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A user centric co-design approach to Enterprise 2.0

by Emanuele Quintarelli on May 23, 2010

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How Enterprise 2.0 is mainly a matter of engagement. An engagement targeted to business outcomes but people centred. Co-design is the only realistic way to build participation and make change both happ...

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Emanuele Quintarelli , Partner at Open Knowledge Thanks Maurizio! 2 years ago Reply
Are you sure you want to Yes No
Maurizio Salamone , Sales Support at Metagenics Italia Great presentation. Shared on Nord Est Creativo blog. 2 years ago Reply
Are you sure you want to Yes No

La Società Lago è una giovane e frizzante PMI del nord est italiano (100 people) che produce mobili di design con una crescita anno su anno vicina al 50% Non è tuttavia solo la crescita a colpire, ma anche la cultura estremamente aperta, informale, partecipativa e centrata sulla qualità della vita che pervade l’azienda. Questa cultura si riflette nel prodotto in cui confluiscono passione, contaminazione, qualità, attenzione ad un design fresco Facendo leva su questo approccio e dovendo competere con vere e proprie multinazionali del mobile pur senza possedere gli stessi budget pubblicitari, Lago si è ingegnata ed ha da tempo iniziato a sperimentare praticamente con tutti gli strumenti web 2.0 disponibili all’interno ed all’esterno dell’azienda: dai corporate blog, ai wiki per snellire i processi, alla comunità dei rivenditori in Ning, alla condivisione del catalogo in Flickr, alla gestione dei progetti tramite Zoho, agli stage estivi supportati tramite Facebook. Obiettivi del Progetto L’obiettivo del nostro progetto è stato sistematizzare questi sforzi ed inserirli all’interno di una strategia coerente Spostare tutte le attività su un unico strumento Allargare la partecipazione e la sensibilità verso i social media a tutta l’azienda, manager compresi Migliorare tramite i social media il modo in cui i prodotti vengono sviluppati, ma predisponendo un modello replicabile di come l’Enterprise 2.0 possa essere utilizzata per snellire, arricchire e capitalizzare l’attività di tutti i processi aziendali Il Progetto L’introduzione dal basso degli strumenti è stata affiancata da un piano strategico più ampio e che coinvolge praticamente tutti i dipartimenti (marketing, produzione, post vendita, acquisti, ufficio tecnico, etc) e tutti i manager dell’azienda Dopo una fase di pianificazione, manager e collaboratori sono divenuti protagonisti del progetto aiutando a deciderne le caratteristiche, i tempi, le attività secondo un approccio partecipato di co-design (come è possibile vedere nel cartellone in basso) E’ stato preparato un pilot con 30 invitati appartenenti ai diversi dipartimenti grazie ai quali la piattaforma è stata strutturata, popolata e raffinata Dopo due settimane sono state invitate altre 30 persone Dopo un periodo di sole 6 settimane (+2 di progettazione e strategia), i risultati raggiunti sono i seguenti: Hard Benefits Un abbattimento dei tempi necessari per prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto Un abbattimento dei tempi necessari per coinvolgere tutti i referenti in riunioni ed altre attività di gruppo Una forte riduzione dei disallineamenti e dei problemi di comunicazione nel momento in cui nuovi prodotto devono essere realizzati e lanciati sul mercato Miglioramento della qualità delle decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone coinvolte Una maggiore capacità di raccogliere ed indirizzare le indicazioni provenienti dal mercato Un più veloce percorso di formazione per i nuovi assunti Soft Benefits Capacità di raccogliere in ogni occasione più punti di vista, più esperienze e di dare visibilità automatica a tutta l’azienda sul lavoro svolto Aver creato un meccanismo sempre aggiornato ed a costo zero di apprendimento e crescita professionale Dato che ogni decisione o dubbio viene discusso e documentato in pubblico diventando a tutti gli effetti un asset aziendale Dover lavorare e gestire un solo strumenti in cui l’informazione può essere trovata in modo semplice per l’utente
La Società Lago è una giovane e frizzante PMI del nord est italiano (100 people) che produce mobili di design con una crescita anno su anno vicina al 50% Non è tuttavia solo la crescita a colpire, ma anche la cultura estremamente aperta, informale, partecipativa e centrata sulla qualità della vita che pervade l’azienda. Questa cultura si riflette nel prodotto in cui confluiscono passione, contaminazione, qualità, attenzione ad un design fresco Facendo leva su questo approccio e dovendo competere con vere e proprie multinazionali del mobile pur senza possedere gli stessi budget pubblicitari, Lago si è ingegnata ed ha da tempo iniziato a sperimentare praticamente con tutti gli strumenti web 2.0 disponibili all’interno ed all’esterno dell’azienda: dai corporate blog, ai wiki per snellire i processi, alla comunità dei rivenditori in Ning, alla condivisione del catalogo in Flickr, alla gestione dei progetti tramite Zoho, agli stage estivi supportati tramite Facebook. Obiettivi del Progetto L’obiettivo del nostro progetto è stato sistematizzare questi sforzi ed inserirli all’interno di una strategia coerente Spostare tutte le attività su un unico strumento Allargare la partecipazione e la sensibilità verso i social media a tutta l’azienda, manager compresi Migliorare tramite i social media il modo in cui i prodotti vengono sviluppati, ma predisponendo un modello replicabile di come l’Enterprise 2.0 possa essere utilizzata per snellire, arricchire e capitalizzare l’attività di tutti i processi aziendali Il Progetto L’introduzione dal basso degli strumenti è stata affiancata da un piano strategico più ampio e che coinvolge praticamente tutti i dipartimenti (marketing, produzione, post vendita, acquisti, ufficio tecnico, etc) e tutti i manager dell’azienda Dopo una fase di pianificazione, manager e collaboratori sono divenuti protagonisti del progetto aiutando a deciderne le caratteristiche, i tempi, le attività secondo un approccio partecipato di co-design (come è possibile vedere nel cartellone in basso) E’ stato preparato un pilot con 30 invitati appartenenti ai diversi dipartimenti grazie ai quali la piattaforma è stata strutturata, popolata e raffinata Dopo due settimane sono state invitate altre 30 persone Dopo un periodo di sole 6 settimane (+2 di progettazione e strategia), i risultati raggiunti sono i seguenti: Hard Benefits Un abbattimento dei tempi necessari per prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto Un abbattimento dei tempi necessari per coinvolgere tutti i referenti in riunioni ed altre attività di gruppo Una forte riduzione dei disallineamenti e dei problemi di comunicazione nel momento in cui nuovi prodotto devono essere realizzati e lanciati sul mercato Miglioramento della qualità delle decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone coinvolte Una maggiore capacità di raccogliere ed indirizzare le indicazioni provenienti dal mercato Un più veloce percorso di formazione per i nuovi assunti Soft Benefits Capacità di raccogliere in ogni occasione più punti di vista, più esperienze e di dare visibilità automatica a tutta l’azienda sul lavoro svolto Aver creato un meccanismo sempre aggiornato ed a costo zero di apprendimento e crescita professionale Dato che ogni decisione o dubbio viene discusso e documentato in pubblico diventando a tutti gli effetti un asset aziendale Dover lavorare e gestire un solo strumenti in cui l’informazione può essere trovata in modo semplice per l’utente
La Società Lago è una giovane e frizzante PMI del nord est italiano (100 people) che produce mobili di design con una crescita anno su anno vicina al 50% Non è tuttavia solo la crescita a colpire, ma anche la cultura estremamente aperta, informale, partecipativa e centrata sulla qualità della vita che pervade l’azienda. Questa cultura si riflette nel prodotto in cui confluiscono passione, contaminazione, qualità, attenzione ad un design fresco Facendo leva su questo approccio e dovendo competere con vere e proprie multinazionali del mobile pur senza possedere gli stessi budget pubblicitari, Lago si è ingegnata ed ha da tempo iniziato a sperimentare praticamente con tutti gli strumenti web 2.0 disponibili all’interno ed all’esterno dell’azienda: dai corporate blog, ai wiki per snellire i processi, alla comunità dei rivenditori in Ning, alla condivisione del catalogo in Flickr, alla gestione dei progetti tramite Zoho, agli stage estivi supportati tramite Facebook. Obiettivi del Progetto L’obiettivo del nostro progetto è stato sistematizzare questi sforzi ed inserirli all’interno di una strategia coerente Spostare tutte le attività su un unico strumento Allargare la partecipazione e la sensibilità verso i social media a tutta l’azienda, manager compresi Migliorare tramite i social media il modo in cui i prodotti vengono sviluppati, ma predisponendo un modello replicabile di come l’Enterprise 2.0 possa essere utilizzata per snellire, arricchire e capitalizzare l’attività di tutti i processi aziendali Il Progetto L’introduzione dal basso degli strumenti è stata affiancata da un piano strategico più ampio e che coinvolge praticamente tutti i dipartimenti (marketing, produzione, post vendita, acquisti, ufficio tecnico, etc) e tutti i manager dell’azienda Dopo una fase di pianificazione, manager e collaboratori sono divenuti protagonisti del progetto aiutando a deciderne le caratteristiche, i tempi, le attività secondo un approccio partecipato di co-design (come è possibile vedere nel cartellone in basso) E’ stato preparato un pilot con 30 invitati appartenenti ai diversi dipartimenti grazie ai quali la piattaforma è stata strutturata, popolata e raffinata Dopo due settimane sono state invitate altre 30 persone Dopo un periodo di sole 6 settimane (+2 di progettazione e strategia), i risultati raggiunti sono i seguenti: Hard Benefits Un abbattimento dei tempi necessari per prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto Un abbattimento dei tempi necessari per coinvolgere tutti i referenti in riunioni ed altre attività di gruppo Una forte riduzione dei disallineamenti e dei problemi di comunicazione nel momento in cui nuovi prodotto devono essere realizzati e lanciati sul mercato Miglioramento della qualità delle decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone coinvolte Una maggiore capacità di raccogliere ed indirizzare le indicazioni provenienti dal mercato Un più veloce percorso di formazione per i nuovi assunti Soft Benefits Capacità di raccogliere in ogni occasione più punti di vista, più esperienze e di dare visibilità automatica a tutta l’azienda sul lavoro svolto Aver creato un meccanismo sempre aggiornato ed a costo zero di apprendimento e crescita professionale Dato che ogni decisione o dubbio viene discusso e documentato in pubblico diventando a tutti gli effetti un asset aziendale Dover lavorare e gestire un solo strumenti in cui l’informazione può essere trovata in modo semplice per l’utente
La Società Lago è una giovane e frizzante PMI del nord est italiano (100 people) che produce mobili di design con una crescita anno su anno vicina al 50% Non è tuttavia solo la crescita a colpire, ma anche la cultura estremamente aperta, informale, partecipativa e centrata sulla qualità della vita che pervade l’azienda. Questa cultura si riflette nel prodotto in cui confluiscono passione, contaminazione, qualità, attenzione ad un design fresco Facendo leva su questo approccio e dovendo competere con vere e proprie multinazionali del mobile pur senza possedere gli stessi budget pubblicitari, Lago si è ingegnata ed ha da tempo iniziato a sperimentare praticamente con tutti gli strumenti web 2.0 disponibili all’interno ed all’esterno dell’azienda: dai corporate blog, ai wiki per snellire i processi, alla comunità dei rivenditori in Ning, alla condivisione del catalogo in Flickr, alla gestione dei progetti tramite Zoho, agli stage estivi supportati tramite Facebook. Obiettivi del Progetto L’obiettivo del nostro progetto è stato sistematizzare questi sforzi ed inserirli all’interno di una strategia coerente Spostare tutte le attività su un unico strumento Allargare la partecipazione e la sensibilità verso i social media a tutta l’azienda, manager compresi Migliorare tramite i social media il modo in cui i prodotti vengono sviluppati, ma predisponendo un modello replicabile di come l’Enterprise 2.0 possa essere utilizzata per snellire, arricchire e capitalizzare l’attività di tutti i processi aziendali Il Progetto L’introduzione dal basso degli strumenti è stata affiancata da un piano strategico più ampio e che coinvolge praticamente tutti i dipartimenti (marketing, produzione, post vendita, acquisti, ufficio tecnico, etc) e tutti i manager dell’azienda Dopo una fase di pianificazione, manager e collaboratori sono divenuti protagonisti del progetto aiutando a deciderne le caratteristiche, i tempi, le attività secondo un approccio partecipato di co-design (come è possibile vedere nel cartellone in basso) E’ stato preparato un pilot con 30 invitati appartenenti ai diversi dipartimenti grazie ai quali la piattaforma è stata strutturata, popolata e raffinata Dopo due settimane sono state invitate altre 30 persone Dopo un periodo di sole 6 settimane (+2 di progettazione e strategia), i risultati raggiunti sono i seguenti: Hard Benefits Un abbattimento dei tempi necessari per prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto Un abbattimento dei tempi necessari per coinvolgere tutti i referenti in riunioni ed altre attività di gruppo Una forte riduzione dei disallineamenti e dei problemi di comunicazione nel momento in cui nuovi prodotto devono essere realizzati e lanciati sul mercato Miglioramento della qualità delle decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone coinvolte Una maggiore capacità di raccogliere ed indirizzare le indicazioni provenienti dal mercato Un più veloce percorso di formazione per i nuovi assunti Soft Benefits Capacità di raccogliere in ogni occasione più punti di vista, più esperienze e di dare visibilità automatica a tutta l’azienda sul lavoro svolto Aver creato un meccanismo sempre aggiornato ed a costo zero di apprendimento e crescita professionale Dato che ogni decisione o dubbio viene discusso e documentato in pubblico diventando a tutti gli effetti un asset aziendale Dover lavorare e gestire un solo strumenti in cui l’informazione può essere trovata in modo semplice per l’utente
From a sociogram and its patterns we came out with a selection of individuals that were contacted and invited to a kick-off and brainstorming session. Here you can see a photo. The important message i believe we need to highlight here is that working with networks, maps and sociograms is pretty easy to forget how we are really talking about people, faces, different stories and backgrounds, very diverse expectations and agendas. SNA here can enourmously help to save time and work through choosing the very best group from where to start, but that’s just a starting point. The interesting part is what’s happening after that.
Metaplan: Create shared understandingon complex issuesamong heterogenous groups
Questa è una schermata dall’applicazione. Grazie ad una grafica molto semplice ed una struttura a widget, tutte le indicazioni necessarie al lavoro sono a portata di mano: le ultime attività svolte dalle persone coinvolte sul processo stile Facebook le più recenti discussioni sulle modifiche tecniche in corso i temi più caldi i progetti lanciati per recepire le migliorie sul prodotto le ultime novità da tenere in considerazione Ogni utente crea autonomamente i contenuti, senza alcuna moderazione. Il tutto è completamente personalizzabile tramite drag & drop dal singolo partecipante e l’informazione può essere trovata secondo una varietà di criteri cronologici, di importanza, per linea di prodotto, per tema tramite i tag
In questa slide ho raccolto alcune indicazioni quantitative dei risultati del progetto. Dopo 6 settimane di coltivazione, abbiamo raggiunto il primo grande obiettivo, ovvero utenti che trovano valore nella piattaforma e partecipano: il numero di persone che partecipano attivamente continua a crescere costantemente. A partire dai 30 invitati iniziali al pilot in questo momento la piattaforma ospita 75 profili, cioè tutti i dipendenti, anche nella produzione che hanno un qualche accesso alla rete Continua a crescere anche il numero di discussioni in cui gli utenti sono coinvolti. In questo caso le discussioni sono lo strumento principale tramite il quale viene portato avanti e tracciato lo sviluppo prodotto. Benchè qui non si veda, è molto elevato il livello di interazione all’interno delle discussioni, ovvero ogni messaggio è seguito da un numero consistente di risposte che testimoniano il forte scambio di conoscenza tra gli utenti Aldilà della partecipazione iniziano ad emergere alcune indicazioni sui benefici concreti dell’iniziativa: Sono diminuiti di circa il 40% i tempi necessari per coinvolgere gli addetti allo sviluppo del prodotto Il tempo di reazione è così sceso del 70% E’ crollata drasticametne (più del 90%) anche la durata delle riunioni operative e di allineamento dato che tutti i partecipanti sono già aggiornati in tempo reale grazie alla trasparenza della piattaforma e la riunione serve ormai solamente a rivedere insieme le decisioni presi La qualità di queste decisioni si è alzata del 40% secondo i partecipanti dato che oggi tutta l’azienda può sempre mettere a disposizione la propria esperienza, le proprie competenze ed il proprio punto di vista
In questa slide ho raccolto alcune indicazioni quantitative dei risultati del progetto. Dopo 6 settimane di coltivazione, abbiamo raggiunto il primo grande obiettivo, ovvero utenti che trovano valore nella piattaforma e partecipano: il numero di persone che partecipano attivamente continua a crescere costantemente. A partire dai 30 invitati iniziali al pilot in questo momento la piattaforma ospita 75 profili, cioè tutti i dipendenti, anche nella produzione che hanno un qualche accesso alla rete Continua a crescere anche il numero di discussioni in cui gli utenti sono coinvolti. In questo caso le discussioni sono lo strumento principale tramite il quale viene portato avanti e tracciato lo sviluppo prodotto. Benchè qui non si veda, è molto elevato il livello di interazione all’interno delle discussioni, ovvero ogni messaggio è seguito da un numero consistente di risposte che testimoniano il forte scambio di conoscenza tra gli utenti Aldilà della partecipazione iniziano ad emergere alcune indicazioni sui benefici concreti dell’iniziativa: Sono diminuiti di circa il 40% i tempi necessari per coinvolgere gli addetti allo sviluppo del prodotto Il tempo di reazione è così sceso del 70% E’ crollata drasticametne (più del 90%) anche la durata delle riunioni operative e di allineamento dato che tutti i partecipanti sono già aggiornati in tempo reale grazie alla trasparenza della piattaforma e la riunione serve ormai solamente a rivedere insieme le decisioni presi La qualità di queste decisioni si è alzata del 40% secondo i partecipanti dato che oggi tutta l’azienda può sempre mettere a disposizione la propria esperienza, le proprie competenze ed il proprio punto di vista
La Società Lago è una giovane e frizzante PMI del nord est italiano (100 people) che produce mobili di design con una crescita anno su anno vicina al 50% Non è tuttavia solo la crescita a colpire, ma anche la cultura estremamente aperta, informale, partecipativa e centrata sulla qualità della vita che pervade l’azienda. Questa cultura si riflette nel prodotto in cui confluiscono passione, contaminazione, qualità, attenzione ad un design fresco Facendo leva su questo approccio e dovendo competere con vere e proprie multinazionali del mobile pur senza possedere gli stessi budget pubblicitari, Lago si è ingegnata ed ha da tempo iniziato a sperimentare praticamente con tutti gli strumenti web 2.0 disponibili all’interno ed all’esterno dell’azienda: dai corporate blog, ai wiki per snellire i processi, alla comunità dei rivenditori in Ning, alla condivisione del catalogo in Flickr, alla gestione dei progetti tramite Zoho, agli stage estivi supportati tramite Facebook. Obiettivi del Progetto L’obiettivo del nostro progetto è stato sistematizzare questi sforzi ed inserirli all’interno di una strategia coerente Spostare tutte le attività su un unico strumento Allargare la partecipazione e la sensibilità verso i social media a tutta l’azienda, manager compresi Migliorare tramite i social media il modo in cui i prodotti vengono sviluppati, ma predisponendo un modello replicabile di come l’Enterprise 2.0 possa essere utilizzata per snellire, arricchire e capitalizzare l’attività di tutti i processi aziendali Il Progetto L’introduzione dal basso degli strumenti è stata affiancata da un piano strategico più ampio e che coinvolge praticamente tutti i dipartimenti (marketing, produzione, post vendita, acquisti, ufficio tecnico, etc) e tutti i manager dell’azienda Dopo una fase di pianificazione, manager e collaboratori sono divenuti protagonisti del progetto aiutando a deciderne le caratteristiche, i tempi, le attività secondo un approccio partecipato di co-design (come è possibile vedere nel cartellone in basso) E’ stato preparato un pilot con 30 invitati appartenenti ai diversi dipartimenti grazie ai quali la piattaforma è stata strutturata, popolata e raffinata Dopo due settimane sono state invitate altre 30 persone Dopo un periodo di sole 6 settimane (+2 di progettazione e strategia), i risultati raggiunti sono i seguenti: Hard Benefits Un abbattimento dei tempi necessari per prendere decisioni sullo sviluppo del prodotto Un abbattimento dei tempi necessari per coinvolgere tutti i referenti in riunioni ed altre attività di gruppo Una forte riduzione dei disallineamenti e dei problemi di comunicazione nel momento in cui nuovi prodotto devono essere realizzati e lanciati sul mercato Miglioramento della qualità delle decisioni sul prodotto dato il maggiore numero di persone coinvolte Una maggiore capacità di raccogliere ed indirizzare le indicazioni provenienti dal mercato Un più veloce percorso di formazione per i nuovi assunti Soft Benefits Capacità di raccogliere in ogni occasione più punti di vista, più esperienze e di dare visibilità automatica a tutta l’azienda sul lavoro svolto Aver creato un meccanismo sempre aggiornato ed a costo zero di apprendimento e crescita professionale Dato che ogni decisione o dubbio viene discusso e documentato in pubblico diventando a tutti gli effetti un asset aziendale Dover lavorare e gestire un solo strumenti in cui l’informazione può essere trovata in modo semplice per l’utente

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Mike Elliott , Consultant at NetGen Consulting Tags enterprise 20 social business design rssbd 1 year ago
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A user centric co-design approach to Enterprise 2.0 — Presentation Transcript

A user centric co-design approach to Enterprise 2.0 Emanuele Quintarelli Partner, Open Knowledge www.socialenterprise.it
Open Knowledge is an international consulting firm focused on Enterprise 2.0. Our mission is to bring the Web 2.0 paradigm and technologies into organizations to improve business through employee participation , customer engagement and open innovation
What’s all this about? Engaging people towards business goals
The Engagement Gap
- Only 20% of employees is willing to go the extra mile (11% in Italy)
- The remaining 80% is wasting some or all of their potential
This is very expensive both for indivuals and for companies! Global Work Survey – New Towers Perrin (90K emplloyees in 18 countries)
What to do when participation is not mandatory? A threat? A barrier? Or an opportunity?
Lago: The Context
Lago: The Opportunity
- Too many tools to handle
- Only a few employees involved
- Departments as Silos
- 1 place only
- All the company involved
- + departments on the same task
- From many to 1 platform
- Old content to the new platfom
- Active role and committment from the top management
- Every employee is an onwer
From a bottom-up use of web 2.0 tools to a strategy aimed to evolve organization, technology and culture towards social product development Organization Technology Culture INTRANET 2.0 No INTRANET 2.0 INTRANET 2.0 “ Building better products through social media and involving the entire ecosystem (employees, resellers, customers) “
Lago: The Solution is bringing people together Bringing people together to break down silos among heterogenous groups and develop serendipity
Shared understanding on complex issues Idea Validation Solution Approval & Implementation
A facilitation process with people at the center Strategy Co-design Launch & Iteration Results 1 2 3 4
- Activating the champions
- Co-designing the needs and the solution
- Refining the solution together
- Launching the pilot
- Listening to users’ feedbacks
- Refining the solution together
- Cultivating the community
- Measuring results
- Presenting the results to the management
- Deciding about the future of the project
- Identifying the focus
- Defining goals, success factors & metrics
8 weeks
From employees to innovation creators Who is doing what? Which issues and which solutions? Everything is stored within its own product line Which are the hot areas and themes? Solution approved. Let’s implement it! Announc and Latest News Every user can create its own contents
Participation as an enabler
… .to reach measurable results
Engaging people is not a matter of being good Hard Benefits Soft Benefits
Build a co-design process to support change
Milan | London | Sydney | Shanghai Website www.open-knowledge.it International Forum on Enterprise 2.0 www.enterprise2forum.it Contact [email_address] Blog www.socialenterprise.it www.socialknowledge.wordpress.com THANK YOU!

A user centric co-design approach to Enterprise 2.0

by Emanuele Quintarelli on May 23, 2010

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