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Ged ecm aliado na melhoria de processos

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GED / ECM integrado ao Processo / BPM e Projeto

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  • 1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
  • 2. Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias
  • 3. Introdução
  • 4. Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação Falta Motivação Problemas com a formação Nossa razão de existir - Agradecimentos
  • 5. Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente. Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Nossa razão de existir - Agradecimentos
  • 6. Métodos alternativos de Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos Trabalho braçal Bando de Dados X Banco de Dados Processos Produtos Relacionamentos Nossa razão de existir - Agradecimentos + + +
  • 7. Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica comprometida Tecnologia distante da realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada. Nossa razão de existir - Agradecimentos
  • 8. Levantamento & Diagnóstico
  • 9. Gerimos Informações e Conhecimento para... Entrevista Questionário Documentos Organizacionais
  • 10. Análise Integrada de Processos com Informação Hardware + Software + Peopleware
  • 11. Projeto Informacional
  • 12. Gestão de Projeto - PMI
  • 13. Processo Informacional
  • 14. “ Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.” BPM - Processos vs Eventos de Negócio
  • 15. Empresa = Coleção de Processos
  • 16. Redesenho do Processo Informacional
  • 17. Gestão de Acervo
  • 18. Matriz Classificação do Documental TERMOS SINONIMOS CONCEITOS TAXONOMIA RELAÇÕES AXIOMAS TEXTO TEMA TÍTULO THESAURUS VOCÁBULARIO CONTROLADO ESPÉCIE DOCUMENTO CATEGORIA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO
  • 19. Legal Atualização Validação Responsabilidade TMS Mídia & Suporte Matriz Temporal TTL TVD TVD TRD TRD TAD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia
  • 20. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  • 21. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  • 22. Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:
    • Verificação de processos na justiça;
    • Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
      • CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
      • ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
      • Bancen – Instituições Financeiras.
      • Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
      • Empresas de capital estrangeiro
    Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  • 23. Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
  • 24. Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! Gestão Documental – Fim da Duplicidade
  • 25. Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão! Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
  • 26. Alguns Produtos Entregues
  • 27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220
  • 28. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN Á LISE DO ACERVO CLASSIFICA Ç ÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabul á rio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA CVD INDEX TIPO / ESP É CIE DOCUMENTAL / VOCABUL Á RIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVI Ç O M É DICO 11 anos CC Nome Per í odo Setor / Á rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea NOTA_FISCAL DE_SERVI Ç O MEDICO 11 anos CC Fornecedor CNPJ Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea EXAME M É DICO Permanente CRM Empregado Per í odo
  • 29. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicita ç ão Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Autoriza ç ão Expurgo de Documento Visualiza ç ão Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão - Usu á rios) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Execu ç ão Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualiza ç ões Expurgo de Documento Gestão Localiza ç ão F í sica do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualiza ç ão dos Documentos
  • 30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “ Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)
  • 31. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
          • Indexadores
    Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Silva e Silva S.A possui os seguintes campos indexadores universais: Toda Espécie Documental possui campos indexadores específicos. Como exemplificado abaixo: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “ Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável.
  • 32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste documento denominado “ Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “ Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. Termo de abertura: DOCUMENTO DATA DE ESPURGO CONFIRMA EXPURGO NOVA DATA PARA EXPURGO JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO [nome do documento] __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
  • 33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Termo de encerramento: Nome: UNO: Nome: UNO
  • 34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 36. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 37. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : [email_address] [email_address] www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br
  • 38. OBRIGADO! [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias Em memória de Rubens Zacarias

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