Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

306 views
216 views

Published on

Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
306
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013

  1. 1. Jornada de gestió documental i arxiuPresentació de la solució ABSArxiuBarcelona, 03 de juny del 2013
  2. 2. www.absis.catÍndex1.1.1.1. Benvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentació2.2.2.2. Part I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaMetadades de preservacióCaptura i classificació documentalVisor de documents amb signaturesTransferència d’expedients a l’arxiuDebat3.3.3.3. Part II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semi----activaactivaactivaactivaCustodia i disposicióSeguretat i auditoriaCercador avançatDebat4.4.4.4. Full de rutaFull de rutaFull de rutaFull de ruta5.5.5.5. CloendaCloendaCloendaCloenda
  3. 3. Part I : Fase activa
  4. 4. www.absis.catEsquema de components de la solucióABSArxiu
  5. 5. Part I : Fase activaCaptura i classificació documental
  6. 6. www.absis.catClassificació documental: Repositori de documents DM
  7. 7. www.absis.catClassificació documental: Repositori de documents RM - QdCQdCQdCQdC
  8. 8. www.absis.catEsquema de metadades de preservació – Unitat documentalcomposta (Expedient)(5) Obligatori només pels expedients oberts a instància de part(*) Definits només a Alfresco
  9. 9. www.absis.catEsquema de metadades de preservació – Unitat documentalsimple (Document)(4) La metadada s’ha de capturar automàticament del Registre E/S
  10. 10. www.absis.catCaptura i classificació documental – Incoació de l’expedient
  11. 11. www.absis.catCaptura i classificació documental – Incoació de l’expedient
  12. 12. www.absis.catCaptura i classificació documental – Adjuntar document
  13. 13. www.absis.catCaptura i classificació documental – Adjuntar documentEntrada manualde les metadadesde preservaciódel documentque no es podencapturar automàticament
  14. 14. Part I : Fase activaVisor de documents amb signatures
  15. 15. www.absis.catVisor de documents amb signatures- Admet signatures en formatadjunt o separat al/delcontingut- Formats de signaturessuportats: CADES, XADES iPADES- Les signatures tipus separats’emmagatzemen juntamental contingut en un mateixcontenidor en format XML- Formats dettach acceptats:• docx• odt• pdf• doc
  16. 16. Part I : Fase activaTransferència d’expedients a l’arxiu
  17. 17. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Esquema generalABSArxiuDocuments(fase activa)ABSDocDocuments(fase semi-activa)AlfrescoDM AlfrescoRMSIGAPconnector ABSDocExpedientsOrdre detransferènciaa l’arxiu d’unaremesaexpedients
  18. 18. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu - Expedients al DM
  19. 19. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Expedients a l’RM
  20. 20. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Descripció del procésProcediment de transferènciao Preparar la remesa d’expedients i aprovar l’acta de la transferènciao Transferir la remesa d’expedients a l’arxiu (RM)o Es verifica el valor de les metadades de preservació (expedient i document) ien cas de que no siguin correctes rebutja la transferència de l’expediento S’assigna a cada expedient un identificador únic de registre i un valor a lametadada de l’expedient “codi de referència”o És canvia l’estat de l’expedient a “Transferit” i els seus documents passen a seraccessibles només des de l’RM
  21. 21. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiuElaboració i transferència de la remesa d’expedients
  22. 22. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu – Expedient de transferènciaAREAAREAAREAAREA1. Incoació expedient2. Preparació de la remesad’expedients a transferir3. Elaboració acta detransferència i l’enviament aaprovació per part delresponsable de l’arxiu7. Recepció avís d’aprovacióde l’acta (alerta)8. Transferència de la remesaARXIUARXIUARXIUARXIU4. Recepció avís d’aprovacióacta de transferència(alerta)5. Revisió expedients inclososa l’acta6. Aprovació acta detransferència
  23. 23. www.absis.catTransferència d’expedients a l’arxiu (Cut-Off)Característiques del cut-offo Un cop l’expedient ingresa a l’RM es converteix en unregistre electrònic (documents d’arxiu) i resta a l’esperadel cut-offo El cut-off pot automatitzar-se, definint-se com aprimera acció del calendari de preservació associat acada sèrie.Cut-Off
  24. 24. www.absis.catDebatDebat
  25. 25. Part II : Fase semi- activaCustodia i disposició
  26. 26. www.absis.catCalendaris de preservació (disposició) - Característiqueso Els calendaris de preservació es configuren a nivell de sèrie documentalo Cada calendari pot tenir assignades varies accions (passos)o Totes les accions d’un calendari s’apliquen a tots els expedients o a tots elsdocuments de la sèrie documentalo Un cop afegida una acció a un calendari d’una sèrie , si la sèrie conté documents,l’acció ja no es pot eliminar del calendario Un cop afegida l’acció “destruir” a un calendari ja no es poden afegir més accions
  27. 27. www.absis.catCalendaris de preservació – Configuració general
  28. 28. www.absis.catCalendaris de preservació – Configuració accionso Principals tipus d’accions depreservació:- Tancar- Conservar- Destruir- TransferirExisteixen més tipus d’accionsperò el seu ús no aplica alsarxius administratius
  29. 29. www.absis.catCalendaris de preservació – ExempleCalendari de preservació de la sèrie documental 6.07
  30. 30. www.absis.catDisposició. Llistat d’expedients que s’han de destruir o transferirEsdeveniments pendents
  31. 31. www.absis.catDisposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)L’acció de destrucció d’unexpedient o documentcomporta:o Eliminació física delsdocuments sensepossibilitat derecuperacióo Manteniment de lesmetadadeso Registre d’un apunt alregistre de destruccions
  32. 32. www.absis.catDisposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)
  33. 33. www.absis.catCongelació. Bloqueig d’expedients i documents (registres)Al congelar un expedient o documents aquest queda exclós de les accions delscalendaris
  34. 34. Part II : Fase semi-activaSeguretat i auditoria
  35. 35. www.absis.catSeguretat i Auditoria - Consola d’administració RMAlfresco inclou un mòdul d’auditoria dels tots els events de l’RM
  36. 36. www.absis.catSeguretat i Auditoria - Auditoria d’un registreExemple d’auditoria d’un registre (Expedient 001-2013-4)
  37. 37. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Ampliació consola d’administració RMABSArxiu amplia les funcionalitats del mòdul d’auditoria de l’RM amb:o Transferències a l’arxiu – llistat d’expedients que han ingresat a l’arxiuo Registres de destruccions – llistat d’expurgso Consultes internes (traçabilitat dels accessos als registres)
  38. 38. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Transferències a l’arxiuAccés a la llista d’expedients que s’han rebut a l’arxiu i se’ls ha fet el Cut-off. Permetfiltre per data d’ingrés i usuari d’enviament
  39. 39. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Registre d’expurgs (destruccions)Accés a la llista de registres que s’han destruït. Permet accedir a les metadades delsregistres destruïts
  40. 40. www.absis.catSeguretat i Auditoria – Consultes internesAccés a la llista d’accessos que s’han produït sobre un registre
  41. 41. www.absis.catSeguretat i auditoria. Informe de secretariaLlistat de sèries documentals que contenen expedients que s’han de destruir. Inclouopció per exportar el llistat
  42. 42. www.absis.catSeguretat i auditoria . Cercador avançat de l’RM
  43. 43. www.absis.catSeguretat i auditoria . Cercador avançat del RM – Resultats cerca
  44. 44. www.absis.catDebatDebat
  45. 45. Full de ruta
  46. 46. www.absis.catFull de rutaSetembre 2013o Adaptació Registre E/S i Acords/Resolucions a Alfrescoo Migració a Alfresco 4.0 (+ RM 2.0) Permet QdC amb més de 2 nivells !!o Eliminar restriccions model metadades Alfresco perquè admeti qualsevol valoro Ampliació esquema de metadades (volum expedient, emplaçament expedient,llista interessats, càrrec signant document, autor document, ...)
  47. 47. www.absis.catFull de rutaProperes versionso Adaptació resta de productes ABSIS a Alfrescoo Permetre accedir des d’ABSIS als documents arxivatso Evolutius sobre la gestió de les sèries documentalso Afegir nivell de seguretat i de LOPD com a metadades de la sèrieo Informatitzar el calendari de transferència de cada sèrieo Millorar el procés transferències d’expedients a l’RM: validacionso Unificar els manteniments d’esquemes de metadades preservació (ABSDoc iAlfresco)o Implementar operacions massives de destrucció i transferènciao Millora entrada manual metadades preservació: Plantilles per tipus de documento Desenvolupament transferència de registres a la plataforma iArxiu
  48. 48. www.absis.catCloendaMoltes gràcieshttp://www.absis.catDavid Sánchezdsanchez@absis.es

×