Effective Comunication Afsmi Rev1
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Effective Comunication Afsmi Rev1

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Evento AFSMI ottobre 2008 ...

Evento AFSMI ottobre 2008
la comunicazione efficace scritta

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  • 1. Presentazione del Corso LA COMUNICAZIONE EFFICACE NELLE RELAZIONI PROFESSIONALI M&IT Consulting Ing. Fabio Rossi © Fabio Rossi 2008 1 © Fabio Rossi 2008
  • 2. ELENCO DEGLI ARGOMENTI COSA S’INTENDE PER… LA COMUNICAZIONE … e a cosa serve EFFICACE NELLE REGOLE DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE RELAZIONI Fasi della comunicazione PROFESSIONALI 1) Preparazione 2) Composizione 3) Esposizione 4) Feed Back Esercitazioni I CANALI 1) Relazioni verbali 2) Relazioni scritte 3) Power Point 4) Posta elettronica 5) Telefonate 6) Riunioni Esercitazioni CREARE UN PROPRIO STILE 2 © Fabio Rossi 2008
  • 3. La mappa Regole della comunicazione efficace 3. PREPARAZIONE – ASCOLTARE – CAPIRE – RACCOGLIERE INFORMAZIONI – DOMANDARE 4. COMPOSIZIONE 1. CREAZIONE • PROGETTO (PRE WRITING) • REDAZIONE (FREE WRITING) • REVISIONE (RE WRITING) 2. STRUTTURA 3. STILE 1. CHIAREZZA 2. EFFICACIA 5. ESPOSIZIONE 6. FEEDBACK 3 © Fabio Rossi 2008
  • 4. La mappa Regole della comunicazione efficace 3. PREPARAZIONE 4. COMPOSIZIONE 5. ESPOSIZIONE – Esporre in pubblico – Partecipare alle riunioni – Struttura efficace delle esposizioni – Tecniche di persuasione 6. FEEDBACK – Feedback immediati – Feedback differiti 4 © Fabio Rossi 2008
  • 5. Approccio psicologico alla comunicazione La comunicazione è un processo che riguarda sia chi emette il messaggio, sia chi lo riceve. La comunicazione non si ferma al contenuto del messaggio ma trasporta ulteriori meta-contenuti. Tutti i sensi sono coinvolti nella decodifica di questi meta-contenuti I meta-contenuti includono informazioni relative alla relazione, inclusa la nostra relazione con noi stessi Il miglioramento della comunicazione è un lavoro che ci coinvolge innanzitutto come individui 5 © Fabio Rossi 2008
  • 6. Approccio psicologico alla comunicazione Quasi tutti i corsi di comunicazione cominciano qui. Anche noi… MA… 6 © Fabio Rossi 2008
  • 7. La bulimia del XXI secolo La comunicazione e le informazioni In Italia OGNI ANNO vengono pubblicati oltre 65.000 nuovi libri Sul Web sono attualmente censiti oltre 27,3 MILIARDI di pagine Solo su internet si possono ascoltare oltre 10.000 canali radio e 1750 CANALI TV Gli scaffali della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze aumentano di circa 2 Km all’anno 7 © Fabio Rossi 2008
  • 8. La bulimia del XXI secolo Quanto tempo serve per gestire questa montagna d’informazioni? Cosa rimane di tutta questa entropia informativa? 8 © Fabio Rossi 2008
  • 9. La bulimia del XXI secolo Di 100 cose che vorremmo dire 70 escono normalmente dalla nostra bocca 40 superano la barriera dei rumori interni ed esterni 20 vengono comprese secondo il loro significato originale 5 vengono ricordate a circa due giorni di distanza 9 © Fabio Rossi 2008
  • 10. La bulimia del XXI secolo La % di informazioni assorbite cala se consideriamo tutti i messaggi a cui siamo sottoposti passivamente • Radio, TV, giornali • Pubblicità • Posta elettronica • Pagine internet • Colleghi, collaboratori che ci parlano o ci inviano materiale • Clienti, fornitori … Ci accorgiamo subito che la maggior parte di questi messaggi sono… 10 © Fabio Rossi 2008
  • 11. RUMORE di fondo 11 © Fabio Rossi 2008
  • 12. Ciò che l’informazione consuma è abbastanza ovvio: consuma l’attenzione dei suoi destinatari. Quindi una ricchezza di informazioni crea una povertà di attenzione e un bisogno di distribuire quell’attenzione in modo efficiente tra la sovrabbondanza di fonti di informazioni che potrebbero consumarla. Herbert Simon Premio Nobel per l’economia Insignito dell’A.M. Turing Award 12 © Fabio Rossi 2008
  • 13. La bulimia del XXI secolo La bulimia di informazioni è anche PIGRIZIA – mancanza di azione. Impiego il tempo ad assimilare informazioni così i giorni passano… 13 © Fabio Rossi 2008
  • 14. Come fare fronte a tutto questo rumore? 14 © Fabio Rossi 2008
  • 15. IGNORANZA SELETTIVA Bloccare tutto il flusso di informazioni (radio, TV, giornali) Bloccare il flusso di posta elettronica Bloccare il flusso di comunicazione indiretta: SMS, segreteria, telefonate Ignorare ogni informazione che non possa essere utilizzata con certezza e per qualcosa di immediato ed importante Abbandonare immediatamente qualsiasi attività che sia noiosa o improduttiva. 15 © Fabio Rossi 2008
  • 16. IGNORANZA SELETTIVA Come si esercita in pratica l’ignoranza selettiva? Terapia d’urto: Digiuno mediatico • Niente giornali, riviste, o trasmissioni radiofoniche non musicali. La musica può essere ascoltata a volontà • Niente siti web contenenti informazioni di qualsiasi genere • Niente televisione. Nei casi più gravi di dipendenza, 1 ora di intrattenimento alla sera • Niente libri di saggistica o manuali, sono ammessi libri di narrativa. • Niente navigazione web durante le ore di lavoro a meno che non sia strettamente necessario per concludere un lavoro per quel giorno. Necessario significa necessario, non piacevole. 16 © Fabio Rossi 2008
  • 17. IGNORANZA SELETTIVA Come raccogliere informazioni? Attraverso relazioni sociali dirette 17 © Fabio Rossi 2008
  • 18. IGNORANZA SELETTIVA Attenzione a non fraintendere: Ignoranza selettiva non significa distacco dalla realtà, significa estrema focalizzazione ed attenzione alle priorità Notate? Questo è ciò che più o meno fanno tutte le persone che ricoprono un alto livello di responsabilità Per effetto dell’inquinamento dovuto all’eccessiva informazione questo modo di agire si estenderà prima o poi tutti quelli che sono esposti a grandi volumi di informazioni. 18 © Fabio Rossi 2008
  • 19. Comunicazione efficace Di cosa si parla in questo corso di comunicazione efficace in ambito professionale? Come comunicare efficacemente senza dover affrontare e risolvere i problemi di comunicazione con se stessi (approccio psicologico)… … evitando di diventare voi stessi “RUMORE DI FONDO” 19 © Fabio Rossi 2008
  • 20. Comunicazione efficace Prima regola dell’effective comunication. PER PRATICARE L’EFFECTIVE COMUNICATION BISOGNA SAPER DARE IL GIUSTO VALORE AL TEMPO – VOSTRO E DI CHI VOLETE ATTIRARE L’ATTENZIONE. 20 © Fabio Rossi 2008
  • 21. Comunicazione efficace COSA NON E’? Un corso di “Public speaking” (anche se i criteri che affronteremo si possono utilizzare anche in contesti di comunicazione ad un pubblico) Un corso di “Scrittura creativa” (anche se è importante arricchire le proprie capacità di attirare l’attenzione di chi ci legge) Un corso di “Scrittura senza errori” (anche perché non sempre sono gli errori grammaticali il cuore del problema) 21 © Fabio Rossi 2008
  • 22. Comunicazione efficace Al termine del corso avrete imparato a comporre documenti e presentazioni che “si fanno ascoltare” 22 © Fabio Rossi 2008
  • 23. REGOLE DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE 23 © Fabio Rossi 2008
  • 24. IL PROCESSO DI COMUNICAZIONE • PREPARAZIONE • COMPOSIZIONE • ESPOSIZIONE • FEEDBACK 24 © Fabio Rossi 2008
  • 25. CURA DELLO STILE Sotto un unico argomento – LO STILE – abbiamo raccolto principi e suggerimenti per ottenere: CHIAREZZA EFFICACIA 25 © Fabio Rossi 2008
  • 26. CHIAREZZA LA CHIAREZZA E’ GIA’ “MEZZA EFFICACIA” 26 © Fabio Rossi 2008
  • 27. CHIAREZZA Un messaggio è chiaro quando viene compreso correttamente e velocemente dal maggior numero di persone 27 © Fabio Rossi 2008
  • 28. UN MESSAGGIO POCO CHIARO Esempio: La forte dinamica della domanda di macchine pone in evidenza una situazione che sembra beneficiare dei sintomi di ripresa e in considerazione di ciò si propende per valutare un rilancio del potenziamento delle azioni promozionali e propagandistiche e di un ampliamento della presenza e della copertura commerciale sul territorio attuale e su nuove aree target. 28 © Fabio Rossi 2008
  • 29. NON E’ CHIARO! • Frasi molto lunghe senza punteggiatura • Presenza di frasi contorte piene di subordinate • Uso eccessivo di forme passive – Il dato è raccolto dall’ufficio x  l’ufficio X raccoglie i dati • Verbi “nominalizzati” – E’ necessario effettuare la manutenzione di …  E’ necessario riparare … – Il palazzo è in corso di costruzione  Stanno costruendo il palazzo • Parole ricercate, non di uso comune • Abuso di termini tecnici • Espressioni prolisse, perifrasi – Nel caso in cui…  Se – Dal momento che…  Poiché – Alla luce delle considerazioni sopra esposte…  quindi 29 © Fabio Rossi 2008
  • 30. CHIAREZZA • L’uso di un particolare linguaggio afferma la propria appartenenza ad una categoria professionale o sociale. Un uso improprio di questo linguaggio produce rumore di fondo (parlare a vuoto) per gli altri membri della categoria e incomprensione verso gli altri. • Ci sono metodi per valutare la leggibilità di un testo elaborati da psicolinguisti ed informatici. Si possono utilizzare quando il messaggio è destinato ad un pubblico molto vasto. In ogni caso ci sono regole per valutare in modo empirico la chiarezza di un messaggio 30 © Fabio Rossi 2008
  • 31. CHIAREZZA In Italia è utilizzato l’indice GULPEASE che misura la chiarezza del testo attraverso una misura pesata della lunghezza media delle frasi e delle parole utilizzate. Il metodo è stato elaborato nel 1988 dal Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico (GULP) derivando un lavoro analogo fatto sulla lingua inglese. 31 © Fabio Rossi 2008
  • 32. CHIAREZZA L’indice di chiarezza deve essere più alto possibile. Da 50 a 60 per un pubblico di media cultura che lavora nei servizi 32 © Fabio Rossi 2008
  • 33. CHIAREZZA Esempio: La forte dinamica della domanda di macchine pone in evidenza una situazione che sembra beneficiare dei sintomi di ripresa e in considerazione di ciò si propende per valutare un rilancio del potenziamento delle azioni promozionali e propagandistiche e di un ampliamento della presenza e della copertura commerciale sul territorio attuale e su nuove aree target. Leggibilità = 44 33 © Fabio Rossi 2008
  • 34. CHIAREZZA Esempio: L’aumento della domanda di macchine indica che il mercato è in ripresa. Per questo motivo propongo di aumentare le attività promozionali. Propongo anche di estendere l’attività di vendita sulle aree a, b, c. Leggibilità = 70 34 © Fabio Rossi 2008
  • 35. Risorse per valutare la leggibilità 1 – Office permette di valutare la leggibilità Selezionando Opzioni – Strumenti di correzione – mostra statistiche di leggibilità. Bisogna prima eseguire il controllo ortografico (molto ricco di suggerimenti). http://office.microsoft.com/it-it/help/HP101485061040.aspx 2 – Sul sito http://www.pacchiarotti.biz/leggibilita.html è possibile inserire un testo ed ottenere immediatamente il punteggio di leggibilità. Molto comodo ma basato solo sul conteggio di parole e frasi. 3 – Sul sito http://labs.translated.net/leggibilita-testo/ è disponibile un programma che fa un’analisi più sofisticata anche sul tipo di parole scelte e su alcune forme. Il risultato è però espresso solo su 3 livelli: DIFFICILE – MEDIO - FACILE 35 © Fabio Rossi 2008
  • 36. CHIAREZZA Chiarezza = meno tempo per leggere e capire Chiarezza = supero la distrazione e mi concentro sul contenuto Chiarezza = ideale per il Web Writing 36 © Fabio Rossi 2008
  • 37. CHIAREZZA Negli anni ’70, all’interno dei movimenti dei consumatori, nasce negli Stati Uniti una iniziativa dal nome PLAIN LANGUAGE L’iniziativa nasce come reazione alla complessità dilagante nei documenti della pubblica amministrazione, negli atti giuridici, nei contratti (in particolare quelli assicurativi) Nella metà degli anni 70 vengono emesse le prime leggi sulla chiarezza dei documenti. Alcuni documenti (soprattutto contratti) non sono validi se la loro leggibilità non obbedisce a precisi criteri. 37 © Fabio Rossi 2008
  • 38. PRINCIPI GUIDA DEL PLAIN LANGUAGE • Usare parole semplici e di uso comune – Il vocabolario di base è di 6522 parole e copre circa il 98% del discorso – 47.000 termini di uso comune anche se sporadico – Oltre 100.000 termini tecnico-scientifici, altri 50.000 termini letterari, esotici, obsoleti o di basso uso • Periodi brevi, parole corte – Max 20-25 parole – Parole con poche sillabe • Espressioni dirette con verbi in forma attiva e positiva, limitare i congiuntivi – Quando il vostro ordine sarà pervenuto, la merce verrà spedita  Spediremo la merce appena ricevuto l’ordine – Ove fosse possibile, preghiamo di fare…  Se possibile, fate… o ancora meglio  Se farete … otterrete … – Sono stati ottenuti risultati importanti nelle vendite grazie all’avvio della promozione x  La promozione x ha dato risultati importanti nelle vendite 38 © Fabio Rossi 2008
  • 39. PRINCIPI GUIDA DEL PLAIN LANGUAGE 1. Espressioni concrete, che portino alla mente oggetti ed azioni reali – L’ufficio X provvederà a processare la richiesta  L’ufficio X sta verificando la sua richiesta – Una riunione per procedere alla valutazione del piano  Una riunione per approvare il piano – Un progetto per la realizzazione di condizioni di effettivo miglioramento tecnologico di …  Un progetto per migliorare la tecnologia di … • Scrivere per punti • Non utilizzare gergo tecnico – Nota bene: anche all’interno della stessa organizzazione il gergo del venditore è diverso da quello dell’amministrazione 39 © Fabio Rossi 2008
  • 40. Esempi Tutte le volte  Sempre Espletare  portare a termine Nel caso in cui  se Erogare  dare, fornire, distribuire In relazione a  su Supportare  sostenere / aiutare Nel momento in cui  quando Testare  provare / verificare In data odierna  oggi Tempestivo  rapido Prossimamente  presto Sostenere una discussione  discutere Di natura confidenziale  confidenziale Realizzare mutamenti di programma  modificare il programma È nostro intendimento  intendiamo La problematica  il problema Finalizzare Concretizzare Implementare Sinergia 40 © Fabio Rossi 2008
  • 41. PLAIN LANGUAGE Da un punto di vista della comunicazione neuro-linguistica, il PLAIN LANGUAGE diventa un “modo di pensare” SCRIVERE CHIARO = PENSARE CHIARO SCRIVERE CHIARO = ESSERE PROPOSITIVI ASSERTIVI SCRIVERE CHIARO = NON NASCONDERSI DIETRO LE PAROLE 41 © Fabio Rossi 2008
  • 42. PLAIN LANGUAGE VANTAGGI DEL PLAIN LANGUAGE - Risparmio di tempo per la lettura - Leggo fino in fondo (è meno faticoso) - Riduco gli errori di comprensione - Riduco il tempo speso per chiarimenti 42 © Fabio Rossi 2008
  • 43. PLAIN LANGUAGE CRITICHE AL PLAIN LANGUAGE • Non è adatto per esprimere concetti tecnici complessi Basti pensare alla Bibbia… • E’ piatto e noioso. E’ un linguaggio elementare Il contenuto e lo stile possono fanno la differenza, di per sé il vocabolario non dà interesse ad un testo 43 © Fabio Rossi 2008
  • 44. EFFICACIA EFFICACE E’ IL MESSAGGIO CHE RAGGIUNGE L’OBIETTIVO RIDUCENDO AL MINIMO IL RUMORE DI FONDO 44 © Fabio Rossi 2008
  • 45. Esercizio - semplificazione Oggetto: Concessione dell'Aula Magna per il convegno sulla quot;Miastenia gravisquot; - sabato 16 marzo 2008, ore 8.00-13.30. WWW, 5 aprile 2008 Con riferimento alla Sua richiesta, si concede il nulla osta all'uso dell'Aula Magna, come indicato in oggetto, per ospitare il convegno sulla Miastenia gravis Si fa presente, peraltro, che la concessione dell'aula è subordinata alla tassativa osservanza delle sotto indicate condizioni, imposte dal rispetto delle norme di sicurezza in materia: – la capienza dell'Aula Magna è di 350 persone; – durante lo svolgersi della manifestazione devono essere aperte tutte le porte di cui è dotata la sala ed essere garantite le uscite di sicurezza verso l'esterno. Si raccomanda la puntuale osservanza di quanto sopra considerato che l'inosservanza delle suddette disposizioni comporta la diretta responsabilità degli organizzatori. Si prega di prendere opportuni accordi con l'Ufficio Economato (tel. xxxxxxx) per il programma e per l'utilizzo delle attrezzature della Sala nonché per i problemi collegati alla sorveglianza, alla quale Ella è tenuta a collaborare e di inviare allo scrivente ufficio copia del programma. Distinti saluti 45 © Fabio Rossi 2008