• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Bab 3 job_analysis_1_
 

Bab 3 job_analysis_1_

on

  • 4,180 views

 

Statistics

Views

Total Views
4,180
Views on SlideShare
4,180
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
107
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Bab 3 job_analysis_1_ Bab 3 job_analysis_1_ Presentation Transcript

    • CHAPTER 3JOB ANALYSIS 1
    • Definisi Merupakan suatu proses yang sistematik dalam mengumpul data/maklumat berkenaan sesuatu pekerjaan Antara maklumat yang dikumpul:  Tugas / tanggungjawab (iaitu aktiviti kerja sebenar yang dilakukan  Laporan dibuat kepada siapa  Peralatan, mesin & bahan yang diperlukan untuk melakukan kerja  Hasil kerja  KSAO yang diperlukan untuk melakukan kerja  Konteks kerja, iaitu persekitaran/keadaan kerja (suasana fizikal dll)  Penetapan prestasi / kriteria yang digunakan dalam menentukan prestasi kerjanya2
    • Tujuan Analisis Kerja Data yang diperolehi daripada proses analisis kerja digunakan untuk membantu pembuatan pelbagai keputusan sumber manusia. Membantu pembentukan dokumen seperti  Job description (JD)  Job specification (JS)  Piawaian prestasi  Membantu pelaksanaan pelbagai aktiviti sumber manusia  Job evaluation (penilaian kerja)  Tinjauan gaji (wage surveys)  Penilaian prestasi  Pemilihan pekerja  Latihan & pembangunan  Perancangan sumber manusia3
    •  Analisis kerja selalunya direka bentuk untuk tujuan khusus  Untuk memperjelaskan hubungan laporan (reporting relationships)  Untuk memperjelaskan tanggungjawab setiap pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.  Mengenalpasti elemen pekerjaan yang penting dalam proses penstrukturan semula kerja  Membantu pembentukan pekerjaan baru4
    • Analisis Kerja vs Pentadbiran Pampasan  Terdapat 2 asas untuk membentuk struktur bayaran dalam organisasi  Job-based pay  Person-based pay  Analisis kerja digunakan secara khusus untuk job-based pay sahaja.  Kegunaan spesifik analisis kerja dalam pentadbiran pampasan adalah untuk membekalkan maklumat bagi  mengendalikan JE (berdasarkan JD & jS), &  mengumpul maklumat piawaian prestasi5
    • JA Terminology Task (tugas)  Pernyataan khusus tentang aktiviti yang dilakukan oleh pekerja (menjawab panggilan telefon)  Tugas2 yang sama boleh dimasukkan ke dalam dimensi tugas yang sama (melayani pelanggan) Job (kerja)  Gabungan pelbagai tugas yang dilakukan oleh seseorang pekerja / himpunan aktiviti / tugas yang saling berkait. Job family  Pekerjaan yang mempunyai kandungan kerja yang hampir serupa & saling berkait dikumpulkan ke dalam kategori yang lebih luas (pemasaran, kejuruteraan dll) Position (Jawatan)  Person performing one job  Tugas & tangungjawab yang berbeza yang dilakukan oleh seseorang6 pekerja
    •  Perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan analisis kerja:  Memerlukan masa & tenaga kerja yang banyak (intensif)  Melibatkan pakar analisis kerja/sekurang-kurangnya pakar dalam bidang berkaitan  Memerlukan pemahaman yang mantap & jitu mengenai kepelbagaian sikap/kerenah manusia, keperluan kerja & juga kemahiran penulisan.7
    • Langkah2 Mengendalikan JA Persediaan Awal Jenis Maklumat Sumber Maklumat Kaedah Mengumpul Maklumat Penyelarasan dengan Pengurus Penjadualan Kutipan Data Validity & Reliability8 Cost Benefit analysis
    • A. Persediaan Awal Menentukan tujuan kegunaan maklumat analisis kerja  Pekerjaan  perekrutan, temuduga, pemilihan & penjawatan  Latihan  keperluan latihan dari segi KSA  Organization Design & Staffing  pembentukan & penstrukturan semula unit-unit kerja/Orgn.  Pampasan  Pembentukan struktur bayaran, bayaran insentif, bayaran ke atas risiko & tekanan tugasan9
    •  Penilaian Prestasi  pembentukan dimensi prestasi & piawaiannya  Keselamatan & Kesihatan  melihat keperluan OSHA dalam pelaksanaan kerja. Contoh: meminimumkan hazad persekitaran kerja.  Perundangan  memastikan peluang2 kemasukan & kenaikan pangkat tanpa ada diskriminasi.  Pengambilan Pekerja Cacat  majikan perlu mengenalpasti keperluan fizikal, mental & fungsi-fungsi kerja yang penting, sebelum proses pelantikan pekerja dibuat. Mendapatkan sokongan pihak pengurusan10
    •  Menyemak semula  misi, objektif dan matlamat organisasi.  Carta organisasi  dari segi struktur autoriti formal/tak formal • hubungan diantara fungsi & aktiviti Organisasi  Carta proses kerja  memberi pemahaman yang lebih detail berkaitan kerja & aliran kerja untuk penghasilan produk.  Manual prosedur  Prosedur formal yang menunjukkan “input & output” sesuatu pekerjaan.11
    •  Mendpt pandangan atau rujukan dr luar  Kesatuan sekerja  DOT (Dictionary of Occupational Title)  Pertubuhan profesional dll  Menyemak JD & JS yg sdia ada  kekerapan mengendalikan JA  bergantung kpd kestabilan persekitaran kerja12
    • B. Jenis Maklumat  Aktiviti yang dilakukan  Peralatan, mesin, bahan dan lain-lain alat bantu kerja  Jangkaan prestasi  Konteks kerja (Job context)  Ciri-ciri individu13
    • Aktiviti yang dilakukan  Senaraikan aktiviti yang signifikan.  Tentukan kekerapan & jumlah masa yang diperlukan untuk setiap aktiviti.  Objektif kerja yang boleh dicapai melalui aktiviti kerja tersebut  Bagaimana aktiviti dilaksanakan  Siapa yang terlibat sama dalam melaksanakan aktiviti tersebut  Pekerja bawahan yang membuat laporan kepadanya  Kepada siapa pekerja membuat laporan  Jenis kerja-kerja lain yang bergantung kepada output kerja ini.14
    • Peralatan, bahan dan lain-lain alat bantu kerja  Jenis peralatan, bahan & mesin yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti kerja  Jumlah masa menggunakan peralatan dalam melaksanakan kerjanya  Tanggungjawab untuk menyelenggara, setting-up, breaking down peralatan tersebut  Sama ada pekerjaan tersebut memerlukan pengendalian bahan- bahan khusus (seperti bahan mentah yang mahal/bahaya)15
    • Jangkaan Prestasi  Menganalisis tahap prestasi yang dikehendaki daripada pekerja bagi setiap aktiviti  Kenalpasti tahap normal yang dijangkakan dalam mengendalikan peralatan, mesin & alat bantu kerja  Tahap penggunaan bahan yang cekap & berkesan.16
    • Job Context  Keadaan kerja , iaitu faktor fizikal & psikologikal  Keadaan fizikal yang ekstrem ( memanjat, berdiri..)  Persekitaran kerja yang lemah (bising, panas, sejuk)  Keperluan kerja yang spesifik (travel, shift, stress, masa yg singkat utk menyiapkan kerja)  Mengenalpasti secara terperinci keadaan kerja & menyatakan kekerapan & tempoh masa berlakunya perkara tersebut.17
    • Ciri-ciri Individu  Mengenalpasti ciri-ciri individu dapat mencungkil kemahiran khusus yang diperlukan untuk melakukan sesuatu kerja dengan baik & cara bagaimana untuk dapatkan kemahiran tersebut.18
    • C. Sumber Maklumat  2 ciri maklumat pekerjaan  membezakan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain  membezakan tahap prestasi yang berbeza bagi sesuatu pekerjaan yang sama  Secondary sources  membekalkan maklumat latar belakang berkenaan dengan suatu pekerjaan seperti technical manual  Technical manual berguna untuk pekerjaan yang baru diwujudkan/disemak semula hasil daripada perubahan teknologi.19
    •  Primary sources  Immediate supervisor  Panduan yang jelas perlu disediakan bagi menjamin ketepatan & liputan yang diperlukan20
    • D. Kaedah Mengumpul Maklumat Faktor yang perlu dipertimbangkan  Tujuan, jenis & jumlah data yang diperlukan  Nature of the job  Jumlah masa & kewangan yang sanggup dilaburkan oleh organisasi ke dalam program analisis kerja.  Faktor kos selalunya menjadi penghalang kepada analisis kerja yang berkualiti 4 jenis kaedah  Pemerhatian langsung  Soal selidik  Temu duga  Diari Pengutipan data boleh dibuat melalui satu kaedah / kombinasi beberapa kaedah21
    • Kaedah Pemerhatian Langsung  Borang catatan perlu disediakan  Keperluan masa bergantung kepada kitaran kerja  Kelemahan:  Tidak dapat maklumat dari aspek mental seperti pembuatan keputusan, merancang dan lain-lain.  Gelagat yang diperhatikan mungkin tidak menyeluruh  Bias pemerhati22
    •  Langkah untuk mengatasi kelemahan:  Membuat pemerhatian terhadap lebih daripada satu pekerja bagi pekerjaan yang sama.  Menyemak hasil pemerhatian bersama dengan penyelia / pekerja untuk memastikan analisis merangkumi semua aktiviti yang sepatutnya.  Melantik beberapa orang pemerhati untuk membuat analisis ke atas satu pekerjaan & membincangkan hasil pemerhatian mereka.23
    • Teknik2 Pemerhatian Langsung  Work methods analysis  Is used to describe manual and repetitive production jobs, such as factory or assembly-line jobs.  Maklumat yg diperolehi sesuai untuk  job redesign  mencari cara kerja yang terbaik  membentuk standard pengeluaran untuk “piece rate incentive system”  Membentuk sistem penilaian prestasi  Tidak mengambilkira perbezaan antara pekerjaan, jadi kurang sesuai untuk tujuan JE (job evaluation).24
    •  Critical incident techniques  is a set of procedures used for collecting direct observations of human behavior that have critical significance and meet methodically defined criteria.  Mengenal pasti hasil kerja yang diingini/tidak diingini  Menentukan jenis kejadian kritikal yang mempengaruhi hasil tersebut.  Sesuai untuk menentukan perbezaan bayaran bagi pekerjaan yg sama, tetapi tidak sesuai untuk pekerjaan yang berlainan. Jadi kurang sesuai untuk JE.25
    • Soal Selidik perlu mempunyai validity & reliability yang tinggi Kelebihan:  ramai responden  Masa menjawab yang singkat  Soalan yang dikemukakan adalah sama  Bias mengutip data dikurangkan  Boleh menganalisis data secara statistik Kelemahan  kos yang tinggi untuk membentuk soal selidik yang baik  Tafsiran maksud yang berbeza oleh responden yang berlainan  Kadar respon mungkin rendah  Soalan open-ended sukar dianalisis26
    • Temuduga  Temuduga beberapa pekerja untuk mengenalpasti aktiviti sebenar yang terlibat dalam pekerjaan.  Temuduga berstruktur lebih sesuai bagi memastikan liputan semua komponen pekerjaan & mengambil kira maklumat umum bagi semua pekerjaan  Temu duga secaar tak formal lebih disukai27
    • Diari Pekerja membuat catatan berkenaan aktiviti kerja yang dilakukan bagi suatu tempoh masa, disamping merekodkan juga lain-lain maklumat yang relevan. Kelebihan  Pekerja memberi maklumat menerusi perkataannya sendiri  Merekodkan kejadian pada masa ianya berlaku Kelemahan  Sukar untuk menganalisis maklumat yang relevan  Pihak analisis terpaksa membuat tafsiran sendiri  Kebolehpercayaan data yang dibekalkan adalah rendah28
    • E. Penyelarasan dengan Pengurus  Tidak menggangu proses operasi unit-unit yang lain  Membuat penjadualan yang terperinci bersama dengan pengurus lini agar gangguan kerja pada tahap yang paling minima.  Mengelak daripada masa-masa kesibukan sesuatu jabatan  Melibatkan pengurus dari peringkat awal, iaitu semasa merancang.  Memberi maklumat terkini kepada pengurus tentang perkembangan proses analisis kerja di jabatannya.29
    • F. Penjadualan Kutipan Data  Adalah perlu jika melibatkan banyak pekerjaan/ramai pekerja bagi sesuatu pekerjaan  kaedah kutipan data & jenis maklumat yang dikutip bergantung kepada bilangan pekerja, kos & masa yang terlibat  Jangkamasa bagi melaksanakan sesuatu tugas30
    • G. Validity & Reliability  Reliability merujuk kepada ketekalan maklumat yang diperolehi  Consistency of data between analysts vs Consistency within an analyst’s data  Kajian menunjukkan perlu mengambil kira 2 pandangan (pekerja & penyelia) bagi satu pekerjaan untuk mengurangkan ketidaktekalan.  Validity merujuk kepada ketepatan data yang dikutip - the degree to which information being used is appropriate, meaningful, and useful.31
    • H. Cost-Benefit Analysis  Membandingkan jumlah kos yang bakal terlibat dengan manfaat yang bakal diterima  Justifikasi perbelanjaan analisis kerja bergantung kepada  Kegunaan maklumat analisis kerja (untuk pampasan sahaja / digunakan untuk aktiviti sumber manusia yang lain)  Kos  Kos untuk mengendalikan analisis kerja  Kos kaedah yang digunakan (cetak soal selidik dan lain-lain)  Kos produktiviti dan lain-lain  Faedah  Hasil yang diperolehi  Produktiviti dan lain-lain32
    • STANDARDIZED STRUCTURED APPROACHES TO JOB ANALYSIS Functional Job Analysis Structured JA questionnaires  Position analysis Questionnaire  Task Inventory Questionnaire  Professional & Managerial Position questionnaire (PMPQ)  Occupational analysis Inventory (OAI)  Job Analysis Questionnaire (JAQ) Custom-Designed JA  Kombinasi beberapa pendekatan & menyesuaikannya kpd orgn  Mereka khas JA bagi memenuhi keperluan khusus orgn33
    • Proses Pengumpulan Data Contoh borang yg boleh digunakan semasa proses pengumpulan data  Borang “job picture”  Cover sheet of a JA questionnaire  Responsibility identification Form  Duty identification Form  Task analysis worksheet (sesuai utk orgn kecil) Aktiviti JA boleh dipecahkan kpd beberapa bahagian yg berasingan bagi mengatasi masalah masa yg panjang digunakan utk melengkapkan keseluruhan proses JA34
    • Mengedit Data Aktiviti Kerja Penganalisis akan btk draf pertama berkaitan kenyataan t/j & duti berdasarkan maklumat yg diperolehi dgn menentukan samada  t/j yg disenaraikan mencakupi semua bidang kerja utama  duti yg telah dikenal pasti padan dgn t/j tugas  terdapat duti-duti yg belum dikenalpasti  kenyataan t/j & duti terlalu luas/spesifik  Terlalu banyak kenyataan t/j (> 7) & duti (> 10)  kenyataan t/j @ duti yg perlu digabungkan @ perlu diperincikan  Kesesuaian penggunaan kata kerja35
    •  Clarifying deviations  Mendpt penjelasan lanjut ttg sebarang kenyataan t/jawab @ duti yg kurang lengkap @ tidak tepat.  Semak semula data yg digunakan utk menentukan salinan yg diedit tepat/betul, mudah difahami & lengkap36
    • Mengumpul Data JS  Bahagian spesifikasi kerja dlam soal selidik akan dibahagikan / dihantar kepeda penjawat berkenaan.  Cth data JS37
    • Menyemak Fakta Pekerjaan  Penganalisis akan semak semula data-data dgn penyelia terdekat/ ind.yg berkenaan.  Tujuan utama  Mengenal pasti sebarang varians  Penganalisis perlu memahami sepenuhnya keperluan & output kerja38
    • Masalah JA Data yg kurang tepat Fakta-fakta penting tidak diambil kira Pekerja suka meninggikan tahap kesukaran kerja mereka atas alasan menjaga keegoan & pembayaran mereka Penggunaan Kaedah dalam pengumpulan data Tidak cuba mendapatkan maklumat tambahan/maklum balas drp mereka yg biasa laksanakan kerja yg sama.39
    • JA vs Teknologi  Penggunaan Komputer  Membantu pemprosesan, pengauditan & penyemakan semula kenyataan JD  Computer-inventoried task statements termasuk senarai KSA serta ukuran standard prestasi  Internet  Cth: www.hrlink.co.uk  membekalkan maklumat serta membenarkan pertukaran pandangan & penyelesaian masalah berkaitan pelaksaan JA  mengenalpasti peluang latihan  maklumat terkini drp kajian Univerisiti.40
    • Sokongan & Kerjasama Pekerja  Pekerja perlu diberitahu ttg  Matlamat JA  Siapa yg terlibat  Hasil yg dijangkakan  Sebar berita melalui pelbagai media  Dptkan bantuan pengurus lini utk memperolehi kerjasama & sokongan drp penyelia & pekerja yg terlibat  Membina kepercayaan pekerja  memperkenalkan program JA melalui alat-alat media yg sesuai agar pekerja dpt gambaran yg positif41