Trabajo escrito...

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Trabajo escrito...

  1. 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGO SERVICIO DE APRENDIZAJE SENATECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA FLORENCIA 2012
  2. 2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGO Instructor ALBERTO GAVIRIA DAVILACENTRO TEGNOLOGICOS DE LA AMAZONIATECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA FLORENCIA 2012
  3. 3. INTRODUCCIONLa razón fundamental de este trabajo es dar a conocer las competencias para identificar yelaborar toda clase de documentos empresariales dentro de el proyecto de formaciónteniendo en cuenta los soportes y los conocimientos adquiridos en el tecnólogo deGestión Administrativa y las normas Técnicas colombiana, en cumplimiento a la ley 594de 2000.Objetivo GeneralBuscamos que todas las personas que necesiten tener una guía sobre como hacer undocumento empresarial bien sea cartas comerciales, memorandos, nota interna, etc.Con este lograran tener una guía clara para su mejor desempeño en su lugar de trabajo.Espero le sea de mucha ayuda y despeje sus inquietudes.
  4. 4. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN 1. ORTOGRAFÍA 2. SIGNOS DE PUNTUACIÓN 2.1 El punto 2.1.1 Punto seguido 2.1.2 Punto aparte 2.1.3 Punto final 2.2 La coma 2.3 Punto y coma 2.4 Puntos suspensivos 2.5 Dos puntos 2.6 El paréntesis 2.7 Signos de interrogación 2.8 Signos de exclamación 2.9 Las comillas 2.10 El guion 3. REGLAS ORTOGRÁFICAS 3.1 morfología 3.2 sintaxis 3.3 gramática 4. REDACCIÓN 5. DIGITACIÓN 5.1 conocimientos básicos 5.1.1 partes del teclado 5.1.2 zona alfanumérica 5.1.3 zona numérica 5.1.4 zona de navegación 5.1.5 zona de funciones 5.2 Posición ergonómica 5.3 Técnicas para una correcta digitación 5.3.1 Fila guía 5.3.2 Fila dominante 5.3.3 Fila inferior 6. TIC 6.1 Aportes de las TIC 7. INTRANET 8. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 8.1 Carta comercial
  5. 5. 8.1.1 Partes de una carta comercial 8.1.2 Estilo extremo 8.1.3 Estilo bloque 8.2 Circulares 8.2.1 circular interna 8.2.2 circular externa 8.3 Nota interna 8.4 Memorando 8.5 Acta administrativa 8.6 Certificado y constancia 8.7 Informe administrativo 8.8 Hoja de vida9. ACUERDO10. RESOLUCIÓN11. CONVENIO12. CONTRATO13. SOBRES FAX MENSAJE TELEGRÁFICO
  6. 6. 1. ORTOGRAFIALa ortografía es la parte de la gramática normativa encargada de establecer lasreglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuaciónen la escritura. La base de la ortografía está compuesta por una serie deconvenciones establecidas de antemano por una comunidad lingüística con elobjetivo de respetar y mantener a través del tiempo la unidad de la lengua escritaque corresponda. 2. SIGNOS DE PUNTACIÓNLos signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en losescritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significadoadecuado. 2.1 EL PUNTO (.)Es un signo ortográfico circular de pequeñas dimensiones que se utiliza paraseñalar una pausa larga, que marca el final de una frase u oración. Después depunto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza mayúscula. El punto se escribe siempre sin separación del elemento que lo precede -sea esteuna palabra, un número u otro signo- y separado por un espacio del elemento quelos sigue. 2.1.1 Punto seguido (.)Separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después de él se continúaescribiendo en la misma línea y, en el caso de que esté al final de renglón, secontinúa en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto. 2.1.2 Punto aparte (.)Separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de unamisma línea de razonamiento o de la unidad del texto. Después de punto y apartese debe cambiar de línea y comenzar a escribir después de dejar un margen osangrado a la izquierda, mayor que el del resto de las líneas que componen elpárrafo.Hay que tener presente, igualmente, que la elección entre el punto y seguido y elpunto y aparte es subjetiva cuando se trata de distintos aspectos de un mismoasunto o idea.
  7. 7. 2.1.3 Punto final (.)Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un capítulo o el texto ensu totalidad. 2.2 LA COMA (,)Es un signo de puntuación que señala una breve pausa que se produce dentro dela oración o para separar distintas oraciones y frases que se refieran al mismotema, pero que engloben diferentes ideas o conceptos.La coma se usa para separar y hacer pequeñas pausas en un texto, párrafo uoración, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, uo ni. Por ejemplo:Tengo perros, gatos, conejos y ratones. 2.3 PUNTO Y COMA (;)Señala una pausa mayor que la de la coma pero inferior a la marcada por el punto.El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que lo precede, yseparado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue. La primera palabraque sigue al punto y coma debe escribirse siempre con minúscula. 2.4 PUNTOS SUSPENSIVOS (...)Suponen una interrupción de la oración o un final impreciso. Se escriben trespuntos y siempre pegados a la palabra o el signo que los precede, separados porun espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a los puntossuspensivos es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre ambos. Detrásde ellos se puede escribir mayúscula inicial, cuando cierran un enunciado.Ejemplo: el tren llegó a su hora... Bueno. Si el enunciado continúa.Ejemplo: estoy dudando si... ir; en cualquier caso, tengo que arriesgarme. 2.5 DOS PUNTOS (:)Detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Como signo depuntuación, los dos puntos se escriben pegados a la palabra o el signo que losantecede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue.
  8. 8. Después de los dos puntos se escribe generalmente con minúscula, salvo en lassituaciones siguientes: el encabezamiento de una carta, cuando se reproduce unacita textual, cuando aparece un nombre propio y en las clasificaciones ordenadaspor apartados.Ejemplo: sana, equilibrada y natural: así debe ser la dieta ideal. 2.6 EL PARÉNTESIS ( )Son signos que encierran elementos incidentales o aclaratorios intercalados en unenunciado, ya sean breves o largos. Se escriben sin espacio entre el principio o elfinal de las palabras que limitan la aclaración.Ejemplo: el tío de Ana Mari (en su juventud fue un diligente albañil) parecía unmaniquí de escaparate. 2.7 SIGNOS DE INTERROGACIÓN (¿?)El signo de interrogación es un signo de puntuación que denota una pregunta.Ejemplo: ¿Qué día es hoy? 2.8 SIGNOS DE EXCLAMACIÓN (¡!)Debe escribirse siempre uno para abrir (¡) y otro para cerrar (!),independientemente de la longitud de la frase, oración o fragmento que encierren.Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben paraempezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa.Ejemplo: ¡Siéntate! 2.9 LAS COMILLAS (“)Son signos de puntuación que se ponen al principio y al final de las frases,palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya seapor importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero eimpropio de la lengua que se está usando. 2.10 GUION (-)Es un signo ortográfico auxiliar formado por un trazo horizontal de menor longitudque la raya (-) y sus funciones también son distintas. El guion no se escribe entreespacios en blanco; pero cuando se utiliza para separar las sílabas de una palabrase suele escribir entre espacios.
  9. 9. Ejemplo: entre nombres propios: el trasvase Ródano-Barcelona resolvería lasequía de Cataluña; el enfrentamiento Nadal-Federer en la final del torneo detenis. 3. REGLAS ORTOGRÁFICASLa ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la formacorrecta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de susentido y la comunicación entre las personas. 3.1 MorfologíaSe ocupa de la constitución de una unidad menor que es la palabra. Se haconsiderado la morfología como el estudio orientado a describir (y caracterizar) laspartes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecermodelos de formación de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; unatercera vía pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismos deformación de la palabra. 3.2 SintaxisSe trata de la parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabraspara formar las oraciones y expresar conceptos. En la informática, la sintaxis es elconjunto de reglas que definen las secuencias correctas de los elementos de unlenguaje de programación. 3.3 GramáticaEs el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y laorganización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así alconjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muydeterminado; así, cada lengua tiene su propia gramática. 4. REDACCIÓNSe entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado poruna persona.Para tener una buena redacción es importante tener en cuenta los siguientespasos:
  10. 10.  Identificar el tema  Ordenar las ideas  Redactar en borrador  Corregir el borrador  Redacción finalDentro de una buena redacción es importante tener en cuenta la coherencia yaque esto es vital para la persona que la lea leyendo tenga una mejorinterpretación. 5. DIGITACIÓNHabilidad que se emplea para un correcto manejo del teclado.El estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente el teclado paradigitar información y para manejar diversos programas (software).5.1 CONOCIMIENTOS BÁSICOS:  Reconocer las diferentes partes del teclado.  Como tener una correcta postura.  Técnica para una correcta digitación. 5.1.1 PARTES DEL TECLADO:El reconocer las partes de un teclado es esencial, ya que esta va hacer la herramientamas utilizada, para un persona que desarrolle cualquier trabajo de oficina.Este se divide en 4 partes generales: zona Alfanumérica, zona numérica, zona denavegación y zona de funciones.
  11. 11. 5.1.2 Zona alfanumérica:Esta es la zona más importante del teclado pues son las más utilizadas paracualquier tipo de digitación. En esta zona encontramos las letras, los símbolos,números y los signos de puntuación que son claves para cualquier texto.
  12. 12. 5.1.3 Zona numérica:Estas teclas están organizadas en forma de calculadora para así facilitarnos lasdigitaciones de cifras. Además contiene los signos de las operaciones básicascomo suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).5.1.4 Zona de navegación:En esta zona del teclado podemos encontrar diferentes funciones tales como:flechas de dirección, insertar, suprimir, inicio, fin, página anterior, página siguiente,insertar bloq despl, impr pant pet sis.5.1.5 Zona de funciones:Son las teclas que nos sirve de “atajo” referente al programa que estemostrabajando, estas van desde F1 hasta F12.
  13. 13. 5.2 POSICIÓN ERGONÓMICAEs la forma adecuada que debemos tener frente a nuestro sitio de trabajo. 5.3 TÉCNICAS PARA UNA CORRECTA DIGITACIÓN
  14. 14. Para una correcta digitación es importante adquirir un compromiso del aprendiz,ya que esta técnicas requieren de mucha perseverancia y así lograra un excelentedigitación acompañada un una buena agilad y destreza para su manejo.  Primer punto es necesario que la persona memorice la localización de cada una de las teclas y el dedo y la mano con la cual debe pulsar, para esto es recomendable que utilice ayudas de los programas especiales para el desarrollo y habilidad de la digitación.  Segundo debe desarrollar la guía con las siguientes recomendaciones: 1. Acatar las normas básicas de ergonomía. 2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas manos, sobre las teclas guía (F y J). 3. No mirar el teclado mientras digita. 4. Repetir 10 veces cada serie (renglón). 5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.5.3.1 FILA GUÍA:Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizarejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en lafila "guía" del teclado (a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ).5.3.2 FILA DOMINANTE:Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla alfabéticasubicadas en la fila "dominante" (q, w, e, r, t, y, u, i, o, p).5.3.3 FILA INFERIOR:Ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en lafila "inferior" (z, x, c, v, b, n, m, coma, punto).MAYÚSCULAS:Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de las teclas: barraespaciadora, Intro, mayúsculas, retroceso, suprimir, "Ctrl", "Alt", "Esc", "Alt Gr" ytabulación.Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de los signos depuntuación (punto, coma, interrogación y admiración).
  15. 15. 6. TICLas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) agrupan los elementosy las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones,principalmente de informática, internet y telecomunicaciones.6.1 Aportes de las TIC: Fácil acceso a una inmensa fuente de información. Proceso rápido y fiable de todo tipo de datos. Canales de comunicación inmediata. Capacidad de almacenamiento. Automatización de trabajos. Interactividad. Digitalización de toda la información. LINUXSistema operativo que posee un núcleo del mismo nombre. El código fuente esabierto, por lo tanto, esta disponible para cualquier persona pueda estudiarlo,usarlo, modificarlo, y redistribuirlo. WINDOWS XPEs una línea de sistemas operativos que fueron hechos públicos el 25 de octubrede 2001 por Microsoft. Las ediciones más comunes son la Home destinada alhogar y la Professional, que tiene características adicionales tales como laposibilidad de unirse a un dominio, en vez de solo a grupos de trabajo. WORDEs uno de los procesadores de texto, mas utilizados para trabajar condocumentos en la actualidad. IMPRESORASEs un periférico de computadora que permite producir una copia permanente detextos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico,imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel.
  16. 16. 7. LA INTERNETEl Internet fue creado en 1969 para el departamento de defensa de los EstadosUnidos de Norte América con el propósito de investigar y conocer más protocolosde la comunicación.El Internet es una gigantesca base de datos distribuida en todo el mundo en la quepodemos encontrar información y servicios de todo tipo.Conjunto global de redes informáticas interconectadas que permite lacomunicación entre sus usuarios de todo el mundo. Red local que conecta amillones de computadores.INTRANET:Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local (LAN) privada,empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet. FUNCIONESTiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones decaptura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos gruposde trabajo, también un importante medio de difusión de información interna a nivelde grupo de trabajo. TIPOS DE INTRANETACTIVAS: son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos porparte del usuario o cliente.PASIVAS: son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permitenel acceso a los datos y solo permiten desplegar información estática en la pantalla. DIFERENCIA ENTRE INTERNET E INTRANETLo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es el hecho de que elintranet es privado. Gracias al intranet, la comunicación y la colaboración internason más fáciles.
  17. 17. 8. PRODUCCIÓN DOCUMENTALLEY 594 DEL 2000.Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, laobligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funcionespúblicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientementedel soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometidoestatal, o del objeto social para el que fueron creadas.En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidadeses desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticosdeben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce lainformación. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretendeentonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funcionespúblicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa. En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto deArchivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de losdocumentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de laelaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumentoarchivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones yprocedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, consujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al deracionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de laadministración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustentonatural de sus procesos informativos. 8.1 CARTA COMERCIALComunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresasy personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.Margen:  Superior entre 3 y 4 cm  Inferior entre 2 y 3 cm  Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm  Lateral derecho entre 2 y 3 cm  Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.
  18. 18. 8.1.1 Partes de una carta comercial: 1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa. 2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete). 3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. 4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. 5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes. 6. Empresa: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.) 7. Dirección O Apartado: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.. (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo número. (Apartado 50943). 8. Asunto: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890). 9. Saludo O Vocativo: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero:, Apreciada doctora Martha:) Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…). 10. Texto: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:  Tratar un solo tema por carta  Omitir temas personales en cartas comerciales  Hablar de usted  Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de  puntuación  Sin borrones ni repisados  Comienza a 3 interlíneas del asunto 11. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.) 12. Remitente: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
  19. 19. 13. Anexo O Anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas). 14. Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente EMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. 15. Identificación Transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo S.).8.1.2 CARTA BLOQUE EXTREMOLas cartas comerciales son aquellas cuyo contenido está relacionado conoperaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientosinternos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud deempleo, de crédito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensajeescrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar,etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.
  20. 20. ZONAS:ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudadZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro
  21. 21. 8.1.3 ESTILO BLOQUE
  22. 22. EXTENCIONES DE LA CARTA COMERCIALPor su extensión: Corta: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde 100 hasta 200 palabras. Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegosPUNTUACION DE UNA CARTA COMERCIALPor su puntuación: Abierta: No lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes. Cerrada: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.EJEMPLOS DE SALUDOS Y DESPEDIDA.Saludos: Estimada Señora (Licenciada, ingeniero, arquitecto). Estimados Señores. Distinguido Señor.Aunado a esto, puede utilizarse frases como las siguientes: Me es grato enviarle un atento y cordial saludo…... Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan delicadas funciones.
  23. 23. Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosaempresa.Despedida: En espera de sus noticias… Esperamos que… Con mi agradecimiento anticipado… Disculpen las molestias ocasionadas… Gracias por la deferencia que le brinde a la presente… Muchas gracias por… Le agradezco su fineza… Le agradeceré la atención a la presente… Agradezco su… Anexo a la presente… Sin otro particular al cual referirme… Sin más por el momento, reitero las muestras de … Lo que informo a usted… Lo que remito a usted… Le saluda atentamente… Sin otro particular, le saluda atentamente… Atentamente, Cordialmente, Afectuosamente, Muy atentamenteDENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALESLos títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva formafemenina, como lo estable la Real Academia de la Lengua.CARGOS O TITULOS Alcaldesa Abogada Asistenta Administradora de Negocios Consulesa Administradora de Empresas Decana Arquitecta La Gerente Bacterióloga
  24. 24.  Gobernadora Bióloga Marina Jueza Comunicadora Social Jefa Contadora publica Ministra Geóloga Presidenta Física Nuclear Rectora Ingeniera Revisora fiscal Medica Secretaria General Microbióloga Subgerente Odontóloga Vicepresidenta Sicóloga Vicerrectora Trabajadora Social 8.2 CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismotexto o contenido dirigida a varios destinatarios.CLASIFICACIÓNDe acuerdo con el destinatario:  EXTERNA O CARTA CIRCULAR  INTERNA O GENERALPara la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para lacarta. Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en dondelas líneas de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro delescrito hacia la derecha.MÁRGENES:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm
  25. 25.  CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNASe dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo paradiferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.  CIRCULAR INTERNA O GENERALDENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la PalabraCIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.PARTES DE LA CIRCULARNúmero: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede antecederel código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.Fecha: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.Destinatario: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, enmayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS).Asunto: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de conmayúscula inicial y seguida de dos puntos.Texto: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entrepárrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Conagrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…).Despedida: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margenizquierdo. Breve frase terminada en punto.Remitente: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida.El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribedel centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”
  26. 26. 8.2.1 CIRCULAR INTERNA Superior e izquierdo 3 a 4 cm. RAZON SOCIAL CIRCULAR INTERNA2 a 3 interlineas----------Numero (referencia)2 a 3 interlineas---------------Ciudad y fecha3 interlineas-------------------GRUPO DESTINATARIO3 interlineas-------------------Asunto3 a 4 interlineasTexto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasTexto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas----------Despedida4 a 6 interlineas-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE1 interlinea---------------------Cargo2 interlineas---------------------Anexos(si lo hay)--------------------Identificación del transcriptor Derecho e inferior 2 a 3 cm
  27. 27. CIRCULAR INTERNA Nº 001300.188.100Florencia, 10 de Febrero de 2012-02-27PARA FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA AGESADAsunto: Utilización de carnéSe recuerda a todos los funcionarios de asesores en Gestión Administrativa, que se obliga a portar elcarnet en lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la institución.La no utilización de esté dará causal de mala conducta y se hará el respectivo llamado de atención.Sin más motivos,ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGORevisora fiscalAdriana c.
  28. 28. 8.2.2 CIRCULAR EXTERNA CIRCULAR EXTERNA No.001400-02.01FlorenciaPARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA.Asunto: capacitación de sistemas.Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita elespacio para recibir las clases de sistemas.Gracias por su atención prestada.FEDERNANDO GRANADALíder de GrupoAdriana c.
  29. 29. ASESORES EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA “Talento humano asesorando sus proyectos” CIRCULAR EXTERNA Nº 001300.188.100Florencia- CaquetáPARA MICRO EMPRESASAsunto: ofrecimiento de servicioSe les informa al los micro empresarios que partir de la fecha de este comunicado se les quiereofrecer el servicio de asesoría administrativa para sus empresas.Es un placer para nuestra empresa AGESAD (Asesores en Gestión Administrativa) darles apoyoinformativo para mejorar su ingreso económico.Gracias por su valiosa atención, cordialmente,FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑAGerenteAdriana C
  30. 30. 8.3 NOTA INTERNASe utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución odependencia.Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyoobjetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre lasdependencias del AGN y sus funcionarios.La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones onegociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cadauno de los temas.Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a manopalabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final. Inicio. En esta primera parte figuran: El nombre o razón social de la empresa. La fecha de confección en formato largo o corto. La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota. La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación. La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina el documento.Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la notainterior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. Noaparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado.Partes: FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
  31. 31.  CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.ESQUEMA: NOTA INTERNA No. 001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________ DE: ________________________________________________________________ URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________ PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________ FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________ INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________ ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________ OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________ OBSERVACIONES: _______________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________
  32. 32. 8.4 MEMORANDOUn comunicado de carácter interno sirve para trasmitir una información,orientación, felicitación o llamado de atención.PARTES DEL MEMORANDO: ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.
  33. 33. ------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineasPARA:--------------- 2 interlineasDE:------------------ 2 interlineasASUNTO:----------- 3 a 4 interlineasTexto:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineasDespedida ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlineasFirmante--------------------------------------- 2 interlineasAnexos: (si lo hay) 2 interlineasCopia: (si la hay) 2 interlineasIdentificación del transcriptor
  34. 34. MEMORANDOCODIGO: 303.34.08 Florencia, 10 de Febrero de 2012PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILA Instructor Centro Tecnológico de la AmazoniaDE: IRMA OMAIRA MAYA Coordinadora académicaASUNDO: FELICITACIÓNApreciado instructor, se le extiende un saludo de felicitación por su labor destaca en elTEGNOLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, junto a la solicitud de que mantenga su nivel educativoen lo alto, buscando así la perfección de sus aprendices.Se le agradece la atención prestada.Cordialmente,IRMA OMAIRA MAYACoordinadora académicaAdriana C.
  35. 35. 8.5 ACTA ADMINISTRATIVADocumento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.MÁRGENES: Igual a la carta.TÍTULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácterextraordinario.PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. Nose inicia con gerundio.No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni depuntuación. Sin borrones ni repisados.REQUISITOS ESPECÍFICOSRAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página.TÍTULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica lapalabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documentose escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente seescribe la fecha.HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente seÇ escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De las09:15 a las 10:30 horas).LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúsculasostenida y seguida de dos puntos. (Hotel El Barón, SalónDiamante)ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida yseguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúsculainicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero EduardoCasas Burgos, Presidente) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora listaaparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Listaadjunta (120 personas).INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.
  36. 36. ORDEN DEL DÍA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre ycon mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo seenumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema yotro se deja 1.5 o 2 interlíneas.DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineaciónsencilla.CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdoa 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo conmayúscula inicial.ANEXOS: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienesfirman.IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2interlíneas de los anexos, si los hay.
  37. 37. 10.2 DISEÑO DEL ACTA -------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------ (1 interlínea) ACTA No. VI ------------ (3 interlíneas) FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------(1 interlínea) HORA: ------------(1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) --------------(2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité. --------------(2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo --------------(2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité. --------------(2 interlíneas) ORDEN DEL DIA: ----------------(1 interlínea) Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de--- ---------------(2 interlíneas) DESARROLLO: ----------------(1 interlinea) Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ----------------(1 interlínea) Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad. ----------------(1 interlínea) Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………......... ....................................................................................... Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
  38. 38. 8.6 CERTIFICADO Y CONSTATACIÓNCERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegurala veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechoso circunstancias que no requieren solemnidad.CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,jornada laboral, comportamiento, etc.Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos,documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..ESTILO:  BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el margen derecho.REQUISITOS:  MÁRGENES: Igual a los demás documentos.PARTES:  NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y se escribe del centro hacia la derecha.  FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.  CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.  IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).  TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación). Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.  Se redacta en tercera persona.
  39. 39.  En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.  FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe del centro hacia la derecha..  TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.  CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).TIPOS DE CERTIFICADOS: Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función Documento de identidad Certificado de Aseguramiento de Calidad Certificado de Sistema de Administración Ambiental Becas, donaciones y exenciones Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales. Relación de retención de impuestos. Paz y salvo Resultados de examen médicos
  40. 40. Tipo de Constancias: Tiempo de servicio Experiencia Salario u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador
  41. 41. Partes de los Certificados y ConstanciaSe elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguientemanera:Numero (REFERENCIA)Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica dedos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puedeanteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constanciasen forma secuencial.Fecha:Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos atres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sinsepararlo con punto. 8.7 INFORME ADMINISTRATIVODocumento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, oproyecto de carácter administrativo.Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por: Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento. Portada: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la identificación del documento. Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones principales, en el mismo orden de paginación del informe. Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.CUERPO DEL INFORMETexto del documento, constituido por:Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
  42. 42. Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe cortó.Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia delinforme.Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo ypermite orientar su lectura.Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas ysubtemas.Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas oesquemas.Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presentaen columnas.Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor delinforme, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completaruna idea expresada en el texto.Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar,en detalle el trabajo descrito en el informe.Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se considerannecesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarloy facilitar su utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.CLASIFICACIÓNLos informes administrativos se clasifican así:  De acuerdo con los requerimientos de la entidadEn periódicos y esporádicos  De acuerdo con el número de hojasEn cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojasMárgenesPara informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 y 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cmCubierta (opcional)Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener losdatos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere,sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada.Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.
  43. 43. PortadaDe libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúsculasostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal deinformación y constituye la primera página del informe.Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de la dependencia,área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona opersonas que elaboraron el informe; ciudad de origen del informe.ContenidoSe coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos decapítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, materialcomplementario y su respectivo número de página.El título se escribe en mayúscula sostenido, centrado y a 5 cm del borde superior.La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye laprimera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.Los numerales se ubican contra el margen izquierdo.De primero y segundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión detercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios deltercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno deellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a unainterlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema osubtema que le corresponde.Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se debenenunciar en lista separada después de la tabla de contenido. El título se colocacentrado en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones de la última línea. Laprimera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra elmargen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas oanexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página seescribe en el mismo renglón, contra el margen izquierdo.GlosarioSi el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, parafacilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del bordesuperior de la hoja.De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenidacontra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espaciosse digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, elsegundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entretérminos se dejan dos interlíneas.
  44. 44. Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME)Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción,núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (opcional).El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, losobjetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal,no tiene numeración sino título.La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada a5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatrorenglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno y medio.NÚCLEO DEL INFORMEEl núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones quecorrespondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta losiguiente:  El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.  La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título, las demás se hacen a interlínea y media y entre párrafos se deja el doble.  Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final.  Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de interlineación. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia a doble interlineación.  Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón.  Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el texto comienza a cuatro interlíneas del título.  Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada. No se deben adicionar páginas tales como 4 bis, 7 A.  Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, así: Margen izquierdo Margen derecho
  45. 45. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESEl propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado delanálisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; elobjetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida uncurso de acción.Las conclusiones son necesarias. Las recomendaciones no siempre se requieren,pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, sesugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatrorenglones del título.Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúsculasostenida, centrado a 5 cm del borde superior.La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, otratarse en párrafos independientes. Así mismo, presentarse en páginasseparadas con su respectivo título.FIRMAEl informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en lapágina donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan lasrecomendaciones si las hay.De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúsculasostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sincentrar.NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autoresuna debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas esimpar la última se centra.RÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar surúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.TRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe ados interlíneas del firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial delapellido. Se emplea letra más pequeña.Informe extenso (material complementario):Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice.
  46. 46. ANEXOSEs necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentaciónordenada y lógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones,fotografías, planos, entre otros.BIBLIOGRAFÍACuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del bordesuperior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos acuatro renglones del título. INFORME CORTOConsta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizarcualquier elemento del informe extenso que estime conveniente).ENCABEZAMIENTOEl informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye delasiguiente manera:Razón Social. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margenizquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tieneimpresa.Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre dela dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margenizquierdo.Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe,centrado y en mayúscula sostenida.Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe lapalabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente seanotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.Autoría del informe. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra elmargen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientesexpresiones seguida de dos puntos: ELABORADO POR,PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombrescorrespondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoríase tabulan a dos espacios de la expresión más larga.En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecenen ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por ordenalfabético de apellido.
  47. 47. OBJETIVOEl informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito delmismo y se presenta, así:De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabraOBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margenizquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informecon mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y lossubsiguientes retornan contra el margen izquierdo.ESCRITURA DEL TEXTOUn informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerirnumerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a4 interlíneas del objetivo.CONCLUSIONES (opcional)En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN OCONCLUSIONES en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos acuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura seinicia de dos a cuatro renglones del título.FIRMAEl informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en lapágina en que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúsculasostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlíneadel nombre, con mayúscula inicial.NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autoresuna debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas esimpar, la última se centra.RÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar surúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.TRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe ados interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicialdel apellido. Se emplea letra más pequeña.ASPECTOS GENERALES  Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio; carta si es envío externo y memorando si es interno.  Papel. Se emplea papel en blanco.  Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas y profesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta las recomendaciones enunciadas para la carta.
  48. 48. 8.8 HOJA DE VIDARelación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que calificana una persona para el desarrollo de una determinada actividad.PARTES DE LA HOJA DE VIDANOMBRE: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tresinterlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulaciónestablecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.IDENTIFICACIÓN: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglonesde la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta deidentidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con elnúmero respectivo y la ciudad de expedición.FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960 Cuando setrata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre deldepartamento.DOMICILIO: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenida a dosrenglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad deresidencia.TELÉFONO: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida a dosrenglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico, separadoúnicamente con espacios.OTROS.Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo,seguidos con dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados ados espacios de la escritura más larga.PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: El vocablo PRIMARIOS o SECUNDARIOS, seescriben a tres interlineas del título estudios. Al frente, con la tabulaciónestablecida, se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o losperiodos cursados, la ciudad y el año de terminación.
  49. 49. EXPERIENCIATitulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tresinterlineas del último renglón escrito.A tres interlineas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas,los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargodesempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entrepárrafos, así:  Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.  Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.  Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.  Nombre y firmaDe cuatro a seis interlineas del último renglón, contra el margen izquierdo, seescribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre la firmacorrespondiente, de preferencia con tinta negra.  Fecha de presentaciónDe tres a cuatro interlineas del nombre, se escriben la ciudad y la fecha depresentación, separados por coma.
  50. 50. 9. ACUERO: Los acuerdos son documentos que establecen normas y políticas de caráctergeneral, expedidos por la Sala General o el ConsejoSuperior.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficiocon recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de laUniversidad. (Se puede diseñar en computador si no se cuenta con papeleríaimpresa).Partes del acuerdoDenominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tresinterlíneas se ubica la palabra ACUERDO en mayúscula sostenida y centrada.Puede emplearse negrilla para resaltar.Número. La numeración de los Acuerdos es consecutiva y se inicia y cierra cadaaño calendario. Para registrar el número deberá dejarse el espacio necesario. 10. RESOLUCION:Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos quefacilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por la Sala General y elConsejo Superior o definen asuntos de carácter administrativo y académicorelativos con la marcha de la entidad; son expedidos por la Rectoría.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficiocon recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de laFundación. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta conpapelería impresa).Partes de la Resolución:Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tresinterlíneas se ubica la palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada.Puede emplearse negrilla para resaltar.Número. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierracada año calendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacionecesario. 11. CONVENIO:Los convenios son acuerdos entre la Universidad y otra institución o empresa,mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinanprestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para eldesarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional.
  51. 51. Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficiocon recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de laUniversidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta conpapelería impresa).Partes del convenio:Denominación del Documento: A partir del margen superior, de dos a tresinterlíneas se ubica la palabra CONVENIO en mayúscula sostenida y centrada.Puede emplearse negrilla para resaltar.Número. La numeración de los convenios es consecutiva y se inicia y cierra cadaaño calendario. Para registrar el número de debe dejar espacio suficiente. 12. CONTRATO:Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecenobligaciones recíprocas.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficiocon recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de laUniversidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta conpapelería impresa).Partes del contratoDenominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tresinterlíneas se ubica la palabra CONTRATO en mayúscula sostenida y centrada.Puede emplearse negrilla para resaltar.Número. La numeración de los Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cadaaño calendario. Para registrar el número debe dejarse el espacio necesario. 13. SOBRESCubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
  52. 52. ASPECTOS GENERALES SOBRES•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con eltamaño.•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datosdel destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puedehacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al ladoderecho.•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir númerotelefónico antes de la ciudad.•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y serecomienda un tamaño apropiado.•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera aldocumento. 14. FAXSistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos(tele copia).Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes rosón social y logotipo, o uno de los dos. ciudad y país del remitente. numero del teléfono del remitente número de telefax del remitente. identificación del documento. fecha. numero de control de fax. datos del destinatario. nombre, cargo y empresa. numero del telefax del destinatario ciudad y país del destinatario. datos del remitente. Nombre, cargo y empresa. asunto o mensaje cortó. numero de hojas transmitidas incluidas. firma del funcionario q" solicita la transmisión.
  53. 53. 15. MENSAJE TELEGRÁFICOOBJETOEsta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se debencumplir al elaborar un mensaje telegráfico.DEFINICIONESPara efectos de esta norma se establece las siguientes:Destinatario: funcionario o persona ha quien va dirigido el mensaje.
  54. 54. Espacio: distancia horizontal de escritura.Logotipo: emblema que identifica una empresa.Mensaje telegráfico: comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatarioen forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramarla impresión de su papelería.Razón social: nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.Renglón: distancia vertical de escritura.Zonas: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datosimpresos o escritos.MÁRGENES Tamaño medio oficioMargen superior: 2,5 cmMargen inferior: 1 cmMargen lateral izquierdo: 2,5 cmMargen lateral derecho: 1,5 cm Tamaño cartaMargen superior: 4 cmMargen inferior. 1,5 cmMargen lateral izquierdo: 2,5 cmMargen lateral derecho: 2 cm
  55. 55. CONCLUSIÓNSe realizo este trabajo con el fin de aprender las diferentes clases documentosempresariales, así dando a conocer sus conceptos y funciones. Cada documentofue creado con mucha dedicación para lograr una explicación concreta para unmayor aprendizaje del lector.Con este aprendí más claramente la forma correcta de realizar un documentoempresarial. También fue de mucho ayuda el poder aprender un forma fácil deaprender a digitar correctamente.

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