1. Adam Łoziński
Archiwizacja dokumentów
w zakładzie pracy
www.tql.com.pl 1
2. INFORMACJE OGÓLNE
Sprawy archiwizacji dokumentów reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 97,
poz.673 zwaną dalej ustawą archwalną.
Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie
najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta
nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji akt oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami.
Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym.
Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach
akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla
kształtowania zasobu archiwalnego.
www.tql.com.pl 1
3. Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność
dokumentów i informacji.
Celem selekcji jest wydzie lenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste - od pozostałej dokumentacji, z której
wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe
wydzie lenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie).
W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny
dokumentacji.
www.tql.com.pl 1
4. Kryteria oceny wartości dokumentacji (za Bohdanem Ryszewskim):
• kryterium znaczenia twórcy zespołu,
• znaczenie historyczne twórcy zespołu,
• kryterium wartości informacyjnej dokumentacji wytworzonej przez danego
twórcę,
• kryterium niepowtarzalności informacji,
• kryterium niepowtarzalności tekstów,
• kryterium typowości,
• kryterium unikatowości,
• kryterium dawności dokumentacji,
• kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych.
www.tql.com.pl 1
5. Obok kryteriów selekcji istotne są także metody
przeprowadzania selekcji dokumentacji . W tym
zakresie istnieją trzy ogólne zasady:
• selekcja twórców zespołów przed samą selekcją
dokumentacji,
• wieloetapowość selekcji, czyli jej przeprowadzanie
na każdym etapie narastania i archiwizacji
dokumentacji,
• kompleksowa ocena wartości dokumentacji,
obejmująca całą dokumentację twórcy zespołu, z
uwzględnieniem jego związków z innymi
instytucjami, z którymi współpracował i które
stanowiły jego otoczenie.
www.tql.com.pl 1
6. W Polsce nadzór nad narastającym zasobem
archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez
wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i
przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej
reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja
ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych.
Przepisy ustawy archiwalne j ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed
ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów
państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów
jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek
organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie
gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
www.tql.com.pl 1
7. Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi
wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:
• przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych,
tzw. kontrole archiwalne,
• opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne ,
• przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i
składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek
organizacyjnych,
• szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy ,
• współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami
organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i
systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum
państwowego.
www.tql.com.pl 1
8. Archiwa państwowe prowadzą pełną
dokumentację każdego archiwum
zakładowego, przechowują w niej:
protokoły kontroli archiwalnych z
zaleceniami, przepisy kancelaryjne i
archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt
znajdujących się w archiwum zakładowym,
spisy akt wybrakowanych, korespondencję.
www.tql.com.pl 1
9. USTAWOWE OBOWIĄZKI TWÓRCÓW DOKUMENTACJI
Instytucje, wytwarzające materiały archiwalne i
objęte nadzorem archiwalnym, zobowiązane są do:
• gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania
oraz odpowiedniego zabezpieczania materiałów
archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
w archiwach zakładowych ,
• klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania
dokumentacji oraz przekazywania materiałów
archiwalnych właściwym archiwom państwowym,
• przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwum państwowego po upływie terminu
ustalonego w obowiązujących przepisach.
www.tql.com.pl 1
10. O wyborze danej instytucji jako wytwarzającej materiały archiwalne
decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego i decyzję
tę przesyła w formie aktu administracyjnego (por.: art. 34 ustawy
archiwalnej).
Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz
ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w
sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych . Przy czym jednostki, które nie zostały ustalone jako
wytwarzające materiały archiwalne, swoją dokumentację gromadzą w
składnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad
brakowaniem dokumentacji (por.: art. 36 ustawy archiwalnej).
Obowiązek przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania
dokumentacji ustawa archiwalna artykułem 45 nakłada także na organy
niepaństwowych jednostek organizacyjnych .
www.tql.com.pl 1
11. Podstawowe obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
wytwarzających materiały archiwalne:
• przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym
podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
• opracowanie, wprowadzenie i stosowanie, zatwierdzonych przez państwową służbę archiwalną, instrukcji
kancelaryjnej i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego,
• wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego
wykazu akt,
• zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odrębny lokal i archiwista)
• prowadzenie przez ich archiwa zakładowe - pod nadzorem właściwego archiwum państwowego -
działalności archiwalnej, która obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie,
opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych,
• udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli
uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej,
• wnioskowanie do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji.
Podstawowe obowiązki pozostałych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych:
• przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym
podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
• wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego
wykazu akt,
• zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt,
• umożliwienie właściwemu archiwum państwowemu nadzoru nad brakowaniem dokumentacji.
www.tql.com.pl 1
12. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
akta sprawy
cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki,
pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być
istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
archiwista
pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie archiwum zakładowego
(składnicy akt)
archiwum zakładowe
komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne, zajmująca się przejmowaniem
dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania,
czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem,
udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem
materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego
www.tql.com.pl 1
13. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
brakowanie dokumentacji
wydzielenie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres
przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nie przydatną dla
celów praktycznych danej jednostki organizacyjnej
dokument
1) pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form
zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny lub też służące
do wykonywania uprawnień
2) zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk
obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej
dokumentacja
wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencja, dokumentacja finansowa,
techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mi krofilmy, nagrania audiowizualne - bez
względu na sposób ich wytworzenia
dokumentacja niearchiwalna
część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną dla jej twórcy i nie stanowi
materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu
"B"
www.tql.com.pl 1
14. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
ekspertyza archiwalna
szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego
pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji
foliacja
numerowanie kart, dokonywane miękkim ołówkiem
instrukcja archiwalna
zbiór przepisów wewnętrznych, określających organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego
(s kładnicy akt) danej jednostki organizacyjnej oraz regulujących tryb przejmowania dokumentacji z komórek
organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustalających
zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę
instrukcja kancelaryjna
zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne
instytucji czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami
www.tql.com.pl 1
15. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
jednolity rzeczowy wykaz akt
wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfi kację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury
organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierajacy kwalifikację
archiwalną akt
jednostka archiwalna
odrębna fizycznie, najmniejsza jednostka ewidencyjna w archiwum, np. dokument, księga, poszyt, wiązka, teczka,
mapa, rysunek, fotografia, taśma magnetofonowa lub filmowa, płyta, CD-ROM, itp.
klasyfikacja
podział wszystkich akt według zagadnień rzeczowych, które są lub będą przedmiotem zainteresowania danej
jednostki organizacyjnej
kontrola archiwalna
rzetelne i obiektywne sprawdzenie realizacji przez jednostki organizacyjne wytwarzające państwowy zasób
archiwalny obowiązków wyni kajacych z ustawy archiwalnej, a także wskazanie sposobów i środków usunięcia
stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. Rodzaje kontroli: ogólna, problemowa, sprawdzająca (lustracja),
specjalna.
kwalifikacja
nadanie dokumentacji kategorii archiwalnej
www.tql.com.pl 1
16. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
materiały archiwalne
część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą
wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".
metr bieżący
taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym pół ki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy
sobie systemem bibliotecznym
paginacja
numerowanie stron zapisanych i niezapisanych, dokonywane miękkim ołówkiem
referent
pracownik załatwiający merytorycznie dana sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej
załatwienia oraz po jej zakończeniu
www.tql.com.pl 1
17. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
rejestr kancelaryjny
zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym stanowiące równoważni k spisu
spraw
składnica akt
komórka organizacyjna funkcjonująca w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które
nie wytwarzają materiałów archiwalnych, zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł
informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem,
ewidencjonowaniem, udostępnianiem i brakowaniem
spis spraw
formularz na nośni ku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w
obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy
sprawa
zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia
czynności służbowych
www.tql.com.pl 1
18. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
system kancelaryjny
zasady i metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt oraz metody rejestrowania oraz
znakowania pism i akt spraw
teczka aktowa
teczka wiązana, skoroszyt, koperta, segregator itp., służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo
pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak
również teczka obejmująca dokumentacje jednej sprawy oraz teczka zbiorcza; stanowi przeważnie
odrębną jednostkę archiwalną
twórca zespołu
osoba fizyczna lub prawna wytwarzająca lub instytucja nieposiadająca osobowości prawnej gromadząca
dokumentację zwiazaną z jej działalnością
zasób archiwum
całość dokumentacji danego archiwum
www.tql.com.pl 1
19. PODSTAWOWE POJĘCIA ARCHIWALNE
zbiór archiwalny
inaczej kolekcja; dokumenty zgromadzone przez osoby fizyczne, prawne lub nieposiadające osobowości
prawnej pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w części charakter materiałów archiwalnych
zespół archiwalny
całość materiałów archiwalnych wytworzona i zgromadzona przez ustrojowo odrębnego twórcę (osobę prawną
lub fizyczną) w wyniku jego działalności
znak akt
zespół symboli określających przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z
rzeczowego wykazu akt
znak sprawy
zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy
rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki
aktowej lubwww.tql.com.pl
w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym 1
20. Podział akt na kategorie archiwalne
Podział ten ustalony jest w załącznikach do rozporządzenia Ministra Kultury z 16
września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375).
Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji
stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z
tym że:
www.tql.com.pl 1
21. symbolem B z dodaniem cyfr
arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się
kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania
oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach
kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym
załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące
spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia
2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu
ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te
mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu
zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.
www.tql.com.pl 1
22. symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50,
itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie
określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega
ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres
przechowywania liczy się tak jak w powyższym punkcie) Ekspertyzę
przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe
miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany
kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych,
posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być
przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu.
Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez
przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z
tym archiwum i w trybie określonym w punkcie powyższym.
www.tql.com.pl 1
23. Archiwum (państwowe) jako urząd wiary publicznej, zgodnie
z postanowieniami art. 217 Kpa, świadczy usługi na rzecz
społeczeństwa przez wydawanie uwierzytelnionych odpisów i
zaświadczeń na podstawie zachowanych akt.
Archiwum już od czasów średniowiecznych było miejscem
przechowywania i zabezpieczania dokumentów własności dóbr
materialnych oraz tytułów możnowładcy. Ważne dokumenty były
przechowywane w jednej skrzyni, którą właściciel zabierał często
ze sobą w dalekie i niebezpieczne podróże. Zawartość skrzyni
ograniczała się do najważniejszych dokumentów, które były
możnowładcy niezbędne w sprawowaniu władzy administracyjnej
i publicznej.
www.tql.com.pl 1
24. Archiwum – od greckiego „Archeion” siedziba władzy – określa
komórkę organizacyjną zajmującą się przejmowaniem dokumentacji,
przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem,
brakowaniem, a także przekazywaniem materiałów archiwalnych
zasługujących na trwałe przechowywanie do archiwum państwowego.
Archiwum to centrum informacji o instytucji. Archiwum zakładowe
stanowi bardzo ważne ogniwo funkcjonowania jednostki
organizacyjnej. Traktowane marginalnie, niedoceniane, dla wielu
nieświadomych aktotwórców mogłoby w ogóle nie istnieć. Archiwa
zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach
organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne kat. „A” –
art. 33.
www.tql.com.pl 1
25. W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają
materiałów archiwalnych „wyprodukowaną” tutaj
dokumentację niearchiwalną kat. „B” przechowują
składnice akt. Zasady ich prowadzenia różnią się od zasad
stosowanych w przypadku działalności archiwum
zakładowego. Jednakże traktowanie składnic akt w sposób
analogiczny do archiwów zakładowych znacznie ułatwia
dostęp do przechowywanych w nich akt oraz sprawia, że są
one odpowiednio zabezpieczone.
www.tql.com.pl 1
26. Przepisy kancelaryjno-archiwalne, inaczej normatywy
kancelaryjno-archiwalne, to następujące przepisy:
• instrukcja kancelaryjna,
• jednolity rzeczowy wykaz akt ,
• instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum
zakładowego .
Każda państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna, która
została ustalona jako wytwarzająca materiały archiwalne,
zobowiązana jest do opracowania i stosowania (po uzgodnieniu z
właściwym archiwum państwowym) przepisów Kancelaryjno-
archiwalnych (por.: art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej i §
3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. Pozostałe
jednostki państwowe i samorządowe zobowiązane są do
opracowania i stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt
(por.: § 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. , ale
wskazane jest, by posiadały również instrukcję kancelaryjną i
instrukcję archiwalną).
www.tql.com.pl 1
27. Instrukcja kancelaryjna powinna regulować obieg pism i akt w danej instytucji i poruszać
następujące zagadnienia:
• cel instrukcji,
• wyjaśnienie stosowanych pojęć,
• zasady obiegu pism i podziału akt,
• przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
• rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
• przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
• rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
• sposób aprobaty i podpisywania pism,
• wysyłanie korespondencji,
• postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub
jednostki organizacyjnej),
• sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
• kontrolę załatwiania spraw.
Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.
www.tql.com.pl 1
28. Jednolity rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych
symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Jest niezależny
od struktury organizacyjnej danej instytucji. Pozwala
na klasyfikację narastającej dokumentacji i stanowi podstawę znakowania
akt. Nadaje aktom kategorię archiwalną. Rozróżnia okresy
przechowywania akt w komórkach macierzystych i w innych komórkach
organizacyjnych.
System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł
rzeczowych. Przykładowy wykaz akt typowych, tzn. klas rzeczowych, które
występują w wykazach akt każdej jednostki organizacyjnej, stanowi
załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r.
www.tql.com.pl 1
29. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa
organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej
oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich
przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady
udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę.
W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia:
• przedmiot i zakres instrukcji,
• organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
• personel archiwum zakładowego,
• lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
• przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
• przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
• udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
• kontrolę archiwum zakładowego,
• postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki
organizacyjnej.
Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy.
www.tql.com.pl 1
30. Archiwista - pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie i
obsługę archiwum zakładowego.
Zagadnienia ogólne:
• Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest
archiwista.
• Stan ilościowy obsady kadrowej archiwum zakładowego powinien
zapewnić właściwą obsługę zgromadzonej w nim dokumentacji i
wykonywanie wszystkich zadań nałożonych na archiwum zakładowe.
• Archiwista powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie i
ukończony kurs archiwalny .
• W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch
archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace
archiwum zakładowego.
• Archiwista odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i
służbowej (tajemnicy przedsiębiorstwa).
• Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (np. fartuchy, rękawiczki
lateksowe, maseczki z filtrem, itp.).
• Archiwistę w razie jego nieobecności zastępuje inny pracownik danej
jednostki organizacyjnej, ale wyłącznie w zakresie udostępniania akt.
• W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum
zakładowego nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie.
www.tql.com.pl 1
31. Obowiązki archiwisty:
• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i
właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do
przekazania do archiwum zakładowego,
• przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek
organizacyjnych do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
• przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej
ewidencji,
• wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w
komórce organizacyjnej,
• udostępnianie dokumentacji,
• przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo
właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i
przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu
zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
www.tql.com.pl 1
32. Obowiązki archiwisty cd.
• sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,
uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek
organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację
niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób
korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum
państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie
składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo
właściwemu archiwum państwowemu,
• znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie
informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w
przeszłości i na bieżąco,
• znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej
systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i
regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją,
• stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie
przeszkolenia na kursie archiwalnym.
www.tql.com.pl 1
33. Lokal archiwum zakładowego
Przy podejmowaniu decyzji należy wziąć pod uwagę następujące czynniki: usytuowanie, zabezpieczenie oraz
wyposażenie lokalu archiwum zakładowego.
Usytuowanie i stan lokalu archiwum zakładowego:
• na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym;
• w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;
• na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów);
• nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą
wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;
• zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;
• lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny (posiadający dostęp światła dziennego), równomiernie
ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną (przy
czym lampy powinny być osłonięte kloszami) i dobrą wentylację;
• pomieszczenia archiwum zakładowego powinny stanowić:
- pokój biurowy;
- magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego
miejsca na dopływy dokumentacji;
- pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu);
Przy trudnościach lokalowych dopuszcza się zorganizowanie miejsc pracy dla archiwistów i stanowisk udostępniania
dokumentacji w magazynach archiwalnych.
www.tql.com.pl 1
34. Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego:
• ochrona przed pożarem:
• system alarmu przeciwpożarowego (tj.: automatyczny system
wykrywania ognia i dymu ostrzegający użytkowników budynku i
równocześnie powiadamiający jednostki straży pożarnej albo
ręcznie obsługiwany system alarmowania);
• automatyczny system gaszenia ognia lub system ręcznego gaszenia
ognia (np.: hydranty lub wznoszące się rury wodociągowe, wózki
lub stojaki z bębnem do nawijania węża pożarniczego);
• podręczny sprzęt ochrony przeciwpożarowej (obowiązkowy nawet
wówczas, gdy budynek wyposażony jest w automatyczny system
tłumienia ognia), tj.: przenośne gaśnice z aktualnymi atestami
(proszkowe, wodne, CO2 lub pianowe - w zależności od
potencjalnego źródła pożaru, tj. elektrycznego lub chemicznego),
worki ewakuacyjne, koce gaśnicze;
• ogniotrwałe drzwi lub drzwi obustronnie obite blachą;
• ochrona przed włamaniem:
• alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring alarmujący w
razie zagrożenia policję lub straż pożarną lub agencję ochrony osób
i mienia;
www.tql.com.pl 1
35. Zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego cd.
• drzwi antywłamaniowe lub masywne wyposażone w co najmniej dwa zamki (w tym jeden
patentowy), plombowane po zakończeniu pracy;
• okna zabezpieczone kratami lub szybami (powłokami) antywłamaniowymi;
• ochrona przed nasłonecznieniem (np.: osłonięcie okien lnianymi jasnymi zasłonami lub
żaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV);
• należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji,
alarmów, innych urządzeń oraz wyposażenia archiwum zakładowego;
• dodatkowo, powinno się rozważyć przygotowanie planu gotowości i reagowania w
wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności
reagowania w sytuacjach krytycznych.
www.tql.com.pl 1
36. Wyposażenie lokalu archiwum zakładowego:
• regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne);
Regały powinny być zabezpieczone przed korozją (najlepiej pokryte lakierem
piecowym). Regały powinny być ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne
powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm. Przejście pomiędzy regałami
powinno wynosić ok. 80 (90) cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do
rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40
cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a
podłogą powinien wynosić 30 cm, a pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem 15-
20 cm. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny
być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały (bez względu na ich
rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego
regału arabskimi;
• urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza;
W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność
powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej;
www.tql.com.pl 1
37. Wyposażenie archiwum zakładowego cd.
• drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych
półek;
• sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające
innych warunków przechowywania;
• zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum
zakładowego;
• biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
• stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały
biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.);
• stanowisko komputerowe z drukarką (lub maszyna do pisania).
Nie należy zapominać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu
archiwum zakładowego.
www.tql.com.pl 1
38. Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i
plombowane, a klucze przechowywane w miejscu do tego
wyznaczonym.
W lokalu archiwum zakładowego zabronione jest:
• palenie tytoniu;
• tarasowanie przejść pomiędzy regałami;
• przechowywanie wszelkich innych przedmiotów niż te, które
stanowią jego wyposażenie.
Prawo wstępu do lokalu archiwum zakładowego ma archiwista oraz w
jego obecności: jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby
archiwalnej i innych organów kontrolnych, osoby korzystające z
zasobu archiwalnego.
www.tql.com.pl 1
39. ZASADY PRZYJMOWANIA AKT DO ARCHIWUM
Powinno się ono odbywać planowo, zgodnie z przedstawionym wcześniej
harmonogramem pracy. Najważniejsze jest, aby wszystkie akta wytworzone przez
daną komórkę trafiły do archiwum. Archiwum przejmuje akta jedynie w stanie
uporządkowanym i tylko kompletnymi rocznikami, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym
Wykazem Akt. Opis teczki powinien być prawidłowy. Nie wolno łączyć kategorii, np.
B5 z B50 i A z B. Grubość jednostki archiwalnej nie powinna przekraczać 4-5 cm
(dotyczy kategorii A). Należy je ułożyć w kolejności wymaganej przez jednolity
rzeczowy wykaz akt i w podobny sposób opisać w spisie.
www.tql.com.pl 1
40. Poniżej przedstawiono przykładowe zasady przyjmowania akt do archiwum:
1. Akta przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być uporządkowane
przez komórkę organizacyjną, w której akta zostały wytworzone i gromadzone.
2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być
skompletowane zgodnie z podziałem rzeczowym przewidzianym w wykazie akt
3. Przekazywane akta (kat. A i kat. B) powinny znajdować się w teczkach.
4. Akta kat. A i kat. B50 powinny być uporządkowane w następujący sposób:
1) akta układa się w kolejności spisu spraw (lub według spisu zawartości teczki,
jeżeli nie był prowadzony spis spraw) poczynając od najwcześniejszej sprawy na
początku teczki,
2) na poczatku każdej teczki umieszcza się spisy spraw (lub spis zawartości teczki),
3) z teczek wyłącza się wtórniki,
4) z akt usuwa się elementy metalowe (spinacze, zszywki),
5) w przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem (tzw.
paginacja), a na wewnętrznej tylnej stronie obwoluty (teczki) zapisuje się liczbę kart
znajdujących się w teczce.
www.tql.com.pl 1
41. 5. Teczki akt kat. A i B powinny być opisane na wierzchniej (tytułowej)
stronie następująco:
1) na środku u góry – nazwa przesiębiorstwa i komórki organizacyjnej w
której akta powstały (pieczątka),
2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu komórki
organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu – kategoria akt ( przy kat. B również lata
przechowywania)
4) na środku teczki – tytuł teczki (hasło wg wykazu akt z ewentualnym
bliższym określeniem zawartości teczki),
5) pod tytułem - daty skrajne akt znajdujących się w teczce,
6) do archiwisty należy naniesienie sygnatury archiwalnej na każdej teczce
www.tql.com.pl 1
42. 6. Akta osobowe pracowników powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg
pracy zawodowej.
7. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych
( załącznik do instrukcji archiwalnej) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B
przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach, 2 dla
Archiwum i 1 dla komórki przekazującej akta.
8. Akta w spisie zdawczo-odbiorczym należy ujmować według kolejności z wykazu akt.
W ramach klas akta należy ułożyć chronologicznie. W spisie akt kat. A jednej pozycji
spisu odpowiada jedna teczka.
9. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia
pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej.
10. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez pracownika, który go
sporządził oraz pracownika Archiwum, który akta przyjął
www.tql.com.pl 1
43. GROMADZENIE I UKŁAD AKT W ARCHIWUM odbywa się:
1. wg komórek
2. wg napływu.
Odrębnie należy gromadzić i układać akta kategorii A.
Stosowane systemy układania to:
1. pionowy
2. pionowo-płaski (teczka jedna obok drugiej na
przemian grzbietami do dołu i do góry),
3. poziomy.
www.tql.com.pl 1
44. Na ewidencję archiwum zakładowego składają się następujące druki:
1. spisy zdawczo-odbiorcze
2. wykaz spisów zdawczo odbiorczych
3. spisy materiałów archiwalnych
4. ewidencja udostępnionych akt
5. protokół o braku lub zniszczeniu akt
6. spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
7. spis teczek akt
www.tql.com.pl 1
45. Spisy zdawczo-odbiorcze
sporządzane są osobno dla dokumentacji niearchiwalnej i osobno
dla materiałów archiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Spisy
zdawczo-odbiorcze stanowią równocześnie inwentarz akt
przechowywanych w archiwum od początku istnienia, a w związku z
tym numeracja ich musi być ciągła. Nie można też nadawać
numerów spisów w obrębie roku. Drugie egzemplarze, tzw. robocze,
gdyż na nie nanosi się informacje np. o brakowaniu dokumentacji,
powinne być ułożone w teczkach narastająco, w sposób, który
odzwierciedla układ organizacyjny jednostki, pozwala to na
łatwiejsze korzystanie z zasobu archiwum.
Przy sporządzaniu spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji należy
przestrzegać zasady, aby nie umieszczać razem na jednym spisie
dokumentacji o różnych okresach przechowywania oraz starać się
umieszczać jednostkę archiwalną jako osobną pozycję na spisie
(rubryka nr 6); przy dużych ilościach dokumentacji przejmowanej
np. z komórki finansowej pozwala to na zachowanie kontroli nad
przejmowaną dokumentacją.
www.tql.com.pl 1
46. Wykaz spisów zdawczo odbiorczych
służy do rejestracji napływających do archiwum spisów zdawczo-
odbiorczych. Kolejność ich rejestracji decyduje o nadawanym spisom
numerze, a to z kolei wpływa na sygnaturę nadawaną aktom w
archiwum zakładowym.
Spisy materiałów archiwalnych
spisy na materiały archiwalne przekazane do archiwum państwowego
powinny być przechowywane w oddzielnej teczce, w układzie
chronologicznym.
www.tql.com.pl 1
47. Ewidencja udostępnionych akt
składają się na nią rejestr akt udostępninonych oraz karty
udostępnienia akt. Karty układane i wpisywane są do
rejestru chronologicznie według dat udostępnienia.
Obowiązkiem archiwisty jest wystąpić, najpóźniej na koniec
roku, do wypożyczającego o zwrot akt do archiwum.
Protokół o braku lub zniszczeniu akt
Przechowuje się je w oddzielnej teczce, w układzie
chronologicznym.
www.tql.com.pl 1
48. Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Przechowuje się je w osobnych teczkach wraz z protokołami oceny dokumentacji
niearchiwalnej oraz zezwoleniem na wybrakowanie wydanym przez właściwe
archiwum państwowe. Spisy akt brakowanych powinny odpowiadać właściwym
pozycjom spisów zdawczo-odbiorczych, na których znajdowały się brakowane akta.
Równie istotnym jest, aby w rubryce 8 spisów zdawczo-odbiorczych odnotować
przy kolejnej pozycji fakt wybrakowania dokumentacji (umieszcza się zazwyczaj
datę oraz numer zgody).
Spis teczek akt
Zakładany jest w każdej komórce jednostki w oparciu o wykaz akt. Podstawowym
jego zadaniem jest bieżąca kontrola kompletności akt przejmowanych z danej
komórki do archiwum zakładowego. Powinne być sporządzane corocznie.
www.tql.com.pl 1
49. Wszystkie pomoce ewidencyjne prócz
ewidencji udostępnionych akt i spisu
teczek akt należy traktować jako materiały
archiwalne i powinno je się przechowywać
przez cały okres funkcjonowania
jednostki.
W przypadku jeżeli likwidowana jednostka
była pod nadzorem archiwum
państwowego ewidencja przekazywana
jest tamże.
www.tql.com.pl 1
50. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
kategorii "B" ma na celu wydzielenie i przekazanie do
zniszczenia tej części dokumentacji, której okres
przechowywania już minął zgodnie z obowiązującymi
przepisami. Proces brakowania ma na celu również
zwolnienie części miejsca na regałach i półkach dla
nowo przejmowanej dokumentacji z poszczególnych
komórek organizacyjnych. Proces brakowania
dokumentacji powinien być procesem
systematycznym dokonywanym w terminach
poprzedzających przejmowanie bieżącej
dokumentacji.
www.tql.com.pl 1
51. Przygotowanie do właściwego brakowania
wymaga:
- poznania schematu organizacyjnego zakładu z
uwzględnieniem daty jego powstania i kolejnych etapów
reorganizacji, zmian form własności czy nazwy
- zastosowania obowiązujących przepisów kancelaryjno-
archiwalnych jak i rzeczowego wykazu akt (a w
przypadku jego braku zastosowania podobnego w tej
branży lub typowego rzeczowego wykazu akt)
- ustalenia czy brakowanie dotyczy archiwum
zakładowego czy też składnicy akt
W UPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub
składnicy akt brakowanie polega na przejrzeniu spisów
zdawczo-odbiorczych i wyodrębnieniu tych akt których
termin przechowywania już minął na podstawie rubryki
kwalifikującej akta na kategorie archiwalne. Spisy
wybrakowanych akt umieszcza się na specjalnym
formularzu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.
www.tql.com.pl 1
52. W NIEUPORZĄDKOWANYM archiwum zakładowym lub składnicy akt
przebieg procesu porządkowania następuje poprzez:
1/ etap wydzielenia z nieuporządkowanego zasobu akt o rzeczywistej
przeterminowanej wartości praktycznej tzw. kategoria "BC"
2/ etap posegregowania akt, najczęściej na poszczególne komórki
organizacyjne (a w przypadku ich likwidacji na komórki które przejeły ich
zadania)
3/ etap systematyzacji rzeczowej i chronologicznej akt poszczególnych
komórek organizacyjnych
4/ etap kwalifikacji na poszczególne kategorie archiwalne i nadanie
odpowiednich tytułów poszczególnym teczkom odzwierciedlając ich
zawartość.
www.tql.com.pl 1
53. Brakowanie dokumentacji technicznej ma
miejsce w przypadku całkowitej dekapitalizacji
obiektu. Brakowanie tejże dokumentacji odbywa się
zawsze z udziałem komisji a w skład niej powinni
wejść przedstawiciele tych komórek organizacyjnych
których dokumentacja jest własnością. Z powziętych
przez komisję czynności w zakresie oceny
przydatności dokumentacji technicznej sporządza się
protokół który wraz ze spisem wybrakowanej
dokumentacji przesyła się do właściwego archiwum
państwowego (w jednostkach będących pod
nadzorem). Uzyskanie zgody powoduje wybrakowanie
(zniszczenie) dokumentacji i wydruków
komputerowych.
www.tql.com.pl 1
54. Z dokumentacji przechowywanej w archiwum
zakładowym do celów innych, niż służbowe, osoby
uprawnione mogą korzystać – każdorazowo za zgodą
kierownika jednostki organizacyjnej – na zasadach określonych
przepisami:
a) ustawy z dnia 8 lutego 1999 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn.
zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej
podstawie,
b) ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe
(Dz. U. Nr 5, poz.24 z późn. zm.),
c) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późn.
zm.),
d) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do
informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198),
e) art. 16 i 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst
jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).
www.tql.com.pl 1
55. Prawna ochrona dokumentacji i materiałów archiwalnych
Obecne rozwiązania prawne nakładają sankcje karne za naruszenie
podstawowych zasad postępowania z materiałami archiwalnymi a w
szczególności w przypadku
- niszczenia lub uszkadzania materiałów archiwalnych przez osoby
mające szczególny obowiązek ich ochrony, dotyczy kierownika
jednostki organizacyjnej, archiwistę lub osobę pełniącą obowiązki w
tym zakresie.
- zbywanie lub pomaganie w zbyciu materiałów archiwalnych w celu
wywiezienia ich za granicę bez zezwolenia
- wywożenie za granicę bez zezwolenia materiałów archiwalnych
wymienione naruszenia prawa są zagrożone od kary grzywny (w
przypadkach nieumyślnego naruszenia obowiązków) do kary trzech
lat pozbawienia wolności !
www.tql.com.pl 1
56. Likwidacja zakładu pracy a archiwum zakładowe
( podstawa prawna art. art. 51p – 51s ustawy archiwalnej)
W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan
likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio,
likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje
przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie
przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając
na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do
wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji
zawartych przez przedsiębiorcę.
W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza
sąd rejestrowy, po
zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy
upadłości środków finansowych, o których mowa w
zdaniu poprzedzającym.
Przechowawca, powinien przed przejęciem
dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.
www.tql.com.pl 1
57. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek
likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia
środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje
podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja
należała, a w razie braku takiego podmiotu
– archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem
postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego
właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie
majątkowym.
Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem
okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy
zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.
www.tql.com.pl 1
58. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, przeznaczone na
przechowywanie dokumentów stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2
ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535,
z późn. zm.2)).
Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum
państwowe, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. –
Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)), z tym że uprawnienia
organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum
państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji
przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas
koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych.
Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji ustala
dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki
związane z przechowywaniem dokumentacji.
Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów przechowania dokumentacji, stosuje się
przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.
U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.4)).
W przypadkach, o których wyżej mowa wraz z dokumentacją jest
przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.
Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem
uporządkowana z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji
kolejnym numerem.
Przekazaniu, o którym wyżej mowa podlegają materiały archiwalne (kategorii„A") i te akta
kategorii „B", których okres przechowywania jeszcze nie minął. Pozostałe akta kategorii „B"
są brakowane.
www.tql.com.pl 1
59. Postępowanie z dokumentacj ą osobową i płacową w przypadku
likwidacji lub upad łości pracodawcy
(Podstawa prawna art. art. 51u – 51z ustawy archiwalnej)
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego
upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w
dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana
do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na
czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania
dokumentacji liczonego:
1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji
osobowej;
od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Określony powyżej obowiązek wskazania podmiotu przejmującego
dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy
pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie
art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej. (rozporządzenie Ministra Kultury z 16
września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz.1375) .)
www.tql.com.pl 1
60. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek
pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru
Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej,
niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum
państwowe, utworzone w tym celu przez ministra
właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego.
Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o
którym powyżej mowa sąd zasięga opinii naczelnika urzędu
skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy
o jego stanie majątkowym.
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do
dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem
uporządkowana;
z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych
stron dokumentacji kolejnym numerem.
www.tql.com.pl 1
61. Do zadań archiwum państwowego, należy w szczególności
ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej
dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może
wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów
państwowych.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję
nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy
wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności
gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum
państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na
skutek oddziaływania czynników atmosferycznych
lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw
prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego
przechowywania.
www.tql.com.pl 1
62. Koszty przejęcia, zewidencjonowania,
przechowania i konserwacji dokumentacji przez
archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby
zarządzające lub pełniące funkcje organu
zarządzającego pracodawcy w dniu jego
wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub
ewidencji działalności gospodarczej.
www.tql.com.pl 1