Conceptos de gestion documental y archivo electronico

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Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS

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  • Es cierto que existen diferencias claras entre un DMS y un archivo electrónico, pero a día de hoy tanto la Administración Pública como la empresa privada son más propensos al uso de gestores documentales que a archivos electrónicos. Un ejemplo claro de un buen DMS sería OpenKM, ya que muestra tanto los beneficios de un archivo electrónico como las ventajas del gestor documental tradicional.

    Más información en http://www.openkm.com

    Saludos
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Conceptos de gestion documental y archivo electronico

  1. 1. Conceptos de gestión documental y archivo electrónico Marzo 2012
  2. 2. Índice1. Marco legal2. Objetivos3. Conceptos4. Esquema general de la solución de ABSIS5. Ciclo de vida del expediente electrónico6. Gestor del archivo electrónico7. Plataforma de custodia y preservación documental8. Hoja de ruta implantación www.absis.es
  3. 3. Marco legal
  4. 4. Marco legal Las normas UNE-ISO 15489, UNE-ISO 23081-1, UNE-ISO 23081-2 Proporcionan estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos en las organizaciones y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos. MoReq y MoReq2– Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). La especificación puede aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. www.absis.es
  5. 5. Marco legal Los archiveros han de tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de políticas: - el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida - la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente - el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, .. de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. www.absis.es
  6. 6. Objetivos
  7. 7. Objetivos- Definir e implantar una política documental- Garantizar el correcto tratamiento de todos losexpedientes/documentos administrativos electrónicos- Establecer las medidas necesarias para garantizar lapreservación de los expedientes/documentos en su contexto decreación, de su valor probatorio y su conservación para elacceso futuro. www.absis.es
  8. 8. Conceptos
  9. 9. ExpedienteExpedienteadministrativoConjunto ordenado dedocumentosgenerados o recibidospor una entidaden la resoluciónadministrativa de unmismo asunto. www.absis.es
  10. 10. Documento administrativo o de archivoDocumento administrativo“Es un fragmento de informaciónregistrada generada, acumulada o producidaen el desarrollode una actividad institucional o personal y quecomprende un contenido,un contexto y una estructura”(según el Comité del ConsejoInternacional de Archivos sobre Archivos Electrónicos) Sirven de evidencia de determinados hechos, lo que los convierte en el soporte básico para la toma de decisiones y para la reconstrucción histórica www.absis.es
  11. 11. Clasificación documental Fondo documental Cuadro de Tipologías de documentos clasificación documental (series documentales) Metadatos de preservación de las unidades documentales (expediente / documento) Expedientes / documentos www.absis.es
  12. 12. Serie documental Define el ciclo de vida de un conjunto de expediente y por tanto de todos los documentos que forman parte de estos Serie documental Calendario de Calendario de disposición transferencia de (política de preservación) expedientes www.absis.es
  13. 13. ¿ Cómo se almacena un expediente/documento de formaclasificada?Función 6.SolicitudesSerie documental 6.06 Solicitudes beneficio IBI(categoría) 001-2011-11 Expediente Informe técnico.pdf Solicitud.pdf Resolución de alcaldia.ddocx Documentos Informe jurídico.docx Notificación resolución.dodt del expediente El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica con 3 niveles uno) Todo documento debe pertenece a un expediente (sólo a uno) www.absis.es
  14. 14. ¿ Cómo se almacenan un documento sin clasificar ? 10. Correspondencia Serie documental por defecto 10.1 Correspondencia varia 002-2012 Carpeta donde se almacenan 0001_Solicitud.pdf todos los 0002_Solicitud.pdf documentos 0003_Presupuesto.docx de la entidad sin expediente 0004_Presupuesto.docx asignado ... www.absis.es
  15. 15. Esquema general de la solución deABSIS
  16. 16. Esquema general de la solución de ABSIS CONNECTOR Transferencia al archivo Panel de gestión Gestión de Gestor archivo Gestor Archivo Expedientes ABS-Doc Doc Documental Electrónico ALFRESCO ALFRESCO VISOR VISOR (DM) (RM) docs docs Fase activa Fase inactiva www.absis.es
  17. 17. Ciclo de vida del expediente electrónico
  18. 18. Ciclo de vida del expediente electrónico Exp Reg ... ABSDoc (1) Guardar / Recuperar documento + metadatos de Gestor de archivo preservación electrónico docs Fase Gestor documental AlfrescoRM inactiva (2) Transferir remesa de AlfrescoDM (3) Transferir expedientes expedientes a otro Fase repositorio docs activa (3) Eliminación Plataforma de custodia y preservación docs documental Fase iArxiu, @rchiva, etc.. histórica www.absis.es
  19. 19. Gestor del archivo electrónico
  20. 20. Gestor del archivo electrónicoo Función principal • Preservación de los documentos (electrónicos y papel) y gestión del ciclo de vida en fase inactiva (una vez finalizada su vigencia administrativa) asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidado Permite • Informatizar el cuadro de clasificación documental • Crear el esquema de metadatos • Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición • Crear y aplicar las reglas de disposición • Recepción/supervisión de los expedientes transferidos • Control del histórico de transferencias recibidas • Definir y aplicar el control de acceso a los documentos • Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación) • Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos • Control de les operaciones realizadas (auditoria) • Gestionar el registro de eliminaciones de documentos www.absis.es
  21. 21. Plataforma de preservación y custodiadocumental
  22. 22. Plataforma de preservación y custodia digitalo Función principal • Preservar los documentos que son de conservación permanente o de largo plazo, asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidado Permite • Gestión de transferencias de documentos - recepción • Almacenaje de documentos • Recuperación y control de acceso a los documentos almacenados • Resellado electrónico de documentos - control validez firmas • Migración de formatos – control obsolescencia tecnológica del formato • Eliminación de documentos www.absis.es
  23. 23. Hoja de ruta para la implantación de unasolución completa de gestión deexpedientes/documentos electrónicos
  24. 24. Hoja de ruta para implantar una solución completa de gestión de expedientes/documentos electrónicos1 Implantar firma 2 Implantar 3 Crear y aprobar 4 Crear y aprobar Electrónica Generación y cuadro clasificación política documental validación de copias documental auténticas DISPONIBLE DISPONIBLE NO REQUIERE DE NO REQUIERE DE ABSIS ABSIS• Firma /rechazo El validador debe La confección es • Listas de control de acceso• Validación ntegrarse en la sede responsabilidad del • Definir esquema de metadatos de preservación• Emisión / Validación de copias electrónica responsable de archivo • Normalización de los formatos de documentos auténticas de documentos y • Estandarización de los modelos de permitir validarlas. documentos5 Implantar Gestor 6 Informatizar 7 Implantar Gestor 8 Integrar gestor Documental cuadro de clasificación Archivo Electrónico de archivo electrónico y política de gestión con plataforma de documental custodia PREVISIÓN 2013 PREVISIÓN MARZO PREVISIÓN 2012 (*) PREVISIÓN A PARTIR 2012 DEL 2013 AlfrescoDM En ABSDoc y en AlfrescoDM Nuevo producto ABSIS Integración con una basado en AlfrescoRM plataforma de custodia y preservación documental (iArxiu, @rhiva, etc.) (*) Solo en caso de que el único producto instalado sea Expedientes Nota: AlfrescoDM = gestor documental // AlfrescoRM = gestor de archivo electrónico www.absis.es
  25. 25. Muchas gracias por su atención David Sánchez Medina dsanchez@absis.es www.absis.es

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