• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Manajemen persediaan farmasi rs
 

Manajemen persediaan farmasi rs

on

  • 9,977 views

 

Statistics

Views

Total Views
9,977
Views on SlideShare
9,977
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
298
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Manajemen persediaan farmasi rs Manajemen persediaan farmasi rs Document Transcript

    • ManajemenLogistikdanPersediaanFarmasiRumahSakitAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 1MANAJEMEN LOGISTIK DAN FARMASII. PENDAHULUANDalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 1333/Menkes/SK/XII/19991tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS), menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RSadalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yangberorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayananfarmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan farmasimerupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Haltersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakanperbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatanhabis, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal daripengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelolasecara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RSakan mengalami penurunan.Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makinmeningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek terpentingdari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, ini harus termasukperencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat.Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan jugamerupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, makaperbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuhtanggung jawab.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 2II. TINJAUAN TEORIPelayanan farmasi di rumah sakit merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkandari pelayanan rumah sakit secara keseluruhannya. Pedoman organisasi rumah sakitumum menyatakan bahwa rumah sakit umum harus melaksanakan beberapa fungsi, satudiantaranya adalah pelayanan farmasi. Instalasi farmasi di rumah sakit merupakan satu-satunya unit di rumah sakit yang mengadakan barang farmasi. Mengelola danmendisrtibusikannya kepada pasien, bertanggung jawab atas semua barang farmasi yangberedar di rumah sakit serta bertanggung jawab atas pengadaan dan penyajian informasiobat yang siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit, baik petugas maupun pasien.Instalasi farmasi di rumah sakit harus memiliki organisasi yang memadai serta di pimpinoleh seorang apoteker dengan personalia lain meliputi para apoteker, asisten dokter,tenaga administrasi serta tenaga penunjang medis. Rumah sakit perlu dilengkapi denganmanajemen farmasi yang sistematis. Manajemen farmasi tentu tidak terlepas dari konsepumum manajemen logistik, dimana unsurnya meliputi :• Pengadaan yang berencana• Pengangkutan eksternal yang terjamin• distribusi internal yang selamat dan aman• Pengendalian persediaan yang telitiDalam hal pengadaan ada empat faktor penting yang perlu dapat perhatian, yaitumutu, jumlah, waktu dan biaya. Sementara itu, empat aspek dalam komponenpengangkutan adalah pengemasan, pengiriman, serta perencanaan penerimaan barangyang terencana baik dan dilaksanakan sesuai norma keselamatan, efisiensi danAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 3menguntungkan. Secara umum, arus barang di dalam rumah sakit (termasuk barang-barang farmasi tentunya) meliputi proses penerimaan, penyimpanan, penyaluran danpencatatan.Untuk merencanakan pengadaan obat, diperlukan suatu metode penghitungan agarperencanaan pengadaannya dapat menjadi efektif dan efisien. Ada beberapa cara/metodedalam menganalisis dalam rangka merencanakan pengadaan obat yaitu:A. SITEM ANALISA PARETOUntuk menemukan kelompok terkecil yang memiliki dampak terbesar pada hukumpareto, maka perlu dilakukan analisis ABC. Makna analisis ABC yaitu metodepengelompokan data, berdasar peringkat nilai tertinggi hingga terendah, yangterbagi atas 3 kelompok : A, B dan C.Kelompok A: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi paling besar (sekitar80% dari total dana).Kelompok B: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasidana sekitar 20% daritotal dana.Kelompok C: adalah beberapa jenis obat yangmemakai alokasi dana sekitar 10% dari total dana.Data yang diperlukan untukmelakukan analisis Pareto adalah:-Harga patokan tiap jenis obat. Jumlah perkiraankebutuhan obat dalam 1 tahun. Hasil analisis Pareto ini dapat menunjukkanbeberapa jenis obat yang menyerap sebagian besar dari alokasi dana.Informasi yang dihasilkan dapat digunakan dalam upaya menghemat biaya danmeningkatkan efisiensi misalnya dalam:• Perencanaan pola pengadaan.• Pengelolaan stok.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 4• Penetapan harga satuan obat.• Penetapan jadwal pengiriman.• Pengawssan stok dan lain-lain.• Monitoring umur pakai obatManfaat yang bisa diraih jika berhasil memenuhi pengadaan sesuai kondisi hukumpareto, antara lain :• Tidak terjebak pada kondisi bisnis apotek yang tidak teratur• Memiliki gambaran data untuk mengambil ketepatan perlakuan bisnisapotek• Merinci beberapa kelompok produk yang memiliki nilai strategis bagibisnis apotek• Aliran kas terkendali dengan arus yang baikB. ANALISA VENAnalisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan NonEsensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obatkedalam tiga kategori.Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yangdiperlukan untuk menyelamatkankehidupan, kategori E atau essensial yaitu obatyang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan,kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakanuntuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat yang diragukan manfaatnyadibanding obat lain yang sejenis.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 5• Kelompok V : kelompok obat yang vital antara lain : obat penyelamat, obatuntuk pelayanaan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-penyakitpenyebab kematian terbesar.• Kelompok E : kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja padasumber penyebab penyakit.• Kelompok N : kelompok obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan danbiasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasikeluhan ringan.Langkah-langkah menentukan VEN: menyusun kriteria menentukan VEN,menyediakan data pola penyakit, dan merujuk pada pedoman pengobatan.Pemantauan status pesanan dilakukan berdasarkan system VEN denganmemperhatikan nama obat, satuan kemasan, jumlah obat diadakan, obat yang sudahdan belum diterima.C. KOMBINASIDengan pengadaan barang yang baik maka rumah sakit atau apotek dapat mendapatkeuntungan maksimal dan menghindari banyak kesalahan dan kehilangan suatuobat. Penggunaan Analisis ABC dalam perencanaan bertujuan untuk melakukanidentifikasi obat menurut nilai pemakaian dan nilai investasi, sehingga manajemenyang efektif dapat berkonsentrasi pada Obat yang jumlahnya sedikit tetapimempunyai nilai investasi yang besar. Tanpa analisis ABC dimungkinkan akandilakukan upaya besar untuk mencoba mengatur semua obat dengan prioritas yangsama sehingga menjadi tidak efektif secara keseluruhan. Dengan pengelompokanAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 6ini, apabila IFRS mampu mengendalikan obat kelompok A dan B berarti sudah bisamengendalikan sekitar 80% – 95% dari nilai obat yang digunakan. Denganpengelompokan tersebut maka cara pengelolaan masing-masing akan lebih mudahsehingga peramalan, pengendalian stok dan keandalan pemasok dapat menjadi lebihbaik. Lalu dengan system analisa VEN, pengadaan barang semakin dapat terkontrolberdasarkan kepentingan obat itu sendiri disamping aspek ekonomi namunefektifitas obat tersebut.Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan berbagai metode.Diantaranya yaitu:A. METODE MORBIDITAS/EPIDEMIOLOGIYaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yangdigunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yangada di rumahsakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat. Metode ini palingbanyak digunakan di rumah sakit.Tahap-tahap yangdilakukan yaitu:a) Menentukan beban penyakit(1) Tentukan beban penyakit periode yang lalu, perkirakanpenyakit yang akandihadapi pada periode mendatang.(2) Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis,misalnya anak ataudewasa, penyakit ringan, sedang, atauberat, utama atau alternative.(3) Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase(prevalensi) tiappenyakit.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 7b) Menentukan pedoman pengobatan(1) Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit, meliputi nama obat,bentuk sediaan,dosis, frekuensi, dan durasi pengobatan.(2) Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untukmasing-masingkelompok penyakit.c) Menentukan obat dan jumlahnya(1) Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit.(2) Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuksediaan, dan lain-lainPerencanaan dengan menggunakan metode morbiditas ini lebihideal, namunprasyarat lebih sulit dipenuhi. Sementarakelemahannya yaitu seringkali standarpengobatan belum tersediaatau belum disepakati dan data morbiditas tidakakurat.B. METODE KONSUMSIMetode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obatberdasarkan pada kebutuhan riilobat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaanobat tahun sebelumnya. Metode ini banyak digunakan di Apotek.Langkah-langkah yang dilakukan yaitu:a) Pastikan beberapa kondisi berikut:(1) Dapatkah diasumsikan pola pengobatan periode yang lalubaik atau rasional?(2) Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar?(3) Apakah data stok, distribusi, dan penggunaan obat lengkapdan akurat?Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 8(4) Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah,kadaluarsa) dankehilangan obat?(5) Apakah jenis obat yang akan digunakan sama?b) Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang(1) Hitung kunjungan pasien rawat inap maupun rawat jalan padaperiode yang lalu(2) Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan memperhatikan:a)Perubahan populasi daerah cakupan pelayanan,perubahan cakupan pelayanan.b)Pola morbiditas, kecendrungan perubahan insidensi.c)Penambahan fasilitas pelayanan.c) Perhitungan(1) Tentukan metode konsumsi(2) Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu(3) Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode laluterhadap kecelakaan dankehilangan obat(4) Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalamperiode lalu terhadap kecelakaan dankehilangan obat) terhadap stock out(5) Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah1 dan 2(6) Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obatPerencanaan obat denganmetode konsumsi akan memakanwaktu lebih banyak tetapi lebih mudah dilakukan,namun aspekmedik penggunaan obat kurang dapat dipantau. Kelemahannyayaitukebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah ditolerir.Achmad Fauzi Al Amrie, S.FarmAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 9C. METODE GABUNGAN,Metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode diatas dengan menggabungkanmetode-metode tersebut.SISTEM DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASISistem distribusi yang diterapkan bervariasi antar rumah sakit tergantung pada kebijakan,kondisi dan keberadaan fisik, personel dan tata ruangmasing-masing rumah sakit. Sistemdistribusi obat di rumah sakit adalahtatanan jaringan sarana, personel, prosedur dan jaminanmutu yang serasi,terpadu dan berorientasi kepada pasien dalam kegiatan penyampaiansediaanobat beserta informasinya kepada pasien. Sistem ini meliputi: penghantaransediaanobat yang telah di-dispensing IFRS ke tempat perawatan pasiendengan keamanan danketepatan obat, ketepatan pasien dan keutuhan mutuobat. Sistem distribusi perbekalanfarmasi dibagi dalam dua metode, yaitu:a.Metode sentralisasiMetode sentralisasi merupakan suatu sistem pendistribusian perbekalanfarmasi yangdipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi sentral.Seluruh kebutuhan perbekalanfarmasi setiap unit pemakai, baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barangdasar ruangan disuplailangsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 10b. Metode desentralisasiMetode desentralisasi merupakan suatu sistem pendistribusian perbekalanfarmasi olehcabang IFRS di dekat unit perawatan atau pelayanan.Cabang ini, penyimpanan danpendistribusian perbekalan farmasi ruangantidak lagi dilayani oleh instalasi farmasi pusatpelayanan farmasi. Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektifitasdankeamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.Kegiatan pendistribusianperbekalan farmasi di rumah sakitbertujuan untuk pelayanan individual dalam proses terapi,dimanakegiatan pendistribusian ini meliputi:A. Pendistribusian untuk pasien rawat inap (in patient).Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawatinap di rumah sakit yang dapat dilakukan dengan metode sentralisasi dan ataudesentralisasi. Sistem distribusi untuk pasien rawat inap dibagi menjadi empat sistem,yaitu:1) Sistem Distribusi Resep IndividuSistem distribusi resep individu merupakan tatanan kegiatanpenghantaran sediaan obatoleh IFRS sesuai dengan yang ditulispada order atau resep atas nama Penderita RawatTinggal (PRT)tertentu melalui perawat ke ruang penderita tersebut.Sistem ini umumnyadigunakan oleh rumah sakit kecil danswasta. Sistem ini memfasilitasi metode yang baikuntuk mengaturpembayaran obat pasien dan menyediakan pelayanan padapasienberdasarkan resep.Kelebihan menggunakan sistem resep individu adalah :a) Resep dapat langsung dikaji oleh apoteker, yang juga dapatmemberiketerangan atau informasi kepada perawat berkaitandengan obat penderita.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 11b) Interaksi antara dokter, apoteker, perawat dan pasien.c) Mempermudah penagihan biaya ke pasien.d) Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalanfarmasi.Kekurangan menggunakan sistem resep individu adalah :a) Obat dapat terlambat sampai ke pasien.b) Bila obat berlebih pasien harus bayar.c) Jumlah kebutuhan personil di IFRS meningkat.d) Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan padawaktupenyiapan obat.2) Sistem Total Floor StockSistem total floor stock adalah kegiatan penghantaran sediaan obatsesuai dengan yangditulis dokter pada order obat, yang dipersiapkan dari persediaan di ruang oleh perawatdan denganmengambil dosis / unit obat dari wadah persediaan yang langsung diberikankepada penderita di ruang itu .Pada sistem ini, kebutuhan obat atau barang farmasidalam jumlah besar baik untuk kebutuhan dasar ruangan maupun kebutuhan individupasien yang diperoleh dari instalasi farmasi disimpan di ruang perawatan. Kebutuhanobat individu langsung dapat dilayani oleh perawat tanpa harus menebus ataumengambil ke instalasi farmasi. Kelebihan menggunakan sistem total floor stock adalah:a) Obat cepat tersedia.b) Pasien tidak harus membayar obat yang berlebih.Kekurangan menggunakan sistem totaL floor stock adalah :Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 12a) Sering terjadi salah obat, baik salah order obat oleh dokter,salah peracikan olehperawat maupun salah etiket obat.b) Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas di ruangperawatanc) Kemungkinan obat hilang dan rusak besar.d) Menambah beban pekerjaan bagi perawat3) Sistem Distribusi KombinasiSistem kombinasi ini yaitu merupakan kombinasiantara system resep individual dengan sistem total floor stock, dimana penyampaianobat kepada pasien berdasarkan permintaan dokter. Pada sistem ini sebagian obatdisiapkan oleh instalasi farmasi dansebagian lagi disiapkan dari persediaan obat yangterdapat diruangan. Obat yang disediakan di ruangan adalah obat yang diperlukan olehbanyak pasien, setiap hari dan biasanya harganya relatif murah mencakup obat resepatau obat bebas. Sistem initimbul karena banyaknya kekurangan sistem total floor stock.Kelebihan menggunakan sistem distribusi kombinasi adalah :a) Semua resep dikaji langsung oleh apoteker.b) Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker,dokter, perawat danpasien.c) Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.d) Beban IFRS dapatberkurang.Kekurangan menggunakan sistem distribusi kombinasi yaitu:a) Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepadapasien.b) Kesalahan obat dapat terjadi (obat dari persediaan di ruangan).Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 134) Sistem Distribusi Unit Dosis (unit dose)Sistem unit dose adalah obat yang disorder oleh dokter untuk penderita, terdiri atas satuatau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalamjumlahpersediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu, penderita hanya membayarobat yang dikonsumsi saja Pada prinsipnya sistem ini mirip dengan sistemindividual,resep dibawa ke instalasi farmasi untuk disiapkan. Akan tetapi,resep tersebuttidak seluruhnya disiapkan seperti halnya padasistem individual, umumnya yangdisiapkan hanya untuk kebutuhan 24 jam. Obat yang disiapkan itu dimasukkan ke dalamwadah yang warnanya berbeda untuk pemberian pagi, siang danmalam. Setelah diberilabel secukupnya, selanjutnya obat yangtelah disiapkan tersebut tidak diserahkan kepadapasien, tetapidimasukkan ke dalam trolley / kereta obat khusus untuk unit dose dandiserahkan kepada perawat.B. Pendistribusian untuk pasien rawat jalanBerdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor1197/Menkes/SK/X/2004 tentangStandar Pelayanan Farmasi diRumah Sakit, menyatakan bahwa sistem distribusi untukpasien rawat jalan merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untukmemenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit yangdiselenggarakan secarasentralisasi atau desentralisasi dengan sistemresep perorangan oleh pelayanan farmasirumah sakit.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 14III. PERMASALAHANBerdasarkan wawancara dengan kepala instalasi farmasi dan staf gudang farmasi,diperoleh informasi bahwa belum ada perencanaan kebutuhan barang farmasi yangmenjadi dasar pengadaan barang. Selama ini, pengadaan obat dilakukan berdasarkan padadata pemakaian obat rata-rata mingguan, sehingga sering terjadi adanya pembelian obatyang tidak terencana yang harus disegerakan (cito) dan pembelian ke apotek luar. Hal initentu sangat merugikan RS baik dari segi pelayanan maupun segi keuangan. Perhitunganstok obat juga masih bermasalah yaitu adanya ketidaksesuaian angka stok akhir antarastok fisik dengan pencatatan yang dilakukan secara manual maupun dengan sistemkomputer. Sementara itu, masih ada juga dokter yang membuat resep di luar standarisasiyang telah ditetapkan oleh Komite Farmasi dan Terapi (KFT). Hal ini menjadi salah satupenyebab terjadinya pembelian obat ke apotek luar ataupun tidak terlayaninya resepterutama untuk pasien tunai karena ketidaktersediaan obat. Selain itu pada akhir bulansaat dilakukan stock opname, diperoleh adanya obat dan alat kesehatan habis pakai yangtelah kadaluarsa.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 15IV. PEMBAHASAN1. Formularium atau Standarisasi Obat dan Standar TerapiPenentuan jenis obat yang akan digunakan disesuaikan dengan standarisasiobat yang telah ditetapkan oleh KFT. Standarisasi ini dievaluasi setiap tahun untukmemantau kelancaran pemakaian obat yang telah dipesan oleh user (dokter).Standarisasi obat ini sangat membantu dalam penyediaan kebutuhan obat. Sebelumperencanaan pengadaan obat dibuat, obat-obat yang akan diadakan oleh RSdikonsultasikan terlebih dahulu antara pihak manajemen, apoteker, dan doktermelalui KFT. Salah satu tugas KFT adalah membuat formularium obat RS, agardapat memaksimalkan penggunaan obat secara rasional. Komite Farmasi danTerapi (KFT) merupakan penghubung antara medical staff dan pelayanan farmasidalam hal penggunaan obat untuk mencapai keamanan dan optimalisasi pelayanan.Formularium atau standarisasi obat yaitu daftar obat baku yang dipakaioleh RS dan dipilih secara rasional, serta dilengkapi penjelasan, sehinggamerupakan informasi obat yang lengkap untuk pelayanan medik RS. Berdasarkanstandarisasi obat ini dokter membuat resep yang menjadi dasar pengajuanpengadaan obat. Users (dokter) yang membuat resep obat di luar dari daftar yangada dalam formularium RS mengakibatkan pengadaan obat dan barang farmasitidak dapat direncanakan dan diadakan sesuai dengan kebutuhan RS. Sebagaicontoh, item obat tertentu dan obat yang kadaluarsa menumpuk, serta item obatyang diperlukan tidak tersedia. Penyebab dari adanya dokter yang membuat resepdi luar standarisasi obat yang telah ditetapkan, antara lain:Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 161. Kelengkapan obat yang sudah masuk dalam standarisasi belum sepenuhnyatersedia2. Obat yang diperlukan belum masuk dalam standarisasi obat3. Faktor pendekatan dari bagian pemasaran perusahaan obatBila peresepan di luar standarisasi tersebut berulang untuk obat yang sama,instalasi farmasi akan membuat pengajuan ke KFT untuk dimasukkan ke dalamstandarisasi. Selama proses pengajuan dan disetujui oleh KFT, obat tersebutdisediakan terlebih dahulu untuk menghindari pembelian obat ke apotek luar. Formpengajuan obat baru tersebut minimal Analisis Perencanaan Obat disetujui olehdua dokter untuk dapat diajukan ke KFT. Namun dari kenyataan yang ditemui,instalasi farmasi belum mempunyai standar terapi atau standar pelayanan medis,yang ada hanya sebatas kesepakatan verbal tiap dokter dalam setiap SMF, sehinggabelum diberlakukan dengan resmi. Standar terapi merupakan hal yang penting dandibuat oleh masing-masing SMF di komite medik yang diberlakukan resmi baikoleh komite medik maupun oleh pihak manajemen RS.2. Penetapan Kebutuhan Obat dengan Analisis ABCa. Nilai PemakaianItems obat di Instalasi Farmasi dikelompokkan menurut besarnya jumlahpemakaian dengan sistem 70 – 20 – 10.4 Pengelompokkan obat berdasarkan nilaipemakaian obat dalam analisis.Kelompok A: 12,31% dari total item obat di instalasi farmasi dengan jumlahpemakaian 69,10% dari jumlah pemakaian seluruhnya.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 17Kelompok B: 17,48% dari total item obat di instalasi farmasi dengan jumlahpemakaian 21,04% dari jumlah pemakaian seluruhnya.Kelompok C: 70,21% dari total item obat di instalasi farmasi dengan jumlahpemakaian 9,86% dari jumlah pemakaian seluruhnya.b. Nilai InvestasiUntuk pengelompokkan obat berdasarkan nilai investasi obat dalam analisis ABC,didapatkan hasil sebagai berikut :Kelompok A: 7,55% dari total item obat di instalasi farmasi dengan nilai investasisebesar 70,16% dari nilai investasi seluruhnya.Kelompok B: 16,78% dari total item obat di instalasi farmasi dengan nilai investasisebesar 20,21% dari nilai investasi seluruhnya.Kelompok C: 7,55% dari total item obat di instalasi farmasi dengan nilai investasisebesar 9,64% dari nilai investasi seluruhnya.Kelompok A dan B menyerap biaya investasi sebesar 90% dari total investasikeseluruhan, sehingga memerlukan perhatian khusus pada pengendalian persediaanagar selalu dapat terkontrol. Stok untuk kedua kelompok ini hendaknya ditekanserendah mungkin, tetapi frekuensi pembelian dilakukan lebih sering, seperti yangselama ini dilakukan yaitu setiap minggu. Hanya yang perlu diperhatikan kerjasama yang baik dengan pihak supplier agar pemesanan dapat dipenuhi tepat waktu,sehingga tidak terjadi kekosongan persediaan. Analisis ABC ini dapat digunakan,apalagi bila sudah adanya standarisasi obat. Untuk itu diperlukan kerja sama danAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 18koordinasi yang baik dengan unit terkait, misalnya bagian keuangan, logistik,dokter, serta unit pelayanan lainnya.3. Stok Akhir dan Kapasitas GudangBesarnya persediaan (stok akhir) dan komposisi obat yang dimiliki dapatdiketahui setelah diadakan penyetokan (stock opname) pada setiap periode,sehingga agar tujuan inventory control tercapai yaitu terciptanya keseimbanganantara persediaan dan permintaan, maka stock opname harus seimbang denganpermintaan pada satu periode waktu tertentu. Besarnya stok akhir obat menjadidasar pengadaan obat karena dari stok akhir tidak saja diketahui jumlah dan jenisobat yang diperlukan, tetapi juga diketahui percepatan pergerakan obat, sehinggakita dapat menentukan obat-obat yang bergerak cepat (laku keras) dapat disediakanlebih banyak.Untuk perhitungan stok akhir di instalasi farmasi, sering terjadiketidaksesuaian data antara pencatatan manual instalasi farmasi dengan data yangtercantum di sistem komputerisasi, hingga belum ada penetapan stok. Namuninformasi stok akhir dari instalasi farmasi tetap dijadikan pertimbangan bagipengajuan atau pemesanan obat, tetapi yang menjadi pertimbangan utama tetappada jumlah pemakaian periode sebelumnya.Salah satu aspek penting lain yang harus diperhatikan dalam kegiatanpengadaan obat adalah kapasitas gudang. Fasilitas pendukung kegiatan yangmemadai merupakan salah satu upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dalammenyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Namun, tidak selamanya fasilitas tersebutAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 19ada di instalasi farmasi. Secara umum sekalipun instalasi farmasi merupakanrevenue center utama RS namun sering fasilitas pelayanannya minim danmemprihatinkan, misalnya gudang yang tidak memenuhi syarat. Akibatnya,instalasi farmasi bekerja lambat mengantisipasi keperluan yang urgent dan sulitberkembang. Hal tersebut dikarenakan kapasitas gudang terkait erat dengankegiatan penyimpanan, maka seluruh kegiatan pengelolaan obat menjadi sia-siabila proses penyimpanan obat tidak terlaksana dengan baik. Untuk itu maka prosespengadaan sebaiknya mempertimbangkan kapasitas gudang yang dimiliki RS,sehingga perubahan mutu obat terjadi karena tidak tepatnya proses penyimpanandapat dihindari. Kondisi gudang farmasi yang sedang dalam masa transisi, jugamenjadi pertimbangan dalam proses pengadaan obat, karena masih ada obat yangtidak disimpan pada tempat yang seharusnya, dikarenakan tempat penyimpananyan terbatas.4. Jumlah Kunjungan dan Pola PenyakitIdealnya pemilihan obat juga dilakukan setelah mengetahui gambaran polapenyakit, karakteristik pasien. Sedangkan jumlah kunjungan lebih berpengaruhterhadap jumlah obat yang harus disediakan. Data atau informasi jumlahkunjungan tiap-tiap penyakit harus diketahui dengan tepat, sehingga dapat dipakaisebagai dasar penetapan pengadaan obat, terutama bila kita akan menggunakanmetode epidemiologi. Jumlah kunjungan dan pola penyakit menjadi pertimbanganbagi pengadaan obat di Instalasi farmasi. Karena pengajuan pengadaan obatdilakukan setiap minggu, dengan jumlah pemesanan diasumsikan untuk pemakaianAchmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 20satu minggu, maka peningkatan atau penurunan jumlah kunjungan, serta adanyatrend penyakit yan ditemukan, secara langsung berpengaruh pada pemakaian.Namun karena perkiraan jumlah kunjungan dan pola penyakit tidak diperhitungkansebelum adanya perubahan jumlah kunjungan dan pola penyakit tersebut,melainkan pada saat atau setelah trend itu terjadi, yaitu dilihat dari meningkatnyapemakaian akibatnya pemesanan atau pembelian obat secara cito tidak dapatdihindari.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm
    • 21V. KESIMPULANAspek yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan obat di RS yaitustandarisasi obat atau formularium, anggaran, pemakaian periode sebelumnya, stokakhir dan kapasitas gudang, lead time dan stok pengaman, jumlah kunjungan dan polapenyakit, standar terapi, penetapan kebutuhan obat dengan menggunakan ABC IndeksKritis. Penggunaan ABC Indek Kritis secara efektif dapat membantu RS dalammembuat perencanaan obat dengan mempertimbangkan aspek pemakaian, nilaiinvestasi, kekritisan obat dalam hal penggolongan obat vital, essensial dannonessensial. Standar terapi merupakan aspek penting lain dalam perencanaan obatkarena akan menjadi acuan dokter dalam memberikan terapinya.Achmad Fauzi Al Amrie, S.Farm