Primero Lo Primero

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Primero Lo Primero

  1. 1. 1. SUS PRIORIDADES 2. VIVIENDO UNA VIDA EFECTIVA EN CUADRANTE II 3. EL PROCESO DE SEIS PASOS HÁBITO 3: PONER PRIMERO LO PRIMERO
  2. 2. Hábito 3: Poner Primero Lo Primero El Hábito de la Administración Personal INDEPENDENCIA INTERDEPENDENCIA DEPENDENCIA HÁBITO 7: AFILAR LA SIERRA Hábito 1 Ser Proactivo Hábito 2 Comenzar con el Fin en la Mente Hábito 3 Poner Primero Lo Primero Buscar Primero Entender, Luego Ser Entendido Hábito 5 Sinergizar Hábito 6 Pensar Ganar - Ganar Hábito 4 VICTORIA PÚBLICA VICTORIA PRIVADA
  3. 3. “ Las cosas que importan más, nunca deben estar a merced de las cosas que importan menos” --Goethe PRINCIPIOS, PARADIGMAS Y PROCESOS Principio Básico: La efectividad requiere equilibrar relaciones importantes, roles y actividades. <ul><li>Paradigmas Clave: </li></ul><ul><li>“ Las cosas que importan más nunca deben a estar a merced de las que importan menos” </li></ul><ul><li>“ Mejoraré mi Balance P/CP dentro de mi círculo de influencia”. </li></ul><ul><li>“ Me concentraré en lo importante en vez de lo urgente” </li></ul><ul><li>“ Cumpliré mi misión actuando sobre las metas importantes en </li></ul><ul><li>mis roles clave” </li></ul><ul><li>Proceso Clave: </li></ul><ul><li>Enfocarse en lo verdaderamente importante y decir no a lo no importante. </li></ul><ul><li>Enfocarse en las actividades del Cuadrante II. </li></ul><ul><li>Planee semanalmente e implante diariamente basado en su misión, roles, metas y prioridades. </li></ul>
  4. 4. “ La clave no es dar prioridad a su programa, sino programar sus prioridades” - Stephen R. Covey 1. SUS PRIORIDADES ¿Qué son las cosas importantes? Son aquellas que usted, personalmente, encuentra que vale más la pena hacer. Lo mueven en la en la dirección correcta. Le ayudan a lograr el propósito centrado en principios expresado en su enunciado de misión. HOJA DE TRABAJO 3.1
  5. 5. 2. VIVIENDO UNA VIDA EFECTIVA EN CUADRANTE II Todas las actividades pueden clasificarse por importancia y urgencia. IMPORTANCIA Una actividad es importante si usted la encuentra valiosa, si contribuye con su misión, valores y metas de alta prioridad. URGENCIA Una actividad es urgente si usted u otras personas sienten que requiere atención inmediata. Cuando graficamos estos dos elementos y sus opuestos, surgen 4 cuadrantes que describen las actividades en las que nos involucramos. Estos cuadrantes forman la Matriz de Administración del Tiempo. El mejor uso de nuestro tiempo se enfoca en los cuadrantes que enfatizan la importancia (Cuadrantes I y II). Construir relaciones, planear y preparar son actividades de CP en Cuadrante II.
  6. 6. MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE I II III IV <ul><li>Crisis. </li></ul><ul><li>Problemas presionantes. </li></ul><ul><li>Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj. </li></ul><ul><li>Preparación. </li></ul><ul><li>Prevención. </li></ul><ul><li>Aclaración de valores. </li></ul><ul><li>Planeación </li></ul><ul><li>Creación de relaciones. </li></ul><ul><li>Re-creación verdadera. </li></ul><ul><li>Facultamiento. </li></ul><ul><li>Interrupciones, algunas llamadas. </li></ul><ul><li>Reportes, alguna correspondencia. </li></ul><ul><li>Algunas juntas. </li></ul><ul><li>Muchos asuntos inmediatos presionantes. </li></ul><ul><li>Trivia, trabajo minucioso. </li></ul><ul><li>Algunas llamadas. </li></ul><ul><li>Desperdiciadores de tiempo. </li></ul><ul><li>Actividades “escape” </li></ul><ul><li>Correspondencia irrelevante. </li></ul>HOJAS DE TRABAJO 3.2 Y 3.3
  7. 7. “ La gente efectiva tiene crisis y emergencia en el Cuadrante I que requieren su atención inmediata, pero el número es comparativamente pequeño. Mantienen P y CP en equilibrio enfocándose en lo importante, pero no en lo urgente, actividades del Cuadrante II” - Stephen R. Covey HOJA DE TRABAJO 3.4 ELIMINAR LAS ACTIVIDADES NO IMPORTANTES <ul><li>Los asuntos no importantes (actividades en Cuadrante III y IV) consumen tiempo y otros recursos. La gente efectiva identifica y elimina las actividades que no aportan al cumplimiento de su misión. También se hacen preguntas como las siguientes cuando se enfrentan con una actividad en Cuadrante I que sospechan que podría estar en Cuadrante III. </li></ul><ul><li>¿Cuál es mi “sí” más profundo? </li></ul><ul><li>¿Realmente tengo que hacer esto? </li></ul><ul><li>¿Qué sucedería si no lo hago? </li></ul><ul><li>¿Qué efecto tendrá en mi Cuenta de Banco Emocional con esta persona u organización si lo dejo o lo pospongo? </li></ul>
  8. 8. 3. EL PROCESO DE SEIS PASOS El Hábito 3: Poner Primero Lo Primero implica un proceso de seis pasos en Cuadrante II que le ayudará a actuar basado en la importancia. La importancia, en el contexto de Poner Primero lo Primero, la define su enunciado de misión y lo confirma su consciencia. Los seis pasos pueden usarse en la planeación semanal o tan a menudo como se necesite.
  9. 9. PASO 1: CONECTAR CON LA MISIÓN <ul><li>Conectar con la misión es vincular su mente y corazón a su propósito. Cuando usted refleja su enunciado de misión, surgen cosas que piensa y le preocupan. Su enunciado de misión puede actuar como un catalizador para lograr los propósitos que valen la pena. </li></ul><ul><li>Reflexionar semanalmente con su enunciado de misión lo pone en contacto con lo que usted quiere ser, hacer y tener. Mientras que recitar de memoria o leer su enunciado de misión le ayudará a conectarse con su misión, el verse a sí mismo viviendo su misión le ayudará a conectarse con su propósito y aún más. </li></ul><ul><li>Reflexión Semanal </li></ul><ul><li>Puede usar una o todas las siguientes preguntas para reflexionar semanalmente su enunciado de misión: </li></ul><ul><li>¿Que me dicen mi corazón y mi mente que haga para contribuir, desarrollar, proteger, preservar y apoyar? </li></ul><ul><li>¿Cómo puedo alinear mi misión con las acciones de la semana entrante? </li></ul><ul><li>¿Cuáles imágenes visuales me motivan para cumplir las metas de esta semana? </li></ul>
  10. 10. PASO 2: REVISAR ROLES <ul><li>Cuando organice su vida por roles, podrá ver claramente el equilibrio o desequilibrio entre ellos. En esas unidades más pequeñas, puede trabajar hacia vivir su misión. Mientras revisa sus roles a la luz de su misión, podrá lograr más equilibrio y unidad en su vida. Sus roles representan responsabilidades, relaciones y áreas de contribución. </li></ul><ul><li>Reflexión Semanal </li></ul><ul><li>Hágase las siguientes preguntas durante la revisión semanal de sus roles: </li></ul><ul><li>¿Hay algunos roles con los que me siento incomodo o preocupado? </li></ul><ul><li>¿Hay algunos roles a los cuales les dedico demasiado o muy poco tiempo? </li></ul><ul><li>¿He olvidado o negado cualquier relación dentro de alguno de mis roles? </li></ul><ul><li>¿Hay cosas que valoro y que estoy haciendo para las cuales no tengo un rol? ¿Necesito establecer un nuevo rol? </li></ul><ul><li>¿Usé mis roles para dar prioridad o poner énfasis en ciertas metas esta semana? </li></ul><ul><li>¿Ha cambiado o evolucionado alguno de mis roles? </li></ul><ul><li>¿Hay roles futuros en los que podría trabajar gradualmente ahora? </li></ul>
  11. 11. PASO 3: IDENTIFICAR METAS <ul><li>Dentro de cada rol, elija metas cada semana que le ayudarán a lograr esas cosas que realmente son importantes. Las metas semanales no son los clásicos “qué hacer”, sino que representan las actividades importantes de gran fuerza que: </li></ul><ul><li>Contribuyen a la felicidad y al bienestar a largo plazo. </li></ul><ul><li>Avanzan el cumplimiento de su misión. </li></ul><ul><li>Alientan la mejora y mentalidad de “hacer las cosas bien desde la primera vez”. </li></ul><ul><li>Cumplen las cuatro necesidades humanas (física, social/emocional, mental y espiritual). </li></ul><ul><li>Crean una solución a largo plazo. </li></ul><ul><li>Engrandecen las relaciones. </li></ul>
  12. 12. DIRECTRICES PARA FIJAR METAS Para fijar una meta semanal, pregúntese: “¿Que es lo más importante que podría hacer en cada rol esta semana que tendría el impacto positivo más grande?”. Aunque puede identificar varias metas en cada ron, se sugiere que se limite a una o dos de las metas o actividades más importantes. De hecho, no necesita fijar metas semanales para cada rol. Puede haber ocasiones en que lo más atinado sería sugerir que se enfoque en una meta clave que requiera atención especial. Existen muchos métodos buenos para fijar metas. Durante su vida, probablemente ha encontrado algunos que le funcionan. La intención de este curso es llevar la fijación de metas a un nuevo nivel conectando las metas a sus roles y a su misión. Opciones de Metas La tabla para fijar metas de la Hoja de Trabajo 3.5 presenta varios tipos de metas, algunas de las cuales podrían serle nuevas. Se ha anotado una variedad de ideas no convencionales para fijar metas. Para fijar una meta usando la tabla: 1. Seleccione un rol y regístrelo en el espacio en blanco en la parte superior. 2. De la tabla, elija una idea de meta que le intrigue o que nunca antes haya intentado. Encierrela en un círculo. 3. Fije una meta semanal o de término más largo específicamente enfocada a ese rol y anótela en la parte inferior. Esta meta deberá conectar su rol y misión. 4. Si cuenta con tiempo disponible, repita el proceso para otro rol. HOJA DE TRABAJO 3.5
  13. 13. PASO 4: ORGANIZARSE SEMANALMENTE <ul><li>La planeación diaria sólo le proporciona un panorama limitado de lo que es importante; lo lleva a un enfoque en Cuadrante I. Aunque la planeación mensual le da un panorama más amplio de lo que es importante, demasiadas cosas cambian durante el mes para lograr un plan efectivo. Para aclarar su perspectiva y permitirse una cantidad manejable de tiempo prar planear actividades de Cuadrante II, use su sesión de planeación semanal para organizar su vida y mantenerse enfocado en los asuntos importantes. </li></ul><ul><li>Programe las “Piedras Grandes” </li></ul><ul><li>La auto consciencia y el propósito le ayudarán a determinar las actividades que representan sus propias “piedras grandes”. Recuerde, éstas deben incluir actividades en Cuadrante II, tales como: </li></ul><ul><li>Preparación </li></ul><ul><li>Prevención </li></ul><ul><li>Aclaración de valores </li></ul><ul><li>Planeación </li></ul><ul><li>Formación de relaciones </li></ul><ul><li>Recreación verdadera </li></ul><ul><li>Programe sus “piedras grandes” para la semana entrante. Determine si sus compromisos previos son todavía piedras grandes y programe de acuerdo a ello. </li></ul>
  14. 14. PASO 5: ORGANIZARSE SEMANALMENTE Las personas con integridad hacen y cumplen promesas y compromisos significativos para ellos mismos y para los demás que están en línea con su enunciado de misión. Cada elección sabia afirma la pregunta, “¿Esta elección me conduce hacia lo que realmente quiero?”. Ejercitar integridad es una elección de momento a momento. En cada momento elegimos si trabajaremos, o no, activamente hacia lo que queremos se, hacer y tener. “ La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad” - Eleanor Roosevelt
  15. 15. ALINEACIÓN CON LA MISIÓN <ul><li>¿Qué se siente cuando uno pierde de vista su misión? </li></ul><ul><li>Infelicidad irritante. </li></ul><ul><li>Insatisfacción. </li></ul><ul><li>Falta de espacio interior. </li></ul><ul><li>¿Cómo puede uno perder de vista su misión? </li></ul><ul><li>Panorama no realista del tiempo. </li></ul><ul><li>Espejo social (presión de compañeros). </li></ul><ul><li>Expectativas no realistas. </li></ul><ul><li>Desequilibrio. </li></ul><ul><li>Misión/propósito confuso (sustituir la misión de otra persona por la propia). </li></ul><ul><li>Deseos de corto alcance (el deseo no contribuye al cumplimiento de la misión). </li></ul><ul><li>Emergencias y crisis. </li></ul>
  16. 16. PASO 6: EVALUAR <ul><li>Al sentarse a planear sus actividades de la siguiente semana, mire hacia atrás y evalúe lo que funcionó bien y qué debió haber cambiado para ayudarle a cumplir sus metas. Evaluar consistentemente su progreso puede ayudarle a aprender de lo que ha o no hecho. Si desea tener éxito en sus roles y cumplir sus metas afectivas, al final de cada semana debe: </li></ul><ul><li>1. Evaluar las Lecciones Aprendidas </li></ul><ul><li>¿El cumplimiento de estas metas fue el mejor uso de su tiempo? </li></ul><ul><li>¿Cuáles metas no cumplidas debe pasar para la semana entrante? </li></ul><ul><li>¿Qué patrones de éxito y fracaso ve en fijar y alcanzar metas? </li></ul><ul><li>¿Qué se interpone en el camino para cumplir sus metas? </li></ul><ul><li>¿Está creando expectativas no realistas? </li></ul><ul><li>2. Revisar su Misión </li></ul><ul><li>Revise su enunciado de misión y compare sus actividades de la semana pasada con lo que quiere ser, hacer y tener. </li></ul><ul><li>3. Aplicar los Resultados de la Evaluación </li></ul><ul><li>Una vez que ha revisado la semana pasada para aprender lecciones y para ver que tan bien funcionaron sus metas de acuerdo con su misión, aplique lo que haya descubierto. Fije una meta para cambiar sus resultados. Anótelos en su hoja de trabajo semanal bajo el rol correcto. Seguir el proceso de seis pasos le ayudará a poner primero lo primero en su vida. </li></ul>
  17. 17. CITAS “ Las cosas que más importan no deben estar nunca a merced de las que importan menos” - Goethe “ Lo que es importante para otra persona debe ser tan importante para usted como la otra persona lo es para usted” - Stephen R. Covey “ Usted no inventa su misión, la detecta” - Victor Frankl “ En todos los campos del empeño humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las acciones” - Pareto

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