Administrando mi tiempo
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  • Recuerdo que cuando empecé a trabajar el tema que peor llevaba era el de organizar mi tiempo, el de gestionarlo y administrarlo. Pero me gustaría compartir con todos vosotros la solución que instalaron en la empresa, www.workmeter.com. Fue una gran ayuda y ahora la verdad es que no sabría trabajar sin él.
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Administrando mi tiempo Administrando mi tiempo Presentation Transcript

  • ADMINISTRANDO MI TIEMPO JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS
  • SIGNIFICADO  Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.
  •  La administración del tiempo corresponde a una manera de ser y de vivir para emplear el recurso más importante en nuestra vida.  “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas de las sociedades”.
  • EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL  Todos tenemos el mismo.  Una vez pasado ya no se recupera.  Cualquier actividad requiere tiempo.
  • ¿PORQUE ADMINISTRAR EL TIEMPO?  Es un recurso escaso  No puede ser almacenado ni ahorrado  No se puede administrar. El tiempo nos administra  No se puede controlar pero lo que hacemos con el si
  • BENEFICIOS  Nos guía hacia objetivos y metas.  Evita el estrés.  Facilita la obtención de resultados eficientes y eficaces  Organiza mejor el trabajo y las actividades
  • PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO  La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.  Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.  Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.  Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.  No se preocupan por registrar los compromisos y actividades  La falta de la planeación del tiempo
  • PASOS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO “ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA VIDA”
  • 1.PLANEACION  Planee con anterioridad las actividades que va realizar diariamente Hacer una lista de objetivos a cumplir.
  • PLANEACION EFICAZ  Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.  Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.  Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.  Organizo mis tareas por orden de prioridad.
  • 2.ORGANIZACION  Priorice las actividades que va a llevar a cabo durante el día Descripción Prioridad Tiempo Importante Urgente Estimado Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya de la oficina Plan estratégico nuevos SÍ NO Programar productos ... NO SÍ Delegar/Org. ... NO NO No pasa nada
  • PRIORIDADES  Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.  Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.  Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.
  • LO URGENTE Y LO IMPORTANTE  Urgente: lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento.  Importante: lo que contribuyen a realizar la misión personal.  No urgente: que se pueden dejar para después.  No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.
  • MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO Urgente No Urgente Cuadrante 2: Cuadrante 1: Planificación, Visión, Valores, Crisis, Presión Prevención de crisis Proyectos con fechas limites Preparación, Recreación Problemas de seguridad verdadera. Importante Cuadrante 3: Cuadrante 4: Interrupciones Actividades de Evasión, No Algunas reuniones Trivialidades Imprevistas, Pérdidas de Tiempo. Importante Visitas Inesperadas. Retrabajos
  • La gallina de los huevos de oro “El hoy y el mañana”
  • ¿El huevo o la gallina? La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y Pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su Impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza. Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
  • 3.AGENDAR  Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
  •  Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles.  Evitar sobrecargarse de compromisos.  Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente.  Concentrarnos en una sola tarea por vez
  • 4.HACER SEGUIMIENTO  Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
  • EL TIEMPO EN EL TRABAJO  Analizar las actividades que consumen tiempo  Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una  Dar una guía de cuánto tiempo se lleva cada una y cuándo hacerla  Tener organizado y limpio el lugar de trabajo  Establecer prioridades para el uso de su tiempo  Asignar prioridad intrínseca  Asignar prioridad de urgencia  Determinar el potencial para la delegación  Determinar la necesidad de comunicación  Determinar las personas clave para comunicarse  Planificación adecuada en la agenda diaria
  • Además de una buena organización de nuestras actividades debemos tener una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa. Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.
  • LADRONES DEL TIEMPO Son aquellas interrupciones o distracciones que nos impiden manejar nuestro tiempo adecuadamente
  • VARIABLES EXTERNAS  Interrupciones del teléfono  Interrupciones por visitas inesperadas  Urgencias  Espacios de trabajo incomodo  Exceso de reuniones  Ruidos y distractores visuales  Sistemas de comunicación deficiente  Tramites excesivos (burocracia)
  • VARIABLES INTERNAS  No saber decir “No”  Aplazar, dejar las cosas para después  Falta de planeación y organización personal  Confusión y desorden en la propia oficina  Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas  Falta de delegación eficaz  Falta de motivación, indiferencia  Tensión y preocupaciones
  • PRINCIPIOS TACTICOS  Determinar como estoy invirtiendo mi tiempo  Preveer lo inesperado  Agrupar tareas similares  Evitar interrupciones  Deje de ser perfeccionista  Aprenda hacer cómodo lo incomodo
  • PRINCIPIOS TACTICOS  Divida sus metas grandes en metas mas pequeñas  Trate de terminar cada tarea de una vez  Deje las cosas en su lugar a terminar un trabajo  Realizar las tareas mas complicadas primero  Toma acción de manera rápida
  • CONCLUSIONES  Planifiquemos las actividades • Definamos prioridades • Organicemos nuestro tiempo • No hagamos cosas inútiles • Aprendamos a manejar el estrés  Utilicemos herramientas  Evitemos empapelarnos  Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”  El tiempo es cada vez más escaso  Al administrar las actividades no perder la espontaneidad y la creatividad
  • Una buena administración del tiempo implica decidir cómo alcanzar nuestras metas más importantes de la manera más efectiva.
  • ADMINISTRANDO MI TIEMPO……ALCANZANDO MIS METAS . JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS