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Reglamentacion archivistica
 

Reglamentacion archivistica

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    Reglamentacion archivistica Reglamentacion archivistica Document Transcript

    • Universidad de Panamá Facultad de Humanidades Escuela de Archivología Reglamentación Archivística 420Análisis de los Sistemas de Archivo de Costa Rica y Colombia Por Contreras, Lorna 8-241-86 Otero, Yadira 8-381-68 Sánchez, Zeledith 2-709-2493 Zeballos, Romelia 8-375-781Licenciatura en Gestión Archivística IV Año, Nocturno Fecha Lunes, 11 de julio de 2011
    • TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN 3 1. Dirección General de Archivo de Costa Rica 4 1.1. Antecedentes y Ley de Creación 4 1.2. Archivo Histórico 7 1.3. Archivo Intermedio 8 1.4. Archivo Notarial 8 1.5. Funciones Generales 8 1.6. Organización Administrativa 9 1.6.1. Nivel Político 10 1.6.2. Nivel Ejecutor 10 1.7. Organigrama 11 1.8. Junta Administrativa 12 1.9. Sistema Nacional de Archivo y Seguridad Jurídica 13 1.9.1. Actividades Centrales 13 1.9.2. Objetivos Estratégicos 14 1.9.3. Valores 14 1.9.4. Factores Claves de Éxito 15 2. El Archivo General de Colombia AGN 16 2.1. Funciones 16 2.2. Patrimonio Documental 17 2.3. Fondos Documentales 18 2.4. Servicios 19 2.5. Programas para Niños y Niñas 20 2.6. Rescate y Divulgación de la Memoria Visual en Colombia 21 2.7. Sistema Nacional de Archivo 22 2.7.1. Órganos Ejecutores 23 2.7.2. Comités por Sectores 23 2.7.3. Comités por Funciones 24 Conclusión 25 Bibliografía 26
    • Introducción El presente trabajo destaca la importancia de un Archivo, que es considerado no sólopor la calidad de los contenidos conservados, sino también la edad que tienen, su posiblereutilización real o potencial que han tenido, pueden tener o tendrán en un futuro. El Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, administra el Patrimonio Documentalde la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidadde preservar y difundir el acervo documental de la Nación que garantiza el acceso de laspersonas a la información, la transparencia de la Gestión Administrativa y sustenta la tomade decisiones, a través de una gestión eficiente. El Sistema Nacional de Archivos de Colombia (SNA) Fue creado con el propósito deorientar permanentemente planes, programas y proyectos que integraran el conjunto deArchivos Públicos y Privados existentes en el país. El SNA promueve la modernización archivística en todos los niveles de laAdministración Pública y en las diferentes ramas del poder, la normalización en lasfunciones y labores archivísticas esenciales, el empleo de nuevas tecnologías en el manejode la información y apoya la organización técnica, el acceso y la difusión de los Archivoscolombianos, cualquiera que sea su soporte.
    • 41. Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica El Archivo Nacional de Costa Rica, es la Institución que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el patrimonio documental de La Nación y es la institución rectora del Sistema Nacional de Archivos.Edificio ubicado en Zapote1.1. Antecedentes y Ley de Creación El Archivo Nacional, Institución centenaria que alberga el patrimonio documentalcostarricense, fue fundado con carácter de oficina según el decreto XXV del 23 de julio de1881. Su creación se da dentro de un contexto histórico relacionado con la formación de losestados centroamericanos y el fortalecimiento de sus propias identidades. Es así, como latemprana incorporación de Costa Rica al mercado internacional, la fundación de laRepública en 1848 y los problemas limítrofes con Colombia, influyeron para que sepropiciara un interés en conocer sus derechos territoriales y su historiaAntiguo Edificio La labor de don León Fernández Bonilla que, interesado por los antecedentes de lahistoria patria, investigó en diversos medios. Como resultado, una ausencia casi total deinformación, razón por la cual se dedicó a recopilar libros sobre Costa Rica, investigó enlos Archivos de Guatemala, e inclusive, copió a mano legajos enteros inéditos del ArchivoGeneral de Indias. 5
    • De esta manera, escribió su primer volumen de documentos para la historia patria yconvencido de la necesidad de crear el Archivo Nacional en su país, y en su función públicacomo Ministro de Hacienda, logró transmitir su interés a las autoridades gubernamentales,por lo que se dictó el Decreto de creación de lo que llegaría a ser el Archivo Nacional deCosta Rica. El trabajo de centralizar y ordenar la documentación fue muy intenso y estuvo alprincipio bajo la responsabilidad del guatemalteco, jurisconsulto, don Rafael MachadoJáuregui. En mayo de 1882 asume esta tarea don León Fernández Bonilla. Es interesante destacar que anterior al decreto de creación de la oficina destinada paralos archivos, se dictó el Decreto XXIII que ordenaba a los jueces organizar sus archivos"mientras se organiza la oficina para los Archivos Públicos de toda la República". Es así, como el Archivo Nacional alberga dentro de sus primeros fondos los documentosjudiciales, los provenientes del Archivo de Cartago y de otras poblaciones existentes. Como producto de esta primera etapa, se elaboró los siguientes instrumentos de acceso ycontrol de la información: el índice general de los documentos del Archivo de Cartago, eltomo I de los protocolos de Cartago y el índice de las mortuales del Archivo de Cartago,Alajuela y Heredia.Además, los tomos III y IV de los índices de los expedientes civiles y criminales delArchivo de Cartago. Por otra parte, el señor Francisco María Iglesias, director de esta entidad en dosocasiones (1883 y 1888), se interesó por la recopilación y conservación de los documentosconcernientes a la Independencia. Producto de ello es la publicación de su obra"Documentos relativos a la Independencia". Otro aporte que benefició al acervo documental del momento, fue la donación delgobierno de Guatemala, a través del General Justo Rufino Barrios, de los documentosproducidos en su país que habían sido enviados a la Audiencia Real para su respectivasentencia. De esta forma se constituyó la serie Guatemala. Estos esfuerzos de centralización y organización de la documentación en los ArchivosNacionales, permitieron la concienciación de las autoridades de la Entidad en la necesidadde la conservación de estos documentos tan importantes, que empezaban a despertar elinterés en aquellos que deseaban indagar sobre su historia. 6
    • Para un funcionamiento adecuado la Institución necesitaba de un respaldo Legal. El cualse va dando paulatinamente hasta la aprobación de la Ley 7202 del Sistema Nacional deArchivos, el 24 de octubre de 1990. Al respecto presentamos algunos datos precedentes a lacreación de esta Ley. Los antecedentes de la organización de Archivos se evidencian a través de los Decretosy disposiciones de La Corona Española durante la primera mitad del siglo XVI, dondeestablecen que "las ciudades y villas guardaran los papeles más importantes en un Archivo,el cual estaría dotado de tres llaves que estaban en manos de tres personas para así asegurarsu conservación". Además, en el período de consolidación de la Independencia se notó uninterés por parte de las poblaciones por conservar aquellos documentos que evidenciaran suhistoria. En 1825 se menciona la existencia de un Archivo Administrativo ordenadocronológicamente, el cual pertenecía a la Asamblea Constituyente. En 1834 con el DecretoLX del 4 de abril, se crea el Archivo Judicial para custodiar los expedientes. Siete añosdespués, sale a la luz pública el Reglamento para la Administración de Justicia, en el cualse establece la forma como se deben ordenar los expedientes, las restricciones de suconsulta fuera del Archivo y señala también las condiciones que debe tener el local quecustodia los expedientes. A mediados del siglo XIX en 1859, por Decreto XVIII del 29 de agosto, se crean losArchivos Judiciales en las ciudades capitales de provincias, recomendándose la elaboraciónde índices. En 1878 bajo el Decreto XIII, se establece en San José un Archivo Judicial y deComercio con el fin de conservar en orden, seguridad y perfecto estado estos documentos. En este contexto se establece el Archivo Nacional en 1881, cuyo Decreto destaca que secustodiarán "todos los papeles, expedientes, libros, legajos y protocolos relativos a materiasciviles, criminales, eclesiásticos, militares, municipales de Hacienda y Administración. El 19 junio de 1894 por acuerdo gubernamental, los Archivos Nacionales dejan dedepender de la Secretaría de Hacienda, pasando a la Secretaría de Gobernación. Por otraparte, un logro importante para esta Institución fue la creación del Timbre de Archivos en1934, cuya recaudación estaría destinada a la construcción de un edificio apto para losArchivos Nacionales. En 1966, por Ley Nº 3661, se cambia de nombre de ArchivosNacionales por Archivo Nacional. Lo que evidencia la organización y centralización de losdocumentos en un solo Archivo, y en 1980 pasa a ser un programa más del Ministerio deCultura, Juventud y Deportes. 7
    • En 1990, gracias al empeño de las autoridades de la Institución, se logra aprobar la Leydel Sistema Nacional de Archivos, con lo cual esta dependencia, adscrita al Ministerio deCultura, se convierte en el ente rector de todos los Archivos Estatales del país. Se estableceentre otras disposiciones, que las Instituciones Públicas deberán tener su propio ArchivoCentral, además de la creación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación deDocumentos, encargada de dictar lineamientos en la materia, con lo cual queda excluida laposibilidad de destruir o desechar documentos sin previa autorización. Con esta Ley se asegura la conservación del patrimonio documental costarricense, por loque todos los ciudadanos deben conocerla y cumplirla, ya que solo así perpetuaremos lamemoria, a partir de la información contenida en los documentos en el tiempo y en elespacio.1.2. Archivo Histórico Está constituido por todos aquellos documentos con valor científico cultural bienesmuebles que datan del año 1539 hasta documentos modernos con más de 20 años deantigüedad. Poseen valor histórico aquellos documentos que permiten conocer el origen histórico y lasituación social, económica, política y cultural de una época o una región. Ejemplos: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, tratados, expedientes,protocolos coloniales, regulaciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes,grabaciones, cintas magnéticas, disquetes y otros que señale la legislación archivística. En la actualidad la Institución custodia en esta área aproximadamente siete kilómetroslineales de documentos, algunos de los cuales poseen hasta hoy día valor administrativo ylegal, como es el caso de los tratados limítrofes, Leyes Vigentes. 8
    • 1.3. Archivo Intermedio Lo integran los documentos con valor administrativo legal (prueban derechos,responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel estatal), y eventualmente puedenllegar a tener valor científico cultural. Son producidos por las oficinas de la AdministraciónPública, especialmente los de la Presidencia de la República y los Despachos Ministeriales,y otros provenientes de entidades públicas desaparecidas como el Banco AngloCostarricense. La edad de los documentos oscila entre 2 y 20 años. En la actualidad elArchivo Intermedio custodia aproximadamente 7 kilómetros lineales de documentos, de loscuales 1,3 pertenecen al Poder Ejecutivo y 5,7 al Banco Anglo Costarricense.1.4. Archivo Notarial Está constituido por tomos de protocolos notariales e índices de escrituras del año 1900a la fecha. Poseen tanto valor administrativo y legal como valor histórico. En la actualidadcustodia un total de 1.8 kilómetros lineales de documentos.1.5. Funciones Generales De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional deArchivos Nº 7202, las principales funciones Institucionales se indican a continuación:Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional deArchivos.Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar losdocumentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a laNación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentaciónprivada y particular que le fuere entregada para su custodia.Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliaresdescriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones contemas sobre la archivística y ciencias afines.Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros Archivosdel país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural. 9
    • Entregar a otras Instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de losfondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentalesde la Institución, si éstos no fueren de acceso restringido.Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los Protocolos Notarialesdepositados en la Dirección General del Archivo Nacional.Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación dedocumentos.Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea deacceso restringido.Inspeccionar y asesorar en archivística a los Archivos Administrativos Públicos, y a losprivados y particulares, cuando éstos lo soliciten.Valorar los documentos de los Archivos para efectos de selección.Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.Solicitar, de Instituciones Privadas y de los particulares, información acerca de losdocumentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices,registros, censos o micropelículas de esos documentos.Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.1.6. Organización Administrativa La estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN el 02 de enero de 1998 fue modificaday aprobada como resultado de la cuarta reorganización parcial de la estructura llevada acabo en septiembre del año 2008, con el oficio DM-1204 del 27 de octubre de 2008. Dichareorganización fue avalada por la Señora Ex Ministra de Cultura y Juventud, María ElenaCarballo Castegnaro, con el oficio DM-1141-08 del 22 de septiembre de 2008. Aprobadapor la Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante el acuerdo Nº 15, tomado en lasesión Nº 25-2008 celebrada el 01 de octubre de 2008. 10
    • 1.6.1. Nivel Político:  Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.  Junta Administrativa del Archivo Nacional (cuenta con una Auditoría Interna como órgano asesor para el adecuado control interno de los recursos).  Dirección General, con las unidades asesoras de Planificación Institucional y Asesoría Legal, así como el apoyo de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano asesor en dicha materia.1.6.2. Nivel Ejecutor:  Departamento Archivo Histórico.  Departamento Archivo Notarial.  Departamento Conservación.  Departamento Servicios Archivísticos Externos.  Departamento Cómputo.  Departamento Administrativo Financiero.  Unidad Proveeduría Institucional  Unidad Financiero Contable  Unidad Recursos Humanos  Unidad Servicios Generales  Unidad Archivo Central  Unidad Medico de Empresas 111.7. Organigrama
    • 121.8. Junta Administrativa
    • Es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es el órgano rector de dichosistema. En el artículo 11 de la Ley Nº 7202 se definen las funciones de la JuntaAdministrativa:Velar por el mantenimiento del edificio del Archivo Nacional.Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para elóptimo funcionamiento del Archivo NacionalDictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones ycontrataciones directas.Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural yeducativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General delArchivo Nacional necesite.Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuadodesarrollo del Sistema Nacional de Archivos.Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos. Velarpor la óptima organización de los Archivos Públicos de Costa Rica.Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos pormedios automáticos.Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con lastécnicas archivísticas que se impartan en las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de laarchivística.Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participenarchivistas Nacionales e Internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afinescon la archivística.Todas las demás funciones que se le asignen en otras Leyes o Reglamentos. 13
    • 1.9. Sistema Nacional de Archivos y Seguridad Jurídica del Ejercicio del Notariado Los servicios dirigidos al Sistema Nacional de Archivos promoverán la óptimaorganización de los Archivos del Estado Costarricense, requisito indispensable para lamodernización de su administración, manejo adecuado de la información, transparencia yrespeto a los derechos ciudadanos. Las nuevas metodologías de trabajo en asesorías, inspecciones y transferencias dedocumentos de la Presidencia de la República, Ministros de Estado y Consejo de Gobierno,buscarán aprovechar al máximo los recursos institucionales existentes y lograr un mayorimpacto. La Institución aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacionalpara mejorar el nivel de desempeño de las áreas sustantivas y administrativas, así como laadquisición de tecnología de información y apoyará las acciones emprendidas pororganismos internacionales que se ocupan del desarrollo archivístico. La Institución considerará y jerarquizará dentro del Plan Institucional de Capacitaciónlas necesidades de capacitación de los servidores de la institución, diagnosticadas en laevaluación anual del desempeño. El Archivo Nacional coadyuvará en el control del ejercicio del notariado en Costa Rica,con Instituciones tales como el Consejo Superior de Notariado, el Registro Nacional y laDirección Nacional de Notariado y dentro del marco jurídico vigente.1.9.1. Actividades Centrales El Archivo Nacional promoverá servicios accesibles considerando la diversidad deusuarios, especialmente a personas con discapacidad. La Institución se abocará a la finalización de la construcción de la tercera etapa deledificio del Archivo Nacional, su equipamiento y operación. El Archivo Nacional gestionará ante el Ministerio de Cultura y Juventud y el Ministeriode Hacienda, la asignación de mayores recursos presupuestarios para la creación de plazas,para cubrir los costos de planillas de funcionarios, así como para la acción estratégica de laconstrucción de la III etapa del edificio del Archivo Nacional y las necesidades urgentes demantenimiento de la infraestructura. 14
    • La Institución desarrollará actividades que fomenten la cultura de prevención de riesgospor desastres naturales o provocados. Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos) según suprioridad, el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del ArchivoNacional, procurando eliminar, disminuir o aceptar los riesgos a los que está expuesta lainstitución en su quehacer diario. Cuando las causas que los originan y su solución sonexógenas, se trasladará el riesgo a quien corresponda técnica y legalmente. La Junta Administrativa del Archivo Nacional procurará que la Institución cuente conlas instalaciones físicas y el equipamiento necesario para su buen desenvolvimiento. LaInstitución analizará y procurará soluciones para la actualización del marco jurídicoinstitucional vigente.1.9.2. Objetivos Estratégicos El Archivo Nacional de Costa Rica planifica y programa año a año sus metas yactividades por medio del Plan Operativo Anual (POI), lo que permite el logro de susobjetivos, en estrecha relación con la misión y visión institucional. Los objetivos definidosson los siguientes:  Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.  Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.  Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las Instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.1.9.3. Valores:  Liderazgo Archivístico en el ámbito Nacional e Internacional.  Honradez.  Identificación con la Cultural Nacional.  Disciplina. 15
    • 1.9.4. Factores Claves de Éxito:  Excelencia en el servicio a los usuarios.  Proceso constante de renovación en las áreas sustantivas y de apoyo.  Infraestructura.  Identificación del personal con la misión, visión y objetivos institucionales.  Proceso de Planificación Estratégica y Operativa. 16
    • 2. El Archivo General de la Nación de Colombia (AGN) El Archivo General de la Nación de Colombia está ubicado en la ciudad de Bogotá D. C., Carrera 6 No. 6-91. El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita alMinisterio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional deArchivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar yproteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.2.1. Funciones Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia. 17
    •  Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Promover la organización y fortalecimiento de los Archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencias, Comisarias, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.2.2. Patrimonio Documental El patrimonio documental étnico está conformado por el conjunto de documentos deaudio, audiovisuales y textuales cartográficos y fotográficos, producidos por las propiascomunidades, por investigadores de diferentes áreas del saber, centros de investigación,instituciones académicas públicas y privadas, entidades del Estado y ONG´s. que permitende una u otra forma obtener información sobre diferentes aspectos culturales, sociales,políticos y de la historia de los grupos étnicos colombianos. Uno de los aportes de tales documentos es la información que brindan sobre ladiversidad de lenguas que se han hablado y se hablan actualmente en el país. En Colombia se hablan hoy 68 lenguas de las 200 que se hablaban en el momento enque los conquistadores españoles pisaron el territorio, hace 480 años, aproximadamente.Todas las lenguas nativas habladas en el país (indígenas, criollas, raizales de San Andrés yProvidencia y Santa Catalina, Romaní), constituyen parte integrante del patrimonio culturalinmaterial de los pueblos que las hablan. (Ley 1381 de 2010, Ley de lenguas Nativas,Artículo 2). El proceso de desaparición de las lenguas es constante y año tras año van disminuyendoel número de hablantes y con ellos poco a poco desaparece su lengua, su cultura, supensamiento, el conocimiento sobre su entorno y sus propias visiones del mundo. Asíocurrió con la lengua Tinigua que desde hace algunos años contaba con dos hablantes y hoycuenta sólo con uno. 18
    • Las causas de la desaparición de las lenguas son diversas, cada caso comportasituaciones disímiles, entre otras, se pueden mencionar la desaparición de los hablantes, losadultos ya no la transmiten a sus hijos, en la escuela se enseña el español, los jóvenes seavergüenzan de hablar su lengua materna, son habladas por grupos minoritarios, las formasde alianza entre grupos no permiten la transmisión de la lengua, situaciones de ordenpúblico y el desplazamiento de población. Por tales razones y sumados a esta preocupación mundial, el Grupo de Normatividad yDesarrollo de la Política Archivística, del Archivo General de la Nación, realiza unproyecto en pro de la identificación, recuperación, difusión y visibilización de la existenciade registros orales de lenguas nativas colombianas dentro y fuera del país. Los Archivos orales constituyen una forma de recuperación de la memoria, además sonun punto de partida para la revitalización de las lenguas y la cultura, fuente primaria deinformación para las propias comunidades interesadas en rescatar y transmitir tradicionesque en este momento sólo se han logrado registrar en documentos de audio y que losherederos de tales tradiciones las han olvidado o perdido.2.3. Fondos Documentales Imagen del Fondo Libros Manuscritos y Leyes originales de la República. Sección: República, Libro: 56, Folio: 3. AGN. Los Fondos Documentales están compuestos por seis secciones: Colonia, República,Archivo Anexo, Colecciones, Notarías, Mapas y Planos, que contienen manuscritos,impresos, mapas, planos, dibujos, fotografías, microfichas, videos y cintas sonoras. 19
    • El material ofrece la más variada información sobre diversos aspectos de la historiacolombiana. Los registros más antiguos datan de la segunda mitad del siglo XVI y los másrecientes son de 1994. En síntesis, 450 años de información histórica: un vasto y rico potencial informativopara recordar y comprender.  Sección Colonia  Sección República  Sección Archivo Anexo  Sección Colecciones  Sección Mapas Y Planos  Sección Notarías2.4. Servicios  Asistencia Técnica  Carné de Investigador  Consulta y Fotocopia de Documentos Históricos  Consulta y Fotocopia de Protocolos Notariales  Capacitación Archivística  Préstamo y Alquiler de Auditorio, Salas de Exposición o Salas Alternas  Visitas Guiadas al AGN  Librería AGN Resolución 049 de 2011. Por el cual se establecen las tarifas para la vigencia 2011 que elAGN cobrará por concepto de venta de bienes y servicios y se deroga la Resoluciónnúmero 044 del 28 de marzo de 2011. 20
    • 2.5. Programa (AGN) para Niños y Niñas El Archivo General de la Nación de Colombia es un lugar donde se resguardan,custodian, conservan y difunden los documentos que registran actividades realizadas por laspersonas o entidades a lo largo de la historia del país. En este lugar se les enseña a los niños con dibujos pinturas juegos entre otros a conocersu historia. Juego del calidociclos Los calidociclos son juegos de anillos geométricos con la particularidad de girar sobre su eje cuantas veces quieras sin romperse.En la fotografía: Pasaporte del año 1927. Documento resguardado por el AGN ubicado en el Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores. Caja 1 Carpeta 4 21
    • 2.6. Rescate y Divulgación de la Memoria Visual en Colombia En Colombia el interés por las fotografías y su preservación como testimonio histórico ydocumental es reciente. En 1981, la Biblioteca Pública Piloto en Medellín, organizó unagran exposición titulada 100 años de fotografía en Antioquia. Luego, con este mismointerés, el Museo de Arte Moderno de Bogotá presentó, en 1983, la exposición Una historiade la fotografía en Colombia. También, reviste gran importancia la labor adelantada por entidades como el Banco dela República que desde mediados de los años ochenta, ha realizado a través de sus áreasculturales, con el concurso de otras entidades una serie de exposiciones fotográficas en lasque se muestran recuerdos y testimonios visuales de varias ciudades colombianas. En la organización de los Archivos fotográficos poco es lo que se ha avanzado. Según elInforme del Sistema Nacional de Cultura elaborado por la Organización de EstadosIberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) sólo se conoce el casodel Centro de Memoria Visual de Medellín parte de la Biblioteca Pública Piloto creado enesta ciudad a instancias de la Fundación Antioqueña para los Estudios Sociales FAES yentregado en comodato a la Biblioteca Pública Piloto en 1999. Este Archivo está calificado como uno de los mayores Archivos en número de imágenesen América Latina. Posee cerca de 1.100.000 piezas, gracias a las donaciones particulares,por ejemplo, con la llegada del Fondo Melitón Rodríguez, se enriqueció ostensiblemente lacolección, que incluye negativos, positivos, daguerrotipos, ambrotipos, ferrotipos,colodiones, placas secas, negativos flexibles, tarjetas de visita, tarjetas de álbum, tarjetasestereoscópicas, postales, fotografías en papel y diapositivas. En los últimos cinco años su desarrollo ha sido sorprendente y ha sobrepasado todas lasexpectativas. Hoy conforman su acervo 32 fondos fotográficos con materiales que vienendesde el primer daguerrotipo conservado en Antioquia (el retrato de doña Froilana Sáenz deLince, hecho en Rionegro por el fotógrafo alemán Emilio Herbrüger en 1849), hasta laproducción actual de algunos de los más destacados fotógrafos contemporáneos. En 2001, el Archivo pasó a formar parte principal del Fondo Visual de Colombia. Sesituaron en las páginas de la UNESCO en Internet un millar de fotografías sobre un siglo dearquitectura en el país. (Se publicó un catálogo y un CD Room sólo incluye imágenes delinterior del país). 22
    • 2.7. Sistema Nacional de Archivo Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se leasigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con elfin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar elpatrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores yejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004,que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, lasfunciones que deben cumplir para su desarrollo. El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de institucionesarchivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas quemanifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, quearticuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesosarchivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda delpatrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos,en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General dela Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística enColombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo deproyectos y programas archivísticos de las Instituciones que lo integran, brindandoorientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control delos Archivos. 23
    • Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así: En el nivel Nacional Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias Asesoras: Comités Técnicos. En el nivel Departamental Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos. En el nivel Distrital Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos. En el nivel Municipal Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.2.7.1. Órganos Ejecutores Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplenfunciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados queacogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad dehacer parte del Sistema. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 ConsejosDepartamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tieneconocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estosDepartamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá. Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando ComitésTécnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdocon las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales sereglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en laactualidad se cuenta con los siguientes comités:2.7.2. Comités Por Sectores Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior. Comité de Archivos Orales. Comité de Archivos de Curadurías. Comité de Archivos de Historias Clínicas. 24
    • 2.7.3. Comités Por Funciones Comité de Clasificación y Descripción. Comité de Gestión Documental. Comité de Conservación. Comité de Reprografía. Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza lacomunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura elmejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general.Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para larecopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivelnacional, regional y local. Patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.C.
    • Conclusión El Archivista como un profesional de la información debe estar en capacidad de hacerle frente a los retos en cuanto al servicio, la función cultural, la difusión y la introducción de las nuevas tecnologías, la gestión de la calidad, la transformación del archivo en un sistema de información para la toma de decisiones, la transparencia administrativa, la rendición de cuentas, los nuevos soportes, la afluencia de nuevos usuarios, el mercadeo, y el documento electrónico. En la formación que se imparte actualmente a los archivistas de Costa Rica, a través del bachillerato y la licenciatura, se ha buscado dotarles del instrumental que proporcionan distintas disciplinas como la Administración y la Informática, para hacer frente a las demandas de la sociedad actual, caracterizada por un ambiente en el que cada vez más prolífera el medio electrónico como mecanismo de transmisión de la información. En Colombia la estructura del Sistema Nacional de Archivos, atendiendo a un principio de centralización normativa y descentralización administrativa, se fundamenta en dos aspectos: el organizacional, que toma en cuenta la agrupación de los Archivos por Departamentos y éstos a su vez por Regiones, cubriendo la totalidad del territorio colombiano; y el funcional, que se refiere a las tareas que han de cumplir en los diferentes niveles de componentes del Sistema Nacional de Archivo.
    • BibliografíaCebrián Sánchez, Adalberto; Raposo Villavicencio, Rita María Y Santos Angulo, Jhaciel.Modelo organizacional para un sistema nacional de archivos. [En línea]. [Consultado 24 deago. de 2009]. Disponible e<http://www.scribd.com/doc/15730262/Modelo¬organizacionalpara¬un¬Sistema¬Nacional¬de¬Archivos>.Colombia. Archivo General De La Nación. Sistema Nacional de Archivos. [En línea].[Consultado 23 De ago. De 2009]. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180>Colombia: Red Memorias. Revista Digital de Historia y Arqueología desde el Caribe, 2009.p 9.http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10345420&ppg=11Copyright © 2009.Red Memorias. Revista Digital de Historia y Arqueología desde el Caribe.González Cueto, Danny. Una memoria visual para el futuro: la situación de los archivosfotográficos en el caribe colombiano.Ojeda Castañeda, Gerardo. Los archivos audiovisuales en las redes digitales decomunicación para la educación y la cultura: informe de investigación y documentaciónanalítica. España: Ministerio de Educación y Ciencia, 2007. p 3.http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10169395&ppg=5 Copyright © 2007.Ministerio de Educación y Ciencia.Rhoads, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemasnacionales de información: Un estudio del RAMP. Programa General de Información yUNISIST. París, 1983. [En línea]. [Consultado 23 de ago., de 2009].Disponible en<http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000566/056689so.pdf>. p. 9 4.Rufeil, Marta Zusana. Manual de teoría archivística y glosario. Argentina: Editorial Brujas,2009. p 15. http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10352701&ppg=16 Copyright ©2009.