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Gestão de Projetos com MS-Project 2010
 

Gestão de Projetos com MS-Project 2010

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Tutorial ministrado na PUC-Campus Toledo, em 2011

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    Gestão de Projetos com MS-Project 2010 Gestão de Projetos com MS-Project 2010 Presentation Transcript

    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁFilho, antes alguns conceitos parasua vida... Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 2
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjetos nas Organizações “ ... na empresa atual e,com muito mais intensidade,na empresa do futuro,todos deverão ser capazesde gerenciar projetos ouparte deles.” (Dalton Valeriano Alves) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 3
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁAfinal, o que é um Projeto? Projeto é um esforço temporário,visando à criação de um produto, serviço ouresultado com exclusividade A humanidade sempre esteve envolvidacom “projetos” algumas obras sobreviveram às marcas dos tempos e nos deixam surpresos até hoje Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 4
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSão Projetos! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjetos... Exemplos Construção de uma casa Instalação de uma nova planta industrial Redação de um livro Informatização de um determinado departamento de uma empresa Realização de uma viagem Lançamento de um novo produto ou serviço Elaboração de um plano de marketing Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 6
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjeto é... Um empreendimento temporário não repetitivo, com uma sequência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo) Obedecer ao orçamento aprovado (Custo) Ser concluídas em prazo especificado (Tempo) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 7
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjeto e... A “santa trindade” das Restrições Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 8
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjeto deve ser... Temporário! Começo e fim definidos O fim é alcançado quando • Os objetivos são atingidos (SUCESSO) • Fica claro que os objetivos não podem ou não serão atingidos (INSUCESSO) • A necessidade que originou o projeto não existe mais (INSUCESSO) Não é necessariamente curto! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 9
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁProjeto ProcessoProjeto Processo Temporário Permanente Original Repetitivo Multifuncional Funcional Resultado é incerto Resultado previsível Foco na integração Foco na disciplina Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 10
    • já falharam? UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSeus Projetos Qual o motivo? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 11
    • já falharam? UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSeus Projetos Causas comuns de insucesso Objetivos e metas mal definidos Escopo mal definido Falta de recursos Mudanças nos requisitos Falta de envolvimento da alta gerência Falta de uma metodologia para gerenciar projetos Falta de comunicação entre os interessados Má condução por parte do gerente Falta de análise dos riscos Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 12
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSucesso do Projeto Fatores críticos de sucesso Atendimento dos Requisitos Técnicos e Funcionais Cumprimento do Orçamento Cumprimento do Cronograma Satisfação dos stakeholders Benefícios para o sponsor Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 13
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁStakeholders (Interessados) São pessoas e organizações ativamente envolvidasno projeto ou cujos interesses podem ser afetados comoresultado da execução ou do término do projeto Gerente de projetos Consumidor (usuário final e seu cliente) Parceiros Equipe Patrocinador Concorrentes Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 14
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSuperman é... O Gerente de Projetos! um profissional que atua em áreas bastante diversas • não há um “curso base” de formação • são recrutados profissionais experientes em sua área que apresentem diferenciais como a habilidade para coordenar pessoas, negociação e grande flexibilidade Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 15
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁO Gerente de Projetos Um projeto é conduzido pelo gerentede projetos, que poucas vezes participadas atividades diretas Sua função é gerenciar o progresso do projeto e através de dados verificar seus resultados Seu objetivo é minimizar possíveis ocorrências de falhas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 16
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSponsor (Patrocinador) É o indivíduo/grupo interno ouexterno que provê os recursosfinanceiros para o projeto Facilitador e defensor ativo do projeto “Entende” o benefício do projeto Entusiasta do projeto Influente na organização • Conhece a política da organização É o “irmão mais velho” do Gerente de projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 17
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁCiclo de Vida do Projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 18
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁFases de um Projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 19
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁInicialização Primeira fase de um projeto Levanta-se uma demanda que é transformada em problema estruturado para ser resolvido Nesta etapa define-se osobjetivos e a missão do projeto eas melhores estratégias Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 20
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁInicialização Projetos são tipicamente AUTORIZADOS comoresultado de uma ou mais das seguintes situações demanda de mercado solicitação de um cliente avanço tecnológico requisito legal/regulatório necessidade social Necessidade do negócio: problema ouoportunidade! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 21
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁInicialização Objetivo Descreve o que o projeto deve fazer ou produzir Seguir a regra SMART Specific (específico) Measurable (mensurável) Accurate (exato) Realistic (realista) Time bounded (limitado no tempo) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 22
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁInicialização Objetivo resultado quantificável aferir o sucesso do projeto • O quê se quer? Meta São avanços seguros no horizonte de incertezas do projeto, associadas a quantidades mensuráveis e a prazos definidos, geralmente desafiadores • Como? Quando? Quanto? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 23
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁPlanejamento Detalha tudo o que vai ser feito pelo projeto Cronograma Interdependência Recursos Riscos Qualidade Recursos humanos e materiais Comunicação Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 24
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁExecução Esta fase transforma em realidade o que foiplanejado os maiores investimentos são feitos os eventuais erros aparecem Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 25
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁMonitoramento e Controle Extremamente importante Ocorre de forma acentuada noplanejamento das ações na execução Procura evitar anormalidades Corrige ações que estejam desviando do planejado Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 26
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁFinalização Nesta fase são avaliados osresultados, os erros, falhas, etc. Auditorias É feita a aceitação do produto entregue ao cliente São gerados conhecimentos para novos projetos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 27
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁGestão de Projetos Gestão de Projetos é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a organização desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados Gerenciar Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas de uma maneira formal e estruturada Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 28
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁGestão de Projetos O primeiro projeto que utilizou oconceito isolado de gestão deprojetos foi o lançamento dosatélite Sputnik (1957), pela entãoURSS, durante a Guerra Fria Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 29
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁGestão de Projetos Predecessores da GP como conhecemos hojesão PERT (Program Evaluation and Review Technique) – criado pelo DoD CPM (Critical Path Method) – desenvolvido pela DuPont e semelhante ao PERT Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 30
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁPMI Project Management Institute (PMI) é a maisimportante associação mundial de gerenciamento deprojetos fundada nos EUA (1969) mais de 48 mil associados que compartilham teorias, melhores práticas e experiências em gerenciamento de projetos O PMI emite certificações, publica documentações periódicas, promove seminários internacionais e organiza oficinas de estudo www.pmi.org Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 31
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁPMBOK Criado pelo PMI, o Guia doConhecimento em Gerenciamentode Projetos (PMBOK) tornou-seuma norma reconhecida para aprofissão de gerenciamento deprojetos um documento formal que descreve normas, métodos, processos e boas práticas estabelecidas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 32
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GPOrganiza/Controla as atividades necessárias a execução deprojetos recursos • Programação de tarefas • Alocação de recursos • Diagrama de Gantt • Gestão de orçamento • Gestão da qualidade • PERT • Versionamento de documentos • Relatórios • Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 33
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁE o que eu ganho com isso? Vantagens produtividade comunicação integração simulação acurácia Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 34
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP Podem ser Desktop • No computador do usuário • Melhor usabilidade • Interface “familiar” para o usuário Web • Acessado pelo navegador Web (Firefox, Chrome, Safari, Opera, etc...) – Aquele outro Não, não use Drogas ! • Em qualquer computador, em qualquer lugar Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 35
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : Desktop Principais características organização da programação das atividades a serem desenvolvidas (scheduling) o gerenciamento dos recursos necessários a conclusão das tarefas (resource management) Ex.: OpenProj MS-Project Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 36
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : OpenProj OpenProj Alternativa gratuita e open source ao MS-Project Multiplataforma (Linux, Unix, Mac e Windows) Abre nativamente arquivos MS-Project Projects On Demand Gráficos de Gantt Diagramas de Rede (PERT) Gráficos WBS e RBS Custos Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 37
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : MS-Project MS-Project Integra o pacote Office, mas é comercializado a parte, como o Visio Limitação • Roda apenas em Windows e MacOS Maduro: começou ainda no MS-DOS (1984) Atualmente com interface Fluent Manipulação semelhante ao MS-Excel Project Server e Web Access Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 38
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : MS-Project MS-Project Recursos • Controle de Tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho) • Gráfico de Gantt • Modelo probabilístico (cálculos relacionados a planejamento) • Diagrama da Rede (PERT) • Custos (fixos, não fixos, outros) • Vários tipos de relatórios • Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 39
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : Web Principais características groupware (software colaborativo) gerenciamento do portfólio de projetos rastreamento de incidentes gerenciamento de documentos fluxo de caixa Etc. Ex.: dotProject Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 40
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP: dotProject dotProject Web Gratuito e Open-Source Multiplataforma (Linux, Windows, Mac, Unix, etc.) Vários idiomas (incluindo pt-br) Milhares de usuários em todo mundo Disponível em • www.dotproject.net Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 41
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁSoftware para GP : dotProject dotProject Escalonamento de tarefas Lista de pendências Controle de recursos Gráfico de Gantt Calendário Histórico de atividades Controle por ACL Relatórios Fóruns Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 42
    • UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁAgora, mãos na massa! Fundamentos de MS-Project Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 43
    • UFA, terminou !!!! Obrigado pela sua paciência...