DrupalCamp Paris 2013 : Faire une GED sous Drupal

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Présentation de la session de Simon Göger @ DrupalCamp Paris 2013 : "Faire une GED sous Drupal"

Présentation de la session de Simon Göger @ DrupalCamp Paris 2013 : "Faire une GED sous Drupal"

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  • 1. Faire une GED sous DrupalSimon GögerChef de projet technique @ actency1
  • 2. Présentation► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client2
  • 3. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client3une GED c’estquoi ?
  • 4. Gestion Électronique des Documents (GED)Système informatique permettant d’organiser des documents:- PDF- Word- ExcelDAM (Digital Asset Management) - GED de media:- Images- Vidéos- Audio4
  • 5. Pourquoi une GED ?• Gain de temps & productivité:• Classer un document physique: $20• Retrouver un document physique mal classé: $120• Reproduire un document physique perdu: $220• 7.5 % de tous les documents physique sont perdus ou malclassés.• Mobilité / Accessibilité:• Documents disponibles depuis partout• Potentiellement sur tout support (PC, tablette, smartphone,etc.)5Chiffres de Jean-Christophe Dichant, Marketing Manager pour IBM Software France
  • 6. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client6Les composantsindispensables
  • 7. 4 étapes majeures- Acquisition des documents- Stockage- Classement- Diffusion7
  • 8. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client8La réponse avecDrupal
  • 9. 9Acquisition Stockage Classement Diffusion
  • 10. 10Acquisition Stockage Classement Diffusion• Acquisition• imports : feeds, module custom• synchronisation/interface avec systèmes tiers :Services, CMIS API , module custom• indexation de documents : Apache SolR
  • 11. 11Acquisition Stockage Classement Diffusion• Stockage• Versioning & diff: core• Archivage : taxonomie• Workflow: workflow, Maestro
  • 12. 12Acquisition Stockage Classement Diffusion• Classement• Métadonnées : taxonomie core• Aller plus loin: contrib (Taxonomymanager, etc.)
  • 13. 13Acquisition Stockage Classement Diffusion• Diffusion• gestion des permissions :• Core• Taxonomy Access• + modules contrib• recherche :• Apache SolR• Facet API• Apache Solr Views
  • 14. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autressolutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client14La réponse avecd’autres solutions
  • 15. 15
  • 16. 162 types de versions► Community► Enterprise
  • 17. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client17Comparaison
  • 18. Alfresco Knowledge Tree DrupalContrôle de versionsContrôle d’accèsWorkflowWiki, FAQ, contributionsIntégration avec MSOffice / Google docWebDAVCatégorisationRecherche fulltext18Comparatif
  • 19. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaison► Les avantages de Drupal► Cas client19Les avantagesde Drupal
  • 20.  Garantie de support et d’évolutivité 506 agences référencé sur drupal.org 970 255 membres Situation actuelle 1,5 millions de sites d’entreprises (1,6 % du web) 22 322 modules prêt à l’emploi, dont 431 pour la gestion de fichiers20
  • 21. DrupalContrôle de versionsContrôle d’accèsWorkflowWiki, FAQ, contributionsIntégration avec MSOffice / Google docWebDAVCatégorisationRecherche fulltexteCommerceRSESite vitrineAgrégateur de flux 21
  • 22. 22
  • 23. ► une GED c’est quoi ?► Les composants indispensables► La réponse avec Drupal► La réponse avec d’autres solutions► Comparaisons► Les avantages de Drupal► Cas client23Cas client
  • 24. 24Une gestion documentaire décentralisée:► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entrepriseAvant le projetCas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  • 25. 25► Lieu de stockage centralisé et recherche facilité: Facet API► Mise à jour des documents de référence facilitée► Gestion de permissions: core► Connexion par LDAP depuis le monde entier: LDAPAprès le projetCas 1: GED intégrée dans l’intranet collaboratif de MSF
  • 26. 26
  • 27. Cas 2: GED pour un constructeur automobile27Une médiathèque limitée:► Pas de possibilité de partage de documents► Pas de métadonnées► Aucune catégorisation pour de la communication locale / des concessionnairesAvant le projet
  • 28. 28► Documents importé depuis service tiers: Feeds + Feeds XPath Parser► Catégorisation par métadonnées: Taxonomie► Recherche facilité: Facet API, Apache SolRAprès le projetCas 2: GED pour un constructeur automobile
  • 29. 29
  • 30. 30
  • 31. Cas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter31Gestion manuelle des PDF► Documents accessibles de façon non structuré► Téléchargement de l’intégralité des documents tout les jours► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise► Un répertoire par rôleAvant le projet
  • 32. 32► Documents classés par métadonnées: taxonomie Drupal► Import automatique 1 fois / jour: module custom► Historisation des documents: versionning Drupal► Indexation Apache SolR pour une recherche par mots clés au sein des documents: Apache SolR► Par jour: 6 000 PDF, 2h► Par mois: 180 000 PDF► Par an: 2 160 000 PDF► Permissions gérées de façon hiérarchique: module custom► Délégation de permissions: module customAprès le projetCas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porter
  • 33. 33
  • 34. 34DirecteurManager 1 Manager 2Salarié A Salarié B Salarié CCas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porterPermissionshiérarchiques
  • 35. 35DirecteurManager 1 Manager 2Salarié A Salarié B Salarié CCas 3: Grande GED pour une marque de prêt-à-porterDélégations
  • 36. 36
  • 37. Peut-on toujours utiliser Drupal ?37DrupalSolutionspécialisée
  • 38. 38En savoir plus,Visitez notre site, téléchargez nos supportswww.actency.frwww.twitter.com/actencywww.facebook.com/actencyNotre book de référenceswww.actency.fr/bookNotre Factsheet Drupalwww.actency.fr/drupal