Desripcion archivistica 2010

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  • 1. UNIVERSIDAD DE PANAMÁ FACULTAD DE HUMANIDADES ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA CURSO DESCRIPCION ARCHIVÍSTICA II PROFESORA MARILYN N. DE TAPIATRABAJO FINAL “DESCRIPCIÓN DE DIFERENTES SOPORTES DOCUMENTALES UTILIZANDO LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAAD (G) POR ESTUDIANTES DE TERCER AÑO NOCTURNO DE LA LICENCIATURA EN GESTIÓN ARCHIVÍSTICA, 2010 SEGUNDO SEMESTRE, 2010
  • 2. Estudiantes Participantes:Alvarado, Nisla 8-799-447Asprilla Felicita 5-9-675Batista Sara 8-793-2063Contreras Lorna 8-241-86Espinosa, José Antonio 8-513-1020Mendoza, Desiré 8-831-703Montero Milagros 2-721-1978Muñoz Sheyla 8-736-1352Otero Yadira 8-381-68Pérez, Iris 8-770-612Potha Melvis 8-765-18Rivera, Ismael 8-794-130Rivera, Yohaneth 8-840-2422Sáenz Alcira 8-358-678Sánchez, Gladys 8-810-2220Sánchez, Zeledith 2-709-2493Villarreal, Elizabeth 8-717-2274Villarreal, Leydi 8-767-2166Zeballos, Romelia 8-375-781
  • 3. Tabla de Contenido INTRODUCCIÓN iv1. Justificación 52. Objetivos Generales 63. Objetivos Específicos 74. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) 75. Áreas y Elementos de la Norma 86. Identificación de un Fondo, Sección de documento que conforman un 11 Archivo6.1. Las Fichas de Control de Series Documentales 116.2. Las Fichas de Control de Subseries Documentales 127. Elaboración de un Cuadro de Clasificación 137.1. Cuadro de Secciones y Series Documentales 147.2. Sección de Documento Archivístico 148. Instrumento de Descripción de Guías 159. Importancia de la Fotografía 189.1. Funciones que realiza un Archivo Fotográfico 189.2. Sistema de Ordenación 199.3. Ficha de Descripción Fotográfica 2010. El Microfilm 2110.1. Principales Ventajas del Microfilm 2110.2. Desventajas 2210.3. Ficha de Descripción de Microfilm 2311. Archivo de Mapas 2511.1 Mapas 2511.2. Importancia 2611.3. Escalas en Mapas 2711.4. Tipos de Mapas 2711.5. Ficha de Descripción de Mapas 2811.6. Ficha de Descripción de Planos 3012. Disco óptico 3413. Inventario 3513.1. Modelo de Inventario 3614. Ficha de Descripción del Disco óptico 37 Conclusión 38 Bibliografía 39 Anexos 40
  • 4. INTRODUCCIÓN El trabajo de Descripción Archivística que se presenta utilizando la NormaInternacional General de Descripción Archivística ISAAD (G); tiene comoobjetivo identificar diferentes soportes documentales, explicar el contenido y elcontexto de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a losinvestigadores y público en general. En el trabajo se aplican las 7 áreas y los 26 elementos generales de laNorma Descripción ISAAD (G) que pueden combinarse entre sí para constituirla descripción de una entidad archivística tomando en cuenta los niveles de unaorganización como un fondo, una serie, y un expediente, que también puedensubdividirse en subfondos y subseries. Las reglas de la Norma Internacional General de Descripción ArchivísticaISAAD (G) pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a lasdescripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de launidad de descripción. Para realizar cualquier nivel de descripción del acervo, es indispensable tenerorganizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo, sección yserie. Es importante describir diferentes soportes documentales como: lafotografía ya que no solo es un arte sino un instrumento de documentaciónreflejo de las actuaciones humanas; un microfilm es una película sensible al serde un tamaño tan reducido, resultan muy manejable y soluciona el problema alalmacenamiento en archivos, centros de documentos y bibliotecas de granvolumen de archivos. Por otro lado, el propósito de conocer y divulgar el manejo de mapas yplanos en diferentes instituciones públicas como privadas, estos constituyenhoy día una fuente importante de información y por lo tanto deben serconservados como documento en un área de archivo con todos losprocedimientos de conservación para evitar que se deterioren a corto plazo. Los dispositivos tecnológicos (ópticos) de almacenamiento hoy día requierende una descripción para poder hacer la operación de lectura o escritura de losmedios o soportes donde se almacena o guarda de manera lógica yfísicamente los archivos de un sistema informático.
  • 5. 1. JUSTIFICACIÓN El trabajo se presenta como un requisito del curso “Descripción ArchivísticaII” donde se aplica la Norma Internacional General de Descripción ArchivísticaISAAD (G). Como un instrumento para facilitar y recuperar la información en unarchivo. El proceso de descripción es un conjunto de principios y técnicas quese han desarrollado en los últimos años para ser aplicadas en diferentes fondosdocumentales de origen público, privado y particular. La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAAD (G) contiene 7áreas 26 elementos que se aplican en este trabajo, hoy día los archivosrequieren el uso y aplicación de instrumentos para facilitar el acceso a lainformación. La descripción de archivos es muy amplia y se vale de un gran número deinstrumentos que tienen como único fin el orientar al usuario para que puedaaprovechar el material archivístico en sus diferentes soportes, así tenemos porejemplo: • La fotografía se ha convertido en una realidad de los hechos y acontecimientos en la vida de los personajes o los pueblos, la técnica de plasmar imágenes en un papel, resultan ser una actividad bastante provechosa para varios ámbitos, como la ciencia, el arte, el periodismo. • Un mapa es una representación grafica y métrica al igual que los planos que como representación grafica pueden ser conservados en un archivo, son documentos que deben ser entendidos según los propósitos que intervinieron en su preparación. Todo mapa tiene un orden jerárquico de valores los primarios deben ser destacados por encima de los secundarios. • Un disco óptico es un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda almacenando todo su contenido deseado en un departamento de archivo, también es utilizado para mantener la información organizada.
  • 6. 62. OBJETIVOS GENERALESEl trabajo tiene como objetivos generales:1. Presentar las normas de descripción archivística aplicada a diferentes soportes documentales tales como: un fondo, sección, series, fotografía, Microfilm, mapas, planos y medios ópticos que hoy día forman un archivo.2. Desarrollar en el estudiante las capacidades de conocimientos y análisis que le permitan asumir las responsabilidades propias al momento de aplicar la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) para la descripción, ordenación y recuperación de los documentos conservados en los archivos, así como facilitar la información de los documentos en un archivo central.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOSEntre los objetivos específicos tenemos.1. Presentar la importancia de la aplicación de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).2. Describir las áreas y elementos que forman la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).3. Elaborar un cuadro de clasificación documental de un fondo y sección de un archivo.4. Establecer formatos para almacenar los planos y mapas según los Documentos.5. Establecer la clasificación de los mapas bajo una misma técnica dentro de los archivos.6. Usar la Norma Internacional General de Descripción Archivística para La recuperación y el intercambio de información, estableciendo los niveles de descripción de un fondo, sección, series, fotografía, Microfilm, mapas, planos y medios ópticos.
  • 7. 74. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAAD (G) La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) esuna guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de losdocumentos de archivo para hacerlos accesibles. Se vale de la descripciónmultinivel para presentar la información de las diversas agrupacionesdocumentales de una entidad en un solo instrumento. Mediante el uso de los elementos esenciales y pertinentes se puede elaborarguías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deban serpresentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son libres yadaptados para cada archivo. Su aplicación es más efectiva en archivos definitivos, permanentes. LaNorma ISAAD (G) se vale de otra norma complementaria para recuperarfácilmente los puntos de acceso relacionados con los nombres de losproductores y con la historia institucional o con la referencia biográfica segúnsea el caso. Es la norma ISAAR Norma Internacional sobre losencabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas yfamilias. Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brindaespecificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticascompatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse conindependencia del tipo documental o soporte físico de los documentos dearchivo. Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitarla integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistemaunificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primeraaproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto. La norma de Descripción tiene una aplicación preferente sobre conjuntosdocumentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivosadministrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemospensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.La Norma de Descripción Archivística tiene como finalidad:
  • 8.  Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de Archivos. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales Necesarios del soporte que se describe. 8 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.Reglas de descripción multinivel Descripción de lo general e lo particular [se empieza describiendo e! fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental. Información pertinente para el nivel de descripción si, por ejemplo se describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas documentales. Vinculación de las descripciones el nivel descrito debe indicar-su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales. No repetir la información.5. ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA NORMA INTERNACIONALGENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. ISAAD (G)1. Área de Identificación1.1 Código(s) de referencia1.2 Titulo1.3 Fecha1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad o tamaño)2. Área de Contexto2.1 Nombre del o de los Productor(es)2.2 Historia institucional/Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Forma de ingreso
  • 9. 3. Área de Contenido y Estructura3.1 Alcance y contenido 93.2 Valoración, Selección y Eliminación3.3 Nuevos Ingresos3.4 Organización4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso4.2 Condiciones de reproducción4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación4.4 Características físicas y requisitos técnicos4.5 Instrumentos de descripción5. Área de Documentación Asociada5.1 Existencia y localización de los originales5.2 Existencia y localización de copias5.3 Unidades de descripción relacionada5.4 Nota de Publicaciones6. Área de Notas6.1 Notas7. Área de Control de la Descripción7.1 Nota del archivero7.2 Reglas o Normas7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)
  • 10. 11
  • 11. 6. IDENTIFICACIÒN DE UN FONDO, UNA SECCIÓN DE DOCUMENTO QUECONFORMA UN ARCHIVO: Un fondo documental es un conjunto de documentos generados por unainstitución o persona física familia o entidad en el ejercicio de sus funcionesque constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas. Una sección de documentos es un conjunto de documentos agrupadosintelectualmente dentro de un fondo o de un Subfondo en razón de lassubdivisiones orgánicas o funcionales de los organismos que originaronaquellos documentos. Una Subsección es conjunto de documentos agrupados dentro de unasección, en razón de subdivisiones orgánicas o funcionales del organismoproductor. Lo más importante es que es una agrupación dentro de la sección yel especialista en archivo es libre de introducir el número de secciones que élconsidere necesarias para el archivo.6.1 LAS FICHAS DE CONTROL DE SERIES DOCUMENTALE Las fichas de controlde series documentales son el instrumento que nos permite, eliminar ladocumentación que ya no nos es útil de un modo seguro, por esto, esimportante llenar el formato por cada una de las series documentales quegeneran las instituciones y otras organizaciones. 12
  • 12. Estos formatos permiten gestionar su ciclo de vida hasta eliminarlos opreservarlos de modo permanente, según se amerite. Serie Documental La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto dedocumentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividadadministrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a untema específico. La elaboración de las fichas de series documental nos exige determinar sipodemos compartir la información que generamos o debemos restringir suconsulta a personal autorizado por los riesgos que pudiera conllevar su uso. Finalmente, también nos induce a analizar el contenido de ladocumentación que producimos para determinar si la conservamospermanentemente por su importancia histórica, o bien, si la eliminamos una vezque se han satisfecho las necesidades de las personas o las áreas que tienenque ver con ella. Ahora, todos los dueños de proceso tienen un compromiso de elaborar susfichas de control de series, incluirlas en su modelo de operación y entregarlaspara su análisis con vistas a preparar la siguiente etapa de la capacitación. Como podemos ver, este simple formato puede ayudarnos a resolverproblemas tan acuciantes como: • Distinguir cuáles son los documentos importantes de los que sólo son apoyo • Si deben o no prestarse • Si se destruyen y cuándo • Si debemos conservarlos y cómo.6.2 LAS FICHAS DE CONTROL DE SUB SERIES DOCUMENTALES N’ Nombre de la Serie sub- Valor Primario Valor Secundario Series
  • 13. 13Sub. Serie Documental Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y sejerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la series por lostipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.7.ELABORACION DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE UN FONDO El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura deun archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia oentidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de lainstitución con base en el organigrama funcional de la misma. La organizaciónde los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen ysubdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegandohasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cadadocumento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo ensu lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la personafísica o moral que creó los documentos.
  • 14. 147.1. CUADRO DE SECCIONES Y SERIE DOCUMENTAL Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por lasdiferentes unidades orgánicas o dependencias.SECCIONES y SERIES (con su código) SECCIONES series series series 100 PRESIDENCIA 101 Acción cívica 102 Actas de 103 Alcaldías nombramientos mayores200 TESORERÍA 201 Contaduría 202 Cortes de caja 203 Informes sobre mayor de glosa el crédito activo y pasivo del fondo municipal300 JUSTICIA 301 Amparos 302 Averiguaciones 303 Citatorios7.2 SECCIÓN DE DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO Conjuntos de documentos procedentes de una unidad orgànica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales. Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre sí y su ubicación dentro del contexto general. El Cuadro de Clasificación, se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para: Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. Determinar las series priorizando el asunto que trata. Codificar la sección y la serie en forma correlativa. Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de Archivo. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios. Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.
  • 15. 158. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÒN GUÍASLa guía general es el instrumento de consulta que da información de los fondosy colecciones que guarda un archivo general, o bien de las secciones de unarchivo específico (ya sea éste público o privado) y de los fondos o coleccionesque hayan adquirido o recibido como donación.Una guía es importante para el archivo porque orienta de manera global ydestaca lo más elemental de un archivo, también posee un contenido generalya que ofrece al investigador una visión panorámica sobre un archivodeterminado o sobre un conjunto de ellos, pero siempre desde un planogeneral sin descender a pormenores. Hay dos tipos de guías las generales ylas específicas, las primeras proporcionan información de carácter generalsobre el fondo o fondos de uno o más archivos, las segundas acerca de unasección o serie específica de un fondo.1. signatura/código de referencia (del archivo)2. título-nombre (del archivo, los fondos, colecciones, secciones y series,Según sea el caso)3. Fechas extremas (de la documentación)4. Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)5. Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas,microfilmes, videos, expedientes de papel, películas u otros).6. Nombre del productor (de quien generó la documentación La Norma Internacional General de Descripción ISAAD (G) señala seiselementos obligatorios para cualquier tipo de descripción que se realice en unarchivo. La norma ha dejado a criterio de la normatividad archivística de cadapaís, los formatos en los cuales se elaborarán los instrumentos de descripción,basta con que se consignen los seis elementos obligatorios Proporcionan al usuario la más amplia información (y de primera mano) La existencia, historia y emplazamiento del archivo Un contenido global y panorámico de sus fondos y secciones Las GUÍAS servicios que presta (horarios de apertura, servicios de reprografía, personal encargado, bibliografía del archivo, cuadro de clasificación de los fondos y secciones; su organización, estructura y breve explicación de su contenido, etc.) 16
  • 16.  Tienen formato de dípticos, libros, páginas webs, CDS, etc. Existen dos tipos de guías: generales y especiales: • Generales: ofrecen datos de todos los archivos de un país o demarcación territorial. También son guías generales las que, en función de su contenido, recogen la estructura de un archivo describiendo sus secciones de manera global. Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado y las medidas. Ejemplo: Lista indicativa de procedimientos*: 1839-1855: Daguerrotipo Dibujo fotogénico Calotipo Papel salado • Especiales: son aquellas que se centran en describir el contenido de una o varias secciones de las que integran el archivo de manera detallada. Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado y las medidas
  • 17. 189. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO FOTOGRÁFICO
  • 18. El archivo fotográfico es el conjunto ordenado de materiales a fines de lafotografía, copia positiva negativos, transparencia y otros producidos orecibidos por personas naturales o jurídicas en función de sus actividades ydispuestos a tal forma que faciliten su almacenamiento, preservación yconsulta. También es la recopilación metódica y técnica de impresiones vitalesocurridas en la vida real de los personajes o de los pueblos, son historia, arte yciencia agrupadas en una estructura dinámica puesta al servicio del hombre.9.1 Funciones que se realizan en un Archivo fotográfico. Un archivo fotográfico tiene importantes funciones. En este archivo Serecibe, se hace inventario, se analiza, se describe, se clasifica y se cataloga lasfotografías. Entre las funciones se destacan algunas:a). procesar el material de acuerdo con un sistema establecido y según lasnecesidades y condiciones particulares del archivo.b). organizar la documentación conforme al método dispuesto y en atención alas normas definidas en un manual.c). Realizar frecuentemente para efecto de actualización para detectar ycorregir posibles errores.d). conservar o preservar los materiales.e) proporcionar información grafica al usuario autorizado, historiadores,investigadores y científicos recuperando la información solicitada con alto gradode eficiencia y eficacia.Hay dos tipos de archivo fotográfico: el general y el especializado.Archivo General: contiene toda clase de imágenes, lugares, acontecimientos,objetos, animales y personajes posee un valor artístico e histórico.Archivo Especializado: se diferencia del general por su contenido temático esacorde con los intereses de las personas y de la entidad por ejemplo;colecciones basadas en temas de arte, danza, pintura y escultura otrasinclinadas a la recolección de retratos de personajes, presidentes, de lafarándula, boxeo, deporte a nivel nacional como mundial. Hay algunos archivosindependientes especializados pueden ser flores, paisajes, desnudos y otros. 19
  • 19. Fotografías que hay en archivos, bibliotecas y otras entidades.9.2 Sistema de ordenación En el archivo fotográfico se puede aplicar un sistema de ordenamiento de lasfotografías de acuerdo a las necesidades • Alfabético: se basa en el principio de ordenación de la A a la Z método práctico y funcional para la recuperación y control de nombre de personas, lugares o asuntos concretos es similar a un diccionario enciclopédico, tanto los negativos transparencia y fotografía se clasifican y ordenan alfabéticamente. • Numérico: en el caso de la fotografía que solo lleva una cara o un rostro se emplea la numeración consecutiva y se identifica de esta forma 01 en adelante, además se inclinan otros datos como color o blanco y negro en algunos casos nombre del fotógrafo igualmente la fecha u otro detalle. Fondos que superan las 350.000 fotografías. 20
  • 20. 9.3 DESCRIPCIÓN FOTOGRÁFICA La descripción de una fotografía es significativa porque nos ayuda asustentar una investigación que estará determinada por su valor probatoriopara comprobar o evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal yadministra. Modelo de Ficha de Descripción Fotográfica. Elementos de la Descripción1. Área de Identificación1.1 Código de referencia. Graduación de Registros Médicos.1.2 Titulo. Sección de Fotografía.1.3 Fecha. 6 de noviembre de 2003.1.4 Volumen. 10 fotografías, en tamaño 15cm x 10cm, a colores.2. Área de Contexto2.1 Nombre del Productor. Escuela de Salud Pública.2.2 Historia fotográfica. Las fotografías fueron tomadas en el Paraninfo Universitario.2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y se conservan para recordar los eventos.3. Área de Contenido y Estructura3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soporte digital.5. Área de Control de la Descripción5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado, Zeledith Sánchez.5.2 Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de 2003. 21
  • 21. 10. EL MICROFILM Es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción estásometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como enlos materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes. Es una técnica de archivamiento de documentos basado en el cambio desoporte de los documentos electrónicos o de papel, en otro de un materialsintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros deun material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa dematerial tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ losdocumentos con fuertes reducciones en forma original, sin perder calidad oinformación. Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original,representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre unsoporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una seriedocumental puede ser establecida.10.1 PRINCIPALES VENTAJAS DEL MICROFILM La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química,pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de lascondiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa. Ahorro sustancial de espacio y peso: Mas del 95% de más espacio y alreducir el espacio se reduce el peso y evita el daño de las escrituras del edificoy especialmente las de más antigüedad.Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas,Permite el rápido Acceso, localización y consulta ágil. Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo yeconómico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos yroedores. Seguridad en la conservación de la información de los documentos, ya queesto, en el microfilm es inadulterable. 22
  • 22. Fácil manejo, distribución y durabilidad el Microfilm es más fácil yeconómico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuestamuy poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. Enoperación Resulta económico tanto en cuanto a la mano de obra como elmaterial. Los registros archivados en microfilme se hallan en un orden secuencial, aprueba de alteración o pérdida. Haciendo caso omiso del tamaño original deldocumento, las imágenes se reducen para ajustarlas a las dimensiones delmicrofilme y proporcionar así un manipulado más conveniente.10.2 DESVENTAJAS DEL MICROFILM:Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm nopuede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas ensoporte papeles. Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentaciónorganizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de undocumento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta. Rollo de Microfilm. Máquina para leer Microfilm.10.3 DESCRIPCIÓN DE MICROFILMLa descripción del el microfilm es muy importante porque se aplica a losarchivos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos,comerciales, y de arte, cubriendo áreas como; Colecciones, diarios, revistas,folletos, libros, registro civil, libro de nacimiento, matrimonio, facturas, legajos,libros contables, catálogos, planos de construcción, dibujos, fotografías, censosy estadísticas entre otros tipos de documentos. 23
  • 23. Modelo de Ficha de Descripción de Microfilm Elementos de la Descripción1. Área de Identificación1.1 Código de referencia. Microfilm 02.1.2 Titulo. Arch. Microfilm1.3 Fecha. 2000 -2003.1.4 Volumen. 67 rollos o cintas, en tamaño 6cm x 10 mm.2. Área de Contexto2.1 Nombre del Productor. Departamento de Administración .2.2 Historia Microfichas. Las fueron tomadas en el Paraninfo Universitario.2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y se conservan para recordar los eventos.3. Área de Contenido y Estructura3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soportedigital.5. Área de Control de la Descripción5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado, Zeledith Sánchez.5.2. Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de 2003.
  • 24. 25
  • 25. 11. ARCHIVO DE MAPAS. La colección de mapas en un archivo se crea para determinar la titularidadde tierras, y en ellos se muestran los límites de las parcelas, las construccionesexistentes y las características del paisaje de dicha área. Un aspectointeresante aparece en las formas de representación y especialmente comose explica la relación entre las propiedades y las características del lugar. Estaextensa colección de mapas, perteneciente al archivo del estado de permitetener una visión conjunta sobre la forma de habitar la topografía. Son archivosmuy importantes ya que si no se instalan correctamente el mapa pierde sucontexto y se deteriora a corto plazo.De los mapas, planos de lectura o detalles más profundos, se pueden obtenerelementos informativos detallados. La cantidad de información debe estarrelacionada en forma proporcional a la escala y diferentes tipos de mapassegún su finalidad o función, cuanto mayor sea el espacio dedicado al archivode los mapas y planos en esta área, mayor será también el número deelementos informativos que se puedan aportar acerca de ellos.11.1 Mapas Los mapas son documentos en los que se han representado mediantesignos, símbolos gráficos y colores, toda una serie de datos que previamentese han recabado, analizado, depurado y sintetizado. Así como decimos que unmapa es una representación gráfica de la superficie de la tierra, o parte de lamisma, dibujada a escala o plano. El mapa es uno de los elementos en ellenguaje del geógrafo.Según lo que se pretende informar con el mapa, pueden agruparse en dosclases: Por su extensión, Por su finalidad.Por su extensiónMapamundi Cuando está representada toda la superficie terrestreContinental Cuando el mapa representa uno de los continentesNacional Cuando lo que se representa es una naciónAutonómico Cuando lo que se representa es una Comunidad AutónomaProvincial Cuando se representa una provinciaComarcal Cuando se refiere a una comarcaLocal Cuando lo es de una localidad o su término municipal 26
  • 26. Por su finalidad: En los que se representan aspectosMapas Mapas físicos físicos del suelo, como los montes, ríos ytopográficos demás accidentes geográficos Cuando se representan las divisiones administrativas realizadas por el hombre, Mapas políticos tales como fronteras, límites provinciales y demás divisiones administrativas Los que representan los diversos aspectos económicos, áreas y zonas de Mapas económicos producción de productos, minería, factorías, industrias, etc. Mapas geológicos Cuando se refieren a la geología del suelo Cuando se trata de la distribución de laMapas Mapas de población, razas, densidades de latemáticos población población, agrupaciones urbanas o rurales, etc. Los que nos representan gráficamente la Mapas climáticos climatología u otros accidentes meteorológicos Aquellos que se ocupan de representar Mapas de gráficamente las zonas de sequías, catástrofes incendios, inundaciones, accidentes de tráfico, etc. Confeccionados en función de lo que se Otros mapas pretende informar11.2 IMPORTANCIA:En relación al archivar los Mapas y Planos podemos mencionar que los mismosse pueden mantener dentro de un archivo clasificándolos a través de lasdiferentes representaciones gráficas y métricas, por el orden jerárquico devalores, las diferentes escalas y su finalidad y función. 27Para el profesional de archivo estos dos puntos son de suma importancia, yaque al establecer un área de archivo (estructura), debemos conocer por mediodel mapa y el plano si las condiciones para crear el mismo son de acorde consus suelos.
  • 27. 11.3 ESCALAS EN MAPAS:Existen tres tipos de escalas 1. Escala Natural. Es cuando el tamaño físico de la pieza representada en el plano coincide con la realidad y procurar que las mayorías de las piezas que se mecanizan, estén bien dibujadas. 2. Escala de reducción. Se utiliza cuando el tamaño físico del plano es menor que la realidad y se utiliza para representar planos de viviendas. 3. Escala de Ampliación. Cuando hay que hacer el plano de piezas muy pequeñas o detalles de un plano.11.4 TIPOS DE MAPAS CON ALGUNAS ESPECIFICACIONES: 1. Mapas topográficos. Representa una parte muy limitada de la superficie terrestre, con gran exactitud determina las características del terreno y de las obras del hombre. 2. Mapas Corográficos. Se usan para representar partes amplias de una región, estado o nación. 3. Mapas Geográficos. Representan una región entera, una nación o un continente, es decir, una parte grande de la superficie terrestre. 4. Mapas Hipsométricos. Determinan las alturas del relieve terrestre con relación al nivel del mar. 5. Mapas Catastrales. Los que se refieren al censo de tierras agrícolas, construcciones. 6. Planisferios. Representan, en forma plana, la superficie entera de la tierra. 7. Mapamundi. Representa la tierra dividida en hemisferios. 28 En la actualidad existen 120 mapas con diferentes terminologías, ya
  • 28. cada mapa es utilizado en las diversas áreas de nuestro Territorio Nacional según la finalidad o función a desarrollar.Planos: En relación a los planos estos representan una parte muy pequeña de la superficie terrestre, con límites de las propiedades, las representaciones de los edificios, áreas rurales, viviendas, canales de regadío, entre otros.La descripción de un Mapa es significativa porque nos ayuda a sustentar loslimites que mantiene nuestro territorio nacional en las áreas fronterizas denuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar oevidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo. Modelo de Ficha de Descripción de Mapas Elementos de la Descripción1. Área de Identificación1.1 Código de Referencia: Mapa-0000-01-Territorio Nacional de Panamá.1.2 Titulo: Mapa de la Provincia de Panamá1.3 Fecha(s): desde 1903 al 20101.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño odimensiones): Entre los Mapas que conocimos encontramos 120 de diferentesTipos2. Área de Contexto2.1 Nombre del Productor: El Instituto Geográfico Nacional Tommy Guardia.2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: Los Mapas son conservados en elInstituto Tommy Guardia, estos mapas que realiza esta institución son mapasde descripciones territoriales a nivel nacional por provincias entre otros. 29
  • 29. 2.3 Historia archivística: Los mapas al igual que los documentos fueron creadoscon el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional, por lo tantodeben ser conservados a través de las normas de descripción.2.4 Forma de ingreso: de su propia producción.3. Área de Contenido y Estructura3.1 Alcance y contenido: La República de Panamá cuenta con una total de75.990 Km2 y 2.210 Km2 de superficie de aguas territoriales, totalizada en78.200 km2.3.2 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente3.3 Organización: Cronológicamente4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe serconservada en buen estado y evitar su deterioro a largo y corto plazo.4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía5. Área de Control de la Descripción5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, SheylaMuñoz, Melissa Cordero.5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010 30
  • 30. La descripción de un plano es significativa porque nos ayuda a sustentar lasáreas edificadas y los limites que mantiene cada terrero en el territorio nacionalde nuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar oevidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo. Modelo de Ficha de Descripción de Planos Elementos de la Descripción1. Área de Identificación1.1 Código de Referencia. Planos-0000-01-estructura territorial a nivel Nacional de Panamá1.2 Titulo: Edificaciones Estructurales en la Provincia de Panamá1.3 Fecha(s): desde 1903 al 20101.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones): Entre los planos que conocemos encontramos los de Vivienda, Edificaciones, Territoriales, Carreteras, Arquitectónicos, Estructurales, de Instalaciones, de Acabados, Fachadas, Detalles, Herrería, etc.2. Área de Contexto2.1 Nombre del o de los Productor(es): Arquitectos, Dibujantes y Diseñadores2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: La utilización del plano o dibujo técnico es importante en todas las ramas de la ingeniería, en la industria, en arquitectura y la geología y también para la edificación y estructura de un área de archivo.2.3 Historia archivística: Los planos al igual que los documentos fueron creados con el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional Estructural, a través de los distintos tipos de planos que existen por lo tanto deben ser conservados con las normas de descripción.
  • 31. 313. Área de Contenido y Estructura3.1 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente3.4 Organización: Cronológicamente4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe ser conservada en buen estado y evitar su deterioro a largo. 4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía5. Área de Control de la Descripción5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, Sheyla Muñoz, Melissa Cordero.5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010Archivador para mapas
  • 32. 32Los Archivadores en forma horizontal son utilizados para mantener laconservación a largo plazo de los mapas. Archivadores de Mapas tipos percha • Soporta 100 hojas, un peso de 9 kgs , y una anchura de 25 mm . • Tamaño de la percha total 957 mm . • Soporta hojas de tamaño A0 y A1Archivadores de Planos • 150 cm ancho x 100cm fondo x 5 cm alto. • 130 cm ancho x 91 Fondo x 5 cm alto • 102,5 cm ancho x 72,5 Fondo x 5 cm alto • 75 cm ancho x 55 Fondo x 5 cm alto • 64,5 cm ancho x 47 Fondo x 5 cm alto Estos archivadores nos muestran los tamaños de planos que se pueden mantener en estos muebles conservados
  • 33. 3412. Disco óptico Un disco óptico es un formato de almacenamiento de información digital,que consiste en un disco circular en el cual la información se codifica, seguarda y almacena, haciendo unos surcos microscópicos con un láser sobreuna de las caras planas que lo componen En el campo de los archivos, un disco óptico es un disco circular en el cualla información se codifica, se guarda, almacenando toda la in formacióndeseada, estos dispositivos realizan las operaciones de lectura o escrituras delos medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, losarchivos de un sistema informático. La utilización de los discos ópticos de los archivos se basa en elalmacenamiento de la información deseada , donde se almacena para un findeterminado a largo o corto plazo, para llevar a cabo esta operación los datos o los documentos deben estar ordenados y muy bien organizado para tener un orden total de la información. En las oficinas de archivo lo primordial es ante todo tener una buena organización de lo que se va a almacenar en los discos ópticos, señalarlos y describirlos par mayor rapidez al momento de buscar alguna información, el disco óptico en los archivos es una gran herramienta ya que es algo práctico y sencillo y muy fácil de utilizar para guardar una información deseada.
  • 34. 3513. EL INVENTARIO Es el documento que describe la relación sistemática y detallada de lasunidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales.Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentalesque lo componen y además de contener los datos de la guía especifica, sedeberá consignar los nombre de las series, las fechas extremas (anotandotambién años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenidode cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante,planero, expedientes, folios) El inventario describe las unidades que componen las series documentales,dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación yreproduciendo su estructura. Este instrumento condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondodocumental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad:conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, einformar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, demodo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuestapertinente y rápida.
  • 35. 3613.1 Modelo de Inventario. Dependencia: Código: INVENTARIO DE ARCHIVO Responsable: Fecha: Elaboro: CODIGO UBICACION FECHA INICIO FECHA FINAL Serie Nombre de la carpeta o libro No.Consecutivo o folios CAJ CAJA DIA MES AÑO DIA MES AÑODepen. Subser A A.C ie A.G Recibido por: AÑO MES DIA REGISTRO DE ENTRADA Cargo: Fecha: TRANSFERENCIA No.
  • 36. 37La descripción de medios ópticos es importante en un archivo por ser un medioque ha dejado de ser opcional y a pasado a formar parte integrante de unarchivo donde se puede grabar gran cantidad de información.14. FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DISCO ÓPTICO ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN1. Área de Identificación1.1. Código(s) de referencia Constructora Campestre1.2. Titulo Cheques, Departamento de Contabilidad1.3. Fecha(s) 2004-20091.4. Nivel de descripción C-D, Disco Óptico1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamañoo Dimensiones 2 C-D, 8000 mb22. Área de Contexto2.1. Nombre del o de los Productor(es) Departamento de Contabilidad2.2. Historia institucional/Reseña biográfica La Empresa fue creada en 2004 y cuenta con 3 departamentos2.3. Forma de ingreso Información producto de los pagos de los clientes y Colaboradores3. Área de Contenido y Estructura3.1. Valoración Selección y Eliminación Permanente3.2. Organización Cronológicamente4. Áreas de Condiciones de Acceso y Uso4.1. Condiciones de Acceso son accesibles4.2. Condiciones de reproducción Si, copias4.3. Lengua/escritura de disco óptico Visual 5. Área de Notas5.1. Nota del Archivero Ismael Rivera, Desireé Mendoza, Yohaneth Rivera, Iris Pérez y José Espinosa5.2. Reglas o Normas Normas ISAD (G)5.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es) 13 de diciembre de 2010
  • 37. 38CONCLUSIONES1. Dentro del conjunto de tareas archivísticas, la descripción es, la parteculminante del Trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la funcióndifusora de la información. Gracias a la labor descriptiva se hacen accesibleslos fondos de forma eficaz. Para ello existen unos instrumentos de trabajo yunas normas, como hemos observado en el presente trabajo. 2. La descripción de fondos es una consecuencia ineludible de la organización,tarea previa que está además fuertemente ligada a la descripción, por la mismanaturaleza de los documentos de archivo.3. Los documentos fotográficos tienen un valor jurídico probatorio, a menudo setrata la fotografía como prueba de que en realidad ocurrieron losacontecimientos.4. A lo largo de los siglos los mapas han sido utilizados para orientarnos en eltiempo y espacio, estos han jugado papeles determinantes en el curso de lahistoria, hasta el punto que en ocasiones se ha cambiado el curso de la misma.5. Los mapas y planos muestran numerosos detalles acerca de una región enespecífico, tales como ríos, montañas entre otros. Pero quizás lo másimportante de los mapas y planos sea su facilidad de uso, es por ello quedebemos mantener su conservación en el archivo histórico permanente. 6. Un disco óptico es un dispositivo de almacenamiento que se pude utilizarpara guardar información deseada, con un fin determinado a largo o corto plazodonde los datos se pueden ordenar y organizar muy bien. 7. A pesar de existir muchos tipos de guías, a grandes rasgos éstasproporcionan información general acerca de los fondos y de los organismosproductores. Facilitan, además, información auxiliar y de utilidad para elinteresado.8. El inventario es el instrumento de descripción del archivo por antonomasia yel más utilizado por el archivero. El inventario, ajustándose a la ordenación delfondo, se ocupa de las series documentales que recoge el cuadro declasificación, reproduciendo su estructura para facilitar su localización.9. El cuadro de clasificación será un fiel reflejo de la estructura de laorganización a la que sirve y constituye al mismo tiempo el primer instrumentode descripción del fondo.
  • 38. 39BIBLIOGRAFÍANorma Internacional General de Descripción ArchivísticaSegunda Edición, Adoptada por el comité de Normas de Descripción.
  • 39. 41GlosarioDescripción archivista: Elaboración de una representación exacta de launidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediantela recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve paraidentificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivos, así comosu texto y el sistema que los ha producido.Documento: .información que ha quedado registrada de alguna forma conindependencia de soporte o características.Documento de Archivo. Información contenida en cualquier soporte y tipodocumental, producida recibida y conservada por cualquier organización opersona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.Expediente: unidad organizada de documentos reunidos bien por el productorpara su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística,porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es por logeneralmente la unidad básica de la serie.Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental osoporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por unapersona físicas, familia o entidad en el transcurso de sus actividades yfunciones como productor.Instrumentos de descripción: Término genérico que sirve para dominarcualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por unservicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual delos documentos.Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía delfondoOrganización: Procedimiento físico intelectual, así como su resultado,consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con losprincipios archivísticos.
  • 40. 42Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo oconservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación,del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tienen una formaparticular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de suproducción, recepción o utilización, la serie se denomina serie documental.Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentosrelacionados entre si que se corresponde con las subdivisiones administrativade la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, conagrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propiaDocumentación: Cuando el productor posee una estructura jerarquíacompleja, cada Subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados comosean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidadadministrativa primaria subordinada.Tipo Documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanzasde sus características físicas (por ejemplo, acuarela, dibujos) y/o intelectuales(por ejemplo diarios, dietarios, libros de actas).Unidad de descripción: Documentos o conjuntos de documentos, cualquieraque sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye labase de una única descripción,