UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Unive rsidad Cat ólica de Loja
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Integrantes
 Jorge Naranjo
 Mayra Montalván
 César Montalván
 Juan Pablo Angamarca
 José Miguel Maldonado
 Angel Feijo

Agenda
 Objetivos
 Plantillas
 Herramientas y Técnicas

Objetivos
 Presentar una lista de plantillas que pueden
ser utilizadas en el proceso de Gestión de
Adquisiciones.
 Presentar una herramienta para la Gestión de
Proyectos, la cual contiene un modulo para el
proceso de compras.

Plantillas
 A continuación se presenta las plantillas a
utilizar con su respectiva descripción.

Plan de Adquisiciones
 Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de
adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato
Plan de Adquisiciones
Actividades:
1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización
2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto
3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto
4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones
Información Producto
Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas
Información Proveedores Potenciales
Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación
Información Contrato
Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación
Observaciones:
Elaborado por :

Declaración de Trabajo
 Descripción de los elementos de las
adquisiciones de manera detallada.
Declaración de Trabajo
Acerca del Producto, Servicio o Resultado Otras Especificaciones
Documentación de
Especificaciones Cantidad Niveles de Reportes de Periodo Soporte
Descripción Ubicación la forma del Entregables
técnicas deseada Calidad Desempeño Desempeño requerido
contrato
Observaciones :
Realizado por:

Requerimientos de Cambio
 Surgen como resultado del proceso de plan de compras o
adquisiciones.
REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS
Fecha solicitud del cambio:
Originador del cambio:
Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio
Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___
Descripción del cambio :
Razón del cambio :
Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento
Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Organización Cronograma Otras
Trámite de autorización del requerimiento
Fecha Fecha Implementación (en
Aprobado Rechazado Postergado Autorizador
autorización caso de aprobación)
Observaciones y/o recomendaciones :

Plan de contratación
 El plan de contratación consiste en preparar los
documentos necesarios para soportar las respuestas
de los proveedores a los requerimientos de
adquisiciones y seleccionar los proveedores con las
mejores propuestas.
 A continuación se presenta un esquema gráfico de
los insumos para el plan de contratación y las salidas
generadas en el proceso.

Plan de contratación
Insumos Salidas
• Plan de
• Documentación
adquisiciones
Plan de de adquisiciones
• Declaraciones de Contratación • Criterios de
trabajo
evaluación
•Toma de decisiones
• Actualizaciones
• Plan del proyecto

Insumos
• Plan de adquisiciones Plan de
• Declaraciones de trabajo
• Toma de decisiones
Contratación
• Plan del proyecto
Plan del proyecto: Proporciona una serie de documentos
resultado de otros procesos de planeación que pueden contener
modificaciones y requieren ser revisados como parte del proceso
del plan de contratación.

Técnicas para el plan de contratación
 Se pueden utilizar formas estándar como
contratos, descripciones para la adquisición de
elementos, o versiones estandarizadas de
todos o parte de los documentos necesarios
de la oferta, como base para el plan de
contratación.

Salidas
 Documentación de Adquisiciones: Los
documentos de adquisiciones se utilizan para
solicitar propuestas a los posibles vendedores.

Salidas
Documentación de Adquisiciones
Invitación a Cotizar
Nombre Proveedor :
Descripción del Producto o Servicio:
Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio:
Niveles de calidad del Producto o Servicio:
Requerimientos para la Propuesta
Contractuales, legales y Condiciones
Técnicos Funcionales Fecha Entrega
reglamentarios Comerciales
Requerimientos para la Oferta
Análisis requisitos de Preparación respuesta Trámite referencias y Estimación de tiempo, Estimación de
Producto, Uso y Ley en formato Cliente pólizas de Cumplimiento recursos y esfuerzos Costos
Respuesta inicial del Proveedor
Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta Valores Agregados
Observaciones:
Elaborado por :

Salidas
 Criterios de Evaluación: Se utilizan para
estimar o darle puntuación a las propuestas.

Salidas
Criterios de Evaluación
Nombre del Proveedor :
Descripción del producto:
Fecha análisis de la propuesta:
Criterios Técnicos
Manuales
Habilidades y Disponibilidad del
Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte Técnicos y de
capacidades Producto
Usuario
Criterios Metodológicos
Garantías a
Entendimiento de las Procedimientos Procedimientos
Procedimientos Metodologías Documentación
necesidades Administrativos Técnicos
Técnicos
Criterios Económicos
Elemento Costos Compra Costos Operación Otros Costos Costo Total
Criterios Empresariales
Capacidad Tamaño y tipo del Capacidad de
Referencias Propiedad intelectual
Financiera Negocio Producción
Observaciones :
Elaborado por:

Salidas
 Actualizaciones: Durante desarrollo de las
adquisiciones se pueden presentar una o más
modificaciones a las declaraciones de trabajo.

Herramientas y Técnicas

Solicitar respuestas de Vendedores.
Herramientas y Técnicas
 CONFERENCIA DE OFERENTES
Incluyen conferencias de contratistas y de
proveedores.
Son reuniones para asegurar el entendimiento
común.

Solicitar respuestas de Vendedores.
Herramientas y Técnicas
 PUBLICIDAD
Las listas de posibles vendedores deben
ampliarse poniendo anuncios en publicación
de circulación general

Solicitar respuestas de Vendedores.
Herramientas y Técnicas
 LISTA DE VENDODORES CALIFICADOS
El objetivo es tener una mayor cantidad de
información detallada.

Lista de Proveedores Seleccionados
 Información de los proveedores que fueron invitados
para presentar propuestas o cotizaciones.
Lista de Proveedores Seleccionados
Teléfono Dirección
Nombre del Proveedor Producto o Servicio Experiencia Habilidades Correo Electrónico
Casa Oficina Celular Casa Oficina

Herramientas y Técnicas

Negociación de Contratos
 Mutuo acuerdo sobre la estructura y requisitos de
contrato antes de la firma.
 Responsabilidades y autoridad, condiciones y leyes
aplicables, enfoques de gestión comercial y técnica,
precio, condiciones de pago, garantías, etc.
 El contrato debe incluir y dejar constancia de todos los
acuerdos

Sistemas de Ponderación
 Cuantificación de datos cualitativos para minimizar los
efectos de prejuicio por el evaluador.
 Incluye cuatro pasos
- Asignación de un peso numérico a cada criterio de
evaluación.
- Determinación de la calificación de cada ofertante en cada
criterio.
- Multiplicación del peso numérico por la calificación
correspondiente.
- Totalización de los productos correspondientes a cada
ofertante.

Sistemas de Cribado
 Eliminación de aquellos ofertantes que no
cumplan con unas calificaciones mínimas en
uno o más de los criterios de evaluación.

Estimaciones Independientes
 Determinación de un coste razonable para el
producto a adquirir.
 Las desviaciones respecto a lo esperado
pueden evidenciar insuficiencias de
entendimiento de lo solicitado por parte del
ofertante.

Juicio de Expertos
 Evaluar las propuestas del suministrador.
 Equipo de revisión multidisciplinario.
 Áreas cubiertas por los documentos de la
adquisición y el contrato propuesto.

Disponibilidad de Recursos Humanos
 La cantidad y disponibilidad de recursos y las fechas en
que cada recurso estará activo o inactivo deben ser
documentadas.
Disponibilidad de Recurso Humano
Código Identificación
Nombre del Recurso Rol Disponibilidad Periodos No Disponibles
Actividad
Periodo 1 Periodo 2 Periodo N Vacaciones Incapacidad Licencias Otros
OBSERVACIONES:
Realizado Por: