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  • 1. NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE).
  • 2. INDICE NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)..........................................1 INDICE ..............................................................................................................................2 DOCUMENTO 1................................................................................................................3 I.PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)...................................................................................................................................3 DOCUMENTO 2..............................................................................................................39 II.PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR ...............................................39 DOCUMENTO 3..............................................................................................................59 III.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. 59 DOCUMENTO 4..............................................................................................................83 IV.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS................................................................................................................83 DOCUMENTO 5............................................................................................................141 V.PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS.............................141 DOCUMENTO 6............................................................................................................164 VI.PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO............................164 DOCUMENTO 7............................................................................................................177 VII.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA TRANSFERENCIA MENSUAL......................................................................................................................177
  • 3. DOCUMENTO 1 I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE). INTRODUCCIÓN El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en la integración, legalización y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones públicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educación, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento. El documento presenta los procedimientos relacionados con: •Creación de la Asociación Comunal para la Educación •Sustitución de Miembros •Vencimiento del período de los Miembros. •Ampliación del Servicio Educativo. •Dejar sin efecto la Personalidad Jurídica de la Asociación Comunal para la Educación. • Legalización del cambio de modalidad en un Centro Educativo ¿QUÉ ES EL PROGRAMA EDUCACIÓN CON PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD (EDUCO)? Es una estrategia de provisión de servicios educativos del nivel de Parvularia, Básica y Media con participación de la comunidad en las áreas rurales de difícil acceso de nuestro país. I.¿CÓMO SE BENEFICIA UNA COMUNIDAD CON LA CREACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO? Las comunidades rurales que carecen de un centro escolar, pueden solicitar al Ministerio de Educación a través de la Dirección Departamental de Educación la creación de secciones del programa EDUCO, que serán administradas por una Asociación Comunal para la Educación (ACE); debiendo reunir los siguientes requisitos:
  • 4. • La Comunidad debe ser exclusivamente rural, de difícil acceso o urbano marginal. • Situada dentro de un radio de 3 Kilómetros como mínimo al centro escolar más cercano o tener un alto grado de riesgo o peligrosidad a menos de 3 Kilómetros de distancia de los centros educativos más cercanos. • Poseer población escolar promedio de 28 alumnos para una sección. • Llenar solicitud de asignación del servicio educativo, bajo la modalidad del Programa EDUCO. II.¿CÓMO SE LEGALIZA UNA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN? La creación del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el Ministerio de Educación (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditación del Centro Educativo; requiere la elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE en Asamblea General de la Comunidad. El Acta de Constitución, es el documento que se firma cuando por primera vez se organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad. Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y representantes de estudiantes y demás miembros de la Comunidad en general; a representantes del Ministerio de Educación de nivel nacional y/o departamental al acto de elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE. Antes de firmar el Acta de Constitución, se debe haber leído el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación y se debe haber realizado la elección. El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los asistentes a la reunión de Asamblea General y el representante del Ministerio de Educación. Es importante considerar en la elección de la Junta Directiva, los siguientes aspectos: • Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser cónyuges, ni parientes entre sí dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. • Los miembros deben ser padres activos (tener hijos matriculados en el Centro Escolar). • En su defecto los miembros deben ser los representantes legales de los educandos. • El período de duración de cada Junta Directiva es de dos años • Los miembros no pueden ser reelegidos en el mismo cargo durante dos períodos consecutivos, sino en otro cargo por un período igual. Después de elegida la Junta Directiva de la ACE, la Dirección Departamental elabora el Acuerdo de Personalidad Jurídica, que es el documento legal que le confiere a la ACE,
  • 5. como Modalidad de Administración Escolar Local la facultad para administrar los servicios educativos. Una ACE puede ser organizada por dos causales: A) POR LA CREACIÓN DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO. B) POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO. A continuación se presentan los Procedimientos para cada causal. A) PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA ACE POR LA CREACION DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Comunidad • Presenta a la Dirección Departamental petición por escrito de apertura del servicio educativo. 2. Dirección • Recibe petición de apertura y verifica la Departamental de necesidad. Educación 3. Dirección • Elabora informe de verificación de la necesidad. Departamental de • Envía a la Dirección Nacional de Gestión Educación Educativa solicitud de creación del servicio, agregando: o Informe de verificación. o Certificación geográfica del nombre lugar, autorizada por la Alcaldía de la localidad. o Solicitud para denominar al Centro Educativo. 4. Dirección Nacional • Recibe y analiza la solicitud del servicio aplicando de los requisitos establecidos. Gestión Educativa 5. Dirección Nacional • Si cumple los requisitos: de o Verifica si hay disponibilidad financiera Gestión Educativa para autorizar la asignación del servicio a la Dirección Departamental. o Si hay disponibilidad financiera, solicita la creación del Centro Educativo a la Dirección de Acreditación, cumpliendo las normativas de la Dirección. • Si no cumple los requisitos, se informa a la Dirección Departamental y devuelve petición. 6. Dirección de • Verifica solicitud, y si cumple requisitos genera y Acreditación legaliza Acuerdo de Creación del Centro Educativo. • Envía Transcripción del Acuerdo a la Dirección
  • 6. Nacional de Gestión Educativa. 7. Dirección Nacional • Comunica autorización del servicio educativo a la de Dirección Departamental, anexando Gestión Educativa Transcripción del Acuerdo de Creación del Centro Educativo. 8. Dirección • Comunica a la Comunidad la aprobación del Departamental de servicio educativo y delega a un representante Educación para apoyar en la constitución de la ACE. 9. Comunidad • Recibe aprobación del servicio. • Convoca a Asamblea General para la constitución de la ACE y elección de la Junta Directiva, en coordinación con la Dirección Departamental. 10. Representante de la • Participa en la Asamblea General informando Dirección sobre el programa EDUCO y el funcionamiento Departamental de de la ACE, dando a conocer el Reglamento de la Educación misma. 11. Comunidad • Elige los miembros de la Junta Directiva, en votación secreta o pública. 12. Representante de la • Levanta el Acta de Constitución de la ACE Dirección (Anexo 1). Departamental de • Presenta el Acta a la Coordinación de Gestión Educación Educativa Departamental para su Visto Bueno, anexando copias de documentos de identidad personal. • Certifica tres copias del Acta de Constitución 13. Coordinación de • Revisa Acta de Constitución de la Junta Directiva, Gestión Educativa en original y copias certificadas. Departamental • Si la documentación está correcta ingresa información a la base de datos. • Elabora Acuerdo de Personería Jurídica (Anexo 2) y dos Transcripciones (Anexo 3), estas últimas las pasa a firma del Director (a) Departamental. 14. Director (a) • Firma las dos Transcripciones del Acuerdo, y las Departamental devuelve a Gestión Educativa. 15. Coordinación de • Prepara nota de solicitud de trámite anexando: Gestión Educativa o Acuerdo de Personalidad Jurídica en Departamental original, con su respectiva Transcripción. o Copia de la Transcipción del Acuerdo de Creación del Centro Educativo. o Copia certificada del Acta de Constitución de la ACE. • Pasa nota de solicitud a firma del Director Departamental Nacional de Gestión Educativa. • Organiza expediente de la ACE con la siguiente
  • 7. documentación: o Copias certificadas del Acta de Constitución de la ACE. o Transcripción del Acuerdo de Personería Jurídica. o Copia de la Transcripción del Acuerdo de Acreditación del Centro Educativo o Copia de la nota de solicitud de legalización firmada por el Director(a) Departamental de Educación. 16. Dirección Nacional • Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad de Jurídica, con sus anexos. Gestión Educativa • Envía a Asesoría Jurídica para firma del Titular del Ramo de Educación. 17. Unidad de Asesoría • Recibe y revisa información, si la documentación Jurídica del MINED es correcta envía el Acuerdo a firma del Titular del Ramo Educación. • Recibe el Acuerdo de Personería Jurídica firmado por el Titular, Transcripción y documentación de respaldo y lo remite a la Subgerencia de Recursos Humanos. 18. Subgerencia de • Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el Recursos Humanos Despacho para ser remitidos a: La Dirección Departamental con sus Anexos y otra copia a la Dirección de Modalidades del Nivel Central. • Registra en el Libro de control correspondiente y envía el original del Acuerdo para su rúbrica a Casa Presidencial. • Con la rúbrica de Casa Presidencial lo remite a Microfilm del MINED. 19. Dirección • Recibe documentación y resguarda en su Departamental de expediente Departamental respectivo. Educación • Entrega copia de la Transcripción del Acuerdo a la ACE. 20. Asociación Comunal Recibe de la Dirección Departamental: para la Educación • Copia de la Transcripción del Acuerdo de Personalidad Jurídica y • Acta de Constitución de la ACE con el Visto Bueno del Coordinador (a) de Gestión Educativa Departamental para ser guardados en el Archivo que lleva la ACE. 21. Secretario de la • Legalizan Libro de Actas de la ACE (Anexo 4). ACE
  • 8. B) PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UNA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO. 1. Comunidad • Convoca a Asamblea General Educativa. • Analizan y deciden la organización de una ACE para que administre el Centro Educativo. 2. Representante de la • Levanta Acta, sobre la decisión tomada y las Comunidad justificaciones para que el Centro Educativo sea Educativa. administrado por una ACE. Dicha Acta deberá ser firmada por todos los presentes, registrándose además el número de DUI. • Elabora solicitud de cambio de modalidad, anexando el acta en original. • Presenta la solicitud a la Dirección Departamental de Educación. 3. Director (a) • Recibe solicitud de la comunidad educativa, para Departamental de que el Centro Educativo sea administrado por la Educación. ACE. • Delega a un representante de la Dirección Departamental para que estudie y verifique el caso. 4. Representante de la • Verifica la petición de la Comunidad Dirección • Presenta informe y recomendación al Director(a) Departamental de Departamental. Educación. 5. Director(a) • Recibe, analiza el informe y de estar de Departamental de conformidad solicita a la Dirección Nacional de Educación. Gestión Educativa aprobación para crear la ACE. 6. Dirección Nacional • Si cumplen los requisitos establecidos para de Gestión organizar la ACE, verifica la disponibilidad Educativa. financiera, y envía nota de autorización a la Dirección Departamental de Educación. 7. Director(a) • Recibe nota de autorización. Departamental de • Envía nota de autorización, Acta de la decisión Educación. de la comunidad y solicitud de cambio de modalidad a la Coordinación de Gestión Educativa para que inicie los trámites para organizar la ACE. 8. Coordinación de • Realiza trámites para organizar una ACE, Gestión Educativa. siguiendo los pasos del 9 al 12 del procedimiento A: ORGANIZACIÓN DE UNA ACE POR CREACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO, DEL ROMANO III DE ESTE DOCUMENTO.
  • 9. • Si la documentación esta correcta ingresa información a la base de datos. • Una vez que Acreditación le haya notificado el cambio de código del centro educativo que será administrado por la ACE; emite Acuerdo de Personería Jurídica y dos Transcripciones del mismo, las cuales pasa a firma del Director(a) Departamental de Educación. • Prepara expediente y sigue los pasos PARA LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO, de conformidad al procedimiento VIII de este documento. MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA ACE Y ELECCIÓN DE LA PRIMERA JUNTA DIRECTIVA
  • 10. MODELO DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
  • 11. MODELO DE TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
  • 12. INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN Y USO DEL LIBRO DE REGISTRO DE ACTAS III.¿QUÉ PROCEDIMIENTO SE SIGUE PARA LA SUSTITUCIÓN DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ACE? Para sustituir a uno o varios miembros Directivos que renuncien, fallezcan o sean destituidos antes de que termine el período de dos años para el que fueron electos, se debe elaborar un Acta de Enmienda. Esta será firmada, después de celebrada la elección y de ser leída a los presentes, por los Directivos anteriores, los Directivos sustitutos, el representante del MINED y todos los asistentes a la Asamblea General. Los nuevos miembros deben reunir los siguientes requisitos: • El nuevo miembro tiene que ser electo en Asamblea General extraordinaria. • Para ser electo como miembro de la Directiva, deben ser padres, madres o representantes legales con hijos(as) en el Centro Educativo. • No ser pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con otro miembro electo. A continuación se presenta el procedimiento para la sustitución de los miembros durante el período de dos años.
  • 13. Paso Responsable Actividad 1. Presidente de la ACE o • Convoca a reunión extraordinaria de mayoría de miembros Asamblea General para elección de nuevos de la Comunidad miembros. 2. Junta Directiva de la • Desarrolla la Asamblea General para la ACE elección de los nuevos miembros, mediante voto público o secreto. • Si la sustitución fuera la del Presidente, éste deberá rendir informe y hacer entrega mediante inventario de los bienes, recursos y registros a la nueva Junta Directiva. 3. Secretario de la ACE • Asienta en el Libro de Actas de la ACE el Acta de Enmienda correspondiente. (Anexo 5) • Saca fotocopia del Acta de Constitución clara y legible y al reverso de la última copia, si son más de 2 páginas, Certifica el Acta y la sella. (Anexo 6) 4. Presidente de la ACE • Presenta a la Dirección Departamental para legalizar los nuevos miembros la siguiente documentación: • Certificación del Acta de Enmienda. • Copia de renuncia, Acta de defunción o certificación del Acta donde se exprese la causal de expulsión, según el caso. • Los nuevos miembros deberán anexar copia del DUI. 5. Dirección • Recibe y revisa documentación. Departamental de • Ingresa información en la base de datos. Educación • Emite nota de cambio de firmas para el banco (si aplica) la cual deberá ser firmada por el Director Departamental de Educación. 6. Junta Directiva de la • Recibe nota de cambio de firma al banco ACE (si aplica) y los legaliza. (Anexo 7)
  • 14. MODELO DE ACTA DE ENMIENDA AL ACTA DE ELECCIÓN DE LA ACE
  • 15. MODELO DE CERTIFICACIÓN DEL ACTA DE ENMIENDA
  • 16. MODELO DE NOTA DE CAMBIO DE FIRMAS AL BANCO
  • 17. IV.¿CÓMO SE ELIGEN LOS NUEVOS DIRECTIVOS DE LA ACE CUANDO FINALIZA EL PERÍODO DE DOS AÑOS? Cuando la Junta Directiva ha finalizado su período de dos años, se realiza la elección de los nuevos miembros por un período igual. La Junta Directiva saliente al finalizar su período de 2 años tiene ciertas obligaciones: 1. Elabora el Informe final y documentación de soporte de los recursos asignados durante su administración, para su entrega a la nueva Junta Directiva. Dicho Informe deberá contener los siguientes documentos: • Inventario de Bienes muebles y libros. • Entrega del Archivo general, que contenga: Documentación legal (Reglamento Especial de las ACE, Acuerdo Ministerial de Personalidad Jurídica, Libro de Actas, nota de cambio de firmas y Convenios); Documentos financieros (recibos, facturas, planillas, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, Libro de Ingreso y Gastos, chequera, etc.); Documentos administrativos (contratos, libros de visitas, libros de matricula escolar, etc.) • Cierre del periodo con su respectivo saldo. 2. Elabora el Acta de Finalización del Período y Traspaso del Patrimonio de la ACE la cual deberá ser firmada por los directivos salientes, nuevos miembros y representantes de la Dirección Departamental del MINED. 3. Remite copia del Acta de traspaso a la Oficina Central y Departamental de Educación. A continuación encontrará los pasos a seguir para la de Elección de la Nueva Junta Directiva de la ACE cuando la Junta Directiva saliente finaliza su periodo ordinario, de dos años: Paso Responsable Actividad 1. Presidente de la ACE • Convoca a reunión extraordinaria de Asamblea juntamente con el General para elección de los nuevos miembros Representante de la que integraran la nueva Junta Directiva, por lo Dirección menos un mes antes de que finalicen las Departamental de funciones los actuales miembros. Educación 2. Junta Directiva de la • Apertura la Asamblea General para la elección ACE de los nuevos miembros. 3. Representante de la • Desarrolla la Asamblea General Extraordinaria. Dirección • Da a conocer los objetivos de la reunión y el Departamental de Reglamento Especial de las Asociaciones Educación Comunales para la Educación antes de la
  • 18. elección de la nueva Junta Directiva. 4. Presidente de la ACE • Rinde informe de la elección de la nueva Junta Directiva. 5. Representante de la • Desarrolla la reunión de la nueva Junta Departamental de Directiva, según lo establecido en el Educación y Reglamento Especial de la ACE. Presidente de la ACE 6. Secretario (a) de la • Con la colaboración del representante de la ACE Departamental de Educación, asienta en el Libro de Actas de la ACE, el Acta de Elección (Anexo 8). 7. Representante de la • Juramenta a los miembros de la nueva Junta Departamental de Directiva y firma el Acta de Elección. Educación • Obtiene la firma de todos los asistentes a la Reunión. 8. Directiva saliente de la • Hace entrega, mediante inventario de los ACE bienes, recursos y registros a la nueva Junta Directiva, mediante Acta de finalización del período y traspaso del patrimonio de la ACE la que deberá ser firmada por los directivos salientes, directivos entrantes y representantes de la Dirección Departamental de MINED (Anexo 10). 9. Secretario saliente de • Con la colaboración del representante de la la ACE Departamental de Educación certifica el Acta del paso 8. 10. Representante de la • Presenta Cuadro de Transcripción del Acta de Departamental de Elección y certificación del Acta de Traspaso a Educación la Coordinación de Gestión Educativa. 11. Coordinación de • Recibe documentación anterior y saca copias Gestión Educativa para hacer entrega de los originales a Pagaduría Departamental. • Elabora su expediente e ingresa información en la base de datos. • Emite nota de cambios firmas para el Banco para firma del Director Departamental de Educación. 12. Presidente de la ACE • Recibe nota de cambio de firma al Banco y los legaliza.
  • 19. MODELO DE ACTA DE ELECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
  • 20. MODELO DE CUADRO DE TRANSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ELECCIÓN POR SUSTITUCIÓN
  • 21. MODELO DE ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PERÍODO Y TRASPASO DE PATRIMONIO DE LAS ASOCIACIONES COMUNALES PARA LA EDUCACIÓN (ACE)
  • 22. V.¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL NIVEL EDUCATIVO? La ampliación del servicio consiste en la autorización a la ACE para atender el nivel de Educación Media. A continuación se presenta el procedimiento que se debe realizar para dicha ampliación: Paso Responsable Actividad 1. Junta Directiva de • Presenta por escrito la necesidad de ampliación del la ACE nivel educativo a la Dirección Departamental, cuatro meses antes de que finalice el año escolar. 2. Dirección • Verifica el servicio solicitado, en función a los Departamental de criterios de crecimiento natural y número de Educación alumnos promedio por sección. • Si cumple con los criterios anteriores, presenta solicitud a la Dirección de Modalidades. 3. Dirección de • Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliación del Modalidades servicio. • Si cumple con los requisitos establecidos y hay disponibilidad de recursos para su financiamiento; pasa a la Dirección de Acreditación para la verificación del servicio. 4. Dirección de • Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la Acreditación ampliación. • Elabora Acuerdo de Ampliación del servicio para Educación Media, y realiza los trámites en la Oficina de Asesoría Jurídica para su correspondiente legalización. 5. Dirección • Recibe Transcripción del Acuerdo firmado de Departamental de ampliación del Servicio y realiza modificación o Educación adenda al Convenio ya firmado. • Envía modificación o adenda a la Junta de la ACE. • Pagaduría Departamental realiza trámites para la transferencia de fondos. VI.¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE? La Personalidad Jurídica de una ACE se puede dejar sin efecto por las siguientes causales: 1.Cuando la comunidad educativa decide que el Centro Educativo sea administrado por otra modalidad de Administración Escolar Local, previa autorización del MINED.
  • 23. 2.Porque se cierra definitivamente la ACE por baja matrícula, por desplazamiento de la población, o por reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en una misma infraestructura. A continuación encontrará los procedimientos a seguir para cada una de las causales: A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD. Paso Responsable Actividad 1. Asamblea General • En coordinación con la Junta Directiva de la de la Comunidad ACE, analiza el cambio de Modalidad de Administración Escolar local. 2. Secretario de la • Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad ACE del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser firmada por los presentes, registrando su número de DUI. • Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al Director (a) Departamental de Educación correspondiente, la cual debe ser firmada por el Presidente de la ACE. • Presenta solicitud anexando original del acta. 3. Director(a) • Delega a un representante de la Departamental Departamental de de Educación para estudiar y verificar la solicitud. Educación 4. Representante de la • Verifica la causal, informa y recomienda a la Dirección Dirección Departamental de Educación. Departamental de Educación 5. Director(a) • Recibe el informe y la solicitud, y de estar de Departamental de conformidad, solicita a la Dirección Nacional de Educación Gestión Educativa aprobación para cerrar la ACE. 6. Dirección Nacional • Analiza la decisión tomada por la Comunidad y de Gestión las justificaciones para que el Centro Educativo Educativa cambie de modalidad. • En base al análisis la Dirección aprueba o desaprueba el cambio de modalidad. • Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve la documentación presentada a la Dirección Departamental correspondiente. 7. Director(a) • Si aprueba el cierre comunica por escrito a la Departamental de ACE, que se ha autorizado la solicitud de la Educación Comunidad Educativa para cambio de modalidad
  • 24. de Administración Escolar Local. • Solicita y gira instrucciones a la Coordinación de Gestión Educativa Departamental para que se inicie el proceso de cierre de operaciones de la ACE para dejar sin efecto la Personalidad Jurídica. 8. Junta Directiva de la • Procede a liquidar los fondos establecidos para ACE el pago del servicio, con el apoyo de un representante de la Dirección Departamental de Educación (Anexo 11). • Procede a liquidar fondos de bonos recibidos. • Revisa y actualiza inventario de bienes muebles y libros. • Prepara documentos a entregar a la Dirección Departamental de Educación. • Procede al traspaso de bienes y documentos a la Dirección Departamental de Educación. 9. Secretario de la • Elabora Acta de traspaso de bienes (Anexo 12) ACE la cual debe ser firmada y sellada por todos miembros de la ACE; y el representante de la Dirección Departamental de Educación. • Elabora Acta de cierre de operaciones (Anexo 13) en el libro de Actas de la ACE, la cual debe ser firmada por todos los miembros. • Prepara nota de solicitud para dejar sin efecto la Personería Jurídica de la ACE, anexando: o Liquidación de fondos para el pago de los servicios educativos. o Certificación del Acta de Traspaso de bienes del Centro Educativo. o Copia de inventario. o Copia de Hoja de liquidación de bonos. o Certificación del Acta de Cierre de operaciones. o Copia del Acuerdo de Pesonería Jurídica. 10. Presidente de la Firma solicitud y envía con anexos a la Dirección ACE Departamental de Educación correspondiente. 11. Director(a) Recibe, revisa y pasa a Gestión Educativa para que se Departamental de emita el Acuerdo para dejar sin efecto la Personalidad Educación Jurídica. 12. Coordinador(a) de • Recibe y revisa documentación. Gestión Educativa • Ingresa datos al sistema y emite el Acuerdo Departamental Ejecutivo para dejar sin efecto la Personalidad Jurídica con dos Transcripciones (Anexo 14 y 15). • Pasa las Transcripciones a firma del Director
  • 25. Departamental. 13. Director(a) • Firma y sella transcripciones. Departamental de • Devuelve a Gestión Educativa. Educación 14. Coordinador(a) de • Continua los pasos del 4 al 7 del Romano VIII Gestión Educativa procedimiento para legalizar Cambio de Departamental modalidad en un Centro Educativo administrado por una ACE; de este documento. B) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE POR CIERRE DEFINITIVO. Paso Responsable Actividad 1. Asamblea General En coordinación con la Junta de Directiva de la ACE, de la Comunidad analiza la continuidad del servicio por las siguientes razones: • Baja matrícula a la establecida para secciones de Parvularia, Básica y Especial. • Reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en la misma infraestructura educativa. • Desplazamiento de la población a otro lugar. • Cambio de modalidad. 2. Secretario de la • Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad ACE del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser firmada por los presentes, registrando su número de DUI. • Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al Director(a) Departamental de Educación correspondiente, la cual debe ser firmada por el Presidente de la ACE. • Presenta solicitud anexando original del acta. 3. Director(a) Delega a un representante de la Departamental de Departamental de Educación para estudiar y verificar la solicitud. Educación 4. Representante de la • Verifica la causal, informa y recomienda a la Departamental de Dirección Departamental de Educación. Educación • Si procede el cierre, solicita a la ACE, prepare documentación financiera de los rubros establecidos para el pago del servicio. • Realiza liquidación de los fondos transferidos para el pago del servicio, por año desde la creación de la ACE (Anexo 11) y de haber saldo
  • 26. orienta a la ACE para que haga el reintegro a la Pagaduría Departamental. • Orienta a la ACE para que liquide los bonos pendientes. • Orienta a la ACE para que actualiza el inventario de bienes muebles y libros. • Cuando la ACE haya liquidado los fondos para el pago del servicio y de bonos, la orienta para que elabore el Acta de traspaso de bienes del Centro Educativo (Anexo 12). • Orienta a la ACE para que finalmente elabore el Acta de Cierre de Operaciones (Anexo 13). 5. Junta Directiva de la Presenta a la Dirección Departamental: ACE • Hoja de liquidación de bonos. • Liquidación de fondos para el pago de servicios firmada por el Presidente y el Tesorero de la ACE, y por el representante de la Dirección Departamental de Educación. • Certificación del Acta de cierre de operaciones de la ACE. • Certificación del Acta de Traspaso. • Solicitud de cierre de la ACE firmada por el Presidente de la Junta Directiva. 6. Coordinación de • Recibe y revisa la documentación. Gestión Educativa • Ordena cierre de la cuenta bancaria de la ACE. Departamental • Ingresa información a la base de datos y emite Acuerdo para Dejar sin efecto la Personería Jurídica (Anexo 14) y 1 Transcripción, (Anexo 15). • Registra en el sistema justificación y fecha del cierre. 7. Director(a) Firma la Transcripción del Acuerdo, para que Gestión Departamental de Educativa agregue al expediente Departamental Educación respectivo, de la ACE. 8. Coordinación de Envía Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la Gestión Educativa Personalidad Jurídica de la ACE y transcripción del Departamental mismo a la Dirección Nacional de Gestión Educativa, con la siguiente documentación: • Acta de decisión de la comunidad solicitando el cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE. • Copia del informe y recomendación del Cierre de la ACE realizada por el Representante de la Departamental de Educación. • Copia del Acuerdo de Personalidad Jurídica de la ACE. • Hoja de liquidación de fondos para pago de
  • 27. servicios y bonos recibidos. • Copia Certificada del Acta de cierre de operaciones de la ACE. • Certificación del Acta de Traspaso de Bienes del Centro Educativo y la respectiva documentación de respaldo. 9. Dirección Nacional Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin de Gestión efecto la Personalidad Jurídica de la ACE y su Educativa documentación, si todo está correcto lo envía a la Oficina de Asesoría Jurídica. 10. Oficina de Asesoría • Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin Jurídica del MINED efecto la Personalidad Jurídica y sus documentos; si todo está correcto envía el original para firma del despacho. • Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se envía a la Subgerencia de Recursos Humanos para su distribución. 11. Subgerencia de • Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el Recursos Humanos Despacho para ser remitidos a: La Dirección de Modalidades del Nivel Central con su documentación de respaldo y la otra a la Oficina Jurídica para su respectiva rúbrica y ser remitida posteriormente al Diario Oficial. • Registra en el libro de control correspondiente y envía el original del Acuerdo para su rúbrica a Casa Presidencial. • Con la rúbrica de la Casa Presidencial lo remite a Microfilm del MINED. • La Transcripción del Acuerdo la envía el Diario Oficial. 12. Dirección • Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP, Departamental de Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el Educación cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE. • Archiva copias de Acuerdo en el expediente departamental de la modalidad.
  • 28. MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO DEL SERVICIO
  • 29. MODELO PARA ELABORAR EL ACTA DE TRASPASO DE LOS BIENES DEL CENTRO EDUCATIVO
  • 30. MODELO DE ACTA DE CIERRE DE OPERACIONES DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
  • 31. MODELO DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
  • 32. MODELO DE TRANSCRIPCION DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
  • 33. VII.¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO? Cuando el Centro Educativo esta siendo administrado por una ACE y la comunidad decide cambiar de Modalidad de Administración Escolar para convertirse en un CDE, el procedimiento que deberá realizarse es el siguiente: Paso Responsable Actividad 1. Coordinación de • Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personería Gestión Educativa Jurídica de la ACE y registra en el sistema la Departamental justificación de este cierre, y la fecha de creación del ACE. 2. Dirección de • Recibe a través del sistema mecanizado, Acreditación notificación del cierre de la modalidad. • Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada por la Dirección Departamental de Educación con la debida justificación, a la cual deberá anexar autorización de los fondos por la Dirección Nacional de Gestión Educativa. • Determina el cambio de código del Centro Educativo con base a los rangos establecidos para cada tipo de modalidad en el sistema. • Emite Resolución y Acuerdo de cambio código. • Entrega copia a Gestión Educativa Departamental la Resolución de cambio de código; mientras está en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo respectivo. • Envía Acuerdo de cambio de código para trámite al Departamento Jurídico. 3. Coordinación de • Con la Resolución de cambio de código y con Gestión Educativa todos los requisitos establecidos para crear la Departamental nueva modalidad emite Acuerdo de Personería Jurídica del CDE y 2 Transcripciones del mismo. • Anexa documentación de respaldo de Acuerdo Original de Personería del CDE. 4. Coordinación de • Prepara expediente que será remitido a la Gestión Educativa Coordinación de Administración Local conteniendo Departamental lo siguiente: o Acuerdo original para dejar sin efecto la Personería Jurídica de la ACE y anexos. o Acuerdo original de Personería Jurídica del CDE y anexos. o Copia de Resolución de cambio de código, mientras está en firma del Titular en Ramo, el Acuerdo respectivo.
  • 34. • Solicitud de trámite firmada por el Director Departamental de Educación. 5. Coordinación de • Recibe y revisa documentación proveniente de la Administración Dirección Departamental de Educación. Local • Analiza toda la documentación proveniente y de estar de conformidad, envía a la Unidad de Asesoría Jurídica. 6. Unidad de Asesoría • Revisa, analiza y de estar de conformidad pasa a Jurídica firma del Titular del Ministerio de Educación. • Una vez firmados los Acuerdos entrega toda la documentación a Recursos Humanos para su distribución. 7. Subgerencia de Recibe documentación y la distribuye de conformidad a lo Recursos Humanos establecido.
  • 35. DOCUMENTO 2 II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR INTRODUCCIÓN El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una Planificación Estratégica Institucional (PEI), que durante 5 años guíe las grandes acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participación activa de los sectores y de un Diagnóstico Institucional, dándole al Centro Escolar una visión a largo plazo que se hace operativo cada año, por medio del Plan Escolar Anual (PEA). Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a los Directores y las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE), para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecución de este. El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificación de corto plazo, concretiza las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y dirección al presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares. Este documento está dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su personal directivo, docente y técnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan, apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades. I.OBJETIVOS: General: Orientar a las Modalidades de Administración Escolar Local, sobre la elaboración del Plan Anual, como estrategia y guía de las actividades educativas, que planifica, organiza y coordina durante el año escolar. Objetivos específicos:
  • 36. 1.Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros de las Modalidades de Administración Escolar Local. 2.Elaborar el Plan Escolar Anual en la lógica de concreción del Proyecto Educativo Institucional. 3.Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las Modalidades, Comités de Apoyo y los docentes. 4.Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificación operativa e instrumentos que apoyen este proceso. II.¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN? La planificación es el proceso de conducir una organización desde donde se encuentra actualmente hasta donde queremos que esté en el futuro. Este futuro, para los centros educativos es la autonomía escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de Administración Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre lo que conviene hacer y fortalecer la gestión de los recursos que se les asignen, no sólo los económicos, humanos y materiales, sino también los pedagógicos. Para alcanzar esta autonomía es importante la elaboración del Proyecto Educativo Institucional, ya que éste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas, sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa. El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestión que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en período anual del trabajo. III.¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIÓN? a. Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institución, al establecer métodos de utilización racional de los recursos. b. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. c. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. d. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. e. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e instituciones que colaboran con el Centro Educativo. f. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. g. Al establecerse un Plan, suministra las bases a través de las cuales operará el Centro Educativo. h. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona a las modalidades, magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
  • 37. i. Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una decisión. j. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los recursos. k. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales. l. Fomenta el trabajo en equipo. m. Se invierte en esfuerzos y recursos. Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisación, y si administrar es "hacer las cosas a través de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma como esa acción se habrá de coordinar. En el campo de la administración educativa, la planificación ocupa un lugar importante, ya que a partir de ella y con base a un diagnóstico situacional previo, que se evidencia en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas referidas al proceso educativo. Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organización que se necesita para la consecución de los objetivos y acciones establecidas para un año. IV.¿CUÁLES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR? El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organización, veamos algunos: 1.Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la improvisación y en un mal uso de recursos. 2.No se logran los propósitos educativos definidos para el Centro Educativo. 3.Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un sólo fin. 4.Los miembros de las Modalidades de Administración Escolar Local de los centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o emergencias que se presentan. 5.No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados. 6.Se gastan esfuerzos y recursos. 7.Los logros anuales no responden a una planificación estratégica. Dado que no es posible señalar una secuencia única para el proceso de planificación, es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lógica que indican las fases siguientes:
  • 38. 1.Identificación de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos, favorables, explotables), amenazas (factores negativos externos) y debilidades para actuar (recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan). 2.Diseñar de la mejor manera el paso de la situación actual (problemas que presenta el diagnóstico) a la situación deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la calidad, mayor cobertura, etc.). 3.Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan. 4.Aprestamiento para la acción, es decir disposición de lo necesario para ejecutar las acciones planificadas. V.¿QUIÉNES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS MODALIDADES DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL? La atribución de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual está contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos Escolares, esta atribución se la asigna el artículo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación, en el artículo 15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación, corresponde a la Junta Directiva de la Asociación, esta labor; y para los Consejos Educativos Católicos Escolares, en el artículo 13 del Reglamento de los Centros de Educación Católica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad educativa en la planificación. Toda la acción de la planificación de las instancias de la comunidad educativa debe estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI). Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestión Organizativa y Administrativa, los Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los ámbitos que conforman el PEI, como son: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y Comunitario. En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos, que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los componentes del PEI, que deberán involucrar a la comunidad educativa, en Comités de Apoyo, y con ello se fortalecerá el proceso de planificación al compartir todos la visión del rumbo de la institución, y no solo en los miembros de las Modalidades. La participación y el trabajo en equipo y la planificación estratégica son las premisas básicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir construyendo una nueva filosofía de gestión, donde la visión deseada de la escuela, la programación de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.
  • 39. VI.¿CUÁNDO PLANIFICAR? En un modelo de gestión educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del año escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores, Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos ajustados, etc., lo que permite tener una visión mas acertada sobre la marcha del centro educativo y de los resultados que se pueden obtener. Este proceso de planificación en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el último trimestre del año lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el caso de la aprobación de las Contribuciones de Apoyo Económico Voluntario y Otros Ingresos programados para el año siguiente en los centros educativos de Parvularia, Básica y Especial, se deben aprobar durante el último trimestre del año lectivo y la aprobación de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el año lectivo. Después de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y ajustarlo al inicio del próximo año escolar, cuando ya terminó el período de matrícula y ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondrá la institución proveniente del Ministerio de Educación o de otras fuentes previstas en el presupuesto. Durante el año escolar se deberán ajustar las metas y actividades, en función al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar mensualmente o en cualquier época del año escolar. VII.¿CUÁL ES LA LÓGICA DE LA PLANIFICACIÓN? La planificación funciona de acuerdo a una lógica muy simple y concreta que resumimos en la siguiente manera:
  • 40. La planificación siempre parte de una situación inicial, la cual incluye tanto la realidad interna del centro educativo como de la comunidad donde está inmersa; esta situación se puede conocer mediante un diagnóstico. Si analizamos el diagnóstico podemos establecer un pronóstico hacia una nueva realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad. La situación deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolución general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propósito de la Planificación. VIII.PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN La participación significa que los diferentes actores que se involucran en ella, tanto internos como externos al centro educativo, tienen injerencia en la toma de decisiones y por ende son responsables de los resultados y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan debe ser aprobado por la Modalidad. Debe de adaptarse a la realidad del medio donde funciona la Institución. La Modalidad debe pensar en primer lugar con qué recursos cuentan y ajustar los Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de esos recursos. Debe de facilitar la adecuación a las circunstancias que se presentan, la Modalidad debe de prever varias
  • 41. alternativas de acción y establecer sistemas de seguimiento y evaluación durante el desarrollo de las actividades planificadas. Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institución como de las personas que van a participar en la ejecución de las actividades y de los/as beneficiarios/as. Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificación sea precisa, es necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas: ¿Qué se quiere hacer? ¿Dónde debe hacerse? ¿Quién va a ejecutar la tarea? ¿Con qué recursos? ¿Cómo se va a desarrollar el plan? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuándo se va a realizar? IX.¿CUÁLES SON LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN? Dentro del proceso de planificación de los Centros Educativos, se van desarrollando una serie de instrumentos: n. PEI o. PEA p. Presupuesto de los Centros Educativos q. Proyectos Complementarios El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificación operativa a corto plazo (un año). Este Plan es la concreción del Proyecto Educativo Institucional, que es el instrumento estratégico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del Centro Escolar. Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las políticas y programas del Ministerio de Educación, y además define sus prioridades en función a sus problemas, necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es necesario: • Contar con un mínimo de información, proveniente de diagnósticos, evaluaciones, estadísticas, etc. • Tomar en cuenta las condiciones económicas, sociales, culturales, etc. de la institución y del medio ambiente. • El recurso humano debe contar con un mínimo de capacidad técnica en materia de planificación. • La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificación, es vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comités de Apoyo.
  • 42. Todo Plan Escolar Anual debe ser acompañado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el año escolar. Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por áreas de gestión: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboración del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratégicos en el Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratégicos del PEI surgen los Programas de Acción. Estos Programas de Acción deben concretarse en un conjunto de Proyectos que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo. Estos Proyectos servirán de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con fondos provenientes del Ministerio de Educación, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto. X.¿QUÉ ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL? Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo. XI.¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR ANUAL? Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organización que se necesita para la consecución de los objetivos y acciones establecidas para un año. XII.¿QUÉ ELEMENTOS TIENE UN PLAN ESCOLAR ANUAL? El Plan Escolar Anual (PEA), deberá considerar los componentes básicos siguientes: 1. DIAGNÓSTICO Este apartado se refiere al diagnóstico que respalda el Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los recursos existentes. Es decir, el diagnóstico es un análisis objetivo de la situación educativa y social que se intenta modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de establecer las prioridades que la institución educativa esta en condiciones de desarrollar para resolverlos. 2. OBJETIVOS Se deberá describir los que se desea obtener al final del período de duración del Plan, mediante la ejecución de las actividades y los recursos asignados. 3. METAS Las metas son los objetivos cuantitativamente dimensionados. Expresan lo que se logrará en un plazo determinado (las metas deberán estar en función de los procesos institucionales). 4. ACTIVIDADES Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos establecidos para un período determinado que se plasman en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias metas. 5. RECURSOS Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y financieros) que se ha previsto para la realización de una
  • 43. actividad, con la que se espera obtener determinados productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos que más adelante se detalla. 6. PRESUPUESTO En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o número de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio unitario). 7. PROYECTOS Los proyectos son acciones definidas para atender COMPLEMENTARI necesidades o problemas detectados en el diagnóstico, OS para un período de tiempo establecido. 8. CRONOGRAMA En el cronograma, se deberá indicar las semanas del mes DE ACTIVIDADES en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad en la segunda semana de junio, se indicara con el número 2, si se realizara en las cuatro semana de un mes, se indicara 1, 2, 3, 4. 9. EVALUACIÓN Se comparará resultados (Metas y Objetivos) sobre las actividades propuestas y los logros obtenidos. XIII.¿QUÉ PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL? 1.Identificar las necesidades prioritarias, evaluación diagnóstica. 2.Definir los objetivos anuales. 3.Precisar objetivos según las áreas específicas. 4.Determinar las metas Institucionales. 5.Determinar las actividades. 6.Asignar recursos. 7.Elaborar el Presupuesto. 8.Definir los responsables para cada actividad. 9.Elaborar cronograma. 10.Definir Plan de Evaluación. 11.Elaborar el documento final. El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo 1. XIV.¿QUÉ ES EL PRESUPUESTO? Es una estimación de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar anticipadamente para cada año en el PEA, pudiéndolo subdividir en semestres, trimestres o meses, para indicar los resultados esperados. El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados, previa aprobación de los miembros de la Modalidad.
  • 44. XV.¿PARA QUÉ SIRVE EL PRESUPUESTO? • Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo. • Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro escolar. • Tomar medidas correctivas. • Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten. • Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podrá o no efectuar. • Identificar y evitar inconsistencias en la planificación. • Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o externas. XVI.¿CUÁLES SON SUS CARACTERÍSTICAS? • Debe estar organizado en función a las actividades y proyectos identificados en el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educación. • Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional • Debe estar en función al logro de los objetivos del Plan Escolar • Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo. • Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de financiamiento. XVII.¿CUÁLES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO? 1.Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material educativo, servicios básicos como: agua, energía eléctrica, teléfono, arrendamiento y demás rubros críticos deberán programarse en forma prioritaria y se deberá observar racionalidad en su estimación y uso. 2.En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educación o de Otros Ingresos, deberán establecerse explícitamente los rubros, los montos y fuentes de financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad. 3.Las modalidades deberán incluir dentro de su presupuesto anual las asignaciones por diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el MINED en concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de servicio, servicios básicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de alquiler, así como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales como: contribuciones de apoyo económico voluntarias o cuotas de escolaridad de padres de familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines, actividades extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies) y otros rubros generadores de ingreso.
  • 45. PLAN ESCOLAR ANUAL Contenido 1.DIAGNÓSTICO a) Problemática priorizada b) Causas de la problemática c) Recomendaciones 2.OBJETIVOS • Objetivo general • Objetivos específicos 3.METAS O PROYECTOS 4.ACTIVIDADES: a) Actividades b) Cronograma c) Responsable 5.RECURSOS a) Humanos b) Materiales c) Financieros 6.PRESUPUESTO 7.PROYECTOS COMPLEMENTARIOS 8.CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 9.EVALUACIÓN
  • 46. DESCRIPCIÓN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL
  • 47. DOCUMENTO 3 III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS INTRODUCCIÓN El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los procesos de recursos humanos que conlleva la administración del servicio educativo de las Asociaciones Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones públicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE debe realizar para la administración del recurso humano fortaleciendo la operatividad del nivel local para lograr la agilización de los trámites de movimiento de personal. Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educación, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento. I.¿CÓMO SELECCIONA Y CONTRATA LA ACE A LOS DOCENTES? El Docente que prestará sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes requisitos: • Poseer título de maestro (a) autenticado. • Con número de identificación personal (NIP), conocido como escalafón. • No deben ser maestros jubilados. • No deben estar nombrado en el MINED. Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artículo 17 del Código de Trabajo, se conforma de dos partes: Quién presta el servicio, que se denomina: Trabajador; y quién lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El contrato escrito es una garantía a favor del trabajador y su falta será imputable al patrono (Artículo 18 del Código de Trabajo).
  • 48. Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominación, es aquel por virtud del cual una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o varios patronos de una institución, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la dependencia de éstos, y mediante un salario. Para que la contratación del docente sea valida, deberá acordarse en Asamblea General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal. A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar al docente: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. MINED • Publica la existencia de plazas en los principales periódicos del país. 2. Maestros(as) interesados(as) Presentan a la Junta Directiva la documentación siguiente: • Currículum Vital • Fotocopia de Título autenticado. • Fotocopia de NIP. • Partida de nacimiento. • Fotocopia de DUI. • Solvencia extendida por la Junta de la Carrera Docente (En caso de ser reingreso). 3. Junta Directiva de la ACE • Recibe currículum y documentación adjunta. • Revisa, analiza la documentación presentada por aspirantes a la plaza, y selecciona expedientes que cumplen los requisitos de la plaza. • Prepara un resumen de cada aspirante. (Anexo 1). • Convoca (Anexo 2) a la Asamblea General para la selección del docente. 4. Junta Directiva de la ACE • En la Asamblea General presenta el resumen de cada aspirante a la plaza para que sea considerado para la selección. 5. Asamblea General • Considera los resúmenes del expediente de los candidatos y elige por mayoría simple, con votación secreta o pública. 6. Asamblea General • Ratifica la elección, según
  • 49. resultados de la votación y autoriza a la Junta Directiva de la ACE para su contratación. 7. Secretario de la ACE • Levanta acta de ratificación del docente seleccionado. 8. Junta Directiva de la ACE • Seleccionado el docente, lo convoca para celebrar el contrato de servicios en triplicado. (Ver Modelo de Contrato en Anexo 3). • Después de leído el contrato, si el docente esta de acuerdo, lo firman el Presidente de la ACE y el docente. 9. Junta Directiva de la ACE • Entrega un original del contrato al docente. 10. Secretario de la Junta Directiva • Archiva un original del contrato. de la ACE • Elabora Acta de la toma de posesión (Anexo 4) del docente en el Libro de Actas. 11. Secretario de la Junta Directiva • Envía un original del contrato al de la ACE Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Dirección Departamental de Educación, dentro de los ocho días siguientes a su elaboración y firma.
  • 50. MODELO DE RESUMEN DE DATOS DE CANDIDATO A PLAZA VACANTE
  • 51. MODELO DE CONVOCATORIA
  • 52. MODELO DE CONTRATO ACE-EDUCADOR
  • 53. MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIÓN DE PLAZA VACANTE DE DOCENTE
  • 54. XVIII.¿CÓMO SE ELIGE AL DIRECTOR (A) DE UN CENTRO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO? La Junta Directiva de la ACE recibirá Currículum Vitae de los aspirantes y se reunirá con la Asamblea General para revisar y analizar la documentación y seleccionar al (la) candidata, que mejor convenga a la Comunidad; y enviará la documentación a la Dirección Departamental de Educación, para su registro e inscripción al Plan de Inducción y las pruebas respectivas. Los resultados obtenidos serán comunicados a la Junta Directiva de la ACE, para apoyarles en la selección y contratación, a fin de garantizar que el docente contratado desempeñe con eficiencia el cargo de Director. A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar a un director(a) del Centro Educativo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Dirección Departamental de • Presenta listado de Centros Educación Educativos priorizados para adjudicación de plazas de Director Único 2. Dirección de Modalidades del • Analiza y gestiona recursos. Nivel Central 3. Dirección de Modalidades del • Confirma a la oficina Nivel Central Departamental la asignación de plaza para director. 4. Dirección Departamental de • Planifica y coordina el proceso de Educación inducción y de acreditación en el Centro de Desarrollo Profesional. 5. Dirección Departamental de • Capacita y acredita a los Educación aspirantes. 6. Docente • Se presenta a la Comunidad donde esta la plaza de Director(a) Único con su carta de acreditación y presenta a la Junta Directiva dicha acreditación. 7. Junta Directiva de la ACE • Convoca (Anexo 2) y celebra Asamblea General para la selección de Director Único. 8. Asamblea General de ACE • Elige y ratifica al aspirante seleccionado y se levanta acta firmada por todos los presentes y
  • 55. con su respectivo número de DUI. 9. Junta Directiva de la ACE • Seleccionado el docente, lo convoca para celebrar el contrato de servicios en triplicado. (Ver Modelo de Contrato en Anexo 5) • Después de leído el contrato, si están de acuerdo las partes, lo firman; el presidente de la ACE y el docente. 10. Junta Directiva de la ACE • Entrega una original del contrato al docente. 11. Secretario de la Junta Directiva • Archiva un original del contrato. de la ACE Elabora Acta de la toma de posesión (Anexo 4) del docente en el libro de actas. 12. Junta Directiva de la ACE • Envía un original del contrato al Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Dirección Departamental de Educación, dentro de los ocho días siguientes a su elaboración y firma.
  • 56. CONTRATO ACE-DIRECTOR
  • 57. XIX.¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO EL CONTRATO DE LA ACE CON EL DOCENTE? La Junta Directiva de la ACE, puede dar por finalizado el Contrato con el maestro(a), por las razones o causales siguientes: • Cuando sea nombrado en una plaza oficial. • Cuando no cumpla con el horario de trabajo. • Por faltar al trabajo sin causa justificada. • Por faltas de respeto verbal o físico a los alumnos(as). • Por faltas de respeto a los miembros de la Junta Directiva, Padres y Madres de familia y demás miembros de la comunidad. • Por el mal desempeño de sus labores. • Cuando presente mala conducta pública o privada. • Por no cumplir con los requisitos académicos que lo acredite como docente. • Cuando se cierra la sección por baja matrícula o incumplimiento al Convenio de transferencia de fondos1. • Incumplimiento de otras estipuladas en el Código de Trabajo. Estos son los pasos a seguir para la cancelación del contrato al docente: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Junta Directiva de la ACE• Conoce del caso del maestro, lo discute y analiza; y si amerita sanción lo somete a conocimiento de la Asamblea General. Convoca (Anexo 2) a Asamblea General para informar sobre el caso. 2. Asamblea General de la • Discute y analiza el caso y determina el ACE procedimiento a seguir: Llamado de atención verbal, por escrito y cancelación de contrato. • Autoriza al Presidente de la ACE para aplicar el proceso establecido debiendo dejar constancia de ello en Acta (Anexo 6), la cual firma el docente y los directivos. 3. Presidente de la ACE • Hace el llamado de atención verbal al maestro, levantando el Acta respectiva. • De reincidir el maestro en la falta, aplica una segunda llamada de atención por escrito, dejando constancia en Acta, la cual firma el docente y los directivos. • De continuar la falta por parte del
  • 58. maestro, se expone el caso a la Dirección Departamental, presentando las actas anteriores. 4. Dirección Departamental • Verifica el caso y orienta a la Junta de Educación Directiva de la ACE, presentándole alternativas de solución. 5. Dirección Departamental • Verifica el avance del caso con la de Educación comunidad en Asamblea General y levanta Acta de los acuerdos tomados. 6. Dirección Departamental • Da seguimiento a los acuerdos de de Educación Asamblea de Educación General con la Junta Directiva de la ACE y los orienta en las decisiones a tomar. 7. Presidente de la ACE • Convoca a la comunidad en Asamblea General para llegar a una resolución del caso, y levanta Acta, la cual será firmada por todos los asistentes colocando sus respectivos números de DUI. 8. Junta Directiva de la ACE • Comunica al maestro por escrito la cancelación de su contrato en dicha comunidad. 9. Junta Directiva de la ACE • Deja sin efecto el contrato del docente. • Comunica a la Dirección Departamental sobre la cancelación del contrato.
  • 59. MODELO DE ACTA
  • 60. XX.¿CÓMO DEBE RENOVARSE O RATIFICARSE EL CONTRATO ACE-DOCENTE? La ratificación o no del Contrato ACE-Docente debe realizarse un mes antes de que finalice el año calendario. A continuación se presenta el procedimiento a seguir: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Junta Directiva de la ACE • Convoca a Asamblea General de Padres y Madres de familia de la ACE e informa sobre el desempeño y comportamiento profesional de los docentes durante el año. • Solicita ratificación o no de los contratos de los docentes. 2. Asamblea General de la ACE • Determina en base al Informe presentado, la ratificación o no de los contratos de los maestros para el siguiente año. 3. Secretario de la Junta Directiva • Levanta Acta de los acuerdos tomados, las asienta en el Libro de Actas de la ACE y es firmada por todos los asistentes con sus respectivos números de DUI. 4. Junta Directiva de la ACE • Celebra y entrega nota de ratificación de renovación de su contrato. • Entrega constancia de tiempo de servicio y sueldo a los docentes no ratificados y ratificados. (Ver modelo en Anexo 7)
  • 61. MODELO DE CONSTANCIA DE TIEMPO DE SERVICIO Y SALARIO
  • 62. XXI.¿CÓMO REALIZAR EL REORDENAMIENTO DEL RECURSO HUMANO? En caso de que no exista población escolar se procederá al traslado de fondos a otra comunidad y a la vez se realizará el trabajo de sensibilización con la comunidad favorecida. Para determinar el reordenamiento del docente el MINED por medio del técnico de la Dirección Departamental monitoreará constantemente al Centro Educativo. El representante del MINED, presentará por escrito su informe sobre el reordenamiento del docente, a fin de proceder al cierre de la sección. (Ver procedimiento de cierre de sección en el Paso a Paso No. 7 “Administración de la transferencia mensual a las Asociaciones Comunales para la Educación”). La Dirección Departamental de Educación presenta el Informe del reordenamiento a la Dirección de Modalidades para la autorización del cierre de la sección; para que posteriormente esta Dirección informe por escrito a la Dirección Departamental de Educación correspondiente. XXII.¿CUÁL ES EL ARCHIVO DEL PERSONAL DOCENTE? El Secretario de la Junta Directiva de la ACE, debe crear un expediente por cada docente, el cual debe contener los siguientes documentos: • Currículo Vitae y documentos probatorios como copias de títulos, NIP, DUI, diplomas u otros. • Contrato de servicio ACE-Maestro. • Incapacidades. • Permisos. • Hoja de vida. • Sanciones por escrito. • Copia de la constancia de tiempo de servicio y sueldo. • Otros. Este archivo deberá actualizarlo permanentemente. Al finalizar el año deberá entregar constancia del tiempo de servicio y de ingreso, descuentos y retenciones debidamente firmada por el Representante legal de la ACE, que es el Presidente de la misma.
  • 63. XXIII.¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ACE CON EL DOCENTE? La ACE después de la contratación del docente, es responsable de los siguientes aspectos: Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribirá en las Oficinas de Inscripción del ISSS. Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y Cotizaciones. Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deberá indicarle que lo haga en las oficinas de inscripción de la Caja Mutual. Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliará a la AFP donde estén afiliados la mayoría de docentes. XXIV.¿EN QUÉ CASOS LA ACE PUEDE CONTRATAR DOCENTES INTERINOS? La ACE podrá contratar docentes interinos solamente en los casos de: • Incapacidad de uno a tres meses por enfermedad grave del maestro. • Incapacidad por embarazo. • Becas. En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte del salario mensual del docente. En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de fondos del 25% a partir del tercer día o el período de la incapacidad que otorgue el ISSS por enfermedad o de los 84 días de salario por maternidad a la Dirección Departamental, para que ésta a través de la Pagaduría Departamental tramite el incremento de fondos. Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deberá enviar copia del contrato de servicios ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y control. El pago del interino se realizará con el salario asignado al docente incapacitado.
  • 64. A continuación se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago del docente interino: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Docente • Solicita en el ISSS la constancia médica, que ampare el período de su incapacidad. • Presenta la incapacidad a la Junta Directiva de la ACE y la solicitud de permiso. (Ver modelo en Anexo 8) 2. Junta Directiva de la ACE • Recibe y revisa documentación presentada por el docente y lo guarda en el archivo del personal docente. 3. Junta Directiva de la ACE • Busca docente Interino (a) y contrata por el tiempo que dura la incapacidad. 4. Junta Directiva de la ACE • Llena solicitud de Incremento de Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo presenta a la Dirección Departamental, adjuntándole copia de la Incapacidad y solicitud de permiso del docente. 5. Dirección Departamental de • Recibe y revisa solicitud de Educación incremento de fondos. • Solicita el incremento de fondos a la Pagaduría Departamental de Educación. 7. Pagaduría Departamental • Recibe solicitud de incremento de de Educación fondos y lo tramita ante la Gerencia Financiera del MINED. 8. Pagaduría Departamental • Tramita fondos y los deposita a la de Educación Pagaduría Departamental. 9. Gerencia Financiera • Recibe fondos y los deposita a la cuenta bancaria de la ACE.
  • 65. MODELO DE SOLICITUD DE PERMISO POR INCAPACIDAD
  • 66. MODELO DE SOLICITUD DE INCREMENTO DE FONDOS F-4
  • 67. DOCUMENTO 4 IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS INTRODUCCIÓN El propósito de este documento es que todas las Modalidades de Administración Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociación Comunal para la Educación (ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar (CECE), conozcan las Normas y Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecución de los recursos financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de graduación y otros. Con ello se pretende fomentar sanas prácticas administrativas al interior de las Modalidades de Administración Escolar Local y en esa medida se espera que los recursos se inviertan en la satisfacción de las necesidades prioritarias de la población estudiantil. Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General de Educación, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación, Convenio de Cooperación Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educación y la Iglesia Católica a través de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administración de fondos.
  • 68. NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO A. ADMINISTRATIVA: 1.Los fondos que administren las Modalidades de Administración Escolar Local se invertirán en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarán prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educación. 2.Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las modalidades deberán estar debidamente legalizadas: CDE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante Resolución Departamental de reconocimiento de miembros. ACE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación, mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta. CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educación les asigna, deberá estar Acreditado mediante Resolución firmada por el Director Departamental de Educación y sus miembros registrados en acta. 3.Las decisiones en la administración de los recursos de los centros educativos deberán tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad. 4.Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad que registra y/o controla bienes del centro educativo deberá levantarse el Acta de Traspaso correspondiente. B. TRANSFERENCIAS DE FONDOS: 1.Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educación, deberán suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar. 2.Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán atender las condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educación u otras entidades y serán responsables de la liquidación de los fondos recibidos. C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SÓLO PARA CDE Y ACE) 1.Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones Comunales para la Educación los provenientes de las contribuciones de apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones de
  • 69. tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley General de Educación. 2.La utilización de estos ingresos serán para beneficio de la institución educativa para el mejoramiento de la calidad de la educación, sustentados en Art. 77 de la Ley General de Educación y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación. 3.Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar, deberán imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el control exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres de familia y la otra para el control de los demás ingresos que se perciban. En el caso de las ACE únicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas escolares, donaciones y otros. 4.Todos los ingresos percibidos deberán ser depositados en forma integra, en las siguientes 24 horas hábiles a su recepción. 5.Las modalidades podrán modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo, debiéndolas registrar en acta en el libro correspondiente. 6.Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la modalidad podrá modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los recursos en actividades prioritarias del centro educativo. 7.Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad educativa, aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de administración escolar, no deberá limitarse a registrar únicamente los resultados de dicha actividad, si no que deberán anotarse todos los documentos, que respalden legalmente los egresos y/o ingresos, los cuales deberán registrarse detalladamente en los libros respectivos. Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., deberán resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para su revisión posterior. D. MANEJO DE LOS FONDOS: 1.Las Modalidades deberán aperturar en cualquier Banco del sistema financiero, una cuenta corriente específica para manejar los fondos que perciban por transferencias del MINED y otra, para los otros ingresos. 2.Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar una cuenta corriente, se manejarán en efectivo y sus registros se llevarán en el libro de ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, siéndoles aplicables las demás regulaciones.
  • 70. 3.Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos Católicos Escolares serán aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación según Acuerdo de Personería Jurídica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar “José Matías Delgado”, Asociación Comunal para la Educación del Caserío Tres Amates, Cantón Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador. 4.Las cuentas bancarias deberán ser administradas mancomunadamente de acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Concejal Representante de los Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero. 5.La chequera deberá ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de Administración Escolar Local y nadie deberá firmar cheques en blanco, no obstante la chequera deberá resguardarse en el Centro Educativo. 6.Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros Ingresos, deberá ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma mancomunada. Los cheques anulados deberán ser engrapados en el taco de la chequera. E. CAJA CHICA: 1.Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que genere el Centro Educativo las Modalidades de Administración Escolar Local; podrán en caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de $57.14 equivalente a ¢ 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada. 2.Los gastos pagados por Caja Chica, no podrán ser mayores de US$ 22.86, equivalentes a ¢200.00. 3.Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarán un Libro Auxiliar. F. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: 1.Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultorías, deberán ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual será: Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario (a); CECE = Secretario (a). 2.La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y consultorías, será responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a); CECE = Director (a). 3.El pago de bienes y servicios deberá efectuarse con cheque emitido a nombre del Proveedor o Suministrante, los cuales deberán respaldarse con factura o recibo de conformidad a la Ley del IVA o en efectivo según lo normado en el apartado de caja
  • 71. chica; en el caso de pago de bienes y servicios deberá considerarse la ley del impuesto sobre la renta. 4.En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes Modalidades de Administración Escolar Local no podrán comprometer recursos de la institución a períodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros ingresos; con los fondos de las transferencias deberán respetar la vigencia y el monto de la ejecución de éstas. 5.Para respaldar la adquisición de bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas deberán evidenciar la recepción de las mismas mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los participantes. 6.Para que la factura que respalda la adquisición de bienes y servicios tenga validez deberá reunir las siguientes condiciones: • No deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras. • Deberán de ser documentos originales, no fotocopias. • Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de inmuebles será indispensable escribir las características particulares de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca, serie; el número de inventario correspondiente y los aspectos a considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente. • En el caso de reparaciones con los inmuebles se deberá especificar la clase de daño a reparar su ubicación, tamaño, área, descripción y cantidad de material utilizado (justificado con facturas según ley) y además las causas que generaron los daños mencionados. • A todos los documentos de egresos deberán estamparles un sello de pagado que contenga la siguiente información: fecha, No. de cheque, valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta. G. REGISTRO DE LOS FONDOS: 1.Las Modalidades deberán llevar un libro de ingresos y gastos para las transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la Dirección Departamental del Ministerio de Educación; separando los folios necesarios para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia, deberán anotar el nombre de la misma. 2.Los otros ingresos deberán registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por la Dirección Departamental del Ministerios de Educación. El nombre del libro será “Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos”.
  • 72. 3.Las modalidades deberán llevar también un Libro de Banco para la cuenta bancaria de las transferencias del MINED. 4.Los registros en los libros de ingresos y egresos deberán reunir las siguientes características: • No deberán dejarse espacios entre líneas ni paginas en blanco. • Todas las anotaciones deberán hacerse en orden cronológico y a tinta azul o negra nunca a lápiz. • El libro no deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si los hubiere deberán hacerse del conocimiento de la Administración Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas. • Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de ingresos y gastos deberán numerar y legalizar las hojas en blanco correspondientes en la Dirección Departamental, para que registren las operaciones mensualmente. La Dirección Departamental llevará un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los Centros Educativos. 5.Las modalidades deberán tomar en cuenta las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) 1-18-01 Capítulo 1 Normas Generales Documentación de Soporte. “Las operaciones que realicen las entidades públicas, cualquiera que sea su naturaleza, deberán contar con la documentación necesaria que las soporte y demuestre, ya que con ésta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operación; asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su análisis. La documentación debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para su actualización oportuna.” 6.Las Modalidades deberán mantener actualizado un archivo mensual y anual por fuente de financiamiento y bono ordenando cronológicamente los documentos legales que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente: 6.1 Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente; 6.2 Recibos de los ingresos; 6.3 Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros documentos que respalden el proceso de compra. 6.4 Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja Chica. 6.5 Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias; 6.6 Informe de Rendición de cuentas anual y de los otros ingresos, liquidación anual y otros.
  • 73. H. RENDICIÓN DE CUENTAS: 1.Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán presentar un informe de rendición de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la liquidación respectiva. 2.Los fondos que administran las diferentes Modalidades, serán objeto de auditoria por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado. 3.Las Modalidades de Administración Escolar Local presentarán al Ministerio de Educación o a las instituciones interventoras del Estado, toda información relacionada al manejo de los fondos cuando éstas lo requieran. 4.El Consejo Directivo Escolar deberá convocar como mínimo a dos reuniones con toda la Comunidad Educativa durante el año, con la finalidad de presentar el Plan Escolar Anual de la institución, la planificación presupuestaria y los logros obtenidos en su ejecución. La Junta Directiva de la Asociación Comunal para la Educación deberá presentar informes financieros y de operación a la Asamblea General y autoridades competentes del Ministerio de Educación cuando éstas lo requieran. ESPECÍFICA PARA CECE: A. Esta normativa para los Consejos Educativos Católicos Escolares se aplica únicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educación. XXV.PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por las modalidades de administración escolar local en la gestión de los fondos que el MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad educativa. La aplicación de estos procedimientos les permitirá una utilización racional y ordenada de los recursos; así como demostrar transparencia en el manejo de los mismos. A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Miembros Se presentan al banco comercial de su responsables con preferencia para aperturar las cuentas corrientes firma mancomunada: correspondientes al manejo de las transferencias CDE: Presidente, del MINED y de los otros ingresos; con la
  • 74. Tesorero y Concejal siguiente documentación: Representante de los • Para la ACE deberán presentar copia del Maestros. Acuerdo de Personería Jurídica. ACE: Presidente y • Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la Tesorero. Personería Jurídica por cambio de CECE Director y denominación del centro educativo, si es Tesorero. nuevo CDE Acuerdo de Personería Jurídica. • Para los CECE, Constancia de acreditación con Vo. Bo. del Titular del Ramo, o Resolución de Reconocimiento de CECE firmada por el Director Departamental, si es de reciente creación. • Originales y fotocopias del DUI de los responsables de la cuenta. 2. Institución Bancaria. • Recibe y revisa documentos. • Elabora contrato de cuenta corriente a nombre de la modalidad y centro educativo, lo pasa a firma de los miembros con firma mancomunada. 3. Miembros con firma • Reciben y revisan documento, si todo mancomunada esta correcto lo firman. 4. Institución Bancaria • Entrega una copia del contrato a los miembros con firma mancomunada. 5. Institución Bancaria • Mensualmente remitirá el original del Estado de Cuenta a la Modalidad de Administración Escolar Local. • En aquellos casos en que no llega correspondencia a la Modalidad, ésta deberá presentarse al Banco cada mes a reclamar el Estado de Cuenta. B. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO Y RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL Y EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Director Departamental de Envía convocatoria al Presidente de la Educación. modalidad 2. Presidente de la Modalidad Convoca a reunión extraordinaria a los de Administración Escolar miembros de la modalidad Local.
  • 75. 3. Miembros con firma Preparan la siguiente documentación: mancomunada de la • Fotocopia del Contrato de la cuenta Modalidad de bancaria (si es nueva). Administración Escolar • Fotocopia de la liquidación del(los) Local. bono(s) recibidos el año anterior. • Fotocopia de los DUI, si hay cambio de miembros con firma mancomunada. • Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integración si ha vencido el período de los miembros del CDE. 4. Miembros con firma Se presentan ante el encargado(a) de mancomunada de la Administración Escolar Local de la Dirección Modalidad de Departamental de Educación que les Administración Escolar corresponda, con los siguientes documentos: Local. • Fotocopia de la Liquidación de los fondos de Bonos del año anterior, • Fotocopias de los Documentos de Identidad • Personal, si son nuevos miembros. • Fotocopia del contrato de apertura de la cuenta corriente. • Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integración si ha vencido el período del Consejo, para su legalización. 5. Encargado(a) de Recibe y revisa documentos presentados por Administración Escolar los miembros de la modalidad. Local de la Dirección Departamental de Educación. 6. Encargado(a) de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que Administración Escolar los documentos para legalizar la transferencia, Local de la Dirección los siguientes: Departamental de • Resolución de Reconocimiento de Educación. Miembros, • Nota de autorización para cambio de firmas dirigida al Banco de la modalidad. (Anexo 1) Estos documentos deberán ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educación. A la modalidad deberá entregar la trascripción del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas.
  • 76. 7. Encargado de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que Administración Escolar los documentos para legalizar la transferencia, Local de la Dirección los siguientes: Departamental de • Resolución de Reconocimiento de Educación. Miembros, • Nota de autorización para cambio de firmas dirigida al Banco de la modalidad. (Anexo 1) Estos documentos deberán ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educación. A la modalidad deberá entregar la trascripción del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas. 8. Miembros con firma Si la modalidad no tiene problemas de mancomunada de la vencimiento de miembros, de liquidación o Modalidad de auditorias notificadas con hallazgos Administración Escolar pendientes, emitirá lo siguiente: Local. • Convenio General (Anexo 2), • Recibo de transferencia de fondos (Anexo 3). • Nota de autorización al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la modalidad.(Anexo 4) Estos documentos deberá entregarlos a la modalidad para su lectura, revisión y firma. 9. Encargado de Reciben, leen, revisan documentos, si están Administración Escolar de acuerdo con su contenido, los firman y Local de la Dirección sellan. Departamental de Devuelven los documentos al encargado de Educación. administración escolar local. 10. Director Departamental de Una vez revisados, firmados y sellados por la Educación. modalidad el Convenio, Recibo y nota de autorización para que el MINED pueda congelar los fondos transferidos, los pasa a firma y sello del Director Departamental de Educación. 11. Encargado de Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y Administración Escolar sella Convenio. Local. Devuelve los documentos al encargado de administración escolar local. 12. Encargado de Entrega una copia del Convenio y una del Administración Escolar recibo a los miembros de la modalidad. Local. 13. Pagador Auxiliar Prepara expediente de la Modalidad de Departamental. Administración Escolar Local, conteniendo: • Originales del Convenio y Recibo,
  • 77. • Copia del contrato de apertura de cuenta corriente. (Si es nueva). • Fotocopias de los DUI (cuando hay cambio de miembros con firma mancomunada). • Hoja de Liquidación de Bono(s) anteriores. • Nota de autorización al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la transferencia. Envía expediente a la Pagaduría Auxiliar Departamental. 14. Pagadora Auxiliar Recibe el fólder con los documentos Departamental. anteriores, revisa documentos y si todo esta correcto, elabora requerimiento de fondos. 15. Gerencia Financiera. Remite requerimiento de fondos a la Gerencia Financiera. 16. Pagador Auxiliar Gestiona los fondos ante el Ministerio de Departamental. Hacienda. Transfiere los fondos a la cuenta de la Pagaduría Auxiliar Departamental. Comunica del depósito a la Pagaduría Auxiliar Departamental. 17. Encargado de Elabora planilla de transferencia de fondos Administración Escolar para las cuentas de las modalidades por Local. banco.
  • 78. NOTA DE AUTORIZACIÓN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA AL BANCO DE LA MODALIDAD
  • 79. CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE) MINISTERIO DE EDUCACIÓN REPÚBLICA DE EL SALVADOR Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEÑO, mayor de edad, PROFESOR, del domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carácter de Director Departamental de Educación y que en adelante se llamará Ministerio de Educación; y por otra parte los(as) señores(as): 1) DANIEL PÉREZ Mayor de edad y de ocupación MAESTRO del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO con Documento Único de Identidad No. extendida en SOYAPANGO con fecha 01/01/2000 2) MIEMBRO 2 DE PRUEBA Mayor de edad y de ocupación SDF del domicilio SDFDFD con Documento Único de Identidad No. extendida en SAN SALVADOR con fecha 01/01/2002 3) SANDRA MARIBEL MONGE Mayor de edad y de ocupación PROFESORA del domicilio de CTN SAN JERÓNIMO KM 30 GUAZAPA con Documento Único de Identidad No. extendida en AGUILARES con fecha 18/03/1998 Quienes actúan mancomunadamente en representación del CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE DALTON" con código No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8, AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdicción: AGUILARES Departamento: SAN SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.
  • 80. I.MARCO LEGAL: Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educación y el CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), se tomará como base: • El Artículo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente. • Los Artículos 65 y 77 de la Ley General de Educación. • El Artículo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente. XXVI.OBJETO: El objeto del presente Convenio es establecer los términos y condiciones en que el Ministerio de Educación transferirá al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educación y de Cooperación de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales. XXVII.OBJETIVOS DEL CONVENIO: El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A. Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos. B. Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administración y gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al interior del centro educativo. C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas. XXVIII.RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR: A. Del Ministerio de Educación: 1.Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecución de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el nivel de EDUCACIÓN BÁSICA 2.Proporcionar y/o gestionar capacitación, asistencia técnica a los miembros del Consejo Directivo Escolar a fin de que éste cumpla con lo estipulado en el presente Convenio y los objetivos institucionales.
  • 81. 3.Emitir las normas, especificaciones técnicas, condiciones específicas, instructivos para la administración de fondos. 4.Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes adviertan cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando así convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educación hará la comunicación respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y también lo hará del conocimiento a los miembros de la Modalidad. 5.Definir los mecanismos, procesos, períodos e instrumentos sobre como el Consejo Directivo Escolar liquidará dichos fondos. 6.Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga, determine o establezca. 7.Establecer el monto de la transferencia a cada institución educativa de acuerdo a criterios que se establezcan por cada transferencia. B. Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominará Modalidad: 1.La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la educación y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; así como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este Ministerio y otras regulaciones del Estado. 2.La Modalidad, llevará los libros de control de los ingresos y gastos debidamente autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en donde reflejen los ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados. 3.La Modalidad, deberá tener los comprobantes de gastos y/o ingresos efectuados, así como los documentos de liquidación de fondos, que deberán estar disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educación y/o alguna institución fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deberá tener por un período de diez años los libros de ingresos y gastos y por cinco años la documentación de respaldo. 4.La Modalidad, autorizará por escrito al Ministerio de Educación para congelar los fondos según lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las responsabilidades del Ministerio de Educación. 5.Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, ésta deberá presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educación, el correspondiente recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal Propietario Profesor.
  • 82. 6.La Modalidad deberá tomar las medidas para conservar su capacidad operativa para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente Convenio y lograr así una eficiencia mayor en el ejercicio. C. Responsabilidades Conjuntas: 1.Mantener comunicación constante de acuerdo a las necesidades de cada una de las partes y por los canales respectivos. 2.Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo para la ejecución de los gastos. 3.Este Convenio tendrá vigencia a partir de la fecha de su suscripción y finalizará cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el período que designe el Ministerio de Educación. 4.Ambas partes aceptan que este Convenio se regirá por las normas y procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio de Educación; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en todas sus partes. XXIX. MONTO DEL CONVENIO: El monto del Convenio, estará determinado por las disponibilidades financieras del Ministerio de Educación, de los Organismos e Instituciones de Cooperación Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las políticas de montos, desembolso y fines que establezcan las mismas, para lo cual presentarán recibo, él cual describirá información concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento. XXX.DE LO NO PREVISTO: Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, será resuelto entre la Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educación y si es necesario se tendrá por incorporado a éste en forma de Adenda al mismo o por Resolución Departamental. En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a los DIECISIETE días del mes de enero del DOS MIL TRES.
  • 83. MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA
  • 84. MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIÓN AL BANCO PARA QUE EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA MODALIDAD
  • 85. XXXI.PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÒN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO. A. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Secretario de la Modalidad Mantendrá en la institución una lista de de Administración Escolar proveedores actualizados y sus antecedentes Local. clasificados según la naturaleza del bien o servicio que ofrezcan, con el objeto de disponer de la información oportuna para realizar nuevas adquisiciones (donde se amerite). 2. Modalidad de Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de Administración Escolar conformidad al Presupuesto del centro Local. educativo, a fin de cumplir con los objetivos y metas trazadas por la entidad en el Plan Escolar Anual. Define las características de los bienes o servicios que requieren. 3. Encargado de Compras: -Para realizar la compra deberán observar las CDE Concejal Padre de formas de contratación establecidas por la Ley Familia ACE Secretario (a) de Adquisiciones y Contrataciones de la CECE Secretario (a) Administración Pública (Anexo 6). 4. Encargado de Compras: Elabora solicitud de cotización (Anexo 7) y CDE Concejal Padre de envía a proveedores que pueden suministrar el Familia ACE Secretario (a) tipo de bien o servicio requerido, estableciendo CECE Secretario (a) el tiempo de entrega de los bienes o servicios. Cuando se trate de equipo y mobiliario escolar; se deben adquirir eminentemente nuevos y con garantía. Cuando se trate de equipo de cómputo deberá adquirirse con garantía y el software con su respectiva licencia; cuidando que el software sea de las últimas versiones y equipo actualizado. 5. Empresa o Proveedor. Recibe solicitud y prepara por escrito la cotización, para entregarla o enviarla al Encargado de Compras de la Modalidad de Administración Escolar Local. 6. Encargado de Compras: Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega CDE Concejal Padre de a la modalidad para su respectivo análisis. Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) 7. Modalidad de En reunión ordinaria o extraordinaria hacen los
  • 86. Administración Escolar análisis: Local. • Técnico (revisión de las características técnicas de los bienes o servicios, la garantía del bien o servicio, tiempos de entrega). (Anexo 8) • Económico (precios de los bienes o servicios) (Anexo 9) Seleccionan al proveedor, dejando asentado en acta tal decisión. (Anexo 10). 8. Encargado de Compras: CDE: Concejal Padre de Familia; ACE: CDE: Concejal Padre de Secretario(a); CECE: Secretario(a). Familia; ACE: Secretario Procede a elaborar Orden de Compra de (a); CECE: Secretario (a) Bienes y Servicios con numeración correlativa (Anexo 11). 9. Empresa o Proveedor. Entrega los bienes o servicios y factura de consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor de la Modalidad de la Administración Escolar local (Anexo 13) en casos eventuales, al Representante de la Modalidad de Administración Escolar Local. 10. Encargado de la recepción Recibe y revisa los bienes y/o servicios y de los bienes por factura o recibo, debiendo: Modalidad: CDE Presidente ACE Presidente y CECE Levantar un Acta de Recepción numerada Director. correlativamente (Anexo 14) para dejar constancia de que se recibe a entera satisfacción. Cuando fueren bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas deberán evidenciar la recepción de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, número de DUI y firma de los participantes. 11. Tesorero(a) de la Modalidad Recibe factura, Orden de Compra, Acta de de Administración Escolar Recepción y/o listado de asistentes cuando Local. corresponda. Emite cheque a favor de la empresa o proveedor firmándolo, obtiene firma del Presidente y del Concejal Representante de los Maestros y entrega al Proveedor. Estampa el sello de pagado a la factura, llenando la información requerida en él. Registra en el libro de ingresos y gastos y en el de Banco.
  • 87. Archiva en el expediente correspondiente la documentación. 12. Modalidad de Será el responsable de su registro y control, Administración Escolar donde podrán demostrar su utilización. Local.
  • 88. MODELO DE PLAN DE COMPRAS
  • 89. FORMAS DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MONTO US$ TIPOS DE FORMAS DE OBSERVACIONES ADQUISICIONES CONTRATACIÓN De 0 a 10 Obras, bienes, Libre Gestión Basta una sola cotización. salarios servicios y mínimos Consultorías. urbanos1/ o sea De US$ 0.0011 a US$ 1,440.00 Arriba de 10 Obras, bienes, Libre Gestión Deberá contener como salarios servicios y mínimo 3 cotizaciones de mínimos consultorías. ofertantes. urbanos hasta Se debe realizar por un monto comparación de calidad y inferior a 80 precios. salarios Cuando se trataré de mínimos ofertante único o marcas urbanos específicas, en que bastará De un solo ofertante, para lo US$ 1,440.01 a cual se debe emitir una US$ 11,520.01 resolución razonada (Anexo 6-A). (Art. 13 que reforma el literal c) del Art. 40 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y Art. 14 que reforma el literal c) del Art. 41 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones. 2/ “No podrá adjudicarse la adquisición o contratación al mismo ofertante o contratista cuando el monto acumulado de un mismo bien o servicio asignado por Libre Gestión, supere el equivalente a 80 salarios mínimos urbanos, dentro de un período de tres meses, so pena de nulidad”. Art. 17 que reforma el Art. 70 de la Ley. Arriba de 80 Obras, bienes, Licitación Pública. Es la forma de selección de salarios servicios y contratistas en la que se
  • 90. mínimos consultorías. elabora una lista de urbanos ofertantes, con un mínimo US$ 11,520.01 de cuatro invitaciones a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras a las que se invita públicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos 3/ (Art. 16 que reforma al Art. 66 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones. 1/ Considerando que el salario mínimo urbano actual es de US$ 144.00; modificándose los techos automáticamente si se modifica el salario mínimo urbano. 2/ Para aplicación de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, publicada en el Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350 del 15 de enero del 2001. 3/ Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las formas de contratación de bienes y servicios, el MINED podrá emitir una resolución modificativa específica.
  • 91. MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIÓN RAZONADA
  • 92. MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
  • 93. MODELO DE ANÁLISIS TÉCNICO
  • 94. MODELO DE ANÁLISIS ECONÓMICO
  • 95. MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIÓN DE UN BIEN O SERVICIO
  • 96. MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
  • 97. MODELO DE FACTURA
  • 98. MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO DEL IVA)
  • 99. MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
  • 100. B. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS. PASO REPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de En reunión de la modalidad acuerdan: Administración Escolar • Autorizar el Libro de Banco de la cuenta Local bancaria de las transferencias en la primera pagina del libro, debiendo firmar todos los miembros de la modalidad, y • Llevar a legalizar a la Dirección Departamental el libro de Ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, según corresponda. 2. Presidente de la Se presenta a la Dirección Departamental Modalidad de correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos y Administración Gastos de las operaciones financieras a Escolar Local. efectuarse. 3. Director (a) Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las Departamental de operaciones financieras a efectuarse. Educación. Lleva control de la autorización de los mismos. 4. Director (a) Una vez legalizado el libro lo entrega al Departamental de Presidente de la modalidad. Educación. 5. Presidente de la Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las Modalidad de transferencias y el de los otros ingresos, así Administración Escolar como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de Local. las transferencias al Tesorero para que inicie el registro de las operaciones financieras. 6. Tesorero de la Modalidad Recibe los libros legalizados. de Administración Escolar Local. 7. Tesorero de la Modalidad Confirma en el banco la disponibilidad financiera de Administración Escolar de las cuentas. Local. 8. Tesorero de la Modalidad En la parte superior del primer folio a utilizar por de Administración Escolar cada transferencia o de otros ingresos del libro Local. de ingresos y gastos correspondiente, debe anotar el nombre y año de los fondos a registrar. De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta de las transferencias, deberá anotar el número de la cuenta a que corresponde el Libro, el nombre del banco y el año. 9. Tesorero de la Modalidad Registra la cantidad de los fondos recibidos, en de Administración Escolar la columna referente a Ingresos y también en la Local. de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo 15) y de igual manera en el Libro de Banco correspondiente (Anexo 16).
  • 101. 10. Tesorero de la Modalidad Tesorero de la Modalidad de Administración de Administración Escolar Escolar Local. Local. Todo gasto debe pagarse mediante cheque (Anexo 17). Cada vez que emita un cheque de pago, el Tesorero debe: • Considerar la aplicación de la Ley del Impuesto sobre la Renta, principalmente el Capítulo II, Art. 66. • Registrar en el Libro de Ingresos y Gastos y en el Libro de Banco, los movimientos efectuados, en la parte que corresponde a los Gastos ; llevando así el control de todos los gastos y saldos realizados en forma periódica, incluyendo cheques emitidos a favor del Encargado de Caja Chica. 11. Tesorero(a) de la Sella de pagado cada factura o recibo Modalidad de cancelado, indica la fecha, cheque No., por el Administración Escolar valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18). Local. 12. Tesorero de la Modalidad Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al de Administración Escolar finalizar cada página del Libro de Ingresos y Local. Gastos, indicando que pasa a la siguiente página, y en la siguiente indicará que vienen totales de la página anterior. Mensualmente debe establecer el saldo; así como también el acumulado anual. 13. Tesorero de la Modalidad Al final de cada mes, deberá hacer un resumen de Administración Escolar de los egresos por concepto. Local. 14. Tesorero de la Modalidad Deberá integrar un archivo por fuente de de Administración Escolar financiamiento, ordenando cronológicamente los Local. documentos legales que respaldan los ingresos y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la Normativa). 15. Tesorero de la Modalidad Archiva documentos legales y financieros de Administración Escolar (resguardando por cinco años los documentos Local. de respaldo y por diez años los libros) para la rendición de cuentas correspondiente.
  • 102. MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
  • 103. MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO
  • 104. MODELO DE CHEQUE MODELO DE SELLO ANEXO 18
  • 105. C. REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de En reunión ordinaria acuerdan realizar los trámites Administración para la impresión de los talonarios de recibos de Escolar Local ingresos, antes de que inicie el año escolar. 2. Modalidad de Manda a una imprenta a elaborar los recibos Administración prenumerados de ingresos, (sólo para CDE y ACE) en Escolar Local dos series: • Una para las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para las demás fuentes de ingresos. (Anexo 19-A) 3. Modalidad de Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de Administración las dos series, mediante control de numeración al Escolar Local Tesorero de la modalidad. 4. Tesorero de la Recibe, firma control y resguarda los talonarios. Modalidad 5. Tesorero o persona Emite recibo correspondiente por cada ingreso. designada por la modalidad Registra detalladamente en el libro de ingresos y gastos, en la columna de ingresos y en orden cronológico el concepto y el monto recibido. Remesa íntegramente en las 24 horas hábiles siguientes a la recepción de los fondos a la cuenta corriente de la modalidad, dejando copia del comprobante de remesa. 6. Tesorero o persona Al finalizar cada mes hará un resumen de los ingresos designada por la percibidos de cada concepto modalidad 7. Tesorero o persona En caso de perdida de recibos, la Administración designada por la Escolar deberá registrar en acta oportunamente la modalidad numeración de los recibos prenumerados extraviados. 8. Tesorero o persona Para el registro y control de los gastos de estos designada por la fondos, deberá aplicar la normativa y procedimientos modalidad establecidos para la ejecución de las transferencias; así como aperturar caja chica.
  • 106. MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)
  • 107. MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)
  • 108. D. MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Administración En reunión ordinaria acuerdan la creación de Escolar Local Caja Chica, por un monto no mayor de US$ 57.14, equivalente a ¢500.00, para efectuar gastos menores de hasta US $22.85, equivalentes a ¢ 200.00. 2. Secretario de la Modalidad Registra este acuerdo en el Libro de Actas de la modalidad, indicando la finalidad de uso de los fondos. 3. Modalidad de Administración Ordenan la impresión de vales Escolar Local prenumerados para el control de la caja chica (ver anexo 20). Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar que tendrá que llevar para el registro de los ingresos y gastos por el fondo que de caja chica. Hacen entrega del libro auxiliar al Tesorero para que lleve los registros correspondientes al uso de los fondos. 4. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora cheque a su favor por el valor de de Administración Escolar US$ 57.14 Local. Solicita a los miembros que tienen firma mancomunada, que firmen el cheque. 5. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora recibo por el valor del cheque de Administración Escolar especificando la finalidad de uso de los Local. fondos. Hace efectivo el valor del cheque. 6. Presidente(a) o Director(a) de Aprueba compra por Caja Chica y comunica la Modalidad de al Tesorero. Administración Escolar Local. 7. Encargado de Compras: CDE Solicita fondos al Tesorero para realizar la Concejal Padre de Familia compra. ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) 8. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora vale prenumerado especificando el de Administración Escolar uso del dinero y la cantidad en letras y Local. números. Solicita al Encargado de Compras que firme el vale. 9. Encargado de Compras: CDE Firma vale prenumerado y se lo devuelve al Concejal Padre de Familia Tesorero. ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) 10. Tesorero de la Modalidad de Entrega el dinero y archiva el vale.
  • 109. Administración Escolar Local. 11. Encargado de Compras: CDE Efectúa la compra y pide factura de Concejal Padre de Familia consumidor final o recibo en casos ACE Secretario (a) CECE eventuales debidamente firmado por quién Secretario (a) recibe el pago. 12. Encargado de Compras: CDE Entrega factura o recibo al Tesorero como Concejal Padre de Familia comprobante de la compra. ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) 13. Tesorero de la Modalidad de Sella la factura o recibo con el sello de Administración Escolar Local. PAGADO, escribe cancelado en el vale, se lo anexa a la factura y los archiva. 14. Tesorero de la Modalidad de Al acumular el 80% o más en facturas y/o Administración Escolar Local. recibos pagados, elabora solicitud de liquidación de caja chica (Anexo 21) anexando comprobantes de gasto. Solicita a la Modalidad la reposición de dichos fondos. 15. Modalidad de Administración Si la modalidad autoriza la reposición del Escolar Local. 80% de los fondos para caja chica, de nuevo se siguen los pasos del 4 al 14. 16. Tesorero de la Modalidad de Para la liquidación final de los saldos de los Administración Escolar Local. fondos no habrá reintegro a Caja Chica, sólo comprobación de los gastos.
  • 110. MODELO DE VALE
  • 111. MODELO DE LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA 1 / Si es factura anotar el número, si es recibo anotar el nombre de quién recibió el dinero.
  • 112. E. ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA PASO REPONSABLE ACTIVIDAD0 1. Modalidad de • Solicita oportunamente cada mes al banco Administración los estados de las cuentas bancarias. Escolar Local. • Cuando se trate de la cuenta de las transferencias, debe verificar contra el Libro de Banco y la chequera para revisar los cheques emitidos y concilia ambos saldos. Suma los saldos del libro de ingresos y gastos de las diferentes transferencias, cantidad que debe coincidir con el saldo del libro de banco. • Cuando se trate de la cuenta de los otros ingresos, debe verificar contra el libro de ingresos y gastos de esta fuente y la chequera y concilia ambos saldos. 2. Tesorero(a) de la Elabora informe de conciliación bancaria (Anexo Administración 22). Escolar. 3. Presidente (a) o De no estar de acuerdo con el Estado Bancario, Tesorero (a) de la deberá reclamar las inconsistencias ante el banco Administración en un período no mayor de 10 días de haberse Escolar. recibido el informe por parte del banco.
  • 113. MODELO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
  • 114. F. RENDICIÓN DE CUENTAS Y LIQUIDACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO. Las modalidades de administración escolar local deberá elaborar un informe anual de rendición de cuentas y presentar la liquidación de fondos cuando se trate de las transferencias por el Ministerio de Educación, ante la comunidad educativa y la Dirección Departamental de Educación correspondiente. Para los otros ingresos deben únicamente rendir un informe anual a la comunidad educativa. El informe anual de rendición de cuentas deberá contener los objetivos y metas alcanzadas, el número de niños, niñas y jóvenes beneficiados, los ingresos recibidos, los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en función del Plan Escolar Anual y presupuesto de la institución educativa. A continuación, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para elaborar y presentar la liquidación de los fondos transferidos por el MINED, detallando paso a paso las actividades y responsables; así como el formato a utilizar: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente de la Cuando se han agotado los fondos de una Modalidad transferencia, convoca a reunión a la modalidad para: • Informar que se agotaron los fondos y • Que conjuntamente con los otros miembros con firma mancomunada prepararan la liquidación y la presentaran a la Dirección Departamental correspondiente. 2. Miembros con firma Ordenan toda la documentación de respaldo y de mancomunada de la registro financiero por cada transferencia recibida Modalidad de de acuerdo a los lineamientos contenidos en el Administración Escolar formulario de liquidación.(Anexo 23) Local. 3. Miembros con firma Llenan el formato de liquidación (Anexo 23). mancomunada de la modalidad de Elaboran el informe de rendición de cuentas, en el Administración Escolar que se demuestre el cumplimiento de los objetivos Local. y metas, número de beneficiarios atendidos y otros indicadores. 4. Miembros con firma Presentan a la Dirección Departamental: mancomunada de la • El formato de liquidación en original y copia Modalidad de debidamente lleno, firmado y sellado, Administración Escolar • Toda la documentación de respaldo en Local. original, y • Adjuntan el Informe de Rendición de Cuentas en original.
  • 115. 5. Técnico de la Unidad de Revisa y sella toda la documentación que respalda Administración de la la liquidación, registra en el sistema la información Dirección correspondiente; Departamental de Educación. SI NO HAY OBSERVACIONES: • Firma y sella de recibido el formulario de liquidación, • Archiva una copia del formulario de la auto liquidación y el informe original de rendición de cuentas en el expediente de la modalidad, • Devuelve original del formulario de liquidación sellado y con firma de recibido; así como el resto de la documentación presentada a los miembros de la modalidad. SI HUBIERAN OBSERVACIONES: • Imprime hoja de observaciones y determina en ella la fecha de nueva presentación de la liquidación, • Entrega la hoja original a los miembros de la modalidad, • Guarda copia de la hoja de observaciones en el expediente de la modalidad. SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O REINTEGRAR FONDOS: • Archiva el cheque y copia de remesa de reintegro y reembolso en el expediente de la modalidad • Orienta a que número de cuenta debe elaborarse el cheque de devolución de fondos e indica a donde deben depositarlos. 6. Modalidad de Archiva la documentación de respaldo por un Administración Escolar período de cinco años y los libros por un mínimo Local. de 10 años. 7. Técnico de la Unidad de Envía copia de formato de la autoliquidación y Administración de la cheques o remesas si lo hubieran al Pagador Dirección Auxiliar Departamental Departamental de Educación. 8. Pagador Auxiliar Recibe y concilia la información para preparar su Departamental. informe de caja y enviarlo junto con un listado de los centros educativos que ha reembolsado o reingresado anexando copia de cheque o remesa a la Gerencia Financiera. 9. Gerencia Financiera Recibe cheques y remesas y realiza depósitos y
  • 116. anotaciones correspondientes a las Direcciones Departamentales de Educación. Realiza, conciliaciones de las cuentas según la fuente de financiamiento Registra información de las 14 Direcciones Departamentales de Educación. 10. Dirección Considera información para transferir el próximo Departamental de año. Educación
  • 117. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA LIQUIDAR TRANSFERENCIAS 1.Formato de Liquidación debidamente lleno, firmado y sellado. 2. Convenio. 3. Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios. 4. Libro de Actas 5. Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono). 6. Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias. 7. Chequera (s). 8. Ultima Conciliación Bancaria. 9. Ultimo Estado de Cuentas. 10. Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor. 11. Cuadros de Análisis Económico y Técnico (compra después de US$ 1,440.00). 12. Orden de Compra de Bienes y Servicios. 13. Actas de Recepción de Bienes y Servicios. 14. Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de pagado). 15. Contratos de Bienes y/o Servicios. 16. Si han constituido Caja Chica deberán presentar el libro auxiliar correspondiente, los comprobantes de ingreso y gasto y demás documentos que señala el Documento Paso a Paso 4.
  • 118. 17. Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo). 18. Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y educativas, deberán evidenciar la recepción de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, número de DUI y firma de los participantes. 19. Para el Bono de Alimentación el Informe Mensual de alimentos. 20. Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual de asistencia técnica. 21. Adjunto a la liquidación de gastos, deberán presentar un Informe de Rendición de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono, cumplimiento del objetivo, la población beneficiada.
  • 119. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONSIDERAR EL TÉCNICO QUE LIQUIDARÁ TRANSFERENCIAS 2001 INSTANCIA DEPARTAMENTAL 1. Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado. 2. Documento 4, Paso a Paso en la Administración y rendición de cuentas de las transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad; y otros documentos específicos que respalden los diferentes bonos. 3. Instructivo MINED No. 001/2001. 4. Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001. 5. Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegría, CRA y Planes de Desarrollo Profesional Docente. 6. Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya código, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido, fuente de financiamiento. 7. Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento. 8. Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e información. 9. Nombre y número de las cuentas a las cuales deberán hacerse los reintegros y reembolsos de los diferentes bonos.
  • 120. MINISTERIO DE EDUCACION GERENCIA ADMINISTRATIVA CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS AÑO __________
  • 121. DOCUMENTO 5 V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS INTRODUCCIÓN El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se deberán aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar “cargos, traslados, descargo de bienes y codificación de libros, muebles, equipo y otros”. Estos procedimientos les permitirán un mejor control de los bienes del Centro Educativo; así como también mantener actualizado sus inventarios. A manera de “Consejo”, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que amplíen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.
  • 122. I.INORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO A. Las Modalidades de Administración Escolar Local están obligadas a administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica únicamente a los bienes adquiridos a través del Ministerio de Educación o con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de Administración Escolar Local. B. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educación deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la institución educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educación y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación); debiéndose constar en el Libro de Actas del centro escolar. Para registrar y actualizar el inventario deberán utilizarse los formularios Anexos AF-11 y/o AF-13. C. Al finalizar cada año calendario, las Modalidades de Administración Escolar Local, deberán reportar sus inventarios actualizados a la Dirección Departamental correspondiente. D. En el caso de que en un centro educativo haya disolución de una modalidad y se organice otra, los bienes serán transferidos a la nueva modalidad o al MINED mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las condiciones en que se encuentren a ese momento. E. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podrá utilizarse para ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo Directivo Escolar o por la Asociación Comunal para la Educación, salvo en aquellos casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso. F. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizará el Manual de Codificación de Bienes del MINED. G. Para una mejor administración de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones Comunales, deberán cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educación, para el nivel Local.
  • 123. XXXII.LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS BIENES, LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES Las Modalidades de Administración Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociación Comunal para la Educación (ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar (CECE); esta última cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED; administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los inventarios al final de cada año calendario, los cuales serán enviados al Técnico responsable de activo fijo en la Dirección Departamental correspondiente, este reporte se acompañará de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el transcurso del año; además, las modalidades deben quedarse con las originales en su archivo, como respaldo. A continuación se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo: A. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente o Director de En reunión de la modalidad, informa a la la Modalidad de Modalidad de Administración Escolar Local, la Administración Escolar existencia física y/o documento de adquisición de Local. bienes, el cuál será inventariado. 2. Director del Centro Verifica existencia, codifica en base al Manual de Educativo. Codificación de Bienes del MINED (apéndice 2 del Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario AF-11 y/o F-13). 3. Presidente o Director de En reunión de la modalidad, presenta para la Modalidad de aprobación y firma el inventario actualizado. Administración Escolar Local. 4. Modalidad de Firman la actualización del inventario (Formulario Administración Escolar AF-11 y/o F-13). Local. 5. Presidente o Director de Remite copia del inventario actualizado al Técnico la Modalidad de de Activo Fijo Departamental correspondiente para Administración Escolar su registro. Local CDE, ACE o CECE. Entrega el inventario al Secretario para su archivo.
  • 124. MINISTERIO DE EDUCACIÓN FORM. AF-11 ACTIVO FIJO MODELO DE INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA INSTITUCIÓN
  • 125. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Se anotará tal como está nombrada oficialmente la institución. CÓDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondrá el número que ha sido asignado a la institución educativa. TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien por la institución educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio.......................................1-1 Donaciones.......................................................1-2 Compra con actividades de la escuela.............1-3 Bonos................................................................1-4 CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase del bien según instructivo y su correlativo según la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERÍSTICAS: Se especificarán los detalles tales como: tipo de bien, marca, serie, modelo u otros que identifiquen el bien. ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de muebles de conformidad al estado en que se encuentren: BUENO (B) REGULAR (R) FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquirió el bien. CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. CLAVE: se marcará con la letra (R ) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es estimado. FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la institución educativa. NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y
  • 126. de la ACE el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicará si existe representante de éste. SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa, que ha sido anotado al inicio del presente.
  • 127. MINISTERIO DE EDUCACIÓN FORM. AF-13 ACTIVO FIJO MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRÁFICO
  • 128. INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada oficialmente la institución. CÓDIGO DE LA INTITUCIÓN: se pondrá el número que ha sido asignado a la institución. TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien por la institución educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio................................................1-1 Donaciones................................................................1-2 Compra con actividades de la Escuela......................1-3 Bonos.........................................................................1-4 CÓDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarán los tres dígitos de la clasificación del libro de acuerdo a la materia que trate, según Manual de Codificación y su correlativo, según la cantidad de libros adquiridos. TÍTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la portada o su reverso. AUTOR: anotar el nombre de la institución o persona(s) responsable de la obra. En caso sean más de dos autores, se anote el primer nombre, más la frase; y otros. ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de libros de conformidad al estado en que se encuentren: Bueno (B) Regular (R) FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquiere el bien. VALOR UNITARIO: valor de adquisición de los libros. CANTIDAD: se anotará el número de unidades de un mismo libro, según su clasificación. VALOR TOTAL: se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado libro. CLAVE: se marcará con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado. NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior, en caso de CDE, será el Tesorero y de la ACE el Presidente (en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicará si existe representante de éste.
  • 129. SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa, que ha sido anotado al inicio del presente. B. TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Envía nota de solicitud de traslado de Administración Escolar bienes. Local, solicitante 2. Modalidad de Recibe solicitud y en reunión colegiada Administración Escolar acuerdan traslado de bienes; y autorizan al Local, otorgante. Presidente o Director, al Tesorero y al Secretario, para firmar el Formulario AF-9. 3. Secretario de la Modalidad Registra este acuerdo en el acta de la de Administración Escolar reunión, la cual deben firmar todos los Local. presentes (Anexo 11). 4. Modalidad de Reciben Bienes y si todo corresponde a lo Administración Escolar especificado en el Formulario AF-9, lo firma Local receptora. el Presidente de la institución receptora. 5. Presidente o Director de Remite copia de autorización de traslado Modalidad de (Formulario AF-9) al Técnico de Activo Fijo Administración Escolar Departamental. Local, otorgante. Entrega el original al Secretario para su archivo correspondiente. 6. Técnico de Activo Fijo Procede a realizar el cargo y descargo Departamental. respectivo.
  • 130. ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS (Libro de Actas del Centro Escolar)
  • 131. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE TRASLADO DE MOBILIARIO II.GENERALES: 1.Número Correlativo: el formulario deberá ser numerado en orden subsiguiente. 2.Procedencia: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución que posee el bien(es). 3.Destino: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución educativa hacia donde se traslada el bien(es). 4.Tipo de movimiento: deberá de marcarse con una “X” en el espacio que identifica el tipo de traslado. XXXIII.CARACTERÍSTICAS: Clase de Bien: deberá anotarse el nombre del bien. • Número de Inventario: deberá anotarse el código que posee el bien. • Marca: deberá anotarse la marca del bien si la posee. • Serie: se coloca el número de serie del bien si lo posee. NOTA: para las Modalidades de Administración Escolar Local, sólo se llenará un original y dos copias, el original quedará en poder de la dependencia que entrega y las copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental. Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario constará de un original y tres copias, que serán distribuidas así. Original para quien autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo, personal de vigilancia y personal que retira el bien.
  • 132. C. DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente o Director de la Determina la utilidad del bien(es). Modalidad de Administración Escolar Local. Si se trata de pérdida de un bien, investiga el faltante y denuncia a la Policía Nacional Civil. 2 Presidente o Director de la Convoca a reunión extraordinaria a los Modalidad de Administración miembros de la Modalidad para informar Escolar Local. ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o sobre la pérdida. Acuerdan reunirse posteriormente para tomar decisión sobre el descargo. 3. Modalidad de Administración Verifican físicamente el estado del Escolar Local. bien(es), si se trata de bienes inservibles; Si se trata de una pérdida, investigan el faltante y le dan seguimiento a la denuncia a la Policía Nacional Civil, para determinar responsabilidades. 4. Modalidad de Administración En reunión acuerdan descargar el bien, Escolar Local. dejando tal decisión asentada en acta correspondiente, la cual firman todos los presentes. 5. Modalidad de Administración Firman solicitud de descargo por Escolar Local. inservible o pérdida (formulario AF-12), describiéndose en él todas las características del bien(es) a descargar. 6. Presidente(a) o Director(a) de Envía copia de solicitud de descargo Modalidad de Administración (AF-12) a la Dirección Departamental de Escolar. Educación correspondiente. Entrega original al Secretario para su archivo correspondiente. 7. Dirección Departamental Recibe solicitud de descargo y la margina al Técnico de Activo Fijo Departamental. 8. Técnico de Activo Fijo Recibe solicitud, la ratifica y procede a Departamental. realizar trámite ante la Comisión de descargo Departamental. Informa a la modalidad por escrito sobre la resolución tomada. Actualiza inventario.
  • 133. MINISTERIO DE EDUCACIÓN FORM. AF-12 ACTIVO FIJO SOLICITUD DE DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ESCOLAR
  • 134. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada oficialmente la institución. CÓDIGO DE LA INSTITUCIÓN: se pondrán los números que han sido asignados para cada una de las instituciones educativas (según refrenda anterior). TIPO DE DESCARGO: se especificará la clase de descargo, en la forma siguiente: Inservible....................2-1 Robo...........................2-2 CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase de bien, según Manual de Codificación y su correlativo, según la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERÍSTICAS: se especificarán los detalles tales como: marca, serie, modelo, color, medidas u otros que identifiquen el bien. FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año que la institución adquirió el bien. CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la institución educativa. NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponda la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y la ACE, el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicará si existe representante de éste. SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa que ha sido anotado al inicio del formulario.
  • 135. XXXIV.PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE INMUEBLES: El Ministerio de Educación, podrá adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones, comodatos iguales o mayores a treinta y cinco años o por compra venta, los cuales deben legalizarse y registrarse para su control. A continuación se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donación, un comodato o una compra venta de un inmueble. A. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE UNA DONACIÓN DE INMUEBLE AL RAMO DE EDUCACIÓN Se entenderá por donación, a la acción de una persona natural o jurídica de dar gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educación, para que ahí funcione un centro educativo. En lo que se refiere a la titulación del inmueble donado, esto se da cuando los propietarios carecen de Escritura Pública que no esta inscrita en el Registro de la Propiedad Raíz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguirá el trámite de titulación a través de la Fiscalía General de la República, a efecto de tramitar el respectivo título para su registro en el Registro de la Propiedad Raíz. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Gestiona con el propietario del inmueble la Administración Escolar donación. Local Llenan la oferta de donación, anexando de acuerdo al propietario de que se trate, la documentación que se señala en el Anexo 2 de este procedimiento. 2. Modalidad de Presenta al Departamento de Asesoría Jurídica del Administración Escolar MINED, la documentación para el trámite Local correspondiente. 3. Departamento de Revisa y si todo esta correcto la recibe. Asesoría Jurídica Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED acepta el inmueble donado, para firma del Titular del Ministerio de Educación Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pública y solicita la firma de la Escritura a la Fiscalía General de la República. 4. Departamento de Presenta para registro y control un testimonio a: Asesoría Jurídica • Fiscalía General de la República
  • 136. • Propietario del inmueble • Oficina de Activo Fijo • Asesoría Jurídica Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro de la Propiedad Raíz, para ser inscrita a favor del Estado de El Salvador, en el Ramo de Educación. 5. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.
  • 137. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIÓN: DONACIONES DE PERSONAS NATURALES: 1.Llenar la oferta de donación por él o los donantes. 2.Fotocopia de antecedentes de la donación. 3.Fotocopia de DUI. 4.Fotocopia de NIT. DONACIONES POR ALCALDÍAS MUNICIPALES: 1.Certificación del Acuerdo del Concejo Municipal en el que acuerdan hacer la donación, dicho documento debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicación, área, extensión, valúo y designar al señor Alcalde para que firme la escritura de donación a favor del Ministerio de Educación. 2.Fotocopia de antecedente de donación. 3.Fotocopia de la credencial del Alcalde. 4.Fotocopia de DUI. 5.Fotocopia de NIT de la Alcaldía. DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA AGRARIA: 1.Certificación del Punto de Acta en donde la Asociación acuerda hacer la donación. 2.Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicación, área de extensión y designar al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donación a favor del Ministerio de Educación. 3.Fotocopia del antecedente de donde se hará la desmembración. 4.Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa. 5.Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadería. 6.Fotocopia de Estatutos de la Asociación Cooperativa. 7.Fotocopia del NIT de la Cooperativa. 8.Fotocopia de la personería jurídica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio de Agricultura y Ganadería. 9.Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la Asociación Cooperativa la donación del inmueble al Ministerio de Educación, manifestando su ubicación, área, además el ISTA se compromete a desgravar la porción a donar y autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de Desgravación. 10.Fotocopia de la escritura de desgravación de la porción a desgravar otorgada por el ISTA a favor de la Cooperativa donante.
  • 138. DONACIONES DE PERSONAS JURÍDICAS O ASOCIACIONES: 1.Certificación del punto de acta donde la Sociedad donante acuerda la donación. Dicho punto de acta debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicación, área de extensión y valuó del inmueble, designar al representante legal de la Sociedad para que firme la respectiva escritura pública de donación a favor del Ministerio de Educación. 2.Fotocopia de la escritura de constitución de la Sociedad. 3.Fotocopia de la credencial del Representante Legal de la Sociedad. 4.Fotocopia de DUI del Representante Legal. 5.Fotocopia del NIT de la Sociedad. 6.Fotocopia del antecedente de donde se desmembrará la porción a donar. DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito) 1.El donante debe comprobar que la posesión, uso y dominio del inmueble a donar la ha ejercido por más de diez años consecutivos de manera quieta.
  • 139. B. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIÓN Se entenderá por comodato, al préstamo gratuito de un inmueble que una Persona Jurídica (Alcaldías Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educación, para que ahí funcione un centro educativo, por un período no menor de treinta y cinco años. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Gestiona con el propietario del inmueble el Administración Escolar préstamo o comodato para que ahí funcione el Local centro educativo. Cuando ya existe acuerdo presentan la documentación (que se cita en el anexo 2) al Departamento de Asesoría Jurídica para el trámite correspondiente. 2. Departamento de Revisa documentación y si todo esta correcto Asesoría Jurídica la recibe. Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe en calidad de comodato el inmueble, del Titular del Ministerio de Educación. Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pública. Solicita firma de la Fiscalía General de la República. 3. Departamento de Presenta para archivo y control un Testimonio Asesoría Jurídica a: • La Fiscalía General de La República • Al propietario del inmueble • A la Oficina de Activo Fijo • Al Departamento de Asesoría Jurídica Presenta también un Testimonio al Registro de la Propiedad Raíz, para su marginación. 4. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.
  • 140. C. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIÓN Se entenderá por compra venta, a la adquisición de un inmueble mediante pago que hace el Ramo de Educación, a una Persona Natural o Jurídica, para que ahí funcione un centro educativo. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Administración Gestiona con el propietario del Escolar Local inmueble la compra venta, para que ahí funcione el centro educativo. Cuando ya existe acuerdo, y el propietario ha fijado el precio de venta, presentan la oferta a los Titulares del Ramo de Educación. 2. Titulares del Ramo de Educación Recibe oferta y margina a la Gerencia de Educación Administrativa para gestionar financiamiento. 3. Gerencia Administrativa Verifica si hay posibilidad de financiamiento, Si hay, envía solicitud de valuó del inmueble a la Dirección de Infraestructura. 4. Dirección Nacional de Diseño e Verifica si el inmueble reúne las Infraestructura condiciones necesarias para que funcione ahí un centro educativo. Investiga precios de propiedades de zonas aledañas y en la Alcaldía de la jurisdicción del inmueble para determinar si el precio es justo. 5. Dirección Nacional de Diseño e Si el inmueble reúne las condiciones y Infraestructura el precio es justo, pasa a la Gerencia Administrativa para el trámite correspondiente de gestión de fondos para el pago. Si determina que el precio del inmueble no es justo, recomienda a la Gerencia Administrativa, para que solicite valuó a la Dirección General del Presupuesto.
  • 141. 6. Gerencia Administrativa Si la modalidad de administración escolar local cuenta con fondos para el pago, emite Resolución autorizando la compra venta del inmueble. Si no se cuenta con fondos, elabora solicitud ante el Ministerio de Hacienda. Una vez se cuenta con el financiamiento, pasa el caso al Departamento de Asesoría Jurídica para el correspondiente trámite de legalización y registro de la Escritura Pública. (Ver procedimiento de donación).
  • 142. DOCUMENTO 6 VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO. INTRODUCCIÓN El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los fenómenos externos; en sus Instalaciones, también se socializa y se comparte con otros seres humanos. Pero con el correr de los años, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impediría que otras generaciones puedan beneficiarse de ellas. Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservación de los Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participación creativa, responsable y comprometida de la comunidad, para que a través del trabajo cooperativo se desarrollen actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura. En el presente documento se presentan las normas básicas y procedimientos que deben considerar la comunidad educativa, en la ejecución de obras de mantenimiento (preventivo y correctivo), rehabilitación y/o construcción de la infraestructura escolar.
  • 143. I.MARCO CONCEPTUAL Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propósito y la importancia de la participación de los actores principales desde el planeamiento hasta la ejecución del mismo. ¿En qué consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro educativo? Es el proceso que permite conservar el estado físico original de operación o funcionamiento y del diseño del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro educativo. ¿En que consiste el mantenimiento preventivo? Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su condición y apariencia original; así como prevenir las necesidades de reparación y prevenir mayores daños en caso de desastres naturales, por ejemplo: Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios, bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulación de basura; 4. Vaciar recipientes de basura, hacer uso de composteras, prácticas de reciclaje de basura y el resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc. Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras; 3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres, estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua, cañerías, grifos; 6. Revisar tomas eléctricos, lámparas, focos, cajas oxidadas, falta de tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar necesidades de mantenimiento. Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios. Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desagüe; 2. Revisar cercas perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de mantenimiento. Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz; 3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisión de fosa séptica, pozo de absorción o campo de riego.
  • 144. ¿En qué consiste el mantenimiento correctivo? Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las cuales requieren mayor tratamiento y especialización, trabajos orientados a la corrección de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus condiciones normales de funcionamiento. ¿Qué debe entenderse por construcción de infraestructura? Construcción de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliación de áreas de una infraestructura educativa: REEMPLAZO Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la construcción completa de las instalaciones físicas. AMPLIACIÓN Ampliar o extender las instalaciones físicas de un centro educativo acreditado. XXXV.NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA 1.El MINED velará por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo. 2.Para la Construcción o Ampliación de la Infraestructura Educativa corresponde al MINED, por medio de la Dirección de Diseño y Supervisión de Infraestructura, normar, controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar asistencia técnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios arquitectónicos de los centros educativos). 3.Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la Educación y los Consejos Educativos Católicos Escolares, son responsables de planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al mantenimiento preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos, docentes deberán organizarse en comités de mantenimiento preventivo escolar. 4.Las inversiones en obras de infraestructura física ejecutadas en los edificios escolares públicos, constituyen “inversiones públicas” y se regirán por las normas técnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la República.
  • 145. 5.Las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrán invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar previa aprobación por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el Ramo de Educación, comodatos por 35 años o más a favor de éste o cuenten con ofertas de donación o de comodatos y estén en trámite en el Departamento Jurídico del MINED. 6.Para la construcción de la infraestructura del edificio escolar deberá considerarse la normativa del diseño del MINED, la legalidad del terreno, las condiciones físico- ambientales, la orientación Norte-Sur de las edificaciones; así como también, deberá respetarse los diseños tipos vigentes del MINED en los diferentes niveles educativos (Parvularia, Básica, Media y Especial). 7.El color oficial de los edificios escolares públicos será azul bandera, a una altura de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las aulas estas serán pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas será de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural, inmuebles privados, etc.). 8.En el caso de la Educación Especial, los espacios siguen las normas generales aplicables a los espacios de Educación Parvularia y Básica en cuanto a la forma, dimensiones, iluminación, ventilación, etc., especificándose cambios en aspectos de seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulación, así como en el área de servicios sanitarios. También deben considerarse rampas en todas las áreas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los demás espacios del centro educativo y con terrenos colindantes. 9.Ninguna de las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE ACE y CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones públicas, privadas u ONG´S instalen tuberías, drenajes tendidos eléctricos o de telefonía en general o rótulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las instalaciones del edificio escolar. 10.Para la construcción de espacios físicos recreativos, jardines, etc., deben considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo. 11.Los terrenos ofrecidos en donación o comodato deberán cumplir condiciones y áreas mínimas y esto dependerá de la población escolar y el nivel educativo que se pretende atender: 90 alumnos = 1,260 M2 180 alumnos = 2,520 M2 360 alumnos = 5,040 M2 Otros = consultar al MINED 12.Las modalidades de administración escolar local, deben destinar en su presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.
  • 146. XXXVI.PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA r. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en óptimas condiciones de funcionamiento, distribución adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para contribuir con la calidad de la educación; así como promover la participación permanente y organizada de la comunidad educativa. A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Administración Levanta un inventario de desperfectos o Escolar Local daños de las instalaciones, mobiliario y equipo del Centro Educativo elaborando ficha de inventario de daños (Anexo 1) apoyándose del mapa escolar. 2. Modalidad de Administración Organiza a la comunidad educativa en Escolar Local comité de mantenimiento los cuales rotarán en el año escolar (Anexo 2). 3. Modalidad de Administración Priorizan y cuantifican de acuerdo a Escolar Local y Comité de recursos disponibles las obras a realizar. Mantenimiento Preventivo Escolar Elaboran el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo del centro educativo (Anexo 3), el cual es incluido en el PEI y Plan Escolar Anual. 4. Modalidad de Administración Ejecuta actividades contempladas en el Escolar Local y Comité de Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Mantenimiento Preventivo Preventivo, con calidad. Escolar 5. Modalidad de Administración Informa a la comunidad educativa de Escolar Local los avances del Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo. 6. Dirección Departamental de Educación, por medio de sus Da seguimiento a las actividades Técnicos de Enlace. establecidas en el Plan. Informa de cualquier irregularidad a la Dirección de Diseño y Supervisión de
  • 147. Infraestructura Educativa. 7. Dirección de Diseño y Da seguimiento y monitoreo a la ejecución Supervisión de Infraestructura de las actividades de mantenimiento Educativa. establecidas en el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.
  • 148. MODELO DE INVENTARIO DE DAÑOS
  • 149. EQUIPOS DE TRABAJO
  • 150. PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
  • 151. II.MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO. El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su vida útil. A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Identifican necesidades de mantenimiento Administración Escolar correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o Local y Comité de equipo. Mantenimiento Escolar 2. Modalidad de Priorizan y cuantifican de acuerdo a Administración Escolar disponibilidad financiera y autogestión. Local y Comité de Mantenimiento Escolar Elaboran su Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el Plan Escolar Anual del Centro Educativo. 3. Modalidad de Solicita a la Dirección Departamental el trámite Administración Escolar de autorización del Plan de mantenimiento Local correctivo a la Dirección de Diseño y Supervisión de Infraestructura Educativa. 4. Modalidad de Una vez autorizado el Plan, contrata los servicios Administración Escolar de empresa, persona natural o persona Local calificada y/o compra los materiales en base a lo estipulado en el procedimiento para la adquisición de bienes y servicios. 5. Proveedor del servicio y Ejecuta el plan informando semanalmente de Modalidad de avances y finalización (Anexo 4) de las obras o Administración Escolar reparaciones a la Modalidad de Administración Local Escolar Local. 6. Comité de Mantenimiento Da seguimiento a la ejecución de las obras, informando a la modalidad de cualquier irregularidad, para que tomen las medidas pertinentes. 7. Modalidad de Da seguimiento a la Administración del Administración Escolar financiamiento del proyecto. Local Informa de cualquier irregularidad a la Dirección de Diseño y Supervisión de la Infraestructura Educativa.
  • 152. 8. Dirección de Diseño y Monitorea, da seguimiento y recepciona las Supervisión de la obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea Infraestructura Educativa recibido a satisfacción.
  • 153. PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
  • 154. III.CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliación). PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Modalidad de Administración Identifica la necesidad de ampliar o Escolar Local y Comité de construir la infraestructura educativa, Mantenimiento Escolar considerando los siguientes criterios: • Matrícula total • Matrícula turno máximo • Espacios físicos con los que cuentan • Situación legal del terreno • Número de secciones • Número de docentes 2. Modalidad de Administración Presentan sus necesidades a la Unidad Escolar Local de Gestión Educativa de la Dirección Departamental de Educación correspondiente. 3. Gestión Educativa Analiza las necesidades identificadas a Departamental nivel departamental de los centros educativos a construir y prepara consolidado a la Dirección Departamental de Educación. 4. Dirección Departamental de Presenta solicitud acompañada del Educación consolidado de Centros Educativos con necesidades de reemplazo o ampliación a la Dirección de Diseño y Supervisión de Infraestructura. 5. Dirección de Diseño y Recibe solicitud y verifica propuesta para Supervisión de Infraestructura incorporar a los proyectos de Educativa. infraestructura, de acuerdo a la factibilidad financiera disponible. Comunica resolución al Director Departamental de Educación respectivo. 6. Dirección Departamental de Informa sobre resolución a las Educación. modalidades interesadas y a la Unidad de Gestión Educativa Departamental.
  • 155. DOCUMENTO 7 VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA TRANSFERENCIA MENSUAL. INTRODUCCIÓN El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones publicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educación, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento. El documento presenta los procedimientos relacionados con: A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE B. Suscripción de convenio de transferencia ACE-MINED C. Elaboración de recibos a la ACE D. Transferencia a la ACE E. Incremento de secciones F. Cierre de secciones G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturación directa al ISSS por la ACE I. Inscripción de la ACE y del docente al ISSS J. Afiliación de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones K. Pago a las AFP L. Pago de la retención de impuesto sobre la renta M. Comprobación de gastos
  • 156. I.¿QUÉ TRANSFERENCIAS RECIBE LA ACE? Las Asociaciones Comunales para la Educación reciben, la transferencia de fondos para el pago del servicio educativo de las secciones que administran; que incluye el rubro de Servicios Personales: Salario, Aguinaldo, Indemnización anual, sobresueldos por doble sección, sobresueldo del Incentivo a la Ruralidad, los Aportes patronales y el Seguro de vida; y el rubro de Gastos de Operación que incluye: material gastable y otros gastos por cada sección, y la Transferencia del Bono de Calidad, según el número de secciones que tenga. XXXVII.¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LOS ASUNTOS FINANCIEROS DE LA ACE? En estos asuntos financieros participan el Ministerio de Educación, el Banco y la Junta Directiva de la ACE. El MINED, a través de la Pagaduría Departamental, será la responsable de depositar mensualmente a la Directiva de la ACE el dinero para pagar el salario al maestro y al director, seguro de vida, sobresueldo por incentivo a la ruralidad, junto con el aporte patronal del seguro social salud (ISSS), y el aporte patronal de pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP) y otros gastos de operación de cada una de las secciones que administran. Y en un solo pago, en el último mes del año el aguinaldo y la indemnización anual. Y en función de la evaluación que realiza el MINED se realiza el pago anual del bono de desempeño institucional. La relación con el Banco, inicia a partir de la apertura de cuenta corriente por el Presidente y Tesorero de la ACE, y continua con otros servicios, como el envío o entrega del Estado de Cuentas y respuestas que la ACE requiera sobre el saldo de la cuenta. Por su parte, la Directiva de la ACE debe cumplir con estas obligaciones: • Administrar el dinero, tal como lo establece el MINED. • Emitir todos los meses los cheques para el pago del Salario líquido al docente, las retenciones de Ley al docente, el ISSS salud, y el aporte por pensión (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP) patronal, la renta del docente, el material gastable y los otros gastos. • Llevar el control mensual de los ingresos y los gastos. • Archivar todos los recibos y facturas de los gastos mensuales.
  • 157. XXXVIII.¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA? Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educación deposita en la cuenta bancaria de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de los servicios educativos. TRANSFERENCIA MENSUAL SERVICIOS PERSONALES GASTOS DE OPERACIÓN • Salario nominal • Material gastable • Sobresueldos (Enero-Septiembre) • Incentivo a la Ruralidad • Otros gastos • Aportaciones patronales TRANSFERENCIA ANUAL SERVICIOS PERSONALES GASTOS DE OPERACIÓN • Aguinaldo • Bono de la calidad u otros. • Indemnización anual • Seguro de vida Veamos en detalle los Servicios Personales: • SALARIO A PAGAR A LOS DOCENTES El salario de los docentes se deposita todos los meses del año (12 meses). El salario al docente debe cancelarse la última semana de cada mes, y el docente debe entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente en Anexo 1). De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda después de hacer los descuentos se llama: SALARIO LÍQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.
  • 158. TABLA 1 TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR SAP/AFP ISSS INVALIDEZ, VEJEZ Y ENTIDAD COTIZACIÓN COMISIÓN SALUD MUERTE CRECER 3.25% 2.95% 3.00% 7.00% CONFIA 3.25% 3.00% 3.00% 7.00% Los valores anteriores, están sujetos a cambio, de acuerdo al revaluó que establece la Ley de Pensiones. El descuento de Renta, se aplicará conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto sobre la Renta vigente. • SOBRESUELDOS. Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble sección, y un sobresueldo por trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso; que lo conocemos como incentivo a la ruralidad. • AGUINALDO. Es una compensación en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios prestados durante el año de trabajo. Esta compensación se entrega en el mes de diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2). o Si el docente trabaja el año completo o los últimos seis meses del año, tiene derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base. o Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional. o Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Código de Trabajo. En este caso la Junta Directiva deberá presentar solicitud de incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses. • INDEMNIZACIÓN ANUAL. Esta indemnización equivale a un salario base, y se deposita en diciembre de cada año, a los trabajadores que prestaron sus servicios durante el año de trabajo. Si el docente es despedido tiene derecho a la indemnización en forma proporcional al tiempo de trabajo. En este caso la Junta Directiva de la ACE deberá presentar solicitud de
  • 159. incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses. (Ver Modelo de recibo en Anexo 3) • INCENTIVO A LA RURALIDAD Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso. • PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE. La Junta Directiva de la ACE (como Patrono del Docente), recibe en la transferencia mensual lo equivalente para pagar del Seguro Social Salud (ISSS), y a las aportaciones patronales por pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP). Este dinero lo recibe la ACE durante los doce meses del año. Lo que recibe la ACE como patrono del docente más lo que descontó al docente para el ISSS salud, y la Renta; se suman y se pagan en las oficinas del ISSS o en el Banco; en el Ministerio de Hacienda o en el Banco lo que corresponde a la renta, llenando los formularios correspondientes. Para el control de estos descuentos al docente, se llevará un control anual de las deducciones por docente (Ver modelo en el Anexo 4). Para el pago de la renta deducida al docente, se llena y presenta el formulario “DECLARACIÓN MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO”. (Ver modelo en el Anexo 5). Los pagos de ISSS se realizan según calendario del ISSS y el AFP y renta se pagan en los primeros diez días hábiles de cada mes. Los días hábiles son de lunes a viernes, dado que la mayor parte de instituciones bancarias y de gobierno, trabajan esos días. TABLA 2 TABLA DE APORTES PATRONALES SAP/AFP ISSS ENTIDAD COTIZACIÓN SALUD INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE CRECER 6.75% 7.50% 7.00% CONFIA 6.75% 7.50% 7.00%
  • 160. ANEXO 1 MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES
  • 161. ANEXO 2 MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES
  • 162. ANEXO 3 MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE INDEMNIZACIÓN ANUAL AL DOCENTE
  • 163. ANEXO 4 MODELO DE CONTROL ANUAL DE DEDUCCIONES POR DOCENTE
  • 164. ANEXO 5
  • 165. Veamos en detalle los Servicios Profesionales • COMPRAS DE MATERIAL GASTABLE. El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las clases y a los niños y niñas les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la clase. Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre. Estos materiales pueden ser: • Gastable, como yeso, plastilina, papelería de diferente textura y color, etc. • Visual, como láminas, mapas, carteles y otros. • Juguetes y Juegos educativos para zonas de trabajo de parvularia, para primer grado de educación básica. • Útiles de enseñanza, como esferas, compás, juegos de geometría, ábacos, libros de cuentos y otros. • Deportivos: pelotas para la práctica de diferentes ramas deportivas, redes y otros El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que contenga: nombre del material solicitado; especificaciones técnicas del material, marca; cantidad y precio) que va ocupar cada mes. No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por mandato de Ley no están autorizados. El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AÑO. • OTROS GASTOS. Son depósitos que el Ministerio de Educación hace durante los doce meses del año para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte, comprar sellos, comprar la chequera, certificación de cheques y para el mantenimiento del aula. • BONO DE LA CALIDAD. Estos fondos se transfieren con el objetivo de contribuir a satisfacer las necesidades prioritarias de material educativo, gastos de operación y capacitación local de los centros educativos, en los niveles de Parvularia, Básica y Media, orientados a mejorar la calidad de los servicios que ofrecen a los niños, niñas y jóvenes.
  • 166. Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el Ministerio de Educación cada año. XXXIX.¿CÓMO SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA MENSUAL DE FONDOS? La Dirección Departamental de Educación, es la entidad del MINED responsable de legalizar y transferir los fondos mensuales. Para legalizarse la transferencia, la ACE debe tener su cuenta bancaria aperturada y sus miembros actuales reconocidos en la Dirección Departamental de Educación. La legalización de la transferencia consiste en la firma del Convenio de transferencia ACE- MINED; del recibo y nota de congelamiento de fondos en el banco. Finalizada esta legalización se efectúa la transferencia a la Cuenta bancaria de la ACE. A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA DE LA ACE PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Coordinación de Gestión Solicita a la ACE, apertura de la cuenta Educativa Departamental bancaria con el nombre que aparece en la personería jurídica, por medio del Técnico de Enlace. 2. Presidente y Tesorero de la Aperturan cuenta corriente en el Banco que ACE les quede más cercano a su Centro Escolar. 3. Institución Bancaria Asigna número de cuenta y entrega copia del Presidente y Tesorero de la contrato de apertura de cuenta corriente. ACE 4. Coordinación de Gestión Presentan copia del contrato de apertura de cuenta corriente a la Coordinación de Gestión Educativa Departamental. 5. Educativa Departamental Genera el registro de la Cuenta Bancaria en el Sistema de Transferencia de la ACE.
  • 167. B. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA ACE-MINED PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Coordinación de Gestión Con el Acuerdo de personería jurídica Educativa Departamental firmado por el Despacho Ministerial y demás documentación legal registra información en el sistema de transferencia de la ACE, para elaboración de Convenio, Recibo Mensual y Nota de autorización al Banco para congelar los fondos. 2. Coordinación de Gestión Elabora convenio de transferencia y convoca Educativa Departamental a la ACE para celebración del mismo. (Ver modelo en Anexo 6) 3. Presidente y Tesorero de la Se presenta a la Coordinación de Gestión ACE Educativa para firma de Convenio. 4. Director Departamental de Le dan lectura al Convenio, sellan y firman. Educación 5. Director Departamental de Entrega convenio legalizado en original al Educación y miembros de la Representante legal de la ACE (Presidente) ACE y una copia a la Coordinación de Gestión Educativa 6. Coordinación de Gestión Recibe copia de Convenio legalizado y lo Educativa Departamental envía a la Pagaduría Departamental para trámite de fondos.
  • 168. ANEXO 6 MODELO DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE) Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES, mayor de edad, LICENCIADO EN _____________________, mayor de edad, del domicilio de NUEVA SAN SALVADOR , actuando en carácter de Director Departamental de Educación y que en adelante se llamará Ministerio de Educación; y por otra parte el señor MANUEL DE JESUS CÓRDOVA GONZÁLEZ, mayor de edad y de ocupación ALBAÑIL, del domicilio de COL. LA ESPERANZA, LOTIFICACIÓN EL CHAPARRAL 2, POLÍGONO 4, LOTE 27, CANTÓN EL CAPULÍN, COLÓN, con Documento de Identidad No. 005348-3, extendido en Colón el 28 de septiembre de 1993; quién actuará en representación de la Asociación Comunal para la Educación (ACE) del Caserío Colonia La Esperanza, Cantón El Capulín, Jurisdicción de Colón, La Libertad, que administra el Centro Escolar CENTRO ESCOLAR CASERÍO COLONIA LA ESPERANZA, C/ EL CAPULÍN, con código 68014, ubicado en CASERÍO COL. LA ESPERANZA, CANTÓN EL CAPULÍN, J/ COLÓN, LA LIBERTAD, celebran el presente convenio de prestación de servicios educativos, en la que se atenderá: SECCIONES NOMBRAMIENTO NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL DIRECTOR ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS PARVULARIA BÁSICA MEDIA TOTAL MARCO LEGAL: Para el presente convenio entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal para la Educación (ACE), se tomará como base: o El artículo 79, párrafo 2 de la Ley General de Educación o Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación (ACE)
  • 169. XL.OBJETO: El objeto del presente convenio es establecer los términos y condiciones en que el Ministerio de Educación transferirá Asociación Comunal para la Educación (ACE), recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educación y de Cooperación de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar los fines de la Educación Nacional. XLI.OBJETIVOS DEL CONVENIO El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A. Para prestar los servicios educativos en los niveles y modalidades de atención autorizados por el MINED, en su comunidad. B. Fortalecer en la Asociación Comunal Para La Educación (ACE), su capacidad de administración y gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al interior del centro educativo. C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y docentes en busca de una calidad educativa. XLII.RESPONSABILIDADES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN: A. Determinar y transferir fondos a la Asociación Comunal para la Educación (ACE), las veces que estime conveniente, para la ejecución de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad educativa en los niveles de Educación Parvularia, Básica y Media. B. El Ministerio de Educación asignará fondos complementarios a la Asociación Comunal para la Educación (ACE); para el pago de indemnizaciones y complementación de salarios, por motivo de despido, licencias concedidas y pago de salarios al personal docente becado por convenios celebrados con otras instituciones. C. Podrá asignarse fondos adicionales cuando el Ministerio de Educación estime conveniente, emitiendo acuerdo ejecutivo. D. Proporcionar capacitación a y/o asistencia técnica a miembros de la Asociación Comunal para la Educación (ACE); maestros y director que estos contraten, en las áreas que se requiera el buen desarrollo del proceso educativo.
  • 170. E. Hacer cumplir el Reglamento Especial de las ACE, Normas Técnicas, instructivos y de más documentos de apoyo, para la administración de fondos. F. Garantizar la existencia de un promedio de veintiocho alumnos por sección, para los niveles de Parvularia, Básica y Media, excepto en casos donde haya aulas especiales que podrán tener de 3 a doce alumnos por sección. G. Congelar los fondos total o parcialmente cuando las instancias respectivas comprueben cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando así convenga a los intereses del Estado. H. Liquidar los fondos transferidos durante el periodo de vigencia de la Asociación Comunal para la Educación (ACE) I. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga, determine o establezca. J. Este convenio tendrá una duración de __________meses, contados a partir de esta fecha pudiendo ser prorrogados por un periodo igual de conformidad a lo establecido por el Ministerio de Educación toda vez que se cumplan las obligaciones contraídas por ambas partes. Podrán darlo por terminado de común acuerdo o en forma unilateral por parte del Ministerio de Educación, cuando no se están cumpliendo con los objetivos establecidos. K. Este convenio se regirá por las disposiciones del Reglamento especial de las ACE. Dado por decreto ejecutivo 45 de fecha 30/04/1998, la Modalidad declara que ha recibido copia del reglamento referido, el cual conoce, acepta y obliga a cumplir en todas sus partes. XLIII.RESPONSABILIDADES DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE), que en adelante se denominará Modalidad: A. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de educación, mejorar la gestión o promover programas de educación integral y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente convenio; así como el cumplimiento de las normas administrativas, instructivos, procedimientos y documentos de apoyo dados por el Ministerio de Educación o instituciones contralores del Estado. B. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener una matrícula de veintiocho alumnos por sección en los niveles de Parvularia, Básica y Media, en las secciones de aula especial mantener de tres a doce alumnos por sección, preservar la calidad del proceso de enseñanza aprendizaje conforme a los
  • 171. requisitos establecidos por el Ministerio de Educación, a colaborar con la organización de la escuela de padres, usar exclusivamente la infraestructura para fines educativos y mantener en buen Estado los bienes, adquiridos con fondos provenientes del Ministerio de Educación, así como los otros mobiliario y equipo, que proporcione el mismo y otras instituciones. C. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener registros y cuentas separadas que muestren todos los recursos disponibles y gastos efectuados en relación con los servicios prestados, así como llevar los libros de ingresos y gastos, debidamente autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en donde se reflejen los ingresos obtenidos, los gastos y los saldos correspondiente actualizados. D. La Modalidad, deberá poseer y resguardar los comprobantes de los gastos efectuados, así como los documentos de liquidación de los bonos transferidos, deberá proporcionar a solicitud de auditorias internas o externas todo tipo de documentación relacionado con los fondos transferidos a fin de que sean revisados para establecer el correcto uso de los mismos. E. Será responsabilidad de la Modalidad tramitar oportunamente los fondos suficientes para responder en casos de incapacidad, interinatos o indemnizaciones. F. Será responsabilidad de la Modalidad permitir el acceso a personal autorizado del Ministerio de Educación a las instalaciones del centro escolar para que sean examinados los elementos financiados con recursos del Ministerio de Educación. G. La Modalidad deberá llevar un registro de tiempo de servicio del personal docente y administrativo, respaldado con el original del contrato y una copia de la constancia de trabajo que cada año se emitirá a los empleados. H. La Modalidad proporcionara los servicios que tenga a su disposición a fin de complementar debidamente los bienes proveídos por el Ministerio de Educación para la prestación de los servicios bajo su cargo. Tales recursos podrán consistir en mano de obra, materiales, infraestructura u otros. I. La Modalidad está obligada a reintegrar al Ministerio de Educación los fondos comprobados como faltantes de una auditoria realizada en un periodo determinado.
  • 172. XLIV.MODIFICACIONES: El presente Convenio podrá ser modificado por cualquier circunstancia mediante Adenda o Resolución, emitida por el Ministerio de Educación. Dado en la ciudad de _____________________, el __________ del mes de __________________; del año 200___. Firma _____________________________ Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES N º DUI: Representante del MINED Firma ______________________________ Nombre MANUEL DE JESÚS CÓRDOVA N º DUI: Presidente de la ACE. C. ELABORACIÓN DE RECIBOS A LA ACE PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Coordinación de Actualiza información de la ACE sobre secciones, Gestión Educativa cambio de miembros u otros aspectos legales y Departamental financieros en el Sistema de Transferencia a la ACE, genera las transferencias correspondientes al mes y elabora el Recibo mensual y nota de autorización del Banco para congelar fondos. La nota al Banco se tramita una sola vez al año. 2. Coordinación de Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver Gestión Educativa Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar Departamental fondos. 3. Coordinación de Envía recibos a la ACE y nota del Banco por Gestión Educativa medio del Técnico de Enlace, para su firma. Departamental 4. Asociación Comunal Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del para la Educación Banco. Entrega documentos firmados al Técnico de Enlace. 5. Coordinación de Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los Gestión Educativa legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE. Departamental 6. Coordinación de Remite los recibos y nota del Banco a la Gestión Educativa Pagaduría Auxiliar Departamental para el trámite Departamental de transferencia de fondos a la ACE.
  • 173. ANEXO 7 MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS POR US$ 1,550.06 Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de SANTA ANA fondos provenientes de GOES la cantidad de UN MIL QUINIENTOS CINCUENTA 06/ 100 DÓLARES (US$ 1,550.06); Transferencia de Fondos por Servicios Educativos prestados en el mes de julio del 2002, en representación de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), que administra el CENTRO ESCOLAR “CASERÍO SAN JORGE, C/MALPASO”. Código Nº 60022 ubicado en: Caserío: SAN JORGE Cantón: MAL PASO Municipio: METAPÁN Departamento: SANTA ANA Fecha de emisión del recibo: 20/07/2002 No. de Cuenta de la ACE: 004301000008545 Banco: BANCASA ________________________________ _______________________________ Presidente Tesorero TRÁNSITO DE JESÚS GUERRA MIGUEL ANGEL UMAÑA LEMUS D.U.I. 4-3-021944 D.U.I. 4-3-0011638
  • 174. ANEXO 7 DETALLE DE GASTOS JULIO 2002 Código No.: 60022 Fecha de emisión del recibo: 20/07/2002 Nº de cuenta de la ACE: Banco: BANCASA 004301000008545 MONTO MONTO SALARIO, PREST. No. DE POR TOTAL AGUINALDOS SECCIONES SECCIÓN PARVULARIA SUELDO BASE 1 SALARIO 398.29 398.29 RURALIDAD 40 40 MATERIAL GASTABLE 22.86 22.86 OTROS GASTOS 11.43 11.43 APORTE PATRONAL ISSS 47.49 47.49 APORTE PATRONAL AFP 19.91 19.91 BÁSICA SUELDO BASE 1 SALARIO 398.29 398.29 RURALIDAD 40 40 MATERIAL GASTABLE 22.86 22.86 OTROS GASTOS 11.43 11.43 APORTE PATRONAL ISSS 47.79 47.79 APORTE PATRONAL AFP 19.91 19.91 SOBRESUELDO 2 SALARIO 137.14 274.28 RURALIDAD 40 80 MATERIAL GASTABLE 22.86 45.72 OTROS GASTOS 11.43 22.86 APORTE PATRONAL ISSS 16.46 32.92 APORTE PATRONAL AFP 6.86 13.72
  • 175. D. TRANSFERENCIA MENSUAL A LA ACE PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Coordinación de Gestión Remite los recibos firmados a la Pagaduría Educativa Departamental Auxiliar Departamental, para el trámite de transferencia de fondos a la ACE. 2. Pagaduría Auxiliar Recibe recibos y verifica firmas contra Departamental actas de elección o constitución de la ACE. Elabora Requerimiento de Fondos y lo cierra en el Sistema de Transferencia mensual a la ACE. Envía Requerimiento a la Gerencia Financiera. 3. Gerencia Financiera Recibe Requerimiento y verifica fondos revisa y consolida requerimientos. Tramita fondos ante el Ministerio de Hacienda. Recibe fondos y los transfiere a las Pagadurías Auxiliares Departamentales. 4. Pagaduría Auxiliar Recibe los fondos. Departamental Elabora Planilla contra requerimiento y la envía al Banco para la transferencia de fondos a la cuenta bancaria de la ACE. Comunica a la ACE el depósito realizado Efectuada la transferencia, cierra la Planilla en el Sistema de transferencia a la ACE.
  • 176. E. INCREMENTO DE SECCIONES EN UNA ACE. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Asociación Comunal de Solicita a la Dirección Departamental el incremento la Educación. de una nueva sección para el centro educativo. 2. Dirección • Recibe solicitud y verifica necesidad en la Departamental de comunidad. Educación • Hace un listado de requerimientos y analiza disponibilidad de fondos en la Dirección Departamental por fuente de financiamiento. • Dependiendo del financiamiento se pueden dar las dos situaciones siguiente: • Si cuenta con financiamiento para el incremento. En este caso deberá obviar los pasos del 3 al 7 de este procedimiento 3. Coordinación de • Envía listado y análisis a la Dirección Gestión Educativa Departamental de Educación para su Departamental aprobación 4. Director (a) • Recibe y revisa listado; y de estar de Departamental de acuerdo aprueba el incremento Educación • Devuelve la aprobación a Gestión Educativa. Envía solicitud a la Dirección Nacional de Gestión Educativa 5. Director (a) Envía solicitud a la Dirección Nacional de Gestión Departamental de Educativa Educación 6. Dirección Nacional de • Elabora un consolidado de los incrementos Gestión Educativa autorizados, a nivel Nacional. • Envía a la Oficina de comunicación Social para su publicación. 7. Oficina de • Publica las secciones por Departamento y Comunicación Social por centro educativo. 8. Coordinación de Una vez recibida la autorización de la nueva Gestión Educativa sección actualiza el incremento en el sistema Departamental mecanizado EDUCO. • Emite 3 Resoluciones modificativas al Convenio de Transferencia de fondos entre el MINED y la ACE, en original (Anexo 8)
  • 177. • Pasa a firma del Director Departamental las Resoluciones 9. Director (a) Revisa firma y devuelve a Gestión Educativa las Departamental de Resoluciones. Educación. 10. Coordinación de Recibe y distribuye las resoluciones así: Gestión Educativa • Una para la ACE. Departamental • Una al expediente departamental de la ACE. • Una para la Pagaduría Departamental 11. Asociación Comunal Recibe Resolución para su expediente, y para para la Educación efectuar la contratación del docente.
  • 178. ANEXO 8 RESOLUCIÓN MODIFICATIVA Nº_________ AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN Dirección Departamental de Educación de Usulután, a los veinticuatro días del mes de febrero del dos mil tres. CONSIDERANDO: 1. Que mediante la suscripción del convenio de transferencia de fondos de fecha veintiuno de enero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal para la Educación (ACE) del Caserío ___________________________, Cantón ___________________________, Municipio ______________________, Departamento ___________________, código _______; se estipulo que la ACE prestaría los servicios educativos para atender las siguientes secciones: SECCIONES NOMBRAMIENTO NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL DIRECTOR ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS PARVULARIA 1 1 0 0 0 2 BÁSICA 3 2 0 0 0 5 MEDIA 0 0 0 0 0 0 TOTAL 4 3 0 0 0 7 2. Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la ACE, se estima que es necesario crear: SECCIONES SUELDO NIVEL BASE SOBRE SUELDO DIRECTOR UNICO TOTAL PARVULARIA 1 0 0 1 BÁSICA 3 0 0 3 MEDIA 0 0 0 0 TOTAL 4 0 0 4 POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental,
  • 179. RESUELVE: I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a partir de______________ ; en el sentido de que el número de secciones que atenderá la misma será de conformidad a lo siguiente: SECCIONES NOMBRAMIENTO NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL DIRECTOR ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS PARVULARIA 1 2 0 0 0 3 BÁSICA 3 5 0 0 0 8 MEDIA 0 0 0 0 0 0 TOTAL 4 7 0 0 0 11 II. En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNÍQUESE. DIOS UNIÓN LIBERTAD JORGE ALBERTO ESPERANZA Director Departamental de Educación JAER / SEP
  • 180. F. CIERRE DE SECCIONES DE UNA ACE PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Dirección • Identifica sub-utilización de los servicios Departamental de profesionales docentes en el Centro Educativo Educación que administra la ACE. • Envía a un técnico a verificar el cierre de la(s) sección(es). 2. Técnico de la • Solicita a la ACE la documentación financiera de Dirección los rubros establecidos para el pago del servicio Departamental de de la sección, del período fiscal vigente. Educación • Solicita a Pagaduría Departamental el monto y fuente de financiamiento, de la transferencia mensual de la sección, correspondiente al ejercicio fiscal en que se cierra. • Realiza la liquidación de los fondos y de haber saldo da instrucciones a la ACE para que reintegre a la Pagaduría Departamental (Anexo 9). • Devuelve documentación de respaldo a la ACE 3. Secretario de la • Elabora Acta de Cierre de la sección, en el Libro ACE de Actas de la ACE, la cual será firmada por todos miembros de la Junta Directiva, con el visto bueno del Técnico de la Dirección Departamental de Educación (Anexo 10) • Con la colaboración del Técnico de la Departamental de Educación certifica copia del Acta (Anexo 11) 4. Pagaduría • Si hay reintegro por la ACE, lo deposita a la Departamental cuenta correspondiente dependiendo de la fuente de financiamiento 5. Dirección • Actualiza el cierre de la sección en el sistema Departamental de mecanizado EDUCO Educación • Emite Resolución Modificativa al Convenio de Transferencia de Fondos entre el Ministerio de Educación y la ACE por cierre de secciones (Anexo 12), la cual deberá ser firmada por el Director Departamental de Educación.
  • 181. ANEXO 9 LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LA SECCIÓN EN EL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL
  • 182. ANEXO 10 MODELO DE ACTA DE CIERRE DE UNA SECCIÓN
  • 183. ANEXO 11 MODELO DE CERTIFICACIÓN DE ACTA
  • 184. ANEXO 12 Dirección Departamental de Educación de USULUTÁN, a los quince días del mes de enero del dos mil tres. CONSIDERANDO: 1.Que mediante la suscripción del Convenio de transferencia de fondos de fecha veinte de febrero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal para la Educación (ACE) del Caserío, Cantón ISLA SAN SEBASTIÁN, Municipio SAN DIONISIO, Departamento USULUTÁN, código 80127; se estipuló que la ACE prestaría los servicios educativos para atender las siguientes secciones: RESOLUCIÓN MODIFICATIVA No.11-0002-03 AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN SECCIONES NOMBRAMIENTO NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL DIRECTOR ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS PARVULARIA 1 0 0 0 0 1 BÁSICA 4 0 4 0 0 8 MEDIA 0 0 0 0 0 0 TOTAL 5 0 4 0 0 9 2.Que por disminución en la demanda de los servicios educativos que presta la ACE, se estima que es necesario cerrar: SECCIONES SUELDO NIVEL BASE SOBRE SUELDO DIRECTOR UNICO TOTAL PARVULARIA 0 0 0 0 BÁSICA 1 0 0 1 MEDIA 0 0 0 0 TOTAL 1 0 0 1
  • 185. POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental, RESUELVE: I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a partir del 28/02/2003; en el sentido de que el número de secciones que atenderá la misma será de conformidad a lo siguiente: SECCIONES NOMBRAMIENTO NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL DIRECTOR ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS PARVULARIA 1 0 0 0 0 1 BÁSICA 3 0 4 0 0 7 MEDIA 0 0 0 0 0 0 TOTAL 4 0 4 0 0 8 II. En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNIQUESE. DIOS UNIÓN LIBERTAD JORGE ALBERTO ESPERANZA Director Departamental de Educación JAER / SEP
  • 186. V. ¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE CON EL ISSS, LA AFP Y EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CON LAS DEDUCCIONES DEL ISSS, AFP Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DEL DOCENTE? OBLIGACIONES CON EL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL. • PAGO DE PLANILLAS AL ISSS. Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, según el calendario del ISSS cada mes. Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturación directa. A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente o Tesorero • Se presentan a retirar planillas a Oficinas de la ACE administrativas del ISSS ubicadas en hospitales o consultorios de las cabeceras departamentales. 2. Presidente o Tesorero • Elaborar y revisan la planilla de la ACE 3. Presidente de la ACE • Firma la planilla 4. Presidente o Tesorero • Se presentan a cancelar o depositar las de la ACE planillas en el departamento de cobranza del ISSS o en Oficinas Administrativas de Hospitales o Consultorios de Cabeceras Departamentales según calendario del ISSS. • Si las planillas se dejan en depósito en el Banco, se cancelaran al efectuarse las remesas mensuales hecha por la Pagaduría Departamental. 5. Presidente o Tesorero • Canceladas las planillas, retiran los de la ACE certificados patronales y los entregan a los docentes.
  • 187. B. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES POR SISTEMA DE FACTURACIÓN DIRECTA AL ISSS PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Instituto Salvadoreño del Envía las planillas ya elaboradas Seguro Social 2. Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del la ACE ISSS ubicadas en los Hospitales de las Cabeceras departamentales a retirar las planillas ya elaboradas según calendario ISSS. 3. Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas la ACE 4. Presidente de la ACE Firma la planilla. 5. Presidente o Tesorero de Realizan el trámite de pago de la planilla en el la ACE Banco de acuerdo al calendario del ISSS. En el caso que el Ministerio de Educación no haya depositado los fondos asignados del mes, se revisan las planillas y se dejan en depósito en la Oficina Administrativa del ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas. • AFILIACIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL. La afiliación de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliación y en el caso de un docente no afiliado, se tendrá que inscribir al ISSS. C. INSCRIPCIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Miembros de la Junta Presentan al Departamento de Inspección del Directiva de la ACE ISSS con copia de los siguientes documentos: • Presentan al Departamento de Inspección del ISSS con copia de los siguientes documentos: • Acuerdo de Personalidad Jurídica firmado. • Acta de constitución de ACE-MINED. • Contrato Docente-ACE • DUI del Presidente de la ACE y del docente.
  • 188. • Fotografía tamaño cedula del docente. 2. Presidente de la ACE Llena la documentación de inscripción, ayudado por un empleado del ISSS. 3. Presidente de la ACE Retira de las Oficinas del ISSS el carné de la ACE. 4. Docente Retira de las Oficinas del ISSS el carné de afiliación. 5. ISSS Lleva registro actualizado del docente. OBLIGACIONES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES. • AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES A LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS PARA PENSIONES. En el caso de la afiliación de los docentes a las Administradoras de Fondos para Pensiones, están obligados todos los empleados públicos y privados menores de 36 años de edad, esta afiliación debe ser personal. Para los docentes mujeres de 36 a 50 años o hombres de 36 a 55 años, pueden optar por una AFP o por el sistema público de pensiones del ISSS. En el caso, de docentes mujeres mayores de 50 años o hombres mayores de 55 años, deberán quedarse en el sistema público de pensiones del ISSS. El trámite de pago de planillas de la AFP, lo realizan el presidente o tesorero de la ACE, en los bancos y financieras designadas por las AFP. Los pagos de las planillas se realizan en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente, en que se devengaron las cotizaciones. La omisión absoluta del pago de la cotización, dentro del plazo legal señalado, se sancionará con una multa del veinte por ciento de la cotización no pagada más un recargo moratorio del dos por ciento por cada mes o fracción. (Articulo 161, numeral 1 de la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones). La afiliación del docente es efectiva, cuando recibe copia del contrato con el NUP asignado por la Superintendencia de Pensiones. Para elaborar la planilla de la AFP, el número de docentes debe ser menos de 50 personas. Si el contrato no fuera remitido en el periodo que establece la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones, (en los ultimas cinco días de cada mes); las cotizaciones pagadas deben ser pagadas en el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS) en planillas provisionales.
  • 189. D. AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDO DE PENSIONES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. AFP • Visita las escuelas para reunir a los docentes y explicar el funcionamiento de las Administradoras de Fondo para Pensiones 2. Junta Directiva de la ACE • Afilian a los docentes 3. Junta Directiva de la ACE • Tramitan la documentación con la Superintendencia de Pensiones 4. AFP • Remite contrato aprobado a la AFP 5. AFP • Recibe contrato aprobado. • Remite contrato a la ACE 6. AFP • Recibe y revisa el contrato. Si el contrato tuviere inconsistencia en el número de NIT o en el nombre del Cantón o Caserío, lo remite para su corrección a la AFP 7. Superintendencia de • Recibe contrato con observaciones. Pensiones 8. AFP • Corrige y remite nuevamente el contrato a la Junta Directiva de la ACE. 9. Junta Directiva de la ACE • Recibe y revisa el nuevo contrato legalizado 10 AFP • Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros 10 días. 11. AFP • Lleva registro actualizado del docente. Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros 10 días hábiles de cada mes, en bancos autorizados por las AFP. E. PAGO A LAS AFP PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente y Tesorero de • Revisa contratos de las AFP la ACE • Número de NUP 2. Tesorero de la ACE Llena las planillas de cada AFP.
  • 190. 3. Tesorero de la ACE Se presenta a la AFP o Banco autorizado a realizar el pago. 4. AFP o Banco Entrega recibo de pago efectuado en el mes. 5. Tesorero de la ACE Archiva el recibo de la AFP.
  • 191. EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/. OBLIGACIONES CON EL MINISTERIO DE HACIENDA. • PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. La renta retenida mensualmente al docente o retenciones por prestación de servicios prestados a la ACE, deberán cancelarse en las delegaciones fiscales o en los bancos autorizados durante los primeros diez días hábiles de cada mes. F. EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Presidente de la ACE Retira formulario F-14 en Delegaciones Fiscales Departamentales 2. Tesorero de la ACE Llena formulario F-14 3. Presidente de la ACE Revisa y firma el Formulario F-14 4. Presidente de la ACE Se presenta a la Delegación o Banco en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente a cancelar el impuesto retenido del salario al docente contratado. 5. Delegación o Banco Recibe el pago, revisa y sella el Formulario F-14 6. Delegación o Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE. Presidente de la ACE 7. Tesorero de la ACE Revisa copia para verificar sello y firma de recibido. 8. Presidente de la ACE Archiva copia del recibo. El pago de la retención de impuesto sobre la renta debe efectuarse, en los primeros diez días hábiles del mes siguiente; de no hacerse en ese periodo, se incurrirá en multa por mora. La multa mínima será de ¢ 1,000.00. La multa será pagada en las Oficinas del Ministerio de Hacienda o en las Delegaciones Fiscales Departamentales, y es responsabilidad de la Junta Directiva de la ACE. El Tesorero de la ACE presentara en el mes de enero de cada año, el INFORME ANUAL DE RETENCIONES (Ver Modelo en el Anexo 13), a la Dirección General de Tesorería, para efecto de cumplir con esta obligación. XLV.¿CUÁLES SON LOS CONTROLES PARA LA COMPROBACIÓN DE GASTOS? La Junta Directiva de la ACE, deberá llevar cada mes el control de los pagos efectuados, para comprobación de los gastos efectuados. Estos gastos son el pago de
  • 192. salario al docente, facturas de compra de materiales, planillas de pago al ISSS, AFP, etc. Este control de comprobación de gastos lo llevara el Tesorero de la ACE, para demostrar los pagos efectuados. Asimismo, el Tesorero deberá presentar mensualmente y al final del año, la HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS (Ver Modelo en Anexo14), para efecto de comprobación de liquidación de los fondos transferidos. 1/ El impuesto sobre la renta se descuenta a partir de $316.67 de sueldo.
  • 193. ANEXO 13
  • 194. Al inicio del año, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deberá extender una constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que presto un servicio a la ACE, para su presentación al Ministerio de Hacienda. (Ver Modelo en el Anexo 15) A. COMPROBACIÓN DE GASTOS. PASOS RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Tesorero de la ACE Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de acuerdo a la cantidad del cheque emitido. 2. Tesorero de la ACE Registra en el libro de Ingresos y Gastos las facturas, recibos y planillas pagadas. 3. Tesorero de la ACE Verifica que la suma de los gastos mensuales sea igual al valor de los cheques emitidos en el mes.
  • 195. ANEXO 14 MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO DEL SERVICIO
  • 196. ANEXO 15 MODELO DE COMPROBANTE DE SALARIOS, RETENCIONES Y DESCUENTOS
  • 197. VII. ¿CUÁLES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CÓMO SE ORGANIZAN? Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de forma ordena. Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE. Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los documentos financieros. Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa ordenadas, y se debe rotular la carpeta así: Estos Fólderes los archivará el Secretario(a) de la ACE: