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L'Ufficio Stampa - Istruzioni per l'uso
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La comunicazione esterna fra media tradizionali e 3.0

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  • 1. L’UFFICIO STAMPA ISTRUZIONI PER L’USO La comunicazione esterna fra media tradizionali e 3.0La gente deve sapere! – Conversazioni aperitivo con professionisti under35 del mondo della comunicazione Zona Franka – 11 aprile 2013
  • 2. CHI SIAMOValeria Belviso Alessandra MontemurroA 9 anni dissi ai miei genitori che avrei fatto A 9 anni dissi ai miei genitori che avreilinviato di guerra. A 18, in rottura, lattrice girato il mondo lavorando come hostessteatrale. A 24 la cuoca. A 27, dopo una sugli aerei. A 16 volevo fare il chirurgolaurea in lettere moderne, un corso sul plastico. A 18 ho deciso che avrei fatto lagiornalismo in zone di crisi e un’infinità di giornalista. A 23 anni, con una laureaesperienze lavorative, sono diventata specialistica in mano, ho iniziato a lavorarerealista e ho iniziato a occuparmi di uffici negli uffici stampa. Lo sport è stato il miostampa come freelance. Da utente sono trampolino di lancio. A 25 anni perrimasta folgorata subito dai nuovi media e migliorare la mia preparazione hoho iniziato a integrare lattività di ufficio frequentato un master in strategia estampa tradizionale con quella online, pianificazione delle organizzazioni, degliprestando particolare attenzione alla eventi e degli impianti sportivi. Ho ripreso acreazione di contenuti specifici per il web e i lavorare e poi mi sono iscritta al master insocial media. E così a 30 anni ho deciso di giornalismo a Bari. Da dicembre sonofrequentare un Executive Master in Social giornalista professionista.Media Marketing e Web Communication. Le cose semplici non fanno per me. I viaggiMi piace complicarmi la vita. Vorrei avere sono diventati una chimera, il tempo nonpiù tempo per studiare, scrivere di politica e basta mai. Divido la mia vita tra ufficio,cucinare. Lavoro spesso con i miei due ufficio, ufficio ..... e amici, che per fortunagatti, Enrico e Palmiro, sulla tastiera. ci sono sempre.
  • 3. PERCHÉ FARE QUALCOSA SE POI NON LA COMUNICHI? da New York Stories (W. Allen) Cosa è un Ufficio Stampa?È la struttura preposta alla gestione dei rapporti con i media. Non si occupa solo diorganizzare le informazioni da fornire ai media, ma interpreta anche i segnali che da essiprovengono.Lavora per Enti, Aziende, Associazioni, Cooperative, Privati, PMI, StartUp, etc.I suoi principali interlocutori sono i media tradizionali, ma negli ultimi anni per poter operarein modo completo e integrato l’ufficio stampa è diventato 3.0, interfacciandosi così conwebzine, webTV, web radio e creare contenuti per i media sociali è
  • 4. NORMATIVA SULL’UFFICIO STAMPA Legge 150/2000La Legge 150/2000: Disciplina delle attività di informazione e comunicazione dellepubbliche amministrazioni.Per la prima volta una legge dello Stato riconosce alla comunicazione il carattere dirisorsa prioritaria e strutturale per la Pubblica Amministrazione.Istituisce e regolamenta tre strutture:- il Portavoce: collabora in prima persona ai fini dei rapporti di carattere politico-istituzionale con gli organi di informazione; è legato da un totale rapporto fiduciarioal soggetto/organo che egli rappresenta. Non deve essere necessariamente iscrittoallOrdine dei Giornalisti.- lUfficio Stampa: chi ricopre questo incarico deve necessariamente essere iscrittoallAlbo nazionale dei giornalisti. LUfficio Stampa ha il compito di curarecontinuativamente i rapporti fra listituzione e luniverso dei media;- lUfficio Relazioni con il Pubblico (URP): la sua attività è indirizzata ai cittadini.Deve garantire loro lesercizio dei diritti di informazione e accesso agli atti e alleinformazioni attraverso lorganizzazione di un circuito di front office (cittadino/URP)e back office (URP/Pubblica Amministrazione).
  • 5. A CHI RISPONDE L’UFFICIO STAMPA?Se l’Ufficio Stampa è una struttura esterna risponde direttamente al committente.Se l’Ufficio Stampa è interno ad un azienda o ad Ente risponde all’AmministratoreDelegato o il Dirigente delegato alla comunicazione.
  • 6. CHI PUO’ FARLO? TUTTI
  • 7. GLI STRUMENTI
  • 8. ATTREZZATURE
  • 9. MAILING LISTIl mailing list è uno dei principali strumenti di lavoro per chi si occupa di ufficio stampa, vatenuto costantemente aggiornato. Un mailing list ben strutturato e ricco rappresenta un valoreaggiunto in questo lavoro.I contatti vanno divisi per settore di riferimento e testata di appartenenza.Il contatto con i giornalisti non può essere solo virtuale, ma va instaurato un rapportofiduciario basilare per poter ottenere dei buoni risultati.
  • 10. IL COMUNICATO STAMPAÈ lo strumento di lavoro principale e serve a comunicare in modo efficace ilmessaggio concordato con il committente.Nelle prime righe deve avere tutte le informazioni principali. Nel caso di un eventoculturale, ad esempio, è bene inserire nome dell’evento, data, orario, luogo etipologia di ingresso (libero o a pagamento), ente promotore.Tutte le informazioni aggiuntive possono essere inserite nel corpo del comunicatoper approfondire il progetto.
  • 11. IL COMUNICATO STAMPA
  • 12. LA CONFERENZA STAMPANon è sempre necessaria, ma nella maggior parte dei casi i committenti lachiedono per visibilità, esigenze con gli sponsor o equilibri politici.Serve a comunicare alla stampa invitata alla conferenza il lancio di un progetto, diun prodotto, di un libro, un evento.A volte è preferibile immaginare eventi veri e propri aperti alla stampa, magarimeno istituzionali e impostate, per far partecipare i giornalisti in modo attivo.
  • 13. CONVOCAZIONE CONFERENZA STAMPAÈ l’invito che si inoltra ai giornalisti per comunicare la data di una conferenzastampa.È importante inserire i nomi dei relatori e una breve descrizione dell’argomento chesi tratterà in conferenza, senza rivelare tutto, altrimenti non vengono.In questa fase il lavoro di recall telefonico per assicurarsi la presenza dei colleghi èfondamentale.
  • 14. LA CARTELLA STAMPARacchiude tutte le informazioni e gli approfondimenti che intendiamo fornire allastampa su ciò che stiamo comunicando.Tutti i contenuti è bene condividerli con il committente.ESEMPIO:1)Convocazione2)Comunicato stampa sul progetto3)Schede di approfondimento4)Cd o chiavetta con foto e video5)Interviste6)Materiale grafico
  • 15. LE INTERVISTELe interviste sono importanti e sono difficili da ottenere.In questo caso il lavoro di relazione con il giornalista è fondamentale, così come lacapacità di “vendere” la notizia che stiamo proponendo.È consigliato preparare sempre il committente, o la persona da lui indicata,all’intervista, stilando anche una lista di possibili domande che potrebbero esseresottoposte dal giornalista.Inoltre è bene che almeno una unità dell’ufficio stampa sia presente al momentodell’intervista in modo da ascoltare ciò che viene detto ed essere pronto, ovenecessario, a lavorare su una richiesta di rettifica.
  • 16. TEMPISTICHESapere quando inviare un comunicato stampa, una smentita, una nota, un invito èimportantissimo.È necessario conoscere gli orari delle riunioni di redazione e i tempi di produzione deicontenuti di ogni singolo media per non perdere nessuna uscita utile.
  • 17. INVIO DEI FILE
  • 18. RASSEGNA STAMPALa rassegna stampa è il risultato del lavoro dell’Ufficio Stampa. L’insieme degli articoliche parlano del vostro committente è il metro di valutazione tangibile del lavoro svolto.Si può fare in modo manuale comprando ogni giorno i giornali e facendo delle ricercheonline per monitorare le uscite web. Oppure, laddove vi sia un budget specifico, affidarsia delle agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa del vostro cliente.Le principali agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa sono L’Eco dellastampa, Mediapress, Sanday, Datapress, etc.
  • 19. L’UFFICIO STAMPA 3.0Chi si trova a gestire un ufficio stampa non più prescindere dai nuovi media e dallanecessità di creare contenuti per le riviste online, blog, forum e social network.Inoltre, è necessario avere sempre un filo diretto con chi gestisce l’ufficio comunicazionesoprattutto per non essere impreparati quando c’è da gestire una crisi.
  • 20. IL RAPPORTO CON I GIORNALISTIPer avere un buon rapporto con i giornalisti è necessario parlare la loro lingua.È necessario quindi creare un rapporto di fiducia basato su:- credibilità, ovvero consapevolezza che la persona con cui ci si sta interfacciando ècredibile e professioale- contesto, ovvero una comunicazione uniformata allambiente in cui opera perdare senso di partecipazione- chiarezza e contenuto, deve contenere una notizia ed essere di facilecomprensione. Anche se si parla di fissione nucleare lo si deve fare in modosemplice.- continuità, talvolta è il caso di ripetere qualcosa o lanciare aggiornamenti un popretestuosi per dare continuità allinformazione
  • 21. IL RAPPORTO CON I GIORNALISTILE RELAZIONI PERSONALIIndividuati gli interlocutori giusti può essere utile incontrarli di persona,coccolarli un po e continuare a curare il rapporto che si è instaurato. Spariresarebbe come seminare e non passare a cogliere il frutto. Mai rifilare un"bidone" al giornale, ovvero uninformazione sbagliata.Non sottovalutare mai la richiesta che arriva da un giornalista e non fartrapelare indifferenza se di una testata secondaria. Sono tutte prime donne.In altre parole AVERE LA FACCIA DI CULO
  • 22. IL RAPPORTO CON IL COMMITTENTEÈ fondamentale conoscere il committente. Capire chi sia e cosa si aspetta dalvostro lavoro.Instaurare un rapporto di fiducia che faccia sì che sia lui a cercarvi per esserconsigliato su come muoversi.Questo significa dire anche "no" davanti a richieste assurde o senza senso,spiegando quali sono i motivi e individuando insieme la strategia migliore.Essere chiari su quello che si può fare e sulle risorse necessarie per farlo.
  • 23. LA GESTIONE DELLA CRISIPrevenire è meglio che curare. Una crisi è come una malattia. Può essere rara (ingenere lo è) ma bisogna sapere come intervenire.Bisogna quindi- analizzare i fatti- valutare la gravità e le ricadute della crisi sullazienda- sviluppare le azioni per arginare o limitare i danni
  • 24. LA GESTIONE DELLA CRISITalvolta è la stessa azienda che decide di provocare una crisi per direpubblicamente qualcosa di scomodo ma che le serve per evitare di essereintrappolata in una situazione non congeniale.COME SI INTERVIENESmentiteLettere al direttoreRichiesta di rettifica ai sensi dellart. 8 della legge sulla stampa 47/1948.
  • 25. LA GESTIONE DELLA CRISI
  • 26. Grazie per l’attenzione!valeria.belviso@gmail.comfacebook.com/wooobinda@_woobindahttp://www.linkedin.com/in/valeriabelvisohttp://www.slideshare.net/_woobinda

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