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Programa de gestion documental

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  • hola soy de lima peru del instituto geografico nacional ke es lo ke se podria estudiar alla' en cuanto al archivologia cuales serian mis perspectivas? ok.gracias
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  • me encantaria que hubiera un proyecto completo de archivistica donde se explique cada paso la orgaizacion y contruccion de los expedientes
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  • 1. Universidad de Panamá Facultad de Humanidades Escuela de ArchivologíaGestión de Calidad Aplicada a los Archivos Programa de Gestión Documental Por Otero, Yadira 8-381-68 Sánchez, Zeledith 2-709-2493 Licenciatura en Gestión Archivística IV Año Nocturno Miércoles 13 de Julio 2011
  • 2. TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN 4 1. Objetivo General 5 1.1. Misión 6 1.2. Visión 7 1.3. Valores 8 1.4. Actividades que realiza el Archivista 8 1.5. Sistema de Gestión de Calidad 9 1.5.1. Sistema de Gestión de Calidad ISO 9000-9001 10 1.6. Concepto 11 1.7. Generalidades 13 1.8. Los 14 puntos de William E. Deming para la Calidad 14 2. Fases del Sistema de Gestión Documental 17 2.1. La Sensibilización del Personal 17 2.1.1. Factores para lograr buena Sensibilización 18 2.2. Gestión de Cambio Organizacional 19 2.3. Diagnóstico 21 2.3.1. Diagnóstico para la Planeación Estratégica de la Calidad 21 2.3.2. Diagnóstico FODA 21 2.4. Diseño de Productos 23 2.5. Integración de Actividades 24 2.6. Importancia de las Auditorías 25 2.6.1. Principios de Auditorías 25 2.6.2. Tipos de Auditorías 25 2.6.3. Auditoría Interna 26 3. Programa de Gestión Documental 28 3.1. Antecedentes 28 3.2. Concepto 29 3.3. Objetivos 30 3.4. Componentes de un (PGD) 31
  • 3. 3.5. Procesos de un (PGD) 313.5.1 Producción 323.5.2. Recepción 323.5.3. Radicación 333.5.4. Distribución 333.5.5. Trámite 343.5.6. Organización 353.5.7. Consulta 363.5.8. Conservación 373.5.9. Disposición Final 38 Conclusión 39 Bibliografía 40 Anexos 41
  • 4. Introducción El presente trabajo consta de tres capítulos donde se presenta una misión y visiónsistémica de la calidad y sus implicaciones e interacciones para la empresa de hoy, sedescribe la forma en que la calidad es necesaria como un aspecto que define la permanenciay el crecimiento de las empresas en el mercado actual. En primera instancia se introduciránlas diferentes concepciones y enfoques que se han desarrollado para abordar el concepto decalidad, la gran variedad de éstas nos dice que no existe un concepto absoluto, sin embargo,este hecho permite analizar las implicaciones que tiene para la empresa y sus procesos.Luego se esbozarán las fases de un sistema de gestión documental basado en la calidadcomo el elemento principal para el logro de una ventaja competitiva, para ello se describelos procesos y el conjunto de consideraciones que deben tenerse en cuenta. Por último, sedetalla el programa de gestión documental, sus antecedentes, concepto y el proceso del(PGD). 5
  • 5. 1. Objetivo GeneralConocer los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a través de la Organización. 6
  • 6. 1.1. Misión El compromiso de un Programa de Gestión Documental es la satisfacciónde las necesidades y expectativas del cliente, suministrándole solucionesintegrales de comunicación de la más avanzada tecnología en todos loscampos, garantizando su eficacia en el tiempo para mantenernos como líderesen la Organización.
  • 7. 7 1.2. Visión Brindar un programa de excelente calidad y en donde el mejoramientocontinuo en todas las áreas sea de agrado a nuestros consumidores, deeficiente gestión, competitiva, con alianzas estratégicas en el ámbito nacionale internacional, comprometida con el servicio al cliente, la formación integralde su recurso humano y tecnológico. 8
  • 8. 1.3. Valores  Responsabilidad  Compromiso  Honestidad  Ética  Equidad1.4. Actividades que realiza un Archivista  Administrar fuentes primarias de información.  Aplicar los principios de archivo, eficiencia y eficacia en la creación, tratamiento, mantenimiento y uso de los documentos cualquiera que sea su soporte.  Planificar y desarrollar proyectos archivísticos. Gestionar unidades, sistemas y servicios de información archivística.  Aplicar técnicas y normativa vigente elaborando instrumentos de descripción archivística.  Preservar, conservar y restaurar documentos cualquiera que sea su soporte.  Desarrollar la investigación archivística, promoviendo la creación de nuevos conocimientos que nutran el marco teórico de la disciplina.  Contribuir al desarrollo del Sistema Nacional de Información a través de un “Sistema Nacional de Administración de Documentos y Archivos”.  coordinar y supervisar la compilación de la información institucional para el suministro de los usuarios o su publicación.  Velar por la actualización y el adiestramiento del personal de la administración para mejorar su participación en el Sistema de Archivo.
  • 9. 91.5. Sistema de Gestión de Calidad La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema degestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos deesta Norma Internacional.La organización debe: Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos e implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados. Planificar la mejora continua de procesos. La organización debe gestionar los procesos de acuerdo con los requisitos de esta NormaInternacional. En los casos en que la organización opte por contratar externamente otros servicios queafecten la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse decontrolar esos procesos. El control sobre dichos procesos contratados externamente debeestar identificado dentro del sistema de gestión de la calidad. Los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad a los que se ha hechoreferencia anteriormente deberían incluir los procesos para las actividades de gestión, laprovisión de recursos, la realización del producto y las mediciones.
  • 10. 101.5.1. Sistema de Gestión de Calidad ISO 9000, 9001 Cuando implantamos un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001:2008 nos guiamos por los 8 principios de la Calidad que se encuentran definidos en la ISO9000:2005 para que nuestro servicio o producto mejore en calidad y podamos mejorar larentabilidad y eficiencia de la empresa. ISO 9000:2005 de este Principio: Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado sealcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionancomo un proceso.¿Por qué es fundamental identificar los procesos de un sistema correctamente? Porque cuanto más exacto puedas identificarlos, definirlos, medirlos en consecuenciapodrás controlarlos y producir la sinergia positiva en tu cadena productiva.Si tu objetivo es mejorar tu producto o servicio necesitas seguir una secuencia muy lógicay sencilla:  Para mejorar algo, primero necesitamos controlarlo  Para controlarlo, es necesario medirlo  Para medirlo, es indispensable primero definirlo Y en consecuencia, no podemos definirlo, si antes no identificamos los procesos que generan lo que quiero mejorar.
  • 11. Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionarnumerosos procesos interrelacionados y que interactúan. A menudo el resultado de unproceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. Laidentificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y enparticular las interacciones entre tales procesos se conocen como enfoque basado enprocesos.En definitiva, un proceso son las tareas, etapas o pasos en los cuales se transforma algo deentrada por ejemplo el requisito de un cliente en una salida que puede ser un producto o laprestación de un servicio. 111.6. Concepto El concepto de calidad se define como el conjunto de características inherentes de unbien o servicio que satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes. Sin embargo,muchos autores definen la calidad desde diferentes perspectivas, en este sentido Juranconcibe la calidad como la adecuación al uso, también la define como las características deun producto o servicio que le proporcionan la capacidad de satisfacer las necesidades de losclientes. Deming propone la calidad en términos de la capacidad que se tiene paragarantizar la satisfacción del cliente. Por otra parte, Crosby define la calidad de unproducto o servicio en la medida que se puede estar seguro de medir todas lascaracterísticas que satisfagan los criterios de especificación. Feigenbaum tiene una visiónmás integral de la calidad pues éste considera la necesidad de que exista una participaciónde todos los departamentos para garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativasde los clientes. Si bien es cierto existen diferentes concepciones y perspectivas de lacalidad. Se puede aseverar que existen diferentes tipos de calidad, dentro de éstas tenemos lacalidad teórica que es la calidad proyectada para un producto o un servicio, la calidadtécnica, está asociada con el diseño de las especificaciones y requerimientos relacionadoscon el diseño de la calidad teórica, la calidad de fabricación la podemos concebir como lacapacidad que tiene la empresa para desarrollar procesos de transformación capaces degarantizar la satisfacción de los requerimientos y características establecidos en la calidadtécnica; una calidad de entrega, que se refiere a las condiciones finales en que el producto oservicio se pone en manos del cliente y por último una calidad del usuario que es aquella
  • 12. percibida por el cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos y característicasesperadas por él. Sin embargo, es importante entender que la calidad va mucho más allá de lo mencionadoanteriormente, pues la calidad como valor agregado, también la podemos definir como elconjunto de características y requisitos de un producto o servicio que para un preciodeterminado alcanza un mayor nivel de calidad. Lo que implica que esta concepción está basada en la eficacia que tiene el producto oservicio para generar un impacto externo centrado en el mercado. También la podemosconcebir como los requisitos y características que les generan preferencia a los clientesfrente a otros productos. Otra concepción importante es la calidad de trascendencia, la cualse centra en la importancia que tiene el cumplimiento de unos estándares que sean capacesde establecer los requisitos y exigencias en toda la organización, como son los premios decalidad reconocidos mundialmente, las normas nacionales, internacionales 12y los marcos legales sobre sistemas de gestión de la calidad, éstos se basan en el conceptode que la calidad es subjetiva y exige a las organizaciones enfocar sus esfuerzos paratrabajar de forma articulada la calidad utilizando todos los conceptos de calidad necesarios. Un concepto representativo lo propone Taguchi, para quien la calidad es la pérdidaeconómica producida a la sociedad desde que el producto es lanzado al mercado. Así comotambién lo plantea Feigenbaum al considerar que la calidad debe concebirse con laparticipación de todos los estamentos de la empresa. Considerando todos losplanteamientos anteriores definimos el concepto de calidad “como el conjunto decaracterísticas inherentes a un producto o servicio que están en capacidad de garantizar elcumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes, de los miembros de laempresa y de la sociedad”1. La gestión de la calidad empieza con la dirección, de la cual se demanda un alto nivel decompromiso y liderazgo para emprender los esfuerzos enfocados a la calidad en toda laorganización y el logro de los objetivos, este compromiso y liderazgo es difundido entretodos los miembros de la organización, de tal forma que todos hacen parte de un sistemaencaminado hacia el logro de metas y objetivos comunes teniendo siempre en mente unaconcepción filosófica enfocada hacia el mejoramiento continuo. Es por lo anterior que lagestión de la calidad tiene un impacto de mayor trascendencia sobre la empresa que elconcepto de aseguramiento de la calidad, de hecho y como se había mencionado la gestiónabarca la totalidad de los componentes de la organización no se limita a la concepción1 Fontalvo Herrera, Tomás José. La gestión avanzada de la calidad. 2007. P 28.
  • 13. únicamente de cumplir con requisitos y normas sino que va más allá y busca continuamentela mejora de sus procesos. La necesidad de definir las prestaciones de un producto, relativo a su empleo, hainducido al desarrollo de varios métodos para medir la calidad. La simple distinción(óptimo, bueno, mediocre, malo) que el usuario aplicaba en la elección entre variosproductos, ha tenido una definición técnica, que mide las características de un productoanalizado en función del uso y de las necesidades del destinatario, del proyecto, de lasnormativas nacionales e internacionales, de las prestaciones ofrecidas por la competenciamás calificada. Y los distintos grados de correspondencia del producto examinado permiten estableceruna escala de valores que determinan su nivel de calidad. El Control de Calidad delfabricante se limitaba a separar las piezas buenas de las malas, con una inspección al finaldel proceso y, por consiguiente, se incrementaban los costes a causa de las operaciones deselección y del porcentaje de piezas desechables, o bien recuperables con costosasoperaciones añadidas. 13 De ahí la opinión generalizada de que la calidad era un coste y que, por tanto, todo elmundo admitiera, de forma natural, que un mejor producto costara más caro. Esta concepción de la calidad ha tenido una importancia determinante en el desarrolloindustrial de Occidente y ha sido una de las causas de sus actuales problemas. Por elcontrario, su eliminación representa uno de los aspectos más significativos de la evoluciónindustrial nipona. En efecto, la economía occidental ha producido durante decenios productos que selimitaban a satisfacer las necesidades mínimas del cliente, considerando que la inversiónpara conseguir una calidad superior representaba un despilfarro inútil.1.7. Generalidades La documentación del sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. Un manual de la calidad. Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional. Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz
  • 14. planificación, operación y control de sus procesos, y los registros requeridos por esta Norma Internacional. Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. El tamaño de la organización y el tipo de actividades, la complejidad de los procesos y sus interrelaciones, y la competencia del personal. La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a la documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio. 14 Las generalidades también tienen como propósito establecer cómo está documentado elSGC. La Norma identifica dos tipos de documentos:  Procedimientos Documentados  Documentos Un Procedimiento Documentado es un procedimiento escrito obligatorio. Existen 6procedimientos documentados obligatorios:  Control de los documentos  Control de los registros  Auditoría Interna  Control del producto no conforme  Acción correctiva  Acción preventiva La Norma emplea el término documentos para cubrir la forma como usted provee lainformación que el personal requiere para desempeñar las actividades en la empresa. Loimportante es que el personal tenga la información que requiere para realizar su trabajo. Los procedimientos deberían indicar quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Nodebe ser una lista de deseos de que a uno le gustara que suceda en la empresa, sino quedebe reflejar claramente lo que realmente sucede en la empresa
  • 15. La profundidad de los procedimientos dependerá de los métodos utilizados, lashabilidades requeridas, formación realizada y el grado de supervisión requerida. Los procedimientos pueden presentarse en cualquier forma: papel, informática, video,formato gráfico, braille, video.1.8. Los 14 puntos de William Edwards Deming para la Calidad El concepto de Calidad según: Edwards Deming: es la calidad no es otra cosa más que.Una serie de cuestionamiento hacia una mejora continúa. Los principios de Demingestablecían que mediante el uso de mediciones estadísticas, una compañía podría ser capazde graficar como un sistema en particular estaba funcionando para luego desarrollarmaneras para mejorar dicho sistema. A través de un proceso de transformación en avance, ysiguiendo los catorce puntos, las compañías estarían en posición de mantenerse a la par conlos constantes cambios del entorno económico. Esto era mucho más largo, incluía másprocesos de los que estaban acostumbrados las corporaciones Americanas; de aquí, laresistencia a las ideas de Deming. 15 Deming se hizo disponible a la América corporativa en términos de consulta y aindividuales a través de sus escritos y tours de seminarios por los próximos trece años de suvida. Aunque murió en 1993, su trabajo aun vive. Slogans demisión, tales como el de Ford.Calidad es el primer trabajo, son reconocidos en la industria; cursos empresariales sondictados usando sus principios como partes integrales del curriculum; y la abreviaciónTQM (Total Quality Management) es ampliamente conocida y utilizada a través de laAmérica corporativa. Corporaciones e industrias quienes sus productos mejoran las vidasde las personas han encontrado que lo siguiente es cierto: si los principios de Deming estánen su sitio y funcionan con su negocio, la calidad aumenta, los costos bajan y los ahorros sele pueden pasar al consumidor. Los clientes obtienen productos de calidad, las compañíasobtienen mayores ingresos y la economía crece.1. Crear constancia en el propósito de mejorar el producto y el servicio, con la meta de llegar a ser competitivos, permanecer en el campo de los negocios y crear empleos.2. Adoptar la filosofía. Estamos en una nueva era económica creada por Japón. Nopodemos continuar viviendo dentro del estilo aceptado comúnmente, ni con los nivelescomúnmente aceptados de demoras, errores y productos defectuosos.3. Interrumpa la dependencia de la inspección para conseguir calidad. Elimine la necesidadde la inspección masiva construyendo, en primer lugar calidad en el producto.
  • 16. 4. Acabe con la práctica de hacer negocios con base en el precio de venta. En lugar de esto,minimice el costo total.5. Mejorare en forma constante y permanente los sistemas de producción y servicio paramejorar la calidad y la productividad, y por tanto, disminuir costos.6. Instituya el adiestramiento en el puesto.7. Instituya liderazgo. La meta de la supervisión debe ser ayudar a las personas, maquinas yaccesorios, para desempeñar un trabajo mejor. La supervisión de los directivos así como lade los trabajadores de producción, requiere una revisión a fondo.8. Elimine el miedo, de modo que todos puedan trabajar eficientemente para la empresa.9. Rompa las barreras entre los departamentos. Las personas empleadas en investigación,diseño, ventas y producción, deben trabajar en equipo para prever problemas en laproducción y en la utilización del producto o en la impartición del servicio. 1610. Elimine “lemas” (eslogans), exhortaciones y metas impuestas a los trabajadores,pidiéndoles “cero defectos” o nuevos niveles de productividad. Yales exhortaciones solocrean actitudes de animosidad, puesto que la mayor parte de las causas de la baja calidad ybaja productividad son parte del sistema y están, por tanto, fuera del dominio deltrabajador.11. Elimine estándares de trabajo que prescriben cuotas numéricas diarias. Sustitúyalas poruna supervisión de ayuda y servicio.12. a) elimine las barreras que le roban al trabajador el derecho de sentirse orgulloso de sutrabajo. La responsabilidad de los supervisores debe cambiarse de un enfoque numérico auno de calidad.b) elimine las barreras que le roban a los directivos e ingenieros el derecho a sentirseorgulloso de su trabajo. Esto significa, entre otras cosas, abolir la evaluación del desempeñoy la administracion únicamente basada en objetivos.13. Instituya un programa vigoroso de educación y rendimiento.14. Asigne a todo el personal de la empresa la tarea de conseguir la transformacióndescrita, la cual es tarea de todos.
  • 17. 172. Fases del Sistema de Gestión Documental
  • 18. Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo dedocumentos de todo tipo en una organización, desde su origen hasta su destino final, con lafinalidad de facilitar su utilización y conservación.2.1. La Sensibilización del Personal La sensibilización de todo el personal es vital porque, cuando se emprende un proceso decertificación de un Sistema de Gestión de Calidad, según la norma ISO 9001, la AltaDirección de la organización, debe tener muy en cuenta el paradigma, es decir, la lógicageneral dominante, que estimula en el cómo hacer las cosas en la organización en la cualqueremos introducir una nueva lógica organizacional, una política de calidad. Siempre antes de implantar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, se debe serconsciente que nos enfrentamos, a una normal resistencia al cambio, sobre todo enorganizaciones públicas o privadas de muchos años de trayectoria, ya que el Sistema deCalidad, propone a sus miembros nuevos enfoques y procedimientos para realizar el trabajocotidiano. Por esto, es fundamental la sensibilización de todo el personal de laorganización, para moderar el impacto negativo que puede producir el efecto paradigma. Este punto es clave para el éxito de la implantación de un sistema ISO 9001, ya que en élse deben incluir paulatinamente el por qué, para qué, cómo y hacia donde se quiere dirigirla organización. 182.1.1. Factores para lograr buena Sensibilización.
  • 19. 1. Planificar y coordinar reuniones informativas, con todo el personal. La frecuencia,duración y temporalización de las mismas, dependerá del número de trabajadores almenos, se debería realizar 4 reuniones anuales.2. Transmitir claramente los objetivos que se persiguen y el cómo se va a ir desarrollando elsistema de gestión de calidad, y cómo afectara a sus tareas.3. Impartir un curso de introducción a las Normas ISO 9000, con profesionales expertos,para que las personas comiencen a familiarizarse con el proceso mediante la capacitación.Y tengan la posibilidad de expresar sus dudas con un profesional de la materia.4. Evitar que sea algo impuesto verticalmente, ya que será mucho más dura la resistenciadel Cliente Interno. Trabajar a favor de fomentar el involucramiento paulatino del personal.5. Utilizar herramientas de calidad, como el diagnóstico FODA, es una herramienta decalidad que permite detectar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con lasque se enfrenta la organización en materia de gestión de calidad y así poder medir elimpacto y generar estrategias más coherentes a cada realidad.6. Elaborar encuestas de satisfacción del cliente interno, para conocer cuál es la dirección ylas decisiones más adecuadas a nuestra realidad. Colocar buzones de sugerencias para quede manera anónima el personal pueda trasmitir sus inquietudes.7. Realizar un seguimiento estadístico de la sensibilización en calidad, anualmente.8. Crear grupos de mejora en sistema de red, esto es vital para el éxito de la implantación,crear bien los grupos de trabajo, el grupo coordinador de calidad, definir claramente yestratégicamente sus integrantes. Elaborar un buen sistema de red para promover la buenacomunicación interna.9. Debe ser un compromiso continuo de la Alta Dirección el hecho de siempre, sensibilizar,nunca dejar de formar y capacitar al personal en calidad ISO 9001, porque lasensibilización es una herramienta de calidad vital para el éxito de un sistema de gestión decalidad. Estos son factores fundamentales, para que un Sistema de Gestión de Calidad sea unéxito, ya que es el personal, el capital más valioso que posee cualquier organización que seconsidere de calidad. Las personas para estar comprometidas con un Sistema de Gestión de Calidad, necesitancomprender su importancia y el beneficio que generará su tarea personal a la Organización. 192.2. Gestión de Cambio Organizacional
  • 20. Es necesario concebir y diseñar un sistema cambio organizacional que garantice que losaspectos vinculados a la calidad, a través de un proceso planificado y ascendente delconocimiento, de modo que se cree una cultura al respecto y, consecuentemente, sedesarrollen habilidades y hábitos de trabajo que favorezcan trabajar con calidad. Por esto,es necesario evitar los supuestos intentos por mejorar la calidad a través de una campaña, locual limitaría la posibilidad de verla como un proceso continuo, sistemático, de creación ydesarrollo de hábitos, sostenido y mantenido durante todo el tiempo, y no a través de picosy slogans momentáneos. La calidad tendrá que ser un producto participativo deconsecución permanente, ascendente y sistemática. El cambio es hacia la Gestión de la Calidad, es la ventana que nos conducirá a la CalidadTotal, a través de un proceso de mejoramiento continuo, que satisfaga las necesidades yexpectativas de los clientes, como elemento principal de nuestra atención y hacia quienesdebemos dirigir todos los esfuerzos de nuestra Empresa. El cambio refleja asombrosos e innumerables progresos científicos que se incorporanrápidamente a la tecnología e inciden drásticamente en la economía de todos los países delmundo y en sus empresas. Estos avances tecnológicos pueden tener efectos devastadoressino están acompañados por una nueva ética para manejarlos y por un vigoroso desarrollode la responsabilidad social de los gobiernos, sus organizaciones y las empresas en general,de manera que los beneficios de estos avances sean compartidos equitativamente por todala humanidad. El cambio es permanente, y es el motor del progreso. No es posible detenerlo y no esrazonable aislarse de él. No sólo nuestro porvenir, también el de las generaciones futurasdepende de la capacidad de un entorno constantemente cambiante. El tamaño de un país o sus recursos naturales no son sinónimos de crecimiento ydesarrollo. Hace más de 40 años Deming definía: “Colonia: Una colonia es una nación quevende materias primas y compra bienes manufacturados”2. La educación, la equidad y la responsabilidad social, el espíritu emprendedor y losgobiernos estables son las características que identifican a los países verdaderamenteexitosos. Y, en este contexto, tanto las organizaciones públicas como privadas tienenasignado un papel determinante. 202 González, Aleida. La Organización en la Gestión total de la Calidad. 2006. p 14.
  • 21. Las organizaciones que perdurarán serán aquéllas que hagan del cambio una fuenteinagotable de oportunidades. Van a competir con el mundo, entonces deberán adecuarserápida y eficientemente a nuevos entornos económicos y a nuevas tecnologías. Estaráncentradas en sus clientes, buscando constantemente la manera de aumentar la satisfacciónde los mismos, creando así un constante diferencial competitivo que les permitirápermanecer y crecer en el mercado. No parece fácil y no es fácil. El proceso requiere un profundo cambio cultural queinvolucre a todos los integrantes de la organización y, la única manera de realizar estecambio, es con el liderazgo y compromiso indeclinable de la dirección. La dirección debe alcanzar la absoluta convicción que no hay futuro para la organizaciónsi no se cumplen siempre los requisitos de los clientes. De nada vale arengar a losempleados sobre la importancia de los clientes, ellos deben ver en el accionar cotidiano dela dirección que, contra viento y marea, la decisión de cumplir los requisitos de los clienteses mantenida con firmeza.Una vez tomada la decisión, las acciones a desarrollar aparecen claramente delineadas: Identificar con claridad y precisión los requisitos de los clientes: saber que quiereexactamente el cliente, si recibe menos de lo que necesita estará insatisfecho, pero si recibemás ¡estará dispuesto a pagar por ello! Encontrar la causa raíz de cada uno de los problemas que impiden el cumplimiento de losrequisitos y eliminarla. La causa raíz no es siempre la que aparece a primera vista, cuandose encuentra y elimina, el problema no vuelve a repetirse. Establecer registros y mediciones que indiquen el grado de cumplimiento. Se necesitandatos para tomar las decisiones adecuadas. Planificar para prevenir los problemas, prevenir es siempre más barato que corregir.¿Cómo deberían desarrollarse para asegurar el cumplimiento de los requisitos minimizandolos costos? ¿Todas las actividades que se realizan agregan valor al producto o servicio? Definir las acciones a llevar a cabo para mejorar el grado de cumplimiento de losrequisitos y verificar que la planificación ha dado los resultados previstos, corregir, enfocarnuevas mejoras y volver a actuar. 212.3. Diagnóstico
  • 22. Como herramienta inicial se plantea la necesidad de realizar un diagnóstico del sistemaactual de la organización. El fin de este diagnóstico es desarrollar procesos demejoramiento ya que, como plantea Harrington, lo que no se conoce no se puede mejorar,es por esta razón que cobra vital importancia un diagnóstico organizacional, el cual debeconsiderar las siguientes actividades: Diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad actual con base al estándar de calidadelegido o establecido para su planificación, control y mejoramiento. Diagnóstico para la planeación estratégica de la Calidad, para el establecimiento de lasestrategias, política y objetivos de calidad, incluyendo los resultados de calidad alcanzadoshasta el momento. Con la información recogida con base en los diagnósticos se elaborará un plan de acciónpara la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.2.3.1. Diagnóstico para la Planeación Estratégica de la Calidad Para hablar de planeación estratégica comenzamos desarrollando el concepto dediagnóstico estratégico, el cual podemos definir como el conjunto de actividades, pasos yprocedimientos necesarios que nos garantizan determinar la situación competitiva actual dela empresa; éstas incluyen: el entorno, las fuerzas competitivas del sector, la cadena delvalor y las capacidades y competencias organizacionales; criterios que se podrán reducir,aumentar, cambiar dependiendo del tipo de organización.2.3.2. Diagnóstico FODA FODA es una técnica sencilla que permite analizar la situación actual de unaorganización, estructura o persona, con el fin de obtener conclusiones que permitan superaresa situación en el futuro. La técnica del diagnóstico FODA permite también conocer elentorno o elementos que están alrededor de la organización, estructura o persona y que lacondicionan. Esta herramienta fue usada en las empresas para obtener el marco general en queoperaban y es considerada una de las técnicas de la planificación estratégica, esto esfundamental en un proceso de planificación, lo primero es conocer a donde queremos llegary enfocar nuestras energías hacia ello. 22
  • 23. La idea de implementar un diagnóstico FODA en la organización, es para reconocer enprincipio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva comonegativa a la organización como un todo y que puede ayudarnos también para definir comolos elementos pueden ayudar o retrasar el cumplimiento de metas. Las Fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organización, estosconstituyen los recursos para la consecución de sus objetivos. Ejemplos de fortalezas son:Objetivos claros y realizables, constitución adecuada, capacitación obtenida, motivación,seguridad, conocimientos, aceptación, decisión, voluntad. Las Oportunidades: Son los elementos del ambiente que la persona puede aprovecharpara el logro efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social, económico,político, tecnológico, etc. Algunos ejemplos serían: afiliación, apoyo de otrasorganizaciones, oferta de capacitación, paz social, nueva tecnología, tecnología apropiada. Las Debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son internosconstituyéndose en barreras u obstáculos para la obtención de las metas u objetivospropuestos. Ejemplo de debilidades son los siguientes: Carencia de objetivos, falta derecursos para la acción, falta de motivación, mal manejo de situaciones, mal manejo derecursos, desorden, fallas en la capacitación. Las Amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un peligropara el logro de los objetivos. Entre estas tenemos: falta de aceptación, antipatía de otroshacia lo que se hace, malas relaciones interpersonales, competencia, rivalidad, falta deapoyo y cooperación.Con la información que se obtiene se pueden definir acciones futuras, con los datos sepuede planear la solución de los problemas aprovechando los aspectos positivos y evitandolos elementos negativos.Otros elementos a tener en cuenta son los siguientes: Información para la toma de decisiones Datos para plantear objetivos más concretos y realizables. Conocimiento de sus recursos propios y los que puede obtener del ambiente. Reconocer las ventajas y desventajas de las diferentes alternativas posibles. 23
  • 24. 2.4. Diseño de Productos El diseño de nuevos productos es aquello que hace que sea llamativo para losconsumidores es crucial para la supervivencia de la mayoría de las empresas. Aunqueexisten algunas firmas que experimentan muy poco cambio en sus productos, la mayoría delas compañías deben revisarlas en forma constante. En las industrias que cambian conrapidez, la introducción de nuevos productos es una forma de vida y se han desarrolladoenfoques muy sofisticados para presentar nuevos productos. El diseño del producto casi nunca es responsabilidad única de la función de operaciones,sin embargo ésta se ve muy afectada por la introducción de nuevos productos y viceversa.La función de operaciones es el receptor de la introducción de nuevos productos. Al mismotiempo, estos nuevos productos se ven limitados por las operaciones existentes y latecnología. Por lo tanto, resulta extremadamente importante comprender el proceso dediseño de nuevos productos así como su interacción con las operaciones. Las decisiones sobre el producto afectan a cada una de las áreas de toma de decisiones deoperaciones, por lo tanto, las decisiones sobre los productos deben coordinarse de maneraíntima con las operaciones para asegurarse de que esta área queda integrada con el diseñodel producto. A través de una cooperación íntima entre operaciones y mercadotecnia, laestrategia del mercado y la estrategia del producto se pueden integrar con las decisiones quese relacionan con el proceso, la capacidad, inventarios, fuerza de trabajo y calidad. La definición del producto es el resultado del desarrollo de una estrategia empresarial. La estrategia empresarial podría exigir una línea de productos completa para servir a unsector particular de los clientes. Como resultado, se definirán nuevos productos paracompletar la línea de productos. Estas definiciones de nuevos productos se conviertenentonces en un insumo para la estrategia de operaciones y las decisiones de operaciones seajustan para acoplarse a la estrategia de nuevos productos. Al tener una participación activadesde el comienzo, las operaciones pueden asumir un papel de apoyo externo en términosde su estrategia de operaciones y toma de decisiones. El diseño del producto es un pre requisito para la producción al igual que el pronósticode volumen. El resultado de la decisión del diseño del producto se transmite a operacionesen forma de especificaciones del producto. En estas especificaciones se indican lascaracterísticas que se desea tenga el producto y así se permite que se proceda con laproducción. 24
  • 25. 2.5. Integración de Actividades Aunque haya diferenciación de las actividades que se realizan en una empresa resultanecesario introducir un cierto grado de integración entre actividades de la organización, Lasdinámicas humanas dentro de un equipo de trabajo, un departamento o la organizaciónentera, son un factor productivo importante en las empresas, pues muchas veces no sonvisibles claramente pero afectan el resultado de la misma. Una de las consideraciones globales en la estructuración de la organización es lacoordinación de actividades. La integración se define como el proceso para lograr la unidadde esfuerzos entre los diversos subsistemas en el cumplimiento de la tarea de laorganización. Los requerimientos del medio ambiente y el sistema técnico con frecuenciadeterminan el grado de coordinación requerido. En algunas organizaciones es posible separar las actividades de forma tal que seminimizan estos requerimientos. Eso es generalmente cierto en la operación de las cadenasde tiendas donde cada unidad individual tiene autonomía sustancial y las principalesactividades coordinadas ocurren dentro de estas unidades separadas. En otrasorganizaciones, particularmente las que están separadas por departamentos con una basefuncional, la integración es de mayor importancia. Es importante reconocer la integración entre la necesidad de especializar las actividadesy los requerimientos de integración. Entre más diferenciación de actividades yespecialización del trabajo, más difíciles serán los problemas de coordinación. Tanto ladiferenciación vertical como la horizontal, presentan problemas de coordinación control ycomunicación para las organizaciones. Las sub-unidades en ambos ejes son núcleos que sediferencian de las unidades adyacentes y de la organización total, de acuerdo con losfactores vertical y horizontal. Entre mayor sea la diferenciación, mayor será lapotencialidad para que haya dificultades en control, coordinación y comunicaciones. El planeamiento es la gran herramienta para coordinar las actividades de la organización.Si no se coordina mediante el planeamiento, habrá de hacérselo por reacción ante loshechos. No estará prevista la coordinación, sino que se tratará de lograrla de emergencia.La estructura organizacional y el planeamiento deben viabilizar la coordinación, que esvital para la gestión de la organización. Pero, hoy en día se pretende que la coordinación enel ámbito organizacional significa algo más. En efecto, se requiere una efectiva integracióndel conjunto y un manejo que logre mejores resultados que los que obtiene la simple sumade las partes actuando independientemente. 25
  • 26. 2.6. Importancia de Las Auditorías La importancia de la realización de auditorías a los Sistemas de Gestión de Calidad,residen en que brinda las oportunidades de mejorar continuamente la eficacia y eficienciadel sistema, al proporcionar información consistente del estado en que se encuentra elSistema de Gestión de la Calidad.2.6.1. Principios de Auditoría Los principios asociados a los auditores y que deberían aplicarse en todo momento son: Conducta ética, como el fundamento de la profesionalidad que incluye la confianza,integridad, confidencialidad y discreción para auditar. Presentación ecuánime, como la obligación de informar con la verdad y exactitud loshallazgos y situaciones encontradas, incluyendo las divergencias no resueltas entre elequipo auditor y el auditado. Debido cuidado profesional. La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Se enfatizaen la competencia demostrada por el auditor para actuar de acuerdo con la importancia y laconfianza depositada por el cliente u otras partes interesadas. Independencia, la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetivada de lasconclusiones de la auditoría. Los auditores son independientes de la actividad a serauditada, lo que asegura que los hallazgos y conclusiones estén basados sólo en lasevidencias de la auditoría, al no existir conflictos de intereses. Enfoque basado en la evidencia, el método racional para alcanzar conclusiones de laauditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de laauditoría se puede verificar. Esta evidencia puede ser encontrada en la documentación, enla actuación y en los registros del objeto auditado.2.6.2. Tipos de Auditorías Auditorías Internas o de primera parte. Son realizadas por o en nombre de la propiaorganización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y puedenconstituir la base para una auto declaración de conformidad. 26
  • 27. Auditorías externas o de segunda parte. Son realizadas por los clientes o en nombre deellos, generalmente para fines comerciales. Auditorías de tercera parte. Realizadas por organizaciones independientes y externascomo las efectuadas para certificación de los Sistemas de Gestión de la Calidad. Auditorías conjuntas. Realizadas por más de una organización para un único auditado. Auditorías combinadas. Realizadas a más de un sistema de gestión: SistemasIntegrados.2.6.3. Auditoría Interna La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas paradeterminar si el sistema de gestión de calidad es conforme con las disposicionesplanificadas por la organización. Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y laimportancia de los procesos y las áreas a auditar. Se deben definir los criterios de auditoría,el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y larealización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso deauditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que setoman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades identificadas ysus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las accionestomadas y el informe de los resultados de las auditorías. Las auditorías tienen que ver conconseguir información de forma planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo afin de confirmar que las cosas se están llevando a cabo adecuadamente.Los pasos para reunir información deberían incluir:  Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de procesos.  Observar los procesos que se están realizando.  Hablar con las personas que realizan los procesos y  Observar los registros. 27
  • 28. Las técnicas usadas en la ejecución de las auditorías están centradas en la obtención deinformación que sea de utilidad para demostrar la conformidad del sistema de gestión conlos criterios establecidos, especialmente con los de la Norma ISO 9001:2000. Las técnicas más utilizadas son:  Entrevistas  Revisión de la documentación  Observación de actividades Entrevistas. Para obtener información mediante entrevistas es conveniente realizar lasmismas a diferentes personas de las funciones o procesos auditados, a fin de corroborar laveracidad de las informaciones obtenidas por este medio. Antes de realizar la entrevista es necesario conocer la responsabilidad y las funcionesque realiza dentro de la organización el entrevistado. La entrevista debería tratar derealizarse en un clima de tranquilidad y mutua comprensión. Se debería mantener calmadoe infundir confianza en el auditado a fin de ganar su cooperación. Revisión de la documentación. Esta actividad se la realiza con mayor detenimientocuando se ha recibido la documentación antes de la auditoría in situ con la cual sedetermina si la documentación desplegada es coherente con los criterios de la auditoria. En la auditoría in situ, también se realiza la revisión documental de forma rápida, ydentro del marco de ejecución de la auditoría, como parte de la comprobación de larealización de las actividades. La revisión de los registros es crucial en la obtención de las evidencias de que losprocesos y actividades se están realizando de manera conveniente y de acuerdo a loplanificado. En esta revisión se debe prestar especial atención a que se esté cumpliendo conlo especificado y con las frecuencias establecidas Observación de actividades. La observación de actividades nos brinda la oportunidadde comprobar si se está cumpliendo con lo declarado en los procedimientos e instrucciones,sobre todo, en lo relacionado con las actividades operativas. Si bien se dispone de cortotiempo para efectúa la auditoría, se debería destinar una parte del tiempo para observarparte de las operaciones más importantes, entre ellas las de producción o prestación delservicio, según sea el caso. 28
  • 29. 3. Programa de Gestión Documental La Gestión de Documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total,comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta,organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa,refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas deRetención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, deacuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debeconservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al deracionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de laadministración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de susprocesos informativos. Un Programas de Gestión Documental, establece que las entidades públicas deberánelaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevastecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesosarchivísticos un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debeconcebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a losprincipios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que lametodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucrey surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con losparámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine yadopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.3.1. Antecedentes La Gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50y fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del SigloXX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística,especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos,pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desdeque estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentementeatendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y losEstados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados conla inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la
  • 30. 29economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante estasituación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las solucionesformuladas y experimentadas en los Estados Unidos. Desde principios de siglo las potencias emergentes, venían experimentando un fuertecrecimiento en todos los órdenes, que se vio reflejado en la mayor producción documental. Por lo que resultaron necesarias técnicas y procedimientos orientados a optimizar laorganización de los documentos, mientras son necesarios para la conducción de lasactividades y de los asuntos propios de las administraciones, hasta que son seleccionadospara su conservación permanente). Por otro lado, la gestión de los fondos históricos, queda englobado en otro ámbitodenominado “archives administration”, cuya finalidad es el trabajo con documentosseleccionados para su conservación permanente.3.2. Concepto El Programa de Gestión Documental (PGD) se deriva del análisis y procesamiento de lainformación contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto deactividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la informaciónproducida o recibida por la entidad o empresa en ejercicio de sus funciones con el objeto defacilitar su utilización y conservación. La UNESCO definió la gestión de documentos como: “una parte del procesoadministrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia tanto enla iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminación”. El concepto más acertado lo define como: “una parte del sistema de información de laempresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debeestar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicasque afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de losdocumentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales y garantizandosu autenticidad y veracidad”3. 303 John F. Cuervo A. Parámetros para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos. 14 de octubre de 2004.
  • 31. 3.3. Objetivos Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior de la empresa. Normalizar y racionalizar la producción documental. Optimizar los recursos disponibles. Agilizar los procesos. Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz. Racionalización y normalización de la documentación. Manejo integral de la información. Evaluación y valoración de documentación. Simplificación de trámites. Normalización de tareas archivísticas. Modernización administrativa. Universalización de la información. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
  • 32. 313.4. Componentes de un PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD. La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico) Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información. La implementación y seguimiento.3.5. Procesos del PGD
  • 33. 323.5.1. Producción Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generardocumentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cadadependencia de la empresa. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño deformatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad odependencia.3.5.2. Recepción Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizarpara la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y seancompetencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de darinicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de mediosde recepción, mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, recibode documentos oficiales, verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas,constancia de recibo (sello, reloj radicador).
  • 34. 33 En este conjunto de actividades se buscan verificar y controlar la recepción de documentos en la entidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin deque sean controlados.3.5.3. Radicación Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, (ejemplo 25632) a lascomunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo ode envío. Es un procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datoscomo: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombredel funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.3.5.4. Distribución
  • 35. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Ladistribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de laentidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar conmecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. 34En este proceso se distinguen actividades como:  Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.  Clasificación de las comunicaciones.  Organización de documentos en buzones o casilleros.  Enrutamiento de documentos a dependencia competente.  Reasignación de documentos mal direccionados.  Registro de control de entrega de documentos recibidos. Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. Es el proceso que involucra acciones tendientes a garantizar el correcto direccionamientode los documentos para dar inicio al trámite correspondiente, bien sea al interior o alexterior de la empresa. Establecer una política clara de registro y control para distribuir losdocumentos: Recibidos, Enviados, Internos.3.5.5. Trámite
  • 36. Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sufunción administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera unconjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integransus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiemposmáximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso seseñalan las actividades de Recepción de solicitud o trámite como: Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 353.5.6. Organización Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, identificación de unidadesadministrativas funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
  • 37.  Conformación de series y subseries documentales ordenación Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales. Foliación y descripción, análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e índices de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas deordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,transferencia o disposición final. 363.5.7. Consulta Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer lainformación que contienen. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta.
  • 38.  Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información. 373.5.8. Conservación Conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar laintegridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar oreducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
  • 39. estabilidad como: ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento,distribución, estantería, distribución de la estantería y mobiliario. Identificación de las condiciones ambientales necesarias para las instalaciones dedicadasa los archivos; Control de plagas, Almacenamiento, re almacenamiento y empaste,Primeros auxilios y reparaciones menores, Prevención de desastres, Planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales,atentados), Ventilación, Iluminación, Mantenimiento. Evaluación de sistemas de almacenamiento y proyección de espacios. Establecimiento de actividades de prevención (primeros auxilios) para los documentos. Creación de normas de migración de información para información en soportes magnéticos. 383.5.9. Disposición Final Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a suconservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en lasTablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental y realizada en el
  • 40. archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácterrepresentativo, para su conservación permanente. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, losque lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndoseen testimonio de su actividad y trascendencia. La eliminación de documentos es la actividad resultante de la disposición final señaladaen las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que hanperdido sus valores primarios y secundarios. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñasimágenes en película. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra demanera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puedeser leída o interpretada por computador. Conclusión La importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad, radicaen el hecho, que sirve de plataforma para desarrollar al interior de laorganización, una serie de actividades, procesos y procedimientos,encaminados a lograr que las características del producto o del serviciocumplan con los requisitos del cliente. La Calidad es un proceso integrativo de los procedimientos de las áreasfuncionales que implica a todos los directivos y trabajadores que componen laorganización y que requiere de la ayuda y apoyo necesario por parte deaquellos organismos e instituciones implicados en la consecución de losobjetivos trazados por la entidad.
  • 41. La Gestión Documental, es el sistema más importante que debemos teneren cuenta en la organización de nuestra empresa sea grande, mediana opequeña. Porque esta misma es el conjunto de actividades administrativas ytécnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por la organización. El Programa de Gestión Documental (PGD) implementado en las empresascontribuye eficientemente en el control y administración de documentos querecibe y emite la organización; esto es posible con el apoyo y participación detodas las autoridades y personal de la empresa, quienes influyen directamenteen la eficiente y efectiva implementación de este PGD. BibliografíaApuntes de clases. “Tipos de Liderazgo” Universidad de Panamá. Gestión de Calidad IVaño Licenciatura en Gestión Archivística, 2011.Arévalo Jordán, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivoEspaña: Visión Libros,2002. p 85.http://site.ebrary. com/lib/upanamasp/Doc?id=10018521&ppg=85Copyright© 2002. Visión Libros.Espinosa. Calidad total.Argentina: El Cid Editor | apuntes, 2009. p 6. http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10316811&ppg=6 Copyright © 2009. El Cid Editor | apuntes.Fea, Ugo. Hacia un nuevo concepto de empresa occidental: la empresa dinámica en calidadtotal., España: Marcombo, 2009. P 39.http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10345469&ppg=48 Copyright © 2009. Marcombo.
  • 42. Fontalvo Herrera, Tomás José. La gestión avanzada de la calidad: metodologías eficacespara el diseño, implementación y mejoramiento de un sistema de gestión de la calidad., , Colombia: Corporación para la gestión del conocimiento ASD 2000, 2007. p 28.http://site.ebrary.com/lib/upanamasp/Doc?id=10179523&ppg=29 Copyright © 2007.Corporación para la gestión del conocimiento ASD 2000.González González, Aleida; Michelena Fernández, Ester. La cultura de la organización enla gestion total de la calidad; Brasil: Red Ensaios e Ciência, 2006. p 14.Rufeil, Marta Zusana. Manual de teoría archivística y glosario. Argentina: Editorial Brujas,2009. p 104.sociedad colombiana de @rchivistas Parámetros para la Selección de Sistemas de GestiónElectrónica de Documentos John F. Cuervo A. - Bogotá D.C., 14 de octubre de 2004.
  • 43. 42 EL FLUJOGRAMAEl flujograma o diagrama de flujo es una herramienta muy útil para definir lasetapas, factores y componentes secuenciales de un proceso.

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