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  • 1. ARCA : ONLUS E ASSOCIAZIONI     Introduzione   Il presente documento è una breve descrizione del software Arca, ideato e creato da Frama Development s.r.l. per conto della Comunità papa Giovanni XXIII (in seguito Apg23).  Specifiche funzionali  Il programma Arca deve raccogliere l’insieme dei dati e delle informazioni relative alla vita del mondo APG23 e che non hanno un riscontro diretto in contabilità .    Una delle caratteristiche di Arca è la trasversalità dei dati che ne costituiscono il contenuto. Infatti mentre il programma di contabilità (Ad hoc Enterprise) è verticale, questo applicativo ha un’impostazione “orizzontale” e raccoglie in un unico ambiente informazioni e dati relativi a ragioni sociali differenti. In particolare preme sottolineare che in ARCA sono raccolti dati relativi anche a Ragioni Sociali per le quali non viene tenuta la contabilità nella sede Amministrativa di Rimini. Tutti i dati contenuti in Arca fanno capo a due grossi contenitori di informazione: Persone; Immobili/Strutture. Questi insiemi di dati hanno diversi punti di incontro. Prendendo ad esempio quelle delle convivenze, volendo tenere traccia delle convivenze aperte, si deve andare ad indicare in quale struttura i membri della Comunità  Papa Giovanni XXIII vivono, oppure per le utenze relative ai cellulari occorre creare un legame con la gestione “persone”.    Una delle caratteristiche che APG23 ha richiesto a FRAMA nel costruire ARCA è stata quella di storicizzare i dati, ovvero non si deve andare a sovrascrivere ciò che è stato già inserito. Se si devono modificare dei dati perché ci sono stati dei cambiamenti si deve prima storicizzare il dato andando ad indicare la data di fine e poi si aprirà una nuova istanza.   A scopo chiarificatore ed a beneficio dei lettori di seguito si descrive sinteticamente come è stato ideato Arca . Frama Development Srl
  • 2. PERSONE E STORIA
    • 1 PERSONE
    • In Arca, in riferimento alla gestione “Persone”, si è ritenuto di dividere i dati riferiti all’anagrafica della “persona”, dai dati afferenti la “storia della persona”.
    • Nella gestione “Persone” si evidenzieranno tutti i dati necessari all’ identificare di un soggetto. A tal fine, sono state definite una serie di finestre, con accessi diversificati in base alle autorizzazioni, di seguito riportate :
    • Privacy - Anagrafe – Recapiti - Contatti - Titoli - Note - Procure - Cat. Svant. - Varie
    •  
    • Una volta inserito un soggetto nel nostro data-base è necessario andare ad indicare per quale motivo è venuto in contatto con il mondo APG23, andando a compilare le schede nel menù:
    •  
    • 2 STORIA PERSONE
    • Andremo ad indicare se la persona è un:
    • Associato - Accolto - Lavoratore - Altro
    •  
    •   2.1 Associato
    • Si riporteranno tutti i dettagli relativi alla vita associativa della persona in questione (scelta comunitaria, storia delle strutture, storia delle zone, la modalità di gestione del denaro) e altre informazioni che non sono legate alla vita associativa ma, che ci possono interessare in quanto associato (Ministeri)
    •  
    Frama Development Srl
  • 3. PERSONE E STORIA
    • 2.2 Accolto
    • Per un accolto si devono riportare tutte le informazioni relative all’accoglienza quindi dalla “storia” della struttura in cui è presente e/o che lo segue, all’ente inviante, alla descrizione dei motivi per cui è stato accolto, alla storia della persona e dei suoi disagi, alla rendicontazione (invio relazioni)… Ci sono poi tutti i riferimenti alle persone che girano attorno all’accolto (ass.sociali, tribunale, tutore, famiglia d’origine…)
    • Inoltre la gestione Accolti è integrata con la gestione documenti/fatturazione di Ad Hoc Enterprise in quanto i listini sono presenti nel programma di contabilità e le fatture vengono emesse da tale applicativo.
    •   Arca dovrà fornire ad Ad Hoc le informazioni relative ai giorni di presenza nelle strutture di tale persona per:
    • poter emettere le fatture correttamente;
    • tutelare la Comunità in quei casi in cui le persone escono dalla comunità stessa e successivamente sono coinvolti o addirittura si rendono parti attive di situazioni, fatti ed eventi critici, cui la Comunità è estranea.
    •  
    •  
    • 2.3 Lavoratore
    • Qui si dovranno riportare tutte le informazioni relative alle persone che hanno con l’APG23 un rapporto di lavoro o di stage.
    • Le informazioni che vengono qui raccolte sono relative all’inquadramento del rapporto di lavoro, il livello, la qualifica, l’opzione TFR, l’orario tipo… Inoltre ci sono tutta una serie di informazioni circa il centro di costo relativo alla busta paga e all’eventuale rientro dei soldi nelle casse dall’APG23.
    •   In questa parte del programma è prevista la generazione di un file da inoltrare tutti i mesi allo studio che emette le buste paghe in cui andiamo ad indicare tutte le informazioni necessarie.
    •  
    • 2.4 Altri
    • Nella parte degli altri andranno riportate tutte le informazioni relative ai:
    • Soci (delle Cooperative?) - Volontari - Tirocinanti - Parenti;
    Frama Development Srl
  • 4. IMMOBILI E STRUTTURE
    • 3 IMMOBILI/STRUTTURE
    • Questa è la parte centrale del programma, infatti ad essa sono collegati quasi tutti gli altri menù/tabelle (associati, accolti, lavoratori, automezzi).
    • In questa sezione vengono censiti gli immobili/terreni in cui l’APG23 svolge la sua attività. All’interno di questi immobili abbiamo le strutture; in particolare una struttura può trovarsi su più immobili, mentre un immobile può essere occupato da più strutture.
    • Questa parte è stata suddivisa in diversi menù:
    • Immobili - Strutture - Utenze - Pratiche Autorizzative
    • 3.1 Immobili
    • Strutturazione a Menù:
    • ANAGRAFICA: si riportano i dati fisici relativi all’immobile (ubicazione, metratura (coperto scoperto), dati catastali,…);
    • RIFERIMENTI: si riportano le persone di riferimento dell’immobile;
    • CONTRATTI: si riportano le informazioni relative al contratto con il quali si è venuti in “possesso” di questo immobile;
    • RELAZIONE IMMOBILE/STRUTTURA: qui si va ad indicare quale struttura si trova nel determinato immobile.
    •  
    • 3.2 Struttura
    • Per strutture si intendono tutte quelle attività svolte all’interno degli immobili dall’APG23 per adempiere alla sua “missione”, quindi in questa sessione vengono inserite tutte le informazioni relative alle Case Famiglie, Comunità Terapeutiche, Centri Diurni,…
    • Queste attività, pur svolgendosi all’interno di immobili che, in qualche modo entrano in relazione con il mondo APG23, hanno bisogno di essere trattate a parte in quanto nello stesso immobile possono essere aperte più strutture oppure, una stessa struttura può svolgersi su più immobili.
    • Inoltre per ogni struttura dovranno essere anche indicati i vari operatori impegnati.
    Frama Development Srl
  • 5. UTENZE ED AUTOMEZZI
    • 3.3 Utenze
    • In questa sezione dobbiamo tenere traccia di tutte quelle che sono le utenze del mondo APG23, in particolare dividendole per tipologia (GAS, Telefonia fissa – Mobile, rifiuti, acqua, ADSL,…) e dei servizi annessi (larghezza di Banda, IP Statici,…). Qui vanno riportati i riferimenti ad eventuali contratti collettivi (Vodafone, Fintel,…). Inoltre qui dobbiamo indicare i riferimenti sulla ragione sociale dell’utenza e i riferimenti per rintracciare a chi addebitare tale utenza.
    • Nella parte dei contratti multiutenza dovremo andare a riportare tutte le informazioni relative ai contratti collettivi che di volta in volta l’APG23 stipula con vari fornitori.
    •  
    • 3.4 Pratiche Autorizzative
    • Vanno riportate tutte le informazioni relative alle pratiche autorizzative delle varie strutture.
    •  
    •  
    • 4 AUTOMEZZI
    • Dobbiamo tenere traccia di tutta una serie di informazioni legate all’automezzo. In particolare oltre ai “dati anagrafici” che identificano il mezzo, dobbiamo tenere traccia dei seguenti dati:
    • Scadenze: bollo, Revisione, bollino Blu;
    • Assicurazioni compagnia, filiale, polizza, scadenze, importo, cosa assicuriamo;
    • Sinistri tutta la gestione dei sinistri dalla compilazione del CID, i preventivi fino alla liquidazione;
    • Verbali: archiviazione di tutti i verbali e informazioni relative, per la comunicazione alle autorità ma anche per una reportistica interna;
    • Storia: dell’utilizzo del mezzo quando è stato nel mondo APG23.
    •  
    • A tal fine, all’interno di “Arca” sono state predisposte tutte una serie di maschera, atte alla gestione dei dati sopra citati.
    •  
    Frama Development Srl

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