácil 27 2.1. Qué necesito para implantar la factura electrónica. Requerimientos 27 - Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas 30 - Requerimientos en la recepción de facturas electrónicas 32 2.2. Cómo se pueden hacer facturas electrónicas “sin certificado”. Plataformas de terceros. 34 2.3. Ejemplos de factura electrónica 39 - Factura XML 39 - Firma genérica de ficheros/facturas 41 - Firma en plataformas de terceros 4403.Proyectos avanzados de factura electrónica 47 3.1. Identificación de proyectos avanzados 47 3.2. Proyectos orientados a la emisión de facturas 50 3.3 Proyectos orientados a la recepción de facturas 51 3.4. Preparación del proyecto 54 3.5. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas 55
  • 04.Interacción con la factura papel 59 4.1. Cómo se conservan electrónicamente facturas recibidas en papel 59 4.2. Cómo se conservan en papel las facturas recibidas electrónicamente 6205.Formatos de factura y firma 65 5.1. Formatos de factura electrónica 65 5.2. Formatos de firma 70 - Formatos de firma especiales: firma fechada y validada 70 - Firmas XML 71 - Firmas PKCS#7/CMS 73 - EDI 74 - Firma en documento pdf 76Anexo I. Introducción a la firma electrónica y certificación electrónica 79 La Firma Manuscrita 79 Criptografía 80 Cifrado Simétrico 80 Cifrado Asimétrico 81 Entidad de Certificación 84 Entidad de Registro 86 El esquema completo 86 - Realización de la firma 86 - Comprobación de la firma 86 Funciones de Seguridad 87 Custodia de claves y dispositivos seguros de creación de firma 88Anexo II. Marco jurídico de la firma y de la factura electrónica 91 Validez legal de la factura electrónica 91 Aspectos legales de la firma electrónica 96
  • El ABC de la factura electrónica1.1.Qué es una En la factura se encuentran losfactura datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y serviciosUna factura es un documento suministrados, los preciosque refleja la entrega de un unitarios, los precios totales, losproducto o la provisión de descuentos y los impuestos.servicios, junto a la fecha dedevengo, además de indicar la Se la considera como elcantidad a pagar como justificante fiscal de la entrega decontraprestación. un producto o de la provisión de
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets. En Europa, la normativa de facturación se regula por la Directiva 77/388/CEE que define, además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido) cuya traducción al inglés VAT (Value Added Tax) es también de uso amplio. Esta Directiva se ha ido modificando a lo largo de los años y su texto refundido se recoge en la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido. ¬ Proceso genérico de facturación tradicional en papel La factura se imprime a partir de ficheros informáticos, se dobla, se ensobra y se franquea. Se envía por correo postal o mensajería y se recibe por el destinatario que realiza los procesos de conciliación, contabilización y pago. Se archiva y queda a disposición de auditorías o inspecciones fiscales que se basan en el valor documental del soporte en papel. 14
  • El ABC de la factura electrónicaLa factura correctamentecumplimentada es elúnico justificante fiscal,que da al receptor elderecho de deducción delimpuesto (IVA)La Identificación tributaria en la Unión datos que el original. Debe llevar laEuropea uniformiza la forma de codificar indicación de copia para permitira las empresas para facilitar el control distinguirla del original.tributario. • Duplicado: documenta la operación para el receptor, enLas facturas pueden ser: caso de pérdida del original. La • Ordinarias: documentan la expide el mismo emisor que operación de suministro. expidió el original y tiene los • Rectificativas: documentan mismos datos que el original. Debe correcciones de una o más llevar la indicación de duplicado facturas anteriores, o bien para permitir distinguirla del devoluciones de productos, original, especialmente para el envases y embalajes o comisiones caso de que reaparezca el original. por volumen. • Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un Es interesante mencionar que las período. tradicionales “Notas de Abono” no se contemplan en la normativa, aunque suAdemás existen las siguientes variantes: función se puede cubrir con las • Pro-forma: documenta una oferta, “Facturas Rectificativas”. Cabe con indicación de la forma exacta identificar ambos documentos siempre que tendrá la factura tras el que se incluya la mención obligatoria suministro. No tienen valor “Factura rectificativa” y opcionalmente, contable ni como justificante. a título informativo, la de “Nota de • Copia: documenta la operación Abono” y se consignen los signos de las para el emisor, con los mismos cantidades de forma correcta. 15
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica1.2.Qué es la factura tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta máselectrónica complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervenciónLa facturación electrónica consiste en la manual.transmisión de las facturas odocumentos análogos entre emisor y Este proceso está cambiando gracias areceptor por medios electrónicos la facturación electrónica, que está(ficheros informáticos) y telemáticos (de regulada en el Reglamento deun ordenador a otro), firmados Facturación publicado en Real Decretodigitalmente con certificados 1496/2003 y modificado por el Realcualificados, con la misma validez legal Decreto 87/2005. Este reglamentoque las facturas emitidas en papel. constituye la transposición de laEl proceso de facturación es un proceso Directiva 2001/115.importante para cualquier empresa, unarelación basada en documentos en La regulación de la factura electrónicaformato papel que para ser generados y se completa con la publicación de laprocesados precisan del empleo de Orden EHA/962/2007, de 10 de abril,grandes cantidades de recursos y para por la que se desarrollan determinadaslos que las empresas se ven obligadas a disposiciones sobre facturaciónrealizar muchas tareas de forma telemática y conservación electrónicamanual. Un buen proceso administrativo de facturas, contenidas en el Realde estos documentos tiene como Decreto 1496/2003, de 28 deconsecuencia no sólo un buen control noviembre, por el que se aprueba elde compras y ventas, sino el reglamento por el que se regulan lascumplimiento de las obligaciones obligaciones de facturación Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura. Aclarado esto, podemos definir la Factura Electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, 16
  • El ABC de la factura electrónica que reemplaza al documento físico en cualquier factura y que se cumplan papel, pero que conserva su mismo ciertos requisitos para la incorporación valor legal con unas condiciones de de la firma electrónica reconocida seguridad no observadas en la factura (qualified electronic signature en en papel. inglés).. El nuevo marco legal y tecnológico Llamaremos Factura ofrece la oportunidad a las empresas de Electrónica al documento disponer de una nueva vía para tributario generado por gestionar las facturas: medios informáticos en formato electrónico, que • Conservar los datos de las reemplaza al documento facturas. No es necesario físico en papel, pero queClaves de la eFactura conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o conserva su mismo valor Base de datos que permite generarlas legal con unas • Asegurar legibilidad en condiciones de seguridad formato original no observadas en la • Garantizar acceso completo factura en papel. a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o En rigor, el reglamento establece que descarga en línea e impresión existen dos formas concretas de • En caso de emisión de factura intercambiar documentos electrónicos a electrónica: firmar las que se les presume un nivel de electrónicamente la factura fiabilidad alto, sin descartar que puedan o delegar esta acción en un existir otras. Estas dos formas tercero o en el Receptor garantizan la autenticidad e integridad que son los verdaderos requisitos que se exigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firma Las facturas electrónicas se pueden electrónica y por otro el uso de sistemas emitir en diferentes formatos EDI en los que las entidades por cuya (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, intermediación se intercambian los jpeg o txt, entre otros) siempre que se mensajes aportan esas cualidades a los respete el contenido legal exigible a documentos intercambiados. 17
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica1.3.La factura Tenemos que considerar la factura como la punta del Iceberg queelectrónica dentro del representa el proceso de gestión deproceso contable global compras y ventas de la empresa, en el que con frecuencia nos encontramos laLa factura electrónica no debe factura como uno de los últimosentenderse como un proceso aislado, resultados tras el tránsito habitual desino como un elemento integrado presupuesto, solicitudes de compra,dentro del conjunto de gestión aprobaciones, albaranes, apuntesfinanciera y del flujo de compras y contables o procesos de gestión deventas de una entidad. almacén. Tenemos que considerar la factura como la punta del Iceberg del proceso de gestión. Una buena gestión electrónica en todos los pasos y documentos previos facilitará en gran medida la implantación de la factura electrónica y multiplicará exponencialmente los beneficios de la misma. Por otro lado, acometer el proyecto de incorporar la Factura Electrónica a la gestión de una empresa, habitualmente implicará revisar el proceso de emisión y recepción de facturas y afectará a más áreas de gestión de las que puede parecer obvio. ¬ Workflow documental asociado a compras 18
  • El ABC de la factura electrónica1.4.Cómo funciona la y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesariofactura electrónica conservar los documentosA grandes rasgos, el proceso de electrónicos firmados.facturación electrónica lo forman dos 2.El receptor, recibe la factura enprocesos básicos y diferenciados en los formato digital y la conserva ensistemas de gestión de facturas, y que soporte informático, en el formatocorresponden a cada interlocutor: en el que lo recibió, para suemisión y recepción de facturas. futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura 1.En la emisión, el emisor, con la un documento firmado conformidad del receptor, electrónicamente, debe guardar la transmite a éste por medios información relativa a la telemáticos la Factura Electrónica comprobación de la validez de la (que incluye una firma electrónica) firma electrónica.¬ Proceso simplificado de facturación electrónicaLa factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de formaelectrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática.Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores. 19
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaDe esta forma ya no se exige imprimir la 1.5.Ventajas, beneficiosfactura para que ésta sea válida legal yfiscalmente y, todo el tratamiento y ahorros de la factura(emisión, distribución y conservación) electrónicapuede realizarse directamente sobre elfichero electrónico generado por el La factura electrónica genera grandesemisor. beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor comoYa no se exige imprimir del receptor. Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, quela factura para que ésta van desde los puramente económicossea válida legal y hasta los ecológicos.fiscalmente y, todo el Dentro de las ventajas comúnmentetratamiento (emisión, aceptadas, se presentan las siguientes:distribución y • Ahorro de costes: tanto del ladoconservación) puede del emisor como del receptor. Derivado de la supresión del papel,realizarse directamente el abaratamiento de los medios desobre el fichero comunicación electrónicos (enelectrónico generado por contraposición a los medios tradicionales de envío postal),el emisor eliminación de los gastos de franqueo, gastos derivados de laNo obstante lo anterior, el proceso de introducción manual de datos, etc.formación de facturas electrónicas, así • Mejora de la eficiencia: lacomo su transmisión y comunicación liberación de tareasincluyen subprocesos especiales administrativas, permite destinarrequeridos normativamente y que serán los recursos humanos a aspectosdetallados más adelante, si bien productivos en las compañías.podemos adelantar que estas • Integración con ERPs: desde elcaracterísticas especiales vendrán punto de vista del emisor continúamarcadas por la firma electrónica el proceso que ya se estáempleada y que, en el caso de la realizando electrónicamente. Unemisión, exigirá el uso de un certificado simple clic desde el ERP y laadmitido para la firma de facturas y en factura es emitida y enviada.el caso de la recepción, la verificación Desde el lado del receptor losde la validez de dicho certificado. datos se pueden introducir 20
  • El ABC de la factura electrónica Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos la inmediatez del envío y • Ahorro de costes recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámiteVentajas de la eFactura • Mejora de la eficiencia • Integración con ERPs propios en un elemento que deja de tener • Optimización de la tesorería sentido. Además, permite • Obtención de información en solucionar las discrepancias en tiempo real muy poco tiempo. • Reducción de tiempos de gestión • Agilidad en la toma de decisiones: • Agilidad en la toma de decisiones la inmediatez de las • Administración y contabilidad comunicaciones permite adoptar automatizadas decisiones, como la necesidad de • Disminución de costes de los financiación, en un espacio más documentos papel corto de tiempo. • Control de acciones erróneas • Administración y contabilidad • Uso eficaz de recursos financieros automatizadas: la integración en los • Flujos transaccionales agilizados sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran automáticamente en sus mucha menos participación humana. aplicaciones. • Control de acciones erróneas: a • Optimización de la tesorería: la través de sistemas de alertas que automatización permite cuadrar detectan discrepancias entre los apuntes contables y comparar operaciones de contabilidad y documentos (albarán / factura), facturación o en la aplicación de minimizando a la vez el margen de tipos erróneos. error humano. • Uso eficaz de recursos • Obtención de información en financieros: la adopción de la tiempo real: permite verificar el factura electrónica favorece el estado en el que se encuentra una acceso a medios de financiación factura y toda su información como el factoring o el confirming. asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de Se consigue, en definitiva, una mayor mercancías, albaranes, ...) de calidad de servicio que repercute a su forma exacta y actual. vez en una mayor competitividad de la • Reducción de tiempos de gestión: empresa. 21
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica1.6.Algunos datosSegún el estudio realizado enjulio y agosto de 2005 por laconsultoraPricewaterhouseCoopers entreempresas de la Unión Europea,se concluye que el incrementode la eficiencia es el principalbeneficio que encuentran lasempresas en la facturaelectrónica, seguido de cercapor la reducción de costes.En ese mismo estudio se refleja ¬ Beneficios de la factura electrónicala satisfacción de las empresas Fuente: Informe “e-Invoicing and e-Archivingentrevistadas respecto al taking the next step” ”PricewaterhouseCoopers”.proceso de implantación de la facturaelectrónica. ¬ Satisfacción del proceso de implantación Fuente: Informe “e-Invoicing and e-Archiving taking the next step” PricewaterhouseCoopers. 22
  • El ABC de la factura electrónicaRespecto al ahorro de costes, laAsociación Española deCodificación Comercial (AECOC),entidad que entre otrasactividades coordina laestandarización del código debarras y del EDI en el sector dela distribución comercial y granconsumo, cifra enaproximadamente 0,70 deahorro por factura para elemisor y hasta 2,78 porfactura para el receptor en elempleo de tecnología EDI yreporta una interesanteevolución del empleo de lafactura electrónica en el sectorde la distribución hasta situarse ¬ Beneficios de la facturaciónen 2.400.000 facturas electrónica.mensuales enviadas mediante sistemas Fuente: AECOC 2006EDI. En las empresas que no sean de este sector, en el que se ha ido incrementando la eficiencia en la gestión de pedidos a lo largo de los años, cabe esperar ahorros mayores. Por otro lado será difícil erradicar completamente la facturación soportada en papel, ya que la adopción de las técnicas de facturación electrónica será gradual. Según los datos de AECOC, en su ¬ Facturas sector ya se ha logrado eliminar electrónicas sector la factura en papel, entre las de la distribución entidades que usan EDI. Fuente: AECOC 2006 23
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica1.7.Cómo influye en mi facturas no se verá excesivamente alterada, ya que lo único que cambia entrabajo la factura este caso (sin tener en cuenta ahorro deelectrónica costes de ensobrado y franqueo y el aumento en la seguridad de la entrega)El objetivo primero de la facturación es el canal de transmisión de la factura,electrónica es la simplificación de que por si mismo ya representa unaprocesos, por lo que la actividad ventaja significativa dada su inmediatez.cotidiana de facturación se verámejorada, si bien dependerá siempre del En función de la sofisticación delgrado de sofisticación de la solución proyecto a afrontar, la simplificación deadoptada. la operativa de facturación va en aumento, hasta lograr la consecución deEn el caso más simple de uso de factura la plena integración con el resto deelectrónica: envío por email de un entornos informáticos contables y dedocumento factura firmado gestión de compras y ventas, así comoelectrónicamente, la actividad tanto del un alto nivel de automatización en laemisor como del receptor de las conciliación. El objetivo primero de la facturación electrónica es la simplificación de procesos, por lo que la actividad cotidiana de facturación se verá mejorada 24
  • El ABC de la factura electrónica1.8.Cuánto cuesta la desarrollos específicos e integración requerirá un mayor plazo de retorno defactura electrónica la inversión, que será recuperada a medio/largo plazo.Es difícil contabilizar el precio de laimplantación de una solución de Como orientación, algunos sistemas defacturación electrónica en sentido implantación sencilla, como aplicacionesamplio, si bien podemos presumir que a tipo web para emitir facturas puedenmayor grado de complejidad de la costar unos 30 euros al mes. En otrasplataforma y mayor automatización ocasiones, los prestadores de estascrecerá inevitablemente el coste de soluciones pueden definir modelos depuesta en marcha, a la vez que se precio basados en el número de facturaslograrán mayores ahorros por cada emitidas con valores entre 10 y 20factura emitida o recibida. céntimos de euro por factura.A mayor grado de complejidad de la plataforma ymayor automatización crecerá inevitablemente elcoste de puesta en marcha a la vez que se lograranmayores ahorros por factura emitida/recibidaSegún lo anterior, el coste de adopción En un entorno sencillo en el que elde la factura electrónica puede emisor de la factura adquiera unconsiderarse virtualmente nulo si certificado electrónico en un Prestadorempleamos elementos ya existentes en de Servicios de Certificación para firmarla empresa (herramientas ofimáticas que las facturas, el coste de tal certificadopermitan la firma electrónica, puede estar entre 30 y 400 euros alcertificados digitales empleados en otros año.procesos de la empresa y el correoelectrónico), si bien, como es lógico, los No suele indicarse, pero uno de losbeneficios de su uso, aún existiendo, costes del proyecto es precisamente elserán menores. de adaptación a la nueva forma de hacer las cosas, y la necesidad de mantener elPor su parte, la creación de un entorno sistema anterior de papel y el nuevoespecífico de facturación electrónica con electrónico, durante un tiempo. 25
  • Trabajar con la facturaelectrónica de manera fácil2.1.Qué necesitopara implantar la según el punto de vista del emisorfactura electrónica. o del receptor.Requerimientos. Es importante analizar si laTal y como se ha comentado, los empresa va a iniciar larequerimientos dependerán en implantación desde el punto degran medida del alcance del vista de emisor, desde el puntoproyecto, si bien nos de vista de receptor de facturasencontraremos elementos básicos o desde una posición mixta.
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaTambién hay que conocer los volúmenes requisito básico del emisor es firmarde facturación y su distribución por electrónicamente la factura (requisitointerlocutores, para comenzar por la que puede ser cumplido por un servicioimplantación con aquellas empresas con externo) y el del receptor es verificar lalas que se consiga más ahorro o sea factura y conservarla en su formatomás sencilla la adopción. Aquí es de original (lo que también se puedeaplicación el principio de Pareto que realizar por un servicio externo).establece que un número significativose facturas se gestionan con un número En una de las variantes más sencillas, elreducido de interlocutores. emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con losSimplificando, puede afirmarse que el datos de la factura, para lo que sólo es ¬ Ejemplo de firma de factura en MS Excel Excel dispone en sus últimas versiones de una opción para firmar electrónicamente documentos 28
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácilnecesario una clave con su certificado ser una forma sencilla de tomarelectrónico reconocido (qualified contacto con las tecnologías de firma ycertificate en inglés) expedido por un facturación electrónica.prestador de servicios de certificaciónque cumpla lo establecido por la Existen mecanismos intermedios, comoDirectiva de Firma Electrónica (la Ley las plataformas de facturación de59/2003, en el caso de los prestadores terceros o la automatización deespañoles). procesos clave (como la firma por lotes de facturas “firma batch”), donde seOtros ejemplos de factura electrónica puede llegar a un grado de eficienciasimplificada serían la firma electrónica bastante alto.¬ Esquema deaplicaciónintermedia para lafirma de facturasya formadasTras la generación de lafactura en un formatoadecuado, el servidor defirmas procesaautomáticamente un lotede documentos sinulterior intervenciónmanualde documentos derivados de las Cuando hablamos de desarrollos aherramientas ofimáticas (word, excel, medida o de integraciones complejas deacrobat, ...) o productos dedicados a la productos estaremos ante lo quefirma electrónica de documentos, si denominaremos proyectos avanzadosbien, al igual que en el caso anterior, de facturación electrónica.estas modalidades de facturaelectrónica no son ni las más habitualesni las más beneficiosas, aunque pueden 29
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaSon proyectos en los que se busca la Requerimientos en la emisiónintegración con soluciones ya de facturas electrónicasdesplegadas de ERP (EnterpriseResource Planning) o BPM (Business A pesar de que la implantación de laProcess Management), SCM (Supply factura electrónica implicaChain Management) o CRM (Customer necesariamente a ambas partes, alRelationhip Management). emisor y al receptor, la gran mayoría de los proyectos que se inician enSi decide empezar a emitir facturas España están siendo orientados a lafirmadas electrónicamente de manera posición de emisión de facturas.sencilla para luego ir ampliando elalcance del proyecto, necesitará un Los proyectos de emisión de facturasprograma de firma electrónica y un suelen ser más sencillos de abordar, sicertificado expedido por un Prestador bien tienen menos repercusión en elde Servicios de Certificación. objetivo de la agilización de procesos de una entidad.Por ejemplo, puede obtener el programaProfirma en el web del Grupo de Para el emisor se exigeTrabajo de Factura Electrónica yDigitalización Certificada de ASIMELEC • Tener el consentimiento previo delhttp://www.efactura.org.es receptor. • Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de lasEs importante analizar si facturas, mediante el uso de lala empresa va a iniciar la Firma electrónica reconocida (qualified electronic signature enimplantación desde el inglés).punto de vista de emisor • Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si seo desde el punto de vista puede reconstruir una factura ade receptor de facturas partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).El certificado puede obtenerlo de • Las facturas almacenadas debendiferentes prestadores de servicios de contener determinados elementoscertificación. que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos). 30
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácilLa gran mayoría de los proyectos que se inician enEspaña están siendo orientados a la posición deemisión de facturas¬ Flujo base de emisión de facturasEn la emisión, el proceso de gestión de facturas culmina en su impresión, o en la generación de los formatos deintercambio acordados para los destinatarios que las prefieren electrónicas. Según el formato de la factura, asíserá el formato de la firma electrónica. Tras el envío la factura está en un formato que facilita la gestión deservicios de factoring con las entidades financieras. 31
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaRequerimientos en la recepción número indeterminado de formatosde facturas electrónicas electrónicos y de prestadores que emiten certificados que se usan en lasEn los proyectos dirigidos a la firmas electrónicas de las facturas, juntooptimización del proceso de recepción de con la recepción de facturas en papel.facturas mediante la utilización de lafactura electrónica, se busca Para disminuir la complejidad delhabitualmente la integración con los proceso, se puede optar por laERPs o gestores de facturación internos. modalidad de auto-facturación, en la queLa complejidad de este tipo de proyecto el propio receptor controla el formato deradica en la necesidad de tratar con un recepción y garantiza la conciliación¬ Flujo base de recepción de facturasEn la recepción, los dos elementos principales son el almacenamiento de la factura electrónica en su formatooriginal y la verificación de su vigencia. Además será necesario adaptar el formato al que internamente manejala aplicación de conciliación, para su contabilización y pago. Esta gestión puede acabar facilitando los serviciosde confirming de entidades financieras. 32
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácilcontable. En este caso debe existir unacuerdo entre el emisor y el receptorpara dar por bueno este procedimiento.También este enfoque será preferible enentornos de facturación internacional enel que el emisor de la factura tengadificultades para cumplir la normativaespañola.Otra posibilidad a considerar por lasempresas receptoras es el uso deplataformas externas, que, bajo lamodalidad de facturación por terceros,facilitarán todo el proceso detransformación de las facturas e inclusola digitalización certificada de losdocumentos recibidos en papel.Para el receptor se exige • Disponer del software necesario para la validación de la firma La complejidad de este electrónica (esto es más complejo tipo de proyecto radica de lo que parece). en la necesidad de tratar • Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en con un número su formato original. indeterminado de • Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten formatos electrónicos y su búsqueda, visualización e de prestadores que impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos). emiten certificados que se usan en las firmas electrónicas de las facturas, junto con la recepción de facturas en papel 33
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica2.2.Cómo se pueden Para que la delegación de la facturación sea válida, deberán cumplirse loshacer facturas siguientes requisitos:electrónicas “sin • Acuerdo previo documentado porcertificado”. escrito entre el obligado tributarioPlataformas de emisor y la entidad queterceros efectivamente gestione la expedición de la factura, ya sea un tercero o el obligado tributarioLa posibilidad de delegar la ejecución receptor (autofactura).material de la facturación, bien en los En el citado acuerdo constará dedestinatarios de las operaciones manera expresa la autorización del(autofactura), bien en terceros obligado tributario emisor y lasmediante la contratación de sus operaciones comprendidas en elservicios (facturación por terceros o acuerdo.“subfacturación”) se reconoce • El empresario o profesional queexpresamente en la normativa actual1. delega la emisión de facturas en el destinatario de las mismas deberáIndependientemente del modelo aceptar o rechazar la emisión deadoptado, el responsable del cada factura concreta, para lo quecumplimiento de las obligaciones dispondrá de quince (15) díasestablecidas por la ley en relación a la desde la recepción de la copia ofacturación, es el empresario, su acceso telemático a ella. Elprofesional o sujeto pasivo obligado a rechazo deberá ser expreso. Si sela expedición de la factura. Lo que produce este rechazo, la facturasignifica que, el hecho de delegar la se anula, o se tiene por nofacturación en terceros no exime de emitida. Por ello, es recomendableresponsabilidad, por lo que los no asignar número a la facturaobligados tributarios deberán ser hasta que se tenga la aceptación ocuidadosos en la elección de su hayan transcurrido quince (15)proveedor. días. Para medir este tiempo,La credibilidad del prestador de pueden utilizarse mecanismos deservicios es muy importante. (Ver acuse de recibo, tales como porartículos 5 y 19.3 del Real Decreto ejemplo la descarga de un fichero1496/2003). (un gráfico cualquiera o una1 Art. 5 RD 1496/2003 34
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácil versión reducida de la factura) en Cuando se usan servicios externos de el e-mail enviado para notificar al facturación o se delega la gestión de vendedor sobre la disponibilidad facturas en algunos receptores, se debe de una factura para su aprobación. asignar una serie específica por cada • Estas facturas serán expedidas en entidad que gestiona facturas por nombre y por cuenta del cuenta del obligado emisor. empresario o profesional que haya suministrado los conceptos que en ellas se documentan.¬ Esquema del procesode digitalizacióncertificadaTras la digitalización hay quefirmar la factura. Un procesocomplementario es la aplicaciónde sistemas OCR (reconocimientode caracteres óptico) que permiteextraer las palabras deldocumento con lo que se facilitala búsqueda posterior. En esteejemplo, se utiliza una modalidadde firma denominada “firmacompleta” que incluyeinformación del momento de laverificación de validez delcertificado y de la respuesta delPSC al consultar sobre dichavigencia. 35
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaLo expuesto es aplicable a los países de las facturas, etc.) y considerar que nomiembros de la Unión Europea. Para es un servicio que se presta al receptorotros Estados, es necesaria la sino al emisor (la posibilidad deautorización de la Agencia Estatal de digitalizar facturas para el receptor,Administración Tributaria (AEAT). aunque aparentemente prevista en el artículo 20 del Real Decreto 1496/2003,Una interesante posibilidad que aparece queda limitada por el artículo 21 alcon la Orden EHA 962/2007 es imponer a la conservación electrónicala de “transformar” facturas en papel en del documento su legibilidad en elfacturas electrónicas por parte del formato original, lo que, según criteriotercero que gestiona la expedición de la Agencia Estatal de Administraciónelectrónica. Tributaria, sólo tiene cabida en el ámbito de los documentos originalmenteUna posibilidad existente ha sido que el remitidos en forma electrónica).obligado tributario emisor reconozca enel contrato que firme con la entidad con Este criterio cambia al aplicar lasla que gestiona la expedición de facturas previsiones de la Orden EHAque los documentos que envíe en 962/2007 que contempla lasoporte de papel, aun cumpliendo todos Digitalización Certificada llevada alos requisitos para ser considerados cabo al firmar electrónicamente lasfacturas, tienen la consideración de facturas digitalizadas o “escaneadas”copia o matriz. Adicionalmente, el por el propio receptor, y sin necesidadcontrato comisionará al tercero para de acuerdo previo con el emisor.que transforme estos documentos enfacturas electrónicas antes de remitirlas En este caso, es necesario cumplira sus destinatarios. ciertos requisitos en los procesos de digitalización, que puedan ser auditados,De esta forma, dado que el emisor no y que permitan confiar en que eltiene obligación de conservar el original proceso se llevará a cabo respetandode la factura, puede establecerse un rigurosamente el contenido de losservicio más amplio por parte del documentos en papel originales.tercero “digitalizando” las facturascuando sea un requisito impuesto por el Además los sistemas técnicos utilizadosreceptor de facturas y el emisor carezca deberán facilitar la firma electrónica ende medios para satisfacerlo. la fase más temprana de la digitalización que sea posible, lo que se deberáEn la puesta en marcha de este servicio acreditar igualmente con un proceso dedeben tenerse en cuenta algunas auditoría, que podrá ser obtenido por elexigencias (como por ejemplo las que se fabricante.refieren a las fechas, al número y serie 36
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácil¬ Propuesta de modelo normalizado. Nivel AEl modelo A es el más sencillo, pero cubre las necesidades de muchas PYMES. Está ajustadoa los requerimientos del RD 1496/2003 37
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaSi el proceso se sigue con todos los labor de escaneado de los documentos.requisitos, es posible destruir las Actualmente, el Grupo de Facturaciónfacturas en papel, una vez concluido el Electrónica de Asimelec está trabajandoproceso de su digitalización certificada. en el desarrollo de un modelo normalizado.En estos procesos de digitalización, esdeseable aplicar un sistema OCR El modelo tiene 4 niveles: el nivel A, del(Optical Character Recognition) que que ya existe una propuesta espermita obtener no sólo la imagen de la adecuado para la mayor parte de lasfactura, sino su contenido en forma de PYMES, el nivel B, de complejidad mediaarchivo estructurado, del que puedan aun no está definido, y el nivel Cextraerse conceptos como el CIF, la coincide con el modelo de UNeDocs dedenominación social, el importe de la las Naciones Unidas, definido parafactura y el importe del IVA. De esta entornos de importación y exportación,manera la simplificación de procesos en con necesidades complejas. Un nivelel receptor es más completa. adicional el D, permite un formato libre pero añade páginas codificadas en PDF-Sin embargo, la enorme variedad de 417 con el contenido detallado de laformatos de factura (cada empresa factura descrito en XMLdesarrolla el suyo) hace muy complejoun sistema de OCR universal y obligahabitualmente a adaptar plantillas dereconocimiento a las facturas de losemisores más relevantes.Por ello, pensando en facilitar ladigitalización de documentos esinteresante poder contar con un modelonormalizado de facturas, que faciliten laLa posibilidad de delegar la ejecución materialde la facturación, bien en los destinatariosde las operaciones (autofactura),bien en terceros mediante la contrataciónde sus servicios (facturación por terceros)se reconoce expresamente en la normativa actual 38
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácil2.3.Ejemplos de factura En las siguientes figuras se muestra un extracto de código XML de una facturaelectrónica tipo y su visualización “amigable”. Aunque se puede entender el contenidoFactura XML de una factura en XML, lo lógico es que la interprete un ordenador.La factura codificada en XML tiene laventaja de permitir fácilmente el La visualización se hace mediante unaintercambio entre ordenadores y de ser plantilla de transformación XSLTfácilmente adaptable a las plantillas (Extensible Stylesheet Languagedeseadas, mediante hojas de estilo. Transformations) y mediante una hoja¬ Extracto XMLNormalmente las etiquetas de los campos estarán en inglés, según el formato utilizado 39
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicade estilo CSS (Cascading Style Sheet), persona tiene que revisar facturas, yacomo la que difunde la AEAT en su que se puede dar un mismo aspecto apágina web. Al aplicarla, se le da un las facturas de todos los proveedores,aspecto concreto a la factura, pero facilitando la búsqueda visual depodría ser otro aplicando una hoja de información homogénea.estilo diferente. En ocasiones, estopuede ser interesante cuando una¬ Presentación de una factura XML en En la visualización pueden incluirse realcespantalla una vez aplicadas las hojas de gráficos.transformación y de estilo.Una factura XML se puede visualizar de formas diferentessegún la plantilla (hoja de estilo) aplicada. Por ejemplo, elreceptor puede aplicar su propia plantilla para facilitar larevisión de muchas facturas ya que los apartadosesenciales de las facturas se posicionarán en la mismazona de la imagen. 40
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácilFirma genérica de los certificados utilizados y elficheros/facturas documento firmado, que se puede extraer para visualizarlo con el programa adecuado.Existen aplicaciones dirigidas a firmarelectrónicamente cualquier documento Tras instalar Profirma en el ordenador,independientemente de su formato. Una se asocian al menú contextual (el quede estas aplicaciones, Profirma, está a aparece al pulsar el botón derecho deldisposición de los lectores de este ratón sobre un fichero) una serie dedocumento. opciones como “Firmar” o “Comprobar firma”.Profirma es una aplicación Windows quegenera ficheros en formato PKCS#7 En las próximas imágenes se recoge el(uno de los estándares más difundidos) proceso paso a paso que permite firmarcon la extensión “.fir”, en cuyo interior un documento, en este caso con una dese almacenan las firmas electrónicas, las claves del DNI electrónico. ¬ Paso 1 de 6. Selección de documento de la factura. En este caso es un documento Word, pero podría ser cualquier otro. 41
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica¬ Paso 2 de 6.Selección de opciónde firmaPulsando sobre eldocumento el botónderecho del ratón sedespliega un menú, unade cuyas opciones es“Firmar”¬ Paso 3 de 6. Selecciónde certificado parafirmarAl pulsar “Firmar” aparece unaventana con los certificadosexistentes en el ordenador. Siusted no tiene certificados, noaparecerá ninguno. Puedeacudir a un Prestador deServicios de Certificación asolicitar un certificado o utilizarel DNI electrónico, si lo tiene. Eneste último caso necesitará unlector de tarjeta chip y losdrivers adecuados.¬ Paso 4 de 6. PIN deacceso a la claveSi usa el DNI electrónico seapaciente ya que por eltamaño de las claves elproceso es un poco más lentode lo normal. 42
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácil ¬ Paso 5 de 6. Confirmación de la operación El DNI electrónico tiene una clave de firma y una de autenticación. En este caso hemos seleccionado la clave de firma.¬ Paso 6 de 6. Verificación de la firmaEl proceso de firma deja en el mismo directorio del fichero que se ha firmado otro con el mismonombre y la extensión “.fir”. Al pulsar con el botón derecho sobre este nuevo fichero aparece la opción“Comprobar firma”. Si la pulsamos, aparece una ventana en la que podemos ver el certificado utilizadoy la opción de extraer el archivo. Además se pueden realizar firmas adicionales . 43
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaFirma en plataformas de empresa que emite las facturas no tieneterceros que preocuparse de la obtención de los certificados digitales, porque de ello seLas plataformas de terceros quizás son encarga la empresa que presta ella opción más práctica para una pequeña servicio.o mediana empresa. Generalmente, se En estas plataformas se suele emplear lapaga una cuota mensual por un servicio modalidad de facturación por terceros yal que se accede de forma remota por en la mayoría de los casos incorporan unInternet, encargándose la tercera sencillo ERP válido para gestionar laempresa de dotar de legalidad a sus facturación de una pequeña empresa.facturas mediante la aplicación de su En ocasiones, las entidades financierasfirma electrónica. En este caso la ofrecen estos servicios a sus clientes.¬ Paso 1 de 4. Formación de lafactura a través de un formularioEn este caso se usa el servicio Faccil, uno delos muchos que existen en internet. Tambiénlas entidades financieras, cuando prestanservicios de facturación lo hacen con lamodalidad de “facturación por terceros”, porlo que el aspecto de la pantalla es muyparecido a este.Las facturas se confeccionan a través deformularios. Las facturas están en estado de“borrador” hasta que se decide que estáncompletas y listas para emitir.¬ Paso 2 de 4. Emisión de lafacturaCuando estamos conformes con el contenidopodemos generar la factura, lo que implicarála asignación del número de factura y lafecha de emisión. La factura se registraráademás en el Libro Registro de Facturas eIVA. 44
  • Trabajar con la factura electrónica de manera fácil¬ Paso 3 de 4. Recepción de lafacturaEn este caso, el destinatario recibe la factura através de un correo electrónico. La modalidadque se aprecia en esta imagen es la de unfichero pdf incluido dentro de un fichero fir.¬ Paso 4 de 4. Visualización yvalidación de la facturaEl fichero adjunto se puede guardar en undirectorio del ordenador. Conviene darle unnombre que permita localizarlo más tarde. Unbuen truco es formar el nombre con el CIF delemisor y el número de serie de la factura.Además, conviene tener un directorio por cadames. Entidades como eurobits gestionan la infraestructura de gestión de facturas electrónicas para diferentes entidades, como Caja Madrid o Bankinter. 45
  • Proyectos avanzados de facturaelectrónica3.1.Identificación de empresa (informática,proyectos avanzados administración, facturación, compras, ...)Los proyectos avanzados de El nivel de dificultad y la duraciónfactura electrónica implican una de este tipo de proyectos variarácierta complejidad en la en función de una serie deimplantación y habitualmente elementos clave como son larequerirán para su diseño e capacidad tecnológica y deimplementación la participación desarrollo de la entidad, el gradode varios departamentos en la de implicación de los
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica En la mayoría de las ocasiones es aconsejable contar con entidades terceras, que aportarán a la empresa su experiencia en proyectos de este tipo y cubrirán aquellas áreas a las que la entidad no puede llegar por sí misma participantes, la disposición de En la mayoría de las ocasiones es elementos claves en los sistemas de aconsejable contar con entidades facturación electrónica (ERPs, terceras, consultoras y desarrolladoras certificados digitales, ...), la de software, que aportarán a la empresa adaptabilidad de los elementos su experiencia en proyectos de este tipo anteriores o la formación de los y cubrirán aquellas áreas a las que la usuarios afectados. entidad no puede llegar por sí misma. La actividad del experto puede abarcar diferentes aspectos: Ejemplos típicos de • Consultoría y asesoramientoproyectos avanzados tecnológico • Asesoría legalConsideraremos genéricamente que un • Asesoría fiscalproyecto de facturación electrónica es • Formatos y protocolosavanzado en los siguientes casos: • Firma electrónica, validación y fechado electrónico • Cuando se diseña un producto • Desarrollo e implantación específico, orientado • Formación específicamente a las • Sistemas y comunicaciones necesidades del usuario. • Cuando se realiza una En un proyecto de facturación integración de una plataforma o electrónica avanzada es importante producto genérico en los también delimitar claramente al inicio sistemas de información del del proyecto cual es el alcance que usuario. queremos darle al proyecto, es decir, • Cuando se realizan tomar la decisión sobre los objetivos modificaciones sobre elementos críticos, recomendables o innecesarios. disponibles en la empresa, como Por ejemplo, una empresa puede la integración de la firma plantearse realizar un proyecto de electrónica en los ERPs. emisión y recepción dirigido a todas las 48
  • Proyectos avanzados de factura electrónica Módulo de transformación Realiza modificaciones entre formatos de entrada y de salida. Módulo de custodia Método de almacenamiento de la factura original (generada o recibida). Módulo de firma Permite realizar firmas electrónicas en las facturas en aquellos casos en que el emisor no tenga la capacidad de firma. Módulo de validación Comprueba la corrección de las facturas recibidas ¬ Pilares básicos de la eFactura El énfasis en la custodia o en la firma depende del rol de la entidad como emisor o receptor de facturas. Sin embargo en ocasiones todos los módulos entran en juego. Por ejemplo en las modalidades de autofacturación y subfacturación (facturación por terceros). En la autofacturación es el destinatario el que firma electrónicamente. En la subfacturación, un tercero firma electrónicamente la factura por cuenta del emisor y custodia la factura electrónica por cuenta del destinatario.empresas con las que se relaciona o, por clientes con los que se tenga una mayorel contrario, sólo aspira a resolver la relación, para posteriormente irfacturación más compleja con aquellos completando el proyecto en función declientes / proveedores estratégicos. De los recursos disponibles. De esta forma,forma similar, puede decidir si abordar se resuelve de forma ágil, lasun proyecto completo (emisión / necesidades más apremiantes de larecepción) o por el contrario enfocarlo empresa sin dejar de lado las posiblesen cualquiera de los dos sentidos en vías de crecimiento posterior.función del mayor peso de alguno de loselementos. Por último es recomendable realizar un proyecto “modulado”, que permita elDesde un punto de vista práctico, sería crecimiento posterior de la plataforma yaconsejable comenzar desarrollando un la reutilización de elementos para otrosproyecto según el peso de la facturación proyectos.(emisión / recepción) sobre aquellos 49
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica3.2.Proyectos tiempos de cobro o la fiabilidad en los métodos de conciliación contable.orientados a la emisiónde facturas Este es el tipo de proyecto más frecuente y el más sencillo de puesta enEl objetivo principal de un proyecto de marcha, ya que por lo general, laemisión de facturas suele ser lograr una empresa que emite es la que controlareducción de costes derivada de la los formatos y el medio de emisión de laoperativa manual de emisión de factura, sobre todo en aquellos casos enfacturas: impresión, ensobrado, envío, ... los que el proveedor tenga una posiciónpero también son objetivos relevantes la de fuerza sobre sus clientes. Nooptimización de los recursos obstante lo anterior, en la mayoría dedisponibles, la minimización de los situaciones será necesario realizar¬ Esquema posible del módulo de firmabasado en XMLEsta modalidad contempla la firma completa ES-XL descritaen la norma TS 101 903. Si la firma completa se forma en el ladodel firmante, el tercero que confía en el certificado no debepreocuparse de conocer las peculiaridades del PSC que expidió elcertificado en lo relativo a los servicios de validación. 50
  • Proyectos avanzados de factura electrónicaconversiones de formatos para 3.3.Proyectosgarantizar la interoperabilidad condeterminadas empresas. orientados a la recepción de facturasLa parte más compleja en los proyectosde emisión suele ser el proceso de firma Si en el caso de la emisión, decíamoselectrónica, ya que implica la integración que la parte más compleja era la de lade las claves y certificados en la firma electrónica de las facturas, en elplataforma y el desarrollo de la aplicación caso de la recepción, el elementode firma, máxime cuando se opta por diferenciador es la validación, tanto delemplear una firma electrónica con todos formato de los documentos facturaslos elementos de validación que permitan como de los certificados con los quesu posterior verificación al receptor de estas han sido firmadas.forma fiable y perdurable en el tiempo,para lo cual nos podremos apoyar en En el caso de la verificación de losPrestadores de Servicios de Sellado de formatos de las facturas, es necesarioTiempo (TSA) y Prestadores de conocer el tipo de datos que se recibenServicios de Validación (VA). para posteriormente convertirlo al formato interno de la empresa y poder tratarlo en las aplicaciones (generalmente el ERP). Evidentemente,La parte más compleja los formatos estructurados como el XMLen los proyectos de facilitan enormemente la labor de conversión.emisión suele ser elproceso de firma Para a la validación de firmas electrónicas de las facturas, deberemoselectrónica tener en cuenta dos elementos principales: el formato de firma empleado (XML, CMS, ...) y el certificadoAunque esta modalidad no es exigible con el cual se ha firmado la factura.desde un punto de vista normativo, Respecto al primero, deberemoslibera al receptor del problema de identificar el formato de firma paravalidar firmas electrónicas en las que se saber analizar los datos informáticoshaya empleado un certificado expedido que definen esta firma y extraer lospor un prestador de servicios de elementos necesarios (sujeto firmante,certificación cuya gestión de los emisor del certificado, validez temporal,certificados revocados no sea localización de la información defácilmente accesible para el receptor. revocación, ...) 51
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicaEl elemento diferenciador es la validación, tanto delformato de los documentos facturas como de loscertificados con los que éstas han sido firmadasUna vez extraída la información del contenida en el certificado o valernos decertificado, deberemos comprobar que elementos externos. En la actualidad seel certificado estaba vigente en el cuenta con elementos facilitadores de lamomento de la firma y que no ha sido labor de validación de firmasrevocado, para lo cual podremos electrónicas, como es el caso de lasservirnos de la propia información Autoridades de Validación.¬ Algunas de las múltiples combinaciones posibles de formatos 52
  • Proyectos avanzados de factura electrónicaAfortunadamente, aunque el texto legal deberá integrar los datos obtenidos enes absolutamente neutro en este sentido, su propio sistema, sin olvidar que debeel mercado va perfilando estándares de custodiar la factura tal y como fuefacto tanto en el formato del propio recibida, al considerarse esta comodocumento factura como en la firma original a efectos fiscales.electrónica asociada, dirigidos casi porcompleto al XML: UBL, facturae, La Orden EHA 962/2007 incluyeUN/CEFACT XMLDSig, XAdES, ... aclaraciones que conviene tener en cuenta, en particular para digitalizar yUna vez realizados los procesos de securizar las facturas recibidas envalidación y conversión el receptor, formato papel. ¬ Esquema de tratamiento e integración de facturas El uso de diferentes sistemas de transmisión debe ser tenido en cuenta en el proyecto, junto con los formatos de factura y los de firma. 53
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónica3.4.Preparación delproyectoNormalmente hay que tener en cuentauna pequeña lista de comprobación,para cerciorarnos de que satisfacemostodos los requisitos. • Especificación del flujo de facturación: Análisis de las características de los • Diseño del flujo documental: para proveedores/clientes para identificar ineficiencias en el determinar cómo los incorporamos proceso y facilitar la implantación al proyecto y de los formatos en de sistemas automatizados de que emitimos/recibimos las workflow. facturas. • Identificación de los roles implicados: es básico identificar los recursos humanos internos yElementos a recordar al externos de la organización implicados en el proyecto así comoabordar un proyecto de las excepciones. eFactura • Definición de los requisitos legales: definir aquellos aspectos de la normativa vigente que • Especificación del flujo de puedan afectar al proyecto facturación • Gestión de la Integración con • Diseño del flujo documental proveedores y clientes: tratar con proveedores y clientes todos • Identificación de los roles aquellos aspectos que afecten a la implicados funcionalidad, usabilidad, • Definición de los requisitos compatibilidad de formatos, ... legales • Integración con los sistemas de la empresa: lógicamente el sistema • Gestión de la Integración con de facturación electrónica deberá proveedores y clientes estar integrado con los sistemas • Integración con los sistemas de de la empresa: ERP, Sistemas de la empresa facturación, CRM y Sistemas de gestión de pagos. 54
  • Proyectos avanzados de factura electrónica3.5.Facturación de factura electrónica a utilizar al enviarla a una administración pública.electrónica a lasAdministraciones Asimismo, el MITyC, desde su Subdirección General de Tecnologías dePúblicas la Información y de las Comunicaciones, ha llevado a cabo una serie deAdemás del uso obligatorio de la factura desarrollos que facilitan la integraciónelectrónica en la contratación con la de la eFactura en las PYMEs, así comoAdministración General del Estado, en herramientas que permiten lalos términos de la Ley 30/2007, de 30 verificación de los documentosde octubre, de Contratos del Sector firmados, garantizando así laPúblico, en la Ley 56/2007, de 28 de autenticidad e integridad del proceso dediciembre, de Medidas de Impulso de la facturación telemática.Sociedad de la Información se prevénactuaciones de dinamización del uso de Por otro lado, la Entidad Públicala factura electrónica dirigidas al resto Empresarial Red.es, adscrita alde la actividad productiva del país, que Ministerio de Industria, Turismo yse realizarán favoreciendo la Comercio a través de la Secretaría decolaboración entre el Ministerio de Estado de Telecomunicaciones y para laIndustria, Turismo y Comercio y el Sociedad de la Información, promoveráMinisterio de Economía y Hacienda. de forma activa el uso de la factura electrónica en la relación entreEn concreto, ambos ministerios han empresas y Administración.colaborado en el despliegue de portalfacturae (http://www.facturae.es) y en En este sentido Red.es y la FEMPel desarrollo de la "ORDEN firmaron un convenio de colaboración elPRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre 26 de Marzo de 2007 cuyo objetivo esla expedición de facturas por medios la elaboración de un estudio en el queelectrónicos cuando el destinatario de se recoja un análisis de la situaciónlas mismas sea la Administración actual TIC en la Administración Local yGeneral del Estado u organismos el grado de automatización de suspúblicos vinculados o dependientes de relaciones con las empresas, con el finaquélla y sobre la presentación ante la de proponer una serie deAdministración General del Estado o sus recomendaciones y plan de acción paraorganismos públicos vinculados o una futura ejecución de actuaciones dedependientes de facturas expedidas implantación de la eFactura. De estaentre particulares. (BOE n. 247 de forma, se pretende aprovechar la15/10/2007)" que establece el formato capacidad tractora de la Administración 55
  • Manuales Plan Avanza. La factura electrónicapara provocar una mayor incorporación 3. En el plazo máximo de un añotecnológica en el sector privado. desde la entrada en vigor de la ley, el Ministro de Economía yAsimismo, con el objetivo de servir Hacienda aprobará las normas decomo referencia y adquirir experiencia desarrollo necesarias para hacerque complete el análisis anteriormente posible el uso de las facturascitado, Red.es prevé la implantación de electrónicas en los contratos queuna solución de eFactura para la se celebren por las entidades delinteracción con sus empresas sector público estatal.proveedoras. 4. Transcurridos tres meses desde la entrada en vigor de las normas a que se refiere el apartado anteriorEn la Ley 30/2007, de 30 de octubre, la presentación de facturasde Contratos del Sector Público se electrónicas será obligatoria en laindica en su Disposición final novena.... contratación con el sector público(Habilitación normativa en materia de estatal para las sociedades queuso de medios electrónicos, no puedan presentar cuenta deinformáticos o telemáticos, y uso de pérdidas y ganancias abreviada.factura electrónica): Por Orden conjunta de los Ministros de Economía y Hacienda 1. Se autoriza al Ministro de y de Industria, Turismo y Comercio, Economía y Hacienda para aprobar, se extenderá progresivamente la previo dictamen del Consejo de obligatoriedad del uso de las Estado, las normas de desarrollo facturas electrónicas para otras de la disposición adicional personas físicas y jurídicas en decimonovena que puedan ser función de sus características y el necesarias para hacer plenamente volumen de su cifra de negocios. efectivo el uso de medios En todo caso, transcurridos electrónicos, informáticos o dieciocho meses desde la entrada telemáticos en los procedimientos en vigor de las normas a que se regulados en esta ley. refiere el apartado anterior, el 2. Igualmente, el Ministro de uso de la factura electrónica será Economía y Hacienda, mediante obligatorio en todos los contratos Orden, definirá las especificaciones del sector público estatal; no técnicas de las comunicaciones de obstante, en los contratos datos que deban efectuarse en menores, la utilización de la cumplimiento de la presente ley y factura electrónica será establecerá los modelos que deban obligatoria cuando así se utilizarse. establezca expresamente en estas Órdenes de extensión. 56
  • Proyectos avanzados de factura electrónica 5. El Consejo de Ministros, a Orden a que se refiere el párrafo propuesta de los Ministros de anterior. Economía y Hacienda y de Industria, Turismo y Comercio, Además de este esfuerzo, las adoptará las medidas necesarias administraciones públicas europeas para facilitar la emisión de facturas están colaborando desde hace tiempo electrónicas por las personas y en la definición de los criterios de entidades que contraten con el interoperabilidad que sin renuncia a sector público estatal, aspectos de soberanía sean deseables garantizando la gratuidad de los en la contratación pública y en otras servicios de apoyo que se actividades de desarrollo de las establezcan para las empresas Administraciones Públicas. cuya cifra de negocios en el año inmediatamente anterior y para el conjunto de sus actividades sea inferior al umbral que se fije en laEn el marco del programa IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernmentServices to public Administrations, Businesses and Citizens) se ha desarrollado unestudio sobre el formato de factura electrónica que conviene para su adopción entodas las administraciones electrónicas europeas, en el marco de la vigencia común atodas ellas de la Directiva 115/2001. Este estudio está disponible en:http://www.oio.dk/files/IDA_eProcurement_Protocol_XML_Schema_Initiative.pdf 57