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1. Slide 1: UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Unive rsidad Cat ólica de Loja GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
2. Slide 2: Integrantes  Jorge Naranjo  Mayra Montalván  César Montalván  Juan Pablo Angamarca  José Miguel Maldonado  Angel Feijo
3. Slide 3: Agenda  Objetivos  Plantillas  Herramientas y Técnicas
4. Slide 4: Objetivos  Presentar una lista de plantillas que pueden ser utilizadas en el proceso de Gestión de Adquisiciones.  Presentar una herramienta para la Gestión de Proyectos, la cual contiene un modulo para el proceso de compras.
5. Slide 5: Plantillas  A continuación se presenta las plantillas a utilizar con su respectiva descripción.
6. Slide 7: Plan de Adquisiciones  Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato Plan de Adquisiciones Actividades: 1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización 2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto 3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto 4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones Información Producto Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas Información Proveedores Potenciales Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación Información Contrato Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación Observaciones: Elaborado por :
7. Slide 8: Declaración de Trabajo  Descripción de los elementos de las adquisiciones de manera detallada. Declaración de Trabajo Acerca del Producto, Servicio o Resultado Otras Especificaciones Documentación de Especificaciones Cantidad Niveles de Reportes de Periodo Soporte Descripción Ubicación la forma del Entregables técnicas deseada Calidad Desempeño Desempeño requerido contrato Observaciones : Realizado por:
8. Slide 9: Requerimientos de Cambio  Surgen como resultado del proceso de plan de compras o adquisiciones. REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS Fecha solicitud del cambio: Originador del cambio: Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___ Descripción del cambio : Razón del cambio : Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Organización Cronograma Otras Trámite de autorización del requerimiento Fecha Fecha Implementación (en Aprobado Rechazado Postergado Autorizador autorización caso de aprobación) Observaciones y/o recomendaciones :
9. Slide 11: Plan de contratación  El plan de contratación consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los proveedores con las mejores propuestas.  A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el plan de contratación y las salidas generadas en el proceso.
10. Slide 12: Plan de contratación Insumos Salidas • Plan de • Documentación adquisiciones Plan de de adquisiciones • Declaraciones de Contratación • Criterios de trabajo evaluación •Toma de decisiones • Actualizaciones • Plan del proyecto
11. Slide 13: Insumos • Plan de adquisiciones Plan de • Declaraciones de trabajo • Toma de decisiones Contratación • Plan del proyecto Plan del proyecto: Proporciona una serie de documentos resultado de otros procesos de planeación que pueden contener modificaciones y requieren ser revisados como parte del proceso del plan de contratación.
12. Slide 14: Técnicas para el plan de contratación  Se pueden utilizar formas estándar como contratos, descripciones para la adquisición de elementos, o versiones estandarizadas de todos o parte de los documentos necesarios de la oferta, como base para el plan de contratación.
13. Slide 15: Salidas  Documentación de Adquisiciones: Los documentos de adquisiciones se utilizan para solicitar propuestas a los posibles vendedores.
14. Slide 16: Salidas Documentación de Adquisiciones Invitación a Cotizar Nombre Proveedor : Descripción del Producto o Servicio: Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio: Niveles de calidad del Producto o Servicio: Requerimientos para la Propuesta Contractuales, legales y Condiciones Técnicos Funcionales Fecha Entrega reglamentarios Comerciales Requerimientos para la Oferta Análisis requisitos de Preparación respuesta Trámite referencias y Estimación de tiempo, Estimación de Producto, Uso y Ley en formato Cliente pólizas de Cumplimiento recursos y esfuerzos Costos Respuesta inicial del Proveedor Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta Valores Agregados Observaciones: Elaborado por :
15. Slide 17: Salidas  Criterios de Evaluación: Se utilizan para estimar o darle puntuación a las propuestas.
16. Slide 18: Salidas Criterios de Evaluación Nombre del Proveedor : Descripción del producto: Fecha análisis de la propuesta: Criterios Técnicos Manuales Habilidades y Disponibilidad del Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte Técnicos y de capacidades Producto Usuario Criterios Metodológicos Garantías a Entendimiento de las Procedimientos Procedimientos Procedimientos Metodologías Documentación necesidades Administrativos Técnicos Técnicos Criterios Económicos Elemento Costos Compra Costos Operación Otros Costos Costo Total Criterios Empresariales Capacidad Tamaño y tipo del Capacidad de Referencias Propiedad intelectual Financiera Negocio Producción Observaciones : Elaborado por:
17. Slide 19: Salidas  Actualizaciones: Durante desarrollo de las adquisiciones se pueden presentar una o más modificaciones a las declaraciones de trabajo.
18. Slide 20: Herramientas y Técnicas
19. Slide 21: Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas  CONFERENCIA DE OFERENTES Incluyen conferencias de contratistas y de proveedores. Son reuniones para asegurar el entendimiento común.
20. Slide 22: Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas  PUBLICIDAD Las listas de posibles vendedores deben ampliarse poniendo anuncios en publicación de circulación general
21. Slide 23: Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas  LISTA DE VENDODORES CALIFICADOS El objetivo es tener una mayor cantidad de información detallada.
22. Slide 24: Lista de Proveedores Seleccionados  Información de los proveedores que fueron invitados para presentar propuestas o cotizaciones. Lista de Proveedores Seleccionados Teléfono Dirección Nombre del Proveedor Producto o Servicio Experiencia Habilidades Correo Electrónico Casa Oficina Celular Casa Oficina
23. Slide 25: Herramientas y Técnicas
24. Slide 26: Negociación de Contratos  Mutuo acuerdo sobre la estructura y requisitos de contrato antes de la firma.  Responsabilidades y autoridad, condiciones y leyes aplicables, enfoques de gestión comercial y técnica, precio, condiciones de pago, garantías, etc.  El contrato debe incluir y dejar constancia de todos los acuerdos
25. Slide 27: Sistemas de Ponderación  Cuantificación de datos cualitativos para minimizar los efectos de prejuicio por el evaluador.  Incluye cuatro pasos - Asignación de un peso numérico a cada criterio de evaluación. - Determinación de la calificación de cada ofertante en cada criterio. - Multiplicación del peso numérico por la calificación correspondiente. - Totalización de los productos correspondientes a cada ofertante.
26. Slide 28: Sistemas de Cribado  Eliminación de aquellos ofertantes que no cumplan con unas calificaciones mínimas en uno o más de los criterios de evaluación.
27. Slide 29: Estimaciones Independientes  Determinación de un coste razonable para el producto a adquirir.  Las desviaciones respecto a lo esperado pueden evidenciar insuficiencias de entendimiento de lo solicitado por parte del ofertante.
28. Slide 30: Juicio de Expertos  Evaluar las propuestas del suministrador.  Equipo de revisión multidisciplinario.  Áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto.
29. Slide 31: Disponibilidad de Recursos Humanos  La cantidad y disponibilidad de recursos y las fechas en que cada recurso estará activo o inactivo deben ser documentadas. Disponibilidad de Recurso Humano Código Identificación Nombre del Recurso Rol Disponibilidad Periodos No Disponibles Actividad Periodo 1 Periodo 2 Periodo N Vacaciones Incapacidad Licencias Otros OBSERVACIONES: Realizado Por: