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1.5. La Direzione: as...
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Le Problematiche del Management

  1. 1. per l'Associazione Temporanea di Scopo: TAMAT - CNOS FAP - ABATE presenta Le Problematiche del Management A cura di Alessandro Abate
  2. 2. Le Problematiche del Management Sommario 1. Il Management in generale 1.1. Cos’è il Management? 1.2. Le Aree ed i Processi Aziendali 1.3. La Qualità dell’organizzazione 1.4. I processi d’impresa: l’organigramma, le Aree, le Divisioni 1.5. La Direzione: aspetti e problematiche 1.6. L’Area Commerciale e MKTG: area vitale e strettamente connessa alla direzione d’impresa 1.7. L’Area Amministrativa: adempimenti fiscali, retributivi e del personale 1.8. L’Area Acquisti: sviluppo delle procedure e adeguamento modulistica per monitoraggio e reporting delle forniture, logistica 1.9. L’Area Sviluppo-Implementazione: Divisione Information Technology, Divisione Internet, Divisione Reti Informatiche 1.10. L’Area Controllo di Gestione 1.11. L’Area Legale-Societario 2. Riferimenti utili 2.1. Siti Internet d'interesse 2
  3. 3. Le Problematiche del Management 1. Il Management in generale 1.1 Cos'è il Management? Management è una parola che per noi ha il significato di quot;gestione'” o ”conduzione di un'attivitàquot; Oggetto del management possono essere differenti tipologie di attività si pensi a puro titolo d’esempio: 1. alle attività di commercio, servizi od artigianato (sotto forma di ditte individuali, società di persone, società di capitali); 2. alle imprese sociali ed al cd. Terzo Settore (sotto forma di associazioni, fondazioni, onlus,...); 3. ai pubblici uffici, agli enti locali ed alle Regioni (responsabili di Servizio, responsabili di Ufficio, ...); Nell’ambito delle funzioni riconducibili al verbo ”to manage“ ci sono compiti di Organizzazione, Gestione delle Risorse Umane, Interazione con tutti i processi aziendali attivi, Analisi dei job report dei propri collaboratori e Supervisione delle relazioni con l’esterno (sussumendo sotto quest’unica voce tutto quello che riguarda i rapporti con il Credito, le Assicurazioni, le Associazioni Sindacali e di Categoria, le Agenzie stampa, i Fornitori e la Clientela). Dal punto di vista dei requisiti personali e delle conoscenze sono indispensabili: doti di organizzazione; doti di comunicazione e psicologia nel relazionarsi con i collaboratori, ' conoscenze circa una serie di ambiti che riguardano: La contabilità L’amministrazione del personale Le principali normative sulla sicurezza La comunicazione Il marketing L’informatica ed il web E' evidente che la figura in questione non è una figura professionale specializzata, ma piuttosto una figura complessa che deve avere conoscenze approfondite (non già nozionistiche) di un ampio spettro di settori per i quali svolge un ruolo di fulcro, di raccordo per l’iniziativa e la direzione quotidiana di tutti i processi aziendali. La figura scolastica di imprenditore quale quot;intermediario tra il capitale ed il lavoroquot; in questo caso ha poca attinenza e pertanto vi invitiamo a fare attenzione a non confondere quelle che sono caratteristiche comuni tra le due figure con una fusione di entrambe le figure che in molti contesti non collimano per nulla, ma appartengono invece a contesti molto diversi tra loro. Nel prosieguo delle pagine vedremo l’aspetto operativo delle attività e cercheremo di contestualizzare in modo opportuno la presente figura per la quale abbiamo dipinto finora solo un panorama necessariamente un po’ generico. 3
  4. 4. Le Problematiche del Management 1.2. Le Aree ed i Processi Aziendali La conoscenza delle principali aree aziendali e dei relativi processi è fattore decisivo per la comprensione degli ambiti di attività all’interno dei quali il manager deve operare… Occorre, in un primo momento, astrarre le possibili aree di operatività aziendale, IPOTIZZANDO UN MODELLO PERFETTO ed enumerare le macroaree: Area Direzionale Area Commerciale e Marketing Area Amministrativa e gestione del Personale Area Relazione Esterne Area Sviluppo e Ricerca … Una volta che saremo in grado di enumerare l’elenco delle Aree aziendali avremo la visione di un modello assoluto di riferimento che può aiutarci a comprendere come deve operare un’azienda e come dobbiamo operare noi al suo interno per evitare squilibri e criticità. I Processi Aziendali sono una sequenza strutturata di attività finalizzata a produrre un risultato/output (prodotto-servizio) che ha valore per il cliente finale Questo assunto serve a chiarire il concetto che il Processo è composto dall'insieme delle attività e delle funzioni che devono essere svolte nell'ambito di una specifica Area aziendale. Solo una visione chiara di questi concetti può aiutare a comprendere le Problematiche del Management che poi è il trait d'union, il filo conduttore del presente corso. Ogni consulente d'impresa, come è ovvio, è tenuto a conoscere la struttura delle Aree che 4 richiedono il suo intervento.
  5. 5. Le Problematiche del Management 1.3. La Qualità dell’organizzazione L’Organizzazione per veder migliorate le proprie prestazioni non può essere pianificata senza seguire criteri di Qualità. I cosiddetti Sistemi Qualità (ad es. UNI EN ISO 9001-2000) consentono alle aziende di esercitare un controllo, un monitoraggio continuo su tutte le varie fasi dell'attività lavorativa, partendo dall'organizzazione del lavoro, passando per il controllo sulla produzione, sugli acquisti e le vendite o sull'erogazione dei servizi, arrivando anche a toccare le tematiche legate all'ambiente (si pensi in proposito alla Coop ed al Sistema Qualità legato alle procedure poste in essere nel rispetto dell'ambiente). Come è facilmente intuibile, ciò che consente ad un’azienda di battere in velocità e in qualità le concorrenti è proprio l’Organizzazione. La Qualità dell’organizzazione è un Sistema, ossia un insieme di atti collegati (cioè un’Azione, senza soluzione di continuità) che vengono posti in essere a partire dalla redazione di un manuale specifico (il Manuale della Qualità) che ha la funzione di tenere una traccia dei criteri da seguire per mantenere la Qualità. 5
  6. 6. Le Problematiche del Management Come si evince dall'immagine di cui alla pagina precedente i settori che possono essere soggetti ad un controllo qualità sono molteplici. Molteplici sono anche i cd. Enti certificatori della Qualità, cioè quelle aziende che rilasciano al termine di un percorso monitorato la Certificazione di Qualità. A prima vista l'argomento per la sua apparente semplicità non sembrerebbe neppure meritevole di tanta attenzione, ma la concentrazione deve rimanere alta anche perché ci sono alcuni aspetti che sono di importanza tale da poter mettere in crisi attività lavorative in fieri o già avviate. Ci sono alcune attività per le quali la Certificazione di Qualità non è un semplice vezzo, nè un quot;attestatoquot; da appendere ad una parete, ma un vero e proprio obbligo per l'esercizio stesso della professione. Ad esempio una società avvianda che intende occuparsi di assemblaggio di computer e di vendita di apparecchiature hardware deve obbligatoriamente certificarsi. Saperlo in anticipo comporta la possibilità di: Preventivare i costi Pianificare il budget finanziario Prestabilire la quantità di lavoro e di risorse umane che questo percorso richiede Si è parlato di costi in quanto la Certificazione di Qualità ha anche costi alquanto elevati, che per dare una cifra indicativa possono consistere in una spesa iniziale di circa 10.000,00/11.000,00 Euro a cui vanno aggiunti annualmente (per i primi due anni) 1.500,00/2.000,00 Euro per le visite degli ispettori degli Enti di Certificazione!!! Un bel giro d'affari dunque oltre ad una mole di lavoro che ben conosce chi svolge la professione di referente aziendale del Sistema Qualità. quot;...una mole di lavoro che ben conosce chi svolge la professione di referente aziendale dei Sistemi Qualitàquot; 6
  7. 7. Le Problematiche del Management 1.4. I processi d’impresa: l’organigramma, le Aree, le Divisioni L'organigramma è la rappresentazione della struttura di un'azienda che fa riferimento a: le risorse umane che vi operano le aree fondamentali dell'organizzazione le sue divisioni strategiche La sua presenza è richiesta dagli Enti Certificatori della Qualità in quanto contribuisce a far chiarezza (elemento distintivo di un'attività di qualità) sulle persone che vi operano e sulle mansioni di ciascuno. In precedenza avevamo mostrato un'immagine che rappresentava l'organigramma di un impresa- tipo. Le imprese tuttavia devono personalizzare queste rappresentazioni in quanto la peculiarità di ogni organizzazione può essere valorizzata solo a patto che un'azienda sia disposta a non barare con se stessa e sappia valorizzare quello che di buono già c'è nell'impresa e potenziare quello che manca attraverso l'analisi di quel modello perfetto di impresa di cui avevavo parlato, oltre alla pratica di metodologie di BENCHMARKING di cui parleremo più avanti. Delle Aree aziendali abbiamo già anticipato dei concetti e più avanti vedremo in dettaglio come sono strutturate. In questo paragrafo dobbiamo aggiungere che per ogni Area disponibile nell'azienda deve essere individuata una procedura, cioè un codice di comportamento dettagliato di tutte le attività che avvengono all'interno dell'area stessa oltre alla modulistica di riferimento. La modulistica è quell'insieme di documenti che vengono prodotti con regolarità e costanza all'interno di ogni processo aziendale. Tali documenti, se opportunamente quot;standardizzatiquot; consentono ai processi un'esplicazione di attività celere e trasparente e favoriscono una comunicazione senza intoppi tra le varie risorse umane coinvolte nel processo stesso. Le Divisioni sono, come dice la parola, delle diramazioni di attività che fanno riferimento ad un'area specifica dell'azienda pur essendo da questa in parte autonome. Ogni Divisione è il braccio operativo dell'Area di riferimento che a sua volta ha il compito di coordinare e monitorare l'attività della Divisione stessa. Il concetto di Divisione consente anche di delegare parti di attività che sono di pertinenza specialistica e permette di affidare talora anche in Outsourcing compiti che non richiedono risorse umane stabilmente impegnate. 7
  8. 8. Le Problematiche del Management 1.5. La Direzione: aspetti e problematiche Il Direttore è colui che ha i seguenti compiti: pianificazione strategica coordinamento delle risorse umane, tecnologiche e finanziarie supervisione della gestione e miglioramento del servizio gestione delle relazioni e degli accordi con la committenza valutazione e sviluppo delle risorse umane gestione delle relazioni locali con imprese, istituzioni, parti sociali, … promozione e commercializzazione dei prodotti-servizi Il Direttore ha un ampio spettro di compiti e per questo ha necessità di demandare parti di attività a collaboratori o a società esterne (Outsourcing). Questa figura tradizionalmente riveste la funzione di manager dell'attività di impresa, tuttavia nella pratica molto spesso si assiste alla conduzione di aziende direttamente da parte del titolare che talora non ha la formazione necessaria per assolvere tutti i compiti tipici del profilo. Questo fenomeno si verifica specialmente nelle piccole imprese artigiane o nel commercio, mentre le medie e grandi imprese o le imprese della grande distribuzione ricorrono spesso a manager preparati. Non si tratta comunque di una regola generale, ma quest'osservazione si rivela tanto più calzante, quanto più si assiste ad un atteggiamento refrattario al cambiamento da parte del manager-titolare dell'impresa. Sotto il profilo comportamentale la caratteristica principale del profilo in oggetto è quella che il Direttore deve avere la capacità di prendere decisioni e renderle esecutive nel minor tempo possibile. Quello della gestione del tempo, tuttavia, è un problema che si ritrova nei vari profili professionali dell'azienda. La decisionalità, il cd. quot;sesto sensoquot;, l'autorevolezza, la capacità comunicativa e di ascolto sono aspetti che caratterizzano le qualità comportamentali del Direttore. La capacità comunicativa e di ascolto entra in gioco non solo con i subalterni o con i clienti e fornitori, ma pure con i vertici dell'azienda nel caso in cui egli non sia titolare dell'azienda stessa. Tra i compiti più importanti e gravosi del Direttore c'è quello di gestire le relazioni con le Banche, le Assicurazioni, le Associazioni datoriali e con il mondo istituzionale. Un sistema di relazioni strutturato, comprendendo anche l'insieme delle partnership, può rivelarsi talora per il Direttore-Manager lo strumento in più per promuovere l'impresa e spingerla ai più elevati livelli di produttività, oltreché di notorietà. E' pertanto un impegno gravoso, ma assolutamente indispensabile per il Direttore quello di riuscire a conciliare gli impegni interni 8 all'impresa con quelli all'esterno.
  9. 9. Le Problematiche del Management All'interno dell'impresa, invece, aspetti importanti dell'attività del Direttore sono quelli collegati: alla gestione finanziaria alla gestione del personale Nelle piccole imprese la parte finanziaria è curata direttamente dal Direttore con il supporto, eventuale, di uno studio commerciale, mentre le medie e grandi imprese, nonché le imprese della grande distribuzione generalmente hanno un'ufficio se non una società appositamente creata per lo scopo. quot;La gestione del personale è uno degli impegni più delicati per il Direttorequot; Lo stesso si può dire riguardo alla ricerca, selezione, formazione e gestione del personale, nel senso che tra le tipologie di impresa ci sono quelle che hanno uffici appositamente organizzati per lo scopo e quelle dove il Direttore-Titolare assolve direttamente a questi compiti. La figura del Direttore sarà richiamata altre volte nel presente testo in quanto per la sua caratteristica di presidio generale dei processi aziendali ha un raggio d'azione globale. 9
  10. 10. Le Problematiche del Management 1.6. L’Area Commerciale e MKTG: area vitale e strettamente connessa alla direzione d’impresa L'Area Commerciale e Marketing è sicuramente una delle più preziose per l'azienda, tanto è vero che questa è una di quelle che ricorre un po' in tutte le tipologie d'impresa. Per area commerciale e marketing si intende quell'area di impresa che si occupa della appetibilità del prodotto/servizio e della sua promozione e diffusione attraverso tutti i canali divulgativi consentiti dal budget finanziario previsto per questo tipo di investimenti. Abbiamo usato intenzionalmente la parola quot;investimentoquot; in quanto la pubblicità - l'organizzazione di fiere - partite di sport - concerti - spettacoli seminari - workshop ed altri eventi (anche on-line) possono rivelarsi strumenti fruttiferi per l'acquisizione di nuova clientela o per la fidelizzazione di quella presente. quot;La pubblicità è l'anima del commercioquot; si diceva una volta, questo è vero anche oggi ed è tanto più vero in quanto il nostro prodotto/servizio non presenta quelle caratteristiche innovative o quella caratteristica di bene necessario che lo rende facilmente quot;vendibilequot; di per se. Un'altra caratteristica importante dell'area commerciale e marketing è la stretta correlazione con l'Area Ricerca e Sviluppo dell'impresa in quanto è necessario vendere un bene esaltandone le caratteristiche di novità, convenienza e in certi casi di esclusività (cd. status symbol). Un buon venditore è importante per un'azienda tanto quanto lo è il suo Direttore/Ufficio Amministrativo/Finanziario!!! Le azioni che possono essere intraprese dall'area commerciale oltre a quelle citate possono essere legate all'istituzione di call center, concorsi, raccolte punti, rilascio di carte di credito previa accordi con istituti di credito, ... Le proposte citate non sono certamente tra le più innovative e per questo il compito principale delle figure impegnate nella presente area è quello di quot;inventarne di nuovequot; allo scopo di catturare l'attenzione e promuovere, vendere insieme al bene/prodotto/servizio anche l'immagine aziendale. 10
  11. 11. Le Problematiche del Management 1.7. L’Area Amministrativa: adempimenti contabili e fiscali, amministrazione del personale Nell'ambito di tale area si snodano tre importanti direttrici d'intervento che riguardano: la contabilità generale gli adempimenti fiscali l'amministrazione del personale In aggiunta a quanto menzionato, l'area amministrativa dovrà occuparsi anche di tutte le problematiche inerenti i rapporti amministrativi con gli enti e le amministrazioni locali. Quanto detto già basterebbe di per se a far capire (o ad immaginare!) come gran parte dell'attività di un'azienda sia rivolta all'espletamento di questi doveri che oltre a richiedere una buona dose di pazienza, richiedono il massimo scrupolo e un'attenzione quasi maniacale per non incorrere nel rischio di pesanti sanzioni amministrative ed in alcuni casi anche penali. Contabilità generale: gli aspetti (e conseguentemente le problematiche che ne scaturiscono) più significativi della contabilità riguardano: la contabilità clienti (prima nota, cassa, fatture, libro magazzino, pagamenti, ddt,...) la contabilità fornitori la contabilità degli immobilizzi (schede intestate ai vari cespiti, ammortamento,...) la contabilità di magazzino (ddt, gestione rimanenze, movimentazione beni, ...) l'analisi ed il controllo dei costi (lettura ed interpretazione statistiche, datawarehouse,...) la costruzione del bilancio (stato patrimoniale, conto economico, ...) la predisposizione del budget finanziario lo sviluppo di un sistema efficace di reporting (sia in modalità locale, sia web based, ...) Lo strumento informatico in questa fase è di estrema importanza in quanto per la gestione dei dati è necessaria una struttura informatica che annovera: software per la gestione della contabilità, software per la gestione informatizzata delle fatture, dei ddt, del registro pagamenti, ..., datawarehouse per la gestione del magazzino e per l'analisi statistica delle informazioni, strumenti web based (Intranet, siti Internet con applicazioni server side, ...) Lo strumento informatico in questa fase è di estrema importanza... 11
  12. 12. Le Problematiche del Management Adempimenti fiscali: Un'altra questione importante è quella legata alle pratiche fiscali come ad esempio: le imposte dirette (ILOR, IRPEF, IRPEG) le imposte indirette (I.V.A., imposta di registro, INVIM, imposte catastali ed ipotecarie) le tasse (adempimenti del sostituto d'imposta, soggetti a ritenuta, compilazione del libro paga,...) Per l'assolvimento di questo tipo di adempimenti è necessaria anzitutto la regolare TENUTA dei REGISTRI (secondo le norme di una corretta contabilità), fase che precede il versamento delle imposte, e successivamente la corretta esecuzione dei pagamenti nelle date stabilite. E' necessario inoltre predisporre una modulistica al fine di gestire strumenti come le ritenute d'acconto, i conferimenti d'incarico, le notule, ... I soggetti coinvolti sono generalmente: capi contabili - addetti all'ufficio fiscale - responsabili di bilancio - direttori amministrativi - consulenti fiscali I consulenti fiscali sono soggetti esterni all'impresa e solitamente lavorano negli studi commerciali che supportano le aziende. Questa è un'ipotesi che si verifica frequentemente nel caso delle piccole imprese e negli studi professionali per motivi logistici ed economici in quanto non c'è lo spazio necessario per l'archiviazione cartacea dei documenti fiscali, inoltre ricorrendo ad uno studio commerciale esterno si abbattono i costi necessari per l'acquisto dei programmi informatici necessari. Le attività che si svolgono in quest'ambito sono, per ovvi motivi, collegate sia alla contabilità, sia all'amministrazione del personale. Una parte significativa dell'attività è destinata agli adempimenti fiscali riguardo al personale subordinato e parasubordinato dell'impresa. 12
  13. 13. Le Problematiche del Management Amministrazione del Personale: Con la consulenza dell'Area Legale in quest'ambito vengono gestite tutte le problematiche inerenti agli aspetti amministrativi del rapporto di lavoro subordinato, atipico e le prestazioni professionali di soggetti con partita iva con riferimento a: contratto individuale di lavoro - contratto collettivo - contratto di lavoro a tempo determinato - contratto a tempo parziale - contratto di formazione e lavoro - piani di inserimento professionale - socio d'opera - contratto a progetto - lavoro ripartito - collaborazioni occasionali - ... Le suddette tipologie contrattuali hanno chiaramente un regime amministrativo e fiscale differente, che non può essere affrontato in questa sede, tuttavia è necessario rilevare che proprio la varietà di queste diverse figure rende poco agevole l'amministrazione del regime contrattuale, la gestione delle paghe e degli adempimenti fiscali correlati. Il rapporto di lavoro subordinato è tuttavia uno dei più complessi: l'orario di lavoro, il riposo settimanale, le festività, le ferie, la determinazione della retribuzione (aumenti periodici di anzianità, le indennità di contingenza, le gratifiche, la tredicesima mensilità, gli straordinari, ...), la malattia, gli infortuni sul lavoro, l'aspettativa, la mobilità sono solo alcuni degli aspetti che caratterizzano questa tipologia contrattuale. 13
  14. 14. Le Problematiche del Management 1.8. L’Area Acquisti: sviluppo delle procedure e adeguamento modulistica per monitoraggio e reporting delle forniture, logistica L'Area Acquisti è fondamentale per una vasta gamma di imprese in quanto la ricerca di forniture alle migliori condizioni qualitative e di mercato è una problematica comune alla quale si cerca di ovviare anche allargando i propri orizzonti oltre i confini territoriali. Tra le problematiche afferenti all'area acquisti c'è quella del controllo delle condizioni generali d'acquisto, la contrattazione delle migliori condizioni, la rapidità e puntualità dei tempi di consegna, la presenza di una rete d'assistenza capillare, la stesura degli accordi anche con riferimento alle questioni contabili. L'Area Acquisti è in correlazione con l'ufficio contabile per tutte le questioni contabili che si generano al momento dell'acquisto di un bene/prodotto/servizio. Un legame stretto è pure con l'ufficio logistica in quanto la logistica svolge in quest'ambito la funzione di controllo del flusso di informazioni tra le attività legate agli acquisti e l'ufficio tecnico (presso l'Area Ricerca e Sviluppo), l'ufficio contabile già citato e tutti i vari processi aziendali coinvolti nell'acquisto. Un'attenzione particolare deve essere rivolta da parte dell'area acquisti nei riguardi dei fornitori per ciò che concerne le modalità di produzione. quot;La produzione JUST IN TIME è quel tipo di produzione che quot;si attivaquot; soltanto su ordine della commessaquot; Questa modalità di produzione favorisce lo smaltimento del prodotto ed azzera il rischio d'impresa in quanto viene prodotto soltanto ciò che è stato ordinato e non c'è il bisogno di mantenere il magazzino. Questa soluzione agevola senza dubbio il produttore, talora pure il distributore, ma non sempre in quanto la mancanza di un prodotto disponibile in magazzino impedisce al distributore di quot;venderequot; immediatamente e talora fa perdere l'affare (si pensi al caso in cui il committente ha la necessità di avere il bene/prodotto/servizio in tempi brevi, ma il distributore/dettagliante non è in grado di soddisfare subito la richiesta...). quot;Alternativa alla produzione JUST IN TIME è senza dubbio la produzione tradizionale, che prevede per il dettagliante/distributore il Magazzinoquot; Come è ovvio il rischio d'impresa in questo caso è a carico del distributore/dettagliante in quanto generalmente il produttore quot;non fa magazzinoquot; ed impegna il distributore ad una certa quantità di acquisti per poi vendere e quot;svuotarequot; il magazzino a suo rischio. 14 Perchè abbiamo fatto riferimento a tutto questo?
  15. 15. Le Problematiche del Management Il motivo per cui abbiamo posto l'accento su questi aspetti è legato al fatto che l'area acquisti deve ponderare con attenzione (e col preventivo consenso di tutti i processi aziendali coinvolti) la possibilità di stipulare accordi con un fornitore piuttosto che un altro. quot;E' necessario il consenso di tutti i processi aziendali coinvolti per stipulare accordiquot; Quanto rilevato fa comprendere che l'acquisto di un bene/prodotto/servizio, che ha come esito la stipula di un accordo di fornitura, coinvolge vari comparti aziendali, né potrebbe essere altrimenti data l'importanza che questo aspetto riveste sotto l'aspetto economico (alla voce quot;Costiquot;) per un'azienda! I sistemi qualità aziendali e la logistica prevedono per quest'area la redazione di un albo- fornitori per poter richiedere preventivi e per poter chiedere assistenza tecnica nella fase successiva all'acquisto. La stipula di accordi di fornitura è poi in molti casi l'occasione giusta per l'avvio di partnership commerciali che in molti casi può essere proficua per entrambe le aziende coinvolte, da qui l'attenzione particolare che viene dedicata a questo settore. 15
  16. 16. Le Problematiche del Management 1.9. L’Area Sviluppo-Implementazione: Divisione Information Technology, Divisione Internet, Divisione Reti Informatiche L'Area Sviluppo-Implementazione si occupa di tutte le tematiche legate all'innovazione tecnologica e pertanto, in prevalenza, di tutte le risorse legate all'elettronica e alle telecomunicazioni (Information & Communication Technology) come strumento per aumentare la produttività lavorativa e la trasparenza dei dati che diventano quot;leggibiliquot; grazie alla generazione di report automatizzati. Le nuove risorse dell'Information & Communication Technology (brevemente ICT) permettono l'aumento di produttività in quanto introducono nuovi standard che rendono celere la prestazione del lavoro. Si pensi al telefono cellulare, ai personal computer, ai computer portatili, alla posta elettronica, ad Internet come strumento di comunicazione, di informazione e di autoformazione (cd. Distance Learning)... questi strumenti hanno cambiato non solo la vita a chi è in cerca di intrattenimento, ma soprattutto hanno consentito uno scambio di informazioni veloce, organizzato, strutturato! Il tempo per l'esecuzione di pratiche e procedure si è più che dimezzato, anche se paradossalmente tutto questo non ha portato ad uno dei risultati sperati - la diminuzione delle ore lavorative e l'aumento del cosiddetto telelavoro (il lavoro da casa) - bensì ha reso i ritmi ancora più incalzanti se possibili e i processi aziendali più performanti di prima. Information & Communication Technology è sinonimo di velocità e produttività... non ha però rallentato i ritmi lavorativi! 16
  17. 17. Le Problematiche del Management Il termine IMPLEMENTAZIONE nella fattispecie significa quot;impiego, trasferimento di una pratica, di una tecnologia innovativa nel contesto tradizionalequot;. Per questo motivo avevamo detto in precedenza che l'innovazione anche nel modo di lavorare è uno strumento estremamente positivo sia ai fini della conquista di nuovi mercati, sia al fine di fidelizzare la propria clientela. Il trasferimento di una risorsa innovativa nel contesto tradizionale può pertanto essere considerato come un plusvalore capace di creare mercato Si pensi ad esempio al magazzino ed alla necessità di monitorare la movimentazione della merce, contestualmente ad un'analisi informatizzata dei dati emergenti. In quest'ipotesi la possibilità di analizzare archivi di diversa natura, di combinare i dati e di estrapolare dati statistici è resa possibile dai DATAWAREHOUSE strumenti che permettono di comporre mosaici strutturati da archivi di dati altrimenti scollegati. L'analisi statistica permette di acquisire informazioni ordinate e sincronizzate a criteri interpretativi che permettono di formulare previsioni sulle vendite ad esempio, oppure permette di individuare la merce che ha riscosso maggior successo di vendite e così via... In conclusione lo strumento tecnologico è di grande aiuto non solo per le attività produttive, ma pure per l'analisi previsionale delle vendite e per l'acquisizione di dati complessi che vengono elaborati in modo tale da essere letti con chiarezza. Una particolare rilevanza per quest'area riveste l'Ufficio Tecnico che si occupa di ricerca e trasferimento di progetti nell'ambito della produzione. Ogni innovazione introdotta nella produzione passa attraverso le idee e le elaborazioni dell'ufficio tecnico che vaglia l'opportunità del trasferimento su scala dei progetti elaborati allo scopo di potenziare l'efficacia, la qualità e l'appetibilità del bene/prodotto. Tra le figure operanti nell'ambito dell'ufficio spicca quella dell'ingegnere, specialmente per il settore industriale, che ha la responsabilità dell'ufficio e dello staff tecnico. Tra le figure operanti nell'ambito dell'Ufficio Tecnico spicca quella dell'ingegnere, specialmente per il settore industriale 17
  18. 18. Le Problematiche del Management 1.10. L’Area Controllo di Gestione Una corretta gestione dell'attività aziendale impone un monitoraggio continuo sulle fonti della creazione della redditività da un lato e di costo dall'altro. In un sistema caratterizzato da una profonda produttività per un’azienda diventa necessaria la conoscenza delle dinamiche gestionali, l'armonia fra gli obiettivi aziendali e le risorse disponibili ed una corretta rilevazione dei costi che siano di supporto concreto ai processi decisionali del management. L’attività del controllo di gestione è quindi indispensabile alla crescita razionale di un’azienda. Compito dell'Area è quello di implementare nell'azienda le tecniche di analisi, controllo, simulazione e previsione della gestione fino ad arrivare ai sistemi di reporting aziendale. Gli addetti hanno le competenze necessarie per verificare la politica e le procedure di budget e per costruire prospetti e rapporti utili ed efficaci per la Direzione. Il Controllo di Gestione è in grado pertanto di fornire un valido supporto alle decisioni organizzative, valutandone le responsabilità economiche, offrendo un aiuto alla ridefinizione dei processi, contribuendo a quot;disegnare scenariquot; ipotetici e proponendosi, in ultima analisi come elemento decisivo per la gestione delle informazioni. A partire dagli anni '80 si è affermata la consapevolezza della sua utilità al fine di rappresentare un bilancio, uno stato patrimoniale scalare, nonché fonti ed impieghi affidabili. Da queste considerazioni si evince il forte legame che intercorre tra le attività connesse a quest'area e la Direzione, nonché il necessitato flusso di informazioni (in entrata ed in uscita) con l'Ufficio Contabile per lo sviluppo di un attività realmente efficace! quot;Forte è il legame tra quest'area e la Direzione, ...nonché il flusso di informazioni con l'Ufficio Contabilequot; 18
  19. 19. Le Problematiche del Management Un solido legame è anche quello con il Centro Elaborazione Dati (C.E.D.) aziendale in quanto in questa materia è necessaria l'elaborazione elettronica delle informazioni. Anche in quest'occasione il riferimento è al sistema dei Datawarehouse che permettono di acquisire informazioni promananti da aree di attività diverse, ma interconnesse. Un approccio di questo tipo è, chiaramente, proprio delle attività più strutturate e performanti e non è frequente veder implementate queste metodologie nella maggior parte delle realtà aziendali. quot;Il monitoraggio e la lettura delle informazioni è tuttavia essenziale per comprendere meglio le ragioni del successo o dell'insuccesso di un'attività d'impresa, nonché le eccellenze o le criticità del Workflow aziendalequot; Le problematiche connesse a quest'area funzionale d'impresa sono quelle riconducibili ad una mancanza di organizzazione dell'assetto delle informazioni, con ciò intendendo ad esempio la gestione dei dati contabili all'esterno (in outsourcing presso uno studio commerciale) e pertanto l'immediata indisponibilità di dati utili a dedurre le informazioni di cui trattasi, nonché la mancanza di risorse umane in grado di elaborare un budget d'esercizio serio ed attendibile e di gestire report chiari e comprensibili. A tutto ciò va aggiunta la scarsa familiarità con questi strumenti che è dovuta a diversi motivi: 1) la mancanza di un'adeguata offerta formativa/consulenziale al riguardo; 2) i forti investimenti iniziali, che resteranno tali finché non si tradurrà questo strumento operativo in uno strumento di massa; 3) l'assenza nella maggior parte delle aziende di un vero e proprio bilancio d'esercizio globalmente inteso (non soltanto economico) e di una pianificazione strategica di alto livello. Questi tre fattori principali, ma non esclusivi, hanno ostacolato il ricorso di massa a questa importante risorsa, limitando così uno sviluppo delle attività di impresa più consapevole! NOTA: PER CHI DESIDERASSE APPROFONDIRE L'ARGOMENTO ESISTE UNA VASTA BIBLIOGRAFIA AL RIGUARDO, PERTANTO CONSIGLIAMO DI RICERCARE IN LIBRERIA IL LIBRO PIU' ADATTO ALLE PROPRIE ESIGENZE 19
  20. 20. Le Problematiche del Management 1.11. L’Area Legale-Societario Sotto questa denominazione rientrano tutte quelle funzioni inerenti gli aspetti legali che scaturiscono dallo svolgimento dell'attività d'impresa. Si fa riferimento ai seguenti aspetti: Tutela della Privacy - Sicurezza sull'ambiente di lavoro - Redazione delle Condizioni Generali di Contratto - Contenziosi con la Clientela ed i Fornitori - Recupero Crediti - Resistenza in giudizio - ... Come è ovvio, un'azienda nello svolgimento delle proprie attività lavorative può incontrare talora dei problemi con la legge derivanti dai rapporti instaurati con il mercato business o consumer (clientela affari e consumatore finale) di riferimento. In altri casi il contenzioso può sorgere per ragioni fiscali o amministrative e pertanto la presenza di un ufficio legale interno è tanto più importante quanto più il mercato di riferimento o l'attività d'impresa è esposta a rapporti con l'esterno. Un altra casistica è ascrivibile a quelle questioni di lavoro che hanno certe aziende con i propri dipendenti (si pensi a puro titolo d'esempio ai gestori di telefonia che hanno molti contratti per gli addetti ai call center). In questi ed altri casi la presenza di un ufficio legale stabilmente operativo in azienda è ovviamente meno onerosa, in quanto più produttiva per l'azienda di un ufficio legale esterno che si occupa anche di altra clientela. La citazione in questa sede dell'ufficio legale è doverosa, anche perché molte aziende devono fare i conti con una normativa sempre più penetrante e, specialmente in materia di sicurezza sul luogo di lavoro, contrattualistica, tutela dei marchi, ..., particolarmente severa di questi tempi. Le sovrapposizioni tra le attività del presente processo ed altri processi interni all'azienda sono svariate e in tutte quelle attività in cui non esiste tale ufficio è frequente il ricorso alla consulenza del proprio legale di fiducia. quot;...molte aziende devono fare i conti con una normativa sempre più penetrante ...quot; 20
  21. 21. Le Problematiche del Management 2. Riferimenti Utili 2.1. Siti Internet di interesse Unione Europea: www.europa.eu.int Ministero del Lavoro: www.minwelfare.it Sito Internet per le imprese: www.infoimprese.it Pagine Bianche: www.paginebianche.it Regione dell'Umbria: www.regione.umbria.it Consiglio Regionale dell'Umbria: www.consiglioregumbria.org Camera di Commercio di Perugia: www.pg.camcom.it Provincia di Perugia: www.provincia.perugia.it Comune di Perugia: www.comune.perugia.it Provincia di Terni: www.provincia.terni.it Comune di Terni: www.comune.terni.it Distretto Industriale Marsciano: www.assodim.it Garante della Privacy: www.garanteprivacy.it Controllo di Gestione: www.controllodigestione.it Registrazione Domini .it: www.nic.it/StatoReg Registration Authority Italiana: www.nic.it/RA Registrazione Domini .com, .net, .org: www.internic.com 21
  22. 22. ABA.TE Training Experience via R. Gallenga, 80 06127 PERUGIA PG Tel. +39. 075. 505 6268 - Fax +39. 075. 505 6268

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