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    Los Involucrados De Mi Proyecto Donde Estan Los Involucrados De Mi Proyecto Donde Estan Presentation Transcript

    • Universidad para la Cooperación Internacional Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP LOGO Abril 2009
    • Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están? La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Alcanzando el Éxito 2 Reconociendo al Involucrado 3 Clasificando y Gestionando 4 al Involucrado Conclusiones 5 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos • En un ambiente multidisciplinario Efectiva comunicación • Efectivos, en varios niveles Creación de Cinco “áreas organizacionales para adaptarse al ciclo equipos de trabajo de vida del lado humano” que • A través del liderazgo necesario según requieren Administrar el las circunstancias y siendo analítico destrezas cambio especiales en la • Comprender la importancia del Administrar administración ambiente cultural conflictos de proyectos • Comprender la posición de los actores • Destrezas interpersonales ante los problemas que se darán a lo largo y Líneas funcionales ancho de ellas Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos Conocimiento teórico • Programas Comprender que la AP se aplica en un Contexto • Portafolio contexto más amplio que el proyecto mismo • Subproyectos de la AP dentro de la misma organización • PMO Fases y sus transiciones. • Ciclo de vida • Involucrados en el Enlaces con Reconocer, diferenciar y contrastar los proyecto la involucrados. Distinguir los estilos • Influencias de la organización organización organizacionales y juzgar para escoger el más adecuado a su proyecto Procesos • 5 Grupos de la Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control de y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo procesos de la AP AP interactúan • 9 áreas de Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y Áreas sus salidas. Comprender cómo interactúan entre conocimiento conocimiento de la AP de la AP ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos Competencias del Director del Proyecto Diplomático Estratega Negociador Controlador DP Title Organizador Motivador Maestro Líder Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos Competencias del Director del Proyecto Stress Comunicación INTERPERSONALES DP Title Conflictos Negociación Liderazgo Motivación Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos Comunidad de Cambio de beneficiarios productos, servicios y procesos Sistema de administración de proyectos Programa Costo Contexto Condiciones operativo y de la estratégico empresa Rendimiento Técnico Ambiente cultural Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos …pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo Procesos integrados Cultura Excelencia en el comportamiento Administración Soporte de informal la gerencia de proyectos Capacitación y educación Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • La Gestión de Involucrados y la 1 Administración de Proyectos Buscando la excelencia y creciendo en madurez Implementación de la AP Contexto y otras áreas de experiencia Marco Conceptual de la AP Empresa y más allá Enlaces con el Entorno Ciclo de vida Gestión de Involucrados e Influencias de la Empresa Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 Maneras Con Grandes Consultas Productos Acuerdos, to constructivas claridad, con beneficios en necesarias, definidos de dos para una buena el negocio. Respuestas acuerdo a comienzan compromisos, guía Todos apropiadas la E. D. T. a trabajar balance con establecida quieren que en el las firmemente, s se vuelva a proyecto necesidades e comienzan implementar de la a ver otro proyecto Empresa resultados. Se termina el trabajo Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 -Falta de espíritu de equipo -No se mantuvo informada a la alta gerencia -Opinión pública desfavorable Contribuyen al -Manejo indadecuado fracaso de la gestión del cambio -Relaciones ineficientes con los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 -Participación intensa de los integrantes del equipo en la toma de decisiones y en la ejecución -Manejo adecuado de la información Contribuyen al -Diseño organizacional adecuado éxito -Autoridad y responsabilidad claras -Adecuada gestión de los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 No alcancen sus objetivos Fallar en poder definir los requerimientos No entender que tan amplio es el rango de involucrados que tienen interés en el proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Alcanzando el Éxito 2 Una economía tensa y buscando siempre reducir costos, ha cambiado todo aspecto de la Administración de Proyectos, afectando a todos los participantes importantes, en cuenta a los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 La gestión de los involucrados  Individuos u organizaciones activamente involucradas en el Proyecto o aquellos cuyos intereses pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado de la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia, positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.  Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyecto como para el equipo del proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Los Su involucrados involucramiento ¡Se necesitan en el proyecto! ¿¡Cómo los identificamos!? Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el que posee los recursos, el cliente. Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto? Otros no tan obvios Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Primarios Secundarios Involucrados No tienen una Una obligación relación contractual o contractual pero legal con el tienen o creen equipo del tener un interés proyecto en el proyecto Los propietarios, los vendedores y contratistas, las familias de los miembros del equipo, los medios de comunicación, los ciudadanos particulares, las organizaciones de influencia y la sociedad en general Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Involucrados Primarios Secundarios al equipo •Liderar tienen límites •No •Ubicar los recursos •Itereses parecen ser •Crear y mantener reales pues el proyecto relaciones con los interfiere en su “territorio” involucrados •Su “membresía” es tipo •Establecer la cultura ad-hoc que permita obtener lo •Puede hacer equipo con máximo de la gente otros involucrados, en •Dar seguimiento y cualquier forma control •Diferentes formas de •Evaluar al equipo por ejercer el poder loque son responsables •Es su decisión si toman responsabilidad por sus actos Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Económico y financiero Contratistas y subcontratistas Administración superior Otros Equipos de Social y Jefes Agencias Directores proyecto cultural funcionales reguladoras de Proyectos proyecto Clientes Servicios Personal y apoyo staff Sociedad y Ambiental y prensa legal Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Secundarios: competidores, Colegas: que dan recursos familiares del equipo del proyecto, vendedores de otros recursos complementariios Categorías Title Proveedores Colegas: se serán impactados por los entregables del proyecto Consumidores finales: los Clientes: los que pagan que lo usan Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo y al Involucrado 3 En muchas ocasiones la falla del proyecto no está en la apatía del involucrado, sino en que el DP no lo identificó oportunamente Hay que tener la mente abierta Trabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo no puede!) desde las etapas más tempranas  Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que su planeamiento no fue el adecuado El DP debe crear un ambiente que favorezca la identificación oportuna y constante Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Reconociendo al Involucrado 3 Siendo importante identificarlos desde el inicio, la identificación es un ejercicio continuo:  Pudo haber dejado a alguno por fuera  Debe removerse a alguno de la lista  El trabajo de algunos pudo haber terminado La lista debe actualizarse regularmente Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Lo reconocí, ¿qué hago con él?  Necesita identificar cómo el proyecto lo impacta  Identificar el tipo de relación que tiene con el proyecto (facilitadores de recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc .)  La reacción que él pueda tener porque Ud. está desarrollando este proyecto • Confidencialidad en su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 ¿Su gestión como DP?  Dependiendo del análisis • Una gestión muy activa de su parte – “estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones, “veálos” en la organización, facilíteles canales de comunicación • U otra más pasiva – Solo durante una fase o un entregable del proyecto – Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo – En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares) – Subcontratistas Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 …pero a veces se pierde Pero lo más difícil es Identificarlo es “involucrarlos” necesario pues en el proyecto. es importante Hacerlos para el éxito del participar como proyecto les corresponde Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 …pero a veces se pierde -Piensan que no tienen Involucrados ningún rol en el proyecto -Que su involucramiento reacios no es una prioridad dentro de sus ocupaciones -Por política: a conciencia escogen no involucrarse No creyentes: Insensibles: -No saben que deben -Se dan cuenta estar en el proyecto. libremente que serán -Debiera ser fácil de impactados manejar -Escogen no -Invitarlos a las involucrarse para no reuniones, participarlos endosar las decisiones de los comunicados -Pueden manejar el derecho a veto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Todos quisiéramos que los involucrados sean positivos, entusiastas y que siempre brinden apoyo Pero no ocurre así en la realidad Se debe crear un perfil de ellos y así decidir objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la estrategia de gestión que mejor se adapte al proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Categorías para clasificar a los involucrados Destructivos • Tienen gran interés en el proyecto • Ejercen gran influencia • Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas • Actitud negativa hacia los esfuerzos Pasivos/Neutrales/Dudosos • De mediano a bajo interés en el proyecto • Influencia mínima • Se requiere solo que se involucren moderadamente • Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo Constructivos • Tienen gran interés en el proyecto • Ejercen gran influencia en el éxito • Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas • Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 ¡De acuerdo a la clasificación anterior hay 2625 permutas!  Cada una trae consigo una estrategia de manejo diferente Pero solo se necesitan entender dos aspectos básicos:  El grado de influencia (¿poder?) del involucrado  Su intención (¿cómo intenta usar el poder que ostenta? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Involucrados Para entender Influencia Intención Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que puede ser destructivo en función de su gran poder Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas reuniones cara-a-cara Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo. Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo Grado de: -Influencia -Intención Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Objetividad sobre donde Acuerdos ocurren los Es razonable desacuerdos sobre esperar que requerimientos emergerán diferencias de Tener a opinión mano las expectativas Entregables del proyecto de acuerdo a las expectativas de los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Conclusiones 5 Lo que es importante es que Ud. esté preparado para comportarse consecuentemente. Lo más retador de un proyecto no es el presupuesto o las restricciones de tiempo, sino las políticas e intereses en juego. Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Conclusiones 5 Mantener contentos a los involucrados no es fácil y si no lo están, cosas malas le pueden pasar al proyecto, al Director de Proyecto o al equipo del proyecto Algunos Directores de Proyecto los ven como un “mal necesario”. No lo haga Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Conclusiones 5 La gestión será según la forma usada para evaluar el grado en que ejercen influencia en el éxito del proyecto Al involucrado hay que conocerlo y entenderlo para comprender los vacíos entre lo que se espera, se necesita y lo que se requiere de él y lo que realmente él está pensando con respecto a su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Conclusiones 5 Si hay desacuerdos Negociación en Las soluciones ¡y los habrá! los desacuerdos Resistir la Es escencial Como Director de tentación de negociar. Proyecto, no tiene las ignorarlos. soluciones. Hay que estar Son los involucrados No hay que preparado para los que las tienen. enfrentar los ocultarlos. desacuerdos. Lo que sí tiene es la Enfrentarlos habilidad para facilitar Aunque no sean la resolución del antes de que se nuestros problemas, problema temprano y origine un mal como muchas veces rápido. mayor ocurre Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
    • Universidad para la Cooperación Internacional Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP LOGO Abril 2009