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Palestra Construindo um Portfólio de Projetos
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Palestra Construindo um Portfólio de Projetos

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Palestra sobre gerenciamento de portfólio, apresentada pela primeira vez no Marom Olami Leadership Program, na Federação Israelita do Rio Grande do Sul, em 09 de agosto de 2013

Palestra sobre gerenciamento de portfólio, apresentada pela primeira vez no Marom Olami Leadership Program, na Federação Israelita do Rio Grande do Sul, em 09 de agosto de 2013

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Palestra Construindo um Portfólio de Projetos Palestra Construindo um Portfólio de Projetos Presentation Transcript

  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Divisão de Projetos Profissionalismo no Gerenciamento de Projetos Divisão de Gestão Divisão Educacional Divisão de Tecnologia Gestão moderna em busca da excelência organizacional Capacitação profissional para o sucesso A Tecnologia da Informação a serviço de resultados
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Graduação em processamento de dados Pós-graduação em Qualidade Total e Reengenharia Certificações: PMP, CBPP, ScrumMaster e ITIL Foundations Diretor da Seção Rio Grande do Sul do PMI entre 2005 e 2012. Atual Membro do Comitê de Políticas Corporativas e do Conselho Consultivo. Coordenador Geral do Grupo de Usuários de Gerenciamento de Projetos da Sucesu-RS Sócio-diretor da Exce!!ence Gestão Empresarial, especializada em gerenciamento de projetos, gestão empresarial e tecnologia da informação Professor convidado em MBAs/Pós-Graduações na PUC-RS, UNISINOS, UCS, FSG, FADERGS, Faculdades SENAC, UNISC, IMED e FAE
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. “Um Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” ExpansãoCapacitação Melhoria de Processos Desenvolvimento de Produtos Melhoria Contínua Inovação
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Os projetos normalmente fazem parte de um contexto mais amplo que inclui: Programas Portfólios
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. “Grupo de projetos relacionados, subprogramas e atividades de programas que são gerenciados de forma coordenado para obter de benefícios não disponíveis através do gerenciamento individual.” Projeto 5S Projeto Formação Avaliadores Auditorias Rotineiras Qualidade Programa Qualidade Xpto & Cia Projeto Campanha Vacinação Projeto Eliminação Mosquitos Projeto Canalização Córrego A Programa Redução Febre Amarela
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. “Coleção de componentes de programas, projetos, ou operações gerenciados como um grupo para atingir objetivos estratégicos.” • Os componentes do portfólio – Não precisam necessariamente ser interdependentes ou ter objetivos relacionados. – São quantificáveis: podem ser medidos, classificados e priorizados. Portfólio X Programa 1 Projeto a Operação y Projeto f Programa 2 Projeto d Projeto e Operação x Projeto g Objetivo estratégico
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Base estratégico-filosófica do Planejamento Estratégico Valores Visão Missão Análise do Ambiente Interno e Externo (Análise SWOT) Objetivos Estratégias Projetos e OperaçõesDesdobrados em Implementadas através de
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. ProjetosEstratégiasObjetivo 10% de market-share no Brasil Abertura de novos pontos de venda em capitais Projeto Filial “A” Projeto Filial “B” Projeto Filial “C” Projeto Filial “D” Lançamento de novos produtos Projeto Produto “A” Projeto Produto “B” Operação “X”
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Projeto 5 Programa 1 Projeto 6 Operação K Operação J Projeto 9 Projeto 11 As organizações deveriam empreender projetos e manter operações que estejam ligados e que contribuam efetivamente com o atingimento de seus objetivos estratégicos.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. 36% 47% 8% 9% Estão sempre alinhados ao planejamento estratégico Nem sempre estão alinhados ao planejamento estratégico Não há alinhamento algum, pois o planejamento estratégico não é comunicado Não há alinhamento algum, pois o planejamento estratégico não existe Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Visão Missão Estratégias e objetivos organizacionais Gerenciamento de Portfólio Planejamento estratégico e gerenciamento de projetos, programas e operações Gerenciamento de Operações (atividades recorrentes) Produzir Valor Gerenciamento de Programas e Projetos Autorizados (atividades projetizadas) Aumentar Capacidade de Produção de Valor Recursos da Organização
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Organização Objetivos Estratégias Projetos e Operações SucessoSucessoSucesso
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. 7% 30% 30% 19% 14% 100% dos projetos previstos no portfólio Entre 76% e 99% dos projetos previstos no portfólio Entre 51% e 75% dos projetos previstos no portfólio Entre 25% e 50% dos projetos previstos no portfólio Menos 25% dos projetos previstos no portfólio Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. “Certamente não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que nunca deveria ser feito.” Peter Drucker
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. • Trabalhamos com recursos limitados (pessoas, máquinas, equipamento s, instalações, recursos financeiros, etc.); • Sofremos contínua pressão por maior produtividade (gerar maior valor pelos menores custos). Necessitamos escolher entre um projeto ou outro, e priorizá-los, porque...
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Estratégicos • Diretamente relacionados aos objetivos estratégicos da organização. São determinados através de mecanismos de desdobramento da estratégia, como é o caso do Balanced Scorecard. Financeiros • Captam os benefícios financeiros do projeto e são associados diretamente aos custos, produtividade e lucro do projeto. Alguns critérios financeiros: • Retorno do Investimento (ROI); • Lucro (em $); • Valor Presente Líquido (VPL); • Período de Retorno (Payback); • Taxa Financeira de Custo/Benefício.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Riscos • Avaliação do nível de risco que a organização corre ao realizar o projeto . Pode também avaliar o risco caso o projeto não seja realizado, ou ainda incluir a avaliação das oportunidades decorrentes do projeto. Urgência • Avaliação do nível de urgência do projeto. Se os projetos são urgentes requerem ação e decisão imediata e têm maior prioridade do que projetos não urgentes. Comprometimento • Avaliação do nível de comprometimento das partes interessadas com o projeto. Maior comprometimento torna o projeto mais prioritário. Conhecimento técnico • Avaliação do conhecimento técnico necessário para a realização do projeto, e quanto maior o conhecimento técnico disponível maior a prioridade do projeto.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. • Ordenamento: – Classificação dos projetos mediante a mera comparação entre pares de diversas alternativas, considerando um conjunto padrão de preferências; – Grande inconveniente dessa metodologia é ser muito focada na intuição e, conseqüentemente, não haver como revelar as bases de como as escolhas foram feitas. • Pontuação (scoring): – Extensão do método de classificação, diferindo dele por haver um conjunto de critérios explícitos para a escolha; – Cada projeto é pontuado em relação a cada critério, calculando-se a soma total dos pontos; – É possível estabelecer pesos diferenciados para cada critério; – A grande vantagem desse método é explicitar os critérios de julgamento, no entanto, a escolha dos critérios e dos pesos pode ser feita subjetivamente.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Para cada critério, definir padrões para estabelecer a pontuação. Exemplo: Lucro Pontos Até 5% 1 Entre 5,1% e 10% 2 Entre 10,1% e 15% 3 Entre 15,1% e 20% 4 Acima de 20% 5
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. • Pontuação por índices econômicos: – Emprega índices, como Taxa Interna de Retorno, Valor Presente Líquido e Tempo de Retorno do Investimento, calculados a partir do fluxo de caixa de cada projeto. • Análise de risco: – Consistem basicamente na aplicação de índices de probabilidade (técnico, comercial e econômico) sobre um quociente benefício/custo; – Estabelecer os índices de probabilidade não é uma tarefa fácil e envolve uma boa dose de intuição. • Métodos formais de otimização: – Empregam rotinas de programação linear e programação não-linear ou similares para selecionar a alternativa que maximiza uma função lucro a partir de modelos de cada projeto.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Técnica estruturada para tomada de decisão em ambientes complexos em que diversas variáveis ou critérios são considerados para a priorização e seleção de alternativas ou projetos.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. 0 2 4 6 8 10 12 0 2 4 6 8 10 12 IndicadorA Indicador B
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. 8% 35% 35% 22% Não existe processo estruturado. Projetos nem sempre estão conectados à estratégia e a priorização gera disputas Existe processo estruturado, com critérios claros e definidos, tanto para seleção quanto para priorização Existe um processo estrutura, com critérios claros e definidos, mas apenas para priorização Existe um processo estrutura, com critérios claros e definidos, mas apenas para seleção Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Fonte: Apresentação de Fabrício Araújo - UFPE
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Fonte: Apresentação de Fabrício Araújo - UFPE
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. 42% 40% 18% Existe, mas se resume ao acompanhamento dos projetos do portfólio, sem acompanhamento dos seus benefícios estratégicos Não existe um processo estruturado Existe, e o processo envolve o acompanhamento dos benefícios estratégicos de cada projeto e do portfólio como um todo Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. •Geralmente o dobro do que a organização deveria ter Muitos projetos ativos •Projetos que não agregam valor à organização Projetos errados •Não estão ligados aos objetivos estratégicos Projetos não alinhados •Recursos prioritários não estão alocados aos projetos prioritários Projeto importantes sem recursos •Muitos projetos de melhorias, poucos de inovação •Muitos projetos de desenvolvimento, poucos de pesquisa Portfólio não balanceado Fonte: Apresentação de Fabrício Araújo - UFPE
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. • Não há um entendimento claro e formal de como os PROJETOS estão conectados a ESTRATÉGIA da organização. • Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais estão permanentemente “BRIGANDO” por recursos. • As PRIORIDADES estão freqüentemente mudando. • Cada executivo assume que todas as INICIATIVAS devem ser implementadas SIMULTANEAMENTE e que as suas devem ser a prioridade. • Projetos são aprovados INDEPENDENTEMENTE de haver ou não RECURSOS disponíveis. Fonte: Apresentação de Fabrício Araújo - UFPE
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados.
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Portfólio A Programa 1 Projeto x Projeto z Programa 2 Projeto k Projeto l Projeto m Projeto n Portfólio B Projeto d Projeto e
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. Tripé do Sucesso Pessoas Processos Ferramentas
  • ©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados. E-mail: adilson@excellencegestao.com.br ad.pize@terra.com.br Skype: adilson_pize Blog: http://excellencegestao.blogspot.com/ Twitter: http://twitter.com/adilsonpize http://twitter.com/excellencegesta Linkedin: http://br.linkedin.com/in/adilsonpize Facebook: http://www.facebook.com/adilsonpize Adilson Pize Portal de Notícias sobre Tecnologia e Negócios www.baguete.com.br Acompanhe coluna no: