SAP RM vs MOSS

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In einer Organisation mit mehreren Standorten sind die Anforderungen der Zentrale und der Niederlassungen meist unterschiedlich. In der Zentrale kommen in der Regel Backend-nahe Lösungen zum Einsatz. …

In einer Organisation mit mehreren Standorten sind die Anforderungen der Zentrale und der Niederlassungen meist unterschiedlich. In der Zentrale kommen in der Regel Backend-nahe Lösungen zum Einsatz. Dahingegen haben in den Niederlassungen Office-nahe Lösungen eine höhere Akzeptanz.

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  • 1. SAP Records Management vs. Microsoft SharePoint: ein Gegen- oder Miteinander? Dipl.-Ing. Adruni Ishan, PENTADOC AG
  • 2. Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten
  • 3. Optimierung der dokumentbezogenen Geschäftsprozesse
      • Eingehende Dokumente sind Auslöser und Informationsträger von Geschäftsprozessen.
      • Ihre Digitalisierung und Ablage ist der erste Schritt in der Automatisierungskette.
      • Die eigentliche Prozesseffizienz wird über die Steuerung ihrer Weiterverarbeitung erzielt .
      • Idealerweise gewährt hierzu eine einzige Oberfläche als „Unified Workplace“ einen einheitlichen Zugang zu den Geschäftsprozessen.
      • Hierbei wird der Zugriff auf Dokumente sowie auf korrespondierende Transaktionen transparent zusammengeführt. Auch die Überwachung der einzelnen Prozessschritte wird in diese Oberfläche integriert.
  • 4. Einheitliche Arbeitsumgebung
      • SAP Records Management und SharePoint Dokumentbibliotheken haben Funktionen, die weit über eine Dokumentenablage hinausgehen.
      • Sie können mit Anpassungen bzw. zusätzlichen Komponenten zu einer einheitlichen Arbeitsumgebung ausgebaut werden.
      • Somit kann die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, Partner und Kunden eines Unternehmens gebündelt und gefördert werden.
      • Dies setzt aber voraus, dass Anwender
        • alle notwendigen Geschäftsinformationen für ihre tägliche Arbeit erhalten können,
        • aus der Umgebung heraus Arbeitsabläufe anstoßen können,
        • und ihr Wissen miteinander teilen können – und wollen!
  • 5. Was kann eine Akte erhalten?
  • 6. SAP Records Management
  • 7. SAP Records Management
      • SAP Records Management ist ein Produkt, das SAP den Kunden anbietet, um die Unterstützung und Dokumentation von Geschäftsprozessen zu verbessern.
      • SAP Records Management hat sich zum Ziel gesetzt, alle notwendigen Informationen zu einem Geschäftsprozess von einem zentralen Punkt aus verfügbar zu machen.
      • Damit schließt SAP Records Management die Lücke zwischen Dokumentenmanagement-Systemen auf der einen und ERP-Systemen der SAP auf der anderen Seite.
    SAP Records Management
  • 8. Elektronische Aktenverwaltung
      • Mit elektronischer Aktenverwaltung wird eine komplette Sicht auf alle Objekte (Gescannte Dokumente, Web Content, Office-Dokumente, Infotypen, Notizen), die mit Vorgängen zusammenhängen, gewährt.
      • Beispiele für Akten sind Personalakten, Lieferantenakten, Vertragsakten, Kundenakten in Banken und Versicherungen.
      • SAP Records Management ist aber mehr als ein Tool zur Dokumenten-verwaltung. Aus einer Akte heraus können Transaktionen angestoßen und der Anschluss an die Workflow Engine realisiert werden.
      • Workflow Engine macht es möglich, die Vorgangsbearbeitung von Akten über elektronische Laufwege zu automatisieren. Diese Laufwege können fest vorgegeben oder auch ad hoc definiert werden.
  • 9. Records Browser Für den Zugriff auf Akten stellt SAP RM den Records Browser zur Verfügung.
  • 10. Microsoft SharePoint
  • 11. Dokumentenmanagement beim SharePoint
      • Verwaltung von Dokumenten in Dokumentbibliotheken: Alle Dokumente werden in Dokumentbibliotheken verwaltet, die individuell berechtigt werden können.
      • Erweiterbare Metadatenverwaltung: Metadaten werden individuell oder zentral verwaltet zur Verfügung gestellt und bei Bedarf erweitert. Dadurch lassen sich Dokumente in Ansichten kontextspezifisch gruppieren, filtern, sortieren.
      • Dokumentworkflows: Workflows zur Freigabe, Veröffentlichung oder Feedback Einholung sind integrative aber optionale Bestandteile von Dokumentbibliotheken.
      • Benachrichtigungen: Besonders in der gemeinsamen Zusammen-arbeit an Dokumentbibliotheken wird die allgemein verfügbare Benachrichtigungsfunktion des SharePoint häufig eingesetzt.
  • 12. Dokumentbibliotheken in SharePoint
      • Dokumente werden kategorisiert, mit Attributen versehen und in die Dokumentbibliothek hochgeladen.
      • Dokumentbibliotheken bieten die Möglichkeit der Versionierung, Workflows, Ansichten, Inhaltstypen und verschiedenen Richtlinien-Einstellungen, sowie das Abonnement als RSS-Feed.
  • 13. Records Management in SharePoint
      • SharePoint beinhaltet zudem integrierte Funktionen für die Datensatzverwaltung, mit denen Organisationen die Möglichkeit gewinnen, geschäftliche Unterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen.
      • Mithilfe der für diese Datensätze geltenden Ablaufrichtlinien lässt sich sicherstellen, dass die Datensätze über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden.
      • Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden.
      • Bestimmte Datensätze, die für gesetzliche Zwecke benötigt werden, können mit Sperren versehen werden, damit sie nicht zerstört werden.
  • 14. Gegen- oder Miteinander?
  • 15. Auswahlkriterien
      • Sicherheit, Rechte, Rollen:
        • Gibt es ein echtes Single-Sign-On?
        • Wie ist das Zusammenspiel mit Directory Services?
        • Wie granular ist das Rechte- und Rollenkonzept?
      • Prozesse und Workflows:
        • Welche Methoden und Tools werden geboten?
        • Gibt es Standard-Workflows?
        • Werden Prozesse überwacht?
        • Wie ist die Anbindung an „Microsoft Exchange“ und „Lotus Notes“?
      • ECM-Funktionen:
        • Gibt es Funktionen für die Verwaltung von Web-Seiten, Dokumenten, Verträgen/Unterlagen?
        • Lassen sich Metadaten verwalten (Katalog)?
        • Lassen sich E-Mails archivieren?
  • 16. Auswahlkriterien (2)
      • Integration:
        • Wie gut ist die Integration in Office?
        • Wie gut ist die Integration in Unternehmensanwendungen (SAP etc.)?
        • Gibt es Standard-Schnittstellen?
        • Lassen sich Berichtslösungen einführen?
      • Suche:
        • Wie umfassend und benutzerfreundlich sind die Funktionen?
        • Gibt es Hilfen bei der Suche wie „Highlighting“ von Fundstellen?
        • Gibt es eine Funktion zur Suche in Suchergebnissen?
      • Business Intelligence:
        • Lassen sich BI-Funktionen einbinden?
        • Ist es möglich, ein Dashboard aufzubauen?
  • 17. Das Beste aus zwei Welten
      • In einer Organisation mit mehreren Standorten sind die Anforderungen der Zentrale und der Niederlassungen meist unterschiedlich.
      • In der Zentrale kommen in der Regel Backend-nahe Lösungen zum Einsatz. Dahingegen haben in den Niederlassungen Office-nahe Lösungen eine höhere Akzeptanz.
      • Daher kann ein SAP Records Management-basierter Ansatz in der Zentrale um eine Lösung mit SharePoint Dokumentbibliotheken in den Niederlassungen ergänzt werden.
      • Hierbei wird Datenredundanz durch den Einsatz vom Geschäftsdaten-katalog vermieden. Der Business Data Catalog ist eine Funktion des MOSS 2007, über die Geschäftsdaten beliebiger Anwendungen wie SAP in die SharePoint Oberfläche integriert werden können.
  • 18. Zusammenfassung
  • 19. Fazit
      • Eine einzige Oberfläche als „Unified Workplace“ mit einem einheitlichen Zugang zu den Geschäftsprozessen erhöht die Akzeptanz und die Effizienz.
      • SAP Records Management und SharePoint Dokumentbibliotheken können zu einer einheitlichen Arbeitsumgebung ausgebaut werden.
      • Wichtig ist, dass aus dieser Umgebung heraus Arbeitsabläufe sowohl als Standard- als auch als ad hoc-Workflows angestoßen werden können .
      • Ebenso wichtig ist die Möglichkeit zur Überwachung der Prozesse hinsichtlich ihrer Status und Fristen in derselben Umgebung.
      • Die Unternehmensgröße und/oder die Organisationsstruktur können eine heterogene Lösung erforderlich machen.
  • 20. Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal.
      • 1998 Gründung der PENTADOC GmbH
      • 2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH Österreich
      • 2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland Gründung der PENTADOC Schweiz GmbH
      • 2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH
      • 2005 Gründung PENTADOC Health
      • 2006 Start der ECM-Tage
      • 2007 Gründung PENTADOC Radar
    Firmenstandorte Beratungszentren
  • 21. Vielen Dank für Ihr Interesse! Sie erreichen uns unter www.pentadoc.com