Your SlideShare is downloading. ×
Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

157

Published on

Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
157
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Jornada de gestió documental i arxiuPresentació de la solució ABSArxiuBarcelona, 03 de juny del 2013
  • 2. www.absis.catÍndex1.1.1.1. Benvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentació2.2.2.2. Part I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaMetadades de preservacióCaptura i classificació documentalVisor de documents amb signaturesTransferència d’expedients a l’arxiuDebat3.3.3.3. Part II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semi----activaactivaactivaactivaCustodia i disposicióSeguretat i auditoriaCercador avançatDebat4.4.4.4. Full de rutaFull de rutaFull de rutaFull de ruta5.5.5.5. CloendaCloendaCloendaCloenda
  • 3. Part I : Fase activa
  • 4. www.absis.catEsquema de components de la solucióABSArxiu
  • 5. Part I : Fase activaCaptura i classificació documental
  • 6. www.absis.catClassificació documental: Repositori de documents DM
  • 7. www.absis.catClassificació documental: Repositori de documents RM - QdCQdCQdCQdC
  • 8. www.absis.catEsquema de metadades de preservació – Unitat documentalcomposta (Expedient)(5) Obligatori només pels expedients oberts a instància de part(*) Definits només a Alfresco
  • 9. www.absis.catEsquema de metadades de preservació – Unitat documentalsimple (Document)(4) La metadada s’ha de capturar automàticament del Registre E/S
  • 10. www.absis.catCaptura i classificació documental – Incoació de l’expedient
  • 11. www.absis.catCaptura i classificació documental – Incoació de l’expedient
  • 12. www.absis.catCaptura i classificació documental – Adjuntar document
  • 13. www.absis.catCaptura i classificació documental – Adjuntar documentEntrada manualde les metadadesde preservaciódel documentque no es podencapturar automàticament
  • 14. Part I : Fase activaVisor de documents amb signatures
  • 15. www.absis.catVisor de documents amb signatures- Admet signatures en formatadjunt o separat al/delcontingut- Formats de signaturessuportats: CADES, XADES iPADES- Les signatures tipus separats’emmagatzemen juntamental contingut en un mateixcontenidor en format XML- Formats dettach acceptats:• docx• odt• pdf• doc
  • 16. Part I : Fase activaTransferència d’expedients a l’arxiu
  • 17. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Esquema generalABSArxiuDocuments(fase activa)ABSDocDocuments(fase semi-activa)AlfrescoDM AlfrescoRMSIGAPconnector ABSDocExpedientsOrdre detransferènciaa l’arxiu d’unaremesaexpedients
  • 18. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu - Expedients al DM
  • 19. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Expedients a l’RM
  • 20. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Descripció del procésProcediment de transferènciao Preparar la remesa d’expedients i aprovar l’acta de la transferènciao Transferir la remesa d’expedients a l’arxiu (RM)o Es verifica el valor de les metadades de preservació (expedient i document) ien cas de que no siguin correctes rebutja la transferència de l’expediento S’assigna a cada expedient un identificador únic de registre i un valor a lametadada de l’expedient “codi de referència”o És canvia l’estat de l’expedient a “Transferit” i els seus documents passen a seraccessibles només des de l’RM
  • 21. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiuElaboració i transferència de la remesa d’expedients
  • 22. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Expedient de transferènciaAREAAREAAREAAREA1. Incoació expedient2. Preparació de la remesad’expedients a transferir3. Elaboració acta detransferència i l’enviament aaprovació per part delresponsable de l’arxiu7. Recepció avís d’aprovacióde l’acta (alerta)8. Transferència de la remesaARXIUARXIUARXIUARXIU4. Recepció avís d’aprovacióacta de transferència(alerta)5. Revisió expedients inclososa l’acta6. Aprovació acta detransferència
  • 23. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu (Cut-Off)Característiques del cut-offo Un cop l’expedient ingresa a l’RM es converteix en unregistre electrònic (documents d’arxiu) i resta a l’esperadel cut-offo El cut-off pot automatitzar-se, definint-se com aprimera acció del calendari de preservació associat acada sèrie.Cut-Off
  • 24. www.absis.catDebatDebat
  • 25. Part II : Fase semi- activaCustodia i disposició
  • 26. www.absis.catCalendaris de preservació (disposició) - Característiqueso Els calendaris de preservació es configuren a nivell de sèrie documentalo Cada calendari pot tenir assignades varies accions (passos)o Totes les accions d’un calendari s’apliquen a tots els expedients o a tots elsdocuments de la sèrie documentalo Un cop afegida una acció a un calendari d’una sèrie , si la sèrie conté documents,l’acció ja no es pot eliminar del calendario Un cop afegida l’acció “destruir” a un calendari ja no es poden afegir més accions
  • 27. www.absis.catCalendaris de preservació – Configuració general
  • 28. www.absis.catCalendaris de preservació – Configuració accionso Principals tipus d’accions depreservació:- Tancar- Conservar- Destruir- TransferirExisteixen més tipus d’accionsperò el seu ús no aplica alsarxius administratius
  • 29. www.absis.catCalendaris de preservació – ExempleCalendari de preservació de la sèrie documental 6.07
  • 30. www.absis.catDisposició. Llistat d’expedients que s’han de destruir o transferirEsdeveniments pendents
  • 31. www.absis.catDisposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)L’acció de destrucció d’unexpedient o documentcomporta:o Eliminació física delsdocuments sensepossibilitat derecuperacióo Manteniment de lesmetadadeso Registre d’un apunt alregistre de destruccions
  • 32. www.absis.catDisposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)
  • 33. www.absis.catCongelació. Bloqueig d’expedients i documents (registres)Al congelar un expedient o documents aquest queda exclós de les accions delscalendaris
  • 34. Part II : Fase semi-activaSeguretat i auditoria
  • 35. www.absis.catSeguretat i Auditoria - Consola d’administració RMAlfresco inclou un mòdul d’auditoria dels tots els events de l’RM
  • 36. www.absis.catSeguretat i Auditoria - Auditoria d’un registreExemple d’auditoria d’un registre (Expedient 001-2013-4)
  • 37. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Ampliació consola d’administració RMABSArxiu amplia les funcionalitats del mòdul d’auditoria de l’RM amb:o Transferències a l’arxiu – llistat d’expedients que han ingresat a l’arxiuo Registres de destruccions – llistat d’expurgso Consultes internes (traçabilitat dels accessos als registres)
  • 38. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Transferències a l’arxiuAccés a la llista d’expedients que s’han rebut a l’arxiu i se’ls ha fet el Cut-off. Permetfiltre per data d’ingrés i usuari d’enviament
  • 39. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Registre d’expurgs (destruccions)Accés a la llista de registres que s’han destruït. Permet accedir a les metadades delsregistres destruïts
  • 40. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Consultes internesAccés a la llista d’accessos que s’han produït sobre un registre
  • 41. www.absis.catSeguretat i auditoria. Informe de secretariaLlistat de sèries documentals que contenen expedients que s’han de destruir. Inclouopció per exportar el llistat
  • 42. www.absis.catSeguretat i auditoria . Cercador avançat de l’RM
  • 43. www.absis.catSeguretat i auditoria . Cercador avançat del RM – Resultats cerca
  • 44. www.absis.catDebatDebat
  • 45. Full de ruta
  • 46. www.absis.catFull de rutaSetembre 2013o Adaptació Registre E/S i Acords/Resolucions a Alfrescoo Migració a Alfresco 4.0 (+ RM 2.0) Permet QdC amb més de 2 nivells !!o Eliminar restriccions model metadades Alfresco perquè admeti qualsevol valoro Ampliació esquema de metadades (volum expedient, emplaçament expedient,llista interessats, càrrec signant document, autor document, ...)
  • 47. www.absis.catFull de rutaProperes versionso Adaptació resta de productes ABSIS a Alfrescoo Permetre accedir des d’ABSIS als documents arxivatso Evolutius sobre la gestió de les sèries documentalso Afegir nivell de seguretat i de LOPD com a metadades de la sèrieo Informatitzar el calendari de transferència de cada sèrieo Millorar el procés transferències d’expedients a l’RM: validacionso Unificar els manteniments d’esquemes de metadades preservació (ABSDoc iAlfresco)o Implementar operacions massives de destrucció i transferènciao Millora entrada manual metadades preservació: Plantilles per tipus de documento Desenvolupament transferència de registres a la plataforma iArxiu
  • 48. www.absis.catCloendaMoltes gràcieshttp://www.absis.catDavid Sánchezdsanchez@absis.es

×