SlideShare a Scribd company logo
1 of 62
Download to read offline
Adam Łoziński




                 Archiwizacja dokumentów
                     w zakładzie pracy




www.tql.com.pl                             1
INFORMACJE OGÓLNE
Sprawy archiwizacji dokumentów reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97,
poz.673 zwaną dalej ustawą archwalną.
Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie
najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta
nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji akt oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami.
Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym.
Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach
akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla
kształtowania zasobu archiwalnego.


                 www.tql.com.pl                                                                                                        1
Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność
dokumentów i informacji.
Celem selekcji jest wydzie lenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste - od pozostałej dokumentacji, z której
wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe
wydzie lenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie).
W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny
dokumentacji.



                      www.tql.com.pl                                                                                         1
Kryteria oceny wartości dokumentacji (za Bohdanem Ryszewskim):
• kryterium znaczenia twórcy zespołu,
• znaczenie historyczne twórcy zespołu,
• kryterium      wartości informacyjnej dokumentacji wytworzonej przez danego
  twórcę,
• kryterium    niepowtarzalności informacji,
• kryterium    niepowtarzalności tekstów,
• kryterium    typowości,
• kryterium    unikatowości,
• kryterium    dawności dokumentacji,
• kryterium    stopnia zachowania materiałów archiwalnych.




         www.tql.com.pl                                                  1
Obok kryteriów selekcji istotne są także metody
                 przeprowadzania selekcji dokumentacji . W tym
                 zakresie istnieją trzy ogólne zasady:
                 • selekcja twórców zespołów przed samą selekcją
                   dokumentacji,
                 • wieloetapowość selekcji, czyli jej przeprowadzanie
                   na każdym etapie narastania i archiwizacji
                   dokumentacji,
                 • kompleksowa      ocena    wartości    dokumentacji,
                   obejmująca całą dokumentację twórcy zespołu, z
                   uwzględnieniem     jego    związków     z   innymi
                   instytucjami, z którymi współpracował i które
                   stanowiły jego otoczenie.




www.tql.com.pl                                                           1
W Polsce nadzór nad narastającym zasobem
archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez
wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i
przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej
reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja
ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych.
Przepisy ustawy archiwalne j ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed
ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów
państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów
jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek
organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie
gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.




       www.tql.com.pl                                            1
Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi
wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:
• przeprowadzają systematyczne    kontrole   archiwów   zakładowych,
  tzw. kontrole archiwalne,
• opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne ,
• przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i
  składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji
  niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek
  organizacyjnych,
• szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy  ,
• współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami
  organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i
  systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum
  państwowego.




    www.tql.com.pl                                               1
Archiwa państwowe prowadzą pełną
                 dokumentację każdego archiwum
                 zakładowego, przechowują w niej:
                 protokoły kontroli archiwalnych z
                 zaleceniami, przepisy kancelaryjne i
                 archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt
                 znajdujących się w archiwum zakładowym,
                 spisy akt wybrakowanych, korespondencję.




www.tql.com.pl                                               1
USTAWOWE OBOWIĄZKI TWÓRCÓW DOKUMENTACJI
                 Instytucje, wytwarzające materiały archiwalne i
                 objęte nadzorem archiwalnym, zobowiązane są do:
                 • gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania
                   oraz odpowiedniego zabezpieczania materiałów
                   archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
                   w archiwach zakładowych ,
                 • klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania
                   dokumentacji oraz przekazywania materiałów
                   archiwalnych właściwym archiwom państwowym,
                 • przekazywania materiałów archiwalnych do
                   archiwum państwowego po upływie terminu
                   ustalonego w obowiązujących przepisach.




www.tql.com.pl                                                     1
O wyborze danej instytucji jako wytwarzającej materiały archiwalne
decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego i decyzję
tę przesyła w formie aktu administracyjnego (por.: art. 34 ustawy
archiwalnej).
Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz
ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w
sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych . Przy czym jednostki, które nie zostały ustalone jako
wytwarzające materiały archiwalne, swoją dokumentację gromadzą w
składnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad
brakowaniem dokumentacji (por.: art. 36 ustawy archiwalnej).
Obowiązek przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania
dokumentacji ustawa archiwalna artykułem 45 nakłada także na organy
niepaństwowych jednostek organizacyjnych .




      www.tql.com.pl                                                  1
Podstawowe obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
wytwarzających materiały archiwalne:
 • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym
   podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
 • opracowanie, wprowadzenie i stosowanie, zatwierdzonych przez państwową służbę archiwalną, instrukcji
   kancelaryjnej i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego,
 • wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego
   wykazu akt,
 • zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odrębny lokal i archiwista)
 • prowadzenie przez ich archiwa zakładowe - pod nadzorem właściwego archiwum państwowego -
   działalności archiwalnej, która obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie,
   opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych,
 • udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli
   uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej,
 • wnioskowanie do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji.
Podstawowe obowiązki pozostałych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych:
 • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym
   podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
 • wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego
   wykazu akt,
 • zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt,
 • umożliwienie właściwemu archiwum państwowemu nadzoru nad brakowaniem dokumentacji.

           www.tql.com.pl                                                                     1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE




                                 akta sprawy

cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki,
pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być
istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
                                    archiwista
pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie archiwum zakładowego
(składnicy akt)
                              archiwum zakładowe
komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne, zajmująca się przejmowaniem
dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania,
czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem,
udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem
materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego




      www.tql.com.pl                                                           1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE

                                     brakowanie dokumentacji
wydzielenie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres
przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nie przydatną dla
celów praktycznych danej jednostki organizacyjnej
                                              dokument
1) pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form
zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny lub też służące
do wykonywania uprawnień
2) zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk
obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej
                                           dokumentacja
wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencja, dokumentacja finansowa,
techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mi krofilmy, nagrania audiowizualne - bez
względu na sposób ich wytworzenia
                                   dokumentacja niearchiwalna
część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną dla jej twórcy i nie stanowi
materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu
"B"

     www.tql.com.pl                                                                           1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                        ekspertyza archiwalna
szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego
pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji
                                                 foliacja
numerowanie kart, dokonywane miękkim ołówkiem


                                         instrukcja archiwalna
zbiór przepisów wewnętrznych, określających organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego
(s kładnicy akt) danej jednostki organizacyjnej oraz regulujących tryb przejmowania dokumentacji z komórek
organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustalających
zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę


                                        instrukcja kancelaryjna
zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne
instytucji czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami

        www.tql.com.pl                                                                      1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                        jednolity rzeczowy wykaz akt
wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfi kację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury
organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierajacy kwalifikację
archiwalną akt
                                             jednostka archiwalna
odrębna fizycznie, najmniejsza jednostka ewidencyjna w archiwum, np. dokument, księga, poszyt, wiązka, teczka,
mapa, rysunek, fotografia, taśma magnetofonowa lub filmowa, płyta, CD-ROM, itp.


                                                  klasyfikacja
podział wszystkich akt według zagadnień rzeczowych, które są lub będą przedmiotem zainteresowania danej
jednostki organizacyjnej
                                             kontrola archiwalna
rzetelne i obiektywne sprawdzenie realizacji przez jednostki organizacyjne wytwarzające państwowy zasób
archiwalny obowiązków wyni kajacych z ustawy archiwalnej, a także wskazanie sposobów i środków usunięcia
stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. Rodzaje kontroli: ogólna, problemowa, sprawdzająca (lustracja),
specjalna.
                                                  kwalifikacja
nadanie dokumentacji kategorii archiwalnej
              www.tql.com.pl                                                                       1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                           materiały archiwalne
część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą
wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".


                                               metr bieżący
taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym pół ki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy
sobie systemem bibliotecznym


                                                 paginacja
numerowanie stron zapisanych i niezapisanych, dokonywane miękkim ołówkiem


                                                  referent
pracownik załatwiający merytorycznie dana sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej
załatwienia oraz po jej zakończeniu




            www.tql.com.pl                                                                          1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                          rejestr kancelaryjny
zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym stanowiące równoważni k spisu
spraw


                                              składnica akt
komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które
nie wytwarzają materiałów archiwalnych, zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł
informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem,
ewidencjonowaniem, udostępnianiem i brakowaniem


                                               spis spraw
formularz na nośni ku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w
obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy


                                                 sprawa
zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia
czynności służbowych

            www.tql.com.pl                                                                      1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                         system kancelaryjny
zasady i metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt oraz metody rejestrowania oraz
znakowania pism i akt spraw


                                             teczka aktowa
teczka wiązana, skoroszyt, koperta, segregator itp., służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo
pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak
również teczka obejmująca dokumentacje jednej sprawy oraz teczka zbiorcza; stanowi przeważnie
odrębną jednostkę archiwalną


                                             twórca zespołu
osoba fizyczna lub prawna wytwarzająca lub instytucja nieposiadająca osobowości prawnej gromadząca
dokumentację zwiazaną z jej działalnością


                                            zasób archiwum
całość dokumentacji danego archiwum
           www.tql.com.pl                                                                      1
PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
                                            zbiór archiwalny
inaczej kolekcja; dokumenty zgromadzone przez osoby fizyczne, prawne lub nieposiadające osobowości
prawnej pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w części charakter materiałów archiwalnych


                                            zespół archiwalny
całość materiałów archiwalnych wytworzona i zgromadzona przez ustrojowo odrębnego twórcę (osobę prawną
lub fizyczną) w wyniku jego działalności


                                                 znak akt
zespół symboli określających przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z
rzeczowego wykazu akt
                                              znak sprawy
zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy
rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki
aktowej lubwww.tql.com.pl
            w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym                              1
Podział akt na kategorie archiwalne

Podział ten ustalony jest w załącznikach do rozporządzenia Ministra Kultury z 16
września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375).


Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji
stanowiącej materiały archiwalne.


Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z
tym że:




      www.tql.com.pl                                                          1
symbolem B z dodaniem cyfr
arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się
kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania
oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach
kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym
załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące
spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia
2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu
ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te
mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu
zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.


   www.tql.com.pl                                         1
symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50,
itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie
określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega
ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres
przechowywania liczy się tak jak w powyższym punkcie) Ekspertyzę
przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe
miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany
kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych,
posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być
przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu.
Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez
przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z
tym archiwum i w trybie określonym w punkcie powyższym.




www.tql.com.pl                                                    1
Archiwum (państwowe) jako urząd wiary publicznej, zgodnie
z postanowieniami art. 217 Kpa, świadczy usługi na rzecz
społeczeństwa przez wydawanie uwierzytelnionych odpisów i
zaświadczeń na podstawie zachowanych akt.

Archiwum już od czasów średniowiecznych było miejscem
przechowywania i zabezpieczania dokumentów własności dóbr
materialnych oraz tytułów możnowładcy. Ważne dokumenty były
przechowywane w jednej skrzyni, którą właściciel zabierał często
ze sobą w dalekie i niebezpieczne podróże. Zawartość skrzyni
ograniczała się do najważniejszych dokumentów, które były
możnowładcy niezbędne w sprawowaniu władzy administracyjnej
i publicznej.




 www.tql.com.pl                                             1
Archiwum – od greckiego „Archeion” siedziba władzy – określa
komórkę organizacyjną zajmującą się przejmowaniem dokumentacji,
przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem,
brakowaniem, a także przekazywaniem materiałów archiwalnych
zasługujących na trwałe przechowywanie do archiwum państwowego.

Archiwum to centrum informacji o instytucji. Archiwum zakładowe
stanowi bardzo ważne ogniwo funkcjonowania jednostki
organizacyjnej. Traktowane marginalnie, niedoceniane, dla wielu
nieświadomych aktotwórców mogłoby w ogóle nie istnieć. Archiwa
zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach
organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne kat. „A” –
art. 33.



  www.tql.com.pl                                                    1
W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają
materiałów archiwalnych „wyprodukowaną” tutaj
dokumentację niearchiwalną kat. „B” przechowują
składnice akt. Zasady ich prowadzenia różnią się od zasad
stosowanych w przypadku działalności archiwum
zakładowego. Jednakże traktowanie składnic akt w sposób
analogiczny do archiwów zakładowych znacznie ułatwia
dostęp do przechowywanych w nich akt oraz sprawia, że są
one odpowiednio zabezpieczone.




   www.tql.com.pl                                    1
Przepisy kancelaryjno-archiwalne, inaczej normatywy
                 kancelaryjno-archiwalne, to następujące przepisy:
                  • instrukcja kancelaryjna,
                  • jednolity rzeczowy wykaz akt ,
                  • instrukcja o organizacji      i   zakresie   działania   archiwum
                    zakładowego .
                 Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, która
                 została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne,
                 zobowiązana jest do opracowania i stosowania (po uzgodnieniu z
                 właściwym archiwum państwowym) przepisów Kancelaryjno-
                 archiwalnych (por.: art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej i §
                 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. Pozostałe
                 jednostki państwowe i samorządowe zobowiązane są do
                 opracowania i stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt
                 (por.: § 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. , ale
                 wskazane jest, by posiadały również instrukcję kancelaryjną i
                 instrukcję archiwalną).




www.tql.com.pl                                                                          1
Instrukcja kancelaryjna powinna regulować obieg pism i akt w danej instytucji i poruszać
następujące zagadnienia:
 • cel instrukcji,
 • wyjaśnienie stosowanych pojęć,
 • zasady obiegu pism i podziału akt,
 • przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
 • rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
 • przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
 • rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
 • sposób aprobaty i podpisywania pism,
 • wysyłanie korespondencji,
 • postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub
   jednostki organizacyjnej),
 • sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
 • kontrolę załatwiania spraw.
Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.




       www.tql.com.pl                                                            1
Jednolity rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych
symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Jest niezależny
od struktury organizacyjnej danej instytucji. Pozwala
na klasyfikację narastającej dokumentacji i stanowi podstawę znakowania
akt. Nadaje aktom kategorię archiwalną. Rozróżnia okresy
przechowywania akt w komórkach macierzystych i w innych komórkach
organizacyjnych.
System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł
rzeczowych. Przykładowy wykaz akt typowych, tzn. klas rzeczowych, które
występują w wykazach akt każdej jednostki organizacyjnej, stanowi
załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r.




    www.tql.com.pl                                                   1
Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa
organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej
oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich
przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady
udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę.
W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia:
 • przedmiot i zakres instrukcji,
 • organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
 • personel archiwum zakładowego,
 • lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
 • przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
 • przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
 • udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
 • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
 • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
 • kontrolę archiwum zakładowego,
 • postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki
   organizacyjnej.
Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy.

  www.tql.com.pl                                                                          1
Archiwista - pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie i
                 obsługę archiwum zakładowego.
                 Zagadnienia ogólne:
                  • Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest
                    archiwista.
                  • Stan ilościowy obsady kadrowej archiwum zakładowego powinien
                    zapewnić właściwą obsługę zgromadzonej w nim dokumentacji i
                    wykonywanie wszystkich zadań nałożonych na archiwum zakładowe.
                  • Archiwista powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie i
                    ukończony kurs archiwalny .
                  • W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch
                    archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace
                    archiwum zakładowego.
                  • Archiwista odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i
                    służbowej (tajemnicy przedsiębiorstwa).
                  • Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (np. fartuchy, rękawiczki
                    lateksowe, maseczki z filtrem, itp.).
                  • Archiwistę w razie jego nieobecności zastępuje inny pracownik danej
                    jednostki organizacyjnej, ale wyłącznie w zakresie udostępniania akt.
                  • W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum
                    zakładowego nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie.

www.tql.com.pl                                                                              1
Obowiązki archiwisty:
 • współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i
   właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do
   przekazania do archiwum zakładowego,
 • przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek
   organizacyjnych do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
 • przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej
   ewidencji,
 • wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w
   komórce organizacyjnej,
 • udostępnianie dokumentacji,
 • przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo
   właściwego archiwum państwowego,
 • inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i
   przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu
   zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,




       www.tql.com.pl                                                                   1
Obowiązki archiwisty cd.
 • sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,
   uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek
   organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację
   niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób
   korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum
   państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie
   składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo
   właściwemu archiwum państwowemu,
 • znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie
   informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w
   przeszłości i na bieżąco,
 • znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej
   systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i
   regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją,
 • stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie
   przeszkolenia na kursie archiwalnym.




www.tql.com.pl                                                                        1
Lokal archiwum zakładowego
     Przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę następujące czynniki: usytuowanie, zabezpieczenie         oraz
wyposażenie lokalu archiwum zakładowego.

   Usytuowanie i stan lokalu archiwum zakładowego:

     • na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym;
     • w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;
     • na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów);
     • nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą
       wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;
     • zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;
     • lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny (posiadający dostęp światła dziennego), równomiernie
       ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną (przy
       czym lampy powinny być osłonięte kloszami) i dobrą wentylację;
     • pomieszczenia archiwum zakładowego powinny stanowić:
     - pokój biurowy;
     - magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego
        miejsca na dopływy dokumentacji;
     - pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu);
   Przy trudnościach lokalowych dopuszcza się zorganizowanie miejsc pracy dla archiwistów i stanowisk udostępniania
   dokumentacji w magazynach archiwalnych.
           www.tql.com.pl                                                                                      1
Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego:
                  • ochrona przed pożarem:
                  • system alarmu przeciwpożarowego (tj.: automatyczny system
                    wykrywania ognia i dymu ostrzegający użytkowników budynku i
                    równocześnie powiadamiający jednostki straży pożarnej albo
                    ręcznie obsługiwany system alarmowania);
                  • automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia
                    ognia (np.: hydranty lub wznoszące się rury wodociągowe, wózki
                    lub stojaki z bębnem do nawijania węża pożarniczego);
                  • podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej (obowiązkowy nawet
                    wówczas, gdy budynek wyposażony jest w automatyczny system
                    tłumienia ognia), tj.: przenośne gaśnice z aktualnymi atestami
                    (proszkowe, wodne, CO2 lub pianowe - w zależności od
                    potencjalnego źródła pożaru, tj. elektrycznego lub chemicznego),
                    worki ewakuacyjne, koce gaśnicze;
                  • ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą;
                  • ochrona przed włamaniem:
                  • alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring alarmujący w
                    razie zagrożenia policję lub straż pożarną lub agencję ochrony osób
                    i mienia;



www.tql.com.pl                                                                            1
Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego cd.


• drzwi antywłamaniowe lub masywne wyposażone w co najmniej dwa zamki (w tym jeden
  patentowy), plombowane po zakończeniu pracy;
• okna zabezpieczone kratami lub szybami (powłokami) antywłamaniowymi;
• ochrona przed nasłonecznieniem (np.: osłonięcie okien lnianymi jasnymi zasłonami lub
  żaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV);
• należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji,
  alarmów, innych urządzeń oraz wyposażenia archiwum zakładowego;
• dodatkowo, powinno się rozważyć przygotowanie planu gotowości i reagowania w
  wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności
  reagowania w sytuacjach krytycznych.




    www.tql.com.pl                                                                  1
Wyposażenie lokalu archiwum zakładowego:
• regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne);

  Regały powinny być zabezpieczone przed korozją (najlepiej pokryte lakierem
  piecowym). Regały powinny być ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne
  powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm. Przejście pomiędzy regałami
  powinno wynosić ok. 80 (90) cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do
  rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40
  cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a
  podłogą powinien wynosić 30 cm, a pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem 15-
  20 cm. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny
  być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały (bez względu na ich
  rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego
  regału arabskimi;
• urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza;

  W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność
  powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej;




      www.tql.com.pl                                                         1
Wyposażenie archiwum zakładowego cd.
 • drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych
   półek;
 • sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające
   innych warunków przechowywania;
 • zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum
   zakładowego;
 • biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
 • stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
   niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały
   biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.);
 • stanowisko komputerowe z drukarką (lub maszyna do pisania).
Nie należy zapominać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu
archiwum zakładowego.




  www.tql.com.pl                                                         1
Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i
plombowane, a klucze przechowywane w miejscu do tego
wyznaczonym.

W  lokalu archiwum zakładowego zabronione jest:
 • palenie tytoniu;
 • tarasowanie przejść pomiędzy regałami;
 • przechowywanie wszelkich innych przedmiotów niż te, które
   stanowią jego wyposażenie.
Prawo wstępu do lokalu archiwum zakładowego ma archiwista oraz w
jego obecności: jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby
archiwalnej i innych organów kontrolnych, osoby korzystające z
zasobu archiwalnego.




     www.tql.com.pl                                                  1
ZASADY PRZYJMOWANIA AKT DO ARCHIWUM

Powinno się ono odbywać planowo, zgodnie z przedstawionym wcześniej
harmonogramem pracy. Najważniejsze jest, aby wszystkie akta wytworzone przez
daną komórkę trafiły do archiwum. Archiwum przejmuje akta jedynie w stanie
uporządkowanym i tylko kompletnymi rocznikami, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym
Wykazem Akt. Opis teczki powinien być prawidłowy. Nie wolno łączyć kategorii, np.
B5 z B50 i A z B. Grubość jednostki archiwalnej nie powinna przekraczać 4-5 cm
(dotyczy kategorii A). Należy je ułożyć w kolejności wymaganej przez jednolity
rzeczowy wykaz akt i w podobny sposób opisać w spisie.




         www.tql.com.pl                                                  1
Poniżej przedstawiono przykładowe zasady przyjmowania akt do archiwum:
1. Akta przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być uporządkowane
przez komórkę organizacyjną, w której akta zostały wytworzone i gromadzone.
2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być
skompletowane zgodnie z podziałem rzeczowym przewidzianym w wykazie akt
3. Przekazywane akta (kat. A i kat. B) powinny znajdować się w teczkach.
4. Akta kat. A i kat. B50 powinny być uporządkowane w następujący sposób:
1) akta układa się w kolejności spisu spraw (lub według spisu zawartości teczki,
jeżeli nie był prowadzony spis spraw) poczynając od najwcześniejszej sprawy na
początku teczki,
2) na poczatku każdej teczki umieszcza się spisy spraw (lub spis zawartości teczki),
3) z teczek wyłącza się wtórniki,
4) z akt usuwa się elementy metalowe (spinacze, zszywki),
5) w przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem (tzw.
paginacja), a na wewnętrznej tylnej stronie obwoluty (teczki) zapisuje się liczbę kart
znajdujących się w teczce.




         www.tql.com.pl                                                         1
5.   Teczki akt kat. A i B powinny być opisane na wierzchniej (tytułowej)
     stronie następująco:
     1) na środku u góry – nazwa przesiębiorstwa i komórki organizacyjnej w
     której akta powstały (pieczątka),
     2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu komórki
     organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt,

     3) w prawym górnym rogu – kategoria akt ( przy kat. B również lata
     przechowywania)

     4) na środku teczki – tytuł teczki (hasło wg wykazu akt z ewentualnym
     bliższym określeniem zawartości teczki),

     5) pod tytułem - daty skrajne akt znajdujących się w teczce,


     6) do archiwisty należy naniesienie sygnatury archiwalnej na każdej teczce

        www.tql.com.pl                                                    1
6.   Akta osobowe pracowników powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg
     pracy zawodowej.

     7. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych
     ( załącznik do instrukcji archiwalnej) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B
     przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach, 2 dla
     Archiwum i 1 dla komórki przekazującej akta.

     8. Akta w spisie zdawczo-odbiorczym należy ujmować według kolejności z wykazu akt.
     W ramach klas akta należy ułożyć chronologicznie. W spisie akt kat. A jednej pozycji
     spisu odpowiada jedna teczka.

     9. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia
     pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej.

     10. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez pracownika, który go
     sporządził oraz pracownika Archiwum, który akta przyjął



           www.tql.com.pl                                                       1
GROMADZENIE I UKŁAD AKT W ARCHIWUM odbywa się:
                 1.   wg komórek
                 2.   wg napływu.

       Odrębnie należy gromadzić i układać akta kategorii A.
       Stosowane systemy układania to:

                 1.    pionowy
                 2.    pionowo-płaski (teczka jedna obok     drugiej   na
                   przemian grzbietami do dołu i do góry),
                 3.    poziomy.




www.tql.com.pl                                                              1
Na ewidencję archiwum zakładowego składają się następujące druki:
1. spisy zdawczo-odbiorcze
2. wykaz spisów zdawczo odbiorczych
3. spisy materiałów archiwalnych
4. ewidencja udostępnionych akt
5. protokół o braku lub zniszczeniu akt
6. spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
7. spis teczek akt




    www.tql.com.pl                                                  1
Spisy zdawczo-odbiorcze
       sporządzane są osobno dla dokumentacji niearchiwalnej i osobno
       dla materiałów archiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Spisy
       zdawczo-odbiorcze stanowią równocześnie inwentarz akt
       przechowywanych w archiwum od początku istnienia, a w związku z
       tym numeracja ich musi być ciągła. Nie można też nadawać
       numerów spisów w obrębie roku. Drugie egzemplarze, tzw. robocze,
       gdyż na nie nanosi się informacje np. o brakowaniu dokumentacji,
       powinne być ułożone w teczkach narastająco, w sposób, który
       odzwierciedla układ organizacyjny jednostki, pozwala to na
       łatwiejsze korzystanie z zasobu archiwum.
       Przy sporządzaniu spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji należy
       przestrzegać zasady, aby nie umieszczać razem na jednym spisie
       dokumentacji o różnych okresach przechowywania oraz starać się
       umieszczać jednostkę archiwalną jako osobną pozycję na spisie
       (rubryka nr 6); przy dużych ilościach dokumentacji przejmowanej
       np. z komórki finansowej pozwala to na zachowanie kontroli nad
       przejmowaną dokumentacją.




www.tql.com.pl                                                            1
Wykaz spisów zdawczo odbiorczych
służy do rejestracji napływających do archiwum spisów zdawczo-
odbiorczych. Kolejność ich rejestracji decyduje o nadawanym spisom
numerze, a to z kolei wpływa na sygnaturę nadawaną aktom w
archiwum zakładowym.


Spisy materiałów archiwalnych
spisy na materiały archiwalne przekazane do archiwum państwowego
powinny być przechowywane w oddzielnej teczce, w układzie
chronologicznym.




   www.tql.com.pl                                                    1
Ewidencja udostępnionych akt
       składają się na nią rejestr akt udostępninonych oraz karty
       udostępnienia akt. Karty układane i wpisywane są do
       rejestru chronologicznie według dat udostępnienia.
       Obowiązkiem archiwisty jest wystąpić, najpóźniej na koniec
       roku, do wypożyczającego o zwrot akt do archiwum.


       Protokół o braku lub zniszczeniu akt
       Przechowuje się je w oddzielnej teczce, w układzie
       chronologicznym.




www.tql.com.pl                                                      1
Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Przechowuje się je w osobnych teczkach wraz z protokołami oceny dokumentacji
niearchiwalnej oraz zezwoleniem na wybrakowanie wydanym przez właściwe
archiwum państwowe. Spisy akt brakowanych powinny odpowiadać właściwym
pozycjom spisów zdawczo-odbiorczych, na których znajdowały się brakowane akta.
Równie istotnym jest, aby w rubryce 8 spisów zdawczo-odbiorczych odnotować
przy kolejnej pozycji fakt wybrakowania dokumentacji (umieszcza się zazwyczaj
datę oraz numer zgody).


Spis teczek akt
Zakładany jest w każdej komórce jednostki w oparciu o wykaz akt. Podstawowym
jego zadaniem jest bieżąca kontrola kompletności akt przejmowanych z danej
komórki do archiwum zakładowego. Powinne być sporządzane corocznie.




    www.tql.com.pl                                                        1
Wszystkie pomoce ewidencyjne prócz
                 ewidencji udostępnionych akt i spisu
                 teczek akt należy traktować jako materiały
                 archiwalne i powinno je się przechowywać
                 przez cały okres funkcjonowania
                 jednostki.

                 W przypadku jeżeli likwidowana jednostka
                 była pod nadzorem archiwum
                 państwowego ewidencja przekazywana
                 jest tamże.




www.tql.com.pl                                                1
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
                 kategorii "B" ma na celu wydzielenie i przekazanie do
                 zniszczenia tej części dokumentacji, której okres
                 przechowywania już minął zgodnie z obowiązującymi
                 przepisami. Proces brakowania ma na celu również
                 zwolnienie części miejsca na regałach i półkach dla
                 nowo przejmowanej dokumentacji z poszczególnych
                 komórek      organizacyjnych.   Proces    brakowania
                 dokumentacji        powinien      być       procesem
                 systematycznym       dokonywanym      w     terminach
                 poprzedzających          przejmowanie         bieżącej
                 dokumentacji.




www.tql.com.pl                                                            1
Przygotowanie      do     właściwego      brakowania
                 wymaga:
                 - poznania schematu organizacyjnego zakładu z
                 uwzględnieniem daty jego powstania i kolejnych etapów
                 reorganizacji, zmian form własności czy nazwy
                 - zastosowania obowiązujących przepisów kancelaryjno-
                 archiwalnych jak i rzeczowego wykazu akt (a w
                 przypadku jego braku zastosowania podobnego w tej
                 branży lub typowego rzeczowego wykazu akt)
                 -   ustalenia  czy    brakowanie    dotyczy   archiwum
                 zakładowego czy też składnicy akt
                 W UPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub
                 składnicy akt brakowanie polega na przejrzeniu spisów
                 zdawczo-odbiorczych i wyodrębnieniu tych akt których
                 termin przechowywania już minął na podstawie rubryki
                 kwalifikującej akta na kategorie archiwalne. Spisy
                 wybrakowanych akt umieszcza się na specjalnym
                 formularzu    dokumentacji   niearchiwalnej  (aktowej)
                 przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.
www.tql.com.pl                                                            1
W NIEUPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub składnicy akt
przebieg procesu porządkowania następuje poprzez:
1/ etap wydzielenia z nieuporządkowanego zasobu akt o rzeczywistej
przeterminowanej wartości praktycznej tzw. kategoria "BC"


2/ etap posegregowania akt, najczęściej na poszczególne komórki
organizacyjne (a w przypadku ich likwidacji na komórki które przejeły ich
zadania)


3/ etap systematyzacji rzeczowej i chronologicznej akt poszczególnych
komórek organizacyjnych


4/ etap kwalifikacji na poszczególne kategorie archiwalne i nadanie
odpowiednich tytułów poszczególnym teczkom odzwierciedlając ich
zawartość.




  www.tql.com.pl                                                    1
Brakowanie dokumentacji technicznej ma
                 miejsce w przypadku całkowitej dekapitalizacji
                 obiektu. Brakowanie tejże dokumentacji odbywa się
                 zawsze z udziałem komisji a w skład niej powinni
                 wejść przedstawiciele tych komórek organizacyjnych
                 których dokumentacja jest własnością. Z powziętych
                 przez komisję czynności w zakresie oceny
                 przydatności dokumentacji technicznej sporządza się
                 protokół który wraz ze spisem wybrakowanej
                 dokumentacji przesyła się do właściwego archiwum
                 państwowego (w jednostkach będących pod
                 nadzorem). Uzyskanie zgody powoduje wybrakowanie
                 (zniszczenie) dokumentacji i wydruków
                 komputerowych.




www.tql.com.pl                                                         1
Z dokumentacji przechowywanej w archiwum
       zakładowym do celów innych, niż służbowe, osoby
       uprawnione mogą korzystać – każdorazowo za zgodą
       kierownika jednostki organizacyjnej – na zasadach określonych
       przepisami:

                 a) ustawy z dnia 8 lutego 1999 r. o ochronie
                 informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn.
                 zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej
                 podstawie,
                 b) ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe
                 (Dz. U. Nr 5, poz.24 z późn. zm.),
                 c) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
                 danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późn.
                 zm.),
                 d) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do
                 informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198),
                 e) art. 16 i 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o
                 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst
                 jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).
www.tql.com.pl                                                               1
Prawna ochrona dokumentacji i materiałów archiwalnych
                 Obecne rozwiązania prawne nakładają sankcje karne za naruszenie
                 podstawowych zasad postępowania z materiałami archiwalnymi a w
                 szczególności w przypadku


                 - niszczenia lub uszkadzania materiałów archiwalnych przez osoby
                 mające szczególny obowiązek ich ochrony, dotyczy kierownika
                 jednostki organizacyjnej, archiwistę lub osobę pełniącą obowiązki w
                 tym zakresie.


                 - zbywanie lub pomaganie w zbyciu materiałów archiwalnych w celu
                 wywiezienia ich za granicę bez zezwolenia


                 - wywożenie za granicę bez zezwolenia materiałów archiwalnych


                 wymienione naruszenia prawa są zagrożone od kary grzywny (w
                 przypadkach nieumyślnego naruszenia obowiązków) do kary trzech
                 lat pozbawienia wolności !
www.tql.com.pl                                                                    1
Likwidacja zakładu pracy a archiwum zakładowe
                 ( podstawa prawna art. art. 51p – 51s ustawy archiwalnej)

                 W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan
                 likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio,
                 likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje
                 przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie
                 przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając
                 na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do
                 wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji
                 zawartych przez przedsiębiorcę.
                 W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza
                 sąd rejestrowy, po
                 zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy
                 upadłości środków finansowych, o których mowa w
                 zdaniu poprzedzającym.
                 Przechowawca, powinien przed przejęciem
                 dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.


www.tql.com.pl                                                               1
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek
likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia
środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje
podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja
należała, a w razie braku takiego podmiotu
– archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem
postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego
właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie
majątkowym.
Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem
okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy
zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.




 www.tql.com.pl                                                  1
W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, przeznaczone na
                  przechowywanie dokumentów stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2
                  ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535,
                  z późn. zm.2)).

                   Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum
                  państwowe, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. –
                  Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)), z tym że uprawnienia
                  organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum
                  państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji
                  przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas
                  koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów
                  Państwowych.
                  Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji ustala
                  dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki
                  związane z przechowywaniem dokumentacji.
                  Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów przechowania dokumentacji, stosuje się
                  przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.
                  U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.4)).
                  W przypadkach, o których wyżej mowa wraz z dokumentacją jest
                  przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.
                  Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem
                  uporządkowana z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji
                  kolejnym numerem.
                 Przekazaniu, o którym wyżej mowa podlegają materiały archiwalne (kategorii„A") i te akta
                 kategorii „B", których okres przechowywania jeszcze nie minął. Pozostałe akta kategorii „B"
                 są brakowane.


www.tql.com.pl                                                                                       1
Postępowanie z dokumentacj ą osobową i płacową w przypadku
                 likwidacji lub upad łości pracodawcy
                 (Podstawa prawna art. art. 51u – 51z ustawy archiwalnej)

                 W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego
                 upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w
                 dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana
                 do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na
                 czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania
                 dokumentacji liczonego:
                 1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji
                 osobowej;
                 od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

                 Określony powyżej obowiązek wskazania podmiotu przejmującego
                 dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy
                 pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie
                 art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej. (rozporządzenie Ministra Kultury z 16
                 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
                 klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
                 archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375) .)



www.tql.com.pl                                                                            1
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek
                 pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru
                 Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej,
                 niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
                 przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum
                 państwowe, utworzone w tym celu przez ministra
                 właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
                 narodowego.
                 Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o
                 którym powyżej mowa sąd zasięga opinii naczelnika urzędu
                 skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy
                 o jego stanie majątkowym.
                 Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do
                 dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem
                 uporządkowana;
                 z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych
                 stron dokumentacji kolejnym numerem.




www.tql.com.pl                                                               1
Do zadań archiwum państwowego, należy w szczególności
 ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej
 dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może
 wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów
 państwowych.
      Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję
 nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy
 wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności
 gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum
 państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na
 skutek oddziaływania czynników atmosferycznych
 lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw
 prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego
 przechowywania.




    www.tql.com.pl                                                  1
Koszty przejęcia, zewidencjonowania,
                 przechowania i konserwacji dokumentacji przez
                 archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby
                 zarządzające lub pełniące funkcje organu
                 zarządzającego pracodawcy w dniu jego
                 wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub
                 ewidencji działalności gospodarczej.




www.tql.com.pl                                                   1

More Related Content

What's hot

Przetwarzanie mięsa drobiowego i jaj
Przetwarzanie mięsa drobiowego i jajPrzetwarzanie mięsa drobiowego i jaj
Przetwarzanie mięsa drobiowego i jajMichał Łazarz
 
Przetwarzanie owoców i warzyw
Przetwarzanie owoców i warzywPrzetwarzanie owoców i warzyw
Przetwarzanie owoców i warzywMichał Łazarz
 
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobów
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność ZasobówCzynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobów
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobówsuker89
 
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_u
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_uTechnik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_u
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_uEmotka
 
Przygotowanie surowców do sporządzania potraw
Przygotowanie surowców do sporządzania potrawPrzygotowanie surowców do sporządzania potraw
Przygotowanie surowców do sporządzania potrawMarcin Dzieciątkowski
 
Technik.logistyk 342[04] z2.03_u
Technik.logistyk 342[04] z2.03_uTechnik.logistyk 342[04] z2.03_u
Technik.logistyk 342[04] z2.03_uKasia Stachura
 
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczym
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczymStosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczym
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczymMichał Siwiec
 
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczym
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczymObsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczym
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczymMichał Siwiec
 
Technik.logistyk 342[04] z2.02_u
Technik.logistyk 342[04] z2.02_uTechnik.logistyk 342[04] z2.02_u
Technik.logistyk 342[04] z2.02_uKasia Stachura
 
Pierwsza Pomoc Prezentacja
Pierwsza Pomoc PrezentacjaPierwsza Pomoc Prezentacja
Pierwsza Pomoc Prezentacjaguest807951
 

What's hot (20)

17
1717
17
 
Pielęgnowanie dziecka chorego
Pielęgnowanie dziecka choregoPielęgnowanie dziecka chorego
Pielęgnowanie dziecka chorego
 
10
1010
10
 
13
1313
13
 
Przetwarzanie mięsa drobiowego i jaj
Przetwarzanie mięsa drobiowego i jajPrzetwarzanie mięsa drobiowego i jaj
Przetwarzanie mięsa drobiowego i jaj
 
Przetwarzanie owoców i warzyw
Przetwarzanie owoców i warzywPrzetwarzanie owoców i warzyw
Przetwarzanie owoców i warzyw
 
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobów
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność ZasobówCzynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobów
Czynniki produkcji oraz Ograniczoność Zasobów
 
11
1111
11
 
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_u
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_uTechnik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_u
Technik.architektury.krajobrazu 321[07] o1.03_u
 
7
77
7
 
5
55
5
 
Przygotowanie surowców do sporządzania potraw
Przygotowanie surowców do sporządzania potrawPrzygotowanie surowców do sporządzania potraw
Przygotowanie surowców do sporządzania potraw
 
Technik.logistyk 342[04] z2.03_u
Technik.logistyk 342[04] z2.03_uTechnik.logistyk 342[04] z2.03_u
Technik.logistyk 342[04] z2.03_u
 
20 3.1 pspn_tresc
20 3.1 pspn_tresc20 3.1 pspn_tresc
20 3.1 pspn_tresc
 
Planowanie i organizowanie pracy opiekuńczej
Planowanie i organizowanie pracy opiekuńczejPlanowanie i organizowanie pracy opiekuńczej
Planowanie i organizowanie pracy opiekuńczej
 
Pielęgnowanie dziecka zdrowego
Pielęgnowanie dziecka zdrowegoPielęgnowanie dziecka zdrowego
Pielęgnowanie dziecka zdrowego
 
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczym
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczymStosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczym
Stosowanie materiałów konstrukcyjnych w przemyśle spożywczym
 
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczym
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczymObsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczym
Obsługiwanie maszyn i urządzeń stosowanych w przetwórstwie spożywczym
 
Technik.logistyk 342[04] z2.02_u
Technik.logistyk 342[04] z2.02_uTechnik.logistyk 342[04] z2.02_u
Technik.logistyk 342[04] z2.02_u
 
Pierwsza Pomoc Prezentacja
Pierwsza Pomoc PrezentacjaPierwsza Pomoc Prezentacja
Pierwsza Pomoc Prezentacja
 

Viewers also liked

Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)
Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)
Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)pawel.soczek
 
Prezentacja programu Otwarty System Archiwizacji
Prezentacja programu Otwarty System ArchiwizacjiPrezentacja programu Otwarty System Archiwizacji
Prezentacja programu Otwarty System Archiwizacjicatl_ok
 
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketingu
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketinguM. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketingu
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketinguMagdalena Kachniewska
 
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnym
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnymDoradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnym
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnymoaza
 
Strefa buforowa TPK - wyniki ankiety
Strefa buforowa TPK - wyniki ankietyStrefa buforowa TPK - wyniki ankiety
Strefa buforowa TPK - wyniki ankietyTrojmiasto.pl
 
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebook
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebookAplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebook
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebookepartnerzy.com
 
Swiadczenia na rzecz pracownikow
Swiadczenia na rzecz pracownikowSwiadczenia na rzecz pracownikow
Swiadczenia na rzecz pracownikowUCMS Group Poland
 
Zapozyczenia z jezyka angielskiego
Zapozyczenia z jezyka angielskiegoZapozyczenia z jezyka angielskiego
Zapozyczenia z jezyka angielskiegosylviakk
 
Proiect practica
Proiect practicaProiect practica
Proiect practicaMiha1
 
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final ver
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final verM. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final ver
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final verpawel.soczek
 
Use of the passive voice
Use of the passive voiceUse of the passive voice
Use of the passive voicemaestro6651
 
Techniki Negocjacyjne Cz 1
Techniki Negocjacyjne Cz  1Techniki Negocjacyjne Cz  1
Techniki Negocjacyjne Cz 1Akademia
 
Subkultury MłOdzieżOwe
Subkultury MłOdzieżOweSubkultury MłOdzieżOwe
Subkultury MłOdzieżOwemarzen
 
Koncepcja szkolenia - schalke
Koncepcja szkolenia -  schalkeKoncepcja szkolenia -  schalke
Koncepcja szkolenia - schalkeWojciech Makowski
 
A05 Wskazniki i rezultaty
A05 Wskazniki i rezultatyA05 Wskazniki i rezultaty
A05 Wskazniki i rezultatyUM Łódzkie
 
Venture Capital jako forma finansowania
Venture Capital jako forma finansowaniaVenture Capital jako forma finansowania
Venture Capital jako forma finansowaniaPawel Chudzinski
 

Viewers also liked (20)

Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)
Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)
Instrukcja i jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w wfosigw (20111129)
 
Prezentacja programu Otwarty System Archiwizacji
Prezentacja programu Otwarty System ArchiwizacjiPrezentacja programu Otwarty System Archiwizacji
Prezentacja programu Otwarty System Archiwizacji
 
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketingu
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketinguM. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketingu
M. Kachniewska: Jak nowe media zmieniły filozofię myślenia o marketingu
 
14
1414
14
 
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnym
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnymDoradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnym
Doradztwo rehabilitacyjne jako forma pomocy osobom niepełnosprawnym
 
Strefa buforowa TPK - wyniki ankiety
Strefa buforowa TPK - wyniki ankietyStrefa buforowa TPK - wyniki ankiety
Strefa buforowa TPK - wyniki ankiety
 
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebook
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebookAplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebook
Aplikacja 2010. Zbiór przepisów. Część II - ebook
 
Swiadczenia na rzecz pracownikow
Swiadczenia na rzecz pracownikowSwiadczenia na rzecz pracownikow
Swiadczenia na rzecz pracownikow
 
Magazyn Bankowości Spółdzielczej BS NET
Magazyn Bankowości Spółdzielczej BS NETMagazyn Bankowości Spółdzielczej BS NET
Magazyn Bankowości Spółdzielczej BS NET
 
Zapozyczenia z jezyka angielskiego
Zapozyczenia z jezyka angielskiegoZapozyczenia z jezyka angielskiego
Zapozyczenia z jezyka angielskiego
 
Ustawa o pdop
Ustawa o pdopUstawa o pdop
Ustawa o pdop
 
Proiect practica
Proiect practicaProiect practica
Proiect practica
 
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final ver
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final verM. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final ver
M. Wroblewski etyczny kodeks zawodowy final ver
 
MySQL
MySQLMySQL
MySQL
 
Use of the passive voice
Use of the passive voiceUse of the passive voice
Use of the passive voice
 
Techniki Negocjacyjne Cz 1
Techniki Negocjacyjne Cz  1Techniki Negocjacyjne Cz  1
Techniki Negocjacyjne Cz 1
 
Subkultury MłOdzieżOwe
Subkultury MłOdzieżOweSubkultury MłOdzieżOwe
Subkultury MłOdzieżOwe
 
Koncepcja szkolenia - schalke
Koncepcja szkolenia -  schalkeKoncepcja szkolenia -  schalke
Koncepcja szkolenia - schalke
 
A05 Wskazniki i rezultaty
A05 Wskazniki i rezultatyA05 Wskazniki i rezultaty
A05 Wskazniki i rezultaty
 
Venture Capital jako forma finansowania
Venture Capital jako forma finansowaniaVenture Capital jako forma finansowania
Venture Capital jako forma finansowania
 

Archiwizacja

  • 1. Adam Łoziński Archiwizacja dokumentów w zakładzie pracy www.tql.com.pl 1
  • 2. INFORMACJE OGÓLNE Sprawy archiwizacji dokumentów reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.673 zwaną dalej ustawą archwalną. Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji akt oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami. Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym. Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla kształtowania zasobu archiwalnego. www.tql.com.pl 1
  • 3. Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność dokumentów i informacji. Celem selekcji jest wydzie lenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste - od pozostałej dokumentacji, z której wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe wydzie lenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie). W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny dokumentacji. www.tql.com.pl 1
  • 4. Kryteria oceny wartości dokumentacji (za Bohdanem Ryszewskim): • kryterium znaczenia twórcy zespołu, • znaczenie historyczne twórcy zespołu, • kryterium wartości informacyjnej dokumentacji wytworzonej przez danego twórcę, • kryterium niepowtarzalności informacji, • kryterium niepowtarzalności tekstów, • kryterium typowości, • kryterium unikatowości, • kryterium dawności dokumentacji, • kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych. www.tql.com.pl 1
  • 5. Obok kryteriów selekcji istotne są także metody przeprowadzania selekcji dokumentacji . W tym zakresie istnieją trzy ogólne zasady: • selekcja twórców zespołów przed samą selekcją dokumentacji, • wieloetapowość selekcji, czyli jej przeprowadzanie na każdym etapie narastania i archiwizacji dokumentacji, • kompleksowa ocena wartości dokumentacji, obejmująca całą dokumentację twórcy zespołu, z uwzględnieniem jego związków z innymi instytucjami, z którymi współpracował i które stanowiły jego otoczenie. www.tql.com.pl 1
  • 6. W Polsce nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych. Przepisy ustawy archiwalne j ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych. www.tql.com.pl 1
  • 7. Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności: • przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne, • opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne , • przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, • szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy , • współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. www.tql.com.pl 1
  • 8. Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję. www.tql.com.pl 1
  • 9. USTAWOWE OBOWIĄZKI TWÓRCÓW DOKUMENTACJI Instytucje, wytwarzające materiały archiwalne i objęte nadzorem archiwalnym, zobowiązane są do: • gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania oraz odpowiedniego zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych , • klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym, • przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego po upływie terminu ustalonego w obowiązujących przepisach. www.tql.com.pl 1
  • 10. O wyborze danej instytucji jako wytwarzającej materiały archiwalne decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego i decyzję tę przesyła w formie aktu administracyjnego (por.: art. 34 ustawy archiwalnej). Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych . Przy czym jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad brakowaniem dokumentacji (por.: art. 36 ustawy archiwalnej). Obowiązek przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania dokumentacji ustawa archiwalna artykułem 45 nakłada także na organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych . www.tql.com.pl 1
  • 11. Podstawowe obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne: • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej), • opracowanie, wprowadzenie i stosowanie, zatwierdzonych przez państwową służbę archiwalną, instrukcji kancelaryjnej i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, • wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego wykazu akt, • zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odrębny lokal i archiwista) • prowadzenie przez ich archiwa zakładowe - pod nadzorem właściwego archiwum państwowego - działalności archiwalnej, która obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych, • udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej, • wnioskowanie do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji. Podstawowe obowiązki pozostałych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych: • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej), • wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego wykazu akt, • zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt, • umożliwienie właściwemu archiwum państwowemu nadzoru nad brakowaniem dokumentacji. www.tql.com.pl 1
  • 12. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy archiwista pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie archiwum zakładowego (składnicy akt) archiwum zakładowe komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne, zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego www.tql.com.pl 1
  • 13. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE brakowanie dokumentacji wydzielenie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nie przydatną dla celów praktycznych danej jednostki organizacyjnej dokument 1) pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny lub też służące do wykonywania uprawnień 2) zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej dokumentacja wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mi krofilmy, nagrania audiowizualne - bez względu na sposób ich wytworzenia dokumentacja niearchiwalna część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną dla jej twórcy i nie stanowi materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu "B" www.tql.com.pl 1
  • 14. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE ekspertyza archiwalna szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji foliacja numerowanie kart, dokonywane miękkim ołówkiem instrukcja archiwalna zbiór przepisów wewnętrznych, określających organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego (s kładnicy akt) danej jednostki organizacyjnej oraz regulujących tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustalających zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę instrukcja kancelaryjna zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne instytucji czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami www.tql.com.pl 1
  • 15. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE jednolity rzeczowy wykaz akt wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfi kację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierajacy kwalifikację archiwalną akt jednostka archiwalna odrębna fizycznie, najmniejsza jednostka ewidencyjna w archiwum, np. dokument, księga, poszyt, wiązka, teczka, mapa, rysunek, fotografia, taśma magnetofonowa lub filmowa, płyta, CD-ROM, itp. klasyfikacja podział wszystkich akt według zagadnień rzeczowych, które są lub będą przedmiotem zainteresowania danej jednostki organizacyjnej kontrola archiwalna rzetelne i obiektywne sprawdzenie realizacji przez jednostki organizacyjne wytwarzające państwowy zasób archiwalny obowiązków wyni kajacych z ustawy archiwalnej, a także wskazanie sposobów i środków usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. Rodzaje kontroli: ogólna, problemowa, sprawdzająca (lustracja), specjalna. kwalifikacja nadanie dokumentacji kategorii archiwalnej www.tql.com.pl 1
  • 16. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE materiały archiwalne część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu "A". metr bieżący taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym pół ki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym paginacja numerowanie stron zapisanych i niezapisanych, dokonywane miękkim ołówkiem referent pracownik załatwiający merytorycznie dana sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia oraz po jej zakończeniu www.tql.com.pl 1
  • 17. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym stanowiące równoważni k spisu spraw składnica akt komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych, zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem i brakowaniem spis spraw formularz na nośni ku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych www.tql.com.pl 1
  • 18. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE system kancelaryjny zasady i metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt oraz metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt spraw teczka aktowa teczka wiązana, skoroszyt, koperta, segregator itp., służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczka obejmująca dokumentacje jednej sprawy oraz teczka zbiorcza; stanowi przeważnie odrębną jednostkę archiwalną twórca zespołu osoba fizyczna lub prawna wytwarzająca lub instytucja nieposiadająca osobowości prawnej gromadząca dokumentację zwiazaną z jej działalnością zasób archiwum całość dokumentacji danego archiwum www.tql.com.pl 1
  • 19. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE zbiór archiwalny inaczej kolekcja; dokumenty zgromadzone przez osoby fizyczne, prawne lub nieposiadające osobowości prawnej pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w części charakter materiałów archiwalnych zespół archiwalny całość materiałów archiwalnych wytworzona i zgromadzona przez ustrojowo odrębnego twórcę (osobę prawną lub fizyczną) w wyniku jego działalności znak akt zespół symboli określających przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z rzeczowego wykazu akt znak sprawy zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej lubwww.tql.com.pl w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym 1
  • 20. Podział akt na kategorie archiwalne Podział ten ustalony jest w załącznikach do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375). Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: www.tql.com.pl 1
  • 21. symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. www.tql.com.pl 1
  • 22. symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w powyższym punkcie) Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie powyższym. www.tql.com.pl 1
  • 23. Archiwum (państwowe) jako urząd wiary publicznej, zgodnie z postanowieniami art. 217 Kpa, świadczy usługi na rzecz społeczeństwa przez wydawanie uwierzytelnionych odpisów i zaświadczeń na podstawie zachowanych akt. Archiwum już od czasów średniowiecznych było miejscem przechowywania i zabezpieczania dokumentów własności dóbr materialnych oraz tytułów możnowładcy. Ważne dokumenty były przechowywane w jednej skrzyni, którą właściciel zabierał często ze sobą w dalekie i niebezpieczne podróże. Zawartość skrzyni ograniczała się do najważniejszych dokumentów, które były możnowładcy niezbędne w sprawowaniu władzy administracyjnej i publicznej. www.tql.com.pl 1
  • 24. Archiwum – od greckiego „Archeion” siedziba władzy – określa komórkę organizacyjną zajmującą się przejmowaniem dokumentacji, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem, a także przekazywaniem materiałów archiwalnych zasługujących na trwałe przechowywanie do archiwum państwowego. Archiwum to centrum informacji o instytucji. Archiwum zakładowe stanowi bardzo ważne ogniwo funkcjonowania jednostki organizacyjnej. Traktowane marginalnie, niedoceniane, dla wielu nieświadomych aktotwórców mogłoby w ogóle nie istnieć. Archiwa zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne kat. „A” – art. 33. www.tql.com.pl 1
  • 25. W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych „wyprodukowaną” tutaj dokumentację niearchiwalną kat. „B” przechowują składnice akt. Zasady ich prowadzenia różnią się od zasad stosowanych w przypadku działalności archiwum zakładowego. Jednakże traktowanie składnic akt w sposób analogiczny do archiwów zakładowych znacznie ułatwia dostęp do przechowywanych w nich akt oraz sprawia, że są one odpowiednio zabezpieczone. www.tql.com.pl 1
  • 26. Przepisy kancelaryjno-archiwalne, inaczej normatywy kancelaryjno-archiwalne, to następujące przepisy: • instrukcja kancelaryjna, • jednolity rzeczowy wykaz akt , • instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego . Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, która została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne, zobowiązana jest do opracowania i stosowania (po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym) przepisów Kancelaryjno- archiwalnych (por.: art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej i § 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. Pozostałe jednostki państwowe i samorządowe zobowiązane są do opracowania i stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt (por.: § 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. , ale wskazane jest, by posiadały również instrukcję kancelaryjną i instrukcję archiwalną). www.tql.com.pl 1
  • 27. Instrukcja kancelaryjna powinna regulować obieg pism i akt w danej instytucji i poruszać następujące zagadnienia: • cel instrukcji, • wyjaśnienie stosowanych pojęć, • zasady obiegu pism i podziału akt, • przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism, • rozdzielanie i doręczanie korespondencji, • przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia, • rejestrowanie spraw i znakowanie pism, • sposób aprobaty i podpisywania pism, • wysyłanie korespondencji, • postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub jednostki organizacyjnej), • sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw, • kontrolę załatwiania spraw. Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism. www.tql.com.pl 1
  • 28. Jednolity rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Jest niezależny od struktury organizacyjnej danej instytucji. Pozwala na klasyfikację narastającej dokumentacji i stanowi podstawę znakowania akt. Nadaje aktom kategorię archiwalną. Rozróżnia okresy przechowywania akt w komórkach macierzystych i w innych komórkach organizacyjnych. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych. Przykładowy wykaz akt typowych, tzn. klas rzeczowych, które występują w wykazach akt każdej jednostki organizacyjnej, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. www.tql.com.pl 1
  • 29. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę. W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia: • przedmiot i zakres instrukcji, • organizację i zakres działania archiwum zakładowego, • personel archiwum zakładowego, • lokal i wyposażenie archiwum zakładowego • przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, • przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym, • udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym, • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego • kontrolę archiwum zakładowego, • postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej. Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy. www.tql.com.pl 1
  • 30. Archiwista - pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie i obsługę archiwum zakładowego. Zagadnienia ogólne: • Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest archiwista. • Stan ilościowy obsady kadrowej archiwum zakładowego powinien zapewnić właściwą obsługę zgromadzonej w nim dokumentacji i wykonywanie wszystkich zadań nałożonych na archiwum zakładowe. • Archiwista powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs archiwalny . • W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego. • Archiwista odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej (tajemnicy przedsiębiorstwa). • Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (np. fartuchy, rękawiczki lateksowe, maseczki z filtrem, itp.). • Archiwistę w razie jego nieobecności zastępuje inny pracownik danej jednostki organizacyjnej, ale wyłącznie w zakresie udostępniania akt. • W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie. www.tql.com.pl 1
  • 31. Obowiązki archiwisty: • współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego, • przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, • przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji, • wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, • udostępnianie dokumentacji, • przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego, • inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego, www.tql.com.pl 1
  • 32. Obowiązki archiwisty cd. • sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu, • znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w przeszłości i na bieżąco, • znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją, • stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie przeszkolenia na kursie archiwalnym. www.tql.com.pl 1
  • 33. Lokal archiwum zakładowego Przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę następujące czynniki: usytuowanie, zabezpieczenie oraz wyposażenie lokalu archiwum zakładowego. Usytuowanie i stan lokalu archiwum zakładowego: • na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym; • w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części; • na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów); • nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych; • zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu; • lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny (posiadający dostęp światła dziennego), równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną (przy czym lampy powinny być osłonięte kloszami) i dobrą wentylację; • pomieszczenia archiwum zakładowego powinny stanowić: - pokój biurowy; - magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji; - pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu); Przy trudnościach lokalowych dopuszcza się zorganizowanie miejsc pracy dla archiwistów i stanowisk udostępniania dokumentacji w magazynach archiwalnych. www.tql.com.pl 1
  • 34. Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego: • ochrona przed pożarem: • system alarmu przeciwpożarowego (tj.: automatyczny system wykrywania ognia i dymu ostrzegający użytkowników budynku i równocześnie powiadamiający jednostki straży pożarnej albo ręcznie obsługiwany system alarmowania); • automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia ognia (np.: hydranty lub wznoszące się rury wodociągowe, wózki lub stojaki z bębnem do nawijania węża pożarniczego); • podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej (obowiązkowy nawet wówczas, gdy budynek wyposażony jest w automatyczny system tłumienia ognia), tj.: przenośne gaśnice z aktualnymi atestami (proszkowe, wodne, CO2 lub pianowe - w zależności od potencjalnego źródła pożaru, tj. elektrycznego lub chemicznego), worki ewakuacyjne, koce gaśnicze; • ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą; • ochrona przed włamaniem: • alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring alarmujący w razie zagrożenia policję lub straż pożarną lub agencję ochrony osób i mienia; www.tql.com.pl 1
  • 35. Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego cd. • drzwi antywłamaniowe lub masywne wyposażone w co najmniej dwa zamki (w tym jeden patentowy), plombowane po zakończeniu pracy; • okna zabezpieczone kratami lub szybami (powłokami) antywłamaniowymi; • ochrona przed nasłonecznieniem (np.: osłonięcie okien lnianymi jasnymi zasłonami lub żaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV); • należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów, innych urządzeń oraz wyposażenia archiwum zakładowego; • dodatkowo, powinno się rozważyć przygotowanie planu gotowości i reagowania w wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych. www.tql.com.pl 1
  • 36. Wyposażenie lokalu archiwum zakładowego: • regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne); Regały powinny być zabezpieczone przed korozją (najlepiej pokryte lakierem piecowym). Regały powinny być ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić ok. 80 (90) cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą powinien wynosić 30 cm, a pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem 15- 20 cm. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi; • urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza; W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej; www.tql.com.pl 1
  • 37. Wyposażenie archiwum zakładowego cd. • drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek; • sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania; • zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego; • biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów; • stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu; niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.); • stanowisko komputerowe z drukarką (lub maszyna do pisania). Nie należy zapominać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum zakładowego. www.tql.com.pl 1
  • 38. Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i plombowane, a klucze przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym. W lokalu archiwum zakładowego zabronione jest: • palenie tytoniu; • tarasowanie przejść pomiędzy regałami; • przechowywanie wszelkich innych przedmiotów niż te, które stanowią jego wyposażenie. Prawo wstępu do lokalu archiwum zakładowego ma archiwista oraz w jego obecności: jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby archiwalnej i innych organów kontrolnych, osoby korzystające z zasobu archiwalnego. www.tql.com.pl 1
  • 39. ZASADY PRZYJMOWANIA AKT DO ARCHIWUM Powinno się ono odbywać planowo, zgodnie z przedstawionym wcześniej harmonogramem pracy. Najważniejsze jest, aby wszystkie akta wytworzone przez daną komórkę trafiły do archiwum. Archiwum przejmuje akta jedynie w stanie uporządkowanym i tylko kompletnymi rocznikami, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Opis teczki powinien być prawidłowy. Nie wolno łączyć kategorii, np. B5 z B50 i A z B. Grubość jednostki archiwalnej nie powinna przekraczać 4-5 cm (dotyczy kategorii A). Należy je ułożyć w kolejności wymaganej przez jednolity rzeczowy wykaz akt i w podobny sposób opisać w spisie. www.tql.com.pl 1
  • 40. Poniżej przedstawiono przykładowe zasady przyjmowania akt do archiwum: 1. Akta przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której akta zostały wytworzone i gromadzone. 2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być skompletowane zgodnie z podziałem rzeczowym przewidzianym w wykazie akt 3. Przekazywane akta (kat. A i kat. B) powinny znajdować się w teczkach. 4. Akta kat. A i kat. B50 powinny być uporządkowane w następujący sposób: 1) akta układa się w kolejności spisu spraw (lub według spisu zawartości teczki, jeżeli nie był prowadzony spis spraw) poczynając od najwcześniejszej sprawy na początku teczki, 2) na poczatku każdej teczki umieszcza się spisy spraw (lub spis zawartości teczki), 3) z teczek wyłącza się wtórniki, 4) z akt usuwa się elementy metalowe (spinacze, zszywki), 5) w przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem (tzw. paginacja), a na wewnętrznej tylnej stronie obwoluty (teczki) zapisuje się liczbę kart znajdujących się w teczce. www.tql.com.pl 1
  • 41. 5. Teczki akt kat. A i B powinny być opisane na wierzchniej (tytułowej) stronie następująco: 1) na środku u góry – nazwa przesiębiorstwa i komórki organizacyjnej w której akta powstały (pieczątka), 2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt, 3) w prawym górnym rogu – kategoria akt ( przy kat. B również lata przechowywania) 4) na środku teczki – tytuł teczki (hasło wg wykazu akt z ewentualnym bliższym określeniem zawartości teczki), 5) pod tytułem - daty skrajne akt znajdujących się w teczce, 6) do archiwisty należy naniesienie sygnatury archiwalnej na każdej teczce www.tql.com.pl 1
  • 42. 6. Akta osobowe pracowników powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg pracy zawodowej. 7. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych ( załącznik do instrukcji archiwalnej) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach, 2 dla Archiwum i 1 dla komórki przekazującej akta. 8. Akta w spisie zdawczo-odbiorczym należy ujmować według kolejności z wykazu akt. W ramach klas akta należy ułożyć chronologicznie. W spisie akt kat. A jednej pozycji spisu odpowiada jedna teczka. 9. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej. 10. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez pracownika, który go sporządził oraz pracownika Archiwum, który akta przyjął www.tql.com.pl 1
  • 43. GROMADZENIE I UKŁAD AKT W ARCHIWUM odbywa się: 1. wg komórek 2. wg napływu. Odrębnie należy gromadzić i układać akta kategorii A. Stosowane systemy układania to: 1. pionowy 2. pionowo-płaski (teczka jedna obok drugiej na przemian grzbietami do dołu i do góry), 3. poziomy. www.tql.com.pl 1
  • 44. Na ewidencję archiwum zakładowego składają się następujące druki: 1. spisy zdawczo-odbiorcze 2. wykaz spisów zdawczo odbiorczych 3. spisy materiałów archiwalnych 4. ewidencja udostępnionych akt 5. protokół o braku lub zniszczeniu akt 6. spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie 7. spis teczek akt www.tql.com.pl 1
  • 45. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzane są osobno dla dokumentacji niearchiwalnej i osobno dla materiałów archiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Spisy zdawczo-odbiorcze stanowią równocześnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum od początku istnienia, a w związku z tym numeracja ich musi być ciągła. Nie można też nadawać numerów spisów w obrębie roku. Drugie egzemplarze, tzw. robocze, gdyż na nie nanosi się informacje np. o brakowaniu dokumentacji, powinne być ułożone w teczkach narastająco, w sposób, który odzwierciedla układ organizacyjny jednostki, pozwala to na łatwiejsze korzystanie z zasobu archiwum. Przy sporządzaniu spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji należy przestrzegać zasady, aby nie umieszczać razem na jednym spisie dokumentacji o różnych okresach przechowywania oraz starać się umieszczać jednostkę archiwalną jako osobną pozycję na spisie (rubryka nr 6); przy dużych ilościach dokumentacji przejmowanej np. z komórki finansowej pozwala to na zachowanie kontroli nad przejmowaną dokumentacją. www.tql.com.pl 1
  • 46. Wykaz spisów zdawczo odbiorczych służy do rejestracji napływających do archiwum spisów zdawczo- odbiorczych. Kolejność ich rejestracji decyduje o nadawanym spisom numerze, a to z kolei wpływa na sygnaturę nadawaną aktom w archiwum zakładowym. Spisy materiałów archiwalnych spisy na materiały archiwalne przekazane do archiwum państwowego powinny być przechowywane w oddzielnej teczce, w układzie chronologicznym. www.tql.com.pl 1
  • 47. Ewidencja udostępnionych akt składają się na nią rejestr akt udostępninonych oraz karty udostępnienia akt. Karty układane i wpisywane są do rejestru chronologicznie według dat udostępnienia. Obowiązkiem archiwisty jest wystąpić, najpóźniej na koniec roku, do wypożyczającego o zwrot akt do archiwum. Protokół o braku lub zniszczeniu akt Przechowuje się je w oddzielnej teczce, w układzie chronologicznym. www.tql.com.pl 1
  • 48. Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Przechowuje się je w osobnych teczkach wraz z protokołami oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz zezwoleniem na wybrakowanie wydanym przez właściwe archiwum państwowe. Spisy akt brakowanych powinny odpowiadać właściwym pozycjom spisów zdawczo-odbiorczych, na których znajdowały się brakowane akta. Równie istotnym jest, aby w rubryce 8 spisów zdawczo-odbiorczych odnotować przy kolejnej pozycji fakt wybrakowania dokumentacji (umieszcza się zazwyczaj datę oraz numer zgody). Spis teczek akt Zakładany jest w każdej komórce jednostki w oparciu o wykaz akt. Podstawowym jego zadaniem jest bieżąca kontrola kompletności akt przejmowanych z danej komórki do archiwum zakładowego. Powinne być sporządzane corocznie. www.tql.com.pl 1
  • 49. Wszystkie pomoce ewidencyjne prócz ewidencji udostępnionych akt i spisu teczek akt należy traktować jako materiały archiwalne i powinno je się przechowywać przez cały okres funkcjonowania jednostki. W przypadku jeżeli likwidowana jednostka była pod nadzorem archiwum państwowego ewidencja przekazywana jest tamże. www.tql.com.pl 1
  • 50. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) kategorii "B" ma na celu wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji, której okres przechowywania już minął zgodnie z obowiązującymi przepisami. Proces brakowania ma na celu również zwolnienie części miejsca na regałach i półkach dla nowo przejmowanej dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych. Proces brakowania dokumentacji powinien być procesem systematycznym dokonywanym w terminach poprzedzających przejmowanie bieżącej dokumentacji. www.tql.com.pl 1
  • 51. Przygotowanie do właściwego brakowania wymaga: - poznania schematu organizacyjnego zakładu z uwzględnieniem daty jego powstania i kolejnych etapów reorganizacji, zmian form własności czy nazwy - zastosowania obowiązujących przepisów kancelaryjno- archiwalnych jak i rzeczowego wykazu akt (a w przypadku jego braku zastosowania podobnego w tej branży lub typowego rzeczowego wykazu akt) - ustalenia czy brakowanie dotyczy archiwum zakładowego czy też składnicy akt W UPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub składnicy akt brakowanie polega na przejrzeniu spisów zdawczo-odbiorczych i wyodrębnieniu tych akt których termin przechowywania już minął na podstawie rubryki kwalifikującej akta na kategorie archiwalne. Spisy wybrakowanych akt umieszcza się na specjalnym formularzu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. www.tql.com.pl 1
  • 52. W NIEUPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub składnicy akt przebieg procesu porządkowania następuje poprzez: 1/ etap wydzielenia z nieuporządkowanego zasobu akt o rzeczywistej przeterminowanej wartości praktycznej tzw. kategoria "BC" 2/ etap posegregowania akt, najczęściej na poszczególne komórki organizacyjne (a w przypadku ich likwidacji na komórki które przejeły ich zadania) 3/ etap systematyzacji rzeczowej i chronologicznej akt poszczególnych komórek organizacyjnych 4/ etap kwalifikacji na poszczególne kategorie archiwalne i nadanie odpowiednich tytułów poszczególnym teczkom odzwierciedlając ich zawartość. www.tql.com.pl 1
  • 53. Brakowanie dokumentacji technicznej ma miejsce w przypadku całkowitej dekapitalizacji obiektu. Brakowanie tejże dokumentacji odbywa się zawsze z udziałem komisji a w skład niej powinni wejść przedstawiciele tych komórek organizacyjnych których dokumentacja jest własnością. Z powziętych przez komisję czynności w zakresie oceny przydatności dokumentacji technicznej sporządza się protokół który wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji przesyła się do właściwego archiwum państwowego (w jednostkach będących pod nadzorem). Uzyskanie zgody powoduje wybrakowanie (zniszczenie) dokumentacji i wydruków komputerowych. www.tql.com.pl 1
  • 54. Z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym do celów innych, niż służbowe, osoby uprawnione mogą korzystać – każdorazowo za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej – na zasadach określonych przepisami: a) ustawy z dnia 8 lutego 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, b) ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz.24 z późn. zm.), c) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późn. zm.), d) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198), e) art. 16 i 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.). www.tql.com.pl 1
  • 55. Prawna ochrona dokumentacji i materiałów archiwalnych Obecne rozwiązania prawne nakładają sankcje karne za naruszenie podstawowych zasad postępowania z materiałami archiwalnymi a w szczególności w przypadku - niszczenia lub uszkadzania materiałów archiwalnych przez osoby mające szczególny obowiązek ich ochrony, dotyczy kierownika jednostki organizacyjnej, archiwistę lub osobę pełniącą obowiązki w tym zakresie. - zbywanie lub pomaganie w zbyciu materiałów archiwalnych w celu wywiezienia ich za granicę bez zezwolenia - wywożenie za granicę bez zezwolenia materiałów archiwalnych wymienione naruszenia prawa są zagrożone od kary grzywny (w przypadkach nieumyślnego naruszenia obowiązków) do kary trzech lat pozbawienia wolności ! www.tql.com.pl 1
  • 56. Likwidacja zakładu pracy a archiwum zakładowe ( podstawa prawna art. art. 51p – 51s ustawy archiwalnej) W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. Przechowawca, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać wpis do rejestru. www.tql.com.pl 1
  • 57. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym. Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru. www.tql.com.pl 1
  • 58. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, przeznaczone na przechowywanie dokumentów stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535, z późn. zm.2)). Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)), z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów przechowania dokumentacji, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.4)). W przypadkach, o których wyżej mowa wraz z dokumentacją jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem. Przekazaniu, o którym wyżej mowa podlegają materiały archiwalne (kategorii„A") i te akta kategorii „B", których okres przechowywania jeszcze nie minął. Pozostałe akta kategorii „B" są brakowane. www.tql.com.pl 1
  • 59. Postępowanie z dokumentacj ą osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upad łości pracodawcy (Podstawa prawna art. art. 51u – 51z ustawy archiwalnej) W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: 1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej. Określony powyżej obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej. (rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375) .) www.tql.com.pl 1
  • 60. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym powyżej mowa sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana; z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem. www.tql.com.pl 1
  • 61. Do zadań archiwum państwowego, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. www.tql.com.pl 1
  • 62. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej. www.tql.com.pl 1