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Project parte01 Project parte01 Document Transcript

  • Índice01.04 GERÊNCIA DE PROJETOS........................................................................................................407 GERENCIANDO CARGAS DE TRABALHO.......................................................................................4707.01 Cargas de trabalho de recurso....................................................................................................4707.02 visualizando cargas de trabalho de recurso e atribuições de tarefas..........................................4707.03 resolvendo conflitos de recurso..................................................................................................4807.04 nivelamento por software...........................................................................................................5007.05 exercício de fixação 03...............................................................................................................5208 ACOMPANHAMENTO.........................................................................................................................5408.01 salvando o projeto original.........................................................................................................5408.02 fazendo acompanhamento posterior...........................................................................................5408.03 comparando o planejado (linha base) com o ocorrido................................................................5908.04 exercício de fixação 04...............................................................................................................6109 TRABALHANDO COM VÁRIOS PROJETOS......................................................................................6209.01 múltiplos projetos.......................................................................................................................6209.02 área de trabalho (workspace).....................................................................................................6309.03 consolidação de projetos............................................................................................................6410 FACILIDADES.....................................................................................................................................6610.01 dividindo tarefas.........................................................................................................................6610.02 rearranjando a área de visualização............................................................................................6710.03 atrasando o início de uma tarefa................................................................................................6710.04 inserindo colunas........................................................................................................................6810.05 inserindo desenhos.....................................................................................................................6810.06 exportando projetos...................................................................................................................6910.07 exercício de fixação 05...............................................................................................................7211 RELATÓRIOS.....................................................................................................................................7311.01 executando relatórios.................................................................................................................7312 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................................7501 GERÊNCIA DE PROJETOS
  • 1.1 IntroduçãoEvolução tecnológica, acirramento de concorrência, novos segmentos de mercado, globalização. Todoesse contexto de mudanças têm algo em comum: a velocidade com que ocorrem. Cada vez mais, osgerentes cumprem o papel de administrador de mudanças.Analisando a pressão que esse contexto de mudanças cria sobre a estrutura das organizações, o prof.Harold Kerzner conclui que “a estrutura da maioria das empresas é burocrática e lenta e todos osúltimos fatos mostram que esses modelos não conseguem dar uma resposta razoavelmente rápida aum ambiente em constante mutação.Como sobreviver em um mundo onde não se sabe o que vem a ser liderança, produtividade, oulucratividade? Agravando esse quadro constata-se que a cultura empresarial brasileira quase nuncadestina tempo para planejar, mas sempre destina recurso para refazer.É preciso que se tenha habilidade para gerenciar aquilo que se conhece muito pouco, ou, até mesmo,aquilo de que não se conhece.Gerenciamento de projetos é o conjunto de técnicas e ferramentas que permite ao executivodesenvolver habilidades requeridas para lidar com as contingências, com as situações sempre novasque o ambiente de mudança contínua impõe. A essência da idéia de projeto é a não repetição.
  • 01.02 Conceito de ProjetoDe acordo com a definição conceitual, entende-se por projeto um esforço de trabalho realizado por umgrupo de pessoas com um objetivo bem definido, dentro de um prazo estabelecido e com recursoslimitados. Dessa forma, pode-se caracterizar um projeto como uma ou mais demandas do cliente. Porexemplo: a elaboração de um sistema novo; a evolução de uma ou mais funcionalidades de umsistema existente; um conjunto de uma ou mais correções; etc. Dessa forma, um sistema ou código deserviço geralmente contínuo, não se caracteriza como um projeto, na visão conceitual.01.03 Visão Geral da Gerência de ProjetosA gerência de Projetos é um ramo da ciência da administração que trata do planejamento e controle deprojetos. Gerenciar um projeto significa, resumidamente planejar a sua execução antes de iniciá-lo eacompanhar a sua execução. No planejamento do Projeto são estabelecidas as metas (ou objetivos),as tarefas a serem realizadas e o seu sequenciamento , com base nos recursos necessários edisponíveis. O controle do projeto, no sentido moderno do termo, significa a medição do progresso edo desempenho através de um sistema ordenado e pré-estabelecido. Ações corretivas são tomadassempre que necessárias. As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem,basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bomplanejamento implica que um projeto poderá ser executado no prazo e custo previstos e com excelentequalidade.O projeto como um todo se divide em fases e o gerente do projeto deverá fazer todo oesforço possível para que cada fase termine com sucesso. O trabalho de um gerente éconstituído de tarefas que sempre se relacionam com o que foi feito, com o que faltapara fazer, e com o quanto se está gastando com o projeto. Tarefas administrativastambém consomem tempo, tais como conseguir recursos para o projeto, agendarreuniões, acompanhar treinamentos, avaliar o desempenho da equipe, resolverconflitos, etc.
  • 01.04 Gerência de Projetos“Gerenciamento de Projetos é a aplicação de técnicas para planejar tarefas, organizar pessoal,controlar e reescalonar recursos a fim de obter sucesso no projeto.Tem por finalidade fornecer ao gerente de projetos as informações para habilitá-lo a tomar medidasalternativas necessárias à correção de distorções que ocorram durante a execução.A técnica parte do princípio de que as coisas não acontecem conforme o previsto, portanto o objetivonão é acertar passo a passo, mas sim tê-lo sob controle.01.05 Técnicas de Gerência de Projetos• Gráfico de Gantt – (Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte-americano)Também conhecido como cronograma de barras, Diagrama de Gantt, é usado para tarefas(duração), recurso (alocação), no planejamento e no acompanhamento da execução de projetos.• PERT/CPMPERT – Program Evaluation and Review TecniqueCPM – Critical Path MethodRede PERTA técnica tem a Rede PERT como representação gráfica. Permite distribuir no tempo a melhorforma de executar um elenco de tarefas/atividade, mesmo que realizadas em diferentes locais, pordiferentes equipes, em períodos variados, controlando simultâniedades e requisitos técnicos.
  • 01.06 Elementos Básicos da Gerência de ProjetosTAREFA (ATIVIDADE) - São os passos necessários a execução do projeto. As tarefas/atividadespossuem alguns atributos, tais como: duração, ritmo, ordem de execução, tipo de ligação, folgas,restrições e recursos.TIPOS DE TAREFA – Podemos identificar quatro tipos de tarefa:Tarefa Crítica – tarefa com folga igual a zero;Tarefa Não Crítica – tarefa que pelo percurso restante dela até o caminho crítico tenha folga.;Tarefa Sumário - tarefa totalizadora utilizada para montar a estrutura do projeto, ou seja,tarefas, subtarefas ou atividades;Marco Temporal – não se trata de uma tarefa propriamente dita, pois possui duração igual azero, não aloca recursos e não produz nada, servindo para destacar um momento importante doprojeto.DURAÇÃO – estimada na fase de planejamento, deve ter por base dados históricos de tarefassemelhantes executadas anteriormente, ou na experiência dos técnicos. Deve levar em conta osrecurso necessários ou disponíveis.RITMO – Com o estabelecimento de medições intermediárias, obtém-se uma visualização do ritmo deexecução da tarefa ou atividade.PRÉ-REQUISITO (PRECEDÊNCIA) – Cada tarefa/atividade, possui tarefa(s) predecessoras(s) e/ousucessoras. O encadeamento fruto dessa associação determina a ordem de execução do projeto.Todas as tarefas devem ter, pelo menos uma predecessora e uma sucessora, com exceção da tarefainicial, que só admite sucessoras e da tarefa final que só admite predecessoras. A ordem de execuçãodeve ser ditada por fatos técnicos que determinam os pré-requisitos.LIGAÇÃO – Para cada tarefa do projeto é necessário uma verificação sobre o tipo de ligação (link) comas tarefas predecessoras e ou sucessoras:. Se, para ser iniciada, uma tarefa necessita que outra tenha sido concluída, será estabelecidauma ligação do tipo TI (Término/Início) ou em inglês FS (Finish/Start), isto é essa tarefa só iniciaquando a outra estiver pronta. Esse caso é o mais comum.. Se, para ser iniciada, uma tarefa necessita que outra também tenha sido iniciada, seráestabelecida uma ligação do tipo II (Início/Início) ou SS (Start/Start).. Se, para ser concluída, uma tarefa necessita que outra tenha sido concluída também, seráestabelecida uma ligação do tipo TT (Término/Término) ou FF (Finish/Finish).. Se, para ser concluída, uma tarefa necessita que outra tenha sido iniciada., será estabelecidauma ligação do tipo IT (Início/Término) ou SF (Start/Finish).FOLGA – É um intervalo de tempo existente entre duas tarefas (ou atividades) proveniente doencadeamento estabelecido para a execução, restrições.Folga Livre – é o período em que uma atividade pode ser atrasada sem comprometer o andamentodas atividades subsequentesFolga Total – é o período em que uma atividade pode ser atrasada sem comprometer oandamento das atividades críticas subsequentes (prazo do projeto)LAG - É um intervalo de tempo obrigatório entre duas tarefas específicas, não gerando custos para oprojeto por não existir a participação de recursos e fugindo da interferência do gerente do projeto, quenão tem como alterá-lo. Por exemplo, o tempo de sedimentação de uma reação química ou o prazodado por um fornecedor para a entrega de um produto encomendado.RECURSOS – São todos os elementos físicos necessários à realização de um projeto. Podem ser dotipo mão-de-obra, máquina/equipamento, material consumível ou empreiteiro. Efetivamente, o querepresenta o custo de um projeto, é o desembolso necessário para habilitar os recursos queexecutarão as tarefas, podendo-se afirmar que uma tarefa não custa nada, o que custa são osrecursos necessários à sua execução.CUSTO – A todo recurso está alocado um custo. Existem três tipos de custos, cada um aplicável a
  • determinados tipos de recursos:Custo Pro Rata – usado em recursos do tipo mão-de-obra, onde representa o valor dehomem/hora, e do tipo máquina/equipamento, onde representa o valor de depreciação mais consumode combustível ou energia;Custo Por Uso – usado em recursos do tipo material de consumo, representando o valor demercado para reposição de material;Custo Fixo – usado em recursos do tipo empreiteiro, que tem seu valor definido em cada tarefaem que participam.CONFLITO – Diz-se que um recurso está em conflito quando, em determinado momento, não possuidisponibilidade suficiente para atender às tarefas que lhes são designadas. Existem diversosprocedimentos administrativos para a solução de conflitos que normalmente competem ao Gerente deProjetos, entretanto caso tenham-se esgotados os meios administrativos para a resolução dosmesmos, efetua-se a operação de nivelamento, que implica no atraso de alguma(s) das tarefasenvolvidas, para fazer-se frente à falta de recursos.DATA PROVÁVEL – Quando o planejamento for concluído e for determinado que o projeto é viável eexeqüível, as informações do tipo provável naquele instante serão copiadas, passando a apresentar-se sob o tipo meta e denominando-se, no caso das datas, Linha da Base (baseline). Informações dotipo meta representam o compromisso de execução do projeto e não devem ser alteradas durante afase de execução, diferentemente das informações prováveis que, como veremos adiante, sofremoperações de atualização frente a entrada de dados do tipo real.DATA REAL – Ao entrar na fase de acompanhamento, o projeto começa a receber informações do tiporeal, que retratam a realidade da execução e denominam-se no caso das datas, Início Real e FinalReal da tarefa. Quando do lançamento de datas reais e início e fim de tarefas diferentes doprogramado, o software automaticamente reprograma as datas prováveis das tarefas sucessoras,mostrando, então, a importância da cópia efetuada ao final da fase de planejamento, sem a qualseriam perdidas todas as informações definidas naquela etapa do projeto.RESTRIÇÃO – Ao indicar a precedência entre duas tarefas com ligação do tipo TI (Término/Início),entende-se que a tarefa sucessora deve iniciar logo após o término da anterior, isto é, deve acontecero mais cedo possível.O Mais Cedo PossívelO mais Tarde PossívelNão Começar antes deNão terminar Depois de
  • 2 Microsoft Project 20002.1 O que é o Microsoft Project 2000O Microsoft Project 2000 é um programa do ambiente Windows indicado para o planejamento eacompanhamento de projetos, através dele você poderá visualizar seu projeto centrado em diversosinteresses: centrado em tempos, custos e recursos. Poderá ainda comparar o planejamento inicial como efetivo andamento do projeto.2.2 Abrindo o MS Project 2000Para abrir o MS Project clique em iniciar, programas, Microsoft Project...2.3 Formas de visualizaçãoO Project possui vários modos predefinidos. Cada um deles pode ser apresentado usando-se o menuExibir ou Barra de Modos, localizada no lado esquerdo da janela de programa do Project. A Barra demodos apresenta oito dos modos mais usados com ícones e um ícone para apresentar modosadicionais. A tabela a seguir mostra os ícones de modo da Barra de modos e fornece uma brevedescrição sobre cada um deles.
  • CalendárioUm calendário mensal que mostra tarefas e suasdurações. Use este modo para mostrar as tarefasagendadas em uma semana específica ou em umintervalo de semanas.Diagrama deredeUm diagrama de rede que mostra todas astarefas e dependências de tarefa. Use estemodo de tarefa para criar e otimizar suaagenda em um formato de fluxograma.Gantt deControleUma lista de tarefas e informaçõesrelacionada, e um gráfico que mostra a linha debase e barras de Gantt agendadas para cada tarefa.Use este modo para comparar a agendada linha debase com a real.Gráfico deGanttUma lista de tarefas e informações relacionadas, eum gráfico que mostra tarefas e suas durações como decorrer do tempo. Use este modo para introduzire agendar uma lista de tarefasUso da tarefaUma lista de tarefas que mostra os recursosatribuídos, agrupados sob cada tarefa. Use estemodo para visualizar quais os recursos estãoatribuídos a tarefas específicas e para ver os perfisde emprego de recurso.Gráfico deRecursosUm gráfico que mostra alocação de recursos, custosou emprego. Use este modo para apresentarinformações sobre um recurso ou um grupo derecursos com o decorrer do tempo.Planilha deRecursosUma lista de recursos e informaçõesrelacionadas. Use este modo para introduzir e editarinformações de recursos em um formato do que aplanilha eletrônicaUso do RecursoUma lista de recursos que mostra atribuições detarefas agrupadas sob cada recurso. Use este modopara exibir informações de custo ou alocação detrabalho de um determinado período, para cadarecurso por atribuição, e para definir perfis detrabalho de recurso.Mais modos deexibiçãoAbre a caixa de diálogo Mais modos de exibição.Essa caixa de diálogo apresenta uma lista de todosos modos disponíveis.2.4 Abrindo dois Modos SimultaneamentePara abrir dois modos simultaneamente mantenha a tecla SHIFT pressionada e escolha, na Barra deMenu em Exibir, quais os modos que deseja abrir, porém há modos que são incompatíveis para aabertura simultânea.
  • 3 PROJETOS E TAREFAS3.1 Iniciando um ProjetoAntes de colocar todas as informações no Project, é necessário definir todas tarefas e etapas de seuprojetoSeu projeto pode ser organizado em função de uma data inicial ou final, para tanto, escolha na Barrade Menu Projeto, Informações do Projeto. Defina se quer orientar seu projeto a partir da data de inícioou de final. Defina então no campo apropriado qual a data que orientará todo o projeto.Caso deseje selecionar o Projeto para começar “do início – ao – fim” (Agendar a partir de), todasas tarefas vão começar a partir da data do início (o mais utilizado), caso selecione “fim - para o –início” todas as tarefas vão ser executadas a partir da data final e assim voltando para trás com asdatas, até a última tarefa (pouco utilizado).Esta caixa de diálogo pode ser acessada a qualquer momento para que seja verificado o prazo total doprojeto.3.2 Inserindo Informações de projetoO Project possibilita a inclusão de informações como: quem está gerenciando o projeto, a empresa, eoutras informações adicionais que podem ser utilizadas conforme necessidade. Para exercer esteprocedimento é só clicar em Arquivo, Propriedades na guia Resumo.
  • 3.3 Modo de ApresentaçãoNa barra de Modos clique em Gráfico de Gantt, ele será o mais utilizado.O modo de apresentação original do MS Project 2000 é o Gráfico de Gantt, ele é composto por umatabela e um diagrama de barras horizontais que representam a duração das tarefas do seu projeto.Mais adiante verificaremos outros modos de apresentação, mas por enquanto trabalharemos com este.A barra de divisão existente entre a tabela e o diagrama pode ser deslocada para a direita ou paraa esquerda, privilegiando as informações da Tabela ou do diagrama. Para tanto, posicione oponteiro do mouse sobre a barra, quando este tomar a forma "<-||-> ", clique e arraste para o ladomais conveniente. Este recurso é recorrente em outros modos de apresentação.Para ajustar a escala de tempo, você pode usar os botões Mais Zoom e Menos zoom ( ) na barra deferramentas padrão.
  • 03.04 Inserindo TarefasNos campos "Nome da Tarefa" digite o nome das várias tarefas que compõem o seu projeto, a cadanova tarefa inserida tecle ENTER.Para inserir um campo para uma tarefa que anteceda outra já digitada, selecione o campo da tarefa jádigitada, na Barra de Menu escolha Inserir, e então, Inserir nova Tarefa ou aperte a tecla INSERT doteclado, sendo assim, será criada uma linha acima do campo selecionado.03.05 Tarefas RecorrentesPara inserir uma tarefa que seja recorrente durante o seu projeto, escolha na Barra de Menu Inserir, eentão Tarefa recorrente. Na caixa de diálogo "Informações sobre Tarefas Recorrentes" e defina oNome da tarefa, a duração da tarefa, o período de recorrência (através dos botões de opção) e aduração da recorrência.No Gráfico de Gant exibirá desta forma.03.06 Marcos Importantes para o ProjetoPor vezes, há fatos que importam aos nossos projetos mas que não têm uma duração, ou sua duraçãonão importa ao projeto, nestes casos insira uma tarefa e no campo duração digite "0", você perceberáque no diagrama o fato estará assinalado de maneira diferente.
  • O "Marco" é muito importante para o projeto, pois ele determinará visualmente o término de umadeterminada tarefa, ou início, exibindo as datas correspondentes que estiverem sendoexecutadas.Neste exemplo, colocamos um marco para saber a data do início do projeto que "provavelmente"ocorrerá o final do projeto.03.07 Alterando Tarefas já InseridasPara saber ou alterar qualquer informação a respeito de uma tarefa, selecione-a e clique na Barra deFerramentas sobre o botão (Informações sobre a tarefa) . Na caixa de diálogo "Informações sobre atarefa” há as guias "Geral" (define prioridade, datas e percentual realizado),"Predecessoras" (informa as tarefas que necessariamente a precedem), "Recursos" (define osrecursos envolvidos), "Avançado" (aspectos ligados ao adiantamento da tarefa) e "Anotações"(Anotações em relação à tarefa)03.08 Excluindo TarefasPara excluir uma tarefa de seu projeto selecione toda a linha que contém a tarefa (dê um clique sobreo número da linha), clique então o botão direito do mouse, no menu rápido escolha Excluir Tarefa.
  • 03.09 Do DiagramaPara alterar a escala de tempo utilizada no diagrama de Gantt, escolha Formatar, na Barra de Menu,escolha então, Escala de Tempo.. . Na Caixa de Diálogo "Escala de Tempo" há as guias:- "Escala de Tempo", onde devem ser definidas a maior e a menor escalas do Diagrama,respectivamente a superior e a inferior, em seus aspectos: unidade de tempo utilizada, formato ealinhamento.- "Período de Folga", onde pode-se definir o formato dos feriados e dias não trabalhados.03.10 Das TarefasVocê pode utilizar diferentes unidades de tempo para diferentes tarefas, basta selecionar o campo nacoluna "Duração", e digitar o número de unidades e a abreviatura da unidade de tempo a ser utilizada:
  • m (minuto), d (dia), h (hora) e s (semana).Você também poderá trabalhar a duração das tarefas posicionando o ponteiro do mouse naextremidade direita da barra que representa a duração da tarefa no diagrama de Gantt, assim que oponteiro do mouse assumir a forma "<||> " , clique e arraste, estendendo ou reduzindo o temponecessário à tarefa.Para alterar a unidade de tempo (default) na coluna "Duração", escolha na Barra de MenuFerramentas, e então Opções, na guia "Agenda" verifique qual das opções da caixa de listagem emcortina "A duração é inserida em" é mais conveniente.
  • 03.11 Compreendendo Etapas e TarefasA criação de uma estrutura de tópicos hierárquica organiza as tarefas do projeto em grupos. Cadagrupo de tarefas é precedido por uma tarefa de resumo, que descreve as tarefas dentro do grupo; cadanível dentro da estrutura de tópicos fornece mais detalhes da tarefa. Uma estrutura de tópicos pode sercriada para tornar mais fácil a leitura de listas de tarefas longas para dividir um projeto em fasesdistintas ou para criar uma visualização de alto nível do projeto para fins de administração. Umaestrutura de tópicos pode ocorrer a qualquer momento durante o processo de agendamento,entretanto, é muito mais fácil organizá-la no início.03.12 Definindo Etapas e TarefasVocê pode definir etapas para seu projeto, cada etapa pode conter uma série de tarefas. Para tanto,digite o nome da etapa, nos campos subsequentes digite o nome das tarefas que compõe esta etapa,selecione todas as tarefas e clique sobre o botão (Recuo) da Barra de ferramentas, as tarefasselecionadas serão apresentadas como um conjunto de tarefas (uma etapa) que leva o nome docampo imediatamente superior à seleção. Uma etapa pode conter outras etapas.Para anular a identação, selecione a tarefa ou etapa e clique sobre o botão (Recuo para a esquerda)da Barra de Ferramentas.Você pode visualizar apenas as etapas clicando sobre o botão (Ocultar subtarefas) , ou estas esuas tarefas clicando sobre o botão (Mostrar subtarefas) . Para ver todas as tarefas, clique sobre obotão (Mostrar Todas as subtarefas) . As tarefas (ou etapas) ficarão com um sinal de "mais" ou de"menos" indicando se há ou não tarefas ocultas.Utilizando todas as ferramentas, neste exemplo o seu projeto exibirá dessa forma..:Para visualizar a numeração das etapas e suas tarefas escolha na Barra de Ferramentas, Opções..,escolha a guia “Modo de Exibição”, e então, no campo marque a caixa de verificação “Mostrar númeroda estrutura de tópicos”.03.13 Estabelecendo Relações de Dependência entre as TarefasVocê pode estabelecer vínculos de dependência entre as tarefas, de modo que uma só comeceao terminar outra, ou que venham a terminar simultaneamente e assim por diante.Uma tarefa pode ter relação de dependência com várias outras.Para fazê-lo selecione as tarefas ou etapas e clique sobre o botão (Vincular Tarefas).
  • A operação de criar dependência entre tarefas (ou etapas) também pode ser feita através domouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a duração da tarefa nodiagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumirá a forma de uma cruz de setas , clique e arrasteverticalmente até a tarefa com qual queira criar vínculo.Para extinguir a relação de dependência entre tarefas, selecione-as e clique sobre o botão(Desvincular Tarefas) .03.14 Dependências entre as tarefasQuando uma tarefa é introduzida inicialmente no Project, ela é programada para começar na data deinício do projeto.Vinculando as tarefas, você estabelece uma dependência que determina a seqüência de tarefas. Porseguinte, o Project agenda as tarefas definindo as datas de início e de término de cada tarefa. Asbarras de Gantt no modo Gráfico de Ganttsão então movidas para as data apropriada na escala de tempo, e linhas de vínculo sãodesenhadas para mostrar a dependência.Existem quatro tipos de dependências de tarefas: término-a-início, término-a-término, início-a-início einício-a-término. A dependência término-a-início é a mais comum, enquanto a dependência início-a-término é a menos comum. Uma descrição e um exemplo de cada dependência são fornecidos natabela a seguir.Descrição ExemploTérmino-a-início (TI). O término deuma tarefa marca o início da outra.A definição do programa é executadaantes dos testes do mesmoprograma.Início-a-início (II). As duas tarefascomeçam ao mesmo tempo.A preparação dos testes e acodificação podem ser executadosdurante o mesmo período de tempo.Término-a-término (TT), As duastarefas terminam ao mesmo tempo.A preparação dos testes deveterminar quando terminar a
  • codificação do programa.Início a término (IT). O início de umatarefa marca o término de outra.A execução do sistema antigo nãopararia até que a execução do novocomeçasse.Para alterar os tipos de dependências entre as tarefas e só clicar duas vezes na seta queliga as tarefas, no diagrama de Gantt.Será apresentada a caixa de diálogo "Dependência entre tarefas", na caixa de listagemem cortina "Tipo" você pode determinar o tipo de dependência:- "Término-a-início", é necessário que termine uma para iniciar outra;- "Início-a-início", as tarefas devem iniciar simultaneamente;- "Término-a-término", as tarefas devem terminar simultaneamente;- "Início-a-término", o início da tarefa se dá no término da outra; e,- "(Nenhum)", as tarefas se tornam independentes.Logicamente haverá muitas mudanças em seu projeto, por isso o Project se torna flexível aadiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma tarefa que atrasou dadata de início é só clicar duas vezes na linha de vínculo e na caixa de texto " Retardo" e digitar otempo de atraso, caso ocorra o contrário, se adiantou, é só digitar na caixa de texto " Retardo " e otempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo..:
  • 03.15 Determinando Restrições às tarefasAlgumas vezes, restrições de datas inflexíveis (como Deve iniciar em ou Deve terminar em) sãodefinidas para tarefas desnecessariamente ou inadvertidamente. Você pode tornar as restrições dastarefas críticas mais flexíveis utilizando os recursos com maior eficiência.Para determinar restrições as tarefas devemos acessar as Informações sobre a Tarefa e alterar o Tipode Restrução.
  • 03.16 Caminho CríticoO caminho crítico identifica aquelas tarefas que são cruciais para a duração do projeto. Um caminhocrítico não pode ter a duração ampliada nem sua data de início retardada sem causar impacto na datafinal do projeto. As tarefas críticas formam um caminho crítico ao longo do projeto. Quando umaagenda de projeto é formatada para apresentar o caminho crítico, você pode reduzir ou ampliar aduração total desse projeto, mudando a duração, as dependências ou os recursos das tarefas críticas.Para formatar o gráfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamente o caminho crítico, useo Assistente de gráficos de Gantt.
  • Indicação vermelha ou caminho crítico (alterando a data da tarefa, ocorrerão mudanças na data finaldo projeto.Tarefas não críticas em azul.
  • 03.17 Exercício de Fixação 011. Acione ‘Informações sobre o Projeto’ a partir de um novo projeto.2. Altere a data de início do projeto para 02/06/2003.3. Insira as seguintes atividades com as respectivas durações e se houver necessidade ajuste alargura da coluna Nome da Tarefa.4. Faça as ligações consecutivas das atividades 1 a 5.5. Faça as ligações consecutivas das atividades 6 a 8.Considerar que as atividades 1 a 5 são de responsabilidade da área de Contratos e de Engenharia eas atividades 6 a 8 são de responsabilidade da área de Recursos Humanos o que permite oparalelismo desses 2 grupos de atividades.Considerando ainda que a área de Recursos humanos está sobrecarregada, estimar qual a data limitepara que o segundo grupo de atividades tenha início sem comprometer a conclusão do projeto doStand.06. Identifique o caminho crítico do projeto.07. Salve o projeto com o nome de Exerc01.
  • Após feito o exercício, a aparência de seu arquivo deverá estar como mostra a figura abaixo.
  • 04 RECURSOSRecursos são as pessoas, locais e itens necessários para completar uma tarefa. Um projeto pode seragendado com ou sem atribuição de recursos às tarefas, contudo, se você não atribuir recursos,haverá menos responsabilidade pelo término das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Aoatribuí-los, você poderá controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalhoe o andamento do projeto.Cada tarefa em um projeto precisa ter todos os recursos necessários para sua conclusão. Uma tarefapode exigir apenas um recurso ou vários deles para ser completada.Os nomes de recurso podem ser genéricos ou específicos em suas descrições. Por exemplo, umrecurso que realiza tarefas administrativas poderia se chamar “ assistente administrativo” ou “ J.Ribeiro” . A atribuição do nome para o recurso depende do projeto ou da preferência de quem agenda.Quando um recurso é inserido em um projeto, uma unidade ou 100% é introduzido no campo Unid.Máximas do recurso, por padrão. Isso significa que apenas um recurso desse tipo está disponível parao projeto. Por padrão, as unidades de recurso são apresentadas como porcentagens, contudo vocêtambém pode apresentar unidades de recurso como decimais. O número máximo de unidades podeser aumentado ou diminuído. Quando aumentar o número máximo de unidades de recurso, certifique-se de que as unidades adicionais estejam realmentedisponíveis , para que a agenda seja precisa. Se você diminuir as unidades máximas para 50 % ou0,5, apenas metade do tempo do recurso poderá ser usada no projeto. A mesma informação sobre asunidades de recursos pode ser aplicada á atribuição de recursos a uma tarefa.04.01 Criando Lista de Recursos ou ResponsáveisPara criar uma lista de recursos necessários ou pessoas responsáveis pelas tarefas, clique sobre obotão (Atribuir Recursos) . Na caixa de diálogo “Atribuir Recursos”, no campo “Nome” digite onome dos recursos ou dos responsáveis necessários.04.02 Relacionando os Recursos às TarefasPara relacionar os recursos às tarefas, abra caixa de diálogo “Atribuir Recursos”, nesta caixa selecioneo(s) recurso(s), selecione então a(s) tarefa(s) no diagrama de Gantt e clique sobre o botão decomando Atribuir, na caixa de diálogo.A relação entre recursos e tarefas também pode ser feita através do mouse, posicione o ponteirodo mouse no botão à esquerda do nome do recurso, o mouse se transformará em uma seta comum rosto, clique e arraste o ponteiro do mouse até a tarefa com a qual se deseja relacionar orecurso.
  • Só devemos relacionar recursos a etapas e não a tarefas, quando relacionamos recursos a tarefascorremos o risco de criar falsa super-alocação de recursos.Para os recursos que já estejam relacionados às tarefas, podemos determinar as quantidadesnecessárias de cada recurso para cada tarefa nos campos “Unidades”, na caixa de diálogo “AtribuirRecursos”.Para anular a relação de um recurso com uma tarefa, selecione o recurso e a tarefa e clique sobre obotão de comando REMOVER, na caixa de diálogo “Atribuir Recursos”.Outra alternativa que permitem alocar recursos a tarefas, sendo o mais completo e abrangente aquelecomposto pelo Gráfico de Gantt no painel superior complementado pelo Formulário de Tarefa nopainel inferior, com detalhamentos Agenda do Recurso e Trabalho do Recurso alternados, pois nesteambiente pode-se alocar o recurso através da Caixa que se apresenta em cada campo da colunaNome do Recurso, que exibe todos os recursos cadastrados no conjunto de recursos, além de permitira alocação de recursos em determinados períodos da tarefa pela manipulação dos campos Trabalho eAtraso do detalhamento Agenda de Recursos. Para determinar a quantidade de recursos a seralocada, deve-se alternar o detalhamento para Trabalho do Recurso e lançar na coluna Unidades aquantidade desejada.Para acesso a este ambiente deve-se, a partir do Gráfico de Gantt, selecionar a opção Janela ==>Dividir no menu principal, quando é colocada por padrão no painel inferior a visualização Formuláriode Tarefa. Para alternar diferentes detalhamentos deve-se ativar o painel inferior através de um cliqueem qualquer ponto de sua área e selecionar a opção Formatar ==> Detalhes no menu principal,escolhendo no submenu que apresenta a opção desejada, ou clique com o botão direito do mouse nopainel inferior.04.03 Inserindo informações sobre o RecursoPara atribuir informações aos recursos envolvidos em uma tarefa como custo, horas trabalhadas,férias... Escolha na Barra de Menu Exibir, Planilha de recursos. Nesta planilha podem ser inseridostodos os tipos de informações como por exemplo: o custo “Taxa Padrão” , ou seja, o preço da horatrabalhada; o custo pela “Taxa Hora-extra”, ou seja, o preço da hora extra trabalhada; e o custo pelouso em si (“Custo/Uso”), situação que é normal no caso dos custos referentes ao aluguel ou transporte
  • de um equipamento necessário, ou ainda, o custo da visita de um profissional, calendário padrão e ocódigo do funcionário.
  • 04.04 Como o Ms-Project calcula a duração de uma AtividadeO Microsoft Project calcula a duração de projetos tendo por base a alteração da quantidade derecursos da atividade. Os tipos de controle de agendamento disponíveis no Project 2000 são:- Unidades fixas;- Trabalho fixo;- Duração Fixa.Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Project calcula a seguinte expressão:Duração = Trabalho / UnidadesEssa relação é gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade. Quando sealtera a quantidade de recursos, a duração e a quantidade de horas de trabalho se ajustarão paramanterem o equilíbrio entre os fatores, de acordo com o que está definido no tipo da tarefa conformesegue:Unidades Fixas: é o tipo padrão; ao corrigir-se a duração de uma tarefa não são alteradas asquantidades de recursos (Unidades), alocadas, sendo as quantidades de horas de trabalho corrigidasproporcionalmente à tarefa; no caso de serem alteradas as quantidades de horas de trabalho, aduração da tarefa sofrerá alteração proporcional, permanecendo sempre inalteradas as quantidades derecursos alocados, caso típico de tarefa que foi subestimada quando do planejamento original.Trabalho fixo: ao corrigir-se a duração de uma tarefa não são alteradas as quantidades de horas detrabalho (Trabalho), sendo as quantidades de recursos alocados corrigidas proporcionalmente àvariação da duração da tarefa; no caso de serem alteradas as quantidades de recursos alocados, aduração da tarefa sofrerá alteração proporcional, permanecendo sempre inalteradas as quantidades dehoras de trabalho, caso típico quando se necessita acelerar (objetivo físico) ou retardar (objetivofinanceiro) a execução de uma tarefa se alterar o HH necessário à sua execução.Duração fixa: a duração da tarefa permanecerá sempre inalterada; ao corrigir-se as quantidades derecursos alocados, as quantidades de horas de trabalho serão recalculadas e ao corrigir-se asquantidades de horas de trabalho as quantidades de recursos alocados serão recalculadas, caso típicode reuniões, tarefas de transporte e outras que tenham uma duração independente da quantidade derecursos alocados.Controlada pelo Empenho: aplicada a tarefas tipo Unidades Fixas e Duração Fixa, faz com que umnovo recurso que chegue a uma tarefa some-se em esforço aos demais, reduzindo a duração da tarefase ela for Unidades Fixas ou as quantidades de recursos alocadas se ela for Duração Fixa, caso típicode medida de contingência quando se lançam recursos não especializados para acelerar a execuçãode uma tarefa.04.05 Criando Pool de RecursosPara criar um Pool de Recursos devemos iniciar um novo projeto e a partir do menu Exibir, Planilha derecursos inserir todos os recursos, inclusive os materiais. Terminado a inclusão dos recursos devemossalvar esse projeto como qualquer outro, com extensão .mpp, porém sem tarefas alocadas ao mesmo.04.06 Associando Projeto a Pool de RecursosPara que um projeto compartilhe os recursos cadastrados em um pool de recursos é necessárioestabelecer uma ligação entre os dois arquivos. Estando os dois arquivos (de projeto.mpp e derecursos.mpp) abertos, ative o projeto efetivo, selecione no menu Ferramentas, Recursos,Compartilhar Recursos do menu principal, escolha na janela que se abre a opção Usar Recursos e , no
  • campo De, o nome do arquivo que servirá como pool de recursos.
  • 05 TRABALHANDO COM CUSTOSNo Project, existem dois tipos de custos: Custos de recurso e Custos fixos. Introduzindo informações decusto você pode criar orçamentos de projeto e analisar custos, assim como identificar possíveis custosexcessivos. Com base nas informações de custo fornecidas, o custo de cada tarefa e do projeto inteiropode ser calculado.Cada recurso ou tarefa pode ter um custo associado. Como salário por hora, salário anual ou aluguelde um equipamento. Os Custos de recurso podem originar-se de várias maneiras. No caso dos salários,podem ser rateados por hora ou no caso de um contrato, podem ser rateados no final ou no início datarefa. Com os custos dos recursos, a taxa por hora pode mudar durante a duração de um projeto, ouum recurso pode ter diferentes taxas para cada tipo de trabalho.A planilha de recursos pode ser usada para que custos básicos de recurso sejam introduzidos, paraintroduzir informações adicionais de recurso, como mudanças de taxa de pagamento com o decorrerdo tempo ou diferentes taxas de base nas tabelas de preço de custo. As informações básicas de custointroduzidas na planilha de recursos são apresentadas na guia Custos.Custos Fixos são usados quando a tarefa em si tem um custo associado. Em vez de atribuir um custobaseado na taxa para o recurso, um custo fixo pode ser atribuído. Por exemplo, se uma tarefa estásendo realizada por meio de um recurso a uma taxa fixa, como um contrato, um custo fixo éintroduzido para a tarefa sem o custo de recurso associado. Ao contrário dos custos de recurso, oscustos fixos não dependem do período de tempo gasto para completar uma tarefa.Uma tarefa também pode ter custo baseado na taxa do recurso e um custo fixo. Por exemplo, se umatarefa está sendo realizada por um recurso e materiais são entregues, um custo fixo pode serintroduzido para os materiais da tarefa e um custo do recurso pode ser introduzido para o trabalho dorecurso atribuído. Os dois custos são combinados para se obter o custo total da tarefa. Os custos fixossão introduzidos no campo custo fixo da tabela Custo.Você também pode introduzir custos por uso. Estes representam os custos associados a um recurso oua uma tarefa, independentemente da duração da tarefa ou do número de unidades de um recursoatribuído a uma tarefa. Por exemplo, você tem um equipamento que precisa ser enviado a umaconstrução, neste caso, poderia ser cobrada uma taxa pela entrega do equipamento e uma taxa porhora ou uma diária. A taxa de entrega pode ser introduzida no campo por uso do recurso.05.01 Atribuindo custo fixoPara atribuir custos a uma tarefa no modo de apresentação do diagrama de Gantt, escolha na Barra deMenu: Exibir, e então Tabela, a seguir, no menu cascata escolha Custo.
  • Na tabela à esquerda do diagrama surgirá a coluna “Custo Fixo”, onde podem ser atribuídos os custosfixos referentes às tarefas.05.02 Atribuindo Custo do RecursoNa planilha de recurso é a forma mais fácil de se atribuir salários, e custo por uso.Para isso, dê um clique na Barra de Modos em planilha de Recursos, e adicione o salário desejado.
  • Você pode inserir também dando um duplo clique em cima do recursos...05.03 Aplicando Taxas VariáveisUsando taxas de recurso variáveis, você pode controlar a taxa do pagamento de recursos nodecorrer do tempo no projeto. As taxas de recursos variáveis tem o horário estampado para quenovas taxas sejam aplicadas ao projeto no momento apropriado. Por exemplo, quando um projetocomeça, o Recurso A está sendo pago a R$ 20,00 por hora. No meio do projeto, o recurso recebeum acréscimo de pagamento, indo par R$ 22 por hora. Introduzindo-se a taxa de pagamento comuma data efetiva, os custos do recurso são calculados com base no momento emque a tarefa é realizada.A taxa do custo inicial de um recurso pode ser introduzida na Planilha de recursos ou na guia “Custos”da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Todas as alterações de taxa de custo que devementrar em vigor depois que o projeto começar devem ser introduzidas na guia Custos, as informaçõesde custo são atualizadas automaticamente na Planilha de Recursos.Alterações de taxa de recurso podem ser introduzidas como um número ou como uma porcentagem. Aintrodução de uma porcentagem positiva nos campos de custos padrão ou de hora-extra calculaautomaticamente a nova taxa. A nova taxa é calculada pela soma da taxa antiga mais a porcentagemda mesma taxa. Uma porcentagem negativa calcula um decréscimo em relação à taxa antiga.
  • Com este procedimento, quando chegar na data correspondente ele irá alterar sozinho os valores.05.04 Atribuindo Tabelas de taxa de custoAlém das alterações das taxas de pagamento de recurso, um recurso também pode realizar váriostipos de trabalho com taxas diferentes por meio da utilização de tabelas de taxa, cada recurso pode teraté 5 taxas de custos diferentes. Cada tabela de taxa de custo pode ter até 25 diferentes mudanças detaxa. As tabelas de taxas de custo são criadas na guia “Custos” da caixa de dialogo Informações sobreo recurso. A tabela de custo Padrão é a tabela A, quando um recurso é atribuído a uma tarefa. Asdemais tabelas são denominadas B, C, D e E. Cada tabela adicional fica vazia até ser usada.A tabela de custo usada para calcular custos de recurso para uma tarefa pode ser alterada para umadas cinco taxas de custo disponíveis para cada recurso. A tabela de taxa de custo atribuída pode sermudada de utilização como é exibido no modo Uso da Tarefa. Na guia Geral da caixa de diálogoInformações sobre a atribuição, dê um clique na seta para baixo de Tabela de taxas de custo eselecione uma tabela.Exemplo: Para criar um novo salário em outro tipo de tarefa para o mesmo Recurso. Ainda na Caixa deDiálogo da informação do Recurso...
  • Após inserir os valores da guia B, clique em Uso da Tarefa, dê um duplo clique na tarefa desejadacorrespondente ao recurso, e atribua a guia B.
  • 05.05 Exercícios de Fixação 02Foi solicitado a Empresa a Preparação e Aplicação de treinamento aos usuários de determinadoCliente conforme atividades relacionadas abaixo:A Preparação e o Treinamento ficarão a cargo do Analista Luiz, e a preparação da infra-estrutura ficaráa cargo do Fernando que é Técnico de Suporte.Para efeito de custos a hora de preparação do treinamento é a mesma de Análise que é de R$ 100,00,porém para o treinamento é cobrado a hora de consultoria que é de R$ 150,00. Para a preparação dasala de aula é cobrado o custo do Técnico que é de R$ 80,00 a hora.Também é cobrado o preço por uso de R$ 1.000,00 para cobrir os custos da sala de aula.Montar o Planejamento do Projeto no Ms-Project contendo as atividades acima, lembrando que apreparação da infra-estrutura ocorrerá imediatamente antes do início do treinamento.O Planejamento deverá conter também a Planilha de Recursos com os custos citados anteriormente.Ao Final exibir o gráfico de Gantt com tabela de custos.Salvar como Exerc02.
  • Ao Final teremos o Gráfico de Gantt com tabela de custos e a Planilha de recursos:Atribuição do custo de consultoria como segue: