Parcours Thèses - Vers l exhaustivité du signalement des thèses

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Intervention Isabelle Martin (ABES) - Journées ABES 2013

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  • Aide au catalogage des thèses dans le Sudoc (dépôt papier) : les scripts   4 scripts sont utiles au catalogage des thèses originelles/dépôt papier dans le Sudoc :   2 scripts de création de notice de thèse Nom du script Commentaire 1 . Thèse papier (Aa) : originelle CAT_CreerTheseImprimeOriginelle Modèle de notice pour une thèse imprimée originelle 2. Thèse papier (Aa) : Edition commerciale CAT_CreerTheseImprimeEditionCommerciale Modèle de notice pour une thèse imprimée (Edition commerciale)   2 scripts de transformation d’un type de support à un autre (on part d’une notice existante) Nom du script Commentaire 3. Thèse CAT_TransfoTheseImpTheseElec Transformation d’une notice de thèse imprimée (originelle) en notice de thèse électronique (reproduction) 4. Thèse CAT_TransfoTheseImpTheseMicr Transformation d’une notice de thèse imprimée (originelle) en notice de microfiche (reproduction)   D’autres scripts existent mais ils sont moins utiles dans le contexte présent. Ici ce qui intéresse l’établissement, c’est de cataloguer la notice originelle/dépôt papier (script 1), puis éventuellement de créer les notices des reproductions : électronique (script 3) et/ou microfichée (script 4), et enfin, de créer les notices des versions commerciales s’il y a lieu (script 2) Pour les utiliser, il est nécessaire de les rendre actifs depuis WinIBW en ajoutant des barres d'outils pré-composées, ou si l'on préfère, un bouton pour chacun des scripts. Voir le Manuel WinIBW consacré aux scripts, leur activation et leur utilisation . Que ce soit à l’aide de scripts ou de modèles, toujours veiller à ce que le catalogage soit bien conforme aux règles de catalogage des thèses dans le Sudoc
  • Parcours Thèses - Vers l exhaustivité du signalement des thèses

    1. 1. Vers l’exhaustivité du signalement desthèsesJournées ABES 2013 - Isabelle Martin 1
    2. 2. Le contexte légal- Annuaire des formations doctorales- Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctor- Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépJournées ABES 2013 - Isabelle Martin2
    3. 3. En bref- Etablissement habilité à délivrer le doctorat- Obligation de signalement des thèsessoutenues- Choix par l’établissement de soutenance dumode de dépôt retenu (papier ouélectronique)Journées ABES 2013 - Isabelle Martin3
    4. 4. Mode de dépôt électronique ou modede dépôt papier- Voir l’arrêté du 7 août 2006 relatif auxmodalités de dépôt, de signalement, dediffusion et de conservation des thèses- http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidT• Conditionne l’utilisation de l’application Starou nonJournées ABES 2013 - Isabelle Martin4
    5. 5. Thèse en préparation /Thèse soutenueJournées ABES 2013 - Isabelle Martin5
    6. 6. Possibilité vs obligation• Le sujet de thèse en préparation peut êtresignalé (actuellement dans Step ou Thesa pourles établissements habilités)• Un établissement de soutenance a obligationde signaler la thèse soutenueJournées ABES 2013 - Isabelle Martin6
    7. 7. 7LES APPLICATIONS ABES DEDIEES AUSIGNALEMENT DES THESESGestion professionnelledes thèses soutenues sursupport électroniqueGestion professionnelledes thèses en préparationWinIBWGestion professionnellede tous les documentspossédés par lesbibliothèques dont lesthèsesInterface de consultationPUBLICPROFESIONNELMoteur de recherche pour toutesles thèses françaises
    8. 8. Etat des lieux• Le signalement des thèses (= création de lanotice et de l’exemplaire) de doctorat françaisesdans le Sudoc est une obligation légale• Il est assuré par les établissements desoutenance (via les applications professionnellesWinIBW ou Star), le résultat est visible dansle Sudoc• Thèses.fr augmente la visibilité des thèsesJournées ABES 2013 - Isabelle Martin8
    9. 9. Un constat…… exprimé par l’AERES dans son évaluation del’ABES en 2012 :La preuve n’est pas faite, aujourd’hui,de la réussite du dispositifde signalement des thèses :quelle exhaustivité ?Journées ABES 2013 - Isabelle Martin9
    10. 10. Au-delà de l’obligation légale,comment garantir cette exhaustivité?Les réalités de terrain expliquentd’éventuelles lacunes : moyens humains misen œuvre et volumes de thèses soutenuestrès variables d’un établissement à l’autre (dequelques dizaines à plusieurs centaines de thèses par an selonles cas)La mission « thèses » menée par l’ABES doitproposer des solutions pour dépasser cescontraintes locales.Journées ABES 2013 - Isabelle Martin10
    11. 11. Rôle de l’ABES• Jusqu’à présent, aucune vérificationsystématique concernant l’exhaustivité dusignalement• Mise en place d’un cercle vertueux dansTheses.fr pour améliorer les données : unpremier pas, des compléments via lesréclamations de l’usager final• Quid des données pas du tout recensées?Comment les repérer?Journées ABES 2013 - Isabelle Martin11
    12. 12. Comment procéder?1. Repérer les établissements qui ne signalentpas du tout - ou seulement partiellement -leurs thèsesex1: exploiter le différentiel entre thèses présentées sur le siteweb de l’établissement et thèses signalées dans le Sudocex2 : vérifier que les établissements recensés dans l’annuairedes formations doctorales signalent bien leurs thèsesex3 : utiliser les retours du feedback (bouton « signaler uneerreur » de Theses.fr, assistance de Step)Journées ABES 2013 - Isabelle Martin12
    13. 13. Comment procéder?2.Entrer en contact avec ces établissements etétablir un argumentaire à leur attention :- obligation de signalement- intérêt de valoriser leurs thèses- outils mis à disposition pour faciliter le catalogage (scripts,canevas personnalisé)- accompagnement possible de l’ABES pour résorber peu à peule passif des thèses non signaléesJournées ABES 2013 - Isabelle Martin13
    14. 14. Aide au catalogagePour les thèses dans le Sudoc (dépôt papier) :utilisation des scripts• 4 scripts sont utiles au catalogage des thèsesoriginelles/dépôt papier dans le Sudoc :• 2 scripts de création de notice de thèse• 2 scripts de transformation d’un type de support àun autre (on part d’une notice existante)• Voir leManuel WinIBW consacré aux scripts, leur activation et le.• veiller à ce que le catalogage soit bien conforme auxrègles de catalogage des thèses dans le SudocJournées ABES 2013 - Isabelle Martin14
    15. 15. Canevas personnaliséet feuille de route- Un canevas personnalisé peut être fourni parl’ABES comme première aide pour impulser lecatalogage de ses thèses dans unétablissement- Une feuille de route peut être établieconjointement établissement/ABES pour aiderà organiser la résorption du passifJournées ABES 2013 - Isabelle Martin15
    16. 16. Guide du doctorantNi ceci Ni celaJournées ABES 2013 - Isabelle Martin16
    17. 17. Un outil actualisé: le guide dudoctorant• Refonte du guide de 2007• Mis en ligne sur le site web de l’ABES rubrique « Espace pourles doctorants »http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants• A destination avant tout des futurs doctorants qui seront ainsiégalement sensibilisés à l’obligation de signalement et auxprincipes de valorisation• Logique du cercle vertueux : une personne avertie en vautdeuxJournées ABES 2013 - Isabelle Martin17
    18. 18. Un outil que les établissementsdoivent encore s’approprier• Dénominateur commun pour tous les établissements habilitésà délivrer des thèses de doctorat• Document destiné à être amendé par chaque établissementpour prendre en compte les spécificités localesJournées ABES 2013 - Isabelle Martin18

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