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Formaciones continuadas de expedientes ABSIS 2011
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  • 1. Formaciones continuadas de expedientes Jornada de usuarios Noviembre del 2011 http://www.slideshare.net/absinformatica
  • 2. Índice1. Procedimiento genérico2. Firma electrónica de documentos3. Compulsa electrónica y digitalización certificada de facturas4. Copias auténticas 1. Generación de copias auténticas 2. Validación de copias auténticas5. Resolución de relaciones – agrupación de asuntos6. Solución de gestión documental y de archivo de ABSIS 1. Esquema general solución 2. Enfoque y evolución – hoja de ruta www.absis.es
  • 3. Procedimiento genérico
  • 4. Procedimiento genéricoConceptoProcedimiento con un conjunto de trámites y plantillas genéricas que permite incoar ytramitar cualquier tipo de expedienteObjetivo principalInformatización rápida de todos los expedientos tramitados por la administración sinnecesidad de definición previa de un procedimiento diferente para cada tipo deexpedienteTipos- Procedimiento genérico simplificado- Procedimiento genérico básico www.absis.es
  • 5. Procedimiento genérico simplificadoCaracterísticas- Se registran todos los expedientes – Registro de expedientes- Se crea una carpeta electrónica para cada expediente tramitado – expedientescontrolados- Fácil localización y acceso a las carpetas de los expedientes/documentos- Control de la documentación del expediente – custodia- Posibilidad de normalización de la documentación – uso de plantillas de documentos- Sólo queda constancia de los documentos de cada expediente - no hay hoja de rutadel expediente www.absis.es
  • 6. Procedimiento genérico simplificadoPasos implantación- Diseñar todas las plantillas de documentos – modelos que se quieren usar(opcional)- Diseñar un procedimiento con 1 trámite que permita generar y capturar losdocumentos del expediente (mínimo uno)- Crear los libros para numerar los expedientes (mínimo uno)- Crear una Unidad Organizativa (UT) y un grupo de usuarios con todos los usuariostramitadores www.absis.es
  • 7. Procedimiento genérico básicoCaracterísticas- El procedimiento incluye un trámite para cada una de las fases del PAC- Facilita el control del estado de la tramitación - qué fases se ha hecho y qué fasequeda por hacer en cada expediente www.absis.es
  • 8. Aspectos importantes de la implantaciónImplantación según el tipo de control de acceso a los expedientes, trámites ydocumentosOpción1: Control de acceso totalTodos los tramitadores pueden ver y tramitar cualquier expediente de cualquier área– sólo hace falta informatizar un procedimientoOpción2: Control de acceso por áreasLos tramitadores de un área pueden acceder y tramitar sólo los expedientes de suárea – es necesario informatizar un procedimiento por área, un grupo de usuariospor área y un libro por área (opcional) www.absis.es
  • 9. Aspectos importantes de la implantaciónImplantación según el tipo de integración con Acuerdos y ResolucionesOpción1: Con integración con SecretaríaSi hay integración – hay que añadir al procedimiento el trámite propuesta o petición deacuerdo/resolución, el temporizador para bloquear el expediente y las plantillaspropuesta y notificaciónOpción2: Sin integración con SecretaríaSi no hay integración – no es necesario añadir al procedimiento el trámite propuesta opetición de acuerdo/resolución www.absis.es
  • 10. Firma electrónica de documentos
  • 11. Firma electrónica de documentosMarco legalLey 59/2003Definición de firma electrónicaConjunto de datos en forma electrónica consignado junto a otros o asociado a ellos, quepueden ser utilitzados como medio de identificación del firmadoObjectivo principal de la firma electrónica de los documentosGarantizar la integridad, autentificación y no repudio de los documentos electrónicos -validez jurídicaTipos de firmas-Según el lugar donde se almacena: Separada o Adjunta-Según el formato de los datos que forman la firma: CADES XADES, PDF, etc... CADES,-Según su reconocimiento legal: básica, reconocida, avanzada-Según si se utiliza o no certificado electrónico para generarla: Con certificado o Sincertificado www.absis.es
  • 12. Firma electrónica de documentosConfiguración- Convenio con la Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) que se usará PSIS, @Firma, etc...- Solicitar los certificados de personal adscrito a la administración o cualquier otro tipo decertificados que usarán las personas que tienen que realizar firmas electrónicas concertificado- Solicitar las tarjetas criptográficas para almacenar los certificados (opcional)- Configurar el sistema con los datos de acceso a la PSC (absconfig.xml)- Configurar los clasificadores de documentos que se tienen que firmar (opcional)- Configurar los cargos que tienen que aprobar los documentos (opcional)- Configurar las alertas que tienen que recibir las personas que intervienen en laaprobación (opcional)- Crear unos circuitos de aprobación (lógicas) para cada conjunto de personas que tienenque firmar unos determinados tipos de documento- Configurar los procedimientos para que los expedientes queden a la espera de laaprobación de un determinado documento (opcional) www.absis.es
  • 13. Firma electrónica de documentosOperatoria- Una vez preparado el documento se envía a aprobar (se inicia el proceso de aprobacióndel documento)- Cada firmante va recibiendo el documento en el momento en que tiene dar suaprobación –el orden de aprobación se indica en el circuito (lógica) de aprobación¿Desde dónde se puede aprobar o rechazar la aprobación de un documento?- Desde el portafirmas: cada usuario ve todos los documentos que en un momento dadotiene pendientes de aprobar-Desde la carpeta del expediente-Desde un trámite (bandeja de tramitación)Validación de las firmas electrónicas – validación del documento- Acceso al documento desde la carpeta del expedient- Acceso al documento desde los buscadores de documentos www.absis.es
  • 14. Firma electrónica de documentosCircuito - lógica de firma- Conjunto personas que han de aprobar unos determinados tipos de documentos en undeterminado orden asociándoles una firma- Un circuito está compuesto por una o más fasesFase- Conjunto de personas que han de aprobar un documento firmándolo- Todas las personas incluidas en la fase tienen que firmar el documento www.absis.es
  • 15. Firma electrónica de documentosEjemplos de circuitos de aprobación Firman Firman 2 personas Firman 4 personas Firman 2 personas Firman 4 personas www.absis.es
  • 16. Firma electrónica adjunta con sello de tiempo – formato PDF www.absis.es
  • 17. Firma electrónica separada con sello de tiempo www.absis.es
  • 18. Compulsa electrónica de documentos
  • 19. Compulsa electrónicaMarco legal-Ley 30/1992 Artículo 46 – Validez y eficacia de documentos y copias-Ley 11/2007 Artículo 30 - Copias electrónicas – puntos 3 y 4“30.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los 30.3documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, ciudadanosa través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y laconservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtenciónpodrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”“30. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de 30.los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en esteartículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con lascondiciones que por cada Administración Pública se establezcan” www.absis.es
  • 20. Compulsa electrónica - Esquema general Documento en formato papel(1) Digitalización del (2) Validación (3) Firma imagen (4) Capturadocumento imagen digital digital metadatos Copia digital Copia digital Metadatos firmada compulsa Copia digital compulsada = Compulsa electrónica www.absis.es
  • 21. ImplantaciónRequisitos-Disponer del servicio de una Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) -PSIS, @Firma...-Disponer de los certificados electrónicos personales reconocidos que usarán loscompulsadores para firmar las compulsas (FNMT, eDNI, idCAT, certificado de personaladscrito a la aapp...)- Tarjetas criptográficas (opcional)-Dispositivos digitalitzadores accesibles desde las estaciones clientes (mínimo uno)Pasos implantación-Configurar las características de las compulsas que se generarán (parámetros)-Añadir la autorización “Compulsar electrónicamente” a los perfiles de los usuarios querealizarán compulsasConfigurar el servidor de aplicaciones web-Configurar los datos de conexión a la PSC (absconfig.xml) www.absis.es
  • 22. Implantación (PCs PCs)Estaciones clientes (PCs)- Instalación del driver twain del dispositivo digitalizador- Instalación de los drivers para utilizar el certificado electrónico (tarjeta criptográfica,certificados raiz, eDNI, etc...)- Instalación de la máquina virtual de java para ejecutar la aplicación de firma www.absis.es
  • 23. Configuración parámetros generación de compulsas www.absis.es
  • 24. Metadatos de una compulsa electrónica www.absis.es
  • 25. Componentes de una compulsa electrónica Firma electrónica Metadatos Imagen digital con el contenido del documento www.absis.es
  • 26. Digitalización certificada de facturas (ABSDoc DC)
  • 27. Digitalización certificada de facturasMarc legal- Orden EHA/962/2007 facturación telemática y conservación electrónica de facturas- Real decreto 1496/2003 reglamento obligaciones de facturaciónDefinición de digitalización certificada“la Orden define como digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel eíntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con lasespecificaciones técnicasque se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Esteproceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligadostributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización mediante el empleo enambos casos de unsoftware de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por lasentidades desarrolladoras del software a la Agencia TributariaCaracterísticas- Módulo independiente homologado por la AEAT (ABSDoc DC)- Integración del mòdul ABSDoc DC con el Registre d’entrades y próximamente con elRegistro de facturas www.absis.es
  • 28. Digitalización certificada de facturasHomologación del software utilizado para digitalizar www.absis.es
  • 29. Esquema general www.absis.es
  • 30. Copias auténticas
  • 31. Generación de copias auténticas con CSVMarco legalLey 11/2007 Artículo 30 puntos 2 y 5“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medioselectrónicos, de documentos emitidos original-mente por las AdministracionesPúblicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempreque se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 dela Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y delProcedimiento Administrativo Común.”“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicosadministrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamentetendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresiónde un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación quepermitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivoselectrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora” www.absis.es
  • 32. Generación de copias auténticas con CSVDefinición de CSVCódigo Seguro de Verificación = Localizador incluido en las copias auténticas quepermite localizar el documento original para validar la autenticidad de la copiaCaracterísticas de las copias auténticas emitidas- Formato: PDF- Firma electrónica: Attach con sello electrónico de órgano (opcional)- Mecanismo de validación: CSV + URL del validador de documentos www.absis.es
  • 33. Generación de copias auténticas con CSVDocumento electrónico original custodiado por la administración (con o sin firmas) www.absis.es
  • 34. Generación de copias auténticas con CSVBuscador de documentos – Opción “Copia auténtica” www.absis.es
  • 35. Generación de copias auténticas con CSV Sello electrónico de órgano Información para validar la copia Localizador(CSV) www.absis.es
  • 36. Validación de una copia auténtica de un documento www.absis.es
  • 37. Validación de una copia auténtica de un documento www.absis.es
  • 38. Resolución de relaciones –agrupación de asuntos
  • 39. Resolución de relacionesObjetivoResolver con una única resolución (acuerdo o decreto) un conjunto de asuntos(expedientes) que están a la espera de una aprobaciónConceptos- Petición de aprobación – no tiene documento propio- Propuesta tipo relación – documento con la relación de asuntos a aprobar- Acuerdo / Decreto- Certificados individualizados de la aprobación de cada uno de los asuntos- Notificaciones individualizadas de la aprobación de cada uno de los asuntos www.absis.es
  • 40. Esquema general www.absis.es
  • 41. ConfiguraciónProducto:Producto: Acuerdos y resolucionesPlantillas de documentos- Configurar una plantilla de propuesta para cada tipo de aprobación agrupada- Configurar una plantilla certificado para cada tipo de aprobación agrupada- Configurar una plantilla notificación para cada tipo de aprobación agrupada (opcional)Órganos- Asociar las plantillas a los órganos que tengan que resolver y definir los permisos deacceso www.absis.es
  • 42. ConfiguraciónProducto:Producto: ExpedientesProcedimientos- Añadir un trámite desde el que se generá y enviará la petición de aprobación- Añadir un temporizador para esperar la resolución de la petición de aprobación y elcertificado de la resolución (opcional)- Añadir y configurar un trámite para tramitar la notificación desde el expediente(opcional) www.absis.es
  • 43. TramitaciónÁREAS- Los tramitadores: tramitan los expedientes hasta llegar al trámite “Petición de aprobación”- El responsable de crear las relaciones de aprobación: crea una propuesta tipo relación con unarelación que incluye todos los expedientes que propone al órgano que resuelva con un únicoacuerdo o decreto, y envía la propuesta al órgano resolutorioSECRETARÍA- Se prepara la sesión de órgano colegiado (en caso de aprobación por acuerdo), se reúne elórgano y se adoptan los acuerdos- Se genera el acta de la sesión (documentación de los acuerdos) o se genera el decreto(documento, numeración y firma) según sea el caso- Se generan certificados individualizados para cada uno de los expedientes- Se generan notificaciones individualizadas para cada uno de los expedientes www.absis.es
  • 44. TramitaciónÁREAS- Los tramitadores: continúan la tramitación de los expedientes según lo configurado en elprocedimiento administrativo correspondiente www.absis.es
  • 45. Solución de gestión documental y de archivo deABSIS
  • 46. ObjetivoDisponer de una solución completa que permita una gestióncompleta del ciclo de vida de los expedientes/documentosdesde su incoación hasta su destrucción definitiva otransferencia a un repositorio de archivo para su conservaciónpermanente o a largo plazo www.absis.es
  • 47. Esquema general Almacenar documento Gestor documental y de archivo (Alfresco DM/RM) Recuperar documentoUnidades productoras Sistema Fase Fase Archivar expediente Productor activa inactiva de Expedientes y Documentos Transferència Plataforma de preservación y custodia documental www.absis.es
  • 48. Esquema general de la solución www.absis.es
  • 49. Enfoque y evolución – Hoja de rutaFase1- Integración con el Alfresco DM – gestor documental- Informatización del cuadro de clasificación en el DM y en el RM- Carga y configuración de las series documentales en ABSIS- Clasificación de los expedientes- Informatización del esquema de metadatos de preservación de los documentos-Clasificación de los documentos - captura semi-automática de los metadatos de preservación de los documentos- Almacenamiento y recuperación de documentos en el Alfresco RM (contenido, metadatosy firmas)Fase2- Cierre de expedientes y transferencia al archivo Alfresco RM- Panel de control de archivero – Definir y aplicar calendarios de disposición- Aplicación de calendarios de disposición - automática/manual- Auditoría disposiciones – transferencias y eliminaciones www.absis.es
  • 50. Enfoque y evolución – Hoja de rutaFase3Integración con la plataforma de custodia y preservación documental (iArchivo) –transferencia de expedientes/documentosCalendario disponibilidad fase1 y fase2Primer trimestre 2012 www.absis.es
  • 51. Cuadro de clasificación documentalEstructuraFunción Categoría o serie documental 6.Solicitudes Expediente 6.06 Solicitudes beneficio IBI 001-2011-11 Solicitud Informe jurídico Resolución de alcaldia Notificación resolución www.absis.es
  • 52. Carga y configuración de las series documentales www.absis.es
  • 53. Clasificación de los expedienteso Asignación de la serie documental al expediente en el momento de su incoación www.absis.es
  • 54. Muchas gracias David Sánchez dsanchez@absis.eshttp://www.slideshare.net/absinformatica www.absis.es

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