SlideShare a Scribd company logo
1 of 14
BAB I
                                      PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
          Era globalisasi berdampak semakin terbuka untuk saling mengisi dan melengkapi. Era
   globalisasi sangat erat keadaanya dengan transparasi atau keterbukaan. Arus globalisasi tidak
   dapat dibanding karena itu kita harus ikuti dan kita tangkap sebagai peluang. Kita hendaknya
   dapat memanfaatkan globalisasi dalam hal yang positif. Dan yang perlu dihindari dalam arus
   globalisasi adalah sikap asal meniru terhadap perubahan dan proses yang tengah dihadapi.
          Keahlian seseorang pada dasarnya mengandung unsure pengetahuan, tehnik dan kiat.
   Yang menjadi factor utama dalam penentuan kadar keahlian seseorang itu dikuasai melalui
   cara mengerjakan praktek kejuruan yang telah disajikan disekolah yang dilengkapi dengan
   peralatan yang lengkap serta modern.
          Dengan adanya sekolah menengah kejuruan kita dapat melaksanakan praktek kerja
   dunia/ industry, yang biasa orang bilang system pendidikan ganda. Salah satu modal
   pendidikan yang paling baik adalah mendekati kesemangan antara pediaan dan permintaan
   ketenaga kerjaan sesuai dengan kebijakan departemen pendidikan nasional.
          SMK Negeri 1 Rancah senantiasa berusaha untuk membentuk siswa- siswi yang
   efektif, madiri, bertanggung jawab dan lain – lain. Maka pihak sekolah mengharuskan agar
   siswa – siswinya melaksanakan praktek kerja industry upaya dalam meningkatkan
   kompetensi siswa serta wawasan dan pengalaman dan agar siswa – siswi bisa tahu
   bagaimana dunia kerja itu sebenarnya.
1.2 Identifikasi Masalah
1.3 Pembatasan Masalah
          Karena banyak sesuatu hal yang berkaitan dengan kegiatan – kegiatan dikantor DPRD
   kabupaten ciamis serta kurangnya sumber pengetahuan yang kami ketahui sehingga dalam
   penyusunan laporan ini kami membatasi pokok permaslahan/ poko pembahasan mengenai
   penataan Arsip dan pengendalian naskah dinas dikantor DPRD kabupaten ciamis.
1.4 Perumusan Masalah
   Supaya tidak terjadi kesimpang siuran, maka penulis merumuskan penyusunan laporan ini
   sebagai berikut :
   1. Apa arti penataan ?
   2. Apa saja penataan kartu kendali ?
3. Apa saja tingkat – tingkat penaaan Arsip / berkas dinamis aktif diunit pengolah dan
      kearsipan ?
   4. Apa saja tihap – tahap pelaksanaan arsip dinamis in aktif
   5. Apa arti naskah dinas, kartu kendali, dan penciptaan naskah dinas?
1.5 Tujuan Penulisan Laporan
     1.5.1   Tujuan Praktek Kerja Industri
              Menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas , yaitu tenaga kerja yang memiliki
                tingkat pengetahuan, keterampilan, etos kerja yang tinggi yang sesui dengan
                tuntutan lapangan kerja.
              Meningkatkan efektifitas dan efisien proses pedidikan dan pelatihan kerja yang
                berkualitas.
              Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai mana
                dari proses pendidikan.
     1.5.2   Tujuan Penyusunan Laporan
              Untuk menegetahui perkembangan siswa selama praktek kerja industry.
                 Sebagai mana penanggung jawab atas tugas yang di berikansekolah kepada
                    siswa sehubungan dengan pealaksanaan praktek kerja industry.
                 Sebagai latiha bagi siswa dalam membuat sebuah laporan kegiatan.
                 Sebagai bukti tertulis siswa telah melakukan praktek yang dilakuan di dunia
                    industry.
                 Sebagai latihan bagi siswa dalam membuat sebuah laporan kegiatan.
                 Sebagai bukti tertulis siswa telah melakukan praktek yang dilakukan
                    didunia industri.
                 Sebagai syarat mengikuti Ujian Nasional serta dapat mengikuti
                    perkembangan siswa selama mengikuti praktek didunia usaha/ industry dan
                    iinstansi.
                 Sebagai siswa yang mampu memahami, mamantapkan dan mengembangkan
                    pelajaran yang diperoleh disekolah maupun pengalaman, serta dapat
                    menerapka dalam dunia industry.
1.6 Manfaat Penulisan Laporan
   1. Untuk menambah wawasan
2. Untuk menambah pengetahuan dan memahami lebih jauh tentang tata kearsipan daan
       penataan arsip atau berkas dikantor DPRD
   3. Untuk mengetahui kebih dalam tentang situasi dan kondisi dunia kerja yang sebenarnya.




                                           BAB II
                                        PEMBAHASAN


2.1 Pengertian Penataan
          Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis
    dengan ememperhatikan keguanaan bentuk dan sifat.
          Penatann dibutuhkan dalam rangka tertib administrasi, tertib administrasi sangat
    diperlukan disetiap instansi pemerintah maupun swasta. Dengan tertib administasi semua
    arsip surat masuk maupun surat keluar kapan pun dibuat, apabila diperlukan ada datanya.
          Penataan harus dilaksanakan secara sistematis dengan memeprhatikan jenis surat dan
    sifat surat tersebut. Apabila penataan dilaksansakan dengan baik dan benar akan tercipta
    kearsipan yang tertata dan tersusun rapih dan tertib.
2.2 Macam – Macam Penataan Kartu Kendali
    2.2.1 Penataan Kartu Kendali
                Setiapa menyusun kartu kendali terlebih dahulu dimasukan ke dalam folder
          kecil, setiap folder terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu berada di ujung
          kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu daratan tab
          yang tidak saling menutupi satu samalain.
a) Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar 1 )
   1. Kartu kendali warna putih disusun berdasarkan pola klsifikasi dengan
      mencamtumkan kode dan masalahnya secara pehun.
   2. Penimpanan folder kecil yang telah diisi kartu kendali dikatakan dibelakang
      sekat dsn disimpan secara tegak lurus/vertical mengahadp kedepan.
   3. Satu folder hanya untuk satu masalah maksimal 25 lembar
b) Kartu Kendali Warna Hijau (Lembar II)
   1. Kartu kendali warna hijau dimasukan kedalam folder kecil, selanjutnya
      disusun secara sistematisberdasarkan instansi pengirim Naskah Dinas.
   2. Susunan sekatnya sebagai berikut :
      a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama index intansi.
      b. Sekat kedua dengan tab warna kuning yang diisi dengan nama bagian dari
          induk instansi atau rincian dari kelompok tersebut.
      c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola
          klasifikasi.
   3. Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu
   4. Satu folder digunakan untuk satu tahun atau lebih.
c) Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar III)
   1. Kartu kendali kuning disusun berdasarkan urutan unit pengolahan
   2. Susunan sekatnya berbeda dengan susunan kartu kendali, putih yakni:
      a. Sekat dengan tab warna kuning diisi dengan nama unit kerja yang dibwahi
          unit pengolah
      b. Sekat pertama dengan dengan tab warna merah ditulis nama induk unit
          pengolah.
      c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola
          klasifikasi.
   3. Tab pada folder diisi dengan waktu
d) Kartu Kendali Warna Merah (Lembar IV)
   Kartu Kendali warna merah disimpan diunit pengolah dan cara penyusunannya
   dilakukan seperti menyusun kartu kredit warna putih diunit kearsipan.
2.2.2 Penataan Kartu Kendali Keluar
              Cara menata kartu kendali Naskah Dinas masuk terdiri dari warna putih (lembar
         I), kuning (lembar II), dan merah (lembar III).
2.3 Langkah – langkah Penataan Arsip/ berkas Dinamis aktif di unit pengolah dan kearsipan.
    2.3.1 Langkah – langkah Penataan Arsip/ berkas Dinamis aktif di unit pengolah.
       1. Membentuk kerangka penyimapanan / penyusun berkas
          a. Sekat
                     Siapkan sekat yang terbuat dari karton dan folder untuk penyimpanan Arsip.
              Kerangka penyimpanan disusun menurut klasifikasi dengan kodenya secara
              lengkap dengan urutan sebagai berikut ;
             ⇔ Pokok masalah digunakan sekat pertama denan tab berwarna merah yang
                 ditempatkan disebelah kiri didalam feling cabinet.
             ⇔ Sub masalah digunakan sekat nomor dua dengan tab berwarna kuning yang
                 ditempatkan setelah sekat pertama.
             ⇔ Sub sub masalah digunakan sekat ketiga dengan tab berwarna hijau yang
                 disimpan setelah sekat kedua.
          b. Folder
                     Folder yang harus dipersiap meliputi folder besar dari folder kecil ;
             ⇔ Folder besar untuk menyimpan arsip/berkas
             ⇔ Folder kecil untuk menyimpan kartu – kartu kendali
             ⇔ Setiap folder diberi kode dan masalahnya di tulis pada tab folder yang
                 bersangkutan.
             ⇔ Penataan arsip pada folder harus rapih, satu folder isinya tidak boleh terlalu
                 banyak dan maksimal 25 lembar.
       2. Persiapan penataan arsip / berkas
           a. Memisah – misahkan arsip menurut masalah sesuai dengan keadaan arsip yang
               bersangkutan.
           b. Meneliti arsip tersebut
           c. Menyatukan arsip-arsip yang semula penyimpanannya tersebar menjadi satu
               urutan.
d. Apabila arsip tersebut belum tercantum kode klasifikasi diteliti terlebih dahulu
                 inti masalahnya untuk menentukan kode klasifikasi arsip serta penyimpanannya.
             e. Menyusun arsip – arsip yang sudah jelas kode, selanjutnya dimasukan dalam
                 folder.
         2.3.2   Langkah – langkah penataan arsip / berkas dinamis aktif du unit kearsipan.
                       Sebagai akibat penyimpanan arsip dinamis aktif yang tidak sentral diunit
                 kearsipan, maka selama arsip masih dalam proses, maka arsip yang masihada
                 diunit kearsipan hanya arsip – arsip naskah dinas keluar. Oleh karena itu
                 pesiapan yang harus dilakukan adalah :
                       1. Membuat kerangka penyimpanan arsip dalam filing cabinet.
                       2. Memisahkan arsip menurut kode dan klasifikasi masalah.
                       3. Pengunaan dan penempatan folder tersebut pada butir 2 dan 9
                           a. Folder setelha diisi pada tabnya dicantumkan indeks masalahnya
                           b. Folder isinya dibatasi karena akan Nampak tidak rapid an tidak
                               terbaca.
                           c. Satu folder hanya untuk satu masalah
                           d. Arsip didalam folder diletakan searah dengan foldernya
                           e. Folder tersebut diletakan secara tegak lurus
                           f. Urutan penyimpanan folder harus dengan urutan pola klasifikasi.
2.4     Tahap – tahap pelaksanaan arsip dinamin in aktif
      a. Pendataan survey aktif
         1. Kegiatan pedataan berupa pengumpulan data melalui survey terhadap arsip – arsip
             yang adala dlaam tanggung jawab instansi pemerintah yang bersangkutan.
         2. Survey arsip dilaksanakan oleh petugas pemetintah yang bersangkutan.
         3. Buat daftar ikhtisar arsip dari seluruh data yang terkumpul sebagai hasil survey
      b. Persamaan dan pemilahan arsip in. aktif
         1) Langkah – langkah
             a. Menyipkan master
             b. Menyiapkan kertas pembungkus
             c. Membersihkan arsip
             d. Menyiapkan baks arsip
2) Pemilahan
          Pada umumnya pemilahan arsip ada tiga golongan
          a) Arsip yang bernilai guna
          b) Non arsip dan duplikasi
          c) Buku, Majalah, photo – photo dan bentuk arsip lainya selain berbentuk
                naskah.
c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
         Daftar pertelaan dalam pembuatannya disesuaikan dengan system penataan arsip /
   berkasnya yakni menurut:
          1) Nomor urut
          2) Abjad
          3) Waktu
          4) Instansi
          5) Klasifikasi masalah
          6) Gabungan atara dua system/lebih sesuai kebutuhan
  Contoh daftar pertelaan adalah sebagai berikut:
                  INSTANSI :
                  ALAMAT :
  MASALAH
                                                     Unit               Lokasi
          Kode                  Uraian
  No                  Indeks                Tahun    kerja                             Ket
        Klasifikasi            Masalah                         Sampul    Boks    Rak
                                                    pencipta
   1        2             3        4          5        6         7         8      9       10




   Petunjuk pengisian
1. Insatansi                 Lembaga Negara /badan pemerintah atau bagian structural
                                      dari padanya sebagai lingkungan induk penciptaan
                                      arsip/dimana arsip disimpan
         2. Alamat                    Cukup jelas
         3. Masalah                   Diisi pokok masalah ‘
         4. Nomor urut                Diisi nomor urutan
         5. Kode klasifikasi          Diisi kode klasifikasi
         6. Indeks                    Diisi indeks
         7. Uraian masalah            Diisi uraian dari pokok masalah
         8. Tahun                     Diisi tahun penciptaan arsip.
         9. Unit kerja Penciptaan     Diisi unit kerja penciptaan arsip yang bersangkutan
         10. Lokasi                   Diisi dimana arsip tersebut disimpan
            Sampul                         Diisi nomor sampul
            Boks                    Diisi nomor boks
            Rak                     Diisi nomor rak
         11. Keterangan               Diisi catatan yang diperlukan
      d. Penyampulan
         1. Menyimpan dalam folder member nomor pada folder selanjutnya nomr tersebut
            digunakan sebagai nomor sampul
         2. Membungkus dengan kertas pembungkus
         3. Pembungkus berfungsi sebagai alat untuk melindumgi arsip dari kerusakan.
      e. Menyimpan arsip /berkas kedalam boks
               Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan tidak dibungkus dimasukan kedalam
         folder dan sesudah diberi nomor sampul, baru dimasukan kedalam boks, selanjutnya
         boks diberi nomor urut.
      f. Menyimpan pada rak
               Menyimpan boks pada rak yang benar adalah setelah arsip mempunyai daftar
         pertetaan dan menurut urutan boks sesuai dengan urutan nomor sampul yang ada dalam
         boks tersebut.


2.5     Pengertian Naskah Dinas, kartu kendali dan penciptaan Naskah Dinas
2.5.1 Pengertian Naskah Dinas
            Naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang
        mengikat atau tidak mengikat.
            Macam –macam naskah dinas antara lain:
            1. Naskah Dinas biasa
                      Adalah naskah dinas yang isnya tidak mengikat tidak memerlukan
               tindak lanjut , tidak mengandung informasi penting dan tidak mengandung
               konsepsi kebijakan
            2. Naskah Dinas penting
                      Adalah Naskah Dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
               mengandung informasi penting dan konsepsi kebijaksanaan.
            3. Naskah Dinas rahasia
                      Adalah Naskah Dinas yang isinya memerlukan perlindungan karena
               jika bocor akan menimbulkan kerugian besar, mengurangi kreadibilitas
               Negara, menyulitkan terlaksanya strategi pemerintahan umumnya.
2.5.2    Pengertian Kartu Kendali
               Kartu Kendali adalah lembara isian untuk pencatatan, penerimaan,
        penyamapaian, penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
               Macam – macam kartu kendali antara lain:
         1) Kartu kendali masuk
                 Adalah lembar isian untuk pencatata, penerimaa, penyampaian naskah dinas
             masuk.
         2) Kartu kendali keluar
                 Adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian naskah dinas keluar.
2.5.3    Pengertian Penciptaan Naskah Dinas
               Penciptaan naskah dinas adalah proses kediatan sejk pembuatan konsep, draf,
        pengetikan, penandatanganan, penahanan sampai naskah terebut digunakan.
               Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas, antara lain:
               1. Pemilihan jenis kertas dan tinta
               2. Bentuk naskah dinas diliha dari pembagian keuangan maslaha naskah dinas
               3. Penentuan sifat surat
4. Penggunaan kop surat
                 5. Tata cara penegetikan
                 6. Pennulisan nomenklatur
                 7. Penggunaan a.n dan u.b
                 8. Pembubuhan paraf
                 9. Penomoran naskah dinas
                 10. Pengisian tembusan
                 11. Penyampulan surat/naskah dinas


                                            BAB III
                            METODE PEMBUATAN LAPORAN


3.1 Teknik Pengumpulan Data
            Metode penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah
   metode deskripsi yaitu metode yang menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yng
   sedang terjadi. Berdasarkan fakta – fakta dan data yang diperoleh dan dikumpulkan pada
   waktu melaksanakan praktek kerja lapangan (prakerin) adapun teknik pengumpulan data
   yang dilakukan penulis antara lain :
            1. Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan
               pengamatan secara langsung terhadap suatu objek pengamatan dengan mencatat
               hal-hal penting yang berhubungan dengan laporan tugas akhir yang akan penulis
               sampaikan sehingga diperoleh data yang lengkap dan akurat.
            2. Teknik study pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan menggunakan data
               atau mengumpulkan sumber – sumber tertulis yang penting dan yang
               berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran
               secara teoritis yang dapat menunjang diatas penyusunan laporan.
3.2 Sumber Informasi
            Sumber informasi yang dperoleh penulis untuk pembuatan laporan ini adalah
   langsung dari kantor dimana penulis melaksanakan prakerin yaitu disekretariat DPRD Kab.
   Ciamis
3.3 Waktu Pengumpulan Data
Rentang waktu pengumpulan data dilakukan selama pelaksaan prakerin berlangsung
   sampai selesai yaitu dari tanggal 1 Maret sampai dengan 21 Mei 2010, yang bertempat
   disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis.
3.4 Instrumen atau Alat yang digunakan
            Alat yang digunakan dalam pembuatan laporan ini adalah dengan cara menggunakan
   media elektronik yaitu dengan computer.




                                            BAB IV
                                    LAPORAN KEGIATAN


4.1 Gambaran Umum
    4.1.1    Sejarah Singkat Secretariat DPRD Kabupaten Ciamis
                     Pada awalnya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten
             Ciamis dahulunya bernama kantor Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong
             (DPR – GR). Sejak Indonesia Merdeka pada tahun 1945 pemerintahan pusat
             membagi pemerintahan ketiap – tiap daerah, otomastis disetiap daerah dibentuk
             suatu daerah yang dipimpin oleh bupati dan disamping bupati ada juga Dewan
             Perwakilan Rakyat Daerah yang dipimpin oleh ketua DPRD. Sampai sekarang
             DPRD telah dipimpin oleh 9 orang yang menjabata sebagai ketua atau pemimpin.
                     Berikut ini adalah nama nama orang yang telah menjabat sebagai ketua
             DPRD.
                1. 1.Mayor INF.Moch.Nawawi menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun
                     1966-1968.
                2. HR.Ading Gunadi menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1968-1972.
                3. RH.Iding Kalyubi ,letkol INF
                     -   Periode 1 dari tahun 1972-1977
                     -   Perode II dari tahun 1977-1982
                     -   Periode III dari tahun 1982-1987
                4. Drs.H.Herman sutrisno menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1987-1992
5. H.T Rusatandi Djajaatmaja ,SH Menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun
              1992-1997.
           6. Kolonel INF H.Rohman menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun
              1997-1999.
           7. Drs.H. Hasan Mumu menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun
              1999-2003,sebelum masa jabatannya berakhir beliau meninggal
              dunia.Karena beliau dari praksi PPP,maka untuk sementara kepemiminan
              tersebut di pimpin oleh anggota praksi PPP-nya yang bernama
              H.Muhammad Taupik,B.A yang (2004-2009) menjabat sebagai wakil ketua
              DPRD.
           8. Jeje Wiradinata menjabat sebagai ketua DPRD dati tahun 2004-2009.
           9. H.Asep Roni menjabat sebagi ketua DPRD pada periode 2009 sampai
              sekarang.
4.1.2   Visi dan Misi sekertariat DPRD kabupaten ciamis
                4.1.2.1 VISI
                               Sekertariat DPRD kabupaten Ciamis adalah merupakan
                       salah atu unsure perangkat daerah di lingungan pemerintahan
                       kabupaten Ciamis yang di tugaskan kepada lembaga legislative
                       dalam melaksanakan kegiatan selama kurun 5 tahun mendatang
                       dengan mengacu kepada Vici,Misi kabupaten ciamis,maka visi
                       sekertariat DPRD kabupaten ciamis yaitu;”Termujudnya pelayanan
                       prima kepada Dewa Perwakilan Rakyat daerah kabupaten ciamis
                       dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya secara
                       berkesinambungan.”
                4.1.2.2 MISI
                               Misi sekertariat DPRD kabupaten ciamis merupakan
                       implementasi dan misi yang memuat pertanyataan tentang tujuan
                       organisasi dala bentuk produk dan pelayanan nilai nilai yang di
                       anut serta cita cita dimasa yang akan dating.
                               Misi tersebut adalah :
a . Meningkatkan layanan administrasi kepada Dewan
                                         Perwakilan rakyat Daerah kabupaten Ciamis.
                                      b . Meningkatkan profesionalisme dan disiplin aparatur
                                         sekertariat DPRD kabupaten Ciamis.
                                      c . Meningkatkan prasara dan prasarana kerja.
     4.1.3    Struktur Organisasi Sekertariat DPRD kabupaten Ciamis.
                     Bentuk organisasi yang digunakan sekertariat DPRD kabupaten ciamis
              adalah bentuk garis/Lini,dimana orang atau lebih dapat mengerjakan pekerjaan
              yang sama ataupun tidak sama.Hasil pekerjaan itu dilaporkan kepada atasannya
              kemudian atasan melaporkan demikian juga seterusnya.
                     Biasanya bentuk organisasi ini banyak dipakai pada perusahaan kecil yang
              jumlah karyawannya sedikit.Ciri organisasi ini adalah kesatuan perintah
              terjamin,serta pembagian kerja mudah dan organisasinya tergantung pada satu
              pemimpin.




                                             BAB V
5.1 Kesimpulan
             Dari pembahasan mengenai penataan Arsip pengendalian naskah dinas di kantor
    DPRD kabupaten Ciamis,makapenulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
                1. Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang
                   sistematis dan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifat.
                2. Kartu kendali adalah lembar isian untuk
                   pencatatan,penerimaan,penyampaian,penemuan kembali dan sekaligus
                   sebagai alat penyerah arsip.
                3. Penciptaan naskah dinas adalah proses kegiatan sejak pembuatan
                   knsep/draf,pengetikan,penanddatanganan,penomoran smpai naskah tersebut
                   digunakan.
5.2 Saran
Berdasarkan pembatasan dan kesimpulan diatas,maka penulis akan mengemukakan saran
yaitu:
5.2.1 Untuk sekolah
            Pihak sekolah hendaknya melakukan peninjauan secara rutin sehingga peserta
               prakerin dapat berkonsultasi lebih baik.
            Jangan melakuka peninjauan ke kantor saja tetapi lakukan juga peninjauan ke
               kostan(Khusus bagi siswa yang prakerin di luar rancah) Agar tidak terjadi
               sesuat hal yang tidak diharapkan oleh pihak sekolah.
            Jangan melihat/menilai siswa siswi dari penampilannya tetapi tinjau lah dari
               sikap dan pelakunya.
            Bimbingan penyusunan laporan hendaknya dilakukan sebelum pelaksakan
               prakerin agar pesera prakerin dapat membuat laporan lebih baik.
            Bagi siswa/siswi yang selalu melanggar peraturan disekolah hendaknya tidak
               diperbolehkan prakeri diluar kec.rancah.
5.2.2 Untk sekertariat DPRD kabupaten Ciamis
            Alangka baiknya pegawai yang telah diangkat oleh pejabat mengerjaka atau
               menyelesaikan tugas ataupekerjaan sebainya mungkin dan tidak keluar dari
               aturan yang berlaku.
            Faktor utama yang patut menjadi perhatian kantor DPRD kab.Ciamis adalah
               memberikan pelayanan administrative kepada anggota dewan.
            Lebuh di tngkatkan kerjasama dan keterbukaan antar karyawan dan organisasi
               dalam kantor DPRD kab.Ciamis.
            Dalam pembuatan laporn apapun sebaiknya jangan suka di nanti nanti.
5.2.3 Untk siswa peraker selanjutnya
         o Jagalah Nama baik sekolah jangan sampai peserta prakerin merusak nama baik
            sekolah.
         o Peserta prakerin harus mengikuti aturan /tata tertib yangberlaku di DU/DI
            tersebut.

More Related Content

Similar to laporan Prakerin

MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptx
MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptxMEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptx
MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptxAmirSyaifuddin2
 
Rpp mempersiapkan data awal myob
Rpp mempersiapkan data awal myobRpp mempersiapkan data awal myob
Rpp mempersiapkan data awal myobAprilian Epti
 
Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
Sistem Kearsipan Perhotelan dan PariwisataSistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
Sistem Kearsipan Perhotelan dan PariwisataAde Ela Pratiwi
 
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsipM2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsipYayan Yanuar Rahman
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3Arjuna Ahmadi
 
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakai
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakaiRpp 7 karakteristik informasi siap pakai
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakaiArjuna Ahmadi
 
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daring
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar DaringRPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daring
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daringsmkn1kspbismen
 
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015shodiqin jaelani
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12Arjuna Ahmadi
 
Program lab komputer smp
Program lab komputer smpProgram lab komputer smp
Program lab komputer smpnasrul awaludin
 
2. mk norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan
2. mk   norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan2. mk   norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan
2. mk norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipanayu lestari
 
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smk
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smkRpp revisi 2017 kearsipan 10 smk
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smkDiva Pendidikan
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13Arjuna Ahmadi
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9Arjuna Ahmadi
 
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4Arjuna Ahmadi
 

Similar to laporan Prakerin (20)

MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptx
MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptxMEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptx
MEDIA AJAR PPT-TABLE OF CONTENTS-AMIR SYAIFUDDIN.pptx
 
Kearsipan 1
Kearsipan 1Kearsipan 1
Kearsipan 1
 
Rpp mempersiapkan data awal myob
Rpp mempersiapkan data awal myobRpp mempersiapkan data awal myob
Rpp mempersiapkan data awal myob
 
Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
Sistem Kearsipan Perhotelan dan PariwisataSistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
Sistem Kearsipan Perhotelan dan Pariwisata
 
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsipM2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
M2 kb4 evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 1 pertemuan 3
 
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakai
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakaiRpp 7 karakteristik informasi siap pakai
Rpp 7 karakteristik informasi siap pakai
 
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daring
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar DaringRPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daring
RPP Komputer Akuntansi Masa Pandemi- Belajar Daring
 
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
Laporan bt 2 diklatpim iv 2015
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 12
 
Program lab komputer smp
Program lab komputer smpProgram lab komputer smp
Program lab komputer smp
 
2. mk norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan
2. mk   norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan2. mk   norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan
2. mk norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan
 
Rpp dan silabus
Rpp dan silabusRpp dan silabus
Rpp dan silabus
 
RPP KD 4.2
RPP KD 4.2RPP KD 4.2
RPP KD 4.2
 
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smk
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smkRpp revisi 2017 kearsipan 10 smk
Rpp revisi 2017 kearsipan 10 smk
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 4 pertemuan 13
 
Rpp kd 3.6 akt 1.3. buku besar
Rpp kd 3.6 akt 1.3. buku besarRpp kd 3.6 akt 1.3. buku besar
Rpp kd 3.6 akt 1.3. buku besar
 
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9
Rpp pengantar administrasi perkantoran kd 3 pertemuan 9
 
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4
RPP 2013 Rpp pat 1 kegiatan 4
 
Modul stat2
Modul stat2Modul stat2
Modul stat2
 

laporan Prakerin

  • 1. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Era globalisasi berdampak semakin terbuka untuk saling mengisi dan melengkapi. Era globalisasi sangat erat keadaanya dengan transparasi atau keterbukaan. Arus globalisasi tidak dapat dibanding karena itu kita harus ikuti dan kita tangkap sebagai peluang. Kita hendaknya dapat memanfaatkan globalisasi dalam hal yang positif. Dan yang perlu dihindari dalam arus globalisasi adalah sikap asal meniru terhadap perubahan dan proses yang tengah dihadapi. Keahlian seseorang pada dasarnya mengandung unsure pengetahuan, tehnik dan kiat. Yang menjadi factor utama dalam penentuan kadar keahlian seseorang itu dikuasai melalui cara mengerjakan praktek kejuruan yang telah disajikan disekolah yang dilengkapi dengan peralatan yang lengkap serta modern. Dengan adanya sekolah menengah kejuruan kita dapat melaksanakan praktek kerja dunia/ industry, yang biasa orang bilang system pendidikan ganda. Salah satu modal pendidikan yang paling baik adalah mendekati kesemangan antara pediaan dan permintaan ketenaga kerjaan sesuai dengan kebijakan departemen pendidikan nasional. SMK Negeri 1 Rancah senantiasa berusaha untuk membentuk siswa- siswi yang efektif, madiri, bertanggung jawab dan lain – lain. Maka pihak sekolah mengharuskan agar siswa – siswinya melaksanakan praktek kerja industry upaya dalam meningkatkan kompetensi siswa serta wawasan dan pengalaman dan agar siswa – siswi bisa tahu bagaimana dunia kerja itu sebenarnya. 1.2 Identifikasi Masalah 1.3 Pembatasan Masalah Karena banyak sesuatu hal yang berkaitan dengan kegiatan – kegiatan dikantor DPRD kabupaten ciamis serta kurangnya sumber pengetahuan yang kami ketahui sehingga dalam penyusunan laporan ini kami membatasi pokok permaslahan/ poko pembahasan mengenai penataan Arsip dan pengendalian naskah dinas dikantor DPRD kabupaten ciamis. 1.4 Perumusan Masalah Supaya tidak terjadi kesimpang siuran, maka penulis merumuskan penyusunan laporan ini sebagai berikut : 1. Apa arti penataan ? 2. Apa saja penataan kartu kendali ?
  • 2. 3. Apa saja tingkat – tingkat penaaan Arsip / berkas dinamis aktif diunit pengolah dan kearsipan ? 4. Apa saja tihap – tahap pelaksanaan arsip dinamis in aktif 5. Apa arti naskah dinas, kartu kendali, dan penciptaan naskah dinas? 1.5 Tujuan Penulisan Laporan 1.5.1 Tujuan Praktek Kerja Industri  Menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas , yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, etos kerja yang tinggi yang sesui dengan tuntutan lapangan kerja.  Meningkatkan efektifitas dan efisien proses pedidikan dan pelatihan kerja yang berkualitas.  Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai mana dari proses pendidikan. 1.5.2 Tujuan Penyusunan Laporan  Untuk menegetahui perkembangan siswa selama praktek kerja industry.  Sebagai mana penanggung jawab atas tugas yang di berikansekolah kepada siswa sehubungan dengan pealaksanaan praktek kerja industry.  Sebagai latiha bagi siswa dalam membuat sebuah laporan kegiatan.  Sebagai bukti tertulis siswa telah melakukan praktek yang dilakuan di dunia industry.  Sebagai latihan bagi siswa dalam membuat sebuah laporan kegiatan.  Sebagai bukti tertulis siswa telah melakukan praktek yang dilakukan didunia industri.  Sebagai syarat mengikuti Ujian Nasional serta dapat mengikuti perkembangan siswa selama mengikuti praktek didunia usaha/ industry dan iinstansi.  Sebagai siswa yang mampu memahami, mamantapkan dan mengembangkan pelajaran yang diperoleh disekolah maupun pengalaman, serta dapat menerapka dalam dunia industry. 1.6 Manfaat Penulisan Laporan 1. Untuk menambah wawasan
  • 3. 2. Untuk menambah pengetahuan dan memahami lebih jauh tentang tata kearsipan daan penataan arsip atau berkas dikantor DPRD 3. Untuk mengetahui kebih dalam tentang situasi dan kondisi dunia kerja yang sebenarnya. BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Penataan Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan ememperhatikan keguanaan bentuk dan sifat. Penatann dibutuhkan dalam rangka tertib administrasi, tertib administrasi sangat diperlukan disetiap instansi pemerintah maupun swasta. Dengan tertib administasi semua arsip surat masuk maupun surat keluar kapan pun dibuat, apabila diperlukan ada datanya. Penataan harus dilaksanakan secara sistematis dengan memeprhatikan jenis surat dan sifat surat tersebut. Apabila penataan dilaksansakan dengan baik dan benar akan tercipta kearsipan yang tertata dan tersusun rapih dan tertib. 2.2 Macam – Macam Penataan Kartu Kendali 2.2.1 Penataan Kartu Kendali Setiapa menyusun kartu kendali terlebih dahulu dimasukan ke dalam folder kecil, setiap folder terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu berada di ujung kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu daratan tab yang tidak saling menutupi satu samalain.
  • 4. a) Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar 1 ) 1. Kartu kendali warna putih disusun berdasarkan pola klsifikasi dengan mencamtumkan kode dan masalahnya secara pehun. 2. Penimpanan folder kecil yang telah diisi kartu kendali dikatakan dibelakang sekat dsn disimpan secara tegak lurus/vertical mengahadp kedepan. 3. Satu folder hanya untuk satu masalah maksimal 25 lembar b) Kartu Kendali Warna Hijau (Lembar II) 1. Kartu kendali warna hijau dimasukan kedalam folder kecil, selanjutnya disusun secara sistematisberdasarkan instansi pengirim Naskah Dinas. 2. Susunan sekatnya sebagai berikut : a. Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama index intansi. b. Sekat kedua dengan tab warna kuning yang diisi dengan nama bagian dari induk instansi atau rincian dari kelompok tersebut. c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi. 3. Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu 4. Satu folder digunakan untuk satu tahun atau lebih. c) Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar III) 1. Kartu kendali kuning disusun berdasarkan urutan unit pengolahan 2. Susunan sekatnya berbeda dengan susunan kartu kendali, putih yakni: a. Sekat dengan tab warna kuning diisi dengan nama unit kerja yang dibwahi unit pengolah b. Sekat pertama dengan dengan tab warna merah ditulis nama induk unit pengolah. c. Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi dengan kode masalah sesuai pola klasifikasi. 3. Tab pada folder diisi dengan waktu d) Kartu Kendali Warna Merah (Lembar IV) Kartu Kendali warna merah disimpan diunit pengolah dan cara penyusunannya dilakukan seperti menyusun kartu kredit warna putih diunit kearsipan.
  • 5. 2.2.2 Penataan Kartu Kendali Keluar Cara menata kartu kendali Naskah Dinas masuk terdiri dari warna putih (lembar I), kuning (lembar II), dan merah (lembar III). 2.3 Langkah – langkah Penataan Arsip/ berkas Dinamis aktif di unit pengolah dan kearsipan. 2.3.1 Langkah – langkah Penataan Arsip/ berkas Dinamis aktif di unit pengolah. 1. Membentuk kerangka penyimapanan / penyusun berkas a. Sekat Siapkan sekat yang terbuat dari karton dan folder untuk penyimpanan Arsip. Kerangka penyimpanan disusun menurut klasifikasi dengan kodenya secara lengkap dengan urutan sebagai berikut ; ⇔ Pokok masalah digunakan sekat pertama denan tab berwarna merah yang ditempatkan disebelah kiri didalam feling cabinet. ⇔ Sub masalah digunakan sekat nomor dua dengan tab berwarna kuning yang ditempatkan setelah sekat pertama. ⇔ Sub sub masalah digunakan sekat ketiga dengan tab berwarna hijau yang disimpan setelah sekat kedua. b. Folder Folder yang harus dipersiap meliputi folder besar dari folder kecil ; ⇔ Folder besar untuk menyimpan arsip/berkas ⇔ Folder kecil untuk menyimpan kartu – kartu kendali ⇔ Setiap folder diberi kode dan masalahnya di tulis pada tab folder yang bersangkutan. ⇔ Penataan arsip pada folder harus rapih, satu folder isinya tidak boleh terlalu banyak dan maksimal 25 lembar. 2. Persiapan penataan arsip / berkas a. Memisah – misahkan arsip menurut masalah sesuai dengan keadaan arsip yang bersangkutan. b. Meneliti arsip tersebut c. Menyatukan arsip-arsip yang semula penyimpanannya tersebar menjadi satu urutan.
  • 6. d. Apabila arsip tersebut belum tercantum kode klasifikasi diteliti terlebih dahulu inti masalahnya untuk menentukan kode klasifikasi arsip serta penyimpanannya. e. Menyusun arsip – arsip yang sudah jelas kode, selanjutnya dimasukan dalam folder. 2.3.2 Langkah – langkah penataan arsip / berkas dinamis aktif du unit kearsipan. Sebagai akibat penyimpanan arsip dinamis aktif yang tidak sentral diunit kearsipan, maka selama arsip masih dalam proses, maka arsip yang masihada diunit kearsipan hanya arsip – arsip naskah dinas keluar. Oleh karena itu pesiapan yang harus dilakukan adalah : 1. Membuat kerangka penyimpanan arsip dalam filing cabinet. 2. Memisahkan arsip menurut kode dan klasifikasi masalah. 3. Pengunaan dan penempatan folder tersebut pada butir 2 dan 9 a. Folder setelha diisi pada tabnya dicantumkan indeks masalahnya b. Folder isinya dibatasi karena akan Nampak tidak rapid an tidak terbaca. c. Satu folder hanya untuk satu masalah d. Arsip didalam folder diletakan searah dengan foldernya e. Folder tersebut diletakan secara tegak lurus f. Urutan penyimpanan folder harus dengan urutan pola klasifikasi. 2.4 Tahap – tahap pelaksanaan arsip dinamin in aktif a. Pendataan survey aktif 1. Kegiatan pedataan berupa pengumpulan data melalui survey terhadap arsip – arsip yang adala dlaam tanggung jawab instansi pemerintah yang bersangkutan. 2. Survey arsip dilaksanakan oleh petugas pemetintah yang bersangkutan. 3. Buat daftar ikhtisar arsip dari seluruh data yang terkumpul sebagai hasil survey b. Persamaan dan pemilahan arsip in. aktif 1) Langkah – langkah a. Menyipkan master b. Menyiapkan kertas pembungkus c. Membersihkan arsip d. Menyiapkan baks arsip
  • 7. 2) Pemilahan Pada umumnya pemilahan arsip ada tiga golongan a) Arsip yang bernilai guna b) Non arsip dan duplikasi c) Buku, Majalah, photo – photo dan bentuk arsip lainya selain berbentuk naskah. c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Daftar pertelaan dalam pembuatannya disesuaikan dengan system penataan arsip / berkasnya yakni menurut: 1) Nomor urut 2) Abjad 3) Waktu 4) Instansi 5) Klasifikasi masalah 6) Gabungan atara dua system/lebih sesuai kebutuhan Contoh daftar pertelaan adalah sebagai berikut: INSTANSI : ALAMAT : MASALAH Unit Lokasi Kode Uraian No Indeks Tahun kerja Ket Klasifikasi Masalah Sampul Boks Rak pencipta 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Petunjuk pengisian
  • 8. 1. Insatansi Lembaga Negara /badan pemerintah atau bagian structural dari padanya sebagai lingkungan induk penciptaan arsip/dimana arsip disimpan 2. Alamat Cukup jelas 3. Masalah Diisi pokok masalah ‘ 4. Nomor urut Diisi nomor urutan 5. Kode klasifikasi Diisi kode klasifikasi 6. Indeks Diisi indeks 7. Uraian masalah Diisi uraian dari pokok masalah 8. Tahun Diisi tahun penciptaan arsip. 9. Unit kerja Penciptaan Diisi unit kerja penciptaan arsip yang bersangkutan 10. Lokasi Diisi dimana arsip tersebut disimpan Sampul Diisi nomor sampul Boks Diisi nomor boks Rak Diisi nomor rak 11. Keterangan Diisi catatan yang diperlukan d. Penyampulan 1. Menyimpan dalam folder member nomor pada folder selanjutnya nomr tersebut digunakan sebagai nomor sampul 2. Membungkus dengan kertas pembungkus 3. Pembungkus berfungsi sebagai alat untuk melindumgi arsip dari kerusakan. e. Menyimpan arsip /berkas kedalam boks Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan tidak dibungkus dimasukan kedalam folder dan sesudah diberi nomor sampul, baru dimasukan kedalam boks, selanjutnya boks diberi nomor urut. f. Menyimpan pada rak Menyimpan boks pada rak yang benar adalah setelah arsip mempunyai daftar pertetaan dan menurut urutan boks sesuai dengan urutan nomor sampul yang ada dalam boks tersebut. 2.5 Pengertian Naskah Dinas, kartu kendali dan penciptaan Naskah Dinas
  • 9. 2.5.1 Pengertian Naskah Dinas Naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat. Macam –macam naskah dinas antara lain: 1. Naskah Dinas biasa Adalah naskah dinas yang isnya tidak mengikat tidak memerlukan tindak lanjut , tidak mengandung informasi penting dan tidak mengandung konsepsi kebijakan 2. Naskah Dinas penting Adalah Naskah Dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, mengandung informasi penting dan konsepsi kebijaksanaan. 3. Naskah Dinas rahasia Adalah Naskah Dinas yang isinya memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerugian besar, mengurangi kreadibilitas Negara, menyulitkan terlaksanya strategi pemerintahan umumnya. 2.5.2 Pengertian Kartu Kendali Kartu Kendali adalah lembara isian untuk pencatatan, penerimaan, penyamapaian, penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip. Macam – macam kartu kendali antara lain: 1) Kartu kendali masuk Adalah lembar isian untuk pencatata, penerimaa, penyampaian naskah dinas masuk. 2) Kartu kendali keluar Adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian naskah dinas keluar. 2.5.3 Pengertian Penciptaan Naskah Dinas Penciptaan naskah dinas adalah proses kediatan sejk pembuatan konsep, draf, pengetikan, penandatanganan, penahanan sampai naskah terebut digunakan. Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas, antara lain: 1. Pemilihan jenis kertas dan tinta 2. Bentuk naskah dinas diliha dari pembagian keuangan maslaha naskah dinas 3. Penentuan sifat surat
  • 10. 4. Penggunaan kop surat 5. Tata cara penegetikan 6. Pennulisan nomenklatur 7. Penggunaan a.n dan u.b 8. Pembubuhan paraf 9. Penomoran naskah dinas 10. Pengisian tembusan 11. Penyampulan surat/naskah dinas BAB III METODE PEMBUATAN LAPORAN 3.1 Teknik Pengumpulan Data Metode penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah metode deskripsi yaitu metode yang menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yng sedang terjadi. Berdasarkan fakta – fakta dan data yang diperoleh dan dikumpulkan pada waktu melaksanakan praktek kerja lapangan (prakerin) adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis antara lain : 1. Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap suatu objek pengamatan dengan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan laporan tugas akhir yang akan penulis sampaikan sehingga diperoleh data yang lengkap dan akurat. 2. Teknik study pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan menggunakan data atau mengumpulkan sumber – sumber tertulis yang penting dan yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran secara teoritis yang dapat menunjang diatas penyusunan laporan. 3.2 Sumber Informasi Sumber informasi yang dperoleh penulis untuk pembuatan laporan ini adalah langsung dari kantor dimana penulis melaksanakan prakerin yaitu disekretariat DPRD Kab. Ciamis 3.3 Waktu Pengumpulan Data
  • 11. Rentang waktu pengumpulan data dilakukan selama pelaksaan prakerin berlangsung sampai selesai yaitu dari tanggal 1 Maret sampai dengan 21 Mei 2010, yang bertempat disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis. 3.4 Instrumen atau Alat yang digunakan Alat yang digunakan dalam pembuatan laporan ini adalah dengan cara menggunakan media elektronik yaitu dengan computer. BAB IV LAPORAN KEGIATAN 4.1 Gambaran Umum 4.1.1 Sejarah Singkat Secretariat DPRD Kabupaten Ciamis Pada awalnya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Ciamis dahulunya bernama kantor Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong (DPR – GR). Sejak Indonesia Merdeka pada tahun 1945 pemerintahan pusat membagi pemerintahan ketiap – tiap daerah, otomastis disetiap daerah dibentuk suatu daerah yang dipimpin oleh bupati dan disamping bupati ada juga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang dipimpin oleh ketua DPRD. Sampai sekarang DPRD telah dipimpin oleh 9 orang yang menjabata sebagai ketua atau pemimpin. Berikut ini adalah nama nama orang yang telah menjabat sebagai ketua DPRD. 1. 1.Mayor INF.Moch.Nawawi menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1966-1968. 2. HR.Ading Gunadi menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1968-1972. 3. RH.Iding Kalyubi ,letkol INF - Periode 1 dari tahun 1972-1977 - Perode II dari tahun 1977-1982 - Periode III dari tahun 1982-1987 4. Drs.H.Herman sutrisno menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1987-1992
  • 12. 5. H.T Rusatandi Djajaatmaja ,SH Menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1992-1997. 6. Kolonel INF H.Rohman menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1997-1999. 7. Drs.H. Hasan Mumu menjabat sebagai ketua DPRD dari tahun 1999-2003,sebelum masa jabatannya berakhir beliau meninggal dunia.Karena beliau dari praksi PPP,maka untuk sementara kepemiminan tersebut di pimpin oleh anggota praksi PPP-nya yang bernama H.Muhammad Taupik,B.A yang (2004-2009) menjabat sebagai wakil ketua DPRD. 8. Jeje Wiradinata menjabat sebagai ketua DPRD dati tahun 2004-2009. 9. H.Asep Roni menjabat sebagi ketua DPRD pada periode 2009 sampai sekarang. 4.1.2 Visi dan Misi sekertariat DPRD kabupaten ciamis 4.1.2.1 VISI Sekertariat DPRD kabupaten Ciamis adalah merupakan salah atu unsure perangkat daerah di lingungan pemerintahan kabupaten Ciamis yang di tugaskan kepada lembaga legislative dalam melaksanakan kegiatan selama kurun 5 tahun mendatang dengan mengacu kepada Vici,Misi kabupaten ciamis,maka visi sekertariat DPRD kabupaten ciamis yaitu;”Termujudnya pelayanan prima kepada Dewa Perwakilan Rakyat daerah kabupaten ciamis dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya secara berkesinambungan.” 4.1.2.2 MISI Misi sekertariat DPRD kabupaten ciamis merupakan implementasi dan misi yang memuat pertanyataan tentang tujuan organisasi dala bentuk produk dan pelayanan nilai nilai yang di anut serta cita cita dimasa yang akan dating. Misi tersebut adalah :
  • 13. a . Meningkatkan layanan administrasi kepada Dewan Perwakilan rakyat Daerah kabupaten Ciamis. b . Meningkatkan profesionalisme dan disiplin aparatur sekertariat DPRD kabupaten Ciamis. c . Meningkatkan prasara dan prasarana kerja. 4.1.3 Struktur Organisasi Sekertariat DPRD kabupaten Ciamis. Bentuk organisasi yang digunakan sekertariat DPRD kabupaten ciamis adalah bentuk garis/Lini,dimana orang atau lebih dapat mengerjakan pekerjaan yang sama ataupun tidak sama.Hasil pekerjaan itu dilaporkan kepada atasannya kemudian atasan melaporkan demikian juga seterusnya. Biasanya bentuk organisasi ini banyak dipakai pada perusahaan kecil yang jumlah karyawannya sedikit.Ciri organisasi ini adalah kesatuan perintah terjamin,serta pembagian kerja mudah dan organisasinya tergantung pada satu pemimpin. BAB V 5.1 Kesimpulan Dari pembahasan mengenai penataan Arsip pengendalian naskah dinas di kantor DPRD kabupaten Ciamis,makapenulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifat. 2. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan,penerimaan,penyampaian,penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerah arsip. 3. Penciptaan naskah dinas adalah proses kegiatan sejak pembuatan knsep/draf,pengetikan,penanddatanganan,penomoran smpai naskah tersebut digunakan. 5.2 Saran
  • 14. Berdasarkan pembatasan dan kesimpulan diatas,maka penulis akan mengemukakan saran yaitu: 5.2.1 Untuk sekolah  Pihak sekolah hendaknya melakukan peninjauan secara rutin sehingga peserta prakerin dapat berkonsultasi lebih baik.  Jangan melakuka peninjauan ke kantor saja tetapi lakukan juga peninjauan ke kostan(Khusus bagi siswa yang prakerin di luar rancah) Agar tidak terjadi sesuat hal yang tidak diharapkan oleh pihak sekolah.  Jangan melihat/menilai siswa siswi dari penampilannya tetapi tinjau lah dari sikap dan pelakunya.  Bimbingan penyusunan laporan hendaknya dilakukan sebelum pelaksakan prakerin agar pesera prakerin dapat membuat laporan lebih baik.  Bagi siswa/siswi yang selalu melanggar peraturan disekolah hendaknya tidak diperbolehkan prakeri diluar kec.rancah. 5.2.2 Untk sekertariat DPRD kabupaten Ciamis  Alangka baiknya pegawai yang telah diangkat oleh pejabat mengerjaka atau menyelesaikan tugas ataupekerjaan sebainya mungkin dan tidak keluar dari aturan yang berlaku.  Faktor utama yang patut menjadi perhatian kantor DPRD kab.Ciamis adalah memberikan pelayanan administrative kepada anggota dewan.  Lebuh di tngkatkan kerjasama dan keterbukaan antar karyawan dan organisasi dalam kantor DPRD kab.Ciamis.  Dalam pembuatan laporn apapun sebaiknya jangan suka di nanti nanti. 5.2.3 Untk siswa peraker selanjutnya o Jagalah Nama baik sekolah jangan sampai peserta prakerin merusak nama baik sekolah. o Peserta prakerin harus mengikuti aturan /tata tertib yangberlaku di DU/DI tersebut.